ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切にドキュメント管理ができていない場合、あらゆる社内情報を上手く活用できず、大きな機会損失を招いてしまう可能性があります。
そのため、従来の管理方法を見直す必要があるのです。たとえば、ドキュメント管理の課題を解消する方法のひとつに「ドキュメント管理ツール」があります。
ただし、ドキュメント管理ツールは多種多様なので「結局、どれを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールと選定ポイントを中心に紹介します。
- 自社に最適なドキュメント管理ツールを見つけたい
- 従来の面倒な書類管理から脱却したい
- 予算が限られているので、導入に失敗したくない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に合うドキュメント管理ツールも見つけられます。
目次
ドキュメント管理ツールとは
以下では、「ドキュメント管理ツールとは何か」「企業から必要とされているのはなぜか」を解説します。改めて、ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。
ドキュメント管理ツールの概要
ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。
これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みがつくれます。そのため、非IT企業でも導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。
ドキュメント管理ツールの必要性
ドキュメント管理ツールがビジネスで必要とされているのには、以下の5つの理由があります。
- 必要なタイミングで、必要な文書にアクセスできる
- ドキュメントを共有しやすい
- 高いセキュリティで文書を保護できる
- 検索機能があるのでキャビネットを探す必要がない
- ペーパーレス化でコストが削減される
以上のように、「ドキュメント管理はすでにしているが、社内で活用されていない」「どこに、何の文書が保存されているか分からない」など、これまでの文書管理に感じてきたストレスを解消できるのがドキュメント管理ツールです。
ドキュメント管理の課題
ドキュメント管理をはじめると、以下の3つの課題に直面します。それぞれの解消方法も解説しているので必見です。
- 業務効率が悪い
- セキュリティ対策が不十分
- チーム内におけるデータ共有が非効率
Wordファイルをフォルダでまとめる方法では、フォルダが増えて複雑になるため、目的のドキュメントを探すに時間がかかります。ビジネスマンは何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じていると言われているのです。
「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなります。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報にアクセスできるツールが必須です。
紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっているので、より安全な環境で文書管理ができるのです。
ほかには、チームで実行された操作やログイン履歴を管理できる「アクセスログ」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、セキュアな環境でドキュメント管理ができます。
ドキュメントを個人で管理している状態では、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり非効率です。
また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流されたりするので、あとから振り返るのが難しくなります。そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように蓄積できる仕組みが必須です。
このように、ドキュメント管理には無視できないデメリットがあるため、すべてを解消できるようなツールが必要になります。次章で解説する選定ポイントと合わせて、検討時にチェックしましょう。
ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント
以下では、導入に失敗しないための選定ポイントを解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由で選定をすると、自社の環境に合わない可能性が高いので注意しましょう。
（1）検索がしやすいか
はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。
目的のドキュメントを探すためには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。
しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなくタイトルやタグ、フォルダで絞り込みできるかが重要なポイントです。
（2）強固なセキュリティがあるか
次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。
たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得しているは大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。
ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能もあれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。
（3）階層が増えすぎないか
次に、ファイルを整理する「フォルダ」を増やせるメンバーを限定できるかを確認しましょう。
フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、目的のドキュメントへ直感的にアクセスできません。そのため、フォルダを勝手に作成されない対策が必要ですが、ルールを定めても守られないことが多いです。
結論、ドキュメント管理ツールの機能で対策するのが最善だと言えます。たとえば、2階層のファルダでドキュメント管理するツールは、一見不便に思えますが、これまでの管理が煩雑すぎたがゆえにアクセス性を損なっていたことが分かるのです。
（4）メッセージと紐づけられるか
次に、ドキュメントとメッセージを紐づけられるか確認しましょう。
基本的に、Wordファイルを共有するためにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。
そのため、これからのドキュメント管理ツールは「Stock」のように、「ドキュメント」ごとに「メッセージ」が紐づけられているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、さらにドキュメントが流れてしまう心配も不要です。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。
IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しく、最終的に社内に浸透せずに放置されることになりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。
たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索」「強固なセキュリティ」「ドキュメントを分類するフォルダ」「連絡がとり合えるメッセージ」が必須になります。加えて、自社に必要な機能を見極めて選定をしましょう。
無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツール8選
以下で、おすすめのドキュメント管理ツール8選をご紹介します。
ドキュメント管理ツールではマニュアル、議事録などのあとから何度も使う文書を保存し、共有する場合はメールやチャットから送信します。しかし、わざわざメールやチャットを仲介するのは面倒なうえ、大切な文書が流れてしまうので探し出すのが大変です。
そのため、「ドキュメントごとにメッセージが紐づけられるツール」を導入しましょう。メッセージ機能があれば、ドキュメントごとに議論や連絡ができるため、話題が入り乱れることがなくなります。
結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書をストックする「ノート」があり、ノートごとに「メッセージ」が紐づいている「Stock」一択です。Stockは非IT企業を中心に120,000社以上に導入されています。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルも添付できます。ファイルストレージやチャットツールを併用する必要がないので、その分コストを抑えられるメリットもあるのです。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】個人利用におすすめのツール
Evernoteは、クラウドに情報を収集できるノートツールです。ドキュメントの保管場所としても利用できます。
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆる情報を一か所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
- ワンクリックでWebサイトを保存できる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックでEvernoteに保存できる「Evernote Web クリッパー」が備わっています。
＜Evernoteの主な機能＞
ノート
Webクリッパー
＜Evernoteの注意点＞
- 情報公開設定がしやすく、情報漏えいのリスクがある
ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。
＜Evernoteの導入費用＞
Evernoteは無料で使えますが容量を増やしたり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にしたりするには、有料プランにする必要があります。
- FREE：￥0
- PERSONAL：￥680/月
- PROFESSIONAL：￥1,100/月
- EVERNOTE TEAMS：￥1,100/ユーザー/月
【Dropbox】管理者権限が豊富なツール
Dropboxは、あらゆるファイルデータを保管できるオンラインストレージツールです。
＜Dropboxの特徴＞
- すべてクラウド上に保存できる
- 外部との共有が簡単
端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。
共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。
＜Dropboxの主な機能＞
ファイル管理
共有フォルダで外部の人とフォルダを共有できます。また、フォルダ階層形式で管理ができます。
＜Dropboxの注意点＞
- 円滑なコミュニケーションは難しい
ファイルにコメントを残すことはできますが、チャットツールのようなスムーズなやりとりは難しいです。
＜Dropboxの導入費用＞
- Professional：￥2,400/月（月払い）
- Standard：￥1,800/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：￥2,880/ユーザー/月（月払い）
【NotePM】ファイル内も検索できるツール
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、さまざまなドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有ツールです。
＜NotePMの特徴＞
- 安心のセキュリティ
- 既読管理や見た時間がわかる
2段階認証が利用でき、プライバシーマークの認定も受けています。
共有されたドキュメントを「見た・見てない」という問題が解消されます。
＜NotePMの主な機能＞
ドキュメント管理
ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作できます。ファイル管理のほか、マークダウンでの文書作成にも対応しており、IT企業を中心に活用されています。
＜NotePMの注意点＞
- 無料で使い続けることができない
NotePMは30日間の無料トライアルがありますが、終了後は有料プラン（4,800円/月～）の契約が必要です。
＜NotePMの導入費用＞
- プラン8：4,800円/月
- プラン15：9,000円/月
- プラン25：15,000円/月
- プラン50：30,000円/月
- プラン100：60,000円/月
- プラン200〜：120,000円〜/月
【Fleekdrive】共同編集ができるツール
Fleekdriveは共同編集にフォーカスした、法人向けクラウド・オンラインストレージツールです。
＜Fleekdriveの特徴＞
- セキュリティ機能が充実している
- 共同作業にフォーカスしている
企業利用を想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
社内に限らず、社外とのコラボレーションもセキュアな状態で利用できます。
＜Fleekdriveの主な機能＞
文書管理
単なる文書管理ではなく、チャットでリアルタイムのコミュニケーションを取りながら、一つの作業を複数人で進められます。
＜Fleekdriveの注意点＞
- エラーが発生しやすい
「アップデートが一度で完了できずに、再アップロードをする手間がかかる」というユーザーの口コミがあります。
＜Fleekdriveの導入費用＞
- Team：500円/ユーザー/月
- Business：1,500円/ユーザー/月
- Enterprise：4,000円/ユーザー/月
【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。属人的なノウハウや技術要件を共有でき、主にエンジニアを中心とした開発現場での利用が多いです。
＜Qiita:Teamの特徴＞
- ドキュメント作成専用のツール
- 外部ツールとの連携機能が豊富
テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使った連携もできます。
＜Qiita:Teamの主な機能＞
ドキュメント作成では、Markdown記法やテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては使い慣れた形式で作成できます。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- エンジニア向けの高機能ツール
IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。
＜Qiita:Teamの導入費用＞
- Personal：500円/月
- Micro：1,520円/月
- Small：4,900円/月
- Medium：7,050円/月
- Large：15,300円/月
- Extra：15,300円/月〜
【DocBase】Markdown記法に対応するツール
DocBaseは、分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。権限設定が豊富なため、セキュアな環境でドキュメントをつくれます。
＜DocBaseの特徴＞
- 同時編集機能に対応している
- 高い安全性を持つセキュリティ
一つのメモを複数人で同時編集でき、リアルタイムでのドキュメント作成が可能です。
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseの主な機能＞
文書作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成できます。
＜DocBaseの注意点＞
- 高機能で複雑
ITリテラシーがあまり高くない場合、すべての機能を使いこなせない場合があります。
＜DocBaseの導入費用＞
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,900円/月
- ビジネス100：21,450円/月
- ビジネス200：43,450円/月
【OneNote】Microsoftアプリと連携しやすいツール
OneNoteはMicrosoftが提供するノートツールです。
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自由に配置できる
- Microsoft製品との連携
Wordとは異なり、テキストや画像をノート内の好きな場所に配置できるので、自由度が高いドキュメントがつくれます。
たとえば、ノートにExcelを貼り付けた場合などのファイルへのアクセス性がよく、その都度ファイルをダウンロードする必要がありません。
＜OneNoteの主な機能＞
ノート
手書きやリストなど様々な記入方法に対応しており、議事録作成中のメモとしても利用できます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付する場合や、印刷するときに便利な機能です。
＜OneNoteの注意点＞
- 機能が多く複雑
たとえば「ノート」と「ページ」を共有するためのリンク出力の方法が異なるなど、情報の階層が多いからこそ運用が複雑になってしまうケースがあり、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
＜OneNoteの料金＞
無料のOneNote以外にも、ほかのMicrosoftのソフトも利用できるプランがあります。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
ドキュメント管理ツールのメリット
以下では、ドキュメント管理ツールを使う3つのメリットです。
- 必要な情報にすぐにアクセスできる
- 常に最新のデータを共有できる
- 印刷コストが抑えられる
キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはさくさくとアクセスできる仕組みになっており、さらに高度な検索機能でストレスを感じることがありません。
ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やワードで情報管理をしてしまうと、後々に整理するのが大変です。
ドキュメント管理ツールはパソコンだけでなくスマホでも使えるものが多いため、文書をわざわざ印刷する必要がなくなります。
以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、そうでない企業には大きな差が生まれることが分かります。
ドキュメント管理ツールのデメリット
ドキュメント管理ツールには3つのメリットがありましたが、以下の2つのデメリットがあることも念頭におきましょう。
- 運用コストがかかる
- 教育コストがかかる
無料プランがあるドキュメント管理ツールも多いですが、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した有料プランが最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めしましょう。
ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーして活用できるようになるまで手間と時間がかかります。そのため、ドキュメント管理ツールを選ぶときは、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルかをチェックしましょう。
以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットがありますが、今回ご紹介した「Stock」のような、必要な機能に過不足がないシンプルなツールであればデメリットを一気に解消できるのです。
簡単に使えるドキュメント管理ツールまとめ
これまで、おすすめのドキュメント管理ツールと選定ポイントを中心に紹介しました。
従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」がアナログで行われており、業務効率が悪かったり、セキュリティに問題があったりと課題を抱えています。そのため、業界を問わずあらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要です。
ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなすのが難しいため、最終的にツールが放置されるケースも少なくありません。それゆえに、必要な機能に過不足がないシンプルなドキュメント管理ツールを選びましょう。
結論、すぐに導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」だけでなく、目的のノートをすぐに探し出せる「検索」も備わっている『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社のドキュメント管理を刷新して、情報を有効活用できる仕組みを整えましょう。
