優先順位が分からないまま目先の業務に集中していると、やるべきことの抜けや漏れによって、自身やチームの負担を圧迫する事態になりかねません。このような状況を避けるには、細かく分けた「ToDo」を正しい順番で一つひとつこなしていくことが有効です。
しかし、ToDoを適切に管理したいが「ToDoリストの作り方や、管理に役立つアプリの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリストの作り方や、おすすめのアプリ７選を中心にご紹介します。
- ToDoリストの概要やタスクとの違いに加え、「チャットで共有して流れてしまう」「担当者と期限が曖昧」「ツールが複雑で一部の人しか更新しない」といった、チームのToDo管理でよくある3つの失敗がわかります。
- ToDoリストの作成・管理に役立つ7つのアプリについて、特徴や機能、注意点、料金を紹介しています。比較表もあるので、自社に合ったアプリを見比べながら選べます。
- ニーズに合ったアプリの選び方とあわせて、ToDoを細分化する、定期的に見直す、いつでも確認できるようにしておくという、ToDoリストを運用する3つのポイントがわかります。
ToDo（トゥードゥー）リストとは
以下では、ToDoリストの概要やタスクとの違いについて解説します。「そもそもToDoとは何か」を理解し、業務を効率化する重要性を社内メンバーへ伝えましょう。
ToDoとToDoリストの概要
ToDoの読み方は”トゥードゥー”で、仕事で発生する作業のうち、「いずれ処理しなければならないが、明確な期限が定まっていないもの」を指します。つまり、「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」なのです。
それゆえ、ToDoリストは、作業の抜け漏れ防止に加え、完了まで適切に業務進捗を管理する目的で作られます。やるべきこと（ToDo）をリスト化すれば「何をすれば良いのか」と同時に「何をしなくても良いのか」も分かり、ムダな作業を減らせます。
一方で、ToDoは期限が明確でないことから、優先順位が曖昧になりやすいという課題があります。そこで、ToDoをリスト化すると優先順位をつけられるようになり、緊急性の高い業務にリソースを割けるなど、業務の効率化が期待できるのです。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと似た用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
たとえば、「営業先へのプレゼン資料」は、営業先とのやりとりがスムーズに進むように、タスクとして期限を設定しなければなりません。また、「作業Aが完了しなければ、取りかかれない作業B」など、後続業務に影響する場合も「タスク管理」すべきです。
以上のように、ToDoとタスクはいずれも「仕事で発生したやるべき作業」です。しかし、明確な期限が設定されているかの点で意味が異なります。
チームのToDo管理でよくある3つの失敗
チームでTodo管理をするとき、個人管理とは違った気を付けるべき点があります。以下では、多くのチームが直面しやすい代表的な三つの失敗パターンを解説します。
LINEやチャットで共有し、ToDoが流れて見落とされる
チャットツールだけでToDoをやり取りすると、情報が流れてしまい、重大な見落としや共有漏れを引き起こす大きな原因となります。
チャットは手軽に連絡・情報共有ができる反面、時間がたつと日常的な会話や別の案件に関する連絡などにより発言が上に流れてしまうためです。その結果、目的の投稿を見つけるまでに無駄な手間と時間が発生してしまいます。
そこで、チャットと切り離し、いつでも全員が確認できる専用の場所にタスクとして留めておければ上記のようなミスをすることがありません。ToDoを正しく管理できることがチーム内の共有漏れを防ぐための解決策となります。
担当者と期限が曖昧で、誰も手をつけない
担当者が決まっていないなど、責任の所在が不明確なToDoは「誰かがやるだろう」という考えを生み誰も実行に移さなくなります。
また、期限が設定されていないTodoは重要度に関係なく優先度が下げられてしまいます。皆に後回しにされるTodoはチームの進捗を遅らせる大きな原因となってしまいます。
Todoを確実に機能させていくためには、各Todoの担当者と期限を明確に設定することが大切です。それが、Todoを放置させない重大な一歩になります。
ツールが複雑で、一部のメンバーしか更新しない
チームの課題を解決するために機能が複雑な管理ツールを導入しても、かえって大きな負担につながります。
入力項目が多かったり画面が見ずらかったりすると、ツールを使うことに時間がかかり、ITリテラシーの高い一部のメンバーしか使わない状態になります。その結果、最新のデータが反映されず、実際の進捗状況との間にズレが生じてしまいます。
チーム全体でツールを運用し続けるためには、だれでも直感的に操作できるようなシンプルさを選ぶ必要があります。全員が負担なくツールを更新できることがチームのTodo管理を定着させるカギとなります。
＜無料で使える＞ToDoリストの作成・管理に役立つアプリ7選
以下では、ToDoリストの作成・管理に役立つアプリ6選をご紹介します。
ToDoリストを効果的に運用するには、時間や場所を問わず使える「ToDo管理アプリ」を活用することが重要です。とくに、ToDoを共有する機能が備わっていれば、個人のタスク管理だけでなく、チーム全体の業務も適切に把握でき、円滑に進めることができます。
ただし、社内でアプリを導入するときは「誰でも簡単に利用できるシンプルなアプリ」が前提条件となります。なぜなら、操作が難しいアプリや多機能すぎるアプリでは、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず、かえって業務効率を低下させる恐れがあるためです。
結論、ToDoリストの作成・管理に最適なのは、スマホとPCの双方で利用でき、非IT企業の従業員でも簡単にタスクを作成・管理できるアプリの「Stock」です。
Stockの「ノート」には、チェックボックス付きのToDoリストを簡単に作成でき、関連情報と合わせて記録・管理できます。また、「タスク」としてチームメンバーに依頼することも可能なため、個人・チーム両方の進捗管理に役立つのです。
【Stock】誰でも簡単にToDoリストを作成・管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google ToDo リスト】Googleサービスと連携できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- Googleサービスと連 携できる
Gmailの受信メールからToDoリストを作成したり、Google カレンダーにToDoを表示したりなど、ほかのGoogleサービスと連携してToDo管理できる点が特徴です。 - あらゆるデバイスから使える
スマホ・タブレット・PCのいずれの端末にも対応しており、Googleアカウントがあれば、無料ですぐに使い始められます。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
・GmailでToDo管理できる
Gmailで受信したメールを、そのままタスクとしてToDoリストに追加できるので、返信漏れを防止したいときに役立ちます。
- カレンダー上でToDoを作成・確認できる
ToDoリストを作成するときに、日時を設定しておくと、ToDoをGoogleカレンダーへ反映させられます。そのため、スケジュールから漏れることなく、確実にToDoを管理できるのです。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- ToDoの共有機能がない
ToDoを共有するには、「Google Chat」または「Gmail」で作成したスペース内に、ToDoを追加しなければなりません。 - カテゴリー分けしづらい
利用しているユーザーからは「カレンダーでも見られるのはいいが、タスクの色が全て同じでは、カテゴリしている意味がないのではと思う。」という声があります。（引用：GooglePlay）
＜Google ToDo リストの料金体系＞
Googleアカウントを持っていれば、すべての機能を無料で利用できます。
【Excel】表形式でToDo管理できるMicrosoft 365のアプリ
＜Excelの特徴＞
- 表形式でToDo管理できる
「ToDo内容」「期限」「担当者」「メモ」といった項目を設定すれば、表形式でToDo管理できます。 - カスタマイズの幅が広い
「文字のフォント・サイズ」「項目」などを自由に変更して、自社に合ったToDoリストを作成できます。
＜Excelの機能・使用感＞
- 豊富なテンプレート
ToDoリストに使えるテンプレートが豊富に用意されているので、手間をかけずに体裁を整えたい場合に適しています。 - 関数機能
データを入力するだけで計算される仕様を作れるため、本日から期限までの残りの日数を自動計算したい場合に役立ちます。
＜Excelの注意点＞
- ファイル管理が面倒
Excelでは、ファイル形式でToDoリストを管理します。そのため、ファイルの数が増えると、管理しきれず保存場所が分からなくなり、目的の情報を見つけるのに時間がかかってしまう恐れがあるのです。 - 初心者には利用のハードルが高い
利用しているユーザーからは「関数が多機能な分、初心者にはとっつきにくい場面があります。とくに、エラーが出たときに原因が分かりづらく、調べながらの作業になることが多いです。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Excelの料金体系＞
以下は、一般法人向けの料金プラン（Teamsを含む）です。
- 無料プラン：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,259円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,518円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Microsoft To Do】手書きのToDoリストも作成できるアプリ
＜Microsoft To Doの特徴＞
- タスクを詳細な情報と共に管理できる
タスクには、メモや添付ファイルの追加・期限日や通知の設定が可能です。また、「ステップ」というサブタスクも追加できるので、やるべきことを細分化して管理できます。 - あらゆるデバイスから使える
スマホ・タブレット・PCのいずれの端末にも対応しており、外出先でも自分のToDoリストにアクセスできます。また、デスクトップアプリでは、タスクを手書き入力で追加可能です。
＜Microsoft To Doの機能・使用感＞
- 今日の予定でタスクを確認できる
「今日の予定」からその日までにやらなければならない作業を確認できるので、タスク漏れを確実に防ぐのに役立ちます。
- タスクに重要度をつけられる
タスクの右側の星印をチェックすると、重要なタスクのみをまとめて表示できます。また、期限も設定できるので、緊急度と重要度の両面から優先順位を付けられるのが便利です。
＜Microsoft To Doの注意点＞
- 色分けが少なく見づらい
利用しているユーザーからは「色分けなどでもう少し見やすくなればいいなとは感じます。」という声があります。（引用：ITreview） - タスクを整理しづらい
利用しているユーザーからは「タスクに細かい優先順位を設定する機能がなく、重要フラグを付けることはできますが、優先度の高い順に整理したり、複数段階で管理したりすることができません。もしタスクごとに優先順位を設定できるようになれば、より効率的にタスクを整理でき、日々の管理もしやすくなると感じました。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Microsoft To Doの料金体系＞
以下は、一般法人向けの料金プラン（Teamsを含む）です。
- 無料プラン：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,259円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,518円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Focus To-Do】タイマーとToDoリストを組み合わせたアプリ
＜Focus To-Doの特徴＞
- 時間とタスクの管理に特化している
Focus To-Doは、「ポモドーロタイマー」と「ToDoリスト」を組み合わせたアプリです。ポモドーロタイマーとは、25分間タスクに取り組み、5分休憩をするというサイクルを作ることで、集中力を保ちながらタスクを終わらせるのに役立ちます。 - あらゆるデバイスに対応している
スマホ・タブレット・PCだけでなく、Apple WatchやChromeブラウザの拡張機能にも対応しているため、ビジネスでの使用に適しています。
＜Focus To-Doの機能・使用感＞
- 集中力を保ったままタスクに取り組める
今日までにやるべきこととポモドーロタイマーを同じ画面上で確認できます。そのため、集中力を保ち、タスクを把握しながら業務に取り組むことができるのです。
- タスクに詳細な情報を追加できる
リマインダーや期限・サブタスクなど、タスクに付随する詳細な情報も追加して管理が可能です。また、4段階に分けて優先順位をつけられるため、タスクを正しい順序で終わらせるのに役立ちます。
＜Focus To-Doの注意点＞
- 課金が必要な機能が多い
利用しているユーザーからは「謎にほとんどの機能が課金になってしまいました。」という声があります。（参考：App Store） - UIが煩わしい
利用しているユーザーからは「UIや設定が煩わしく感じた」という声があります。（引用：App Store）
＜Focus To-Doの料金体系＞
アプリ本体は無料（アプリ内課金あり）
【Notion】柔軟にカスタマイズしてToDo管理できるアプリ
Notionの特徴
- ToDo管理を含む高い柔軟性
Notionは、ToDo管理を含むオールインワンのサービスとして高い柔軟性が最大の特徴です。ボード形式やカレンダー表示など、多様なビューを自由に切り替えながらToDo管理をすることができます。 - 多様なテンプレート
Notionには多様なテンプレートが用意されているため、ToDo管理のテンプレートを使えば、リスト・タイムライン・チャートなど、様々な形式でToDo管理をすることができます。
Notionの機能・使用感
- チーム全体の進捗状況をモニターすることができる
タスク＆課題管理のテンプレートを使用すると、自分がどのタスクにアサインされているかを確認できます。さらにチーム全体の進捗状況をモニターすることができるため、効率的な情報共有として役立ちます。 - 自分なりにカスタマイズできる
デフォルトの設定から変更できるものが多く、使いやすいようにカスタマイズできるため、個人のToDo管理からチームのToDo管理まで幅広く使用したい場合に適しています。
Notionの注意点
- 機能が過多で難しい
カスタマイズ性が高い分、ToDo管理だけに使いたい場合は機能が多すぎて使いづらい点に注意が必要です。 - 検索性が弱い
利用しているユーザーからは「日本語検索の精度がまだやや不安定で、キーワードによってはうまくヒットしないことがある。」という声があります。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Asana】自分好みにToDoをカスタマイズできるアプリ
Asanaの特徴
- ToDoリストをカスタマイズできる
作成したToDoリストをリスト形式やかんばん方式、カレンダー方式など自分好みな形で整理できます。自分の業務スタイルやニーズに合わせてToDoリストを管理可能です。 - AIを活用できる
AsanaはToDoの管理だけでなく、社内のリソースやプロジェクトの進捗管理などが可能で、業務に必要な多くの機能を利用できます。AI機能を活用すれば、より効率的に業務を進められます。
Asanaの機能・使用感
- 優先度やステータスを共有できる
タスクの優先度や進捗度合いをチームで共有できるため、複数人で作業を進める場合は便利です。 - メッセージでやり取りできる
プロジェクトやタスクについての連絡をAsanaのメッセージ機能を使って送信できます。複数のツールを用いなくても、Asanaで連絡まで完結できます。
Asanaの注意点
- 初期導入に時間がかかる
多くの機能があり、使い方が複雑である場合があるため、サービスを導入し、社員に利用が定着するまでに時間がかかる恐れがあります。 - 多機能で使いこなせない
利用しているユーザーからは「多機能なので、使いこなせない部分が多いです。適度な機能制限を適用して、初歩的な機能だけで使えるようにできると、使い勝手が上がり使えるユーザも増えるのではないでしょうか。」という声があります。（参考：ITreview）
Asanaの料金体系
以下は、一般法人向けの料金プランです。
- Personal：0円/ユーザー/月
- Starter：1,475円/ユーザー/月
- Advanced：3,300円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Enterprise＋：要問い合わせ
＜比較表＞ToDoリストの作成・管理におすすめのアプリ7選
以下では、ToDoリストの作成・管理におすすめのアプリ7選の比較表を紹介します。
| Stock【一番おすすめ】 | Google ToDo リスト | Excel | Microsoft To Do | Focus To-Do | Notion | Asana | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単にToDoリストを作成・管理できるアプリ
|
Googleサービスと連携できるアプリ
|
表形式でToDo管理できるMicrosoft 365のアプリ
|
日々のToDoを組織的に管理できるアプリ
|
タイマーとToDoリストを組み合わせたアプリ
|
柔軟にカスタマイズしてToDo管理できるアプリ
|
自分好みにToDoをカスタマイズできるアプリ
|
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプル（中小規模の企業向けor数十人の組織向け）
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
| 更新のしやすさ |
【〇】マルチデバイス対応
|
【〇】マルチデバイス対応
|
【×】逐一ファイルを開く必要がある
|
【〇】マルチデバイス対応
|
【〇】マルチデバイス対応（有料版のみ）
|
【〇】マルチデバイス対応
|
【〇】マルチデバイス対応
|
| 共有のしやすさ |
【〇】メンバーのタスクも把握できる
|
【×】Google ChatやGmailによる共有は可能
|
【×】複数人による同時編集ができない
|
【×】Googleと連携して共有できない
|
【×】複数人でのToDo管理に向いていない
|
【×】共有の方法が多すぎる
|
【×】プロジェクトの権限編集はEnterpriseプランのみ
|
| アラート機能 |
【〇】時間を設定できる
|
【〇】時間を設定できる
|
【×】アラート機能は備わっていない
|
【〇】時間を設定できる
|
【〇】時間を設定できる（有料版のみ）
|
【〇】時間を設定できる
|
【〇】時間を設定できる
|
| 注意点 |
5名以上での利用が前提
|
ToDoの共有機能がない
|
ファイル管理が面倒
|
タスクを整理しづらい
|
課金が必要な機能が多い
|
機能が過多で使い方が難しい
|
多機能で使いこなせない
|
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり650円/月〜
|
・無料
|
・無料プランあり
・有料プランは1,259円/ユーザー/月～
※Microsoftに搭載されているソフトなので、基本無料から使い始められる
|
・無料プランあり
・有料プランは1,259円/ユーザー/月～
※Microsoftに搭載されているソフトなので、基本無料から使い始められる
|
・アプリ本体は無料
・アプリ内課金あり
|
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～
|
・無料プランあり
・有料プランは1,475円/ユーザー/月～
|
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら
|
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Excel」の詳細はこちら |
無料で始められるものは「導入するハードルが低い」というメリットがある反面、機能に過不足が生じやすいなどのデメリットが伴います。そのため、導入のしやすさだけでなく、導入後に上手く活用できるかまで検討することが大切です。
ToDoリスト作成・管理アプリの選び方
自社に合ったToDo管理アプリを選ぶときは、ニーズを明確にすることが重要です。
ニーズを明らかにせず、「便利そうだから」という理由でアプリを導入しても、うまく使いこなすことはできません。社内での利用を浸透させるには、「アプリを使ってどのようにToDoを管理したいか」を定義してから選定しましょう。
ニーズに合う必要な機能を基準に選ぶことで、無駄に多機能なアプリを選んでしまう事態を防げます。
ToDoリストを運用する3つのポイント
ToDoリストを作成しただけでは、リストがうまく活用されません。そのため、以下で紹介する「ToDoリストを運用する3つのポイント」を参考に、従業員が確実にToDoを完了できる環境をつくりましょう。
（1）ToDoを細分化する
1つ目のポイントは、ToDoを可能な限り分かりやすく細分化することです。
たとえば、「資料を作成する」という業務のなかには「データを分析する」「グラフにまとめる」など、複数の作業が含まれます。しかし、タスクが粗い状態で上司に報告すると、部下が業務にかけた時間と上司が予測した時間に乖離が生まれてしまうのです。
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見ても「何にどのくらいの時間がかかるか」がわかるまで細分化しましょう。
（2）定期的に見直す
2つ目のポイントは、定期的なToDoリストの見直しです。
たとえば、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確か」「作業負荷が大きすぎないか」を見直しするルールを定めて運用しましょう。見直しの頻度は各企業や業務内容によって異なるものの、定期的に見直して常に最適なリストを維持することが大切です。
また、メンバー全員でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切か判断できます。そのため、ToDoリストの見直しを、定期的な業務としてとり入れるべきなのです。
（3）いつでも確認できるようにしておく
3つ目のポイントは、時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確かめられる状態にしておくことです。
たとえば、手書きノートで該当箇所を探すのには時間がかかり、ExcelやGoogleスプレッドシートでは確認の都度ファイルを開く手間が生じます。このように、業務効率化のためのTodoリストにも関わらず、すぐに確認できない状態では意味がありません。
一方、「検索性に優れたToDo管理アプリ」を活用すれば、いつでもすばやくやるべきことを確かめられるのです。たとえば、「Stock」のノートにTodoリストを作成すれば、高度な検索機能で目的の情報にすぐにアクセスできます。
ToDoの概要や作り方・おすすめアプリまとめ
これまで、ToDoリストでやることを管理するメリットや作り方、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
ToDoリストを作るとToDoの抜け漏れがなくなるのはもちろん、業務の優先順位をつけられたり、スケジュールを立てやすくなったりするメリットがあります。
ただし、ToDoリストを作るだけで、適切な管理と共有ができなければ意味がありません。そのため、ノートや付箋のように目的のToDoを探しづらい媒体ではなく、「必要な情報へすぐにアクセスできるビジネスチーム向けのToDo管理アプリ」を使いましょう。
一方、多機能なアプリでは使いこなせず次第に使われなくなる恐れがあります。したがって、誰でも説明不要で使いこなせるほどシンプルなToDo管理アプリの「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、ToDo管理自体ではなく、実際の業務にリソースを割ける環境を作りましょう。
