さまざまな業務に追われている状況では、やるべきことが抜け漏れてしまい大きなミスにつながる可能性があります。多忙な仕事に追われている状況を解消するためには、仕事を細かく分けた「ToDo」を管理する方法が有効です。
 
一方で、「自社では誰が何をしているのか分からないので、ToDo管理を始めても意味がないのではないか」と悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回はToDoの概要やメリット、ToDoリストの作り方と運用ポイントを中心にご紹介します。
 
  • ToDoについて正しく理解を深めて、自社でもToDo管理を実施したい
  • 社内で誰が何をしているのかが分からないので、ToDoリストで解決したい
  • ToDoリストのメリットを把握して、社内展開する際の説得材料にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社の社員が抱えるToDo管理を解消する方法が見つけられます。


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ToDoについて

ToDoに関する理解が浅い状態で、社内のToDo管理推進のために立ち上がっても「具体的に何をすれば良いのか」「何を避けるべきなのか」が分からないので失敗します。
 
そのため、まずはToDoに関して正しく理解することが重要です。そこで以下では、ToDoの意味やタスクとの違いを中心に解説します。

ToDoとは?

ToDoは「いつかするべきこと、しなければならないこと」を意味する用語です。
 
具体的には、仕事で発生した作業のなかで「いずれ処理しなければならないが明確な期限が定まっていないもの」を指します。たとえば、「デスクの上を整理する」などの個人的な作業がToDoに分類されます。

ToDoとタスクとの違い

ToDoと非常に類似している用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
 
具体的には、仕事で発生した作業のなかで「期限までに処理をしなければ、ほかの作業に影響が出るもの」を指します。たとえば、営業先へのプレゼン資料は作成期限を守らなければ、大きな損失につながります。
 
以上のように、ToDoとタスクはどちらも「仕事で発生したやるべき作業」ですが、「明確な期限が設定されているか」という大きな違いがあるのです。

ToDoリストとは?

「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。
 
ToDoリストを作成する目的は、作業の抜け漏れを防止して実行まで適切に管理することです。やるべきこと(ToDo)をリストにすれば「何をすれば良いのか」が明確になるのと同時に、「何をしなくても良いのか」も分かるのでムダな作業を減らすきっかけにもなります。
 
また、ToDoをリストにすれば一目で作業を把握できるので、簡単に優先順位が分かるようになります。優先順位が明確になったToDoに期限を設定すれば、タスクとしても適切に管理できます。
 
関連記事: タスク(ToDo)管理とは?メリットからおすすめツール11選紹介まで!


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ToDoリストを活用するメリット

ToDoリストを活用するメリットを正しく理解すれば、自社内で横展開する際の裏付けになります。そこで以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。

ToDoの抜け漏れがなくなる

ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防止できます。
 
日々の業務のなかで次々と仕事は溜まっていくので、ToDoをリスト化しないのは抜け漏れのリスクが高いです。「人は一度記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」とも言われるので、必ず書き残すようにしましょう。
 
以上のように、ToDoリストは第2の脳として機能するので、さまざまな仕事に追われているビジネスマンにとって必須の要素と言えます。

やることの優先順位がわかる

ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
 
ToDoリストがない場合には何から始めれば良いのか適切な判断ができず、負担の少ない作業に時間をかけて処理するようになります。
 
一方で、ToDoリストを手元に用意すれば「限られた業務時間でどう終わらせるか」を考えるようになるので、終盤には余裕を持って業務時間を終えられるのです。
 
以上のように、ToDoリストは担当の仕事を一覧にするので優先順位が判断できるようになり、結果的に適切なスケジュール管理も可能になるのです。

スケジュールを立てられる

ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。
 
具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールが把握できるのです。
 
ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、トラブルなどが発生しても余裕を持った臨機応変な対応が可能です。

何をすれば良いかが可視化できる

ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。
 
ToDoリストは溜まってしまった仕事を整理整頓するのに役立ち、ToDoリストをもとに仕事をすればスムーズに処理できるようになります。逆に、ToDoリストを活用しないとメールやチャットアプリなどの多様な媒体に情報が分散したままなので、何から始めれば良いのか分かりません。
 
また、ToDoを頭の中で管理しようとすると、業務負荷が増えたときに抜け漏れの恐れもあります。そのため、仕事のToDoは目に見える形で一か所にまとめ、時間や場所を問わずに確認できるようにしましょう。


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ToDoリストの活用で注意すべきデメリット

ToDoリストにありがちな問題は「ToDoリストを作成するのが面倒」ということです。
 
ToDoリストは分かりやすいように作成するのはもちろん、完了したタスクを削除したり確認しやすいように並び替えたりと、面倒な作業が必要です。そのため、ToDoリストを用意したのにも関わらず、まったく定着しない事態が起こるのです。
 
ToDoリストの目的は効率的に業務を進めることです。そのため、簡単にToDoリストの作成・管理がしたい場合には、ToDo管理に必要な機能を最低限備えているシンプルなToDo管理アプリを導入しましょう。
 
 たとえば、デジタルが苦手な人が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」を活用すれば、面倒な操作をせずにToDoの作成から管理、共有までが簡単にできます。
 
関連記事: 「To Doリスト」はもういらない?メモを使った管理方法をご紹介


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ToDoリストの作り方の4ステップ

ToDoリストは単純にToDoを羅列するだけでなく、仕事のミスを減らすように適切な手順で作成する必要があります。そこで以下では、ToDoリストを作成するための4ステップをご紹介します。

思いつくToDoをリストアップする

はじめに、思いつく限りのToDoを洗い出してすべてリストアップしましょう。
 
ToDoの抜け漏れがないように洗い出すためには、紙に書き出す方法がもっとも効果的です。また、1週間ほど実際に仕事をしながら定型的なToDoを洗い出す方法もあります。
 
そして、ToDoの洗い出しが完了したら細分化しましょう。たとえば、「営業のアポイントメントをとる」というToDoの場合、「これまでの商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」など、一目で何をすれば良いか分かるように分解すると混乱しません。

分類ごとに分ける

次に、ToDoを分類ごとに分けて整理します。
 
無造作にToDoがまとめられている環境では、目的のToDoを探し出すのが大変なだけでなく、ToDoの優先順位も適切に判断できません。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」のような分類を用意してToDoを割り当てましょう。
 
以上のように、ToDoを分類ごとに分ければマネジメントにかかる負担を大幅に減らせるのです。

優先順位をつける

最後に、ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。
 
ToDoの優先順位には、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。

時間管理のマトリクスのイメージ

①:緊急度が高い&重要度が高い
②:緊急度が高い&重要度が低い
③:緊急度が低い&重要度が高い
④:緊急度が低い&重要度が低い
 
とくに、①のToDoはすぐに取りかかるべき業務であり、④に分類されたToDoの優先順位はもっとも低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸で分類すると、分かりやすくToDoに順位をつけられます。

ToDoごとに締切を設ける

最後に、ToDoごとに締切を設けましょう。
 
「どの程度の作業時間がかかり、いつ頃に完了する予定か」をToDoに設定すれば、締切に併せて業務スケジュールを調整できます。基本的に仕事のやるべきことは期限を設定しないと周囲に影響があるので、締切のある「タスク」へと昇華させましょう。
 
そして、「期限内に仕事が終わらない」という事態を防ぐためにも、無理のない範囲で現実的な期限の設定をするのがコツです。実際、タスクとタスクの間には「休憩」や「移動」などの時間もあるので、余裕を持った期限設定をしましょう。
 
関連記事: 仕事を効率化する!やることリストの作り方と管理方法をご紹介
 
関連記事: 【仕事を効率化するノート術】ToDoリスト、メモ、日報の作り方をご紹介!


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ToDoリストを運用する際の3つのポイント

仕事でToDoリストを運用する場合には、以下の3つのポイントを押さえましょう。

ToDoを分かりやすく細分化する

ToDoは可能な限り分かりやすく細分化しましょう。
 
「何をすれば良いか」がすぐに判断できるToDoは、作業内容を考える無駄な時間を減らします。また、作業内容がより具体的なので上司は進捗を確認したときに「あとどのくらいで完了するのか」が正確に分かります。
 
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見てもすぐに行動に移せるほどに細分化しましょう。

定期的にToDoリストの見直しをする

定期的にToDoリストの見直しをしましょう。
 
具体的には、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確だったか」「期限の設定は適切だったか」などの見直しをします。ToDoリストを改善せずに運用すると、業務の質やスピードに影響が出てしまうのです。
 
また、チーム全体でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切だったかも判断でき、社内で運用しやすいToDoリストを定着させられます。

すぐにToDoリストを確認できるように管理する

時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確認できるようにしましょう。
 
効率を求められるビジネスにおいて、ToDoを確認すること自体に時間がかかるのは本末転倒です。迅速にToDoを確認して、スピーディに仕事に取りかかれる環境を整備する必要があるのです。
 
手書きノートでは該当箇所を探すのに時間がかかり、エクセルはわざわざファイルを開く手間が必要です。一方で、ToDo管理に特化した「ToDo管理アプリ」を活用すれば、何のストレスもなく素早くToDoリストを確認・管理できるようになります
 
たとえば、ToDoリストへのアクセス性を高めるためには、「Stock」のようにToDoリストを最短で使えるようなシンプルなアプリが最適です。


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仕事のToDoを効率的に管理できるアプリ

以下では、業界・業種問わず仕事のToDoを効率的に管理できるアプリをご紹介します。
 
チームでToDo管理をしている企業では、デジタルのToDo管理アプリを上手く活用しています。ToDo管理アプリには「部下に任せた仕事の進捗は、直接聞いたときにしか分からない」という課題を解決する「共有機能」などが搭載されているので便利です。
 
一方で、ToDo管理アプリのなかには、デジタルが苦手な社員には使いこなすのが難しい多機能なものもあるので注意しましょう。実際に、多機能なToDo管理アプリを導入すると、次第に誰も利用しなくなって運用コストだけがかかる事態になるのです。
 
そのため、ToDo管理に必要な機能を過不足なく備えているシンプルな「Stock」のようなToDo管理アプリを検討しましょう。
 
Stockは非IT企業を含む100,000社以上の導入実績がある今注目のToDo管理アプリです。誰でも簡単に使えるようにシンプルさにこだわって設計されているので、ToDo管理の余計なストレスを解消できます。

誰でも簡単にToDo管理できるアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ToDoリストの作り方、メリット、運用ポイントまとめ

ToDoの概要やメリット、ToDoリストの作り方と運用ポイントをご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • 「ToDo」はいつかやらなくてはいけない仕事だが、「タスク」には期限がある
  • ToDoリストの作成や管理は面倒なので、デジタルで効率化するのが良い
  • ToDo管理アプリは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものにする
とくに3つ目のアプリの導入に関して、これまでToDo管理が上手くできていなかったチームが「多機能な」ToDo管理アプリを導入してしまうと、ほとんどの社員が使いこなせないので社内には浸透しません。
 
そのため、今回ご紹介したToDo管理アプリのStockのように非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使いこなせるアプリが最適です。
 
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関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!
 
関連記事: GoogleカレンダーとToDoリストの使い方!効率的なタスク管理方法の紹介