仕事においてスケジュール表を作成することは、全体像を把握し、優先順位を可視化するために重要なことです。そのため、普段から仕事で使われるExcelでスケジュール表を作成・共有する企業も多いです。
一方で、「Excelで簡単にスケジュール表を作成する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelでスケジュール表を作成できるテンプレート6選を中心にご紹介します。
- Excelで簡単にスケジュール表を作成する方法を知りたい
- 予定表の作成に便利なテンプレートを探している
- 社内のスケジュール管理を円滑に進められるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、簡単にスケジュール表を作成できるテンプレートから管理する方法までわかります。
目次
Excelを使ったわかりやすいスケジュール表の作り方
ここでは、Excelを使ってわかりやすいスケジュール表を作成する2つの方法をご紹介します。自社に適切な作成方法はどちらかを判断する際の参考にしましょう。
（1）自作する
1つ目は、Excelを使ってスケジュール表を一から自作する方法です。
Excelに「日付」「曜日」「予定」の欄を作ると簡単にスケジュール表が完成します。自作することで、日間や月間、年間スケジュールへの変更や項目を自由に追加でき、自社に適したオリジナルのスケジュール表を作成可能です。
一方で、個人のExcelスキルに依存するため、見にくいスケジュール表になってしまったり、スケジュール表を作成するために多くの時間を費やしてしまったりするデメリットがあります。
（2）テンプレートを使う
2つ目は、Excelで使えるテンプレートを利用してスケジュール表を作成する方法です。
既存のテンプレートを利用すると、項目に情報を入力していくだけで見やすいスケジュール表を簡単に作成することができます。そのため、スケジュール表の作成に時間をかけたくない方やExcelスキルに自信がない方におすすめの方法です。
一方で、ある程度形式が決まっているので自作に比べて自由度の面では劣ります。しかし、元のテンプレートに項目を追加して使いやすい形にすることは可能なので、手間をかけずに基本的なスケジュール表を作成したい場合におすすめです。
【無料】Excelで使える予定表テンプレート6選
以下ではExcelで使える無料の予定表テンプレート6選をご紹介します。形式のバリエーションが豊富なので、自社の用途に応じて適したテンプレートを見つけましょう。
業務スケジュールを管理できるフォーマット
こちらは、Microsoft社が提供する業務管理のスケジュール表です。1日、月間、年間といったように複数枚のテンプレートが付いており、期間別のスケジュールを立てることができます。
そのため、目標から逆算した詳細なスケジュールを設定することが可能なのです。
カレンダー形式の月間予定表のサンプル
こちらは、Microsoft社が提供する１ヶ月ごとのカレンダーです。カレンダー形式での予定管理なので、「いつ何の予定があるのか」「締め切りはいつなのか」が視覚的にもわかりやすいです。
詳細なスケジュールよりかは、大まかに月ごとの予定を把握したい方向けです。
日程調整に最適なタイムチャート形式のタスク管理表
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャート形式のシンプルなタスク管理表です。全てのタスクやタスクの期日、現時点での進捗状況が一目で確認できるため、優先順位がはっきりします。
結果、タスクの抜け漏れだけでなく、タスクの遅延防止にもつながります。
社員のスケジュール管理表の雛形
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供するスケジュール管理表です。この雛形は、タスクを大分類、中分類、小分類と細分化し、企業が大きな目標を達成するための計画書であるアクションプランを立てることができます。
また、担当者や年間スケジュールもわかるので、社員一人一人の予定を確認しながらタスクを振り分けることができ、効率的な目標の達成を可能にします。
見やすい年間スケジュール表
こちらは、Microsoft社が提供する年間スケジュール表です。シンプルなデザインで、カレンダーやスケジュール表、予定管理など様々な用途で利用できます。
一目で予定を理解しやすいので、社内でスケジュールを共有する際にも役立ちます。
1日の業務を管理できるタイムスケジュール表
こちらは、ビズ研が提供するタイムスケジュール表です。1日の業務を1時間単位で管理できます。
携わる業務が多い場合でも、時間ごとにスケジュールを管理できるので、タスク忘れやミスの防止につながります。
Excelでのスケジュール管理の注意点
ここでは、Excelのスケジュール管理における注意点を3つご紹介します。以下の注意点を押さえて、適切にスケジュールを管理しましょう。
（1）共有に手間がかかる
1つ目の注意点は、共有に手間がかかる点です。
Excelで作成したスケジュール表を共有する場合、メールやチャットツールなど、別のツールを使って送信する手間がかかります。また、更新の度に共有する必要があるため、担当者は何度も送信作業をしなければならず面倒です。
さらに、修正から共有までに時間がかかるため、情報の伝達に遅れが生じてしまう恐れがあるのです。よって、更新された情報がリアルタイムで反映されるITツールを使ってスケジュールは管理すべきと言えます。
（2）属人化しやすい
2つ目の注意点は、Excelの管理は属人化しやすいということです。
Excelは、リンクの送信によるファイルの共有は可能である一方で、同時に複数人による編集ができないため個人作業になりがちです。そのため、Excelファイルの編集方法を熟知している人のみがファイルの更新や編集をするようになってしまうのです。
結果、管理が属人化してしまい、担当者の退職や欠勤のときに代わりに管理できる人が見つからず、業務が滞ってしまう可能性があるのです。
（3）ファイル管理が煩雑化しやすい
3つ目の注意点は、ファイルの管理が煩雑化しやすいことです。
Excelはスケジュール表作成以外の目的でも使われるため、Excelファイルの数は日に日に増えていきます。似たような名前のファイル名が複数存在すれば、最新情報の判別が困難になり、必要なファイルを探すのにも苦労します。
そこで、情報を記載した「ノート」をフォルダで簡単に整理整頓し、情報がすぐ見つかる環境を構築できる「Stock」のようなツールを導入しましょう。
【必見】Excelで作成した予定表を効率的に管理する方法
以下では、Excelで作成した予定表を効率的に管理する方法をご紹介します。
Excelを利用すると誰でも気軽にスケジュール表を作成できる一方で、更新する度に共有する手間がかかったり、ファイル管理が煩雑になったりするなどの問題があります。そのため、スケジュール表の作成から共有・管理までスムーズに進められる環境が必須です。
そこで、スケジュール表の作成、共有、管理まで一気通貫でできるツールを導入しましょう。ただし、操作が複雑なツールでは社員が使いこなせない可能性がある点に注意しなければなりません。
結論、自社が導入すべきは、簡単な操作でスケジュール表を作成し、リアルタイムで共有して管理までできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、スケジュール表を直接記載し、簡単にリアルタイムでの共有が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」でスケジュールに関するやりとりもできるので、効率的な業務の進行にも役立ちます。
スケジュール表の作成から共有・管理まで一貫してできるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内のスケジュールを管理するコツとは
社内のスケジュールを適切に管理するコツは「リアルタイムでスケジュール共有すること」です。
リアルタイムでスケジュールを共有することで、予定にズレが生じた場合や、業務がスケジュール通りに進行できなくなった場合でも、チームで即座に対処できるのです。
また、タスクの完了度合いやプロジェクトの進捗を確認しやすくなるため、「今何をすべきか」が明らかになり、チーム全体で動きやすくなるのです。以上のように、スケジュールを共有することで、業務を予定通りに進めやすくなります。
分かりやすいスケジュール表の作り方まとめ
これまで、分かりやすいスケジュール表の作り方やテンプレート、管理の注意点を中心にご紹介しました。
Excelでは、テンプレートを利用することでスケジュール表を簡単に作成できる一方で、共有のしづらさや属人化のしやすさが問題点です。また、作成したスケジュール表を適切に管理できなければ、かえってファイルを見つけ出すのに時間がかかってしまう恐れもあるのです。
そこで、作成したスケジュール表をリアルタイムで共有し、管理までできるツールを導入しましょう。また、スケジュールに関する情報をやりとりできる「メッセージ」機能が搭載されたツールがおすすめです。
結論、自社が導入すべきはスケジュール表を簡単に作成・共有・管理でき、業務に関するやりとりまで可能なツール一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スケジュール表の管理を円滑化しましょう。
