社内のナレッジやノウハウは、属人化しやすい傾向にありますが、適切に管理できれば自社の貴重な情報資産になります。そこで、ナレッジやノウハウの管理には「Confluence（コンフルエンス）」などの情報共有ツールが利用されているのです。
Confluenceには多種多様な機能が備わっており、IT企業を中心に広く導入されています。中には、「Confluenceの導入を検討しているので、具体的な機能や使い方を詳しく知りたい」と考える担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Confluence（コンフルエンス）の使い方や機能、口コミを網羅的に紹介します。
- Confluenceというツール名を聞いたことはあるが、機能の詳細は分からない
- 社内のナレッジを運用したいがどのツールを選べば良いか迷っている
- 複数のツールを行き来するのが面倒なので統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceの具体的な使い方や口コミから、自社にマッチしているかを判断できるうえ、社内情報を適切に管理する方法もわかります。
目次
Confluence（コンフルエンス）とは
以下では、Confluenceの概要や機能、料金等を詳しく解説します。「どのように自社で運用するのか」「課題は解消されるのか」をイメージしながら確認しましょう。
（1）「Confluence」と「他の情報共有ツール」の違い
ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツールです。
Confluenceは社内wikiとしてチームの情報を管理できるのはもちろん、マニュアルや議事録などをドキュメント形式で残せます。また、ドキュメントにコメントできる機能も備わっているので、社内での情報共有の促進に効果があります。
Confluenceと他の情報共有との違いは、連携ツールが豊富な点です。Jira（ジラ）やTrello（トレロ）をはじめとしたAtlassian社のツールはもちろん、SlackやGoogleドライブ、Boxなどの外部ツールとの連携できます。
（2）できること
Confluenceの機能を使ってできることは以下の2つです。
ナレッジベースの構築
Confluenceでは「スペース（作業場所）」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。
ページは階層構造で管理できるので、よくある質問集（FAQ）やマニュアル、議事録などの文書作成に向いています。一方、ブログは投稿日で管理されるため、更新頻度の高い日報などをまとめるのに役立つのです。
また、ページとブログには複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間はかかりません。
以上のようにConfluenceを上手く活用すれば、社内情報やノウハウを体系的にまとめるナレッジベースをつくれるのです。
リアルタイムでの情報共有
Confluenceはインターネット上で情報管理するクラウドツールなので、時間や場所を問わずに必要なドキュメントにアクセスできます。
たとえば、ページやブログに対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。また、複数人で共同編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。
以上のようにConfluenceを利用すれば、リモートワークでも円滑な情報共有ができるうえ、個人の作業も捗るのです。
（3）機能一覧
Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。（左右にスクロール可）
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| いいね！ |
メンバーが作成したページにリアクションできる機能です。 |
| テーブル |
ページに表を作成できる機能です。 |
| 見出し |
分かりやすい文章構造をつくるための機能です。 |
| リスト |
任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。 |
| メンション |
ページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりする機能です。 |
| テンプレート |
すでにあるフォーマットを利用して作成の手間を省く機能です。 |
| ウォッチ機能 |
特定のページを編集すると、メンバーに通知される機能です。 |
| ステータスマクロ |
作業進捗を一目で判断できる機能です。色付きなので直感的です。 |
| スラッシュコマンド |
スラッシュ（/）を入力してあらゆる機能を挿入できる機能です。 |
| マクロ |
ページに機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。 |
| 変更履歴 |
変更箇所を比較したり、過去のバージョンを復元したりできる機能です。 |
| ツールと連携 |
タスク管理ができるJIRAやTrelloなどのツールと連携できる機能です。 |
このように、Confluenceには豊富な機能が備わっていて、自社に合わせたカスタマイズも可能です。しかし、特定の機能を使うには、マークアップ構文などの専門知識が必要な場合もあるので注意しましょう。
一方、必要な機能をシンプルに備えた「Stock」のようなツールであれば、非IT企業の社員でも即日で使いこなせるので、安心して導入できます。
（4）料金プラン
ここではConfluenceの料金と機能を比較表でご紹介します。（左右にスクロール可）
| Free | Standard | Premium | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| 利用料金(1ユーザーあたり) |
無料 |
〜790円/月 |
〜1,510円/月 |
要問い合わせ |
| ストレージ容量 |
2GB |
250GB |
無制限 |
無制限 |
| 利用に適したチーム・企業 |
小規模チーム |
成長途中のチーム |
高度なコンテンツ管理をする企業 |
大企業・グローバル企業 |
| 最大利用人数 |
10ユーザー |
50,000ユーザー |
50,000ユーザー |
50,000ユーザー |
| サイト上限 |
1 |
1 |
1 |
最大150 |
| ページとスペースの権限 |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| 匿名のアクセス |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| データレジデンシー |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| 分析機能 |
× |
× |
◯ |
◯ |
| 管理者インサイト |
× |
× |
◯ |
◯ |
| IP許可リスト |
× |
× |
◯ |
◯ |
| サポート |
コミュニティサポート |
現地営業時間 |
年中無休のPremiumサポート |
年中無休のEnterpriseサポート |
| アップタイムSLAの保証 |
× |
× |
99.9% |
99.95% |
| ユーザー単位の一元化されたライセンス |
× |
× |
× |
○ |
※なお、オンプレミス型は2024年2月15日（PT）にサポートが終了予定です。
（5）基本画面
Confluenceの基本画面は下図の通りです。
Confluenceでは「スペース」という作業場所に、情報をストックする「ページ」を保存します。以上がConfluenceの基本的な構造です。
ConfluenceとJira（ジラ）との違いとは
「Jira（ジラ）」とは、Confluenceと連携できるツールです。Jiraは、Confluenceと同一の会社がサービスを提供しており、デザインや操作性が似ています。
ConfluenceとJira（ジラ）は、特化している機能に違いがあります。Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのです。
ConfluenceとJiraは連携できるため、両方導入すれば、不足する機能を補い合えます。しかし、連携すると、より多機能になり、使いこなすためには専門的な知識も必要になる点に注意が必要です。
特に、ITにあまり詳しくない企業の場合は、ツールに高い運用コストを支払い続けても、結局従業員が使いこなせなくなってしまいます。したがって、導入を検討するときには「社員全員が使える操作感か」を確認しましょう。
使いにくい？Confluenceの口コミ・評判
以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。
※こちらの口コミ・評判は ITreview ＞ Confluence より引用しています。
良い口コミ・評判
はじめに、Confluenceの良い口コミと評判を紹介します。利用ユーザーからは「あらゆるツールと連携できる」「ツリー構造で情報管理できる」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月15日）【優れている点・好きな機能】・階層を作成して保存できる・slack連携ができる
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月04日）【優れている点・好きな機能】カスタマイズでき自由自在にデジタル上でマニュアル作成できること【その理由】階層構造で情報を整理できることと、画像や文字装飾がつけられる
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月26日）業務グループ、カテゴリなどにツリー状にどんどんページを追加していける、ルーズリーフのような感じだと思いました。
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月09日）マークダウン形式で記載ができ、ソースコードも見やすい形で記載ができる。そのためエンジニア業務との相性が良いと感じる。
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月08日）連携ツール（Jiraなど）も活用することで、検索性の高いポータル的に利用できる
改善点に関する口コミ・評判
次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「機能の使い勝手に少し問題がある」「動作が重いので不満を感じる」などの声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月15日）【欲しい機能・分かりづらい点】記載する際の補助機能が弱い、例えば表の挿入でも列幅を手動修正したり大きさを3段階にしか調整できなかったり、目次作成も長く連なるが折りたたまれることはない、などと個々の機能の使い勝手がやや悪い
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月04日）他のサービスと比べて、動作がちょっと遅い気がする…？もっとサクサク動いてほしいのにどうしても他のサービスも比べて重い。情報量が多いからかもしれないけど。
非公開ユーザー（投稿日：2023年02月03日）：Jira連携【改善してほしいポイント】共同編集時の重たさ解消【その理由】・共同編集時にロードアイコンがしばらくでて一定時間編集が止まってしまい、議事録記載が間に合わなくなる。同時稼働アプリをかなり制限したりネットワークを担保してもなってしまう。・これが原因で大勢が参加するmtgの議事録が一番Googleドキュメントに移ってしまい、行き来が必要になってしまった。
津田 祐子（投稿日：2022年12月25日）：Jira連携蓄積する情報の構造をきちんと構築できてこそ真価を発揮するので、チームとして使いこなすのが難しいツールでもあります。スペースごとに運用方針も全く違うので、都度目的に合わせて柔軟にアップデートしていくことが求められます。
【これで解決】Confluenceの問題点を解消できるツール
以下では、Confluenceの問題点を解消できるツールをご紹介します。
Confluenceは、さまざまな他ツールとの連携が可能で、自社に合わせたカスタマイズ性の高い情報共有ツールです。特に、タスク管理に特化したJiraと連携すると、より多くの業務を効率化できます。
しかし、連携にはIT知識が必要になったり、余計な機能が増えたりする欠点もあります。そして、「年齢やITリテラシーの違うチームでは、使いこなすのが難しい」というユーザーの声もあるため、『必要な機能に過不足がないシンプルなツール』で代替しましょう。
そこで、年齢層やITリテラシーに関係なく、誰でも簡単に情報共有できるツールなら、あらゆる情報をストックする「ノート」と仕事を管理する「タスク」があり、非IT企業の65歳が説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる形式の社内情報をストックできるだけでなく、期限がある作業を管理できる「タスク」がノートごとに紐づいています。また、ノートは「フォルダ」ごとに整理整頓できるため、目的の情報を探すのにストレスがありません。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Confluenceを始めるための3ステップ
Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な3つの手順をご紹介します。
ステップ1｜アカウントを登録する
はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録をしましょう。
まずは、Confluenceの公式ホームページを開き、画面右上の[サインイン]をクリックします。
次に、[アカウントを作成]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ（新規登録）すれば、アカウント登録は完了です。
ステップ2｜ワークスペースを作成する
アカウント登録が完了したら、Confluence上でチームの情報をまとめておく「ワークスペース」を作成します。
手順としては、アカウントの作成が完了すると下図の画面が表示されるので、任意の”チームの役割”を選択しましょう。
最後に、チームで利用するスペース（作業場所）を作成するために、任意の”スペース名”を設定します。
以上の操作でワークスペースの作成は完了です。
ステップ3｜チームメンバーを招待する
最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。セットアップで下図の画面が表示されるため、メンバーのメールアドレスを入力して[チームメイトを追加]をクリックすれば完了です。
セットアップ終了後にメンバーを招待する場合には以下の手順に従います。
- 画面右上の[歯車マーク]をクリックする
- 画面左側の[ユーザー管理]を選択する
以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。
Confluenceの基本的な使い方
Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。
使い方1｜スペースを作成する
Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。セットアップで下図の画面が表示されるので、スペース名を入力して[次へ]をクリックすれば完了です。
セットアップ終了後にスペースを作成するためには、下図のように[スペース]＞[スペースを作成]をクリックしましょう。
次に、作成するスペースの種類を選択する画面になるので、運用目的に合ったスペースを選びます。
最後に、任意のスペース名を入力しましょう。
以上の操作で、Confluence上にスペースが作成されます。
使い方2｜ページを作成する
スペース上にページを作成して情報管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。
上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページの階層下に子ページや孫ページをつくることができるので、関連する情報をページツリー（体系的な構造）で整理できます。
ただし、Confluenceは何階層でもページを作成できるため、階層を深くしすぎるとかえって情報が見つけにくくなる恐れがあります。そこで、「Stock」のように、はじめから階層が少ないノート型ツールを使うと運用ルールが煩雑になりません。
使い方3｜ページを検索する
目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。
- 検索欄をクリックする
- 表示される[高度な検索]を選択する
以上の操作で、上記のように投稿者や最終更新日、ラベルなどでページを絞り込み検索できます。
使い方4｜ページ内リンクで紐づける
Confluenceでは、ページ内にほかのConfluence・Jiraのページをリンクとして埋め込めます。
まず、リンクを追加するページの編集画面を開き、メニューバーのリンクマークをクリックします。
次に、追加するリンク先を検索または貼り付けます。リンク先は履歴から選択することも可能です。
上記の画面のようにリンクが追加されたら設定は完了です。
Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ
ここまで、Confluenceの使い方や機能、口コミを中心にご紹介しました。
Confluenceは主に社内のナレッジの蓄積と共有を目的として導入されるツールですが、口コミではさまざまな意見がありました。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、確実に自社の課題を解消できるツールを選定しましょう。
とくに、非IT企業の場合は、使いやすさを重視しなければ、「社員が結局使いこなせずコストだけがかかってしまった」という事態が起きやすいため、自社のITリテラシーにマッチするシンプルなツールが必須です。
そのため、社員の誰もがすぐに使いこなせるツールなら、情報共有の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で簡単に情報共有・管理ができる環境を整備しましょう。
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