日々抱える業務が多いなか、裁量の大きい仕事を任されたり、業務量が増加したりして仕事が回らない場合は、業務効率化を意識した取り組みが必要になります。
 
しかし「業務を効率的に行う方法自体がわからない」「折角方法を考案したものの、継続できず結局元の運用に戻ってしまった」というチームも多いのではないでしょうか。
 
実は、仕事を効率的に進められるひとにはある特徴があり、世の中に数多く存在するアイデアを正しく活用できれば、業務効率化は難しいものではありません。
 
そこで今回は、効率的に進められる人との違いと、仕事を今すぐ効率化できる10のテクニック・アイデアを中心にご紹介します。
 
  • 効率的に仕事をこなせる人とそうではない人の違いを知りたい
  • 仕事を効率化する方法を多く知り、業務に生かしたい
  • 日々の営業活動で無駄が多いので、営業活動業務効率化をすぐに実践したい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる方法がわかり、日々のタスクもスムーズに捌けるようになります。


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「効率的な人」がやっている「非効率的な人」との3つの違い

以下では「仕事を効率的に進められるひと」と「そうでないひと」との3つの違いについて解説します。自身の業務効率が高くないと考える方は、下記ポイントを実行できるように心がけましょう。

正しく目標設定する

仕事を効率的に進められるひとは与えられた仕事に対して、まず最初に目標やゴールを設定します。そして、その設定したゴールから逆算し、いつまでにどんな仕事が完了していなければいけないのかを可視化します。
 
このように事前に仕事の方向性を定めておくと、目標の達成やゴールまでの計画が立てやすくなります。その結果、自然と管理しやすいスケジュールができあがり、効率的な人はそのスケジュールに沿って、ひとつひとつのタスクをこなしていけるのです。
 
一方、仕事を進めるのが非効率的な人はとにかく目の前の仕事をこなすことに注力している場合が多く、視野が狭くなりがちです。こうした状況では、気づいたときには他のタスクが溜まっており「何から手を付ければいいかわからない」状態に陥りかねません。
 
したがって、効率的に仕事を進めるには、設定した目標に対して常に逆算思考をとり、無理のない進行をする必要があります。

助けを求められる

仕事を効率的に進められる人は、信頼関係のある人や自分よりも知見やノウハウがある人に必要に応じて助けを求められます。すなわち、「適材適所」を意識した行動ができると言えるでしょう。
 
部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に何らかの組織の一員となって進めるケースが大半です。つまり、効率的に仕事を進めるには、コミュニケーションをとりながら適切に仕事を割り振って進めなくてはならないのです。
 
一方、仕事を進めるのが非効率的な人は、自分ひとりですべての仕事を行おうとしたり「自分が忙しい」という理由だけで助けを求めたりします。結果として、適切な仕事の割り振りがなされず、チームとしても常に仕事に追われる状態となってしまいます。
 
また、助けを求めるにはメンバーとの信頼関係が構築されているかどうかも重要なポイントです。したがって、効率的な仕事の進捗には、メンバーとの日常的なコミュニケーションが大切です。

取捨選択の判断が素早い

仕事を効率的に進められる人は取捨選択が素早い傾向があります。
 
仕事を効率化するには「やるべき仕事」と「やらなくてもいい仕事」の判断が重要です。この取捨選択の判断により、目の前にある仕事を「いつ」「どこで」「どのように」進めれば良いのかが分かるので、必然的にやる必要のない作業が減っていきます。
 
一方、仕事を進めるのが非効率的なひとは、取捨選択が上手くできず、すべての仕事に全力で取り組もうとしてしまいます。つまり、自分のやるべきこと以外の仕事も負担した結果、力を十分に発揮できないのです。
 
したがって、効率良く仕事をするためには仕事の取捨選択をし、優先順位をつけて仕事を進める必要があります。

こだわりが強すぎない

効率よく仕事を進められるひとは、仕事に対してこだわりが強すぎないのも特徴です。
 
仕事に対してこだわりを持つのは悪いことではないものの、度を越して完璧を求めてしまえば、それがかえって非効率さを招く結果になりかねません。そのため、効率的に仕事を進められるひとは、質は正しく意識する一方で自身のなかに妥協点を作り、生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。
 
一方で、仕事を進めるのが非効率的なひとは、自身のなかに妥協点が作れず、とにかく完璧を求める傾向があります。その結果、度を超えて求められている品質以上を目指すことになり、いつまでもその仕事を終わらせられません。
 
その結果、どんなに質の高いアウトプットができたところで、想定されている納期を大幅に超えるような事態になれば、元も子もありません。
 
つまり、効率よく仕事を行うには、生産性と仕事の質を両立した取り組みが必要です。
 
関連記事: 業務効率化するための手法とは?今日からできる6つの手法をご紹介!


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仕事を効率化するための方法を学ぶには

以下では、仕事を効率化するための方法を学ぶ手段を紹介します。効率方法について知識を深めたいと考えるのであれば、以下の方法を用いるのがおすすめです。

身近な人から学ぶ

仕事を効率化する方法を学ぶには、身近な人を参考にするのが大切です。まずは職場の同僚や先輩など、同じ仕事をしている人を観察しましょう。
 
行っている内容が分かったら、次はそれを真似てみます。やり方を真似ることで、新たな方法を考え出す手間を省いて業務効率化が実現できるからです。
 
また、このとき観察するだけではなく、質問したりレクチャーをお願いしたりしてみるのもおすすめです。場合によってはレクチャーによって、言葉では表現できないような、属人的なノウハウやスキルを得られる場合もあります。
 
得たノウハウやスキルなどの「ナレッジ」は「Stock」のような情報共有ツールを用いて管理すれば、より活用しやすくなり、企業力の向上にも貢献します。

本から学ぶ

仕事を効率化する方法は、本からも学べます。とくに昨今では、仕事の効率化をテーマにした本が数多く出版されているので、自身の業務に組み込めそうなものを選択するのがおすすめです。
 
しかし、このとき一度に複数の書籍に手を出さず、まずは1冊の内容を徹底的に実践することから始めるようにしましょう。一度に大量の本を読むと、知識量が増す一方で、本を読んだだけで効率化ができた気になり、知識を活かせない場合が多いからです。
 
したがって、ただ本を読んで終わりでなく、本の内容を日々少しずつ実践していき、確実に効率化のスキルを身に着けていきましょう。

インターネット上の記事から学ぶ

仕事を効率化する方法を得るのは、インターネット上の記事からも行えます。
 
インターネットの発展により、今日では知りたいと思った情報をすぐに収集できる時代になりました。そのため、業務効率化の方法ひとつとっても、さまざまな記事からその手法が学べます。
 
ほかにも、鮮度の高い情報はSNSなどから収集できます。ビジネス系のアカウントが発信している内容が、実際の業務に役立つというケースもよくある話です。たとえば、この業務効率化ガイドでも厳選されたアイデアやツール・導入事例などを多数ご紹介しています。
 
関連記事: 【成功事例付き】業務効率化とは?今すぐ真似できるアイデアから成功に導くポイントまでを徹底解説!


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仕事の効率を良くする10のテクニック・アイデア

以下では、すぐに仕事に反映できる効率化のためのテクニック・アイデア10選をご紹介していきます。いきなりすべてを実践するのではなく、できる内容から始めていきましょう。

朝一にタスクの優先順位を決める

新しいタスクが出てくるたびにスケジュールを組み直すのは非効率です。そのため、朝一の段階で「その日一日で行うべきタスク」を洗い出し、優先順位を付けていきましょう。
 
優先順位は「タスク自体の重要度」「タスク完了に必要な時間」「締切日までの期間」「関係者」などを考慮して決めます。
 
このとき、心理的に「優先度は低いが簡単に終わる仕事」から取り組みたくなってしまいますが、作業の難易度によらず「優先度が高い仕事」から始めていきます。常に「優先度の高い仕事」から」始めることで、確実にタスクの処理が行えるようになるからです。
 
また、タスクの優先度は本当にすべき仕事を明確化するのにも役立ちます。やるべき仕事の取捨選択ができれば、自分がやらなければいけないタスクが整理できるうえ、タスクの緊急度に応じてチームメンバーに手伝ってもらう内容も明確になります。

重要度の高い仕事は午前中にする

人間には「集中力が高まる時間」「思考するのに適した時間」というのがあり、それが昼食前の午前中の時間だと言われています。そのため、この時間を有意義に利用し、優先度の高いタスクの処理を行いましょう。
 
優先度の高い仕事を早めに完了させておくと心理的安心感が得られるので、その後のタスクを余裕を持って進められます。
 
万が一集中力が切れてしまったら、簡単なタスクを優先して片付け集中力を取り戻すようにしましょう。

単純作業は午後にする

午前中に集中して業務を進めると、午後もそのペースを維持したまま仕事が進められるようになりますが、どうしても集中力の低下は免れません。
 
午後の時間帯はランチ後という状況に加えて、14時から15時にかけて体内時計が目の覚醒を抑制することから、クリエイティブな仕事や頭を使わない作業に適していると言われています。
 
したがって、午後には集中して行うべき事務作業などを避け、創造的な仕事や比較的単純な作業に割り当てましょう。
 
それぞれ適した時間に適した業務を進めていき、ロスのない進捗を目指すのが大切です。

締め切りを設定して必ず守る

個人のタスクはそのまま処理せず細分化し、それぞれに締め切りを設定しましょう。
 
タスクを細分化すると、それぞれが中間目標となり全体の進捗が測りやすくなります。また、区切りが明確につくため、集中してタスクに取り組みやすくなります。
 
ただし、タスクの細分化は集中力を上げる一方で、守るべき締め切りが増えるというデメリットもあります。ひとつの締め切りに遅れてしまえば、連鎖的に業務が遅れる原因となるので注意が必要です。

終わりの時間を決める

仕事やタスクには終わりの時間を決めて取り組みましょう。
 
時間を明確化しないまま、冗長にただ作業を続けていくのは非効率的であり、想定よりも作業に時間がかかる原因となります。
 
あらかじめ終了時間が決まっていれば、そこに向けて集中力を高めながら進められるので、より効率的かつ短時間で作業が完了できます。
 
したがって、想定よりも作業が進まないという場合は無理に作業を続けるようなことはせず、「休憩を取る」「次の日のタスクに変更する」などの対応がおすすめです。

小まめに休憩を取る

長時間集中力を高く保ち続けるのは不可能に近いです。効率的に業務を進めるためにも、仕事中は軽めの休憩を小まめに取り、集中力の回復に取り組みましょう。
 
また休憩をはさむことで、仕事時間が細分化されるので「次の休憩までにこれを終わらせる」という目標ができ、仕事の質とスピードの向上が期待できます。
 
仕事と休憩のサイクルを「25分集中+5分休憩」の構成として生産性を向上する「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。生産性が上がらない、仕事が続かないという場合にはぜひ実践してみましょう。

完璧主義にならない

すべての作業を「緻密に」「丁寧に」「完璧に」こなすのは必ずしも正解ではありません。仕事においては、求められているクオリティの成果を、求められている時間で提供することこそが重要だからです。
 
必要以上に完璧主義を貫いてしまうと、他の仕事やタスクに影響が出て、かえって非効率になります。
 
したがって、「このタスクをする目的は何か」「成果として何を求められているのか」を常に意識して仕事を行いましょう。

整理整頓をする

身の回りの物や書類などのデータ類を適切に整理し、必要な時にすぐに取り出せるように管理しておきましょう。
 
一説によると、ビジネスマンは年間150時間も探し物をしていると言われています。「必要なもの」が「必要なとき」に無いのは大きな時間のロスです。
 
探しものは身の回りの備品はもちろん、書類や保存されているデータも含めて整理整頓を心がけましょう。
 
また、身の回りの環境を整理整頓することは、集中力の向上にも繋がります。物が散在する環境では集中しづらく、思考がブレやすくなるからです。日頃からデスクや部屋の整理整頓をする癖が付いていれば、自然と頭の中の情報も整理整頓ができるようになります。

業務の進め方を見直す

効率よく仕事するには、業務の進め方の見直しも大切です。たとえば、新しく引き継ぐ業務の場合「前任者が行っていたものだから」という理由でよく考えず同じ手順で進めることがあります。
 
こうした引き継ぎが続けば、手順だけが形骸化し、実際は不要だったり簡略化できたりする作業を無駄に行い続ける恐れがあります。
 
したがって、ただ漫然と目の前の作業を進めていくのではなく、常にひとつひとつの作業の意味を理解しながら、改善点がないかを探っていきましょう。

ITツールを活用する

仕事を効率的に進めるにはITツールの活用も効果的です。ITツールにはタスク管理・情報共有をはじめとする機能が搭載されており、作業の効率的な進行をサポートします。
 
ITツールを導入すると、これまで個人に確認しないとわからなかった業務の進捗状況などがツール上に集約され、チームの状況を俯瞰的に見られます。また、すべての情報をツール上にまとめておけば、ツールを開くだけで情報にアクセスでき、データを探す時間も削減できます。
 
ツールによって利用できる機能は異なるので、導入する際にはその機能で自社の抱える課題が解決できるかどうかをよく見極めましょう。
 
関連記事: まだ仕事の依頼をメールでしてるの?スムーズに作業依頼を進めるコツとは?
 
関連記事: 業務管理とは?管理すべき内容から効率的な進め方までを一挙にご紹介!


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社内の仕事を効率化をサポートするおすすめのツールとは

以下では、社内の仕事を効率化をサポートするおすすめのツールをご紹介します。
 
ツールの活用は業務効率化を実現するための手段のひとつですが、単にツールを導入するだけでは効果がありません。自社の課題に適さないツールでは導入しても課題は解消できず、逆に多機能なツールを選べば複雑な傾向があり浸透しづらいからです。
 
したがって、選択するツールは「自社のITリテラシーに沿ったもの」であり、かつ業務において「必要な機能が過不足なく搭載されているもの」でなくてはなりません。
 
この2つの条件を満たすツールのひとつに、情報共有ツールの「Stock」があります。Stockはシンプルな構成ながら、日々の業務に必要不可欠なコミュニケーション・タスク管理・ドキュメント管理・ファイル管理の機能を行う機能が搭載されています。
 
65歳以上の人でも扱えるほど操作が直感的なので、導入したその日から仕事の処理速度を向上させ、業務効率化が実現可能です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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仕事を効率化する10のテクニック・アイデアまとめ

これまで仕事を効率化できる人がやっている3つの仕事術や、仕事の効率を良くする10のテクニック・アイデアをご紹介しました。
 
仕事の効率を上げる方法は数多くありますが、そのなかでも重要なのはツールを用いた仕事環境の改善です。業務に必要な情報がツールによって正しく整理され一箇所に集約できていれば、情報を探すのに時間がかからず、より効率的に作業が進められます。
 
しかし、効率化を期待するばかりに、複数のツールを組み合わせて業務を行う運用は避けなければなりません。こうした運用ではツールの横断が発生し、情報が本当の意味では一元化できず、情報がツールごとに散在してしまうからです。
 
したがって、業務効率化を狙ってツールを導入する際は、解消したい課題だけでなく、それに付随する業務を洗い出し、すべてを解消できるものを選択する必要があります。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、業務時における情報共有で必要となる機能がすべて集約されているツールです。「タスクに関するやりとりやファイルの共有」がすべてStock上ででき、ツールごとに情報が散在する恐れもありません。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
 
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