ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切なドキュメント管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。
そこで、ドキュメント管理の課題を解消する方法のひとつに「ドキュメント管理ツール」があります。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTO8を中心にご紹介します。
- 従来の面倒な書類管理から脱却したい
- 自社に最適なドキュメント管理ツールを使いたい
- 感的に使いこなせるドキュメント管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。
目次
ドキュメント管理ツールとは
以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。
ドキュメント管理ツールの概要
ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。
ドキュメント管理ツールがあれば、これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくれます。
そのため、非IT企業でも導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。
ドキュメント管理ツールの必要性
ドキュメント管理ツールがビジネスで必要とされる理由には、以下の5つがあります。
- 必要なタイミングで、必要な文書にアクセスできる
- ドキュメントを共有しやすい
- 高いセキュリティで文書を保護できる
- 検索機能があるので資料を探す手間を省ける
- ペーパーレス化でコストが削減される
以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。
ドキュメント管理ツールのタイプ
ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。
- シンプルなタイプ
- ワークフロー機能があるタイプ
- 無料で使えるタイプ
「フォルダ機能」や「検索機能」など、ドキュメント管理ツールに必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。
文書管理だけでなく、稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。
最低限の機能のみを使いたい場合や、コストをかけずに使い勝手を試したい場合におすすめのタイプです。
このように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸を選ぶことが大切です。
ドキュメント管理の3つの課題
ドキュメント管理をはじめると、以下3つの課題に直面します。そこで以下では、各課題の解消方法も解説します。
（1）業務効率が悪い
ドキュメント管理における1つ目の課題は、業務効率が悪い点です。
Wordファイルをフォルダでまとめる方法では、フォルダが増えて複雑になるので、目的のドキュメントを探すのに時間がかかります。ビジネスマンは何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じていると言われているのです。
「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。
（2）セキュリティ対策が不十分
ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。
紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっているので、安全な環境で文書管理ができるのです。
ほかにも、実行された操作やログインの履歴を管理できる「アクセスログ」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。
（3）社内におけるデータ共有が非効率
ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。
ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。
そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。
無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP8
以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP8をご紹介します。
ドキュメント管理ツールではマニュアル、議事録などのあとから何度も使う文書を保存し、共有する場合はメールやチャットから送信します。しかし、わざわざメールやチャットを仲介するのは面倒なうえ、大切な文書が流れてしまうので探し出すのが大変です。
したがって、「ドキュメントごとにコメントを紐づけられるツール」を導入しましょう。コメント機能があれば、ドキュメントごとに議論や連絡ができるため、話題が入り乱れることがなくなります。
結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書を見やすく管理できるうえに、文書ごとに「コメント」が紐づいている「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像はもちろん、ドラッグ＆ドロップでファイルも簡単に貼り付けられます。また、記事に紐づく「コメント」から書類に関するやりとりができるほか、強力な「検索機能」ですぐに目的の書類を見つけられる点も強みです。
1位【ナレカン】社内情報をナレッジとして蓄積できるツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
2位【Stock】バージョン管理が誰でも簡単にできるツール
ドキュメントは定期的なバージョン管理が欠かせません。とくに、修正点の差分が分かるツールだと編集履歴も確認できるので、過去のデータから変化が分かりやすいのです。
したがって、誰でも簡単にバージョン管理するには、「Stock」の利用が適しています。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
3位【Evernote】個人利用におすすめのツール
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆる情報を一か所に集められる
- マルチデバイスに対応している
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。
PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリップ機能
- 豊富なテンプレート
Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。
プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。
＜Evernoteの注意点＞
- 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある
- 使いづらいと感じる可能性がある
ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「高機能化によって、とても使いづらくなりました」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月
4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム
＜Dropboxの特徴＞
- すべてクラウド上に保存できる
- 外部との共有が簡単
端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。
共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 署名の依頼
- アクセス権の付与
ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。
「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- 円滑なコミュニケーションはしづらい
- UI（デザイン）が分かりづらい
ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。
ユーザーの口コミでは「もう少しわかりやすいUIだとさらに使いやすくなると思います」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金＞
以下Dropbox Paperのいずれかのプランに登録すると、Dropboxも利用できます。
- Basic（無料プラン）：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,700円/月（月払い）
- Business：2,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,600円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
5位【NotePM】ファイル内も検索できる書類管理ツール
＜NotePMの特徴＞
- 安心のセキュリティ
- ドキュメントの既読管理ができる
2段階認証が利用でき、プライバシーマークの認定も受けています。
既読機能によって、共有されたドキュメントを閲覧した時間が分かるため「見た・見てない」の問題が解消されます。
＜NotePMの機能・使用感＞
- 充実した検索機能
- 動画の共有機能
WordやExcel・PDFなどの中身も全文検索できます。キーワードハイライト・ワンクリック絞込などの機能により、ノートが増えても検索しやすいと言えます。
商談のマニュアル動画や、Zoomの録画記録などもNotePM上に貼り付けて共有できます。動画を添付する機会の多い場合はおすすめです。
＜NotePMの注意点＞
- 無料で使い続けることができない
- 分かりにくい仕様もある
NotePMは30日間の無料トライアルがありますが、利用を継続したい場合は有料プラン（4,800円～/月）の契約が必要です。
ユーザーの口コミでは「一見でわかりにくい仕様が多数ある。使用しなければいいが、用途を正しく理解する必要がある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜NotePMの料金＞
参考：NotePMの料金ページ
- プラン8：4,800円/月
- プラン15：9,000円/月
- プラン25：15,000円/月
- プラン50：30,000円/月
- プラン100：60,000円/月
- プラン200〜：120,000円〜/月
6位【Fleekdrive】共同編集ができる書類管理アプリ
＜Fleekdriveの特徴＞
- セキュリティ機能が充実している
- 共同作業にフォーカスしている
大企業での利用も想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
社内に限らず、社外との共同作業も安全にできます。
＜Fleekdriveの機能・使用感＞
- ファイルの自動アーカイブ
- ファイルの更新通知
利用頻度に応じてファイルを分類して管理できます。また、保管から一定期間経ったファイルは自動削除されるので、フォルダを常に整理した状態で保てます。
ファイルが新規登録・更新されると自動で通知が送られます。そのため、メール・チャットでわざわざ社員に知らせる必要がありません。
＜Fleekdriveの注意点＞
- 契約の途中でプランダウンができない
- 表示までに時間がかかることがある
一度プランを契約すると、途中でプランダウンすることができないため、利用するときは慎重に検討しましょう。
ユーザーの口コミでは「アクセスしてから表示されるまでに時間がかかる時がある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Fleekdriveの料金＞
- Team：600円/ユーザー/月
- Business：1,800円/ユーザー/月
7位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール
＜Qiita:Teamの特徴＞
- ドキュメント作成専用のツール
- 外部ツールとの連携機能が豊富
テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。
＜Qiita:Teamの機能・使用感＞
- タグ機能
- 投稿されたドキュメントにコメントできる
タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。
リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- エンジニア向けの高機能ツール
- チームを削除するとデータを復元できない
IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。
一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。（参考：Qiita:Team｜チームを削除した場合のデータの取り扱い）
＜Qiita:Teamの料金＞
- Personal：500円/月
- Micro：1,520円/月
- Small：4,900円/月
- Medium：7,050円/月
- Large：15,300円/月
- Extra：15,300円～/月
8位【DocBase】Markdown記法に対応するツール
＜DocBaseの特徴＞
- 同時編集機能に対応している
- 高い安全性を持つセキュリティ
一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。
2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseの機能・使用感＞
- Markdown記法
- タグで文書を管理する
Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。
フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。
＜DocBaseの注意点＞
- 中身検索できる添付ファイルに条件がある
- 使いづらいと感じる人もいる
DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対して、7〜8MBを超える添付ファイル」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。（参考：DocBase｜よくある質問）
ユーザーの口コミでは「パソコンに慣れていたりHTMLに馴染みがあれば特に問題ないが、エディタが使いづらいという人もいる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜DocBaseの料金＞
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,900円/月
- ビジネス100：21,450円/月
- ビジネス200〜：43,450円～/月
おすすめのドキュメント管理ツールの比較表
以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP8の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Evernote | Dropbox Paper | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内情報をナレッジとして蓄積できるツール |
バージョン管理が誰でも簡単にできるツール |
個人利用におすすめのツール |
管理者権限が豊富な文書管理システム |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※「ノートブック」＞「ノート」で管理する |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
むやみに多階層にしないように注意が必要 |
シンプルなのでMarkdown記法に対応していない |
文書の漏えいに注意が必要 |
円滑なコミュニケーションは困難 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円～/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円～/月（月払い） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
| NotePM | Fleekdrive | Qiita:Team | DocBase | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ファイル内も検索できる書類管理ツール |
共同編集ができる書類管理アプリ |
外部アプリとの連携が豊富なツール |
Markdown記法に対応するツール |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※「タグ」で管理する |
【×】※「タグ」で管理する |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
無料で使い続けることができない |
表示までに時間がかかることがある |
エンジニア向けの高機能ツール |
一部の添付ファイルは中身検索できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは4,800円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは600円～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは500円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは990円～/月 |
| 公式サイト |
「NotePM」の詳細はこちら |
「Fleekdrive」の詳細はこちら |
「Qiita:Team」の詳細はこちら |
「DocBase」の詳細はこちら |
ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント
以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。
（1）検索がしやすいか
はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。
目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。
しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。
（2）強固なセキュリティがあるか
次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。
たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得している点は大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。
また、ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能があれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。このように、”不正アクセス防止”や”ファイル保護”の観点から、セキュリティ対策が十分なツールを選びましょう。
（3）文書をフォルダで分けられるか
次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。
文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。しかし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、目的のドキュメントへ直感的にアクセスできません。
結論、ドキュメント管理ツールの機能で対策するのが最善だと言えます。作成できるフォルダの階層が適切な数になるように制限されていたり、フォルダを作れるメンバーを限定したりできるツールであれば、情報の管理が煩雑になりません。
（4）コメント機能と紐づけられるか
次に、ドキュメントとコメント機能を紐づけられるか確認しましょう。
基本的に、Wordファイルを共有するにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。
そのため、これからのドキュメント管理ツールは「ナレカン」のように、ドキュメントごとに「コメント」が紐づいているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、ドキュメントが流れてしまう心配も不要です。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。
IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しく、最終的に社内に浸透せずに放置される事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。
たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索機能」や「ドキュメントを分類するフォルダ」が必須になります。ただし、ツールを選ぶときは、必ず自社に必要な機能を見極めましょう。
ドキュメント管理ツールのメリット
ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。
- 必要な情報へすぐにアクセスできる
- 常に最新のデータを共有できる
- 印刷コストが抑えられる
- セキュリティを強化できる
キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。
ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後々に整理するのが大変です。
ドキュメント管理ツールはパソコンだけでなくスマホでも使えるものが多いため、文書をわざわざ印刷する必要がなくなります。
ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えるツールもあるので、不正な情報の持ち出しを防げます。
以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、そうでない企業には大きな差が生まれることが分かります。
ドキュメント管理ツールのデメリット
ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。
- 運用コストがかかる
- 使い方を教える必要がある
無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。
ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。
以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットがありますが、必要な機能に過不足がない「ナレカン」のようなツールであれば、デメリットを一気に解消できるのです。
簡単に使えるドキュメント管理ツールまとめ
これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。
また、ドキュメントはあとから見返す機会も多いので、社内の重要なナレッジだと言えます。したがって、情報の蓄積・整理に特化した”ナレッジ管理ツール”で管理しましょう。
とくに、「蓄積したナレッジに”コメント”を紐づけられるツール」であれば、文書に関する質問やディスカッションも円滑になります。結論、あらゆるドキュメントを「記事」としてストックしつつ、記事ごとに「コメント」もできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を刷新しましょう。
