業務上作成されるドキュメントの適切な管理は、自社の利益や成長の基盤となる重要なポイントです。なぜなら、ドキュメント管理を適切にできていない場合には、社内の有益な情報を上手く活用できず、大きな機会損失に繋がる可能性があるからです。
そのため、社内情報を活用できていない企業は、従来のドキュメント管理を見直す必要があります。そのドキュメント管理を適切に、効率的に行う解決策のひとつとしてドキュメント管理ツールの導入が挙げられます。
しかし、ドキュメント管理ツールの数は膨大で、「結局、どのツールを選択すれば良いか分からない」とお悩みの方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツール8選とメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 自社に合うツールを、簡単かつ確実に選んで導入したい
- 従来のドキュメント管理の課題をカバーできるツールを選びたい
- メリットとデメリットを理解した上で、慎重にツールを選択したい
という担当者の方は、この記事を参考にすると自社に合うツールの要件がわかり、自社のドキュメントに関する課題を解決に導けます。
目次
【フリーもあり】おすすめドキュメント管理ツール8選
ドキュメント管理ツールにはさまざまな種類があり、用途によって使い分けている企業もあります。
しかし、利便性が高いからという理由で複数のツールを併用してしまうと、社内情報の分散が発生し、業務の非効率化を招く恐れもあります。
そのため、ドキュメントをはじめとした全ての社内情報は、1つのツールで管理しましょう。さらに、導入したツールにメッセージ機能があれば、ドキュメントに紐付く「会話情報」も管理でき、タスク管理機能があれば「タスク情報」までも一元管理できます。
また、ドキュメント管理ツールを導入する際には「コスト」も慎重に検討しましょう。自社サーバーが必要ないクラウド型ツールであれば、導入コストは基本的にかかりませんが、運用コストと教育コストはかかります。
そのため、「低額の運用コストで過不足ない機能を利用でき、社員全員が簡単に使いこなせるほどシンプルなクラウド型ツール」が最も費用対効果の大きなツールの特徴です。
結論、低コストで社内のドキュメントを効率的に管理できるツールは、ドキュメントなどの情報を1か所に蓄積し、有効利用するための機能が過不足なく搭載されているStock一択と言えるでしょう。
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Evernote（エバーノート）
「Evernote」 | すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ（メモアプリ）です。
ファイルなど、あらゆるデータを保管できるため、メモアプリとしてや、ドキュメントの保管場所としても利用可能です。
■Evernoteの特徴
- 必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
- ワンクリックで保存可能なwebクリッパー機能
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックでEvernoteに保存できます。
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
また、検索機能が優れているため、乱雑に管理されていても情報がすぐに見つかります。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存できます。
webの情報を利用する場合は、ドキュメントの参考情報として一緒に管理できるので便利です。
■Evernoteの導入費用
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料で使用できますが、容量を増加したり、同期可能な端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プランを契約する必要があります。
業務での利用を想定しているBusinessプランは、月額（1人あたり）で1,100円です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Dropbox（ドロップボックス）
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
チームに必要なファイルや、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、ファイルデータの保管庫として有用なサービスです。
■Dropboxの特徴
- 全てクラウド上に保存できる
- 他人との共有が簡単
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。
簡単に共有フォルダやリンクが作成できるので、他人との共有が楽になります。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダで外部の人とフォルダを共有できます。また、フォルダ階層形式で管理ができます。
■Dropboxの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。有料プランは、月額（1人あたり）1,200円〜です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
NotePM（ノートピーエム）
「NotePM」ドキュメント情報共有サービス
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、さまざまなドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
■NotePMの特徴
- 安心のセキュリティ
- 既読管理や見た時間がわかる
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
共有されたドキュメントを「見た・見てない」という問題が解消されます。
■NotePMの主な機能
ドキュメント管理
ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作できます。
ファイル管理の他、マークダウンでの文書作成にも対応しており、ファイルの中身も全文検索が可能です。
■NotePMの導入費用
NotePMは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は有料プランを契約する必要があり、月額1,000円〜となっています。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Fleekdrive （フリークドライブ）
「Fleekdrive 」法人向けクラウド・オンラインストレージ
Fleekdriveは、共同編集にフォーカスした、法人向けクラウド・オンラインストレージサービスです。
■Fleekdriveの特徴
- セキュリティ機能が充実している
- 共同作業にフォーカスしている
企業が利用することを想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
社内に限らず、社外とのコラボレーションもセキュアな状態で可能です。
■Fleekdriveの主な機能
文書管理
単なる文書管理としてではなく、１つの仕事を複数の人が共同で進められるように、リアルタイムにチャットでコミュニケーションを取りながらファイルを共同編集できます。
■Fleekdriveの導入費用
https://www.fleekdrive.com/plan/
Fleekdriveは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は、有料プランを契約する必要があり、月額500円/1人〜となっています。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Qiita:Team（キータチーム）
「Qiita:Team」｜生産性を向上させる情報共有ツール
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化が進みます。
■Qiita:Teamの特徴
- 簡単に書けて簡単に共有できる
- 他ツールとの連携機能が豊富
テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
Slack、HipChat、Chatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。
■Qiita:Teamの主な機能
ドキュメント作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成できます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。
■Qiita:Teamの導入費用
https://teams.qiita.com/pricing/
30日間の無料トライアルがついていますが、チームで利用する場合には、有料プラン（1,520円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動する料金プランです。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Docbase（ドックベース）
「DocBase」｜ストレスフリーなドキュメント共有ツール
DocBaseは、分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作れます。
■DocBaseの特徴
- 同時編集機能に対応している
- 高い安全性
1つのメモを複数人で同時編集できるので、リアルタイムでのドキュメント作成が可能です。
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
■DocBaseの主な機能
文書作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成できます。
■DocBaseの導入費用
30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン（990円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Onenote（ワンノート）
「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
■Onenote特徴
- テキストや画像を自由に配置できる
- Officeソフトの連携
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置できるので、自由度が高いドキュメント作成が可能です。
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。
■Onenoteの主な機能
ノート
手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用できます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付する場合や、印刷する際には便利な機能です。
■Onenoteの料金
Onenoteは完全無料で使えますが、保存先のOneDriveの容量を越えた場合には、OneDriveの費用を払う必要があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
ドキュメント管理ツールとは
ドキュメント管理ツールとは、議事録や要件書などの文書情報を一括管理できるツールを指します。
ファイル形式のドキュメントを保管するものもあれば、システム内に書き込むことで保管だけでなく編集がしやすくなる便利なツールもあります。
社内情報を整理整頓し、必要になったタイミングで簡単に情報が見つけられるように、ドキュメント管理ツールが導入されます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
従来のドキュメント管理の課題
ドキュメント管理の方法はさまざまですが、従来のドキュメント管理には以下の3つの課題があります。
業務効率が低下する
従来のドキュメント管理方法では、目的のドキュメントを探すことに多くの時間を費やしてしまい、他の業務の時間を圧迫します。ビジネスマンは1日で平均20分もドキュメントを探しており、年間で約80時間ものロスが生じているのです。
「探す」という行為は業務へかける時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で目的のドキュメントが見つからないのでストレスにもなります。
そのため、ドキュメント管理で求められるのは、必要なタイミングですぐに目的の情報にたどり着ける高い検索性のツールです。
セキュリティ対策が不十分
ドキュメント管理方法のひとつに、アナログで管理する方法があります。ドキュメントを印刷してファイリングする方法が代表的です。
しかし、紙媒体のドキュメントは管理上のセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。ドキュメントの置き忘れなどの管理不足から、情報漏洩に繋がってしまうケースが後を断ちません。
そのため、ITツールを利用したデジタルでのドキュメント管理が必要です。ただし、ドキュメント管理できるITツールのなかでも、セキュリティ対策の充実度に違いがあります。
例えば、今回ご紹介したツールのひとつである「Stock」は、大企業でも安心して導入ができる高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準で、大切な情報を保護します。
シェアが難しい
従来のドキュメント管理方法では、作成したドキュメントを社内で共有するのに手間がかかり、非効率なケースが多々あります。
例えば、ドキュメントを紙媒体で管理する場合には、作成したドキュメントを確認してもらうために印刷をし、担当者の元へ提出する必要があります。
また、自社サーバーでファイル管理する場合には、目的の情報が記載されているファイルを探し出し、ダウンロードなどをしてメールやチャットツールで送信しなくてはなりません。
つまり、社内の円滑な情報共有には、アナログ管理やツールの切り替えが必要なローカル管理ではなく、ドキュメントの作成、管理、共有が一元的に行えるツールが最適です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
ドキュメント管理ツールのメリット・デメリット
ドキュメント管理ツールの導入によって社内の情報管理は効率化されますが、一方で注意したいこともいくつかあります。以下で、ドキュメント管理ツールのメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
- 共有が簡単
- 検索性が高い
- ペーパーレス化が可能
ドキュメント管理ツールを使うことで、常にドキュメントを社内全体で共有している状態にできます。そのため、いちいちメールで送ったり、印刷して配る必要がありません。
検索をすれば、該当キーワードに一致するドキュメントにすぐにアクセスできます。そのため、必要なドキュメントを探す手間や時間を削減できます。
ドキュメント管理ツールを使えば、印刷をする必要性がなくなり、ペーパーレス化を実現します。印刷費や維持管理費のコスト削減になるだけでなく、テレワークなどの働き方にも対応できます。
デメリット
- コストがかかる
- 運用ルールが必要
ツールには導入コストや運用コスト、社員にツールの利用方法を教育するコストなどが発生します。そのため、低コストで手軽に使い始められるツールを選ぶことが大事です。
あらかじめ運用ルールを作成しておくと、社員が利用に困ることなく業務に集中できる環境を用意できます。最低限のルールを設けておけば、使い続けるなかで自社独自の使い方や文化が形成され、次第に定着します。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
簡単に使えるドキュメント管理ツールまとめ
これまで、おすすめのドキュメント管理ツール8選とメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。以下は、従来のドキュメント管理の課題です。
- 業務効率が低下する
- セキュリティ対策が不十分
- シェアが難しい
従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す」「守る」「共有する」の3つがアナログで行われていたため、トラブルが発生する可能性がありました。
そのため、非IT企業であっても業務効率やセキュリティ、社内共有のしやすさを考慮すると、ドキュメント管理ツールの導入が必須となってきました。しかし、コストの問題があるので導入が遅れているという課題もあります。
つまり、効率的な情報共有のためには、非効率なドキュメント管理から脱却し、費用対効果の大きなITツールを導入する必要があります。
今回ご紹介したStockは、大切な情報を社内で有効活用できる機能を搭載し、低コストで情報管理を効率化するツールです。
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のドキュメント管理を刷新し、社内情報を有効活用できる環境を整えましょう。
