昨今のコロナ禍の対策の一環もあり、交通費や出勤時間といった無駄なコストをカットできることからも、テレワークを導入する企業が増加傾向にあります。
しかし、テレワークでは自分のペースで仕事ができるので、生産性が向上する場合もあれば、オンオフの切り替えがしにくいなどによりオフラインの業務よりも生産性が低下する可能性もあります。そしてなかには、テレワークの生産性を向上させる方法がわからずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの生産性低下の原因と生産性向上のポイントを中心に解説します。
- テレワーク下での生産性を向上させる方法を知りたい
- 自社のテレワークの生産性が低下しているが原因がわからない
- テレワークの生産性を向上させた事例を参考に自社のテレワークへ活かしたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワークの生産性低下の原因を理解しながら、事例をもとに自社のテレワークの生産性を向上させられます。
目次
【調査】テレワークでどれほど生産性が落ちているか
テレワークの生産性低下が見られる原因には、社員自身のモチベーションの問題とテレワークの体制の問題の2つが考えられます。
実際、テレワーク経験のある20代・30代の半数近く、50代でも30.5%がテレワークで「つい仕事の手を抜いてしまっている」と回答しています。また、30代以上のテレワーク経験者の6割以上が「正確な意思疎通がしづらくなった」と考えているのです。
この調査の結果からもテレワークの生産性低下の原因を解決するには、テレワークの実施環境を整えたり、社員のモチベーションに悪影響を与えない仕組みづくりが必要なのです。
テレワークの生産性が低下する原因
ここでは、テレワークの生産性が低下する原因について解説します。テレワークの生産性が低下すると社員のモチベーションも下がり、さらなる生産性低下を引き起こす悪循環となる可能性があるため注意しましょう。
テレワーク環境が整備されていない
テレワークではオフィスと比べ作業環境が人によって異なるうえ、生産性が低下する原因となる場合があります。
とくに、テレワークではインターネットの接続状況に問題があると、やりとりがスムーズに行えず、業務に遅れが発生してしまうケースがあります。また、パソコンのスペックは社員ごとに異なるため、業務がうまく進行せずに生産性が下がる場合もあります。
このように、自宅であってもオフィスのように集中できる環境が整えられていなければ、テレワークで生産性が低下してしまうのです。
社員のタスク状況が把握しづらい
テレワークでは社員のタスク状況が把握しづらい点も生産性が低下する原因の一つです。
テレワークではタスク管理が属人的になりやすく、定期的に進捗報告を行わなければチームのタスク管理が難しくなってしまいます。たとえば、社員が業務に苦戦していても、上司がタスク状況を把握できていなければ適切なアドバイスができなくなるのです。
このように、テレワークでは一層社員のタスク管理が適切に行われていなければ、社員が「今何をしているか」がわからなくなります。また、そもそも仕事を行っているかすらも分からない、といった不信感にもつながりかねません。
円滑な情報共有ができていない
円滑な情報共有ができていない場合も、テレワークでの生産性低下の一因です。
テレワーク下における情報共有の方法は、メールやチャットツールの利用が一般的です。しかし、メールは話題が整理されずにメールボックスへとメールが溜まり、「定型文が必要になる」という無駄も発生します。一方、チャットツールは情報が流れて必要なときに情報を即座に取り出せないといったデメリットがあります。
とはいえ、メールやチャットツールを使わなければ情報共有ができないので、認識齟齬や伝達漏れといった問題の発生リスクが常にあること全社で把握しておく必要があるのです。
テレワークの生産性を向上させるポイント
ここではテレワークの生産性を向上させるポイントについて解説します。以下のポイントを自社のテレワークに反映させると、オフラインと遜色なく業務を進められるようになります。
作業環境を改善する
作業環境を改善すると業務スピードの向上が実現し、結果としてテレワークの生産性が向上します。たとえば、以下の施策を行うと社員の作業環境改善を行えます。
- テレワークにおけるルールを明確化する
- テレワーク環境の構築にかかる費用は企業が負担する
- 勤怠管理システムを利用し、出勤・退勤時間を簡単に打刻できるようにする
社員ごとに作業環境のレベルが異なっていると、作業環境が充実していない社員が業務を行うために出社を強いられ、不満につながる可能性もあります。そのため、全社員が一定以上の作業環境でテレワークを行えるように、対策を行う必要があるのです。
社員のタスクを可視化する
社員のタスク状況を可視化し、チームメンバーが「今何をしているか」を明確にすると、テレワークの生産性向上につながります。
タスクがすべて把握できる状態になっていれば、進捗管理のために上司が定期的に確認を行う工数が削減できます。また、業務プロセスも可視化できるため、テレワーク下の人事評価において定量評価を重視し過ぎることなく、定性・定量評価双方を考慮に入れられるようになるのです。
とくに、タスク管理の見える化には「Stock」のように、社員のタスク状況一覧を簡単に確認できるツールを導入すると、ITリテラシーの高くない社員でも簡単にテレワーク下のタスク管理を効率化させられるので、生産性向上を実現できます。
情報共有しやすいツールを導入する
情報共有しやすいツールを導入すると、テレワーク下の情報共有にかかる無駄な工数を削減でき、生産性向上が実現可能です。
メールやチャットツールのデメリットを解決できるツールは情報の蓄積性が高く、誰でも簡単に使えるツールである必要があります。とくに、テレワークではオフラインよりもテキストやファイルなど、視覚的に使う情報が多くなるので、情報が正しくツールで管理できなければ、円滑な業務遂行を妨げてしまいます。
また、自社の社員のITリテラシーに合わせたツールを導入すると、情報共有を円滑に行えるだけでなく、必要なときには即座に情報を取り出せるようになり生産性向上に繋げられるのです。
テレワークの生産性を向上させた企業事例4選
ここでは、実際にテレワークの生産性を向上させた企業事例をご紹介します。以下の事例を参考に、自社でもできることを取り入れることが生産性向上の秘訣です。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社はテレワーク下の社員の孤独感を解消を目的として、「分報」と呼ばれる分刻みに行う雑談という手法を導入しました。
「分報」では、テレワークでありがちな自身の悩みを気軽にチャットに書き込みます。その結果、社員同士が感情を共有することでストレスを溜め込まずに済み、チームメンバー同士の相互理解も深まるというメリットが生まれました。
また、チャットツールにより会話のハードルが下がると、コミュニケーションが活性化されます。その結果、社員の企業への帰属意識が高まりやすくなったのです。
日本航空株式会社
日本航空株式会社は2015年4月からテレワークを導入しました。主に育児中の従業員のワークライフバランスを考慮し、在宅勤務が行えるようにテレワーク制度を開始しました。
その結果、仕事の内容によってテレワークと出社を柔軟に変えられるようになっています。たとえば、明日は資料作りのために在宅勤務を行い、明後日は会議のために出社するといった働き方が可能になったのです。
また、上司がその場にいないからこそ業務の生産性を担保しようと社員が意識的に進捗管理を行うようになり、実際にテレワークの導入によって、生産性を向上させたのです。
チューリッヒ保険会社
チューリッヒ株式会社は2011年3月の東日本大震災をきっかけに事業継続計画の一環としてテレワークを導入しました。
「仮想デスクトップ」というシステムの導入により、在宅でも顧客情報などのセキュリティを担保できるようにしました。また、会議室を自宅に見立ててテレワーク教育を行い、テレワークに不安を持つ社員の悩みを解消しました。
その結果、コロナ禍の2020年度以降もお客様満足度が上昇し続けたのです。このように、テレワーク移行前に事前の準備を適切に行っていると、移行後も出社時以上の生産性を担保できるのです。
株式会社ベネッセホールディングス
株式会社ベネッセホールディングスは、コロナ禍以前より生産性向上を目的としてテレワーク導入を推進しました。
同社は移動時間や出勤の手間を減らし、部分在宅の活用を推奨する「テレワーク@home」を導入し、テレワークの生産性向上を図りました。
「テレワーク@home」には月5日まで利用できる終日在宅勤務と取得制限のない部分在宅勤務があります。とくに、終日在宅勤務では残業が禁止されているため、決められた時間で業務を終わらせられるようにすることで、生産性向上に努めています。
テレワークの生産性を向上させるツール
以下では、テレワークの生産性を向上させるツールをご紹介します。
テレワークの生産性向上のためには、上司やチームメンバーが各社員の状況を把握し、適切なアドバイスやサポートを行わなければなりません。そのため、社内の情報共有や社員のタスク管理を適切に行う必要があります。
そこで、テレワークでは必須の情報共有ツールを使った管理が求められます。ただし、多機能なツールでは教育コストがかかり、逆に生産性が低下する原因となるため、「全社で即日運用可能、かつ必要な機能を過不足なく備えたツール」を使うべきです。
結論、情報共有やタスク管理を効率化し、テレワークの生産性を向上させるには、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報共有やタスク管理が行える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には共有した情報を正しく蓄積でき、ノートに紐付けられる「メッセージ」を利用すると、情報の錯綜なくやりとりが可能です。また、「タスク」を利用すると社員のタスク状況が可視化されるので、簡単に進捗確認が行えます。
最も簡単にテレワークの生産性の向上が可能なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
テレワークの生産性低下の原因と向上のポイントまとめ
ここまで、テレワークの生産性低下の原因と向上のポイントを中心に解説しました。
テレワークの生産性が低下する原因は、社員のインフラやハード環境の問題と適切なツールの導入で解決できる問題の2点に分けられます。とくに、後者は全社で取り組むべき問題なため、早急に解決すべきです。
また、情報共有・管理に必要な機能が過不足なく揃っているか、全社で即日運用可能か、という2点を中心に適切なツールを選定しなければなりません。仮に、「機能が不足していた」、「難しくて使いこなせない」といった問題が発生すると、生産性向上どころか業務に支障が発生する点に注意しましょう。
そこで、今回ご紹介した「Stock」のような、非IT企業の社員でもテレワーク下における情報共有・タスク管理を効率化し、生産性向上を実現できるツールが必要です。実際に非IT企業を中心に150,000社以上に導入され、生産性向上を実現しています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し自社のテレワークでも生産性を向上させましょう。
