業務に追われていると、やるべきことが抜け漏れて大きなミスにつながりかねません。このような状況を避けるには、仕事を細かく分けた「ToDo」を一つひとつこなしていく方法が有効です。
一方で、「紙に書き出しても結局続かない」「自分のToDoは管理できるが、部下のやるべきことまで把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoの概要や作り方、運用ポイントを中心にご紹介します。
- タスクの漏れによって仕事でミスをする状況を解決したい
- 誰が何の仕事をしているのかが分からない
- ToDoリストを紙で作るのは面倒で続かない
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、個人やチームのタスクを効率的に管理してミスを防ぐ方法が分かります。
目次
ToDoについて
以下では、ToDoの意味やToDoリストについて解説します。「そもそもToDoとは何か説明できない」という方は必見です。
ToDo（トゥードゥー）の意味とは？
ToDoの読み方は”トゥードゥー”で、意味はいつかするべきこと、しなければならないことです。具体的には、仕事で発生した作業のなかで「いずれ処理しなければならないが明確な期限が定まっていないもの」を指します。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと似た用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
たとえば、「営業先へのプレゼン資料」は、営業先とのやりとりがスムーズに進むようにタスクとして期限を設定しなければなりません。
以上のように、ToDoとタスクはどちらも「仕事で発生したやるべき作業」ですが、明確な期限が設定されているかにおいて異なるのです。
ToDoリストとは？
「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。
ToDoリストは、作業の抜け漏れを防止して実行まで適切に管理するために作成します。やるべきこと（ToDo）をリストにすれば「何をすれば良いのか」と同時に「何をしなくても良いのか」も分かるため、ムダな作業を減らすきっかけにもなります。
また、ToDoをリスト化すると優先順位をつけやすくなります。そのため、優先順位を基に期日を設定し、タスクとしても管理できるようになるのです。
ToDoリストを活用する4つのメリット
ToDoリストを活用するメリットを正しく理解すれば、自社内で横展開する際の裏付けになります。そこで以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。
（1）ToDoの抜け漏れがなくなる
ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防止できます。
複数の業務に携わりあらゆるメンバーと連携をとっていると、ToDoリストを作らなければ抜け漏れが発生しかねません。「人は一度記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」とも言われるため、必ず書き残すようにしましょう。
以上のように、ToDoリストは第二の脳として機能するので、さまざまな仕事に追われているビジネスマンにとって必須だと言えます。
（2）やることの優先順位が分かる
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
ToDoリストがないと、思いついた作業から順にこなすことになります。一方、ToDoリストを手元に用意すれば、限られた時間のなかで効率的に消化するために優先順位を付けるようになります。
その結果、仕事を効率的に進められるのです。以上のように、ToDoリストを活用すればやるべきことに優先順位を設ける習慣がつき、業務効率化に役立ちます。
（3）スケジュールを立てられる
ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。
具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールを把握できるのです。
ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、トラブルが起こっても余裕を持って臨機応変な対応ができます。
（4）やることを可視化できる
ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。
ToDoリストは溜まった仕事を整理整頓するのに役立ち、リストを活用すればスムーズに仕事を進められるようになります。逆に、ToDoリストを活用しないとメールやチャットなどのさまざまな媒体に情報が分散するので、何から手を付ければ良いか分かりません。
また、ToDoを頭のなかで管理しようとすると、業務が増えたときに重要なToDoを忘れる可能性があります。そのため、仕事のToDoは目に見える形で一か所にまとめていつでも見直せるようにしておきましょう。
ToDoリストを紙のノートや付箋で作る方法もありますが、紛失しやすいうえに見直しづらく結局使わなくなります。したがって、時間や場所を問わずアクセスできる「Stock」のようなToDo管理アプリを使うのが最善の選択です。
ToDoリストを活用する注意点
ToDoリストにありがちな問題は「ToDoリストを作成するのが面倒」ということです。
ToDoを書き出すのはもちろん、完了したタスクを削除したり確認しやすいように並び替えたりと、さまざまな作業が必要です。そのため、ToDoリストを用意したにも関わらずまったく定着しない事態が起こるのです。
以上のような煩わしさを解消する手段としては、ToDo管理アプリが最適です。たとえば、デジタルが苦手な人が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」を活用すれば、面倒な操作をせずにToDoの作成から管理、共有までが簡単にできます。
＜4ステップ＞ToDoリストの作り方
以下では、ToDoリストの作り方を4ステップでご紹介します。「ToDoリストの作り方が分からない」「作ったことはあるが続かなかった」という方は必見です。
ステップ1｜思いつくToDoをリストアップする
はじめに、思いつくToDoを洗い出しましょう。
抜け漏れなく洗い出すには、紙に書き出す方法が効果的です。また、単発のToDoだけではなく、仕事をするなかで見つけた定型的なToDoもリストアップしておきましょう。
そして、ToDoの洗い出しが完了したら細分化します。たとえば「営業のアポイントメントをとる」というToDoの場合は「商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」のように、やるべき行動が一目で分かる形まで分解すると混乱しません。
ステップ2｜ジャンルごとに分ける
次に、ToDoをジャンルごとに分けて整理します。
ToDoが整理されていない環境では、複数の仕事のToDoが入り混じって混乱しかねません。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」のようなジャンルを用意してToDoを分類しましょう。
以上のように、ToDoをジャンルごとに分けることで、複数の仕事に携わっていても常に整理された状態のToDoに優先順位をつけて、効率的に仕事を進められます。
ステップ3｜優先順位をつける
最後に、ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。
ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。
1：緊急度が高い＆重要度が高い
2：緊急度が高い＆重要度が低い
3：緊急度が低い＆重要度が高い
4：緊急度が低い＆重要度が低い
1のToDoは最優先でとりかかるべき業務であり、4のToDoの優先順位は最も低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを分類して、適切な優先順位を割り当てましょう。
ステップ4｜ToDoごとに締切を設ける
最後に、ToDoごとに締切を設けましょう。
予測した工数や時間をもとにToDoの締切を設定すれば、期限に合わせて業務スケジュールを調整できます。基本的に仕事は期限を設定しないと周囲に影響が出てしまうため、締切のない「ToDo」から締切のある「タスク」へと昇格させましょう。
そして、「期限内に仕事が終わらない」という事態を防ぐためにも、無理のない範囲で現実的な期限を設定するのがコツです。実際、タスクとタスクの間には「休憩」や「移動」などの時間もあるので、余裕を持った期限設定をしましょう。
【これ一択】ToDo管理におすすめのアプリ
以下では、ToDo管理におすすめのアプリをご紹介しました。
ToDoリストで重要なのは、見直すのが面倒で続かない紙やノートではなく、時間や場所を問わずアクセスできる「ToDo管理アプリ」を利用することです。とくに、ToDoを共有する機能があるアプリであれば、個人だけでなくチームの仕事も効率化できます。
ただし、チームでタスク管理する際は「誰でも簡単に使えるシンプルなアプリ」を選ばなければなりません。逆に操作が難しいアプリや必要以上に多機能なアプリは、誰も使いこなせず浸透しないのです。
結論、ToDo管理に最適なのは、非IT企業の65歳以上の従業員でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
StockではToDoを簡単に設定できるのはもちろん、メンバーの進捗を把握したり上司から部下へ依頼したりする機能も搭載されています。また、iPhoneやAndroidにも対応しているので、移動中や外出先でのToDo管理に役立ちます。
ITに詳しくない65歳でも使いこなせるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
ToDoリストを運用する3つのポイント
ToDoリストを作成しただけでは、リストが個人やチームで活用されることはありません。そのため、以下で紹介する「ToDoリストを運用する3つのポイント」を参考に、従業員が確実にToDoを完了できる環境をつくりましょう。
（1）ToDoを細分化する
ToDoは可能な限り分かりやすく細分化しましょう。
「何をすれば良いか」がすぐに判断できれば、作業内容を考える無駄な時間を減らせます。また、作業内容が具体的なので、上司が部下の詳細な進捗状況をつかめるのです。
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見てもすぐに行動へ移せる程度に細分化しましょう。
（2）定期的に見直す
定期的なToDoリストの見直しが必要です。
具体的には、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確だったか」「期限の設定は適切だったか」といった見直しを実施しましょう。
また、チーム全体でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切であったか判断できます。そのため、ToDoリストの見直しを定期的な業務としてとり入れなければならないのです。
（3）いつでも確認できるようにしておく
時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確認できるようにしましょう。
ToDoリストを作って業務を効率的に進めようとしているにもかかわらず、ToDoを確認すること自体に時間がかかるのは本末転倒です。そのため、目的のToDoをすぐに探し出せるようにしなければなりません。
手書きノートでは該当箇所を探すのに時間がかかるほか、エクセルやgoogleスプレッドシートではいちいちファイルを開く手間が必要です。一方、ToDo管理アプリを活用すれば、誰でも素早くToDoリストを確かめられます。
たとえば、目的のToDoをすぐに見つけられる「Stock」のようなToDo管理アプリを導入して、取り組むべきToDoを簡単に確認できるようにしましょう。
ToDoリストのメリット・作り方・おすすめアプリまとめ
これまで、ToDoリストのメリットや作り方、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
ToDoリストを作るとToDoの抜け漏れがなくなるのはもちろん、優先順位をつけられたり、スケジュールを立てやすくなったりするメリットがあります。そのため、業務を効率的に進めるのに役立つのです。
ただし、ToDoリストを作るだけで読み返さなければ意味がありません。そのため、ノートや付箋のように目的のToDoを探しづらい媒体ではなく、わずかな操作ですぐにアクセスできるToDo管理アプリを使いましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、誰でも説明不要で使いこなせるほど簡単で使いやすいToDo管理アプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してToDoを管理し、業務の抜け漏れやミスを防ぎましょう。
