日々の業務で忙しいなか、やるべきことを整理しなければ抜け漏れなどが発生してしまい、トラブルの原因となってしまいます。しかし、業務を小さく分け管理する方法に「ToDo」として業務を細分化する方法が挙げられます。
また、細分化されたToDoをリスト化して優先順位をつけたものが「ToDoリスト」です。ToDoリストを用いることで、業務管理が効率的になります。しかし、自社では業務の管理方法が統一されておらず、管理が個人で異なることにより、見える化ができていないなどの問題がある企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoの概要からToDoリストの作成・管理方法までご紹介します。
- 自社の業務管理方法を統一したい
- 業務トラブルを事前に防止し、業務効率化を実現するためのコツを知りたい
- ToDoを管理するのはもちろん、社内のIT化に貢献するツールも知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社の業務管理が整理され、社員のToDo管理に対する理解を浸透させることができます。
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目次
ToDoについて
業務管理をするにあたって、ToDoに関する理解が浅いまま「ToDo管理をして業務効率化をする」旨を社員に伝達しても、いきなり業務効率化は実現しません。
そのため、まずはToDoや業務管理への共通認識を持つことが必要です。以下では、ToDoへの正しい理解をするため、意味や「タスク」との違いについて解説します。
ToDoとは？
「ToDo」とは、「いつかするべきこと、しなければならないこと」を意味する言葉です。
ある作業をしないといけないが、明確な期限が決まっていないものがToDoと言えます。
ToDoには「ある程度、この日時までには終える必要がある」というニュアンスは含みますが、はっきりと期限が決まっているわけではありません。そのため、「備品の補充をする」「デスクの上を整理する」ことはToDoだと言えます。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと非常によく似ている言葉に、「タスク」があります。この「タスク」とは、ビジネスの現場において「やるべき仕事・作業」を意味する言葉です。
ToDoとタスクは、どちらも「やらないといけない作業」を意味しますが、この2つには「期限の有無」が大きな違いとしてあります。
ToDoは期限が設定されていないのに対して、タスクは期限が設定されています。
タスクとToDoを分かりやすい具体例で示すと、営業先で行う会議資料を作ることは「タスク」で、交通費の申請は「ToDo」だと言えます。自社で「タスク」と「ToDo」が混在して使われる場合には注意が必要です。
ToDoリストとは？
「ToDoリスト」とは、ToDoを抜き出してリスト化した「やることリスト」です。
ToDoリストを作る目的は、ToDoの抜け漏れを防ぎ、実行まで正しく管理することです。やるべきことをリスト化することで、ToDoが可視化できます。
ToDoに期限がなくても、リスト化したときに取り掛かる優先順位も明確になるので、抜け漏れ防止はもちろん「ToDoからタスクへの昇華」も可能です。
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ToDoリストの作成によって得られるメリット4選
ToDoリストを正しく作成すると、以下でご紹介する4つのメリットが得られます。
ToDoの抜け漏れがなくなる
ToDoリストを作成すると、ToDoの抜け漏れを防止できます。
日々、業務をこなしているうちに、ToDoは増えていきますが、増えていくToDoをリスト化せずに管理するのは困難です。しかし、ToDoリストがあることでToDoの振り返りがしやすくなり、抜け漏れ防止に貢献します。
一方で、ToDoリストは活用されてはじめて効果を発揮するので、作成自体が目的となってしまうのには注意が必要です。
やることの整理ができるので優先順位がわかる
ToDoリストを使えば、やることに対して優先順位をつけてToDoを消化できます。
ToDoが増えていき、管理が適切にされていない場合は、どのToDoから作業すればいいのか分からず、ToDoの優先順位がわからなくなってしまいます。
一方、ToDoリストは、やるべきことのみが大枠でまとめられているので、ToDoの詳細や優先順位の確認がいつでもできます。
また、重要なToDoや急ぎのToDoなどを「タスク」として妥当な順番で片付けることも可能です。
スケジュールを立てられる
ToDoをリスト化すると、スケジュールが正しく立てられます。具体的には「全部でどれくらいのToDoがあり」、「どれくらいの時間がかかるか」のように、ひとつのToDoにかかる時間から全体の所要時間の見積もりができます。
作業量の把握ができるため、前もってほかの業務に関わるスケジュール調整が可能となります。
そして、ToDoとスケジュール管理が同時にできると1業務にかかる時間を逆算できるので、効率的な業務遂行ができるようになるのです。
その日の業務で何をすれば良いか可視化される
ToDoの管理が正しくできているとやるべきことが見える化されるので、そのリストをベースに1日の行動を整理できます。
ToDoを社員の頭の中だけで管理し業務を行っていると、業務負荷が増えた際に抜け漏れの恐れがあります。しかし、ToDoを紙やデータでリスト化しておくと、業務の流れが整理された状態で仕事ができるようになります。
一方、作成したリストはすぐにアクセスできるような場所やデータフォルダ内に管理しておくと、必要なときに必要な情報をすぐに確認できるのでおすすめです。
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ToDoリストを作るデメリット
もちろん、ToDoリストにはメリットがある反面、デメリットもあります。両者を正しく把握しておくと、デメリットに対して適切に対処ができます。
リストの作成に時間を取られてしまう
ToDoリストを作成する際にありがちな問題が、作成に時間がかかってしまう点です。
ToDoリストを見やすく作成するのはもちろん、その後の管理でも完了したタスクを消去したり、見直しをしたりすることも必要なため、作成・管理に慣れていなければ時間を取られてしまいます。
ToDoリストは作成が目的ではなく、効率的に業務を進めることが目的です。そのため、ToDoリストの作成に時間がかかってしまうような場合は、「Stock」などのシンプルなツールを利用した管理が必要です。
ToDoの締切が分かりづらい
「ガントチャート」などのように視覚的に把握しやすいツールと違い、ToDoリストだけではToDoの時系列が一目では分かりません。
そのため、担当業務に精通していない場合は、想定よりもToDoに取り組む時間がかかってしまう可能性があります。
管理の際は、そのToDo完了までにどの程度時間がかかるのかも把握し、進捗状況に応じてほかのToDoと調整するスキルも必要になります。
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ToDoリストの作り方4ステップ
ここでは、ToDoリストの作り方4ステップをご紹介します。ご紹介する順番通りに作成すれば、その後のToDo管理もしやすくなるのでおすすめです。
思いつくToDoをリストアップする
まず、思いつく限りのToDoを洗い出し、全てリストアップしましょう。
現在の仕事の状況から、残っている作業を「タスク」と「ToDo」に分けることを意識しながらToDoを洗い出します。「タスク」は期限がある作業、「ToDo」は期限はないがやらないといけない作業です。
ToDoが洗い出せたら、具体的にToDoを設定しましょう。たとえば、「営業のアポイントメントをとる」というタスクがある際には、「今までの商談リストを振り返る」「営業メールを製造業を対象に送る」など、一目わかるように設定すると、ToDoリストの運用・実行もしやすくなります。
ジャンル分けする
次に、ToDoをジャンルに分けて整理します。
多くの種類のToDoが1つのリストにまとめられている場合、優先順位をつけるのが難しく、ToDoを行う際に混乱してしまう可能性があります。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」というようにジャンル分けをしてからToDoリストを作るのがおすすめです。
もし、ジャンル分けをするほどではない、という場合はToDoの色を分けるといったように、一目でわかりやすくすると良いでしょう。
ToDoごとに締切を設ける
「そのToDoはどの程度作業時間がかかり、いつ頃完了予定か」までの期限をToDoに設定しておくと、締め切りに併せて業務を進めやすくなります。
期限がないと各ToDoの遅れから、業務全体の遅れにつながる可能性もあるので、締切のある「タスク」へと昇華させましょう。
また、期限の設定が適切にできず、「期限内に業務が終わらない」というケースを防ぐためにも、無理のない範囲で現実的な期限の設定をするのがコツです。
優先順位をつける
最後に、ToDoの優先順位をつけます。
順位付けには「時間管理マトリクス」を使って、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを4つに分類しましょう。分け方は以下のようになります。
①：緊急度が高く、重要度も高い
②：緊急度が高いが、重要度は低い
③；緊急度は低いが、重要度が高い
④：緊急度も低く、重要度も低い
①のToDoはすぐにでも取り掛かるべき業務で、④に分類されたToDoは優先順位が低いものとなります。このように、緊急度と重要度の2つの軸で分類すると、分かりやすくToDoに順位をつけられます。
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ToDoリストを作る際のポイント
より充実したToDoリストを作成するには以下でご紹介するポイントを押さえる必要があります。ぜひリスト作成の際に実践してみましょう。
ToDoをわかりやすく細かく区切る
ToDoを細かく記入することで、作業内容を考える無駄な時間を省き、進捗状況も明確に把握できます。
具体性がなく、作業量が多いToDoだと「作業内容をその都度考えないといけない」「完了できず、いつまでもリストに残っている」という状態が発生してしまいます。
そのため、ToDoリストを効果的に使用するためにも、ToDoは具体性をもって細かく書くようにしましょう。また、こまめにToDoを消せることに達成感を感じ、モチベーションを上げるという副次的効果も見込めます。
すぐにToDoリストを確認できるよう管理する
ToDoリストは、仕事で発生したToDoを記録する役割がありますので、仕事の際はすぐに確認できる場所で管理しましょう。ToDo記載の情報へのアクセスが悪いと、情報を探す時間が無駄となってしまいます。
特に、個人であれば影響は小さいものの、チームで行っているプロジェクトに関するToDoの場合、一人ひとりのToDoを探している時間が多く発生してしまうと、プロジェクトが遅延する原因のひとつにもなりかねません。
情報へのアクセス性を高めるためには、「Stock」のようなツールを利用して全社で管理方法を統一しておく方法が考えられます。
定期的にリストの見直しをする
最低でも1週間に1回、「ToDoの緊急度や重要度は正しかったか」「期限の設定は適切だったか」などの見直しをするようにしましょう。
ToDoの見直しによって、担当者ひとりあたりの仕事量や質は適切だったかの判断も可能となり、社内で運用しやすいToDoリストを改善していくことができます。
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ToDoを効率的に管理できるツール
以下では、業界・業種問わずToDoを適切に管理できるツールをご紹介します。
今までは社員ごとにToDoの管理を任せるのが一般的でしたが、業務はひとりで完結するものは少なく、特にチームでプロジェクトなどに取り組んでいる場合は、「社員ごとにどんな業務に取り組んでいるのか」をチームで認識している必要があります。
また、社内でのToDo管理を統一しておくにあたって、紙媒体での管理はチームでの情報共有や情報へのアクセス性を考慮すると非効率と言えます。そのため、今日ではIT化の流行を受けて多くの企業で「ITツールによるToDo管理」が一般的となっています。
一方で、自社でToDoを管理するにあたって「他の企業が使っている」「将来必要になりそうな機能がある複雑なツール」ではリテラシーが異なる社内ほど、ツールを導入しても浸透しません。
したがって、すぐにでも社内のToDo管理を統一し業務効率化を実現するのであれば、導入したその日から誰でも使える情報共有ツールのStock一択です。
Stockは、実際に非IT企業を含む80,000社以上の導入実績があり、シンプルさにこだわって設計されているので、ToDo管理のストレスを与えません。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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ToDoリストの概要や作るうえでのポイントまとめ
ここまでToDoに関して、タスクとの違いからToDoリストの作成方法、ToDo管理におすすめのツールまでご紹介しました。
ToDoリストは、ひとりの業務でもチームの業務でも活用できるリストです。特に、ひとりの担当者が複数の業務を兼任するアジャイル型の場合は、ToDoリストで日々の業務を適切に管理できなければ、思うような成果が出しづらくなります。
また、管理方法を統一しておくと、現場側ではやるべきことが明確になったり、マネジメント側では社員管理も適切に行えたりするのです。そのためには、ToDo管理に特化したITツールは必須と言えます。
ご紹介した情報共有ツールのStockは、煩雑なToDo管理を「ノート機能」「タスク機能」「メッセージ機能」を用いてシンプルに管理し、企業の効率的な営業活動に大きく貢献します。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のToDo管理を最適化し、円滑な業務・プロジェクト進行を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
