組織が大きくなるにつれて、部署を横断した情報共有は、伝達されるまでのスピードや正確さが失われがちです。そのため、昨今では社内のナレッジにすぐにアクセスできる環境を整備し、部署やメンバー間の連携を強固にする企業が増えています。
たとえば、クラウド型グループウェアの「iQube」もナレッジ共有ツールのひとつです。しかし、「iQubeの特徴や機能が分からず、自社で活用できるか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iQubeの使い方や料金、向き・不向きを中心にご紹介します。
- 従来の情報管理に限界を感じており、iQubeで業務改善できるか知りたい管理職
- iQubeが自社の業務や運用に適しているのか知りたい情報システム担当者
- iQubeの使い方や活用方法を他ツールと比較して検討したいDX推進担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、iQubeの機能や使い方を理解したうえで、自社の課題解決に活用できるツールかどうか判断できるようになります。
目次
iQubeとは
iQubeとは、社内のナレッジを蓄積するクラウド型グループウェアです。社内の情報共有に必要な機能がすべて備わっており、9,000社以上の企業に活用されています。
iQubeの特徴
iQubeの特徴は、情報管理・共有のための多種多様な機能にあります。
iQubeには「スケジュール」や「社内Wiki」「レポート」などの機能が備わっているので、社内の情報やノウハウをまとめて管理できます。さらに、iQubeはモバイル端末に対応したクラウドサービスなので、場所を選ばずに最新の情報をすぐに確認できます。
そのため、個人に依存しない情報管理体制を整えながら、社内の知見を継続的に蓄積できるのです。
iQubeの機能
iQubeの基本的な機能として、主に以下の8つが挙げられます。
| 機能 | 紹介 |
|---|---|
| スケジュール | 参加者の予定を一覧で確認でき、簡単に予定を調整可能です。 |
| 社内Wiki | 社内のナレッジを取り込んだ記事を一覧表示し、「シリーズ」によって情報を階層的に管理します。 |
| ToDoリスト | スケジュールと連携し、タスクの期限を確認できます。 |
| レポート | 議事録や営業報告書に活用可能で、テンプレートも用意できます。 |
| 電話メモ | 必要な情報をコンパクトにまとめた閲覧画面を表示します。また、当該ユーザー宛ての新着電話メモをメールで通知します。 |
| ニュース | 期間を指定して、手軽に全社ニュースを配信できます。 |
| 検索 | 任意の画面から本文を含めて検索できます。また、キーワードに加えてタグやグループ、作成日時で絞込検索も可能です。 |
| メッセージ | メール形式で、一斉送信や複数の資料添付が可能です。また、端末ごとの綿密な通知設定もあります。 |
これらのスタンダードな機能のほかにも、ワークフローや掲示板、タイムカードなどの機能もプランによっては使えるため、自社の業務と照らし合わせながらプランを選択しましょう。
iQubeの料金体系
iQubeは、以下の3プランを用意しています。
| 1か月無料プラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | |
|---|---|---|---|
| 料金/月/ユーザー | 0円（最長1か月間限定） | 440円 | 770円 |
| スケジュール | 〇 | 〇 | 〇 |
| ToDoリスト | 〇 | 〇 | 〇 |
| レポート | 〇 | 〇 | 〇 |
| 電話メモ | 〇 | 〇 | 〇 |
| メッセージ | 〇 | 〇 | 〇 |
| ニュース | 〇 | 〇 | 〇 |
| 検索 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 社内Wiki | 〇 | 〇 | 〇 |
| ファイル | 〇 | × | 〇 |
| ワークフロー | 〇 | × | 〇 |
| 掲示板 | 〇 | × | 〇 |
| アンケート | 〇 | × | 〇 |
| タイムカード | 〇 | × | 〇 |
| ストレージ | 30MB（全体） | 1GB/ユーザー | 1GB/ユーザー |
| コンテンツ制限 | 各機能100個まで | なし | なし |
| 人数制限 | 10IDまで | なし | なし |
| ストレージ追加費用 | 不可 | 1000円/5GB | 1000円/5GB |
iQubeの操作感を確認したい場合は、1か月無料プランへの加入がおすすめです。有料プラン（最低5IDの登録が必要）であれば、導入支援やサポートを無償で受けられます。
【画像あり】iQubeの使い方
ここでは、iQubeの使い方を解説します。以下の使用方法を押さえ、自社での活用イメージを深めましょう。
社内Wikiの作成
社内Wikiでは、社内のナレッジを体系的に管理できます。
社内wiki上で作成したナレッジは、「シリーズ」「サブシリーズ」によって2段階で階層化されます。画面左上の「新規作成」をクリックして、記事を置く階層を選択すると、新しい情報を共有できます。
シリーズを作成するには、ホーム画面下部の[全体設定]をクリックし、続いて表示される画面で[シリーズ]を選択します。すると、シリーズが一覧表示されるので、[新規作成]をクリックします。
以上により、ナレッジの階層管理が実現します。一方で、階層やグループが多すぎると情報の分類方法が曖昧になり、かえって情報をすぐに見つけられなくなる点には注意しましょう。
スケジュールの作成
スケジュールでは、個人・グループの予定や社内設備の利用状況まで確認できます。
ユーザーの予定や会議室をはじめとした設備の予約状況は、以上の週/月単位での画面に表示されます。新たに予定を入力するには、画面左上の[新規作成]または入力する日付にあるアイコンをクリックし、参加者や予定の開示先を設定します。
iQubeのスケジュールを活用すると、予定をすばやく把握できるだけでなく、参加者の空き時間の調整も可能です。さらに、Google ChromeやFirefoxで利用可能な拡張機能を使うと、予定の直前にブラウザ上で通知が表示されます。
参照：【iQube】Google Chrome,Firefox拡張機能リリースについて
レポートの作成
レポートでは会議の議事録や営業進捗表などを作成し、グループ内で共有できます。
レポートトップ画面では「作成したレポート」と「開示されたレポート」が一覧で表示されます。レポートを新規作成するときは、画面左上の[新規作成]をクリックすると、開示するグループを選択したうえで公開されます。
また、iQubeのレポートをスケジュールと連携すると、予定の参加者や場所、時間が自動でレポートに記載されます。そのため、予定された会議に必要な資料を事前に用意したり、議事録を紐づけて管理したりでき、会議の手間の軽減につながります。
＜導入前に確認＞iQubeの導入で失敗しないための判断基準
ここでは、iQubeが自社に適しているかを判断するためのポイントをご紹介します。導入後のミスマッチを防ぎたい担当者は、以下の特徴に当てはまるかを確認しましょう。
iQubeが向いている企業の特徴
iQubeは、社内の情報を一元管理したい企業に向いています。
iQubeには、社内Wikiやスケジュール、レポートなどさまざまな機能が備わっており、業務情報をまとめて管理できます。そのため、部署ごとに異なるツールを利用しており、情報が分散している企業で効果を発揮しやすいです。
たとえば、営業部門の活動履歴や総務部門の社内ルール、プロジェクト進捗を横断して管理したい企業に適しています。
このように、複数の部署や拠点をまたいで情報共有を実施したい企業にとって、iQubeは有力な選択肢となります。
iQubeが向いていない企業の特徴
一方で、できるだけシンプルなやり方で情報共有を始めたい企業には、iQubeは向いていない場合があります。
iQubeは多機能なため、運用方法を事前に整理しなければ機能を十分に活用できないためです。事前に細かな運用ルールを決めておかなければ「情報を残す」「共有する」といった運用が定着せず、頓挫する恐れがあります。
そのため、ITツールに慣れていない社員が多い企業や、小規模チームで簡単な情報共有だけを目的としている企業では、必要以上に機能が多いと感じるケースがあります。
したがって、まずはシンプルなツールで「情報共有の仕組み」を定着させたい企業は、情報共有・管理に必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。
【必見】最も簡単にチームの情報を蓄積できるITツール
以下では、最も簡単にチームの情報を蓄積できるITツールをご紹介します。
iQubeは、社内のナレッジ共有を効率化するグループウェアです。しかし、iQubeで入力した情報は、スケジュールや社内Wikiなどに分散されるので、必要な情報がすぐに見つからない恐れがあります。
また、社内で「どの情報が・どこに保管されているのか」が共通認識できていなければ、情報は迷子になってしまいます。こうした問題を解決しようと、高性能なツールを導入しても、使いこなすことができず次第に放置されかねません。
したがって、社内でスムーズに情報共有をするには「あらゆる情報を簡単に整理できるツール」を使いましょう。
この条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単にナレッジを蓄積できるツール「Stock」です。Stockではあらゆる情報を簡単に「ノート」に書き残すことができるため、ITツールに不慣れなメンバーがいてもチームで情報共有の仕組みが無理なく定着させられます。
あらゆる情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報管理する例
以下は「Stock」で情報管理する例です。
Stockでは「ノート」に太字や箇条書きを用いて見やすく情報管理が可能なうえに、画像やファイルも添付できます。また、ノートに「タスク」「メッセージ」も紐づいているため、作業指示や業務連絡が入り乱れません。
iQubeの使い方や料金まとめ
これまで、iQubeの使い方や主な機能、iQubeの導入で失敗しないための判断基準を中心にご紹介しました。
iQubeは、社内Wikiやスケジュール、レポートなどの機能を備えた情報共有ツールです。社内の情報を一元管理しやすく、複数の部署や拠点で情報を共有したい企業に適しています。
一方で、多機能なツールであるため、情報共有の運用をシンプルに定着させたい企業では、使いこなすための負担が生じる場合があります。そのため、情報を簡単に蓄積・共有できることに加え、操作性と定着しやすさも重視してツールを選ぶことが重要です。
結論、情報共有の仕組みを無理なく定着させたい企業には、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単にナレッジを蓄積できるツール「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チームの情報を誰でもすぐに共有・活用できる環境を実現しましょう。
