日々タスクや業務が増えていくなかで、優先順位を決めて取り組むことは大切です。そこで、目標から逆算して予定表を作成することで何から着手すべきかが明確になるのです。
一方で、「どのように予定表を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予定表の作成で使えるおすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。
- テンプレートを使ってスケジュールを分かりやすくまとめたい
- 予定表の作成・管理が円滑にできるツールを探している
- チームでスケジュールを共有して業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、簡単に予定表が作れるテンプレートから管理の方法までわかります。
目次
【無料】予定表の作成で使えるおすすめのテンプレート4選
ここでは、期間別に予定表の作成で使えるおすすめのテンプレート4選をご紹介します。自社の予定表として最適なものを選びましょう。
【年間】エクセルで年間のスケジュールを見やすく管理できるテンプレート
こちらは、ビズ研が提供するExcelで使える年間スケジュール表です。
年間の予定として365日何があるのかを把握できるので、年間だけでなく月間スケジュールの役割も担っています。一日ごとの欄は小さいため、細かい予定を記載する目的に使用するのではなく、大まかな予定を確認するのに適していると言えます。
【月間】シンプルな月間予定表のサンプル
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する月間予定表です。
「日付」「曜日」「予定」のシンプルな予定表ですが、予定の欄が広めに設定されているので詳細に記入することができます。また、土曜日と日曜日の行はカラーになっており、予定表を見やすくする工夫も凝らされています。
【週間】週単位の計画が立てられる予定表のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する週単位のスケジュールプランナーです。
毎日すべきタスクを入力できるほか、「週ごとの目標」「作業項目」「今週が期限」を書ける欄があり、週の始めに優先して取り組むべき業務を整理できます。そのため、目標を見失うことなく効率的な業務の進行につながります。
【一日】1日の詳細なスケジュールを記載できるテンプレート
こちらは、Canvaが提供する1日の予定表です。
1時間ごとの細かいスケジュールやToDoリストを書き込めるため、すべきことが明確になり、1日の中の無駄な時間をなくせます。そのため、毎日繰り返し1日の予定表を作成することで大幅な生産性の向上が見込めます。
スケジュール表を分かりやすく作成・運用するには
ここでは、スケジュール表を分かりやすく作成・運用するポイントをご紹介します。チームでスケジュール表を活用したい方は必見です。
（1）文字の色や大きさを工夫する
1つ目のポイントは、文字の色や大きさを工夫することです。
スケジュール表は、誰が見ても一目で重要な情報を把握できるように作成する必要があります。そこで、文字の色や大きさに工夫をすると重要な情報が分かりやすくなるのです。
たとえば、優先度の高いタスクを太字にしたり、社内のみで完結するスケジュールと他社のメンバーが関わるスケジュールで色を変えたりすると見やすい表になります。
（2）タスクを洗い出す
2つ目のポイントはタスクを洗い出すことです。
タスクを洗い出しながらスケジュール表を作成すると、現実的に可能なスケジュールができるため、急な変更無く業務を進めることができます。
また、メンバーのやるべきことも明確になることで、スケジュール表と照らし合わせて効率的に時間を使えます。
（3）ITツールを活用する
3つ目に、ITツールを活用することがあげられます。
ITツールを活用すると、すぐに編集・共有できるうえに、テンプレート機能の付いたツールであれば作成の手間も減るのです。また、マルチデバイスに対応しているツールであれば出先でもスケジュールを確認でき便利です。
たとえば、「Stock」のようなスケジュールや予定・タスクを一元管理できるツールだと、すべての情報が一つのツールにまとまるため「どこに何の情報があるのか分からない」という事態を防ぐことができます。
【必見】予定表を効率的に作成・管理する方法
以下では予定表を効率的に作成・管理する方法をご紹介します。
予定表を作成するときにテンプレートを利用すると、短時間で完成するだけでなく、パソコンスキルの有無を問わず誰でも予定表の作成が可能です。しかし、Excelで管理する場合、メールや別のツールで管理・共有する必要があり、手間がかかります。
そこで、「予定表の作成から管理・共有までを完結できる情報共有ツール」を導入しましょう。また、スケジュールはメンバーの全員が把握しておかなければいけないため、操作性がシンプルで誰でも使いやすいツールにするべきです。
結論、自社が導入すべきは、簡単に予定表の作成から共有までできるツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」にテキストだけでなく、表や画像、ファイルを残すことができます。また、簡単な操作で自作のテンプレートを呼び起こしたり、箇条書きでToDoリストを作ったりできるため、誰でもスムーズにスケジュール管理が可能です。
予定表の作成から管理まで完結するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで予定表を作成した例＞
以下はStockで予定表を作成した例の画像です。
Stockの表機能を使うと、横軸を日付と曜日、縦軸を時間とした細かい1週間の予定表を作成できます。Stockは操作において複雑な専門知識を必要としないため、Excelよりも簡単に予定表を作れます。
また、箇条書きリストでToDoリストを作ったり、テンプレート機能で自作した予定表のテンプレートを保存し必要な時に呼び起こしたりすることも可能なのです。
予定表を作成するときにテンプレートを使うメリット
ここでは、予定表を作成するときにテンプレートを使うメリットをご紹介します。メリットを把握したうえでテンプレートを利用したい方は必見です。
（1）作成時間の削減につながる
1つ目のメリットとして、作成時間の削減につながることが挙げられます。
テンプレートを用いるとあらかじめレイアウトや必要な項目が整っているため、一から作成するよりも短時間で予定表を作成できます。また、すでにある項目に予定を入力するだけなので、何を記入すべきかに迷う必要もありません。
結果として、テンプレートの利用で削減した時間を他の業務に充てられるのです。
（2）誰でも見やすい予定表を作成できる
2つ目のメリットに、誰でも見やすい予定表を作成できることがあります。
予定表をゼロから作成するとなると、ExcelやWordの知識やレイアウトのセンスが必要です。そのため、作成者のスキルによっては予定表の作成自体が難しかったり、作れたとしても見づらい予定表になってしまったりする恐れがあります。
一方で、テンプレートを使用すれば項目を記入するだけなので、誰でも高いクオリティの見やすい予定表を作成できるのです。
予定表の作成で使えるテンプレート4選まとめ
これまで、予定表の作成で使えるテンプレート4選やテンプレートを使うメリットを中心にご紹介しました。
予定表を作成するときにテンプレートを利用すると誰でも短時間で予定表が作れます。しかし、予定表を作成して終わりではなく、日々予定通りに物事は進んでいるかを振り返り、必要に応じて修正するため、適切に管理することが求められます。
そこで、予定表の数が増えていっても、しっかりと管理できるツールを導入しましょう。また、マルチデバイス対応のツールであれば出先でも予定を確認できるため便利です。
結論、簡単な操作で予定表の作成から管理・共有まで完結するツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、予定表を効率的に管理しましょう。
