「文書管理の重要性や具体的な方法が分からない」
 
「紙媒体での文書管理から電子媒体での管理に切り替えたい」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをお届けします。
 
文書管理の重要性や具体的な管理方法の解説
文書管理システムの選定ポイントとおすすめシステムの紹介
 
文書管理の定義・重要性から文書管理システムの紹介まで、幅広く解説をするので何か1つでもお役に立てれば幸いです。
 
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文書管理とは?

文書管理の定義

文書管理とは、「契約書や顧客情報から、法人の財務諸表などの文書(ドキュメント)を管理すること」です。
 
ただ文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く文書を取り出せるようにすることが、正しい「文書管理」です。そのために、各所に分散した文書を一箇所に集めたり、不必要な文書を廃棄して整理したりすることが重要です。
 
文書管理は「紙媒体」での管理だけを指すわけではありません。後述する「電子ファイルでの管理」も、文書管理に含まれます。

個人文書と共有文書の違い

「個人文書」とは、企業内で従業員個人が保存している文書のことです。個人で保管している文書の中には、担当業務の効率化に寄与するノウハウなど、企業全体で共有した方が良い文書が紛れている場合が多くあります。
 
「共有文書」とは、個人文書と対照的に、企業全体で共有されているものなど、チームの中で自分以外の人でも見られる文書です。主に共有フォルダーで保管している文書を指し、共有することで企業にとって重要な情報やノウハウに関することが多いです。
 
文書管理が正しく行われていないと、共有すべき文書が個人文書として扱われてしまう可能性が高くなり、この次に説明する「文書管理をしていないことで起きる問題」に繋がります。
 
関連記事: 文書管理システムを徹底比較!ツールを選ぶ時のポイントとは?
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文書管理の重要性とは?

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文書管理をしていないことで起きる問題

大きく分けて、以下の3つの問題が発生すると考えられます。
 
・共有されるべき文書が個人文書として保管されてしまい、業務効率化に関するノウハウなどの重要文書が有効活用されない
・適切な整理がされていないために、文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる
・顧客情報や機密情報などの、紛失や漏えいのリスクが伴う
 
上記の問題が起こると、企業全体での業務効率の低下や、企業の信頼性低下に繋がります。

文書管理のメリット

文書管理をすることで、上記の「文書管理をしていないことで起きる問題」を解決できるだけでなく、他のメリットも得ることができます。

業務の効率化

業務効率に関するノウハウをチームに共有することが可能なので、個人だけでなく全体として業務を効率化できます。
また、業務に必要な文書へのアクセス性を高めることができるので、時間短縮に繋がります。

顧客満足度が高まる

文書管理をすることによって、必要情報へのアクセス性が良くなるので、お客様からのお問い合わせ対応などを素早く対処できます。
 
また、管理していた顧客のニーズに関する文書を分析することで、お客様の最も重要なニーズを捉えた提案ができる可能性を高められるでしょう。

リスクマネジメント

文書管理を徹底することで、文書の紛失や漏えいを防ぐことができます。
また、文書改ざんを未然に防止することも可能です。
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電子文書って何?電子文書のメリット・デメリット

電子文書とは?

近年では、紙媒体で文書を管理するだけでなく、PCなどのソフトフェアを使い、電子上で文書を管理することが一般的になってきています。
 
Wordなどのドキュメントソフトや、会計ソフトなどで作成された文書を「電子文書」といい、従来ではファイルサーバーシステムを使って管理していることが多いかと思います。
 
また「電子文書」の他に、紙媒体の文書をスキャン・電子化した「電子化文書」というものもあります。

電子文書のメリット・デメリット

メリット

管理コストの削減
膨大な量の紙を保管するスペースを確保するコストと、保管にかかる時間的なコストを削減できます。
電子文書だと、データでの管理なので場所を取りません。
 
検索性の向上
電子文書の場合、作成日や、タイトル名などで検索することが可能なため、紙媒体と比べて素早く文書にアクセスできるのが特徴です。
 
後に説明する文書管理システムを使用することで、「文書内の特定のキーワードでの検索」など、より詳細な検索をかけることも可能です。
 
バックアップが簡単
電子文書の場合、簡単に複製することができるので、バックアップを容易に行えます。
 
また、バックアップをとっておくことで、間違えて文書を編集してしまった場合や、消去してしまった場合にも、復元することが可能です。
 
文書の紛失・漏えいを防げる
個人のPCやスマートフォンなどで管理する場合、セキュリティ対策を行っていれば、紙媒体と比べ、情報の紛失・漏えいなどを防ぐことができます。

デメリット

コストが高まる可能性
保管スペースを確保するコストより、電子文書を管理するソフトウェア等の導入料金の方が大きくなる可能性があります。
 
一部、紙文書での保管が必要
契約書など一部の文書では、法律で電子文書での取り扱いが禁止されている場合があり、紙媒体で管理する必要があります。
 
関連記事: 簡単に使えるドキュメント管理ツール8選!もうどこにあるか迷わない!
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文書の管理方法

紙媒体での文書管理

バーチカルファイリング

同じ分類の文書を個別フォルダーに入れ、垂直に立てて管理する方法です。
個別フォルダーはとじる必要がないので、文書の出し入れが簡単に行えます。

薄冊式ファイリング

2穴式のバインダー等に入れ、管理する方法です。
 
穴に通して保存しているので、文書を紛失しづらく、順番が狂いにくいのが特徴となっています。

ボックスファイリング

文書を個別フォルダーに入れ、個別ファイルをまとめて収納するボックスフォルダーに管理する方法です。簡単にいうと、「バーチカルファイリング」したフォルダーを、さらに大きなボックスフォルダーで管理することです。
 
持ち運びがしやすく、文書を見つけやすいことが特徴となっています。

電子媒体での文書管理

電子媒体での文書管理方法に、「ワリツケ式」「ツミアゲ式」、二つをまとめた「ハイブリット式」があります。

ワリツケ式

「大分類>中分類>小分類」といったように、総務部などの文書管理を管轄する部署が「トップダウンで文書を分類」する方法です。文書管理のルールを設定し、それに従い管理します。。
 
メリット:個人ではなく「決められた部署」が文書を管理をするため、迅速にフォルダを分類・管理することが可能
デメリット:個人が単独で扱うような、各分類に当てはまらない文書もあるので、文書管理をする部署が設定したルールの意味がなくなる可能性がある

ツミアゲ式

「小分類>中分類>大分類」と、小さいファイルをまとめ上げて、文書を分類していく方法。
 
メリット:実務担当者がルールを決めるため、業務実態に沿った管理が可能
デメリット:部署内でのルールの共有が必要で、既存の書類をすべて確認しなければならないため、ルール策定に時間を要してしまう。

ハイブリッド式

ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。
 
一定の階層の分類まではワリツケ式でルールを設定し、実務レベルの詳細な分類はツミアゲ式を取り入れています。それにより、どちらのメリットも取り入れた、最も最適な文書管理を実現しています。
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文書管理のコツ

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文書管理のコツとして、以下の3つが考えられます。
 
・文書の分類基準をクリアにする
・文書の分類階層を統一する
・文書の保管期間を明確にする

文書の分類基準をクリアにする

文書の分類基準をはっきりさせることで、文書の保存場所の決定や検索が簡単になります。
 
日常のインターネットサイトで考えると、例えばアマゾンの食品系の分類には、「米・雑穀」「麺類・パスタ」「加工食品」などがあります。このように分類基準が明確化されていると、どこに何を保存し、どこに何があるのかが分かりやすくなるでしょう。

文書の分類階層を統一する

アマゾンの分類基準を再度例に挙げると、「米・雑穀」「麺類・パスタ」ではなく、「米・雑穀」「醤油ラーメン」だった場合、分類階層が統一されていないと言えます。
 
このように分類階層がずれてしまうと、統一性が取れずに管理が難しくなってしまうので、正しい階層設定が必要です

文書の保管期間を明確にする

紙媒体で保存する場合、保管文書が増え続けてしまい、保管スペースを広くする必要があります。
 
後に説明しますが、法律によって保存期間が決められている文書もあります。それぞれの文書の保管期間を明確にした上で、不必要な文書は廃棄し、文書保管コストを小さくしましょう。
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文書の保存期間に関するルール

企業で扱う文書には、保存の義務付けが法律によってされている「法定保存文書」というものがあります。
ここでは保存期間別に、「法定保存文書」を挙げます。
 

参照:文書の保存年限一覧表

1年から3年保存が必要な文書

・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年)
・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年)
・休暇届、欠勤願(1年)

5年から10年保存が必要な文書

・監査報告・会計監査報告(5年)
・源泉徴収簿(7年)
・貸借対照表・損益計算書(10年)

永久保存が必要な文書

・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
・登記済証(権利証)など登記・訴訟関係書類
・社報、社内報、重要刊行物
 

※法律等による保存年限は明記されていませんが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられているものです。
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文書管理システムとは

文書管理システムとは、企業内にある文書を一元的に管理するためのシステムのことです。
 
使用している方も多いと思われる「ファイルサーバーシステム」と比較すると、「社外ネットワーク環境からのアクセス」や、下記でご紹介する「強力な検索機能」などに違いがあるのが特徴です。

文書管理システムのメリット

検索力の向上

「ファイルサーバーシステム」での電子文書の共有方法とは違い、タグ・ページ検索などの機能が付き、検索力が向上します。
そのため効率よく必要文書を検索でき、時間短縮に繋がります。

文書の保存期間を設定

文書管理システムの中には、文書の保存期間を設定すると、期間を過ぎた文書を自動で消去してくれる機能があるものもあります。
管理する労力を減らすだけでなく、文書の消去忘れによるトラブルも防ぐことができるでしょう。

権限設定が可能

文書の閲覧・編集に対して、アクセス権限の設定をすることが可能です。
個人情報や機密情報に関わる特定の文書のみに対して、制限をかけることができるので、情報漏えいを防ぐことができるでしょう。

文書管理システムの選定ポイント

使いやすさ

特に、紙媒体での文書管理から文書管理システムに切り替えるときに、IT機器に慣れていない方には「システムの使い方が分からない」などの問題が発生することが多いです。
 
ですので、文書管理以外の機能ができるだけついていない「シンプルなシステム」を選ぶといいでしょう。

セキュリティの高さ

国際セキュリティ資格である「ISMS」などが取得されていることや、すべての通信・情報が暗号化されていることを「セキュリティの基準」として考えることがおすすめです。
 
そのほかに、文書への閲覧・編集権限などのアクセス権限機能が備わっていることも必須事項になるでしょう。

検索性に優れている

タグ検索や複数キーワード検索、フォルダーによる分類など、検索性に優れているシステムだと必要情報に素早くアクセスできます。
 
しかし、「高機能」を謳っているシステムの導入には注意が必要です。あまり使わない検索機能がついていても、その分コストが高くなったり、「使い方が分からない」といった問題が発生してしまうので、必要な検索機能だけついているシステムをおすすめします。
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おすすめの文書管理システムのご紹介

今回ご紹介するツール「Stock」は、ドキュメントソフトで作成した文書を管理するだけでなく、紙媒体の文書を電子化したものも管理することができます。
また、タスク管理を使うことにより、保管期間が終了した文書の廃棄通知を設定することも可能です。
 
現在「Stock」は、60,000社への導入実績があるだけでなく(2021年1月末現在)、導入先の学習塾様では「ITに詳しくない60代」の方が何の説明なしで使いこなせるほどシンプルなツールとなっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
 
関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!
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文書管理システムの導入促進方法

ここでは、文書管理システムの導入をスムーズに進めるためのコツをご紹介します。

上司のシステム導入の理解度を深める

システムを導入をする際に、上司からの反対意見が出た場合、導入ができなかったり遅れたりする可能性があります。
 
反対意見の中に、「紙媒体のままの方が使いやすい」「既存のサーバーファイルシステムを活用する」ということが挙がることも少なくないかもしれません。
 
文書管理システムを導入することで、「既存の文書管理よりコストが抑えられる」、「業務の効率化により生産性が上がる」などのメリットを提示し、上司の文書管理システム導入の理解度を深めるようにしましょう。

導入計画を立てる

導入計画を立てずに文書管理システムを取り入れても、かえって逆効果になってしまい、失敗に繋がる恐れがあります。
 
社内にある文書を一度に全てシステムに移行するのではなく、移行への優先度をつけて段階的に移行することをおすすめします。
 
さらに「電子媒体での文書管理方法」で解説したように、文書管理システムを導入するために総務部などが主体となってプロジェクトを立ち上げ、導入からファイル分類まで一気通貫で移行するといいでしょう。
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まとめ

今回の記事では、文書管理の定義・重要性から文書管理の方法、文書管理システムの紹介までしました。
他にも、「SharePoint」「Box」といった文書管理システムもあるので参考にしてみてください。
 
■まとめ
・文書管理をすると「業務の効率化」「顧客満足が高まる」「リスクマネジメント」のメリットがある
・電子媒体で文書管理をすると「検索力の向上」「文書の保存期間を設定」「権限設定」が可能
・電子媒体で文書管理をするなら「Stock」
 
ぜひ、文書管理をする際に「Stock」を使用してみてください!