メモの目的は大切な情報を書き残すだけではなく、メモをあとから振り返ることも含まれます。そのため、必要なメモをいかに簡単に探し出せるかが重要です。
つまり、メモをすぐに探し出すためには整理する必要があるのです。しかし、「メモを整理するために時間も労力もかけられない。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、誰でも簡単に実践できる仕事メモを整理する5つのポイントと整理術を中心にご紹介します。
- メモ管理が苦手な部下に的確なアドバイスしたい
- どこに何の情報が管理されているのか分からない現状を変えたい
- 社内の情報管理を効率化したい
という担当者の方は、この記事を参考にするとメモを整理する知識と技術が身につき、さらに自社の情報管理の課題に最適な解決方法のヒントが得られます。
目次
手書きのメモ帳を整理する5つのポイント
大切な情報を忘れないように頻繁にメモはとるべきですが、適切に整理されていないと有効活用するのは困難です。そのため以下では、手書きメモの手帳を整理する5つのポイントをご紹介します。
すぐにメモをとる
メモを整理するためにはすぐにメモをとる習慣をつけましょう。”すぐにメモをとること”と”メモの整理”は無関係にも見えますが、メモの抜け漏れを防ぐという点で重要なポイントです。
たとえば、重要なメモが抜けてしまうと、改めて見返しても何について書き残したのか分かりません。そのため、アイデアなどをすぐにメモをとれるようにしておくことで情報の抜け漏れをなくして、メモの整理をしやすくする狙いがあるのです。
また、すぐにメモをとればより正確な情報を書き残せます。さらに、メモした内容はずっと記憶しておく必要がないので、ほかの作業に集中して取り組めるなど多くのメリットがあるのです。
メモを必ず見返す
メモは必ずあとから振り返りましょう。どれほど素晴らしいメモでも活用されなければ、メモを作成する時間が無駄に終わってしまいます。
メモをとれば記録に残るので思考が整理されます。しかし、逆に「メモをしたことに安心してしまい、肝心の内容を忘れてしまう」という状況にもなり得るのです。
メモを振り返る際には内容を整理・吟味することで、ただの言葉の羅列ではなく有益な情報として管理できます。
転記や貼り付けをする
メモを整理するポイントのひとつに転記や貼り付けをする仕方があります。
手書きのメモは自由に書き残せるのがメリットですが「あとから見返しても何が書いてあるのか分からない」ということも頻繁に起こります。そのため、あとから見返してもメモの内容を正確に理解できるように丁寧に転記をするのです。
また、補足を書いた付箋をメモ帳に貼り付けるのも効果的です。緊急性のある情報は「赤」、重要な情報は「青」など付箋を使い分けてメモを整理しましょう。
以上のように、メモを整理するためには転記と貼り付けを上手く活用するのが重要です。
3つの文字色を使い分ける
ペンの色を使い分けるのもメモの整理に効果的です。すべての文字を同じ色にしてしまうと、あとから見返した際にメモの要点を理解するのに時間がかかります。
メモを確認したときに瞬時に何が書かれているのか理解できるように、文字自体の色を変えたりほかの色で文字を囲んだりして目立たせましょう。
一方で、メモに色を使いすぎるとかえって分かりにくくなるので、使用する色は黒も含めて３色がおすすめです。3色の組み合わせは、あとから見返しやすいかを考えて「見やすいと感じる色」を使うようにしましょう。
疑問点をまとめる
メモをとって疑問に感じたことは別途まとめておきましょう。ほかの情報に埋もれてしまい質問すること自体を忘れてしまう可能性があるからです。
疑問点をまとめれば要点を絞った質問ができるので、上司も部下の疑問に返答しやすくなるメリットもあります。また、疑問点をまとめる作業をすれば自分で調べて解決できるものなのかも分かります。
以上のように、疑問点をまとめれば「あとから振り返るべき情報」と「質問して解決すべき情報」を分類できるのです。
【シーン別】メモの整理術
実際にメモを適切に整理・管理するためには、「どのようにメモをとれば良いのか」をイメージするのがもっとも効率的です。そこで以下では、シーン別のメモ整理術をご紹介します。
議事録としてのメモ書き
議事録は会議の参加者や関係者に情報を共有する資料です。そのため、誰が見ても会議の「内容」と「要点」を理解できるようにしなければなりません。
分かりやすい議事録メモをとるためには5W1Hを意識しましょう。
初めからこのように内容をまとめるのは難しいので、慣れるまでは一旦会議の内容をメモにとり、後で要点をまとめて清書することをおすすめします。
備忘録としてのメモ書き
メモには備忘録としての役割があります。具体的には、以下のような業務に関する情報を簡単に記録しておくことに役立ちます。
議事録のメモと比較して分かるように、目的が変わるとメモの形式が大きく変化します。そのため、残すべき情報の要点にも注意する必要があるのです。
仕事メモを手書きで整理するときの3つの注意点
これまで手書きのメモ帳に記録する方法をご紹介してきましたが、仕事でメモを効率的に管理・活用するためには、以下の3つの点に注意する必要があります。
- メモを一冊にまとめられない
- メモを分類するのが難しい
- 必要なメモを探すのに苦労する
過去のメモを振り返るためには１冊にまとめておく必要がありますが、紙のメモ帳にはページ数に限界があります。また、メモ帳を複数個使い分けるのは「どのメモ帳にあのメモを書いたのか分からない。」という自体を招きかねません。
あとからスムーズに見返せるようにメモは整理する必要があります。しかし、紙のメモ帳では上手く分類して管理するのが難しいので、結局さまざまな種類のメモが乱立します。
さまざまな工夫をして整理ができても、メモ帳では必要なメモを探すのに苦労します。とくに仕事のメモのように分量の多いものは1ページずつ探すのに時間と労力が必要です。
以上のように、手書きのメモ帳ではメモの整理に手間がかかるので面倒と言えます。そのため、ビジネスのメモを整理・活用するためにはデジタルのメモアプリの導入がおすすめです。
メモの整理にはアプリがおすすめな3つの理由
メモの整理という観点において、手書きのメモ帳には大きなデメリットがありました。一方で、デジタルのメモアプリにはメモ帳にはない以下の3つのメリットがあるのです。
メモをフォルダで整理できる
メモの整理に欠かせない「フォルダ」が利用できるのがメモアプリです。フォルダは情報をまとめておく箱のことで、関連するメモだけを整理しておけます。
そのため、フォルダを探せば必要なメモを簡単に見つけられるのです。たとえば、会議のメモを確認したいときには、”会議フォルダ”をタップすれば関連するメモだけを一覧で確認できます。
フォルダを活用すれば乱立していたメモを適切に整理して、誰でも簡単にあとから振り返られるのが大きなメリットです。
メモをタグで整理できる
メモアプリではメモにタグを付けられるので、さらに徹底した整理整頓できます。タグとは、メモにどの分野・ジャンルの情報が記載されているかを判断するための目印です。
タグを上手く活用すれば必要なメモが探しやすくなります。たとえば、「重要情報」というタグで検索をすれば、該当するメモだけが一覧で表示されるので便利です。
手書きのメモ帳でも付箋をタグの代わりに使えますが、該当するメモだけをまとめることはできません。そのため、ビジネスのような効率的に情報管理する必要のある環境では、タグ機能が備わっているメモアプリを導入しましょう。
メモを一箇所で整理できる
メモアプリを導入すれば、社内のすべてのメモを一箇所で整理できます。
たとえば、「〇〇事業部」「取引先〇〇社」「〇〇プロジェクト」などのフォルダがあれば、社員は分類ごとにメモを残すようになるので自然とメモが整理されます。また、メモを振り返るシーンでも、メモはフォルダで分類されているので簡単に探し出せるのです。
さらに、メモのフォルダが社内で共有できれば、これまで個人管理されていたメモも情報資源として一括でまとめられます。つまり、社内のメモを整理するためには、全社でメモを共有・管理できるメモアプリがおすすめです。
メモの整理が誰でも簡単できるおすすめアプリ
以下では、メモの整理が誰でも簡単できるおすすめアプリをご紹介します。
メモの整理整頓ができるアプリの選定において重要なことは「誰でも簡単に使いこなせるか」です。誰でも簡単に整理ができないアプリを導入してしまうと、デジタルが苦手な社員は次第に利用しなくなり社内に浸透しません。
そのため、メモの作成・管理・整理のすべてにおいて簡単であり、必要なメモもすぐに探し出せるようなアプリの導入が最適です。
結論、アプリを導入するのであれば、メモの整理に必要な機能を過不足なく備えているので使い勝手が良く、デジタルが苦手な社員でも即日使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択と言えます。
Stockはデジタルが苦手な社員も多い非IT企業をはじめとして、導入実績が100,000社を超える今注目のツールです。
チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
メモを整理する5つのポイントと整理術まとめ
ここまで、手書きのメモを整理する5つのポイントと整理術のまとめをご紹介しました。以下が、メモを整理する5つのポイントです。
- すぐにメモをとる
- メモを必ず見返す
- 転記と貼り付けをする
- 3つの文字色を使い分ける
- 疑問点をまとめる
上記のように、手書きでメモを整理するためには多くのステップを踏む必要があり、社員全員が実践するのは困難と言えます。
一方で、メモアプリを導入すれば簡単にメモを整理できるようになるのです。たとえば、iPhoneなどのスマホやデスクのPCからすぐにメモをとれたり、疑問点をまとめたメモからメッセージですぐに質問できたりするので、自然とメモが整理されていきます。
以上の特徴をすべて備えており、デジタルに慣れていない非IT企業にも導入されているアプリはStockです。Stockは誰でも簡単にメモの作成・管理・整理ができ、さらにチームでメモの共有も可能なアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してメモを一箇所で整理できる環境を整えましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
