ToDoとは？ToDoリストのメリットから作り方を解説！

やらないといけない作業があるのにどんどん後回しにしてしまい、結局作業をするのを忘れてしまった経験はありませんか？

そこで活用できるのが、「ToDoリスト」です。

ToDoリストを用いることで、効率的に仕事を管理することが可能となります。

そこで、今回の記事では、

■ToDoとタスクの違い

■ToDoリストのメリットと作り方

を解説したいと思います。

「仕事を効率化させたい」「ToDoリストをもっと活用したい！」という方は是非参考にしてみてください。

ToDoについて

みなさんは「ToDo」を正しく説明することはできますか？

「ToDo」は、「タスク」とも似ており、区別するのが難しい方も多いのではないでしょうか。

ここでは、「ToDo」について詳しく解説したいと思います。

ToDoとは？

「ToDo」とは、「いつかするべきこと、しなければならないこと」を意味する言葉です。

ある作業をしないといけないが、明確な期限が決まっていないものがToDoと言えます。

ToDoには「ある程度、この日時までには終える必要がある」というニュアンスは含みますが、はっきりとは期限が決まっているわけではありません。

そのため、例えば「備品の補充をする」「デスクの上を整理する」ことはToDoだと言えるでしょう。

ToDoとタスクとの違い

ToDoと非常によく似ている言葉に、「タスク」があります。

この「タスク」とは、ビジネスの現場において「やるべき仕事・作業」を意味する言葉です。

ToDoとタスクは、どちらも「やらないといけない作業」を意味しますが、この2つには「期限の有無」が大きな違いとしてあります。

ToDoは期限が設定されていないのに対して、タスクは期限が設定されています。

そのため、期限がないToDoは先延ばしにしても大きな影響がありませんが、期限が決められているタスクは、期日までに完了することができなければ、その後の仕事に影響が出てしまいます。

タスクとToDoを分かりやすい具体例で示すと、

営業先で行う会議資料を作ることは「タスク」で、

交通費の申請は「ToDo」だと言えます。

ToDoリストとは？

「ToDoリスト」とは、「ToDo」を抜き出してリスト化した、「やることリスト」です。

ToDoリストを作る目的は、ToDoの抜け漏れを防ぎ、実行までしっかり管理することにあります。

やらないといけないことをリスト化し、整理することで、ToDoを可視化できるようになります。

そのため、効率的に仕事をすることが可能となります。

ToDoリストを作るメリット

ToDoリストは、ただ単にやることを書き出したものではありません。

正しく作ることで、業務を効率的に行うことができる、といったメリットが多くあるので以下で紹介します。

ToDoの抜け漏れがなくなる

ToDoリストを作ることで、ToDoを忘れないようにし、抜け漏れを防ぐことができます。

日々、業務をこなしているうちに、ToDoがどんどん増えていってしまうことがありますよね。

増えていくToDoを頭の中だけで覚えていくのは、非常に難しいです。

そこでToDoリストを作り、全てのToDoを管理することで、「ToDoを忘れているんじゃないか」という不安を解消することができます。

優先順位を付けられる

ToDoが増えていくと、どのToDoから作業すればいいのか分からなくなってしまうことがありますよね。

そこでToDoリストを作るなかで、それぞれのToDoの詳細や優先順位を確認することができます。

そのため、重要なToDoや急ぎのToDoなどを妥当な順番で片付けることが可能となります。

スケジュールを立てることができる

ToDoをリスト化すると、「全部でどれくらいのToDoがあり」、「どれくらいの時間がかかりそうだ」と見積もりを立てることができます。

作業の量を把握することができるため、スケジュールの調整が前もって可能となります。

そのため、「来週はタスクが多いから今週中にToDoを片付けよう」といった判断が可能となるため、上手にスケジュール管理ができるようになります。

頭の中を整理できる

ToDoを頭の中だけで管理し仕事を行っていると、頭の片隅にずっとToDoが残ってしまい、仕事する際に負担がかかってしまいます。

「あのToDoを忘れないようにしないと」「忘れているToDoはないかな？」と、なんとなくモヤモヤしてしまい、集中して作業を行うことができなくなります。

しかしToDoをリスト化することで、全てのToDoの管理が可能となるため、頭が整理された状態で仕事ができるようになります。

ToDoリストを作るデメリット

もちろん、ToDoリストにはメリットがある反面、デメリットがあります。

手間がかかってしまう

ToDoリストは、手間をかけて作成しないといけません。

ToDoを洗い出して優先順位を付けて管理することや、完了したタスクを消去したり、見直しをしたりすることが面倒だと感じる方もいるかと思います。

しかし、上で挙げたように、ToDoリストを作ることで仕事がしやすくなる等の、多くのメリットがあります。

自分に無理のない範囲でToDoリストを運用するような形にしましょう。

関連記事： スマホでも簡単！タスク管理・ToDoアプリをご紹介

ToDoリストの作り方

ここからは、実際のToDoリストの作り方を解説したいと思います。

4つのステップでToDoリストを作ることができます。

①全てのToDoを洗い出す

まず、思いつく限りのToDoを洗い出し、全てリストアップしましょう。

現在の仕事の状況から、残っている作業を「タスク」と「ToDo」に分けることを意識しながらToDoを洗い出します。

「タスク」は期限がある作業、「ToDo」は期限はないがやらないといけない作業です。

ToDoが洗い出せたら、具体的にToDoを設定しましょう。

例えば、「営業のアポイントメントをとる」というタスクがある際には、

今までの商談リストを振り返る
営業メールを製造業を対象に送る

というように、具体的なToDoを設定した方が、ToDoリストの運用も、実行もしやすいです。

②ジャンル分けする

次に、ToDoをジャンルに分けて整理しましょう。

多くの種類のToDoが1つのリストにまとめられていたら、優先順位をつけるのが難しく、ToDoを行う際に混乱してしまうことがあります。

そのため、「仕事用」や「プライベート用」、「クライアント別」「案件別」「チーム別」というようにジャンル分けをしてからToDoリストを作るのがおすすめです。

もし、ジャンル分けをするほどではない、という場合はToDoの色を分けたり、別の紙に書いたりすると分かりやすいです。

③期限を設定する

ToDoには期限がない、と説明していましたが、ToDoリストを作る際には、仮でもいいので期限を設定しましょう。

なぜなら期限がないと、どんどん先延ばしにしてしまったり、優先順位をつけるのが難しくなったりしてしまうためです。

いつまでに完了していた方がいいのか、後に続くToDoはあるのか、などを考慮して期限を設定します。

期限の設定が適切にできず、「期限内に終わらない」というようなことを防ぐためにも、無理のない範囲で現実的な期限の設定をするのがコツです。

④優先順位をつける

次に、優先順位をつけます。

適当に順位付けをするのではなく、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを4つに分類しましょう。

分け方は以下のようになります。

①：緊急度が高く、重要度も高い

②：緊急度が高いが、重要度は低い

③；緊急度は低いが、重要度が高い

④：緊急度も低く、重要度も低い

①に分類されたToDoの方が優先順位が高く、④に分類されたToDoは優先順位が低いものとなります。

このように、緊急度と重要度の2つの軸で分類したことにより、分かりやすくToDoに順位をつけることができます。

ToDoリストを作る際のポイント

以下のポイントを抑えるだけで、より有効的に、継続的にToDoリストを活用することができます。

ToDoを細分化する

具体性がなく、作業量が多いToDoだと「作業内容をその都度考えないといけない」「いつまでもリストに残っている」ということが多くなってしまいます。

ToDoを細かく記入することで、作業内容を考える無駄な時間を省き、進捗状況も明確に把握することができます。

また、こまめにToDoを消せることに達成感を感じ、モチベーションを上げることが可能となります。

ToDoリストを効果的に使用するためにも、ToDoは具体性をもって細かく書くようにしましょう。

所要時間を書く

ToDoを完了するまでに必要な時間を記入するようにしましょう。

所要時間を記入しておくことで、作業の見積もりができるようになるため、明確な作業手順を考えられるようになります。

日頃から作業にかかる時間を確認する習慣をつけることで、より正確な時間を把握し、次のリスト作成に役立てることができます。

リストを手元に置いておく

ToDoリストは、仕事で発生したToDoを記録する役割があります。

仕事の際は手元に置いておき、ToDoリストを開いて未着手のToDoを確認するクセをつけましょう。

また、手元に置くことで、ToDoを忘れないうちにいつでも編集することが可能となります。

1週間に1回見直しをする

最低でも1週間に1回、「ToDoの緊急度や重要度は正しかったか」「期限の設定は適切だったか」などの見直しをするようにしましょう。

見直しをすることで、自分の仕事量や質は適切だったかをの判断ができ、自分が運用しやすいToDoリストの形を知ることが可能となります。

関連記事： Macでタスク管理!ToDoアプリ10個を徹底比較

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