ICTを活用して業務を円滑に進めるには、社員のITリテラシーやスキルが不可欠です。そのため、ICT化に取り組む場合は、個々のスキルを高めてすべての社員がツール・システムを使いこなせる環境を整えなければなりません。
しかし、社員のICTスキルを向上させる具体的な方法が分からず、環境整備にも悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ICTスキルの種類や向上させる方法を中心に解説します。
- どのようなICTスキルが必要かを把握してスキル向上の目的を明確化したい
- 社員のICTスキルを向上させて社内業務をスムーズに進めたい
- ITに関するリテラシーがなくても業務効率化できる方法を模索している
という方は本記事を参考にすると、ICTスキルの種類や向上させる方法が分かり、ICT化をシンプルに促進できるようになります。
目次
ICTスキルの種類とは
ここでは、ICTスキルの種類について解説します。以下で紹介するスキルを身につければ、ICTツールを活用して情報を活用したり社内コミュニケーションを円滑化したりできます。
情報を収集・分析するスキル
情報を収集・分析するスキルは、業界業種を問わずビジネスでは必須のICTスキルです。
ビジネス上の課題や顧客ニーズを把握するには、インターネット上の情報や顧客とのヒアリングで収集した情報が不可欠となるからです。また、収集した情報を分析して活用すれば、業務を円滑に進められるだけでなく、マーケティングや経営戦略にも反映できます。
そのため、膨大な情報のなかから正確性・最新性の高い情報を得なければなりません。このように、情報収集・分析スキルがあれば、蓄積・共有すべき情報の取捨選択ができるようになり、過不足なく情報をほかのメンバーへ伝えられるのです。
ICTツールを活用するスキル
ICTスキルが身についている社員は、ICTツールを活用して業務を円滑に進められます。
また、ICT化を進めるには、パソコン・スマホなどのデジタルデバイスや、ソフトウェア・アプリケーションを正しく活用する必要があります。そのため、ICTの知識を深めつつ、普段からツールを活用して実践的なICTスキルを身につけなければなりません。
一方、ICTツールの多くではテキストを中心としたコミュニケーションが求められます。したがって、対面でのコミュニケーションでは伝えられるニュアンスや意図が伝えづらくなるので、認識齟齬が発生しないような表現や言葉遣いが必要です。
ICT化の課題とは
ここでは、ICT化の課題について解説します。ICTを導入する場合は、ICT化自体が目的にならないように、現場社員と意思疎通をとりながら、以下の課題に対してあらかじめ対策しておく必要があります。
コストがかかる
ICTを導入すると、運用・教育の両面でコストが発生します。ICTを導入する場合に検討すべきコストとして、具体的に以下の内容が挙げられます。
- パソコン・タブレットなどのハードウェア購入費用
- アプリケーション・データベースなどのソフトウェアに関わる費用
- ネットワーク構築にかかる人件費
- ICTツール導入後の運用保守費用
- 運用ルールの変更やツールの利用にかかる教育コスト
ICTの導入には上記のコストを事前に考慮したうえで、合計でかかる金額・時間を算出しなければなりません。
今日では、自社オリジナルで一から開発を行う「オンプレミス型のICTツール」よりも、初期費用や運用補修費用がかからない「クラウド型のICTツール」を使って、コスト削減をしながら業務効率化に取り組む企業が多いこともトレンドです。
ICT人材が不足している
ICTの知識・技術を豊富に持つICT人材が不足していることも問題のひとつです。
ICTを活用して効率的に課題解決ができないだけでなく、ICTスキルを持つ一部の社員に負担が偏ってしまうからです。実際に、総務省の【令和元年版情報通信白書】によると、日本においてICT企業に所属するICT人材の割合は2015年には7割を超えていることがわかります。
また、ICT人材が不足していると人材育成も困難なため、継続的にICT活用を進めるには、ICT人材の業務ノウハウを蓄積しておく点がポイントです。とくに、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使うと、ノウハウの蓄積・共有に手間がかかりません。
セキュリティリスクが発生する
ICTを導入すると、情報漏洩などのセキュリティリスクが増加するので確実に対策しなければなりません。
例として、「誤送信」や「ノートパソコンの紛失・盗難」などの内的要因と、「不正アクセス」や「ウイルス感染」などの外的要因が挙げられます。そのため、情報の共有範囲を限定したり、パスワードや二段階認証によるアクセス制限を設定したりして、セキュリティ対策を強化する必要があるのです。
また、テレワークの普及によって、オフィス以外の場所で業務情報を扱う機会が増加しています。したがって、企業全体でセキュリティ対策を行うことはもちろん、社内教育を実施して社員個々のセキュリティ意識を向上させる点が重要です。
ICTスキルを向上させる方法とは
ここでは、ICTスキルを向上させる方法について解説します。以下の手法を実践して社員がICTに触れる機会を増やせば、ICT化をスムーズに推進できます。
ICT環境を整備する
ICTスキルを向上させるには、社内ICT環境の整備が欠かせません。
ただし、強引にICT化を推進すると、業務環境の急激な変化に反発が起こったり現場に混乱が生じたりして、かえって業務効率が低下する可能性があります。そこで、段階的にICTを導入すれば、導入コストを抑えつつ現場担当者の負担を軽減してICT活用を進められるのです。
また、ICTの知識・必要性を共有したり現場の意見をヒアリングしたりする機会を設けて、ICT活用に対する社員の理解・協力を確認しながら進める点がポイントです。
研修を実施する
社員研修の実施も、ICTスキルを向上させる手段のひとつです。
企業がICTスキルの向上をサポートし、社員間のスキル格差を埋めることで、社員同士の教育コストや業務の偏りを解消させます。結果として、ICTを使った業務フローに変わったとしても、ストレスなく効率的に業務を進められるのです。
また、総務省のICTスキル総合習得プログラムやeラーニングなどを活用すると、時間や場所にとらわれず学習できるうえ、教育内容も均一化できます。
ITリテラシーに合わせたツールを使う
実は、社員のITリテラシーに合ったツールを使うだけでもICTスキルの向上ができます。
通常、チームのICTスキルを向上させてからツールの運用を始めます。しかし、現在の社内におけるITリテラシーにマッチしたツールを選定して運用を行えば、業務効率化と同時にICTスキルも高められるのです。
そのため、複雑で多機能なツールを導入すると、社員が使いこなせずに放置されやすいだけでなく、誤操作によるセキュリティリスクが発生してしまいます。したがって、他社が使っているという理由だけで同じツールを導入せずに、自社のITリテラシーに合わせたツールを使いましょう。
また、ICTを導入する場合は、各部署の業務状況を把握して、ICT活用の具体的な方法と目的を明確化・共有する点が重要です。
ICTスキルの有無に関わらずICT化を進められるツール
以下では、ICTスキルの有無に関わらずICT化を進められるツールをご紹介します。
業務を円滑に行うには、社内環境のICT化が不可欠なため、企業は環境を整備したり社員研修を実施したりして、社員のICTスキル向上をサポートする必要があります。しかし、ICTスキルを高めてから業務効率化を実現するのは非効率です。
そこで、すでにあるITリテラシーに合わせたツールを使えば、業務効率化とICTの向上を並行して実現できます。とくに、業界業種問わず必ず扱う「情報」の管理からICT化を進めると身近な業務から効率化ができるので、社員の心理的負担を発生させずに済みます。
したがって、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」で社内のICT化を進めましょう。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を簡単にストックして共有しつつ、直感的なフォルダで情報を一括管理します。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜せず、ICTスキルがなくても円滑な意思疎通とタスク管理を両立できるのです。
最も簡単にICT化を進められる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ICTスキルの種類や向上させる方法まとめ
ここまで、ICTスキルの種類や向上させる方法を中心に解説しました。
ICTスキルが身につくと、収集した情報の取捨選択をしたりツールを活用して業務を効率的に進められたりできます。しかし、ICT化ではコスト・人材不足などの負担やセキュリティリスクの課題を対策しなければならないので、企業は社員の理解・協力を得ながら進める必要があります。
また、ICT化を円滑に進めるには、目的の明確化や段階的な導入にくわえて「ICTスキルがなくてもストレスなく使える情報共有ツール」を導入する点がポイントです。情報共有の効率化によって身近な業務からICT活用を実現し、ツールの浸透を促進できるのです。
したがって、Stockのように、誰でも導入即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールが最適です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で業務を効率化しながら、ICTスキルの向上に取り組みましょう。
