伝わる議事録の書き方・基本項目｜「作って終わり」にしない運用法

議事録は、会議の決定事項や今後の対応を関係者へ正確に共有するために欠かせないものです。しかし、書き方次第では内容が伝わりにくくなり、会議後の認識違いや対応漏れにつながることもあります。

実際に、「議事録を任されたものの、何を書けばよいのか分からない」「議事録を作成しても、結局誰も見返してくれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、誰も読まない議事録が生まれる原因や書くときの5つのコツを中心にご紹介します。

• 議事録の作成を任されているが、何を書くべきか分からないビジネスパーソン
• 議事録を作成しても決定事項や担当者が曖昧になっていると感じるチームリーダー
• 議事録があまり使われていないので、誰もが活用できるよう改善したい管理職

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、誰でも理解しやすい議事録を作成できるようになり、会議後の情報共有や業務の進行に役立てられます。

現場で誰も読まない議事録が生まれる3つの失敗例

以下では、現場で誰も読まない議事録が生まれる3つの失敗例をご紹介します。「議事録を作っているが、誰にも読まれていない」という担当者の方は必見です。

【失敗1】一言一句をすべて書き写してしまう

1つ目の失敗例は、一言一句をすべて書き写してしまうことです。

会議中の発言をそのまま書き写した議事録は、情報量が多くなりすぎるため、必要な内容を見つけるまでに時間がかかります。

とくに、雑談や途中経過の議論まで記載されていると、「最終的に何が決まったのか」が埋もれてしまいます。その結果、参加者は議事録を確認するよりも、直接担当者へ聞いた方が早いと感じるようになり、議事録が活用されなくなるのです。

【失敗2】決定事項と次の行動が分からない

2つ目の失敗例は、決定事項と次の行動が分からないことです。

決定事項や担当者、対応期限が曖昧な議事録では、会議後に何をすればよいのか判断できません。たとえば、「営業資料を修正する」とだけ記載されている場合、誰が担当するのか、いつまでに対応するのかが分からず、対応漏れや認識違いが起こる原因になります。

結果、参加者はチャットや口頭で内容を確認し直すことになり、情報共有に余計な手間がかかります。このような状況が続くと、「議事録を見ても必要な情報が分からない」と感じるメンバーが増え、次第に誰も議事録を確認しない組織になってしまうのです。

【失敗3】作成と共有に1日以上かかっている

3つ目の失敗例は、作成と共有に1日以上かかっていることです。

議事録の共有が遅れると、参加者は議事録を待たずに業務を進めることになります。そのため、議事録が共有された頃には必要な確認や対応がすでに終わっており、内容を見返す必要がなくなってしまいます。

このような状況が続くと、「議事録はあとから送られてきても役に立たない」という認識が社内に広がり、次第に共有されても誰も読まなくなるのです。

議事録に書くべき6つの項目

以下は、議事録に書くべき6つの項目です。

上記の項目をあらかじめ決めておけば、必要な情報を漏れなく記録し、会議後も決定事項や対応状況を迷わず確認できます。

【実践】簡潔で伝わる議事録を書く5つのコツ

以下では、簡潔で伝わる議事録を書く5つのコツをご紹介します。見やすい議事録を作成したい方は必見です。

会議前にアジェンダを準備する

1つ目のコツは、会議前にアジェンダを準備することです。

アジェンダがあると、会議で話し合う内容が事前に整理されるため、議事録も議題ごとにまとめやすくなります。たとえば、「案件の進捗確認」「予算の承認」「今後のスケジュール」のように議題を整理しておけば、会議中にどこへ記録すればよいか迷いません。

その結果、記録漏れを防ぎながら、会議終了後も内容を整理しやすくなります。

5W2Hで箇条書きにする

2つ目のコツは、5W2Hを意識して箇条書きでまとめることです。

5W2Hとは、「When（いつ）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・Where（どこで）・How（どのように）・How much（いくらで）」の7つの要素を指し、情報を整理して伝えるためのフレームワークです。

議事録が長い文章で書かれていると、必要な情報がどこに書かれているのか分かりづらく、探すのに時間がかかってしまいます。一方5W2Hに沿って記載すると、必要な情報を漏れなく整理でき、読み手も内容の理解に時間がかからないのです。

また、5W2Hを箇条書きでまとめると、文章中心の議事録よりも見やすくなり、あとから内容を確認するときにすぐに欲しい情報を見つけられます。このように、内容・見た目のどちらの見やすさを意識することが重要です。

決定事項・担当者・期限をセットで書く

3つ目のコツは、決定事項・担当者・期限をセットで記載することです。

これらの情報が揃っていない議事録では、会議後に「誰が・いつまでに対応すべきか」が分からず、業務が止まってしまいます。その結果、担当者の押し付け合いや対応漏れが発生し、再度確認のためのやりとりが必要になることも少なくありません。

そこで、「営業資料を更新する」ではなく、「営業資料を〇〇さんが7月15日までに更新する」と記載すれば、担当者と期限が明確になります。このように、対応漏れや認識違いを防ぐためにも、決定事項・担当者・期限の3つは必ずセットで記載しましょう。

結論→理由の順で書く

4つ目のコツは、結論→理由の順で書くことです。

議論の流れを時系列でまとめて結論を最後に書くと、読み手は重要な内容にたどり着くまでに時間がかかります。その結果、途中で読むのをやめてしまったり、結論を誤って解釈したりする原因になります。

そこで、「新システムを導入する」と結論を書いたうえで、「既存システムの保守費用が増加しているため」のように理由を続けると、読み手は短時間で内容を理解しやすいです。このように、議事録は経過よりも結論を先に記載することが重要です。

テンプレートを活用する

5つ目のコツは、議事録テンプレートを活用することです。

毎回ゼロから議事録を作成していては時間がかかるうえ、記載項目やレイアウトが担当者によって異なり、必要な情報が抜け漏れる原因になります。

そこで、あらかじめ会議名・参加者・議題・決定事項・対応事項などの項目をテンプレート化しておけば、誰が作成しても同じ形式で記録できます。つまり、テンプレートは作成時間の短縮だけでなく、議事録の品質を一定に保つことにもつながるのです。

【注意】見やすい議事録を作っても活用されない理由

以下では、見やすい議事録を作っても活用されない理由をご紹介します。「正しく議事録を書いているのに、あまり活用されていない」という方は必見です。

議事録がファイルごとに散らばり情報を探せない

1つ目の理由は、議事録がWordやExcel、PDFなどのファイルごとに散らばり、必要な情報をすぐに探せないことです。

たとえば、「過去の会議で決まった運用ルールを確認したい」と思っても、フォルダ内の複数のファイルをひとつずつ開かなければならず、すぐに確認できません。また、ファイル名や保存場所が担当者ごとに異なると、直接担当者に聞く手間もかかります。

このように、情報を探す負担が大きいと、議事録があっても活用されず、過去と同じ内容を何度も確認したり、担当者へ聞き直したりする状況が発生してしまいます。そのため、議事録は「1か所に集約できる＆誰でもすぐに取り出せる」場所で管理すべきです。

決定事項やタスクが埋もれて実行されない

2つ目の理由は、決定事項やタスクが議事録の中に埋もれてしまうことです。

議事録に決定事項や対応事項が記載されていても、本文の中に紛れていると、担当者が自分の対応内容を見落とす可能性があります。その結果、「対応期限を過ぎていた」「担当者が対応していなかった」といったトラブルにつながります。

このように、議事録に情報が記録されているだけでは十分ではありません。決定事項やタスクを必要なタイミングですぐに確認できる環境がなければ、議事録は次第に活用されなくなってしまいます。

そこで有効なのが、議事録の中から必要な情報を抽出して提示してくれるツールです。たとえば、「ナレカン」のようなツールは、ツールに蓄積された社内情報をAIが横断検索し、必要な情報を教えてくれるため、一から議事録を見返す必要がありません。

「作って終わり」の議事録を組織の資産に変えるツール

以下では、「作って終わり」の議事録を組織の資産に変えるツールをご紹介します。

どれだけ分かりやすい議事録を作成しても、「すぐに見つからない」「決定事項が埋もれてしまう」状態では意味がありません。この状態を放置すると、せっかくの決定事項や経緯が失われ、「前回の会議で何を決めたっけ？」と毎回同じ確認作業が発生します。

情報を残そうとして共有フォルダにファイルを保存したり、チャットツールに貼り付けたりしても、情報が増えるにつれて探しにくくなり、結局使われなくなりがちです。また、個人の「こまめに整理する努力」だけに頼る運用では限界があります。

そこで重要なのが、日常業務のなかで作成した議事録を自然に1か所に集約でき、必要なときに即座に引き出せる仕組みを構築することです。こうした仕組みがあれば、過去の経緯を誰もが自己解決できるようになり、同じ質問や会議のやり直しを防げます。

この条件に最も当てはまるのが、非IT企業でも当たり前に議事録やマニュアルが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは「上司に質問するような感覚で検索できる」AI検索によって過去の議事録から必要な情報へ迷わずたどり着けます。

誰でも簡単に議事録を管理・検索できるツール「ナレカン」

https://www.stock-app.info/narekan/

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

1. 【ナレッジが組織に蓄積される】
   社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
2. 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
   生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
3. 【ナレッジ活用が現場に定着する】
   シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。

【例文】悪い議事録・良い議事録を比較

以下では、悪い議事録と良い議事録の例文を比較しながら、伝わりやすい議事録の書き方を解説します。書くときのポイントは理解しているが、実際にどのような議事録を書けばよいのかイメージしにくい方は必見です。

悪い議事録の例

この議事録では、誰の意見が採用されたのか、何が正式な決定事項なのかが分かりません。また、「来週まで」とだけ記載されており、担当者や期限も曖昧なため、会議後に確認作業が発生する原因になります。

良い議事録の例

良い議事録では、会議の概要だけでなく、決定事項・担当者・期限・保留事項まで整理されています。そのため、参加者だけでなく欠席者も短時間で会議内容が分かり、会議後に「誰が・何を・いつまでに対応するのか」を迷わず確認できます。

伝わる議事録を書くコツまとめ

これまで、現場で誰も読まない議事録が生まれる失敗例や、簡潔で伝わる議事録を書くコツ、議事録に書くべき項目を中心にご紹介しました。

議事録は会議の内容を記録するだけでなく、決定事項や担当者、対応期限を関係者へ正確に共有する役割があります。そのため、要点を整理して分かりやすく記載するとともに、必要な情報を誰でもすぐに確認できる状態で管理することが重要になります。

しかし、見やすい議事録を作成しても、ファイルが散在して必要な情報を探せなかったり、対応事項が埋もれたりしていては、情報共有の手間や認識違いは解消されません。そのため、議事録を自動的に集約し、誰でも一瞬で取り出せる仕組み化が求められます。

そこで最適なのが、議事録を整理して蓄積しつつ、目的の情報をすぐに取り出せるツール「ナレカン」です。

無料の導入支援も受けられるので、 ぜひ「ナレカン」を導入し、議事録が社内で活用されるよう運用体制を整えましょう。

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために『非IT企業』向けの、AIナレッジツール、「ナレカン」をαローンチ。
2026年、「ナレカン」を正式ローンチ。

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