業務をスムーズに進めるためには、個人や組織単位でやるべきこと（ToDo）を把握し実行しなければなりません。なかには、使い慣れたExcelで管理する企業もありますが、ToDo管理にはITツールの利用が効果的だと言えます。
一方で、「より効率的に管理したいが、自社に適したToDo管理ツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク・ToDo管理に役立つツールを7選を紹介します。
- 円滑にToDo管理を行いたい
- ToDo管理ツールで業務を効率化したい
- 自社に最適なToDo管理ツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なToDo管理の方法が分かり、ミスマッチの無いツールが選べるようになります。
目次
ToDo管理とは
ToDo管理とは、仕事を進めるためにやるべきこと（ToDo）を整理・管理することを指します。また、期限が明確に設定されている「タスク」に対して、「ToDo」は期限が明確に設定されていない点が特徴です。
ToDoを管理する方法としては、以下の方法が挙げられます。
- ToDo管理ツール
- Excel・Googleスプレッドシート
- 付箋
- スケジュール帳
ToDo管理をすれば、業務を可視化し、優先順位をつけて作業を進められるようになります。また、ほかのメンバーの進捗を把握できるので、メンバー同士が互いにサポートしながら、社内メンバーの連携を強められることがメリットです。
ToDo管理のメリット
ここでは、ToDo管理のメリットを2つご紹介します。以下の点を把握し、業務を効率化しましょう。
（1）ToDoの抜け漏れを防げる
ToDo管理をすることで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
同時に複数のタスクを抱えている場合、全ての状況を完璧に把握することは困難であり、重要なタスクを見落とす可能性があります。
そこで、ToDo管理をしていればタスクの漏れや見落としを減らすことができるのです。とくに、リマインド機能の備わったToDo管理ツールを使うと自動で通知を受け取れるので便利です。
（2）業務負担を分散する
業務の負担を分散できる点も、ToDo管理のメリットの一つです。
ToDo管理によってタスクが可視化されれば、メンバーのスケジュールや進捗を容易に把握することが可能です。また、優先順位を明確化すれば、チーム全体で重要なタスクから着手できます。
さらに、各メンバーのやるべき仕事が明確化していれば、業務の偏りに気が付きやすくなることもメリットです。このように、ToDoを可視化することで、複数のタスクを抱えている場合でも計画的に業務を進めやすくなります。
タスク・ToDo管理ツールに必要な3つの機能
以下では、脱Excelをするうえでタスク・ToDo管理ツールに必要な3つの機能をご紹介します。以下の条件に当てはまるツールを選定し、煩雑なExcel管理から脱却しましょう。
（1）絞り込み検索
1つ目は、タスク・ToDoを条件やキーワードで絞り込む機能です。
絞り込み機能では、設定されたタスクやToDoのうち特定のキーワードを含むものや、期限やステータス（完了/対応中など）を指定して探せます。たとえば、「今日中にやるべきことをチェックしたい」という場面で役立つのです。
このように、タスク・ToDoの絞り込み機能があれば、情報を探す手間が省け”大量のToDo”や”ジャンルの違う仕事”を抱えていても、見直したいタスク・ToDoへ素早くアクセスできます。
（2）タスクの依頼
2つ目は、タスク・ToDoを依頼する機能です。
タスク・ToDoの「依頼者」が「担当者」を指定したうえで、締め切りや進捗度などの具体的な内容を設定できます。依頼機能はプロジェクトのメンバーへ仕事を割り振ったり、部下から上司へ資料確認を依頼したり、業務担当者を明確化するときに役立つのです。
メールや口頭で仕事を伝えると、メールが埋もれて見逃したり、担当者が業務を忘れたりする恐れがあります。そのため、「依頼機能」はタスク・ToDo管理ツールに必須の機能なのです。
（3）リマインド
3つ目の機能は、タスク・ToDoの期限をリマインドする機能です。
「期限が近づいたら思い出せるように通知すること」をリマインドと言います。とくに、「Stock」のように、スマホの通知を活用して常にリマインドできる機能があれば、タスクやToDoの消化忘れを防げるのです。
また、業務を始めたい時間にリマインドを設定するとタスク・ToDoの優先順位が分かり、仕事を効率的に進められます。したがって、長期的にタスク・ToDo管理ツールを運用するためには、リマインド機能が不可欠です。
＜組織向け＞無料でも使えるタスク・ToDo管理に役立つツール3選
以下では、組織のタスク・ToDo管理に役立つおすすめツール・アプリを3選紹介します。
組織内にタスク・ToDo管理ツールを導入するなら、全員の進捗をリアルタイムで把握できるように、情報共有のしやすいツールを選ばなくてはなりません。また、PCはもちろんスマホからもToDoリストの入力や確認ができれば、正確な情報共有につながります。
しかし、多機能なツールは操作が煩雑になり、デジタルに不慣れなメンバーに浸透しません。そのため、必要な機能が過不足なく備わったシンプルなツールの導入が求められるのです。
したがって、自社のタスク・ToDo管理には、非IT企業の65歳以上の方でも、簡単に使えるToDo管理ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」は、業務の進捗をはじめとした社内の情報をリアルタイムで共有可能です。また、ノートには「タスク」を紐づけられるほか、タスクを割り振ったり一覧でチーム全体の業務量を確認したりでき、個人・組織いずれのタスク管理にも使えます。
【Stock】業種を問わず簡単にToDo管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Notion】データベースでToDo管理できるツール
Notionの特徴
- 豊富な機能が備わっている
- アクセス権限を使い分けられる
データベースの構造をもとにToDo管理やドキュメント共有、ノート作成などが１つのプラットフォームに集約されています。
Notionではアクセス権限をカスタマイズできるため、共有するメンバーや情報に合わせてアクセス可能なレベルを設定することができます。
Notionの機能・使用感
- 多種多様なテンプレートが揃っている
- Notion AI
「ToDo管理テンプレート」や「予算管理テンプレート」などの多種多様なテンプレートが備わっているので、ツールの導入が比較的容易です。
NotionにはAIアシスタント機能が搭載されており、テキストの生成やデータ分析、議事録の要約が可能です。ただNotion AIの利用には別途料金が必要になるので、注意しましょう。
Notionの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 検索機能が不便
機能が多様かつ高度である分、使い始めるには訓練が必要です。したがって、非IT企業やデジタル人材が少ない企業では、使いこなせない可能性があります。
ユーザーの口コミでは「検索機能にもう少しフィルターが欲しい。特定の情報を探すときにヒットしない場合がある。」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,000円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Jooto】カンバン方式のToDo管理ツール
Jootoの特徴
- タスクのステータスを即座に把握できる
- プロジェクト横断管理機能がある
未着手・進行中・完了など、タスクのステータス（進行状況）を把握できます。
複数のプロジェクトを横断してタスクを確かめられるように、プロジェクト横断管理機能が搭載されています。
Jootoの機能・使用感
- 工数管理に取り組める
- タスク内でコミュニケーションをとれる
作業の工数を管理したい場面では、タスクごとに予定と実績の数値を設定できます。仮に、タスクが未達になってしまったとしても原因を分析しやすいです。
タスク内にコメント機能が備わっているので、タスクに関する円滑なやりとりに貢献します。
Jootoの注意点
- 無料プランの制限が厳しい
- タスク量が多くなると分かりづらくなる
無料プランは2024年8月1日より、利用上限人数が4名から1名になり、データ上限も100MB/組織という制限があるため、ビジネスで継続的に利用するのが難しいといえます。
ユーザーの口コミでは「それぞれのタスクが並列であるため、多くのタスクを抱えている場合に、どれが最重要事項なのか、見落としてしまう」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Jootoの料金体系
- フリー：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- タスクDXプラン：要問い合わせ
組織向けタスク・ToDo管理ツール3選の比較表
以下は、組織向けタスク・Todo管理ツール3選をまとめた比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Jooto | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
業種を問わず簡単にToDo管理できるツール |
データベースでToDo管理できるツール |
カンバン方式のToDo管理ツール |
| 多機能orシンプル |
シンプル |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| リマインド機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| マルチデバイス対応 |
【○】 |
【○】 |
【○】※iPad専用アプリはなし |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、ガントチャートの機能はない |
使いこなすのが難しい |
タスク量が多くなると分かりづらくなる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
組織でタスク・Todo管理に取り組むときは「メンバー全員が使いこなせるうえ、タスクを共有できるツール」を導入すると、スムーズに作業を進められます。
＜個人向け＞無料でも使えるタスク・ToDo管理に役立つツール4選
以下でご紹介するのは、個人向けにおすすめのタスク・ToDo管理ツール・アプリ4選です。ツールによってできることや特徴が異なるので、用途によって選びましょう。
【Todoist】日々の細かなタスクを整理できるツール
Todoistの特徴
- タスク画面を変えられる
- 進捗状況が可視化される
ボード、ラベル、フィルター、テーマといった複数のタスク表示画面から、自身のワークフローや使いやすさに応じて変えられるのが特徴です。
設定したタスクのうち”いくつ達成しているか”が可視化されるので、生産性向上につながります。
Todoistの機能・使用感
- 仕事を一括管理できる
- 優先順位をつけてタスク管理ができる
「メール」「ファイル」「カレンダー」を連携できるので、ワークフローの一括管理に役立ちます。
優先順位をつけて作業を進めたいケースでは、最重要タスクをハイライト（強調表示）したり、重要なタスクにラベルをつけたりできるので、ToDoを整理するのに便利です。
Todoistの注意点
- リマインダーは有料のみ
- プロジェクト管理には不向き
Todoistの無料プランには、リマインダー機能が搭載されていません。そのため、タスクの抜け漏れが発生しかねないことに注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「タスクの期限を期間で指定することができないのは不便」「特にプロジェクト管理などには不向き」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
【Google ToDo リスト】連携してタスク管理するツール
Google ToDo リストの特徴
- さまざまなデバイスから利用できる
- Googleサービスと連携できる
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、iPhone、Android、iPadなどのさまざまなデバイスから使えます。
Gmailの受信メールをタスク化や、GoogleカレンダーにToDoを表示が可能など、ほかのGoogleサービスとの連携が可能です。
Google ToDo リストの機能・使用感
- メールを簡単にタスク化できる
- 組織でタスク管理を進められる
Gmail内のメールをタスクに追加したい場面では、ドラッグ＆ドロップでメールをそのままタスク化できる点が便利です。
Google Chatでチャットスペースを作成すると、タスクをほかのメンバーと共有できるので、組織でのタスク管理に役立ちます。
Google ToDo リストの注意点
- すべてのToDoを一覧表示できない
- 優先順位が付けづらい
Google ToDo リストにはToDoを分類する「リスト」がありますが、リストを横断してToDoを一覧表示させる手段がありません。
ユーザーの口コミでは「登録したタスクを並び替えたり色を付けたりできるようにしてほしい。」という声も挙がっています。（参考：Google Play）
Google ToDo リストの料金体系
- Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。
【Microsoft To Do】今日やることに集中できるツール
Microsoft To Doの特徴
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- 組織でリストを共有できる
PC版だけでなくスマホ版もリリースされているため、移動中や社用PCがない場所からでもToDoを確かめられます。
ToDoが分類されたリストにメンバーを招待することで、ToDoの共有が可能です。
Microsoft To Doの機能・使用感
- タスクに情報を追加できる
- スムーズに1日の計画を立てられる
タスクに「ステップ」（サブタスク）「重要度」「メモ」「タグ」「カテゴリ」などを設定できるので、タスクの整理に役立ちます。
1日の計画を立てる場面では、最も重要なタスクが自動で提案されるので、スピーディーに作業を始められます。
Microsoft To Doの注意点
- 直感的に把握しづらい
- 他のツールとの互換性が弱い
タスクの期限が近づいても、赤文字で表示されるような分かりやすい仕様ではないので、タスクの抜け漏れが起こりかねません。
ユーザーの口コミでは「GoogleやOutlookと連携させ、カレンダーへの自動入力ができるようになってほしい」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoftアカウントを持っていれば無料で使えます。
【iPhone リマインダー】スマホでToDoリストを確認できるアプリ
iPhone リマインダーの特徴
- 同一のAppleIDなら、デバイスを問わず共有できる
- リマインド通知がスマホで受け取れる
AppleIDが同一であれば、iPhoneからでもiPadからでも同じリストを共有できます。
タスクに設定した期日や場所に基づいた通知をスマホで受け取ることができます。
iPhone リマインダーの機能・使用感
- ジャンルごとにリストを作れる
- 繰り返し設定でタスク漏れを防止する
仕事やプライベートのタスクをジャンルごとにリストを作成できるので、タスクの整理が簡単になります。
繰り返し設定で、毎週しなくてはいけないタスクを管理できるので習い事や病院の予定など、ルーティーンの管理に便利です。
iPhone リマインダーの注意点
- 実行済みリマインダーが溜まるとスマホの容量を圧迫する
- 通知が煩わしい
利用しているユーザーからは、「完了したタスクは手動で消去するまで蓄積し続けるため、放置しているとスマホの容量が圧迫される」との声があります。（参考：App Store）
リマインド通知でタスク漏れを防げる一方、同一のアカウントで複数デバイスからアクセスするとリマインド通知が全ての端末に届き、それぞれで完了をタップしなくてはならないので、複数端末を利用している人は注意が必要です。
iPhone リマインダーの料金体系
- iPhoneやiPad、Apple Watchがあれば無料で使えます。
個人向けタスク・ToDo管理ツール4選の比較表
以下は、個人向けタスク・Todo管理ツール4選をまとめた比較表です。
| Todoist | Google ToDo リスト | Microsoft To Do | iPhone リマインダー | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
日々の細かなタスクを整理できるツール |
連携してタスク管理するツール |
今日やることに集中できるツール |
iPhoneに標準装備されているツール |
| 多機能orシンプル |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプル |
| 繰り返しタスクの設定 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| リマインド機能 |
【○】※有料版のみ |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| マルチデバイス対応 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】※iPhone、iPad、Apple Watchのみ |
| 注意点 |
リマインダーは有料のみ |
すべてのToDoを一覧表示できない |
直感的に把握しづらい |
スマホの容量を圧迫する |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは588円/ユーザー/月～ |
・Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。 |
・Microsoftアカウントを持っていれば無料で使えます。 |
・iPhoneやiPad、Apple Watchがあれば無料で使えます。 |
| 公式サイト |
「Todoist」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「iPhone リマインダー」の詳細はこちら |
以上を参考に、個々の特徴や注意点を比較して、自分に合ったツールを選びましょう。
仕事用ToDo管理ツールの3つの選定ポイント
ToDo管理ツールは数多くあるので、選定には多くの時間と労力を費やします。そこで以下では、ミスマッチ無くToDo管理ツールを選べるポイントを3つご紹介します。
（1）必要な機能に過不足がないか
まず、必要な情報に過不足がないかを確認しましょう。
たとえば、組織でToDoを共有したいのに「共有機能」がなかったり、コミュニケーションをとりたいのに「メッセージ機能」がなかったりすれば、ツールをうまく運用できません。そのため、ToDo管理ツールの導入目的から必要な機能を検討しましょう。
一方で、多機能なToDo管理ツールを導入してしまうと、デジタルが苦手な従業員は使いこなせません。社内へ浸透させるには、必要な機能を過不足なく備えたツールを選ぶべきです。
（2）低コストで長期運用できるか
次に、ToDo管理ツールを低コストで運用できるかを確認しましょう。
ToDo管理ツールには無料から使えるものもありますが、ビジネスシーンでは機能不足なことが多いと言えます。機能不足なツールを導入すると、結局はほかのツールと併用しなければならず面倒なので、機能の充実した有料プランの検討がおすすめです。
昨今では、低料金でありながら、ToDo管理に必要な機能を過不足なく搭載するコストパフォーマンスが高いツールも多くあります。ただし、自社で使わない機能を有するツールでは、費用対効果が低下しやすいため注意が必要です。
（3）シンプルで使い勝手が良いか
最後に、シンプルで使い勝手が良いToDo管理ツールか確認しましょう。
ToDo管理にあたっては、「ToDoの作成、管理、共有、修正、依頼、報告」と必要な工数が多いので、簡単に使いこなせるツールでなければなりません。そのため、デジタルが苦手な人を基準にして、誰でも直感的に操作できるToDo管理ツールを導入しましょう。
また、ToDo管理ツールがシンプルな仕様であれば、新入社員や中途社員への教育コストを減らせるメリットもあります。
タスク・ToDo管理に役立つツール・アプリ7選まとめ
ここまで、タスク・ToDo管理のメリットや苦手を克服するコツ、おすすめツール7選を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- ToDo管理をすれば、業務を可視化し、優先順位をつけて作業を進められる
- ToDo管理に必要な機能を過不足なく備え、低コストなツールが最適である
- ToDo管理ツールは、簡単に使えるシンプルなものを選ぶべき
とくに、ToDo管理が苦手な従業員が多い組織や非IT企業では、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」であることは大前提です。なぜなら、多機能なツールでは現場の従業員が使えずに最終的には放置されてしまうリスクがあるからです。
したがって、導入即日から説明なしで操作できるほどシンプルなToDo管理ツール「Stock」がおすすめです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が導入し、ToDo管理のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入し、ToDo管理によって業務をスムーズに進めましょう。
