社内アンケートを実施すると、社員の本音から職場環境の不満を解消し、より働きやすい組織を作れます。その結果、社員の離職を防いだり、無駄な業務プロセスを見直したりできるのです。
しかし、「社内アンケートを実施したいがどのように作れば良いのか分からない」「回答をし忘れている従業員が多い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内アンケートのテンプレートや作成・実施方法、運用のポイントを中心にご紹介します。
- 社内アンケートの質問項目の作り方が分からず悩んでいる担当者
- テンプレートを活用して時間をかけずに社内アンケートを作りたい総務担当者
- 社内アンケートの共有・管理体制に課題を感じている管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社内アンケートのテンプレートや作成・実施方法が分かり、アンケートの配布や回収時に起こりがちな失敗も防げるようになります。
目次
【無料】社内アンケートのテンプレート3選
従業員満足度調査のテンプレート
| 基本項目 | 詳細 |
|---|---|
| 部署名・役割・勤続年数 | 任意で記載する |
| 仕事内容にやりがいを感じている | 5段階評価 5:非常にそう思う 4:そう思う 3:どちらとも言えない 2:あまりそう思わない 1:全く思わない |
| 業務量は適切である | 5段階評価 |
| 職場の人間関係は良好である | 5段階評価 |
| 評価・フィードバックは適切である | 5段階評価 |
| 働く環境（設備・制度）が整っている | 5段階評価 |
| 改善してほしい点・意見など | 自由記入 |
従業員満足度調査は、実際に従業員が職場で感じている不満や課題、満足度を把握するために実施します。そのため、全社・部署ごとで結果を可視化しやすいように数値で答えられるアンケート方式がおすすめです。
さらに、数値が低い項目を洗い出し、見直し・改善策の検討を重ねれば、「実は今のシフトに不満がある」といった、普段の口頭では言えない本音を拾い上げ、先回りして対策できます。
職場環境アンケートのテンプレート
| 基本項目 | 詳細 |
|---|---|
| 部署名・役割・勤続年数 | 任意で記載する |
| 業務に必要な情報が十分共有されている | 5段階評価 5:非常にそう思う 4:そう思う 3:どちらとも言えない 2:あまりそう思わない 1:全く思わない |
| 業務手順・ルールが明確で分かりやすい | 5段階評価 |
| ツール・システムが使いやすい | 5段階評価 |
| 残業時間が適切に管理されている | 5段階評価 |
| スキルアップや研修の機会が十分にある | 5段階評価 |
| 制度・仕組みに関する意見 | 自由記入 |
| その他気づいたこと・要望 | 自由記入 |
職場環境のアンケートは、職場の働きやすさや業務環境に関する実態を把握するために実施します。そのため、数値のみのアンケートではなく、要望や意見を自由に書く欄も設けるべきです。
また、具体的な要望が明らかになることで、環境面の課題を具体的に分析・改善できるようになります。
社内アンケートの案内文のWord用テンプレート
こちらは、別記をアンケート用紙にした、社内アンケートの案内文のテンプレートです。
別記に、箇条書きでアンケート項目を記載できます。ほかにも、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」のサイトでは、別記が表形式のテンプレートも用意されているので、自社に合った形式を選びましょう。
社内アンケートの作成から実施までの4ステップ
ここでは、社内アンケートを作成してから実施するまでの4ステップをご紹介します。以下を参考にして回答率を向上させ、効果的なアンケートを作成・運用できるようにしましょう。
（1）目的を明確にする
まず、社内アンケートの目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧なまま設計すると、質問内容が分散し、必要な情報が集まらなくなります。また、質問内容も抽象的になりやすいため、具体的な状況や行動が把握できず、課題の分析・改善につながりません。
したがって、質問項目を設計する前にアンケートの目的を明確にし、目的を達成するために必要な設問を整理することが重要です。
（2）対象者に合わせた質問項目にする
次に、対象者に合わせた質問項目を設定します。社内環境や満足度における課題は、部署や役職など、立場・業務内容によって捉え方が異なります。そのため、すべての従業員に対して同一の設問でアンケートを実施していると、実態・課題を正確に把握できない可能性があるのです。
たとえば、現場社員には業務負荷や作業環境に関する質問を中心にし、管理職にはマネジメントに関する質問を設定するなど工夫する必要があります。したがって、回答精度を高めるためには、対象者ごとに適切な質問を設定するべきなのです。
（3）匿名・実名の回答方式を決める
質問項目まで設定したら、匿名・実名の回答方式を決めます。
匿名回答にすれば率直な意見が集まりやすくなり、実名回答にすれば個別フォローや具体的なヒアリングが可能になります。つまり、回答方式によって意見の正直さや分析のしやすさが大きく変化するのです。
たとえば、匿名回答は人間関係など本音が出にくい内容に適しており、実名回答は業務上の具体的な課題や個別対応が必要な問題点を把握したい場合に適しています。したがって、収集したい情報に合わせて回答方式を選択するようにしましょう。
（4）配布と回収方法を決定する
最後に、配布と回収方法を決定します。
配布や回収、回答のしやすさによって、回答率や回収スピードは大きく異なります。たとえば、スマホからでも回答できたり、ワンクリックでアクセスが簡単だったりすると、業務の合間でも回答しやすくなり、回答率の向上につながるのです。
したがって、場所や時間を問わず簡単に回答できるように配布・回収手段を事前に決めておけば、負担を減らしつつ確実にデータを集められます。
社内アンケート作成で失敗しない3つのポイント
ここでは、社内アンケート作成で失敗しないための3つのポイントを解説します。社内アンケートの作成に悩んでいる方は必見です。
（1）誘導するような質問文にしない
1つ目は、誘導するような質問文にしないという点です。
誘導的な設問では、社員の本当の意見を引き出せません。たとえば、「〇〇の制度に問題はありませんか？」「わが社では〇〇と考えていますが、この意見に賛成ですか？」といった質問は、社員が反対意見を回答しづらく、賛成意見に誘導していると言えます。
そのため、「〇〇について、気になる点があれば教えてください」というように、社員が率直に答えられる質問を設定しましょう。
（2）スマホで回答できる形式にする
2つ目は、スマホで回答できる形式にするという点です。
紙媒体で社内アンケートを実施していると、配布・回収の手間がかかるうえ、紛失の恐れもあります。また、回答方法がパソコンのみなどデバイスが限られていると、回答できるタイミングが制限されるため、回答率が低下し十分な結果が集まらないのです。
したがって、場所や時間に関係なく回答できるように、オンラインフォームなど柔軟な回答手段を導入するべきなのです。
（3）記述式回答を減らす
3つ目は、記述式回答を減らすという点です。
記述式の回答が多いアンケートだと、回答者は内容や文章を考えるのに時間がかかります。その結果、アンケートへ回答する負担が増大し、途中離脱や適当な回答が増えてしまうのです。
したがって、「大半の質問を選択式にする」「記述式の質問は任意回答とする」など、回答しやすい設計にしましょう。また、選択式のアンケートの方が集計・分析もしやすくなります。
社内アンケートの「配布」と「回収」でよくある失敗
以下では、社内アンケートの「配布」と「回収」でよくある失敗をご紹介します。社内アンケートの配布や回収に課題を感じている方は必見です。
（1）メールやチャットに埋もれて回答が集まらない
1つ目は、メールやチャットに埋もれて回答が集まらないという点です。
メールやチャットでアンケートを共有していると、他の業務連絡や通知に埋もれてアンケートの存在に気づかず、流れてしまうケースがあります。その結果、回答期限を過ぎてしまい、十分な回答数が集まらなくなるのです。
したがって、期限までに複数回リマインド通知をしたり、アンケートの共有方法を見直したりする必要があります。たとえば、メールやチャットのように情報が流れず、アンケートの案内を「残る情報」として共有できる蓄積型のツールを活用するのが最適です。
（2）誰が未提出なのか一目で把握できない
2つ目は、誰が未提出なのか一目で把握できないという点です。
紙やWord・Excelなどファイル形式でアンケートを実施していると、回答者と未回答者を手作業で確認しなければならず、回収作業に時間がかかります。そのため、アンケートを回収・分析する担当者の負担が増大するのです。
したがって、回答状況をリアルタイムで確認できるようにする必要があります。たとえば、タスクを管理できるITツールを導入して、アンケート回答をタスク化し、回答状況を一元管理するのがおすすめです。
社内アンケートの依頼・提出状況を簡単に管理できる方法
以下では、社内アンケートの依頼・提出状況を簡単に管理できる方法をご紹介します。
Excel/Wordで作成した社内アンケートをメールで依頼すると、日々の業務連絡に埋もれて社員が気づかなかったり、提出を忘れられたりする恐れがあります。そのため、 担当者が未提出者をひとりずつ確認し、個別に催促する手間がかかるのです。
こうした未提出を無くすためにWebアンケートを使っても、配布手段がメールやチャットだと結局URLが埋もれてしまいます。「忘れず回答してください」と個人の努力やルールに頼るだけでは、全員からスムーズにアンケートを回収するのに限界があるのです。
そこで重要なのが、アンケートの案内をいつでも全員が確認でき、回答期限の管理まで同時に仕組み化することです。誰が未対応なのかが自動で可視化されていれば、担当者が何度も催促のメッセージを送る必要もなくなります。
これらの課題をすべて解決できるのが、ITに詳しくない企業でも迷わず使える情報共有ツールの「Stock」です。また、アンケートの案内やURLを専用の「ノート」で流れないように共有可能なうえ、付属の「タスク」機能により回答状況を一目で管理できます。
最も簡単に社内アンケートを運用できる「Stock」
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＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内アンケートのテンプレートまとめ
これまで、社内アンケートのテンプレートや作成から実施までのステップを中心にご紹介しました。
社内アンケートは、実施する目的を明確にして、目的に沿った質問事項・回答方式を設定するべきです。また、特定の回答に誘導するような質問を避け、負担なく回答できるように設計する必要があります。
一方、メールやチャットでアンケートを共有すると、他の業務連絡に埋もれて回答し忘れが発生しやすいほか、提出状況を把握できません。そのため、共有が簡単で、アンケートの管理を仕組み化できるIT ツールを使って適切に回収するようにしましょう。
したがって、自社が導入すべきは、誰でも簡単にノートにアンケート案内・URLを蓄積・管理・共有し、タスク機能で回答状況を一元管理できるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効果的な社内アンケートの運用を実現しましょう。
