業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。
しかし、「引継書に書いてあることを何度も質問されて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。
- 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる
- 分かりやすい引継マニュアルを作成して、後任へスムーズに引き継ぎたい
- 引継ぎは時間がかかってめんどくさいので、簡単な方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引継ぎを円滑に進められます。
目次
引継書が読まれない原因
ここからは、引継書が読まれない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。
内容が難しい
引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。
引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。
したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。
読むべき箇所が分かりにくい
引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。
引継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかってしまうのです。
以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。
【3ステップ】読まれる引継書の作り方
ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。
（1）引継ぎのスケジュールを作成する
まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。
具体的には、後任者への引継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。
また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。
（2）引継書に書く内容を洗い出す
次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に設定すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。
- 業務の概要
- 具体的なスケジュール
- 業務の手順
- 例外への対応方法
後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。
後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。
担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。
「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。
以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。
（3）具体的な内容を記載する
最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。
ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。
また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。
引継書の質を上げる4つのコツ
以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。
（1）結論から述べる
1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。
冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。
また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。
（2）一目見て分かるように記載する
2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。
たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印など使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。
文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。
（3）ほかの社員にも確認してもらう
3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。
たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。
前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。
（4）ITツールを活用する
4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。
一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。
また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。
失敗しない引継ぎに必須のツール
以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。
引継ぎに失敗する背景には、前任者・後任者の双方がストレスを抱えていることが挙げられます。前任者は「後任者が質問してくれない」、後任者は「引継書のどこに何が書いてあるか分かりにくい」と感じているのです。
したがって、メールよりもカジュアルに質問したり、分からないことがあったら引継書を横断的に検索したりできる環境を整えなければなりません。そのためには、紙で引継書を作らずに、”検索機能やメッセージ機能があるツール”を使って作成する必要があります。
結論、失敗しない引継ぎに必須のツールは「メッセージ」で気軽にコミュニケーションが可能、かつ「検索」で必要な情報へすぐにアクセスできる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した引継書は、アクセス許可だけで後任者へ共有できます。また、「メッセージ」では気軽なやりとりが可能なのはもちろん、ノートに紐づけて送信できるので”何が分からないのか”を的確に前任者へ伝えられます。
簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
引継書が読まれない原因まとめ
ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。
後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。
また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。
したがって、Stockのように、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツールを使うべきなのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で後任者に読んでもらえる引継書を作成・共有し、引継ぎを円滑に進めましょう。
