「効率的に仕事をこなせる人とそうじゃない人って何が違うの?」
「仕事を効率化したいけど何をすればいいの?」
 
とお悩みの方に向けて、今回は「効率的に仕事をこなせる人とそうでない人の違い」と「仕事を効率化する10個の方法」をご紹介します。
 
「仕事を効率的にできる人=仕事のペースが速い人」という考え方だけではないことや、「今日から使える実践的な方法」を厳選しているので、ぜひご一読ください。
 
 
Stockのバナー

仕事が「効率的な人」と「非効率的な人」との違い

「効率的な人」の特徴

効率的な人の特徴として「取捨選択ができる」ことがあります。
 
効率的な人は、タスクの優先度を瞬時に決めることができます。
目の前にある仕事を「いつ」「どこで」「どのように」にやれば良いのか分かるので、やる必要のない作業が減っていきます。
つまり、仕事の効率化には「やるべきことを早く終わらせること」と「やらなくてもいいことが判断できること」が重要です。

「非効率な人」の特徴

逆に、非効率になってしまう人の特徴として「取捨選択ができない」ことがあります。
 
つまり、「効率が悪い」のは決して「サボっている」からではないです。
自分のやるべきことが整理されていないから、力が発揮できないことが多いと言えます。
非効率な人は「全力でフルマラソンを走り切ろうとする人」と言い換えられます。
 
ですので、効率良く仕事をするためには「取捨選択ができるようになるための方法」を知る必要があります。
Stockのバナー

効率化の方法を学べる場所

身近な人から学ぶ

同じ仕事をしている人を観察してみましょう。
「学ぶ」が「真似る」と同じ語源であるように、まずは真似をしてみることが大切です。
なぜなら、自分一人で悩んでいたら解決できなかったことが、他の人からヒントを得て解決することがあるからです。
 
また、観察するだけではなく、質問やレクチャーをお願いしてみるのも良いでしょう。
言葉では表現できないような、属人的なノウハウやスキルを得られるかもしれません。

本から学ぶ

仕事の効率化をテーマにした本はたくさんあります。
複数の書籍に手を出すのも良いですが、まずは1冊の内容を徹底的に実践してみましょう。
なぜなら、多様な効率化を扱う本を読むことで、効率的になった気で終わってしまうことが多いからです。
読んで終わりではなく、1冊の内容を少しずつ実践することで確実に効率化のスキルが身に付きます。
まずは、最初の1ページ目の内容から、日々の仕事に取り入れてみましょう。

記事から学ぶ

この「業務効率化ガイド」のような記事からも多くのことが学べます。
 
業務効率化ガイドでは、どの記事でも厳選されたアイデアやツール、導入事例などをご紹介しています。
「情報がありすぎて、結局何が大切なのか分からない」という方は、ぜひ「業務効率化ガイド」を参考にしてみてください。
パソコンだけでなく、スマートフォンからも閲覧ができるので、通勤時間やお昼の時間の僅かな時間を使って、効率化を学んでみてはいかがでしょうか。
Stockのバナー

仕事の効率を良くする10の方法

①タスクは実行日に設定する

タスクの予定を組む時に、スケジュール帳に締切日を記入するのはやめましょう。
最初は「まだまだ余裕がある」と思っても、気が付いたら締切日の前日になっている事態が発生します。
ですので、タスクをスケジュールに書き込む時は「タスクを実行する日」にしましょう。
この時のスケジューリングのポイントは、無理に早い日付に設定するのではなく、「予定外の仕事が入ってくることを想定しながら無理のない日付に設定すること」です。
そうすることで、当日になって急遽タスクの優先度を下げるなどの柔軟な対応ができます。

②朝一にタスクの優先順位を決める

タスクが現れるたびに、その都度スケジュールを組み直すのは非効率です。
ですので、朝に1日のタスクを洗い出して、優先順位を付けましょう。
優先順位は、「タスク自体の重要度」「タスク完了に必要な時間」「締切日までの期間」「関係者」などを考慮して決めます。
どうしても「優先度は低いが簡単に終わる仕事」から取り掛かってしまうことが多いですが、「優先度が高い仕事」から始めるように心がけましょう。
 
また、タスクの優先度を決めることで「本当にやるべきこと」「最低限やるべきこと」「必ずしもやる必要のないこと」が確認できます。
そうすることで、やることの取捨選択ができるので、さらに一歩、仕事の効率化に近づくことができます。

③重要度の高い仕事は午前中にする

午前中は最も集中できる時間帯なので、優先度の高いタスクをしましょう。
②で決めた優先度に従って、タスクを終わらせていきます。
ただし、集中力が切れてしまったら、簡単なタスクを優先して片付けることで集中力を取り戻す方法もあります。
 
また、集中できる時間にタスクを終えることは、1日のペースを上げるきっかけにもなります。
午後からも集中して効率的に仕事ができれば、一石二鳥です。
ただし、午後の方が集中できる人もいるので、自分がどちらなのかを確かめてみると良いです。

④単純作業は午後にする

午前中に集中することで午後もそのペースで仕事ができますが、どうしても集中力は落ちてきます。
つまり「午前中に集中して優先度の高いタスクを終えられなければ、午後の作業では質が落ちる可能性がある」ということです。
 
ですので、集中力が下がってしまう午後は、比較的創造的な仕事や単純な作業をしましょう。
一般的に、午後の時間帯はクリエイティブな仕事や頭を使わない作業に適していると言われています。
ただし、こちらも個人差があるので、仕事をするのに最適な時間帯を個人で確かめてみてください。

⑤締め切りを設定して必ず守る

自分の仕事やタスクを細分化して、それぞれに締め切りを設定しましょう。
タスクを細分化すると、それぞれが中間目標になるので全体の進捗が測りやすくなります。
また、それぞれに締め切りを設定することで、集中してタスクに取り組むことができるのでおすすめです。
ただし、タスクを細分化すると守るべき締め切りが多くなります。
1つの締め切りが守られないと、どんどん他の締め切りが蔑ろになる可能性があるので注意が必要です。

⑥終わりの時間を決める

仕事やタスクに終わりの時間を決めることはとても大切です。
仕事をしていると「これくらいならすぐ終わるだろう」と楽観的になります。
終わりの時間を決めることで、集中力を高められ、仕事を逆算して進めることができます。
 
また、勤務時間を過ぎて「まだまだ仕事ができる」と思っても、実はかなり効率が下がっていることがあります。
そういった時には、休憩を取ったり、思い切って次の日のタスクにするなどの対応をした方が効率的です。

⑦小まめに休憩を取る

軽めの休憩を小まめに取るように意識しましょう。
長い時間、集中力をずっと保ち続けるのは不可能に近いです。
小まめに休憩を取ることは、集中力を回復してくれる効果があります。
 
また、仕事時間が細分化されるので「次の休憩までにこれを終わらせる」と目標ができ、仕事の質とスピードが上がることが期待できます。

⑧完璧主義にならない

全ての作業を「緻密に」「丁寧に」「完璧に」こなすことは必ずしも正解ではありません。
求められているクオリティの成果を、求められている時間で提供することが大切です。
必要以上に完璧主義だと、他の仕事やタスクに影響が出るので、かえって非効率になります。
あまり神経質にならず、「このタスクをする目的は何か」「成果として何を求められているのか」を常に意識して仕事をしましょう。

⑨整理整頓をする

「必要なもの」が「必要なとき」に無いのは大きな時間のロスになります。
“年間150時間”もビジネスマンは探し物をしていると言われているので、この時間を削減できれば大きな効率化アップになります。
身の回りの物や書類などのデータ類は、常に整理されていて、欲しい時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。
 
また、仕事をする環境が汚いと、気が散って集中できません。
デスクや部屋の整理整頓をする癖が付くことで、自然と頭の中も情報の整理整頓ができるようになります。
 
身の回りの整理整頓をすることは、時間の削減や仕事環境を整えて集中するために必要なことです。

⑩便利なツールに頼る

仕事やタスクの情報を全て覚えたり、効率化を自分の力だけでするのには限界があります。
例えば、しっかりと情報を管理していないと「必要な情報がすぐに見つからない」ので非効率ですし、他のやるべきことに時間を割けません。
ですので、自分一人で仕事の効率化を目指すのではなく、便利な効率化ツールを頼りましょう。
 
効率化ツールを使うことで、「非効率な方法での情報管理」や「複雑になって大変だったタスク管理」が簡単にできます。
ただし、複雑な機能や使い方のツールは、かえって仕事を非効率にするのでおすすめしません。
「誰でも簡単に使えるようなシンプルさ」と「十分な機能を兼ね備えた便利さ」の2つを持ったツールを選びましょう。
Stockのバナー

効率化アップをサポートするツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 


Stockのバナー

まとめ

いかがだったでしょうか?
 
仕事を効率的にこなす人は、「取捨選択ができる人」を指すことがわかりました。
「効率的な仕事ができる人になるための10個のアイデア」をまとめてみます。
 
①タスクは実行日に設定する
②朝一にタスクの優先順位を決める
③重要度の高い仕事は午前中にする
④単純作業は午後にする
⑤締め切りを設定して必ず守る
⑥終わりの時間を決める
⑦小まめに休憩を取る
⑧完璧主義にならない
⑨整理整頓をする
⑩便利なツールに頼る
 
特に、⑩便利なツールに頼るは、仕事を効率化する上でコストが小さい上に効果が大きいので、非常に有効です。
ぜひ今回の記事を参考にして、仕事を効率化してみてください。