メモの目的には大切な情報を書き残すだけではなく、あとから振り返って情報を活用することも含まれます。そのため、必要なメモをいかに簡単に探し出せるかが重要です。
しかし、「仕事用のメモを見やすく整理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに実践できる仕事メモのまとめ方・整理術を中心にご紹介します。
- 仕事のメモがバラバラになっており困っている
- 仕事のメモを見やすく整理したいが、効果的な方法が分からない
- メモをあとから簡単に探し出せる仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスに必須の「メモのまとめ方と整理術」が分かり、あとから簡単に内容を振り返れるようになります。
目次
仕事メモをまとめる5つのコツ
ここでは、仕事メモをまとめるコツをご紹介します。以下5つのコツを実践すれば、メモに書かれた情報を有効活用できるようになります。
（1）タイトルと日付を記載する
仕事メモをまとめるコツのひとつ目は、タイトルと日付を記載することです。
メモの1行目にタイトルを記載しておけば、必要なメモを探すときに内容をすべて読む必要がありません。また、日付を記すことで「いつ同じ内容の問い合わせがあったか」「プロジェクトの期日はいつか」などをすぐに振り返れるのです。
このように、メモにタイトルと日付を記載しておくと、必要な情報をあとから見つけ出したり、整理したりするのが簡単になります。
（2）転記や付箋を貼り付ける
2つ目のコツは「転記」や「付箋の貼り付け」をすることです。
手書きのメモは自由に書き残せる一方で「あとから見返しても、何を書いてあるのか理解できない問題」も起こりがちです。そのため、メモの内容が正確に分かるように、別のページへ丁寧に転記をするのがおすすめです。
また、補足を書いた付箋をメモ帳に貼り付けるのも効果的です。緊急性のある情報は「赤」、重要な情報は「青」のように付箋を使い分けてメモを整理すると、重要な内容をどこに書いたかが分かりやすくなります。
このように、メモを整理するためには転記と貼り付けを上手く活用しましょう。
（3）文字色を使い分ける
3つ目のコツは、ペンの色を使い分けることです。
すべての文字を同じ色にしてしまうと、要点が一目で分かりづらいです。したがって、メモを見たら瞬時に重要箇所が分かるように、文字自体の色を変えたりほかの色で文字を囲んだりして目立たせましょう。
一方、メモに色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、使用する色は黒も含めて3色がおすすめです。
（4）疑問点をまとめる
4つ目のコツは「業務のなかで疑問に感じたこと」を別途まとめることです。
疑問をそのまま放置していると、ほかの情報に埋もれて質問すること自体を忘れてしまう可能性があります。また、疑問点をまとめておけば要点を絞った質問ができるので、上司や先輩が疑問に回答しやすくなるのもメリットのひとつです。
このように、日ごろから疑問点をメモにまとめておけば「質問して解決すべきこと」が明確になります。その結果、疑問を素早く解消して、業務効率を上げられるのです。
（5）5W1Hを活用する
内容を分かりやすくまとめるために、5W1Hを確認することもコツです。5W1Hは具体的に以下6つの要素を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
上記の要素を意識すれば、下図のように「内容の抜け漏れがなく、具体性の高いメモ」を作れるのです。
メモを上手く取らなければならないのはなぜ？
そもそも、仕事のメモを上手く取るべき理由には、以下の3つが挙げられます。
- 業務に活用しやすくするため
- 社内で情報共有するため
- メモを探す時間を省くため
仕事のメモは業務に役立てるためにとるものです。たとえば、「上司から教えられた業務の手順」や「会議で話題にあがった業務の改善点」などを分かりやすくメモしておけば、メモの内容を”業務の習得や改善”にすぐ活かせます。
仕事のメモは個人で管理するのではなく、社内で共有する必要があります。内容が抜け漏れていたり雑な走り書きになっていたりすると、まとめるのに時間がかかるので、結果として社内共有が遅れてしまいます。
メモを探すのに無駄な時間をかけないことも重要です。必要なメモを素早く探すために、タイトルや日付を記載したり、要点にマーカーを引いたりして、内容が一目で分かるようにしましょう。
このように、メモをうまく記載することは業務効率化に直結します。したがって、仕事のメモはコツをおさえて見やすくまとめる必要があるのです。
【整理術】仕事のメモをまとめる方法
ここでは、仕事メモの整理術を2つご紹介します。以下の内容を実践すれば「メモがバラバラになってしまう」「必要なときにすぐ取り出せない」となるのを防げます。
手書きメモの整理術
手書きメモは分類してからファイルに保存すると、あとからスムーズに見つけられるうえに紛失リスクも減らせます。
まずは、メモの冒頭に日付とタイトルを記載しましょう。日付とタイトルをつけるだけで「いつの、何に関するメモか」が一目で分かります。
そして、メモを”カテゴリごと”や”日付ごと”に分けてファイルへ保存すれば、あとから目的のメモにたどり着きやすくなるのです。このように、手書きメモは「大きな分類を書いてからファイルへ格納する手順」で整理しましょう。
デジタルメモの整理術
デジタルメモを整理する前提として「どの媒体でメモを取るか」に注意が必要です。
WordやExcelなどにメモを取ると、振り返るときにわざわざファイルを開かなければならず面倒です。また、ファイルを検索する機能が充実していないので、目的のファイルへスムーズにアクセスできません。
したがって、「読みたいメモを瞬時に開けるアプリ」でメモをとりましょう。たとえば、メモを「フォルダ」別に整理できて、高精度な検索機能を備えている「Stock」であれば、目的のメモへすぐにたどり着けます。
手書きメモはなぜバラバラになる？
手書きメモがバラバラになってしまう原因として、以下の3点が挙げられます。
- メモを一冊にまとめられない
- メモを分類するのが難しい
- 必要なメモを探すのに苦労する
メモを振り返りやすくするには、すべてのメモを一冊にまとめておくのが理想です。しかし、紙のメモ帳にはページ数に限界があるため、メモ帳が分散されて「見たい情報をどのメモ帳の何ページに書いたか忘れた」となってしまうのです。
手書きメモが習慣化していると、紙のメモばかり増えていきます。手書きメモはデジタルメモと違い「フォルダに分けて保存するのが面倒」なので、分類せずに放置されやすいのです。
紙のメモ帳ではデジタルメモのような検索機能が使えないので、必要なメモを探すのに苦労します。とくに、仕事のメモのように分量の多いものは、1ページずつ探すのに時間と労力が必要です。
このように、手書きメモでは仕事の情報を整理しきれません。そのため、ビジネスのメモを整理・活用するには、デジタルのメモアプリが必須です。
メモの整理にアプリをおすすめする3つの理由
ここでは、メモの整理にアプリをおすすめする3つの理由をご紹介します。メモの整理に多大な時間を費やさないためにも、アプリのメリットを確認しましょう。
（1）メモをフォルダで整理できる
アプリでは、メモの整理に欠かせない「フォルダ」を利用できます。
フォルダは、関連するメモを集めて分類するのに必須です。たとえば、「”会議”フォルダを作り、議事録メモと会議資料をまとめて保存する」という使い方をすれば、過去の会議をスムーズに振り返れます。
ほかにも、「やることリスト」や「上司への確認事項」といったフォルダを作成してメモを振り分ければ、乱立していたメモが整理されることもメリットです。
（2）メモをタグで整理できる
メモアプリではメモにタグを付けられるので、徹底した整理整頓ができます。
タグとは、メモが属する分野・ジャンルを判断するための目印です。タグを上手く活用すれば、フォルダを横断したメモの分類もできます。
たとえば、「重要情報」というタグで検索をすれば、すべてのフォルダ内の該当するメモだけが一覧で表示されます。このように、フォルダだけでなくタグも活用することで、必要な情報へさらにたどり着きやすくなるのです。
（3）メモを一か所で整理できる
メモアプリを導入すれば、社内のすべてのメモを一か所で整理できます。
社内のメモを一か所で整理すれば、部署を超えた情報共有も円滑になります。たとえば、「取引先〇〇社」「△△プロジェクト」といったフォルダを作れば、他の部署の担当者へ電話やメールで問い合わせる必要もありません。
このように、社内のメモを集約して効率的に活用するためには、全社でメモを共有・管理できるメモアプリがおすすめです。
【これで安心】仕事のメモがバラバラにならないおすすめのアプリ
以下では、仕事のメモがバラバラにならないおすすめのアプリをご紹介します。
メモを整理するアプリを選ぶときには「誰でも簡単に使いこなせるか」が重要です。メモを整理できる機能が豊富に搭載されていても、社員が使いこなせなければ、次第に放置されてしまい意味がありません。
また、機能を使いこなせなければメモを適切に整理できず「どこに何を保存したか分からない」「フォルダを作りすぎて混乱する」となる恐れもあります。したがって、必要なメモをすぐに探し出せるアプリを選びましょう。
結論、仕事のメモを整理するには、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせて、あとから簡単にメモを振り返れるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、紙に書くような直感的な操作でメモを入力しつつ「フォルダ」で分類して整理できます。また、優れた「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで目的のメモを見つけられます。
メモを簡単に作成・共有できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事メモのまとめ方と整理術まとめ
ここまで、仕事のメモをまとめる方法や整理術を中心にご紹介しました。
仕事のメモは抜け漏れがないようにまとめ、あとから振り返りやすいように記載する必要があります。さらに、メモを上手く活用するには、記載したメモを分類・整理して「目的のメモをすぐに探し出せる状態」にしなければなりません。
そこで、メモを整理して保管するには、フォルダやタグで分類できる”メモアプリ”を活用しましょう。ただし、多機能なメモアプリでは社員が適切に使えないため「非IT企業の社員でも簡単に操作できる、シンプルなアプリ」を選ぶべきです。
結論、仕事メモの整理に最適なアプリは、誰でもすぐに使いこなせるうえに、「ノート」に残したメモを「フォルダ」別に分けられる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メモを一か所で整理できる環境を整えましょう。
