コロナ禍によるテレワーク・在宅勤務の浸透に伴い、企業は新たにルールや規則を追加する必要があります。たとえば、評価制度や勤務時間、業務上の経費などのルールを従来通りにしていると、従業員の不満やトラブルのもとになりかねないのです。
一方で、「ルール・規則の作成が必要なのは分かっているが、何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、5ステップで在宅勤務のルールを作成する方法を中心にご紹介します。
- 新しい働き方に合わせた社内ルール作りが急務だ
- あとからトラブルや不満を招かないよう、抜け漏れのないルールを作りたい
- スムーズに新しいルールを浸透させるためのポイントが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法が分かり、新しい働き方へ柔軟に対応できるようになります。
目次
「テレワーク」と在宅勤務や在宅ワーク・リモートワークとの違いとは
「テレワーク」は、一般社団法人「日本テレワーク協会」が掲げた言葉で、同協会は明確な定義を以下のように示しています。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことですが、今後はテクノロジーの更なる高度化により、人とデジタルがコラボする多様な働き方として進化すると考えております。
このように、「テレワーク」は、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指した広い概念です。つまり、テレワークを分類したものが在宅勤務や在宅ワークであり、テレワークの一種と言えます。
具体的には、企業に勤めている場合は「在宅勤務」、自営業やフリーランスの場合は「在宅ワーク」となります。また、「リモートワーク」はテレワークと同じ意味ですが、明確な定義はされておらず、自然発生的に使われるようになった言葉です。
テレワーク・在宅勤務にルールが必要な3つの理由
以下では、テレワーク・在宅勤務にルールが必要な3つの理由について解説します。「そもそも手間のかかるルール作りがなぜ必要なのかわからない」という方は必見です。
（1）従業員の不満を解消する
テレワークや在宅勤務で生じる従業員の不満を解消する目的があります。
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が見えづらく、従業員は「正当に評価されていない」「業務負担が大きい」と不満や不信感を抱く恐れがあります。また、実際に仕事に適した環境でないことに不満を持つ従業員もいるのです。
したがって、従業員の不満や不公平感を発生させないように、人事評価制度や各種手当は規則として明文化しなければなりません。
（2）安全性を高める
社外で仕事をするため、情報を安全に管理する観点からもルールや規則が必須です。
たとえば、個人の私用PCやスマホを使って仕事をする場面では、オフィス内の厳格なセキュリティ基準に達しない場合があり、情報漏洩の危険が高まります。また、公共施設の無料Wi-Fiから社内情報が流出した事例もあるのです。
以上のように、テレワークや在宅勤務中のセキュリティリスクから社内の情報資源を守るために、ルールや規則を定めなければなりません。
（3）法的手続きにかかわる
在宅勤務を実施する場合は就労規則への追記や労働契約の変更が必要ですが、ルールの詳細が不明確だと法的手続きが遅滞する恐れがあります。
労働基準法第15条1項では「労働者を採用するときは、就業場所を明示し、書面で通知しなくてはならない」と定められています。つまり、在宅勤務を導入する場合は、労働者に通知し、合意を得たうえで労働契約を変更しなくてはならないのです。
したがって、テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、滞りなく就労規則や労働契約を締結するためにも、ルール作りは必須です。
参考：労働基準法
テレワーク・在宅勤務向けのルールを作る5ステップ
テレワーク・在宅勤務向けのルールは、以下の手順に従って作成しましょう。5つのステップを踏めば、従業員の不満を抜け漏れなく解消できるルール・規則を作成できます。
ステップ1｜ルール整備の目的を設定する
はじめに、テレワーク・在宅勤務に関するルール整備の目的を明確にしましょう。
目的によって企業が重視すべき項目が変わります。たとえば、多様な人材の確保を目的とする場合、時短勤務制度やフレックスタイム制度といった”働き方の選択肢を増やすルール”の整備が必要です。
そのため、具体的なルールを検討する前に方向性を定めるための「目的」を明確にしましょう。
ステップ2｜対象業務と対象者を決定する
次に、テレワーク・在宅勤務の対象とする業務と従業員を決めます。
たとえば、顧客対応やWebサイト制作などの業務はテレワークに適している一方、対面の接客業や社内インフラの整備をする技術職では困難です。また、部分的な在宅勤務を実施する場合は、対象者を明確にしなければ従業員に不満や不信感を与えかねません。
したがって、テレワークの対象業務・対象者の範囲については、適切な根拠を提示したうえでルールに定める必要があります。
ステップ3｜就業規則を変更する
続いて、就業規則を変更します。就業規則とは、労働賃金や就労時間、労働条件などが定められたものです。
具体的には、始業・終業時の業務の報告方法や休憩時間の取り方を定めましょう。また、在宅勤務における通信費や光熱費の負担について、従業員と企業でどちらが負担するのかを規則に明記する必要があります。
就業規則の変更方法は「就業規則にテレワークに関する規程を加える」もしくは「就業規則と別でテレワーク勤務規程を作成する」の2通りあります。自社の運用に適した方法を選択しましょう。
ステップ4｜労働基準監督署に届出する
また、変更した就業規則や新たに作成したテレワーク勤務規程は、所轄の労働基準監督署に届出しなければなりません。
なお、届出の際には、従業員代表から聴取した意見書も併せて提出する必要があります。
ステップ5｜ルール・規則を共有する
最後に、就業規則を変更した場合は、必ず全社へ共有しましょう。就業規則の一般的な共有方法は、紙の書類やPDFファイルです。しかし、在宅勤務を新たに導入した場合、細かな改善点や変更点があった時にルールを何度も変更する必要があります。
そのため、紙やPDFでは、変更のたびに書き直したりファイルを上書き更新したりしなければならず、全従業員へ配布する手間もかかります。また、古い情報が誤って配布されては、認識の違いによるトラブルを招きかねません。
したがって、ITツールでルールの詳細を共有するのがおすすめです。たとえば、リアルタイムに更新が反映されて、誰が既読かまで分かる「ナレカン」なら、誰でも最新の社内ルールを参照できるうえ、管理者向けの機能も揃っているので安心です。
【必見】テレワーク向けのルールを作る4つのポイント
テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する際には、以下の4つのポイントを押さえるとスムーズに社内に浸透させられます。
（1）チェックリストを用意する
1つ目のポイントは、検証項目チェックリストを用意することです。
検証項目チェックリストとは、テレワーク・在宅勤務を実施する企業のルールに抜け漏れがないように、対応が必要な項目をまとめたものです。総務省が提示している検証項目チェックリストをもとに、テレワークを推進しましょう。
（2）不利益や優遇がないか確認する
2つ目に、テレワーク勤務とオフィス勤務で格差がでないよう、ルールを定める必要があります。
従来のルールでテレワークを運用すれば、人事評価や経費、セキュリティなどのさまざまな面でオフィス勤務との格差が生まれます。逆に、テレワーク勤務を優遇したルール整備をすると、オフィス勤務の従業員が不満を感じる可能性もあるのです。
そのため、ルールを作成する際には、仕事をする場所によって不利益や優遇が起こっていないか注意しなければなりません。
（3）在宅勤務の申請方法を決める
3つ目に、従業員がテレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法を定めましょう。
申請方法を明確にしなければ現場が混乱し、総務部が個別の対応に追われてしまいます。したがって、申請先や申請期間、必要書類などの申請方法を明示しなければなりません。
テレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法は忘れられがちなので注意が必要です。
（4）デジタル化する
4つ目のポイントは、テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、社内ルールをデジタル化することです。テレワーク・在宅勤務における就業規則は、法的な周知義務があるので、自宅で仕事をする従業員がすぐに確認できるように保管しておきましょう。
ただし、紙での保管は、配布に手間がかかり、従業員が紛失するリスクもあります。そこで、ナレッジ管理ツールで規則を管理しておけば、自宅からでも就業規則に簡単にアクセスできるのです。
たとえば、文書にコメントをつけて周知できる機能や、キーワードによる検索で目的の情報をすぐに探し出せる機能を兼ね備えた「ナレカン」のようなツールを使うのも一つの方法です。
社内ルールを一元管理できるおすすめのツール
以下では、社内ルールを一元管理できるおすすすめのツールをご紹介します。
テレワークの浸透により、企業は新たに就業規則の変更や追加が求められました。しかし、大企業では多くの社内ルールやマニュアルを運用しているため、すべての情報を「ナレッジ化」し、まとめて管理できるツールが不可欠です。
なかでも、社内ルールを「フォルダ」に分けて管理し、必要に応じて「検索」できるツールなら、さまざまなカテゴリが入り乱れて探しづらくなる心配がありません。
結論、ルールや規則の周知に最適なツールは、社内規則・ルールなどのあらゆる情報をまとめて管理し、簡単にアクセスする機能を兼ね備えた「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、カテゴリごとに「フォルダ」を作成し、格納した「記事」に詳細を記載するだけでルール・規程を作成できます。また、記事の編集・閲覧権限はフォルダごとに与えられ、新入社員が入っても該当のフォルダに招待するだけで簡単にルールを共有できます。
ルールの作成から共有まで完結するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜モデル＞ナレカンでそのまま使えるテレワーク就業規則の例
以下では、ナレカンでそのまま使えるテレワーク就業規則に必要な項目例をご紹介します。
第1章 総則
（在宅勤務の目的）
第1条 この規程は、〇〇株式会社（以下「会社」という。）の就業規則第〇条に‥
（在宅勤務の定義）
第2条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準ずる場所（会社指定の場所に限る。）において‥
（サテライトオフィス勤務の定義）
第2条 サテライトオフィス勤務とは、‥
第2章 在宅勤務の許可・利用
（在宅勤務の対象者）
第3条 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって‥
（在宅勤務の服務規律）
第4条 在宅勤務に従事するもの（以下「在宅勤務者」という。）は‥
第3章 在宅勤務時の労働時間等
（在宅勤務時の労働時間）
第5条 在宅勤務時の労働時間については、‥
（休憩時間）
第6条 在宅勤務者の休憩時間については、‥
第4章 在宅勤務時の勤務等
第5章 在宅勤務時の給与等
（安全衛生）
第18条 会社は、在宅勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため‥
本規程は、令和○年○月○日より施行する。
この就業規則モデルをナレカンで運用した場合、以下の画像のようになります。
テレワークで必要な10のルール・規程
以下では、一般的にテレワーク・在宅勤務で必要とされている10のルール・規程をご紹介します。自社の状況と照らし合わせて、ルールの必要性を検討しましょう。
- 就業規則
- 人事評価制度
- 労働時間
- 給与・手当・費用
- 健康安全管理
- 労働災害
- 出退勤管理
- 情報セキュリティ
- 連絡体制
- 情報共有
労働賃金や就労時間、労働条件などの基本的な規則を定めているのが就業規則です。就業規則の改訂が必要であるにも関わらず、そのままテレワークを実施すると法的に罰則を受ける可能性もあるので注意しましょう。
テレワークでは同じ空間で仕事をしないので、業務プロセスが評価されづらい傾向にあります。そのため、既存の規則でテレワーク勤務に不利益がある場合には、公平性を保った評価制度を設計しましょう。
従業員の労働時間を適正に把握・管理するために、あらかじめ詳細に明示しておく必要があります。たとえば、始業・終業時間、深夜労働、休日労働など考慮すべき要素は多岐にわたります。
テレワーク勤務の金銭に関するルール・規則も整備しましょう。たとえば、テレワークに必要な経費負担に関して、会社がどこまで負担をするのかを決めておかなければトラブルの原因になります。
従業員の心身の健康を守るために健康安全管理のルール・規則も必要です。健康診断の実施やストレスチェックなどの具体的な取り組みを盛り込みましょう。
テレワークでも従業員が怪我もしくは病気をした場合には、特定の条件を満たせば労働者災害保険が適用されます。労災にあたるか否かを判断するためにも、労働時間や労働場所を把握しておく必要があるのです。
テレワークでは従業員の勤務状況が把握しづらいので、出退勤管理を徹底する必要があります。そのため、打刻方法や休憩時の連絡などを詳細に定めておきましょう。
テレワークでは情報漏洩などのセキュリティリスクが高まります。そのため、個人端末の利用制限やデータの保存方法、文書の印刷・コピーなどのルールを具体的に示す必要があるのです。
テレワークでは対面のコミュニケーションができないため、連絡方法に関するルール・規則を定める必要があります。「部下に上手く指示が伝わらない」「連絡が遅いので仕事が進まない」という課題を解消しましょう。
テレワークではビジネスの基本となる情報共有が停滞します。そのため、テレワークでも円滑な情報共有ができるように、書類の作成・管理・共有までの方法や流れを明文化しましょう。
以上のように、テレワーク・在宅勤務の導入で変化する労働環境に合わせて、それぞれの社内ルールの見直しが必要になるのです。
テレワーク・在宅勤務に関するルールの事例
以下では、テレワークの人事評価制度とセキュリティ規則について、具体的な事例をご紹介します。「実際にどのような規則を作るのか知りたい」という方は必見です。
プロセスと多角的な視点を取り入れた「人事評価制度」
テレワーク・在宅勤務で課題となるのが人事評価制度です。
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が評価されづらい状況にあります。そのため、オフィス以外で働く従業員を正しく評価するルールを新たに定めなければ、労働環境が加味されないことに不満を感じる従業員も出てくるのです。
解決策としては、定期的な面談を設定して仕事の様子をヒアリングする「プロセス重視型の評価制度」や、上司だけでなく同期や部下からの評価も反映される「360°評価制度」を導入するのも一つの方法です。
ツールの導入基準を定めた「情報セキュリティ規則」
オフィス以外のネットワークで仕事をするテレワーク・在宅勤務では、情報のセキュリティリスクが高まります。
そのため、仕事で使えるツールの導入基準を定めた規則が必要不可欠です。たとえば、「国際セキュリティ資格を取得している」「すべての通信や情報が暗号化される」などの諸条件を設定しましょう。
また、第三者のアクセスを防ぐ「2段階認証」や、誰がログインをしたかを確認できる「アクセスログ」といった詳細な機能名までリストアップしておくと役立ちます。
関連記事： 在宅勤務で集中できない原因は？効率化のコツ8選！
テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法まとめ
これまで、テレワーク・在宅勤務でルールを作成するためのステップやポイントを中心にご紹介しました。
テレワーク・在宅勤務でのトラブル未然に防ぐためには、ルールや規則を作って周知することが効果的です。とくに、社内への周知は法的な義務があるので、確実に共有して管理を徹底しなければなりません。
全員が離れて作業する環境では、デジタル媒体で作成してオンライン上で共有するのが最も効率的です。ただし、WordやPDFのようなファイル管理は探し出たり、変更を反映したりするのに手間がかかります。
結論、社内ルールを適切に管理するためには、ITに詳しくない人でも目的の書類へすぐにアクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内ルールをはじめとしたあらゆる情報を簡単に作成・管理・共有できる仕組みを整備しましょう。
