会議の議事録がまとめられていると、参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから振り返ったときに会議の要点を把握したりするのに役立ちます。
 
しかし、「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。
 
  • 議事録の作成に対して苦手意識があるのでコツを知りたい
  • 議事録の作成が早い人・上手い人の特徴を知りたい
  • 議事録が上手く書けない新人・部下をサポートするためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

議事録の概要

はじめに、議事録の概要について紹介します。議事録は、会議の重要な情報をテキストで残すのに必要な記録です。
 
議事録の概要を押さえることで、「議事録の必要性を説明できない」「議事録を誰に任せるべきか悩んでいる」という問題の解決につながります。

議事録の目的

議事録の書き方を指導するときは、はじめに「そもそもなぜ議事録を書くべきか」を説明しなければなりません。以下では議事録の目的を2つ解説します。
 
  1. 決定事項を記録するため
  2. 決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有することで、メンバーの認識のズレを防ぐ役割も果たすのです。
     
  3. 次回までにやるべきことを記録するため
  4. 当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。

議事録に関する疑問点

議事録に関するよくある疑問点について2つ解説します。
 
  1. 議事録は誰の役割か?
  2. 議事録作成は若手社員が担うのが一般的です。議事録作成を通じて、会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的としています。
     
  3. 議事録のだめな例は?
  4. “会議に参加していないメンバーが理解できない””結論に至ったプロセスや結論が不明瞭”な議事録は避けましょう。以下では、議事録のだめな例と改善例について紹介します。
     
    <だめな例> <改善例>
    「課長」「係長」と書く
    「山田課長」「佐藤係長」のように具体的に書く
    一言一句残す
    結論を簡略に表す
    結論だけ残す
    どのような議論で、誰のどの発言によって結論に至ったのかを書く
以上のように議事録は、「誰が読んでも理解できるか」「情報量が多すぎず、結論が簡単にまとめられているか」「議論中の発言内容を漏れなく記入できてるか」に注意して作成しましょう。
 
関連記事: 【例文あり】議事録とは?分かりやすい書き方見本や目的も解説!


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

なぜ?議事録が苦手な理由

以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ4つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。

事前準備を怠っている

1つ目の議事録が苦手な理由は、事前準備を怠っていることです。
 
良い議事録を作成するには事前の準備が重要になります。例えば、会議前に議題を確認したり、議事録の構成を作ったりすることがあげられます。
 
また、過去の議事録を読んで予習しておくことも、議論のスムーズな理解に役立つのです。このように、会議前に準備しておくことで議事録の作成に対する苦手意識を解消しましょう。

会議の内容を理解できない

議事録が苦手な2つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。
 
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
 
そのため、焦ってしまい抜け漏れが起こらないように、議題に関する最低限の知識を前もって勉強したり、会議で決まったことを確認する機会を設けたりするのがおすすめです。

議事録の書き方が分からない

議事録が苦手な3つ目の原因は、議事録の書き方を理解できていないことです。
 
会議の内容は分かっていても、「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。また、「内容を上手くまとめられない」という理由で苦手意識を持つ新入社員も少なくありません。
 
以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「ナレカン」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべきことが明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。

議事録のメモが追い付かない

議事録が苦手な4つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。
 
議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。
 
以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H(When,Where,Who,What,Why,How)を重点的にとらえることを意識させましょう。
 
関連記事: 【即解決】議事録を作成する意味は?社内で活用される書き方の例も紹介


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選

以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。

【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する

会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。
 
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
 
  • 発言内容や会議の経過
  • 保留事項
  • 補足資料
  • 関連するタスクと期限
  • 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間を省けるので効率的です。

【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する

会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。
 
参加者の発言をすべて記録することを目的にしてしまうと、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。
 
一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。

【作成のポイント】PREP法を活用する

PREP法は初心者でも取り入れやすく、結論の理由や具体例を示すので説得力を与えられます。「PREP」とは展開の順番を示す以下の単語の頭文字を並べたものを指します。
 
  • 結論(Point)
  • 理由(Reason)
  • 具体例(Example)
  • 結論(Point)
議事録は会議に参加していない社員にも共有するので、最初に結論を明らかにしたうえで根拠や具体例を示すことができるPREP法を活用するのが効果的です。

【共有のポイント】ITツールに頼る

議事録に時間をかけていない企業では、ITツールを活用しています。
 
ITツールを使うメリットには、「準備から共有まで一か所で完結するので混乱しない」「共有した議事録が流れないので、わざわざ探し出す手間がかからない」などが挙げられます。
 
そのため、「ナレカン」のような議事録の作成・共有・蓄積に必要な機能が備わったツールを、多くの企業が導入しているのです。
 
関連記事: 【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは?


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

〈テンプレート〉議事録に書くべき内容とは?

以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー&ペーストして活用できます。
 
会議名:(例)営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
開催日時:(例)2022年9月5日(月)
開催場所:(例)本社会議室C
参加者:(例)営業部 大道部長、佐藤、鈴木
 
目的
(例)来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
 
決定事項
(例)新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
 
保留事項
(例)既存取引先に関する調査
 
次回の会議内容
(例)9/9(金):進捗確認、チーム目標の共有
 
タスクと期限
(例)佐藤:進捗確認すべき取引先のリストアップ
 
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

議事録管理にITツールを導入するメリット

以下では、議事録管理にITツールを導入するメリットを3点紹介します。ITツールを導入するか悩んでいる方は必見です。
 
  • スムーズに作成
  • あらかじめ作っておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こし、項目を埋めるだけで議事録を作成可能な「テンプレート機能」を備えたツールもあります。議事録の必要な項目の抜け漏れ防止や体裁の整った議事録作成に効果的です。
     
  • リアルタイムでの共有
  • 作成した議事録をリアルタイムでメンバーに共有する機能が備わっているツールを使えば、最新の議事録をメールや他のチャットツールを使わずに共有できる点がメリットです。
     
  • フォルダ管理
  • 作成した議事録をフォルダで管理できます。さらに、議事録だけでなく、”社内マニュアル”や”顧客情報”もフォルダ分類できるので、議事録に関連した社内情報をまとめて管理するのにも役立つのです。
以上のように、ITツールを導入することによって、議事録の作成・共有・管理すべてを効率化できます。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール

以下では、議事録を最も簡単に作成できるツールを紹介します。
 
議事録に苦手意識を持つ社員の多くは、経験の少なさに加えて、フォーマットがないために「何をメモすれば良いのか分からない」という状況に陥っているのです。また、議事録のファイルを共有する面倒さも苦手意識を助長させています。
 
そこで、新入社員も含めて苦手意識のあるメンバーでも、簡単に議事録を作成・共有できるような仕組みを整える必要があるのです。たとえば、テンプレート機能があるツールでフォーマットを作成しておけば、項目を埋めるだけで誰でも体裁の整った議事録を作成できます。
 
結論、議事録に対する苦手意識の克服には、オリジナルのテンプレートを作成でき、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンの「テンプレート」に自社の議事録フォーマットを登録しておけば、わずかな操作で議事録を作成できます。そのため、苦手意識を持つ社員の”書き方が分からない”や”メモが追いつかない”という悩みを解決できるのです。

議事録のメモ・作成・管理までサポートする「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

https://www.narekan.info/

ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

https://www.narekan.info/pricing/

詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちら


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

議事録の苦手を克服する方法まとめ

ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。
 
議事録には参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。ただ、新入社員や苦手意識を持つ社員は「議事録にどの情報が必要か分からない」というケースが多いので、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。
 
また、議事録はあとから見返すことが多いので、「いつでも簡単にアクセスできるか」も重要です。逆に、WordやExcelで議事録を作成すると、ファイルがかさばってアクセスしづらくなるため、ノート型ツールを活用しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した『ナレカン』は「テンプレート」で議事録を簡単に作れるうえに、共有や管理の機能が備わったノート型ツールです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録への苦手意識を取り除くための指導に役立てましょう。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/
 
関連記事: 【会議効率化】議事録作成を楽にするコツ!おすすめツール8選も紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。