仕事においてスケジュール表を作成することは、全体像を把握し、優先順位を可視化するために重要なことです。そのため、普段から仕事で使われるExcelでスケジュール表を作成・共有する企業も多いです。
 
一方で、「Excelを使ってどのようにスケジュール表を作成すれば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Excelでスケジュール表を作成できるテンプレート4選を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、簡単にスケジュール表を作成できるテンプレートから管理する方法までわかります。


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Excelを使ったわかりやすいスケジュール表の作り方

ここでは、Excelを使ってわかりやすいスケジュール表を作成する2つの方法をご紹介します。以下2つの方法のメリットとデメリットを比較し、どちらの方法で作成すべきかの判断の参考にしましょう。

(1)自作する

1つ目は、Excelを使ってスケジュール表を一から自作することです。
 
Excelに「日付」「曜日」「予定」の欄を作ると簡単にスケジュール表が完成します。自作することで、日間や月間、年間スケジュールへの変更や項目を自由に追加できるので、自社に適したオリジナルのスケジュール表を作成可能なのが魅力です。
 
一方で、個人のExcelスキルに依存するため、見にくいスケジュール表になってしまったり、スケジュール表を作成するために多くの時間を費やしてしまったりなどのデメリットがあります。

(2)テンプレートを使う

2つ目は、Excelで使えるテンプレートを利用してスケジュール表を作成することです。
 
テンプレートを利用すると、項目に情報を入力していくだけで見やすいスケジュール表を短時間で作成することができます。そのため、スケジュール表の作成に時間をかけたくない方やExcelスキルに自信がない方におすすめの方法です。
 
一方で、ある程度形式が決まっているので自作に比べて自由度の面では劣ります。しかし、元のテンプレートに項目を追加して使いやすい形にすることは可能なので、大体の会社においてはテンプレートのスケジュール表でも問題はありません。
 
関連記事: 【最新版】予定表の作成で使えるおすすめのテンプレート4選!


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【無料】Excelで使える予定表テンプレート4選

以下ではExcelで使える無料の予定表テンプレート4選をご紹介します。形式のバリエーションが豊富なので、自社の用途に応じて適したテンプレートを見つけましょう。

業務スケジュールを管理できるフォーマット

業務管理カレンダー(スケジュール)の画面
 
こちらは、Microsoft社が提供する業務管理のスケジュール表です。1日、月間、年間といったように複数枚のテンプレートが付いており、期間別のスケジュールを立てることができます。
 
そのため、目標から逆算した詳細なスケジュールを設定することが可能なのです。
 

カレンダー形式の月間予定表のサンプル

年のカレンダー(1つのタブにつき1ヶ月)の画面
 
こちらは、Microsoft社が提供する1ヶ月ごとのカレンダーです。カレンダー形式での予定管理なので、「いつ何の予定があるのか」「締め切りはいつなのか」が視覚的にもわかりやすいです。
 
詳細なスケジュールよりかは、大まかに月ごとの予定を把握したい方向けです。
 

日程調整に最適なタイムチャート形式のタスク管理表

シンプルガントチャートの画面
 
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャート形式のシンプルなタスク管理表です。全てのタスクやタスクの期日、現時点での進捗状況が一目で確認できるため、優先順位がはっきりします。
 
結果、タスクの抜け漏れだけでなく、タスクの遅延防止にもつながります
 

社員のスケジュール管理表の雛形

アクションプランシートの画面
 
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供するスケジュール管理表です。この雛形は、タスクを大分類、中分類、小分類と細分化し、企業が大きな目標を達成するための計画書であるアクションプランを立てることができます。
 
また、担当者や年間スケジュールもわかるので、社員一人一人の予定を確認しながらタスクを振り分けることができ、効率的な目標の達成を可能にします。
 


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Excelでのスケジュール管理の注意点

ここでは、Excelのスケジュール管理における注意点を3つご紹介します。テンプレートでスケジュール表を作成したあと、Excelでの管理において気をつけるべきことを押さえましょう。

(1)更新にタイムラグが生じる

1つ目の注意点は、Excelでは更新にタイムラグが生じることがあります。
 
Excelでスケジュール表を更新する場合、修正から共有までに時間がかかります。そのため、修正内容に即座に気がつくことができなかったり、情報の伝達に遅れが生じてしまったりする恐れがあるのです。
 
とくに締め切り期日の修正などの重要な内容の伝達が遅れてしまうと、会社全体の利益に大きな影響を与えます。そのため、更新された情報がリアルタイムで反映され、更新の通知機能があるITツールを使って管理すべきなのです。

(2)属人化しやすい

2つ目の注意点は、Excelの管理は属人化しやすいということです。
 
Excelは、リンクの送信によるファイルの共有は可能である一方で、同時に複数人による編集ができないため個人作業になりがちです。そのため、Excelファイルの編集方法を熟知している人のみがファイルの更新や編集をするようになってしまうのです。
 
結果、管理が属人化してしまい、担当者の退職や欠勤のときに代わりに管理できる人が見つからず、業務が滞ってしまう可能性があるのです。

(3)ファイル管理が煩雑化しやすい

3つ目の注意点は、ファイルの管理が煩雑化しやすいことです。
 
Excelはスケジュール表作成以外の目的でも使われるため、Excelファイルの数は日に日に増えていきます。似たような名前のファイル名が複数できていたりすると、最新情報の判別が困難になり、必要なファイルを探すのにも苦労します。
 
そこで、Excelのファイルを多階層のフォルダで内容別に整理整頓できるだけでなく、絞り込みやAI検索などの高度な検索機能を備える「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。


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【必見】Excelで作成した予定表を効率的に管理する方法

以下では、Excelで作成した予定表を効率的に管理する方法をご紹介します。
 
Excelを利用すると誰でも気軽にスケジュール表を作成できる一方で、更新にタイムラグが生じてしまったり、目的のファイルが見つからなかったりなどの問題があります。そのため、Excelよりも共有・検索しやすいツールでファイルを管理すべきです。
 
そこで、ツールを通してリアルタイムで複数人に情報を共有できるだけでなく、高度な検索機能で管理を円滑化するツールを選びましょう。また、既存のExcelファイルを他ツールに移行するときに手間がかからないかという点にも注意する必要があります。
 
結論、自社が導入すべきは、超高精度な検索機能を備え、ファイルを全自動でナレッジ化してくれる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る「キーワード検索」とChatGPTのような「自然言語検索」で目的の情報に即アクセスできます。また、添付されたファイルをAIが自動で要約し、ナレッジ化してくれるのでファイルの移行に負担がかかりません。

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

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  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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分かりやすいスケジュール表の作り方まとめ

これまで、分かりやすいスケジュール表の作り方やテンプレート、管理の注意点を中心にご紹介しました。
 
Excelではテンプレートを利用することでスケジュール表を簡単に作成できる一方で、共有のしづらさや属人化のしやすさが問題点です。属人化は業務の負担や責任が一人にかかってしまうので避けなければなりません。
 
そこで、複数人で同時に編集でき、リアルタイムで情報が共有できるツールでスケジュール表を管理することが望ましいです。また、属人化しないように、不明点をすぐに担当者に確認できる「質問」機能があるツールを選びましょう。
 
結論、自社が導入すべきはリアルタイムで情報が反映され、社内版知恵袋で気軽に質問できる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、スケジュール表の管理を円滑化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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