社内の文書は適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い資料と読み違えてしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。
しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 適切な文書管理を行いたい
- 自社に合った文書管理台帳のテンプレートを探している
- 社内の書類を簡単に管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を一覧化した台帳を指します。
台帳で文書を管理することで「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、法定保存年限が決まっている書類は、決められた期間で保存および破棄する必要があり、慎重な取り扱いが求められるのです。
そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。
【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選
ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。
記載項目が充実しているテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。
保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート
こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
文書管理のポイント3つ
社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを3つ紹介します。
(1)関係者へ適切に共有する
文書管理における1つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。
社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えいを防ぐ観点から必要なメンバーにのみ共有する必要があります。そのため、たとえば「重要な紙の書類は関係者のみが入室できるエリアに保管する」「電子データの書類はメンバーによって閲覧・編集権限を設定する」などの対策が求められるのです。
このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。
(2)適切に情報を更新する
文書管理における2つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。
マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に即した内容になるように定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、社内文書が一覧化されるので情報の更新が必要な資料を見つけやすくなるのです。
(3)保存期間に合わせて書類を整理する
文書管理における3つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては法律で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクを伴います。そのため、定めた保存期間に則った書類管理は必須なのです。
そこで、たとえば「Stock」のようなITツール上で文書の保管場所をまとめておくと、パソコン・スマートフォンから簡単に確認できるうえに、情報を更新するときにデータファイルを都度開く手間がかからなくなります。
【注意】Excelで文書を管理するデメリット
Excelで文書を管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかる点に注意が必要です。
前提として、文書管理は「必要な文書へのアクセス性を高める」観点から欠かせない業務です。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着くことができます。
しかし、社内で保管しているファイルデータが多いと、文書管理台帳自体が他のファイルに埋もれて必要な情報を素早く見つけられません。
したがって、Excelで効果的な文書管理は困難だと言えます。そこで、「Stock」のようなITツールを導入すると、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった事態を防ぐことができます。
【必見】文書管理台帳の運用が楽になるおすすめのツールとは
以下では、文書管理台帳の運用が楽になるおすすめのツールをご紹介します。
文書管理台帳は、Excelテンプレートを活用すると簡単にExcelファイル化できる点がメリットです。しかし、社内で保管しているデータファイルが多い場合、Excel化した文書管理台帳のファイルが埋もれてすぐに見つけにくくなってしまう恐れがあります。
そこで、ITツールを活用してツール内に「文書管理台帳のファイルを保管する」「直接、文書の情報を書き込む」方法がおすすめです。複数人で同時に閲覧可能なうえ、検索機能が備わったツールを選べばスムーズに文書管理台帳が探し出せます。
ただし、多機能なツールは社内メンバーが上手く使いこなせない恐れがあるため「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。結論、文書管理台帳の運用には非IT企業の65歳以上のメンバーでも直感的に使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には文字や簡単な表・データファイルを残せます。また、高性能な検索機能が備わっているうえ、ノートはシンプルな「フォルダ」で視覚的にも整理できるので、目的の情報にたどり着きやすい体制を整えられるのです。
目的の情報が見つかりやすいツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ
これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがある点に注意が必要です。
文書管理台帳をすぐに開ける環境が整っていないと、必要な文書の保管場所が分からず業務が進まなくなってしまいます。そこで、検索機能の備わったITツールで文書管理台帳を管理すれば、短時間で目的の内容が見つかります。
結論、簡単に操作可能かつ高度な検索機能で目的のデータを探しやすい情報共有ツール「Stock」がおすすめです。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報がメンバー内で共有しやすい体制が整います。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、文書を管理しやすい環境を実現しましょう。
