組織が大きくなるにつれて、部署をまたいだ情報共有は、伝達されるまでのスピード感や正確さが失われがちです。そのため、昨今では社内のナレッジを円滑に共有できるツールを活用し、部署やメンバー間の連携を強固にする企業が増えています。
たとえば、クラウド型グループウェアの「iQube」もナレッジ共有ツールのひとつです。しかし、「iQubeの特徴や機能が分からず、自社で活用できるか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iQubeの使い方や料金・評判を中心にご紹介します。
- Qubeの使い方を理解して、自社で活用するイメージをしたい
- iQubeを導入すべきかを検討したい
- 誰でも簡単に社内のナレッジを蓄積できる手段が知りたい
という方がこの記事を参考にすると、iQubeの特徴や使い方などが分かるので、自社に合っているかを判断できるようになります。
目次
iQubeとは
iQubeとは、社内のナレッジを蓄積するクラウド型グループウェアです。社内の情報共有に必要な機能を包括的に備えており、9000社以上の企業に活用されています。
iQubeの特徴
iQubeの特徴は、情報共有のための多種多様な機能にあります。
iQubeには「スケジュール」や「社内Wiki」「レポート」などの機能が備わっているので、社内のナレッジを網羅的に管理できます。さらに、iQubeはモバイル端末に対応したクラウドサービスなので、場所を選ばずに最新情報をインプットできます。
そのため、様々な業種や部門で幅広く活用でき、作業の属人化を予防できます。
iQubeの機能
iQubeには以下の8種の機能があります。
| 機能 | 紹介 |
|---|---|
| スケジュール |
参加者の予定を一覧で確認でき、簡単に予定を調整可能です。 |
| 社内Wiki |
社内のナレッジを取り込んだ記事を一覧表示し、「シリーズ」によって情報を階層的に管理します。 |
| ToDoリスト |
スケジュールと連携し、タスクの期限を確認できます。 |
| レポート |
議事録や営業報告書に活用可能で、テンプレートも用意できます。 |
| 電話メモ |
必要な情報をコンパクトにまとめた閲覧画面を表示します。また、当該ユーザー宛ての新着電話メモをメールで通知します。 |
| ニュース |
期間を指定して、手軽に全社ニュースを配信できます。 |
| 検索 |
任意の画面から本文を含めて検索できます。また、キーワードに加えてタグやグループ、作成日時で絞込検索も可能です。 |
| メッセージ |
メール形式で、一斉送信や複数の資料添付が可能です。また、端末ごとの綿密な通知設定もあります。 |
以上のように、iQubeにはさまざまな機能が備わっているので、情報共有の効率化に貢献します。
iQubeの使い方
以下では、iQubeの使い方を解説します。以下の使用方法を押さえ、自社での活用イメージを深めましょう。
社内Wikiを作成する
社内Wikiでは、社内のナレッジを体系的に管理できます。
全てのナレッジは「記事」に書き込み、記事は画面左側の「シリーズ」「サブシリーズ」によって階層化されます。画面左上の「新規作成」をクリックして、記事を置く階層を選択すると、新しいナレッジを共有できます。
シリーズを作成するには、ホーム画面下部の[全体設定]をクリックし、続いて表示される画面で[シリーズ]を選択します。すると、シリーズが一覧表示されるので、[新規作成]をクリックします。
以上により、ナレッジの階層管理が実現します。情報を階層化すると必要な情報をすぐに見つけられるメリットがあります。
しかし、階層やグループが多すぎると情報の分類方法が曖昧になり、かえって情報をすぐに見つけられなくなるので注意が必要です。
スケジュールを作成する
スケジュールでは、個人・グループの予定や社内設備の利用状況まで確認できます。
ユーザーの予定や会議室をはじめとした設備の予約状況は、以上の週/月単位での画面に表示されます。新たに予定を入力するには、画面左上の[新規作成]または入力する日付にあるアイコンをクリックし、参加者や予定の開示先を設定します。
iQubeのスケジュールを活用すると、予定を直感的に把握できるだけでなく、参加者の空き時間の調整も可能です。さらに、Google ChromeやFirefoxで利用可能な拡張機能を使うと、予定の直前にブラウザ上で通知が表示されます。
レポートを作成する
レポートでは会議の議事録や営業進捗表などを作成し、グループ内で共有できます。
レポートトップ画面では「作成したレポート」と「開示されたレポート」が一覧で表示されます。レポートを新規作成するときは、画面左上の[新規作成]をクリックすると、開示するグループを選択したうえで公開されます。
また、iQubeのレポートをスケジュールと連携すると、予定の参加者や場所、時間が自動でレポートに記載されます。そのため、予定された会議に必要な資料を事前に用意したり、議事録を紐づけて管理したりでき、会議の手間の軽減につながります。
iQubeの費用
iQubeは、以下の3プランを用意しています。
| 1か月無料プラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | |
|---|---|---|---|
| 料金/月/ユーザー |
0円（最長1か月間限定） |
400円 |
500円 |
| スケジュール |
あり |
あり |
あり |
| ToDoリスト |
あり |
あり |
あり |
| レポート |
あり |
あり |
あり |
| 電話メモ |
あり |
あり |
あり |
| メッセージ |
あり |
あり |
あり |
| ニュース |
あり |
あり |
あり |
| 検索 |
あり |
あり |
あり |
| 社内Wiki |
あり |
あり |
あり |
| ファイル |
あり |
なし |
あり |
| ワークフロー |
あり |
なし |
あり |
| 掲示板 |
あり |
なし |
あり |
| アンケート |
あり |
なし |
あり |
| タイムカード |
あり |
なし |
あり |
| ストレージ |
30MB（全体） |
1GB/ユーザー |
1GB/ユーザー |
| コンテンツ制限 |
各機能100個まで |
なし |
なし |
| 人数制限 |
10IDまで |
なし |
なし |
| ストレージ追加費用 |
不可 |
1000円/5GB |
1000円/5GB |
iQubeは2022年10月より無料トライアルを終了したので、操作しやすいか確認したい場合は、1か月無料プランへ加入しましょう。また、有料プランのみの導入支援やサポートは無償で提供されますが、有料プランへの登録には、最少5IDの申し込みが必須です。
iQubeの評判
ここでは、iQubeを実際に使ったユーザーからの評判をご紹介します。自社への導入を検討するときは、実際にツールを活用したユーザーの声を参考にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はBOXIL SaaS・IT reviewより引用しております。
iQubeの良い口コミ・評判
以下では、iQubeの良い口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは、「使い勝手が良い」「管理しやすい」という声があがっています。
非公開ユーザー投稿日：2022年8月直感的に操作ができて、自分だけでなくグループのスケジュールも確認できるので使い勝手は良いと思います。人物・空き時間・予定の詳細などが表示されるので、わずわらしい操作をしなくても見られます。カスタマイズも優れており、それぞれの予定に色分けができるので間違える心配がなくなりました。
非公開ユーザー投稿日：2022年8月無償で使うことが出来て、機能も最低限のものがあるため運用には全く困らないです。 グループや外部ユーザー、設備予約なども充実しています。 スマートフォン対応も表示のずれが無くきれいに表示されています。
横井 洋子投稿日：2020年11月社員間でスケジュールの共有を出来たり連絡事項を記事として掲載しておけば誰が閲覧したか分かるので管理しやすい。 掲示板を利用して社員間のコミュニケーションツールとしても利用できる。
iQubeの改善点に関する口コミ・評判
以下では、iQubeの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは、「カレンダー機能が使いづらい」という声が寄せられています。
非公開ユーザー投稿日：2022年8月googleカレンダーとの連携を行った際、連携機能はあるようですが、連携されませんでした。 goolgeカレンダは個人のタスク管理、iQubeは社内スケジュール管理という使い方をしたかったです。
非公開ユーザー投稿日：2022年7月・間違って操作した場合、そのスケジュールに関わる人全てにもう一度入力をお願いせねばならず、非常にストレスがかかる ・外部との日程調整の際に、URLに自動で予定が反映されると非常に便利。現状、outlookやgoogleカレンダーに目視で予定を転記しており、二度手間が発生している。
横井 洋子投稿日：2020年11月社内での連絡事項の伝達やスケジュール管理のツールとして利用しています。 UIはとても簡素化されていて余計な情報が無くとても使いやすい反面、シンプルすぎて見た目が寂しく製品前のプロトかなと思えてしまう。
【必見】最も簡単にチームの情報を蓄積できるITツール
以下では、最も簡単にチームの情報を蓄積できるITツールをご紹介します。
iQubeは、社内のナレッジ共有を効率化するグループウェアです。しかし、iQubeで入力した情報は、スケジュールや社内Wikiなどに分散されるので、必要な情報がすぐに見つからない恐れがあります。
また、社内で「どの情報を・どこに保管するか」を明確しておかなければ、情報は入り乱れてしまいます。そこで、社内でスムーズに情報共有をするには「あらゆる情報を簡単に整理できるツール」が必須です。
ただし、高性能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが求められるので避けましょう。したがって、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単にナレッジを蓄積できる情報共有ツール「Stock」を活用すべきです。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残すことができ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートは「フォルダ」による2階層の管理が可能なうえ、ノートに紐づく「メッセージ」を活用すると、情報の混ざらないリアルタイムのやりとりが実現します。
あらゆる情報を簡単に管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
iQubeの使い方や料金・評判まとめ
これまで、iQubeの使い方や料金・評判を中心にご紹介しました。
クラウド型グループウェアのiQubeは、充実した機能により社内の効率的な情報共有に貢献します。しかし、iQubeではスケジュールや社内Wiki、レポートなどで多くの情報を管理できる一方、情報が分散してしまうのです。
そのため、必要な情報をすぐに見つけられなかったり、情報が入り乱れたりしてしまうのです。また、多機能なツールはITリテラシーの低いメンバーが使いこなせない恐れもあるので「情報をシンプルに一元管理できるツール」を活用すべきです。
結論、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」のシンプルな機能が備わっており、ナレッジを一元管理できる情報共有ツール：『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内のナレッジ共有を効率化しましょう。
