ほとんどの企業では、社員がさまざまな業務を担当するアジャイル型で業務を進めていくことが多いです。
 
そんな中、裁量の大きい仕事を任されたり、業務量が増加したりして仕事が回らない場合、業務効率化を考える必要があります。
 
一方、効率化を実践するにしても方法がわからなかったり、一般的な方法が継続せず結局元通りになってしまったりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「効率的に仕事をこなせる人ができる、そうでない人との3つの違い」「仕事を効率的に捌く10の方法」ををご紹介しますので、
 
  • 効率的に仕事をこなせる人とそうではない人の違いを知りたい
  • 仕事を効率化する方法をなるべく多く知りたい
  • 業務効率化をすぐに実践したい
という方は、効率的な人になる方法がわかり、業務効率化が実現できるようになりますので、ぜひこの記事を参考にしてみてください。


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「効率的な人」がやっている「非効率的な人」との3つの違い

仕事を着実にこなし大きなミスもない効率的な人は、以下3つができているケースが多いので、ひとつずつ見ていきましょう。

正しく目標設定ができる

効率的な人は与えられた仕事に対して、最初に目標やゴールを設定します。
 
その後設定したゴールから逆算し、いつまでにどんな仕事が完了していなければいけないのかを可視化します。
 
このように仕事の方向性を定めると、目標の達成やゴールまでの計画が立てやすくなります。そのため、自然と管理しやすいスケジュールができあがり、効率的な人はそのスケジュールに沿って、ひとつひとつのタスクをこなしていけるのです。
 
一方、非効率的な人はとにかく目の前の仕事をこなすことに注力している場合が多く、視野が狭くなりがちです。そして、気づいたときには他のタスクも溜まっている状態を作り出してしまいます。
 
仕事を進めるうえで、設定した目標に対し逆算思考ができるかどうかも、効率的な人かそうでないかを分けるキーポイントになると言えるでしょう。

助けを求めることができる

効率的な人は、信頼関係のある人、自分よりも知見やノウハウがある人に助けを求めることができます。すなわち、「適材適所」が実践できると言えます。
 
部署やプロジェクトチームなど、仕事では何らかの組織という形で進めるケースが大半です。つまり、効率的に仕事を進めるには、コミュニケーションをとりながら適切に仕事を割り振って進める必要があるのです。
 
一方、効率が悪い人は、自分で全ての仕事を行おうとしたり、自分が忙しいという理由だけで助けを求めたりします。結果として、適切な仕事の割り振りがなされず、チームとしても常に仕事に追われる状態となってしまいます。
 
また、助けを求めるにはメンバーとの信頼関係が構築されているかどうかも重要なポイントです。そのため、メンバーとの日常的なコミュニケーションは業務効率化に大きく貢献します。

取捨選択の判断が素早い

効率的な人の特徴として取捨選択が素早い点も挙げられます。
 
仕事の効率化には「やるべき仕事」と「やらなくてもいい仕事」の判断が重要です。この取捨選択の判断により、目の前にある仕事を「いつ」「どこで」「どのように」進めれば良いのかが分かるので、やる必要のない作業が減っていきます。
 
一方、効率が悪いのは決してサボっているからではありません。自分のやるべきことが整理されていないから、力が発揮できないことが多いと言えます。
 
また、非効率な人は全ての仕事に対して全力で取り組もうとしてしまいます。すなわち「全力でフルマラソンを走り切ろうとする人」と言い換えられるでしょう。
 
効率良く仕事をするためには仕事の取捨選択をし、優先順位をつけて仕事を進めることが必要になります。


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関連記事: 業務効率化するための手法とは?今すぐできる5つのこと

仕事を効率化するための方法を学ぶには?

仕事の効率化を学ぶ方法はさまざまですが、主に以下の3つが挙げられます。

身近な人から学ぶ

職場の同僚や先輩など、同じ仕事をしている人を観察してみましょう。
 
「学ぶ」が「真似る」と同じ語源であることから分かるように、まずは真似をしてみることが大切です。なぜなら、自分一人で悩んでいたら解決できなかったことが、他の人からヒントを得て解決するケースがあるからです。
 
また、観察するだけではなく、質問したりレクチャーをお願いしたりしてみるのも良いでしょう。言葉では表現できないような、属人的なノウハウやスキルを得られることがあります。
 
ノウハウやスキルなどの「ナレッジ」は「Stock」のような情報共有ツールなどを用いると、個人のレベルアップはもちろん、企業力の向上にも貢献します。

本から学ぶ

仕事の効率化をテーマにした本はたくさんあります。
 
複数の書籍に手を出すのも良いですが、まずは1冊の内容を徹底的に実践してみましょう。なぜなら、多様な効率化を扱う本を読むことで、効率的になった気で終わってしまう場合が多いからです。
 
読んで終わりではなく、1冊の内容を少しずつ実践することで確実に効率化のスキルが身に付きます。
 
まずは、最初の1ページ目の内容から、日々の仕事に取り入れてみましょう。

インターネット上の記事から学ぶ

インターネットの発展により、今日では知りたいと思った情報はすぐに収集できる時代になりました。そのため、業務効率化の方法ひとつとっても、さまざまな記事からその手法を学べます。
 
他にも、鮮度の高い情報はSNSなどから情報を収集することもできます。ビジネス系のアカウントから発信している内容が、実際の業務に役立つというケースもよくある話です。
 
一方、この業務効率化ガイドでも、どの記事でも厳選されたアイデアやツール、導入事例などをご紹介しています。
 
「情報がありすぎて、結局何が大切なのか分からない」という方は、ぜひ「業務効率化ガイド」を参考にしてみてください。


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関連記事: 事例で学ぶ業務効率化!今すぐ真似できる方法3選

仕事の効率を良くする10の方法

以下では、すぐに仕事に反映できる効率化のための方法10選をご紹介していきます。全て一気に実践するのではなく、できる内容から始めていきましょう。

①タスクは実行日に設定する

タスクをスケジュールに書き込む時は「タスクを実行する日」にしましょう。
 
タスクの予定を組むときに、そのまま仕事に入ってしまうと最初は「まだまだ余裕がある」と思っても、気が付いたら締切日の前日になっている事態が発生します。
 
このスケジューリングのポイントは、無理に早い日付に設定するのではなく、「予定外の仕事が入ってくることを想定しながら無理のない日付に設定すること」です。
 
余裕を持ったスケジューリングをすることっで、当日になって急遽タスクの優先度を下げるなどの柔軟な対応ができます。

②朝一にタスクの優先順位を決める

タスクが現れるたびに、その都度スケジュールを組み直すのは非効率です。そのため、朝に1日のタスクを洗い出して、優先順位を付けましょう。
 
優先順位は、「タスク自体の重要度」「タスク完了に必要な時間」「締切日までの期間」「関係者」などを考慮して決めます。
 
どうしても「優先度は低いが簡単に終わる仕事」から取り掛かってしまうことが多いですが、「優先度が高い仕事」から始めるように心がけましょう。
 
また、タスクの優先度を決めることで「本当にやるべきこと」「最低限やるべきこと」「必ずしもやる必要のないこと」が確認できます。
 
やるべき仕事の取捨選択ができると、自分がやらなければいけないタスクが整理できるうえ、タスクの緊急度に応じてチームメンバーに手伝ってもらう内容も明確になります。

③重要度の高い仕事は午前中にする

午前中は最も集中できる時間帯なので、優先度の高いタスクに取り組みましょう。②で決めた優先度に従って、タスクを終わらせていきます。
 
集中力が切れてしまったら、簡単なタスクを優先して片付けることで集中力を取り戻す方法もあります。
 
また、集中できる時間にタスクを終えることは、1日のペースを上げるきっかけにもなります。午後からも集中して効率的に仕事ができれば、一石二鳥です。
 
人によって集中できる時間に違いはあるものの、優先度の高い仕事を早めに完了させておくと心理的安心感も得られ、その後のタスクを余裕を持って進められます。

④単純作業は午後にする

午前中に集中することで午後もそのペースで仕事ができますが、どうしても集中力は落ちてきます。
 
つまり、午前中に集中して優先度の高いタスクを終えられなければ、午後の作業では質が落ちる可能性があります。
 
したがって、集中力が下がってしまう午後は、創造的な仕事や比較的単純な作業をしましょう。
 
午後の時間帯はランチ後ということや、14時から15時にかけて体内時計が目の覚醒を抑制することから、クリエイティブな仕事や頭を使わない作業に適していると言われています。

⑤締め切りを設定して必ず守る

自分の仕事やタスクを細分化して、それぞれに締め切りを設定しましょう。
 
タスクを細分化すると、それぞれが中間目標になるので全体の進捗が測りやすくなります。それぞれに締め切りを設定すると、集中してタスクに取り組めるのでおすすめです。
 
ただし、タスクを細分化すると守るべき締め切りが多くなります。1つの締め切りが守られないと、他の締め切りが蔑ろになる可能性もあります。
 
他にも、急に緊急性の高いタスクが振られる可能性もありますので、適宜柔軟に対応していくことが必要です。

⑥終わりの時間を決める

仕事やタスクに終わりの時間を決めておくのはとても大切です。
 
仕事をしていると「これくらいならすぐ終わるだろう」と楽観的になりがちですので、終わりの時間を決めて、集中力を高めながら仕事を進める必要があります。
 
また、勤務時間を過ぎて「まだまだ仕事ができる」と思っても、実はかなり効率が下がっていることがあります。
 
そういった時には、休憩を取ったり、思い切って次の日のタスクにするなどの対応をした方が効率的と言えるでしょう。

⑦小まめに休憩を取る

軽めの休憩を小まめに取るように意識しましょう。長い時間、集中力をずっと保ち続けるのは不可能に近いです。
 
小まめに休憩を取ることは、集中力を回復してくれる効果があります。
 
また、休憩を挟むことにより、仕事時間が細分化されるので「次の休憩までにこれを終わらせる」と目標ができ、仕事の質とスピードの向上が期待できます。
 
仕事と休憩のサイクルのひとつに「25分集中+5分休憩」で生産性を向上する「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。生産性が上がらない、仕事が続かないという場合にはぜひ実践してみましょう。

⑧完璧主義にならない

全ての作業を「緻密に」「丁寧に」「完璧に」こなすことは必ずしも正解ではありません。
 
求められているクオリティの成果を、求められている時間で提供することが大切です。
 
必要以上に完璧主義を貫いてしまうと、他の仕事やタスクに影響が出るので、かえって非効率になります。
 
あまり神経質にならず、「このタスクをする目的は何か」「成果として何を求められているのか」を常に意識して仕事をしましょう。

⑨整理整頓をする

「必要なもの」が「必要なとき」に無いのは大きな時間のロスになります。
 
ビジネスにおける探し物の時間について、リズ・ダベンポートが執筆した著書のなかでは、ビジネスマンは年間150時間も探し物をしていると言われています。
 
探しものは身の回りの備品はもちろん、書類や保存されているデータなど多岐に渡り、この時間を削減できれば大きな効率化が可能です。
 
そのため、身の回りの物や書類などのデータ類は、常に整理されていて、欲しい時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。
 
また、仕事をする環境に物が散らかっていると、ひとつの作業をしていても気が散って集中できません。デスクや部屋の整理整頓をする癖が付くことで、自然と頭の中も情報の整理整頓ができるようになります。
 
身の回りの整理整頓は、時間の削減や仕事環境を整えて集中するために必要な要素と言えるでしょう。

⑩ITツールを活用する

仕事やタスクの情報を全て覚えたり、効率化を自分の力だけでするのには限界があります。
 
例えば、正しく情報を管理していないと必要な情報がすぐに見つからないので非効率なうえ、他のやるべきことに時間を割けません。
 
そのため、自分一人で仕事の効率化を目指すのではなく、ITツールを使うのがおすすめです。ITツールを使うことで、「非効率な方法での情報管理」や「複雑になって大変だったタスク管理」が簡単にできます。
 
さらに、業務効率化に成功している企業はほとんどITツールを活用していると言っても過言ではありません。業務効率化に貢献するITツールの代表的なものには、
 
  • 情報共有ツール
  • タスク管理ツール
  • チャットツール
などが挙げられます。さまざまなツールがある一方、多機能であったり、大手企業が導入するようなメジャーなツールは、リテラシーのさまざまな社員がいる中小企業では、かえって非効率となってしまう可能性があります。
 
そのため、「誰でも簡単に使えるようなシンプルさ」と「十分な機能を兼ね備えた便利さ」の2つを持ったツールを選ぶ必要があります。


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関連記事: まだ仕事の依頼をメールでしてるの?スムーズに作業依頼を進めるコツとは?

社内の仕事を効率化をサポートする1番のツールとは

業務効率化の方法のひとつで「ツールの活用」について、「シンプルさ」と「便利さ」が選定ポイントであるとご紹介しました。
 
この2つの条件を満たし、かつ情報共有・タスク管理・チャット機能がついているツールのひとつに「Stock」というITツールが今注目を浴びています。
 
Stockは70,000社以上の導入実績を誇る、非IT企業でも説明書がいらないくらい簡単に使える、と評判のツールです。さらに以下で詳しくご紹介します。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるうえ、業務効率化に大きく貢献するツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同せず、常に整理された状態で仕事ができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
 
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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関連記事: 業務管理とは?効率化するシステムの種類や特徴をご紹介

仕事を効率化する10の方法まとめ

これまで仕事を効率化できる人がやっている3つの仕事術や、すぐにできる業務効率化の手法10選をご紹介しました。10個の手法は以下の通りです。
 
  • ①タスクは実行日に設定する
  • ②朝一にタスクの優先順位を決める
  • ③重要度の高い仕事は午前中にする
  • ④単純作業は午後にする
  • ⑤締め切りを設定して必ず守る
  • ⑥終わりの時間を決める
  • ⑦小まめに休憩を取る
  • ⑧完璧主義にならない
  • ⑨整理整頓をする
  • ⑩ITツールを活用する
ITツールの活用ではシンプル、かつ利便性が非常に高い「Stock」をご紹介しました。費用対効果も高く、さまざまな企業で好評価となっています。
 
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