ビジネス環境が多様化した現代において「見える化」は注目すべき取り組みのひとつです。財務・業務・戦略といったあらゆる活動実態を見える化することで、客観的に物事を捉えられるようになり、不必要な業務の削減や業務の改善に繋がるのです。
しかし、「業務の見える化によるメリットの明確なイメージがわかない」悩みがあり、業務の見える化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化のメリットと実際に見える化が反映できる活用シーン例について紹介します。
- 不必要な作業を減らして業務の負担を改善したい
- 各メンバーの業務が見える化されておらず、業務の属人化が発生している
- 社員や顧客情報を正しく共有できる形で過不足なく管理したい
という方はこの記事を参考にすると、業務を「見える化」するメリットが明確になるので、あらゆる場面での業務負担を軽減できます。
目次
「見える化」とは？
ここでは、「見える化」はもちろん、類似表現である「可視化」との違いについても解説します。
- 見える化とは
- 可視化とは
見える化は、本人の意志に関わらず情報が見える状態を指します。強制的に情報が目に入る仕組みなので、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てます。
可視化された情報は、本人の意思によって見たいときに見られる状態を指します。とくに、通常は目視できない売上の推移や顧客満足度などをグラフやデータなど見やすい形にするときに「可視化」のワードは使われます。
見える化と可視化では、「見ること」に対する意思の有無といった点での違いはあるものの、広義に捉えれば「見えにくいものを見えるようにする」ので同じ意味といえます。
「見える化」するメリットとは
ここでは、見える化するメリットについて解説します。見える化によって、あらゆる場面で不必要な工数の削減ができ、業務効率化の実現に繋がります。
業務の属人化を防ぐため
メリットのひとつとして、業務の属人化防止が挙げられます。
業務内容や状況を担当者しか把握できていなければ、担当者が急遽欠勤したり現場を離れることになったりした場合に、ほかのメンバーでカバーしきれず業務が頓挫する事態になりかねません。ほかにも、顧客からの問い合わせに対して、十分な対応ができずトラブルに発展するケースも懸念されます。
一方、業務状況がほかのメンバーにも共有できていれば、担当者不在の場合でもスムーズな対応が可能になるので、業務が頓挫するリスクを回避できるのです。
優先順位を把握するため
優先順位の把握によって、業務負荷の軽減に繋がります。
業務量が多い現場では、優先順位をつけながら担当を割り振ることで、誰が・どの業務を対応しているのかがわかります。また、優先順位に沿った割り振りなので、対応漏れや二重対応のミスや重要度の高い案件が同じメンバーに偏ってしまう事態を防げます。
仮に、優先順位の把握ができておらず、緊急性の高い案件の対応漏れが発覚した場合は、ほかの業務を中断して解決しなければなりません。予期せぬ重要案件の対応には、十分な人手や時間を確保しきれないので、対応したとしても質が低下する副次的デメリットが起きてしまうのです。
コスト削減のため
見える化によって、コスト削減が実現するメリットも挙げられます。
業務内容が見える化されれば、メンバー内で同じような役割を担っている業務や、定型業務であるものの、すでに必要性のない業務が浮き彫りになります。そのため、不必要な業務をなくすことができ、対応コスト・人件費の削減に繋げられるのです。
また、これまで不必要な業務に費やしてきたコストは、業務負荷の高いメンバーの業務を引き継いだり、ほかの業務へ時間を回せたりするのです。
公正な評価をするため
見える化によって、公正な評価が可能になります。
スキルや目標達成度は人事評価をするうえで、重要な判断材料となります。そのため、スキルの有無や目標達成度が過不足なく把握できていれば、公正な評価だけでなく、社員一人ひとりのスキルアップに適した教育の実施も可能になります。
以上のように、評価制度が整っていると、社員のモチベーション向上に貢献する職場環境にも繋がります。また、評価が明確になったことで、メンバーの業務に対する前向きな姿勢が醸成され、社員同士のコミュニケーションの活性化や離職率の低下といった副次的効果も見込めるのです。
【シーン別】見える化の活用事例とは
ここでは、業務のシーン別に「見える化を実施する活用事例」を紹介します。
- 人事業務
- 物流管理
- 営業活動
- 顧客管理
人材マネジメントでは、スキルや目標達成度といった社員に関する情報が見える化されることで、適切な教育や公正な評価が可能になります。また、適切な教育や公正な評価は社員のモチベーション維持にも繋がります。
物流における業務は、複数のプロセスに分けられているので、商品が現状どのプロセスにあるのかを把握する必要があります。プロセスの見える化によって、配送トラブルの発見漏れもなくなり、正しく顧客や店舗といった目的地に届くのです。
営業活動において、顧客が商品への理解度は売上を左右する重要な要素です。そのため、成約案件や失注案件について、振り返られるように「見える化」させておくと、要因分析も簡単になります。
顧客の商品・サービスの購入履歴や過去に発生したやりとりを見える化することで、顧客の商品の利用状況に応じて適切なアプローチが可能になります。また、商品の購入によって「顧客の成功体験」に繋がれば顧客満足度の向上も図れます。
以上のように、業務における重要な情報は「見える化」することで、業界・職種問わず、業務の最適化に繋がるのです。
「見える化」するための注意点とは
ここでは、見える化するにあたっての注意点を紹介します。以下の注意点を理解して「見える化」した企業と、理解しないまま「見える化」した企業とでは、見える化の精度に大きな差が生じてしまうのです。
現状を正しく整理する
見える化するにあたり、まずは現状を整理しなければなりません。
見える化するにあたり、すでに見える化が「されている業務」と「されていない業務」を明確にする必要があります。すでに見える化されている業務を対象から除くことで、見える化するためにかかる余計な作業負担を軽減できるからです。
また、不必要な情報が溢れて「必要な情報へ辿り着けないストレス」が発生しないように、見える化する情報・しない情報をメンバーごとに分けることが効果的です。
情報を選定する
見える化する情報は選別する必要があります。
見える化する情報は正しく選別しなくてはなりません。たとえば、社員や顧客の個人情報が見える化されれば、情報が漏洩してしまった人に危害が及ぶだけでなく、企業は世間からの信用を失います。
逆に、顧客満足度や社員数の推移のような情報は、数値やグラフとして見える化しなければ数値の分析や改善に繋がりません。そのため、見える化するべき情報は正しく選別することで、社員や顧客の安全確保やチームの成長へと繋がるのです。
仕組みづくり
見える化する仕組みづくりが重要です。
企業活動するうえで見える化できる情報量は膨大ですが、膨大な量の情報を手作業かつ紙媒体やExcelで管理していると、手間がかかるだけでなく人的ミスが発生します。そのため、ITツールを使ってわずかな作業工数で見える化ができる仕組みを作りましょう。
ただし、情報は「見える化」したら終わりではなく、振り返られる状態で管理されなければなりません。そこで、今日では、情報量が多くても検索性に優れている。「Stock」のようにシンプルな情報管理ツールを活用する企業が増えています。
【非IT企業必見】情報の見える化が簡単にできるツール
以下では、情報の見える化が簡単にできるツールを紹介します。
「見える化」した情報は正しく管理し、メンバー内で共有することでメリットの最大化を図れます。ただし、情報の「管理」と「共有」で別々の方法が使われていては、ツールやファイル間を往復する手間がかかり面倒なので、管理と共有が一元化できるITツールを使いましょう。
また、見える化できる業務内容は広範囲にわたります。そのため、ツールは誰でも簡単に使える操作性でなければ見える化した情報が散在し、活用ができません。
したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、情報の管理・共有が簡単にできる情報管理ツール：「Stock」を使って簡単に見える化ができる仕組みを構築すべきです。
Stockの「ノート」に見える化した情報を簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」でテーマごとに分けて管理できるので、検索性も抜群です。さらに、ノートに紐づく「タスク」や「メッセージ」を使えば、テーマごとにタスク管理やメンバー同士のやりとりも可能なので、情報が錯そうするリスクがありません。
チームの情報管理・共有を最も簡単に実現できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「見える化」のメリットとシーン別活用事例まとめ
ここまで、「見える化」のメリットやシーン別の活用事例について紹介しました。
見える化によって、業務の属人化や優先順位の把握による対応漏れの防止だけでなく、コスト削減、公正な評価体制の構築ができるメリットが挙げられます。
また、人事業務や物流管理、営業活動、顧客管理といった業界や職種問わず業務に活用できるので、業界業種問わず必須で求められる業務になります。しかし、多忙ななか、手作業で情報を見える化するには膨大な時間がかかるので、情報共有ツールで効率化させるべきです。
ただし、操作が難しいツールでは、チームに馴染まず使われません。そこで、ITリテラシーの有無にかかわらず、誰でも簡単に情報を「見える化」して管理できる情報共有ツール：Stockが必須なのです。
ぜひ「Stock」を使い、見える化した「情報」を正しく管理・共有しましょう。
