自社のドキュメントはどのように管理されていますでしょうか？
いまだに紙で管理をしていたり、社内のサーバーに放り込んでしまっている方々も多いかと思います。
ドキュメント管理がしっかりしていないと、同じような文書を複数作ってしまったり、探す時間を取られてしまったりと、普段の業務の無駄が多くなってしまいます。
今回は、簡単に使えるドキュメント管理ツールをご紹介させていただきます。
簡単に管理できるため、今までのように情報がバラバラになることなく、情報を探すのが楽になるため、是非お試しください。
目次
ドキュメント管理ツールとは
ドキュメント管理ツールとは、議事録や要件書などを一括管理できるツールのことです。
単にデータ化した文書を保管するだけのものあれば、システム内に書き込むことで保管だけでなく編集もしやすくなるものもあります。
また、多くのドキュメント管理ツールには検索機能がついているため、膨大な文書を管理していても、すぐに必要な文書にアクセスできるようになっています。
ドキュメント管理ツールのメリット・デメリット
メリット
①共有が簡単
ドキュメント管理ツールを使うことで、常に社内全体に共有している状態となります。
そのため、いちいちメールで送ったり、印刷して配る必要がありません。
②検索性が高い
検索をすれば、該当のキーワードに一致するドキュメントにすぐにアクセスできます。
そのため、必要なドキュメントを探す手間や時間を削減することが可能になります。
③ペーパーレス化が可能
ドキュメント管理ツールを使えば、印刷をする必要性がなくなり、ペーパーレス化に繋がります。
紙や印刷代のコスト削減になるだけでなく、余計な書類も減らすことになります。
デメリット
①コストがかかる
ツールにはどうしても導入コストや、使いはじめるための教育コストなどが発生します。
そのため、安く手軽に使い始められるツールを選ぶことが大事になります。
②運用ルールが必要
あらかじめ運用ルールを作っておくことで、情報が散乱することを防げます。
最低限のルールを設けておけば、使い続ける中で会社独自の使い方や文化が形成されます。
おすすめドキュメント管理ツール5選
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
Stockを使えば、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことなく、必要な情報やデータなどを簡単に管理することが可能となります。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散することがありません。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方でも使いこなせてしまうほどです。
■Stockの主な機能
ノート機能
各会議の議事録や書類のデータなど、ドキュメント管理としてだけでなく、必要な情報と共に残すことができるので、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
また、検索ができるため、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。
タスク管理
チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、ドキュメントと関連するタスクを一緒に管理することができます。
コメント
テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料で利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
Evernote（エバーノート）
すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。「Evernote」
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ（メモアプリ）です。
ファイルなど、あらゆるデータを保管することができるため、メモアプリとしてや、ドキュメントの保管場所としても利用することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます
2. Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なwebクリッパー機能
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
また、検索機能が優れているため、乱雑に管理されていても情報がすぐに見つかります。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、webの情報を利用する場合は、一緒に管理をすることができるので便利です。
■Evernoteの導入費用
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料で使うことができますが、容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プランを契約する必要があります。
有料プランは、年額（1人あたり）で3100円〜になります。
Dropbox（ドロップボックス）
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
チームに必要なファイルや、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、ファイルデータの保管庫としての役割で有用なサービスです。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽になります。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。また、フォルダ階層形式で管理することができます。
もちろん全文検索も可能なので、探したい情報を検索で見つけることができます。
■Dropboxの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）1200円〜になります。
NotePM（ノートピーエム）
「NotePM」ドキュメント情報共有サービス
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
■NotePMの特徴
1.安心のセキュリティ
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
2.既読管理や見た時間がわかる
見た・見てないという問題が解消されます。
■NotePMの主な機能
ドキュメント管理
ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作をすることができます。
ファイル管理の他、マークダウンでの文書作成にも対応しており、ファイルの中身も全文検索が可能です。
■NotePMの導入費用
NotePMは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は有料プランを契約する必要があり、月額1000円/3人〜となっています。
Fleekdrive （フリークドライブ）
「Fleekdrive 」法人向けクラウド・オンラインストレージ
Fleekdriveは、共同編集にフォーカスした、法人向けクラウド・オンラインストレージサービスです。
■Fleekdriveの特徴
1.セキュリティ機能が充実している
企業が利用することを想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
2.共同作業にフォーカスしている
社内に限らず、社外とのコラボレーションもセキュアな状態で可能になります。
■Fleekdriveの主な機能
文書管理
単なる文書管理としてではなく、１つの仕事を複数の人が共同で進められるように、リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりながらファイルを共同編集をすることができます。
■Fleekdriveの導入費用
https://www.fleekdrive.com/plan/
Fleekdriveは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は、有料プランを契約する必要があり、月額500円/1人〜となっています。
Qiita:Team（キータチーム）
「Qiita:Team」｜生産性を向上させる情報共有ツール
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。
■Qiita:Teamの特徴
1. 簡単に書けて簡単に共有できる
テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有することができます。
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。
■Qiita:Teamの主な機能
ドキュメント作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成することができます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。
■Qiita:Teamの導入費用
https://teams.qiita.com/pricing/
30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン（1490円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動（機能に違いはない）するシンプルなスタイルです。
Docbase（ドックベース）
「DocBase」｜ストレスフリーなドキュメント共有ツール
DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。
■DocBaseの特徴
1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集することができるため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることができます。
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
■DocBaseの主な機能
文書作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成することができます。
■DocBaseの導入費用
30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン（900円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
Onenote（ワンノート）
「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
■Onenote特徴
1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。
■Onenoteの主な機能
ノート
手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。
■Onenoteの料金
Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ドキュメント管理として機能だけだと、関連する情報を一緒に保管できないため、結局は情報が分散してしまうことになります。
今回ご紹介させていただいたサービスのように、ドキュメントと一緒にタスク管理ができたり、チャットができるなど、ドキュメントに関連する情報をまとめておくことでより管理が楽になるのではないでしょうか。
是非、自社の管理方法に合うサービスを見つけてもらえると嬉しいです。
