ビジネスでもプライベートでも、利用することが多い「メモ」ですが、
「思いついたことをメモしているけど、見ることなく溜まる一方…」
「どうやってメモを整理したらいいのか分からない…」
こんな悩みはありませんか？
そこで今回の記事では、メモを整理するポイントと、シーン別のメモの整理術についてをご紹介します。
メモを整理する上でのポイントを学び、ただメモをとるだけではなく、その情報を自分のものとして活用できるようになりましょう。
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目次
メモを整理するポイント
すぐにメモをとる
メモを整理し、知識を自分のものとするためには、まずきちんとメモをとる必要があります。
そのためにもメモは「情報を得たその瞬間にメモを残す」ことを心がけましょう。
何故なら人間は忘れる生き物であり、聞いた直後は覚えていても、数分後には曖昧な記憶になってしまうことはよくあることだからです。
曖昧な記憶はミスを引き起こす大きな要因にもなりかねません。
大切な情報を忘れないためにも、すぐにメモに残すようにしましょう。
即座にメモすることにより、正確な情報を書き残せるうえに、メモを見返せば内容を思い出すことができるため、内容をずっと覚えておく必要もなくなります。
これはメモをすぐに取ることによるメリットだとも言い換えられますね。
メモを一冊にまとめる(情報の一元化)
メモをとっていても、それをあちこちに残しておいては、いざ見返したいときに大変不便です。
どこにメモをしたかを分かりやすくするためにも、メモ帳やノートなどは一冊にまとめて整理するようにしましょう。
ポストイットにメモをする方は、ノートに貼り付けておけば、メモを紛失してしまうこともありません。
一冊のノートにメモをまとめることで、時系列順にメモが並ぶので、必要な情報を見つけやすくなります。
また、ここで使用するメモ帳はなるべく持ち運びがしやすいサイズのものにすることをおすすめします。
いつどこでメモをとることになるかわからない以上、持ち運びに不便なメモ帳を利用するのは効率が悪いからです。
メモにタグ付けをする
情報の場所を分かりやすくするために、本の索引のようにメモにタグ付けをしてみましょう。
タグをうまく使えば、メモの分類も可能になり、情報が探しやすくなります。
タグつけをしてメモを管理したい場合は、アプリなどのメモツールを利用する必要があります。
多くのメモツールは、メモをとり、それにタグをつけるだけではなく、例えばフォルダごとにメモを分類したり、複数人でメモを共有したりすることも出来るようになっています。
とったメモは必ず見返す
せっかくきちんとメモをとったとしても、メモを書きっぱなしのままにしては、メモを書いた意味がありません。
メモをすることによって、情報が記憶に刻まれ忘れにくくなるため、とるだけでも備忘録として意味があるという点もありますが、その反面「メモをしたことによって安心してしまって、肝心の内容を忘れてしまった」などという事態も起こりかねません。
そのため、とったメモは必ず見返すようにしましょう。さらに、この時に内容を整理して清書や転記を行うことをおすすめします。
内容を整理して自分のものとすることで、ただの言葉の羅列ではなく、正しい情報として整理ができます。
また、不必要な情報がメモ帳内に溢れていると、重要な情報が埋もれてしまうため、メモ帳の中も整理するようにしましょう。
例えば「昨日のタスク」のようなメモは残っていても意味がないので、すぐに処分するようにします。
記載されている情報を取捨選択して、適宜メモ帳を整理することが重要です。
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【シーン別】メモの整理術
議事録としてのメモ書き
議事録は、会議の参加者や関係者に情報を共有するためのものなので、誰が見てもその会議の「内容・要点」を分かるようにする必要があります。
そのため、議事録メモをとるときは、5W1Hを意識するようにしましょう。
初めからこのように内容をまとめるのは難しいので、慣れるまでは一旦会議の内容をメモにとり、後で要点をまとめて清書することをおすすめします。
備忘録としてのメモ書き
日々思いついたことや、ある事柄についてのアイデアを記す「備忘録」では、以下のポイントに注意してメモをとります。
①案件ごとに分けて整理すること
②ゴールを明確にすること
③ゴールから逆算し、具体的な手段に落とし込んでメモをとること
先ほどの議事録とほぼ同じ題材のメモですが、目的が変わると形式が大きく変わり、残す情報も変わることがわかります。
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メモを整理し、管理するなら
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか？
メモは、仕入れた情報を自身のものとするために非常に効果的なツールです。
さらに、今回ご紹介したようなメモツールを導入すれば、そのような情報のインプットが非常にやりやすくなります。
目的に合った方法で、是非情報のストックを行っていただければ幸いです。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
