異動や退職により、業務内容を後任者に伝えるために、引継書を作る必要があります。引継書を作ることで、後任者は自分自身で業務を進めることが可能です。
しかし、「作った引継書が読まれない」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、読まれない引継書とその改善例を中心にご紹介します。
- 後任者がすぐ読んでくれるような引継書を書きたい
- 引継書が読まれない原因と解決策を知りたい
- 引継書をすぐに読んでくれる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、後任者に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。
目次
なぜ「渾身の引継書」ほどゴミ箱行きになるのか
ここでは、なぜ立派に作り上げた引継書ほどゴミ箱行きになるのかについて紹介します。
（1）内容量が多く、読む負担が大きい
情報の詰め込みすぎた引継書は、読む負担が大きくなり、活用されません。
たとえば、「これさえ読めば大丈夫」と思って作られた数十ページの資料でも、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかるため、途中で読むのをやめてしまったり、「後で読もう」と後回しにされたりします。
情報量の多さは親切さとは無関係です。結果として、情報量の多さがかえって負担となり、引継書が読まれなくなる原因となります。
（2）必要な情報がどこにあるか分からない
必要な情報をすぐに見つけられない引継書は、存在しないのと同じです。
とくに、紙やExcelでの管理では、情報が1つの資料やファイル内に蓄積されやすく、検索性や整理の面で限界があります。「どのシート、ファイルに書いてあったか分からない」状況が続くと、後任者は引継書を読まなくなります。
そのため、情報の検索性が低い管理方法では、どれだけ丁寧に作られた引継書でも活用されません。
このように、渾身の引継書ほど、情報量が多く、必要な情報をすぐに見つけられないという状況に陥ります。
【閲覧率0%】読まれない引継書のNG例＆改善例
ここでは、読まれない引継書のNG例とその改善例について紹介します。実際に作成した引継書と照らし合わせて、確認してみましょう。
Case 1：どこに何があるか不明で業務手順が「秘伝のタレ」状態
情報の場所や業務の流れが整理されていない引継書は、使われずに放置されます。
このように、全体像や構造が分からないと、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかり、実務の中で活用しづらいです。たとえば、手順が文章で長々と書かれており、業務の流れが見えないなどです。
そこで、このように業務ごとの作業手順を明記し、リンクや参照先を明確に記載することで、「探さなくとも分かる構造」に仕上げることが可能です。
Case 2：更新が止まっていて実務と乖離した「化石」状態
更新されない引継書は信頼を失い、見られなくなります。
このように、実務と内容が一致していないと、「この資料は当てにならない」と判断され、確認の習慣がなくなります。たとえば、既に廃止された業務が記載されたままであったり、担当者名や連絡先が古いなどです。
そこで、このように各ページに「最終更新日」「更新者」を記載したり、業務変更時に必ず更新するルールを設定するなど、引継書は更新し続けるものと認識することが重要です。
Case 3：読み解くのが困難な「謎解き」状態
専門用語や前提知識に依存した引継書は、後任者にとって理解のハードルが高くなります。
このように、作成者にとっては当たり前の内容でも、後任者には背景や目的が分からず、手順の意味を理解できません。社内略語や独自用語などは、初心者の方には理解し難いものです。
そこで、このように略語には初出時に説明書きを加えたり、作業目的やミスしやすいポイントを併記することで、読みやすい引継書になります。
読まれない引継書には、今回のように様々な原因が存在します。まずはその原因を突き止めてから、実際に改善していきましょう。
なるべく書かない引継書を作る方法
ここでは、そもそも書きすぎない引継書を作る方法について紹介します。「うまく書く」ではなく「そもそも書きすぎない」発想も考えてみましょう。
業務を洗い出す前に書き方の「型」を決める
先に「書き方の型」を決めることで、無駄な説明を書かずに済みます。
型がない状態で書き始めると、「これも必要かも」と情報が膨らみ、長文化してしまいます。そこで、あらかじめ、目的・手順・注意点などとフォーマットを固定しておけば、それ以上は書かないと制限をかけられます。
このように、全て書こうとする前に、決められた型でしか書かないと決めることが、結果としてなるべく書かない引継書を実現します。
MECEよりも「検索性」を最優先にする
完璧な網羅性よりも、すぐ見つかることを最優先にしましょう。
MECE（漏れなく・ダブりなく）に整理しようとすると、構造設計に時間がかかり、説明も増えがちです。業務を厳密に分類して章立てするよりも、「請求」「顧客対応」など実務ワードで分けると、多少重複があっても、探す時間が短縮されます。
このように、MECEよりも検索性を優先することで、結果的に書きすぎを防止できます。
ITツールを導入する
ITツールを使えば、「書く量」そのものを減らせます。
紙やExcelでは情報を1つのファイルにまとめがちになり、説明も詳細化しがちです。一方、ITツールなら情報を分割し、リンクで繋げることもできるため、全て書き込む必要がありません。
そこで、「Stock」を導入すると、詳細マニュアルなどのリンクも貼り付けることができるため、必要最低限の文章のみで引継書を作成できます。
このように、型を決め、検索性を優先し、ツールを活用しましょう。それが読まれる最小限の引継書を作る逆転の発想です。
引継書の「作成・管理」を最も簡単にする解決策
以下では、引継書の管理に最も効果的なツールを紹介します。
引継書が後任者に読まれない原因として、内容量が多すぎて読む負担が大きくなってしまっていたり、知りたい情報がどこにあるか分からないといったことが挙げられます。
こうした問題は、WordやExcelなどで引継書を管理していることにあります。ファイル形式の引継書は情報が更新されにくく、どれが最新版なのか分からなくなりがちです。そのため、引継書の作成・管理・共有を簡単にできるITツールを導入しなければいけません。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に引継書の作成から管理、共有まで一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」形式で引継書を時系列で蓄積できるため、どの引継書が最新なのか、古いのかを迷わずに済みます。また、「ノート」に紐づけられている「メッセージ」を使うことで、引継書の変更点を後任者へ即共有することも可能なのです。
誰でも簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
読まれる引継書の原因と効果的な書き方まとめ
ここまで、読まれない引継書とその改善例を中心にご紹介しました。
引継書はただ作成すればいいというものではありません。後任者が読みやすいよう、適切な分量と構成で書くことが不可欠です。
そこで、ITツール導入することで、無駄な文章を引継書に書くことなく、簡潔で見やすいものを作成できます。また、WordやExcelでは引継書を探す時間が必要ですが、検索性に優れたツールを導入すると、探す時間も省けます。
結論、引継書の作成に最適なツールは、誰でも簡単に引継書の作成から管理、共有まで一元管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、読まれる引継書を作り上げましょう。
