会議の議事録がまとめられていると、参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから振り返ったときに会議の要点を把握したりするのに役立ちます。
しかし、「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。
- 新人でも「分かりやすい議事録」を作成できるノウハウが知りたい
- 抜け漏れがない議事録をつくりたい
- 議事録が上手く書けずに困っている若手社員をサポートしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。
目次
議事録の目的
議事録の書き方を指導するときは、はじめに「そもそもなぜ議事録を書くべきか」を説明しなければなりません。以下では議事録の目的を2つ解説します。
- 決定事項を記録するため
- 次回までにやるべきことを記録するため
決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有することで、メンバーの認識のズレを防ぐ役割も果たすのです。
当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。
なぜ？議事録が苦手な理由
以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ3つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。
会議の内容を理解できない
1つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
そのため、焦ってしまい抜け漏れが起こらないように、過去の議事録を事前に読んでおいたり、会議で決まったことを確認する機会を設けたりするのがおすすめです。
議事録の書き方が分からない
2つ目の原因は、議事録の書き方を理解できていないことです。
会議の内容は分かっていても「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。また、内容を上手くまとめられない理由で苦手意識を持つ若手社員も少なくありません。
以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「Stock」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべきことが明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。
議事録のメモが追い付かない
3つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。
議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。
以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H（When,Where,Who,What,Why,How）を意識させましょう。
議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選
以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。
【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する
会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
- 発言内容や会議の経過
- 保留事項
- 補足資料
- 関連するタスクと期限
- 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間が省けるので効率的です。
【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する
会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。
参加者の発言をすべて記録することを目的にしてしまうと、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。
一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。
【作成のポイント】PREP法を活用する
PREP法は初心者でも取り入れやすく、結論の理由や具体例を示すので説得力を与えられます。「PREP」とは展開の順番を示す以下の単語の頭文字を並べたものを指します。
- 結論（Point）
- 理由（Reason）
- 具体例（Example）
- 結論（Point）
議事録は会議に参加していない社員にも共有するので、最初に結論を明らかにしたうえで根拠や具体例を示すことができるPREP法を活用するのが効果的です。
【共有のポイント】ITツールに頼る
議事録に時間をかけていない企業では、ITツールを活用しています。
ITツールを使うメリットは「準備から共有まで一か所で完結するので混乱しない」「共有した議事録が流れないので、わざわざ探し出す手間がかからない」などが挙げられます。
たとえば、議事録の作成、共有、蓄積に必要な機能が過不足なく備わった「Stock」のようなツールが最適です。
議事録のテンプレート（例文つき）
以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー＆ペーストして活用できます。
・会議名：（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開催日時：（例）2022年9月5日(月)
・開催場所：（例）本社会議室C
・参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
・目的：
（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
・決定事項
（例）新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
・保留事項
（例）既存取引先に関する調査
・次回の会議内容
（例）9/9(金)：進捗確認、チーム目標の共有
・タスクと期限
（例）佐藤：進捗確認すべき取引先のリストアップ
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。
【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール
以下では、議事録を最も簡単に作成できるツールを紹介します。
議事録に苦手意識を持つ社員の多くは、経験の少なさに加えて、フォーマットがないために「何をメモすれば良いのか分からない」という状況に陥っているのです。また、議事録のファイルを共有する面倒さも苦手意識を助長させています。
そこで、新入社員も含めて苦手意識のあるメンバーでも、簡単に議事録を作成・共有できるような仕組みを整える必要があるのです。たとえば、テンプレート機能があるツールでフォーマットを作成しておけば「どこに何を記入するか」が分かるのでおすすめです。
結論、議事録が苦手な社員の克服にはオリジナルのテンプレートを作成でき、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で議事録の「テンプレート」を呼び出せば、誰でも簡単に議事録を作成できます。そのため、苦手意識を持つ社員の”書き方が分からない”や”作成に時間がかかる”という悩みを解決できるのです。
議事録のメモ・作成・管理までサポートする「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
議事録の苦手を克服する方法まとめ
ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。
議事録では参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。ただ、新入社員や苦手意識を持つ社員は「どの情報が重要か分からない」というケースが多いので、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。
一方、議事録はあとから見返すことが多いので「いつでも簡単にアクセスできるか」も重要です。逆に、WordやExcelで議事録を作成すると、ファイルがかさばって管理も煩雑でアクセスもしづらくなるため、ノート型ツールを活用しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは「テンプレート」で議事録を簡単に作れるうえに、共有や管理の機能に過不足がないノート型ツールです。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、議事録への苦手意識を取り除くための指導に役立てましょう。
