契約書や請求者など、現場で発生する書類から、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類は全て適切に管理しなければなりません。これらの文書を正しく管理することが「文書管理」です。
 
文書管理は、紙の資料をファイリングしての管理も含まれますが、今日のIT化・DX化に伴って、データ管理も文書管理に含まれるようになりました。適切な文書管理は情報漏洩などのリスク削減はもちろん、業務効率化にも貢献します。
 
しかし、文書の適切な管理が行われていなかった場合、企業間トラブルが発生するなど、企業として大きなダメージを被ってしまう可能性があります。そのため、文書管理への理解が社内で浸透しておらず、トラブルになりかけた経験がある場合は、早急に文書管理の方法を改めて見直すべきと言えます。
 
そこで今回は、文書管理の重要性や管理方法、文書管理のコツなどを中心にご紹介します。

  • 自社の文書管理方法を見直し、少しでも社内に理解を浸透させたい
  • 文書管理でトラブルとなってしまわないよう、適切な文書管理をしたい
  • トラブルにはなっていないが、管理方法やアクセシビリティが非効率なので改善したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、全社で実践するための適切な文書管理の方法がわかるようになります。


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文書管理とは?

現状、効率的な文書管理が行われていない場合は、文書管理を行う意味が全社で共有されておらず、社員一人ひとりが意識できていない可能性があります。
 
そのため、文書管理の意味を確実に把握して必要がありますので、定義を再確認してみましょう。

文書管理の定義

文書管理とは、「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書(ドキュメント)を管理すること」です。
 
ただ文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く文書を取り出せる状態が正しい「文書管理」です。そのために、各所に分散した文書を一箇所に集めたり、不必要な文書を廃棄して整理したりすることが重要です。
 
文書管理は「紙媒体」での管理だけを指すわけではなく、「電子ファイルでの管理」も、文書管理に含まれます。

個人文書と共有文書の違い

「個人文書」とは、企業内で従業員個人が保存している文書のことです。個人で保管している文書の中には、担当業務の効率化に寄与するノウハウなど、企業全体で共有した方が良い文書が紛れている場合が多くあります。
 
「共有文書」とは、個人文書と対照的に、企業全体で共有されているものなど、チームの中で自分以外の人でも見られる文書です。主に共有フォルダで保管している文書を指し、共有によって企業の組織力を向上させたり、個人の成長にも貢献します。
 
個人文書を共有文書に昇華させる例として、個人から生まれた「ノウハウ」をマニュアル(共有文書)として制作チームに共有し、製作物のクオリティを均一化するなどの例が挙げられます。
 
文書管理が正しく行われていなければ、共有すべき文書が個人文書として扱われる可能性が高くなってしまいます。
 
関連記事: 文書管理システムを徹底比較!ツールを選ぶ時のポイントとは?


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文書管理の重要性とは?

文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや効率低下によるリスクの増大など、企業にとってマイナスに作用してしまうことからも、文書管理は重要と言えます。
 
ここでは、適切に文書管理ができていないことで発生する問題について3つご紹介します。

文書管理をしていないことで起きる問題

大きく分けて、以下の3つの問題が発生すると考えられます。
 
  • 共有されるべき文書が個人文書として保管されてしまい、業務効率化に関するノウハウなどの重要文書が有効活用されない
  • 適切な整理がされていないために、文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる
  • 顧客情報や機密情報などの、紛失や漏えいのリスクが伴う
これらの問題は、「文書管理を行う際のルール」をあらかじめ定めておくことで対処できますが、個人のノウハウを積極的に共有するように働きかけても、時間が取られてしまいます。そのため、日報やマニュアルなどで共有するよう工夫する必要があります。
 
情報が分散してしまう問題については、アナログ・デジタルどちらであっても「フォルダ」の有効活用がおすすめです。デジタルの場合は「Stock」のような情報共有ツールを用いると効率的な文書管理が可能です。
 
そして、外部に漏洩してはいけない文書に関しては、閲覧・編集権限を設定します。アナログの場合はそもそも外へ持ち出されることがなく、デジタルの場合はURLが流出しても閲覧することができません。

文書管理のメリット

文書管理をすると「不適切な文書管理で起きる問題」を解決できるだけでなく、さまざまなメリットが得られます。

業務の効率化

業務効率に関するノウハウをチームに共有できるので、個人だけでなく会社全体として組織力の向上につながります。また、業務に必要な文書へのアクセス性を高められるので、時間短縮ができ、業務効率化が見込めます。

顧客満足度が高まる

文書管理をすることによって、必要情報へのアクセス性が良くなるので、お客様からのお問い合わせ対応などを素早く対処できます。
 
実際に、カスタマーセンターなど、顧客の悩みごとにアプローチする必要がある職場では、FAQや対応マニュアルを設置して効率的・かつ適切な回答で顧客満足度の向上を実現している企業もあります。
 
また、管理していた顧客のニーズに関する文書を分析することで、お客様の最も重要なニーズを捉えた提案ができ、ナーチャリングはもちろん、LTV(顧客生涯価値)の向上にも貢献します。

リスクマネジメント

文書管理を徹底と、文書の紛失や漏えいを防ぐことができます。一度文書が漏洩してしまうと、自社独自の技術やノウハウなどが流出してしまううえ、企業ブランドにも傷がついてしまいます。
 
しかし、適切な文書管理は文書の外部流出を避けられるので、流出はもちろん、文書の改ざんなどを未然に防ぐことも可能です。
 
関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!


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電子文書って何?電子文書のメリット・デメリット

文書管理では紙の文書はもちろん、電子文書も適切に管理しなければなりません。以下では、電子文書における紙の文書管理との違いなどをご紹介していきます。

電子文書とは?

Wordなどのドキュメントソフトや、会計ソフトなどで作成された文書を「電子文書」といいます。従来ではファイルサーバーシステムを使って管理している企業も多く存在します。
 
また「電子文書」の他に、紙媒体の文書をスキャン・電子化した「電子化文書」というものもあります。近年では、紙媒体での文書管理ではなく、PCなどのソフトフェアを使い、電子上での文書管理が一般的になってきています。

電子文書のメリット・デメリット

電子文書で管理することのメリット・デメリットについて解説していきます。

メリット

■管理コストの削減
膨大な量の紙を保管するスペースを確保するコストと、保管にかかる時間的なコストを削減できます。電子文書の場合は、データでの管理なので場所を取りません。
■検索性の向上
電子文書の場合、作成日や、タイトル名などで検索することが可能なため、紙媒体と比べて素早く文書にアクセスできるのが特徴です。
 
文書管理に必要なツールやアプリを表す「文書管理システム」を使用すると「文書内の特定のキーワードでの検索」など、より詳細な検索をかけて文書を探すこともできます。
■バックアップが簡単
電子文書の場合はバックアップを容易に行えます。また、バックアップをとっておくことで、間違えて文書を編集してしまった場合や、消去してしまった場合にも復元可能です。
文書の紛失・漏えいを防げる
個人のPCやスマートフォンなどで管理する場合、セキュリティ対策を行っていれば、紙媒体と比べ、情報の紛失・漏えいなどを防ぐことができます。

デメリット

■コストが高まる可能性
保管スペースを確保するコストより、電子文書を管理するソフトウェア等の初期費用や運用に必要な月額料金の方が大きくなる可能性があります。
■一部、紙文書での保管が必要
契約書など一部の文書では、法律で電子文書での取り扱いが禁止されている場合があり、紙媒体で管理する必要があります。
 
関連記事: 簡単に使えるドキュメント管理ツール8選!もうどこにあるか迷わない!


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文書の管理方法

以下では紙と電子文書、2つの文書の管理方法について具体的な手法を解説していきます。

紙媒体での文書管理

紙媒体の文書管理はスペースをとるうえ、電子文書のようにテキストでの検索をかけることができないので、いかに整理された状態で管理できるかが重要です。

バーチカルファイリング

同じ分類の文書を個別フォルダーに入れ、引き出しなどに垂直に立てて管理する方法です。個別フォルダーはとじる必要がないので、文書の出し入れが簡単に行えます。

薄冊式ファイリング

2穴式のバインダー等に入れ、管理する方法です。穴に通して保存しているので文書を紛失しづらく、順番通りに文書が管理できます。

ボックスファイリング

文書を個別フォルダーに入れ、個別ファイルをまとめて収納するボックスフォルダーに管理する方法です。「バーチカルファイリング」したフォルダーを、さらに大きなボックスフォルダーで管理することを指します。
 
持ち運びがしやすく、文書を見つけやすいことが特徴です。

電子媒体での文書管理

電子媒体での文書管理方法に、「ワリツケ式」「ツミアゲ式」、二つをまとめた「ハイブリット式」があります。

ワリツケ式

「大分類>中分類>小分類」といったように、総務部などの文書管理を管轄する部署が「トップダウンで文書を分類」する方法です。文書管理のルールを設定し、それに従い管理します。
 
メリット:個人ではなく「決められた部署」が文書を管理をするため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。
デメリット:個人が単独で扱うような、各分類に当てはまらない文書もあるので、文書管理をする部署が設定したルールの意味がなくなる場合がある。

ツミアゲ式

「小分類>中分類>大分類」と、小さいファイルをまとめ上げて、文書を分類していく方法です。
 
メリット:実務担当者がルールを決めるため、業務実態に沿った管理が可能です。
デメリット:部署内でのルールの共有が必要で、既存の書類をすべて確認しなければならないため、ルール策定に時間を要してしまいます。

ハイブリッド式

ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。
 
一定の階層の分類まではワリツケ式でルールを設定し、実務レベルの詳細な分類はツミアゲ式を取り入れています。それにより、どちらのメリットも取り入れた、最も最適な文書管理を実現しています。


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文書管理のコツ

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紙媒体、電子媒体を問わず、文書管理で使えるコツで代表的なもの3つをご紹介します。
 

文書の分類基準を明確にする

文書の分類基準を明確にすると、文書の保存場所が全社で統一でき、情報の検索が簡単になります。たとえば、「契約書」「稟議書」「マニュアル」などです。
 
分類基準が明確化すると、どこに何を保存し、どこに何があるのかが分かりやすくなります。

文書の分類階層を統一する

文書の分類階層を統一させるには、書類のジャンルで振り分けるとわかりやすくなります。
 
「大カテゴリ:契約書、中カテゴリ:客先ごと」であれば契約書を格納し、「大カテゴリ:稟議書、中カテゴリ:ツール」など、このように分類階層が統一されていると、誰が見てもその文書の格納場所がわかるようになります。
 
一方、分類階層がずれてしまうと、統一性が取れずに管理が難しくなってしまうので、正しい階層設定となっているかの確認が必要です。

文書の保管期間を明確にする

紙媒体で保存する場合、保管文書が増え続けてしまうため、保管スペースを広くする必要があります。
 
法律によって保存期間が決められている文書もありますので、それぞれの文書の保管期間を明確にする必要があります。不必要な文書は廃棄し、文書保管コストを小さくしましょう。
 
電子文書の場合でも同様に、保管すべき文書とそうでない文書を分け、必要以上に容量を使わないようにする対策が必要です。
 
関連記事: 文書管理規定と文書管理マニュアルの違いや作り方を徹底解説!


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文書の保存期間に関するルール

企業で扱う文書には、保存の義務付けが法律によってされている「法定保存文書」というものがあります。ここでは保存期間別に、「法定保存文書」を挙げます。
 
 
  • 1年から3年保存が必要な文書
    ・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年)
    ・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年)
    ・休暇届、欠勤願(1年)
  • 5年から10年保存が必要な文書
    ・監査報告・会計監査報告(5年)
    ・源泉徴収簿(7年)
    ・貸借対照表・損益計算書(10年)
  • 永久保存が必要な文書
    ・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
    ・登記済証(権利証)など登記・訴訟関係書類
    ・社報、社内報、重要刊行物
※法律等による保存年限は明記されていませんが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられているものです。
 
関連記事: 【失敗しない】文書管理のルール作りと運用のポイントをご紹介!


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文書管理システムとは

文書管理のメリット・デメリットやコツなどをご紹介してきましたが、文書管理をデジタルで行うためのツールに、「文書管理システム」というツールがあります。
 
文書管理システムとは、企業内にある文書を一元的に管理するためのシステムのことです。
 
企業の使用比率も多い「ファイルサーバーシステム」と比較すると、「社外ネットワーク環境からのアクセス可能」や「検索機能」などに違いがあるのが特徴です。


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文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入して電子文書を管理すると、管理が効率的になるのはもちろん、具体的には以下のメリットが得られます。

検索力の向上

「ファイルサーバーシステム」での電子文書の共有方法とは違い、タグ・ページ検索などの機能が付き、検索力が向上します。そのため効率よく必要文書を検索できます。
 
あらかじめ特定の文書に対応するキーワードをファイル名につけるなど、表記方法を定めておくとさらに、必要な文書の検索がしやすくなります。

文書の保存期間を設定

文書管理システムの中には、文書の保存期間を設定すると、期間を過ぎた文書を自動で消去してくれる機能があるシステムもあります。
 
管理する労力を減らすだけでなく、文書の消去忘れによるトラブルも防ぐことができます。逆に誤って消去してしまった文書も、一定期間アーカイブできる機能も付属していると、万が一削除してしまった際でも安心です。

権限設定が可能

文書管理システムでは、文書の閲覧・編集に対してアクセス権限の設定が可能です。
 
具体的に、個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む、特定の文書に対して制限をかけることができるので、情報漏えいを防止できます。


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文書管理システムの選定ポイント

文書管理システムは各社から数多くリリースされていますが、何も考えずに選定してしまうと、社内に浸透せず、一部の社員しか使わないというケースに陥ってしまいます。
 
以下では、システム導入前に押さえておきたいポイントについてご紹介します。

システムの使いやすさ

特に、紙媒体での文書管理から文書管理システムに切り替える際に発生する問題として、「システムの使い方が分からない社員がいる」問題が発生します。
 
仮に、システムを使いこなせないというメンバーがいる状態でシステムを導入すると、高い確率で運用に失敗します。
 
ツールが使われないのはもちろん、改善のために再度システムを入れる際に社員が強烈なストレスを感じてしまい、二回目以降のシステムが正しく運用できないという状態に陥ってしまう危険性があります。
 
したがって、リテラシーの異なる職場へのシステム導入には「Stock」のような「導入したその日から業務効率化が実現できる」ほどシンプルなシステムが必須と言えます。

セキュリティの高さ

国際セキュリティ資格である「ISMS」などが取得されていることや、すべての通信・情報が暗号化されていることを「セキュリティの基準」として考慮しましょう。
 
そのほかに、文書への閲覧・編集権限などのアクセス権限機能が備わっていることも必須事項になります。

検索性に優れている

タグ検索や複数キーワード検索、フォルダーによる分類など、検索性に優れているシステムであれば、必要情報に素早くアクセスできます。
 
しかし、「高機能」を謳っているシステムの導入には注意しましょう。あまり使わないことが予想できる機能がついていても、その分コストが高くなったり、全ての機能を使いこなせなかったりする問題が発生してしまうので、「過不足のない」システム導入が必要です。
 
関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!


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文書管理システムの促進方法

ここでは、文書管理システムの導入から社内への浸透をスムーズに進めるためのコツをご紹介します。

上司のシステム導入の理解度を深める

システムを導入をする際、上層部へと稟議を通す必要があります。そのため、まずは直近の上司への理解を深めることが重要です。
 
上司からの反対意見が出た場合、導入ができなかったり導入が遅れたりする可能性があります。反対意見の中に、「紙媒体のままの方が使いやすい」「既存のサーバーファイルシステムを活用する」という意見があるケースがほとんどです。
 
文書管理システムの導入により「既存の文書管理よりコストが抑えられる」、「業務の効率化により生産性が上がる」などのメリットを提示し、上司の文書管理システム導入の理解度を深めるようにしましょう。

導入計画を立てる

導入計画を立てずに文書管理システムを取り入れても、かえって逆効果となってしまい、失敗に繋がる恐れがあります。
 
社内にある文書を一度に全てシステムに移行するのではなく、移行への優先度をつけて段階的に移行することをおすすめします。たとえば、安定稼働している案件の文書や、小規模な金額などの文書が挙げられます。
 
さらに文書管理システムを導入するため、システム導入のプロジェクトチームを立ち上げ、導入からファイル分類まで一気通貫で移行するのがおすすめです。


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非IT企業でも使える文書管理システムとは

以下ではITシステムの導入が初めてであっても、文書管理を効率化できるおすすめのシステムをご紹介します。
 
文書管理システムにおいては必要な機能はそう多くなく、ご紹介した「情報をストックできる機能」や「検索機能」などがあると適切な文書管理ができます。
 
数ある文書管理システムの中でも、導入したその日から使えるほどシンプルなStockでは、ドキュメントソフトで作成した文書を管理するだけでなく、紙媒体の文書を電子化した文書も管理できます。
 
また、タスク管理を使うことにより、保管期間が終了した文書の廃棄通知の設定も可能です。
 
現在Stockは、非IT企業を含む80,000社への導入実績があるだけでなく、導入先の学習塾様では「ITに詳しくない60代」の方が何の説明なしで使いこなせるほどシンプルなツールであるとの評判もあるほどです。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!


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文書管理の方法まとめ

ここまで、文書管理の定義・重要性から文書管理の方法、文書管理を効率的に行えるシステムまで網羅的にご紹介してきました。
 
文書管理はいずれの企業においても必要な業務プロセスであり、文書管理が全社で効率的に行えるようになると、適切な情報管理にもつながります。
 
紙で文書を管理している場合はデジタルへの移行に関してハードルの高さを感じがちですが、業務負担の少ない案件から少しずつ移行していくだけでも、文書の紛失を防止できます。
 
また、文書管理ができるようになると、文書のようなストック型の情報だけではなく、フロー型の素早い情報共有も正しく管理できるようになります。そのためには、アナログでの文書管理ではなく、システムによるデジタルでの文書管理が必須です。
 
ご紹介したStockは、「チャットツールだと流れてしまう」「ファイル共有はファイルが増えて管理が面倒」という2つの側面から情報共有のストレスを解消する情報共有システムです。
 
利用は無料からできるうえ、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で文書管理におけるストレスを解消し、アナログからデジタルへと社内のIT化を促進させましょう。