昨今のコロナ禍の対策の一環もあり、交通費や出勤時間といった無駄なコストをカットできることからも、テレワークを導入する企業が増加傾向にあります。
しかし、テレワークでは自分のペースで仕事ができるので、生産性が向上する場合もあれば、オンオフの切り替えがしにくいなどにより出社時よりも生産性が低下する可能性もあります。なかには、テレワークの生産性を向上させる方法がわからずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの生産性低下の原因と生産性向上のポイントを中心に解説します。
- テレワーク下での生産性を向上させる方法を知りたい
- 他社の成功事例から、自社のテレワークを見直したい
- テレワーク下の生産性向上に役立つツールを教えてほしい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワークの生産性低下の原因を理解しながら、事例をもとに自社のテレワークの生産性を向上させられます。
目次
【調査】テレワークでどれほど生産性が落ちているか
テレワークの生産性低下が見られる原因には、社員自身のモチベーションの問題とテレワークの体制の問題の2つが考えられます。
実際、テレワーク経験のある20代・30代の半数近く、50代でも30.5%がテレワークで「つい仕事の手を抜いてしまっている」と回答しています。また、30代以上のテレワーク経験者の6割以上が「正確な意思疎通がしづらくなった」と考えているのです。
この調査の結果からもテレワークの生産性低下の原因を解決するには、テレワークの実施環境を整え、社員のモチベーションに悪影響を与えない仕組みづくりが必要なのです。
【テレワークは効率が悪い？】生産性が低下する原因
ここでは、テレワークの生産性が低下する原因について解説します。テレワークの生産性が低下すると社員のモチベーションも下がり、さらなる生産性低下を引き起こす悪循環となる可能性があるため注意しましょう。
テレワーク環境が整備されていない
テレワークではオフィスと比べ作業環境が人によって異なるうえ、生産性が低下する原因となる場合があります。
とくに、インターネットの接続状況に問題があると、やりとりがスムーズにできず、業務に遅れが発生してしまうケースがあります。また、パソコンのスペックは社員ごとに異なるため、業務がうまく進行せずに生産性が下がる場合もあります。
このように、自宅であってもオフィスのように集中できる環境が整えられていなければ、生産性が低下してしまうのです。
社員のタスク状況が把握しづらい
テレワークでは社員のタスク状況が把握しづらい点も生産性が低下する原因の一つです。
テレワークではタスク管理が属人的になりやすく、定期的な進捗報告ができなければチームのタスク管理が難しくなってしまいます。たとえば、社員が業務に苦戦していても、上司がタスク状況を把握できていなければ適切なアドバイスができなくなるのです。
このように、テレワークではより一層社員のタスク管理が適切にできなければ、社員が「今何をしているか」がわからなくなります。また、そもそも仕事をしているかすらもわからない、といった不信感にもつながりかねません。
円滑な情報共有ができていない
円滑な情報共有ができていない場合も、テレワークでの生産性低下の一因です。
テレワーク下の情報共有はメールやチャットが主流ですが、メールは話題が整理されず、定型文の手間も発生します。チャットは、情報が流れやすく、必要な情報をすぐに見つけにくいという課題があります。
また、テキストコミュニケーションがメインになるので、認識の齟齬や伝達漏れといった問題の発生リスクが常にあること全社で把握しておく必要があるのです。
【具体的】テレワークの生産性を向上させるポイント
ここではテレワークの生産性を向上させるポイントについて解説します。以下のポイントを自社のテレワークに反映させると、オフラインと遜色なく業務を進められるようになります。
(1)作業環境を改善する
作業環境を改善すると業務スピードの向上が実現し、結果としてテレワークの生産性が向上します。たとえば、以下の施策に取り組むと社員の作業環境が改善されます。
- テレワークにおけるルールを明確化する
- テレワーク環境の構築にかかる費用は企業が負担する
- 勤怠管理システムを利用し、出勤・退勤時間を簡単に記録できるようにする
社員ごとに作業環境のレベルが異なっていると、環境が充実していない社員が出社を強いられ、不満につながる可能性もあります。そのため、全社員が一定以上の作業環境でテレワークができるように、対策を講じる必要があるのです。
(2)社員のタスクを可視化する
社員のタスク状況を可視化し、チームメンバーが「今何をしているか」を明確にすると、テレワークの生産性向上につながります。
タスクがすべて把握できる状態になっていれば、上司が定期的に進捗を確認する工数が削減できます。また、業務プロセスも可視化できるため、テレワーク下の人事評価において定量評価を重視し過ぎることなく、定性・定量評価双方を考慮に入れられるようになるのです。
とくに、タスク管理の見える化には「Stock」のように、社員のタスク状況一覧を簡単に確認できるツールを導入すると、ITリテラシーの高くない社員でも簡単にテレワーク下のタスク管理が効率化し、生産性向上を実現できます。
(3)情報共有しやすいツールを導入する
情報共有しやすいツールを導入すると、テレワーク下の情報共有にかかる無駄な工数を削減でき、生産性向上が実現可能です。
メールやチャットツールのデメリットを解決できるツールは情報の蓄積性が高く、誰でも簡単に使えるものである必要があります。とくに、テレワークではオフラインよりもテキストやファイルなど、視覚的に使う情報が多くなるので、情報が正しくツールで管理できなければ、円滑な業務遂行を妨げてしまいます。
また、自社の社員のITリテラシーに合わせたツールを導入すると、情報共有を円滑になるだけでなく、必要なときには即座に情報を取り出せるようになり生産性向上に繋げられるのです。
【成功事例】テレワークの生産性を向上させた企業5選
ここでは、実際にテレワークの生産性を向上させた企業事例をご紹介します。以下の事例を参考に、自社でもできることを取り入れることが生産性向上の秘訣です。
事例1｜サイボウズ株式会社
同社はテレワーク下の社員の孤独感の解消を目的として、分刻みに雑談をする「分報」と呼ばれる手法を導入しました。
「分報」では、テレワークでありがちな自身の悩みを気軽にチャットに書き込みます。その結果、社員同士が感情を共有することでストレスを溜め込まずに済み、チームメンバー同士の相互理解も深まるというメリットが生まれました。
また、チャットツールにより会話のハードルが下がると、コミュニケーションが活性化されます。その結果、社員の企業への帰属意識が高まりやすくなったのです。
事例2｜日本航空株式会社
同社は2015年4月からテレワークを導入しました。主に育児中の従業員のワークライフバランスを考慮し、在宅勤務ができるようにテレワーク制度を開始しました。
その結果、仕事の内容によってテレワークと出社を柔軟に変えられるようになっています。たとえば、明日は資料作りのために在宅で勤務し、明後日は会議のために出社するといった働き方が可能になったのです。
また、上司がその場にいないからこそ業務の生産性を担保しようと社員が意識的に進捗管理をするようになり、実際にテレワークの導入によって、生産性を向上させたのです。
事例3｜チューリッヒ保険会社
同社は2011年3月の東日本大震災をきっかけに事業継続計画の一環としてテレワークを導入しました。
「仮想デスクトップ」というシステムの導入により、在宅でも顧客情報などのセキュリティを担保できるようにしました。また、会議室を自宅に見立ててテレワーク教育を実施し、テレワークに不安を持つ社員の悩みを解消しました。
その結果、コロナ禍の2020年度以降もお客様満足度が上昇し続けたのです。このように、テレワーク移行前に適切に準備していると、移行後も出社時以上の生産性を担保できるのです。
事例4｜株式会社ベネッセホールディングス
同社は、コロナ禍以前より生産性向上を目的としてテレワーク導入を推進しました。
同社は移動時間や出勤の手間を減らし、部分在宅の活用を推奨する「テレワーク@home」を導入し、テレワークの生産性向上を図りました。
「テレワーク@home」には月5日まで利用できる終日在宅勤務と取得制限のない部分在宅勤務があります。とくに、終日在宅勤務では残業が禁止されているため、決められた時間で業務を終わらせられるようにすることで、生産性向上に努めています。
事例5｜株式会社原料屋ドットコム
同社は、テレワークにおける生産性向上を実現しました。
情報共有ツールである「Stock」の導入により、情報を共有しても流れてしまい後から確認しづらいという、チャットツールの欠点を解決しました。同社では新製品に関する情報や日報など、社内のあらゆる情報をStockに集約したことで、誰もが業務内容や必要とする情報を瞬時に把握できるようになりました。
その結果、ITリテラシーにばらつきがある従業員も円滑に連携でき、スムーズなコミュニケーションと業務効率化が実現しました。
テレワークの生産性を向上させるツール
以下では、テレワークの生産性を向上させるツールをご紹介します。
テレワーク下の生産性を向上させるには「適切な情報共有とタスク管理」が重要です。なぜなら、対面でのやりとりが減るため、社員が連携するには、適切な情報共有とタスク管理によって、プロジェクトの全体像と個人の進捗を可視化する必要があるからです。
そこで、ITツールを導入して、テレワーク下でも情報共有とタスク管理がスムーズにできる体制を整えましょう。ただし、多機能なツールでは教育コストがかかり、逆に生産性が低下する原因となるため、シンプルな操作性のものを選びましょう。
結論、情報共有やタスク管理を効率化し、テレワークの生産性を向上させるには、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報共有やタスク管理できるツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にまとめた画像やファイルを含むあらゆる社内情報は、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」でスピード感あるやりとりが可能です。また、「タスク」で社員の進捗を把握できるため、作業分担もスムーズにできます。
テレワーク下の社員の作業進捗を可視化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの生産性低下の原因と向上のポイントまとめ
ここまで、テレワークの生産性低下の原因と向上のポイントを中心に解説しました。
テレワークの生産性が低下する原因は、社員のインフラやハード環境の問題と適切なツールの導入で解決できる問題の2点に分けられます。とくに、後者は全社で取り組むべき問題のため、早急に解決すべきです。
また、情報共有・管理に必要な機能が過不足なく揃っているか、全社で即日運用可能か、という2点を中心に適切なツールを選定しなければなりません。仮に、「機能が不足していた」、「難しくて使いこなせない」といった問題が発生すると、生産性向上どころか業務に支障が発生する点に注意しましょう。
そこで、今回ご紹介した「Stock」のような、非IT企業の社員でもテレワーク下における情報共有・タスク管理を効率化し、生産性向上を実現できるツールが必要です。実際に非IT企業を中心に240,000社以上に導入され、生産性向上を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し自社のテレワークでも生産性を向上させましょう。
