さまざまな業務に追われている状況では、やるべきことが抜け漏れてしまい大きなミスにつながる可能性があります。多忙な仕事に追われている状況を解消するには、仕事を細かく分けた「ToDo」を一つひとつこなしていく方法が有効です。
一方で、「自社では誰が何をしているのか分からないので、ToDo管理を始めても意味がないのではないか」と悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はToDoの概要やToDoリストの作り方、運用ポイントを中心にご紹介します。
- ToDoについて正しく理解を深めて、自社でもToDo管理を実施したい
- 社内で誰が何をしているのかが分からないので、ToDoリストで解決したい
- ToDoリストのメリットを把握して、社内展開する際の説得材料にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社の社員が抱えるToDo管理を解消する方法が見つけられます。
目次
ToDoについて
ToDoに関する理解が浅い状態で、社内のToDo管理推進に取り組んでも「具体的に何をすれば良いのか」「何を避けるべきなのか」が分からないので失敗します。
そのため、まずはToDoに関して正しく理解することが重要です。そこで以下では、ToDoの意味やタスクとの違いを中心に解説します。
ToDoとは？
ToDoはいつかするべきこと、しなければならないことを意味する用語です。ToDoは「トゥードゥー」と読みます。
具体的には、仕事で発生した作業のなかで「いずれ処理しなければならないが明確な期限が定まっていないもの」を指します。たとえば、「資料を整理する」などの個人的な作業がToDoに分類されます。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと非常に類似している用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
具体的には、仕事で発生した作業のなかで「期限までに処理をしなければほかの作業に影響が出るもの」を指します。たとえば、営業先へのプレゼン資料は作成期限を守らなければ、大きな損失につながります。
以上のように、ToDoとタスクはどちらも「仕事で発生したやるべき作業」ですが「明確な期限が設定されているか」という大きな違いがあるのです。
ToDoリストとは？
「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。
ToDoリストを作成する目的は、作業の抜け漏れを防止して実行まで適切に管理することです。やるべきこと（ToDo）をリストにすれば「何をすれば良いのか」が明確になるのと同時に「何をしなくても良いのか」も分かるためムダな作業を減らすきっかけにもなります。
また、ToDoをリストにすれば一目で作業を把握できるので、簡単に優先順位が分かるようになります。優先順位が明確になったToDoに期限を設定すれば、タスクとしても適切に管理できます。
ToDoリストを活用するメリット
ToDoリストを活用するメリットを正しく理解すれば、自社内で横展開する際の裏付けになります。そこで以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。
ToDoの抜け漏れがなくなる
ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防止できます。
日々の業務を通して次々と仕事が溜まっていくなかで、ToDoをリスト化しなければ抜け漏れのリスクも高まってしまいます。「人は一度記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」とも言われるため、必ず書き残すようにしましょう。
以上のように、ToDoリストは第二の脳として機能するので、さまざまな仕事に追われているビジネスマンにとって必須の要素と言えます。
やることの優先順位がわかる
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて迅速に処理できます。
ToDoリストがない場合には、どのような作業から着手すべきかすぐに判断できません。一方で、ToDoリストを手元に用意すれば「限られた時間のなかでどう終わらせるか」を考えるようになるため、結果として余裕を持って業務を終えられるのです。
以上のように、やるべき作業を一覧化したToDoリストを活用すれば、優先順位を判断できるようになります。
とくに、アプリ内でToDoリストを管理すれば、スマホからToDoを確認できるので時間や場所を問わず優先順位をつけられます。そのため、すべてのToDoを可視化できる「Stock」のようなアプリを使って、管理を行うのが今日のトレンドです。
スケジュールを立てられる
ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。
具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールを把握できるのです。
ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、トラブルなどが発生しても余裕を持った臨機応変な対応が可能です。
何をすれば良いかが可視化できる
ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。
ToDoリストは溜まった仕事を整理整頓するのに役立ち、リストを活用すればスムーズに仕事を進められるようになります。逆に、ToDoリストを活用しないとメールやチャットアプリなどの多様な媒体に情報が分散したままなので、何から始めれば良いのか分かりません。
また、ToDoを頭のなかで管理しようとすると、業務が増えたときに重要なToDoを忘れてしまう恐れもあります。そのため、仕事のToDoは目に見える形で一か所にまとめ、時間や場所を問わずに確認できるようにしましょう。
ToDoリストを活用する際の注意点
ToDoリストにありがちな問題は「ToDoリストを作成するのが面倒」ということです。
ToDoリストは分かりやすいように作成するのはもちろん、完了したタスクを削除したり確認しやすいように並び替えたりと、さまざまな作業が必要です。そのため、ToDoリストを用意したにも関わらずまったく定着しない事態が起こるのです。
そこで「ToDo管理アプリ」を導入すれば、簡単にToDoリストを作成・管理できるのでリストが定着しやすくなります。とくに、ToDo管理に必須の機能が過不足なく搭載されたシンプルなアプリであれば、すべての社員が使いこなせるためすぐに運用を開始できるのです。
たとえば、デジタルが苦手な人が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」を活用すれば、面倒な操作をせずにToDoの作成から管理、共有までが簡単にできます。
ToDoリストの作り方の4ステップ
ToDoリストは単純にToDoを羅列するだけでなく、行動に移しやすくするために適切な手順で作成する必要があります。そこで以下では、ToDoリストの作り方・書き方の4ステップをご紹介します。
思いつくToDoをリストアップする
はじめに、思いつく限りのToDoを洗い出してすべてリストアップしましょう。
ToDoの抜け漏れがないように洗い出すためには、紙に書き出す方法がもっとも効果的です。また、1週間ほど実際に仕事をしながら定型的なToDoを洗い出す方法もあります。
そして、ToDoの洗い出しが完了したら細分化しましょう。たとえば「営業のアポイントメントをとる」というToDoの場合「商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」など一目で何をすれば良いか分かるように分解すると混乱しません。
ジャンルごとに分ける
次に、ToDoをジャンルごとに分けて整理します。
無造作にToDoがまとめられている環境では、目的のToDoを探し出すのが大変なことに加えて、ToDoの優先順位も適切に判断できません。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」のようなジャンルを用意してToDoを分類しましょう。
以上のように、ToDoを分類ごとに分ければ目的のToDoが見つけやすくなり、マネジメントにかかる負担を大幅に減らせるのです。
優先順位をつける
最後に、ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。
ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。
①：緊急度が高い＆重要度が高い
②：緊急度が高い＆重要度が低い
③：緊急度が低い＆重要度が高い
④：緊急度が低い＆重要度が低い
①のToDoは最優先で取りかかるべき業務であり、④のToDoの優先順位は最も低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを分類して、適切な優先順位を割り当てましょう。
ToDoごとに締切を設ける
最後に、ToDoごとに締切を設けましょう。
「どの程度の作業時間がかかり、いつ頃に完了する予定か」をToDoに設定すれば、期限に合わせて業務スケジュールを調整できます。基本的に仕事は期限を設定しないと周囲に影響が出てしまうため、締切のある「タスク」へと昇華させましょう。
そして、「期限内に仕事が終わらない」という事態を防ぐためにも、無理のない範囲で現実的な期限を設定するのがコツです。実際、タスクとタスクの間には「休憩」や「移動」などの時間もあるので、余裕を持った期限設定をしましょう。
ToDoリストを運用する際の3つのポイント
ToDoリストを作成しただけでは、リストが社内で活用されることはありません。そのため、以下で紹介する「ToDoリストを運用する際の3つのポイント」を参考に、社員が確実にToDoを完了できる環境をつくりましょう。
ToDoを分かりやすく細分化する
ToDoは可能な限り分かりやすく細分化しましょう。
「何をすれば良いか」がすぐに判断できるToDoであれば、作業内容を考える無駄な時間を減らせます。また、作業内容が具体的なので上司は進捗を確認したときに「あとどのくらいで完了するのか」を正確に把握できるのです。
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見てもすぐに行動に移せるほどに細分化しましょう。
定期的にToDoリストの見直しをする
定期的なToDoリストの見直しが必要です。
具体的には、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確だったか」「期限の設定は適切だったか」などの見直しをします。見直しをすることで、現状のToDoリストの問題点が明確になり、迅速に改善できるようになるのです。
また、チーム全体でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切だったかも判断できます。そのため、ToDoリストの見直しを定期的な業務として取り入れ、ToDoリストが定着しやすい環境を整えましょう。
すぐにToDoリストを確認できるように管理する
時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確認できるようにしましょう。
効率を求められるビジネスにおいて、ToDoを確認すること自体に時間がかかるのは本末転倒です。そのため、スピーディに仕事に取りかかれるように、目的のToDoがすぐに見つかる環境を整える必要があります。
手書きノートでは該当箇所を探すのに時間がかかるほか、エクセルやgoogleスプレッドシートではいちいちファイルを開く手間が必要です。一方で、ToDo管理に特化した「ToDo管理アプリ」を活用すれば、何のストレスもなく迅速にToDoリストを確認・管理できるようになります。
したがって、目的のToDoをすぐに見つけられる「Stock」のようなToDo管理アプリを導入して、取り組むべきToDoを簡単に確認できるようにしましょう。
【必見】仕事のToDo管理におすすめのアプリ
以下では、仕事のToDo管理におすすめのアプリをご紹介します。
チームでToDo管理をしている企業では、デジタルのToDo管理アプリを上手く活用しています。ToDo管理アプリには「部下に任せた仕事の進捗は、直接聞いたときにしか分からない」という課題を解決する「共有機能」などが搭載されているため便利です。
一方で、ToDo管理アプリのなかには、デジタルが苦手な社員には使いこなすのが難しい多機能なものもあるので注意しましょう。実際に、多機能なToDo管理アプリを導入すると、次第に誰も利用しなくなって運用コストだけがかかる事態になるのです。
そのため、ToDo管理に必要な機能を過不足なく備えているシンプルな「Stock」のようなToDo管理アプリを検討しましょう。
Stockの「ノート」にはToDoとして、詳細な業務内容を記載したりチェックリストを作成したりでき、簡単に情報を残せます。さらに、直感的に設定できる「タスク」を使えば、ToDoの抜け漏れや優先順位がわからなくなる事態を未然に防止します。
最も簡単にToDo管理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
ToDoリストの作り方、メリット、運用ポイントまとめ
ToDoの概要やメリット、ToDoリストの作り方と運用ポイントをご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- 「ToDo」はいつかやらなくてはいけない仕事だが「タスク」には期限がある
- ToDoリストの作成や管理は面倒なので、デジタルで効率化するのが良い
- ToDo管理アプリは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものにする
とくに、3つ目のアプリの導入に関して、これまでToDo管理が上手くできていなかったチームが「多機能な」ToDo管理アプリを導入してしまうと、ほとんどの社員が使いこなせないので社内には浸透しません。
そのため、今回ご紹介したToDo管理アプリのStockのように非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使いこなせるアプリが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、これまで管理できなかった部下のToDoを一か所で簡単に管理しましょう。
