コロナ禍でテレワーク・在宅勤務をはじめるにあたって、新たにルールや規則を追加しなければなりません。たとえば、評価制度や勤務時間、業務上の経費などのルールを従来通りにしていると、従業員の不満やトラブルのもとになりかねないのです。
 
一方で、「ルール・規則の作成が必要なのは分かっているが、何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、4ステップで在宅勤務のルールを作成する方法を中心にご紹介します。
 
  • 新しい働き方に合わせた社内ルール作りが急務だ
  • あとからトラブルや不満を招かないよう、抜け漏れのないルールを作りたい
  • スムーズに新しいルールを浸透させるためのポイントが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法が分かり、新しい働き方へ柔軟に対応できるようになります。


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テレワーク・在宅勤務にルールが必要な3つの理由

以下では、テレワーク・在宅勤務にルールが必要な3つの理由について解説します。「そもそも手間のかかるルール作りがなぜ必要なのか分からない」という方は必見です。

(1)従業員の不満を解消する

テレワークや在宅勤務で生じる従業員の不満を解消する目的があります。
 
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が見えづらく、従業員は「正当に評価されていない」「業務負担が大きい」と不満や不信感を抱く恐れがあります。また、実際に仕事に適した環境でないことに不満を持つ従業員もいるのです。
 
したがって、人事評価制度や各種手当を規則として明文化しなければなりません。

(2)安全性を高める

社外で仕事をするため、情報を安全に管理する観点からもルールや規則が必須です。
 
たとえば、個人の私用PCやスマホを使って仕事をする場面では、オフィス内の厳格なセキュリティ基準に達しない場合があり、情報漏洩の危険が高まります。また、公共施設の無料Wi-Fiから社内情報が流出した事例もあるのです
 
以上のように、テレワークや在宅勤務中のセキュリティリスクから社内の情報資源を守るために、ルールや規則を定めなければなりません。

(3)労働基準法上の課題がある

在宅勤務では「労働基準法上の課題」を解消するためにも、ルールが必要です。
 
労働基準法第93条や労働契約法第12条では「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については無効とする」と定められています。つまり、就業規則でテレワーク・在宅勤務について明記しなければ労働契約が効力を失うのです。
 
以上のように、法律の観点からもテレワーク・在宅勤務の実施にあたって就業規則を設けなければなりません。
 
 
関連記事: 【5ステップ】在宅勤務とテレワークの違いとは?導入までの流れも解説


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テレワーク・在宅勤務向けのルールを作る4ステップ

テレワーク・在宅勤務向けのルールは、以下の手順に従って作成しましょう。4つのステップを踏めば、抜け漏れがなく従業員の不満を解消するルール・規則に近づきます。

ステップ1|ルール整備の目的を設定する

はじめに、テレワーク・在宅勤務に関するルール整備の目的を明確にしましょう。
 
目的によって企業が重視すべき項目が変わります。たとえば、多様な人材の確保を目的とする場合、時短勤務制度やフレックスタイム制度といった”働き方の選択肢を増やすルール”の整備が必要です。
 
そのため、具体的なルールを検討する前に、方向性を定めるための「目的」を明確にしましょう。

ステップ2|対象業務と対象者を決定する

次に、テレワーク・在宅勤務の対象とする業務と従業員を決めます。
 
たとえば、顧客対応やWebサイト制作などの業務はテレワークに適している一方、対面の接客業や社内インフラの整備をする技術職では困難です。また、部分的な在宅勤務を実施する場合は、対象者を明確にしなければ従業員に不満や不信感を与えかねません。
 
したがって、テレワークの対象業務・対象者の範囲については、適切な根拠を提示したうえでルールに定める必要があります。

ステップ3|就業規則を変更する

次に、就業規則を変更します。就業規則とは労働賃金や就労時間、労働条件などが定められたものです。
 
就業規則の変更方法は「就業規則にテレワークに関する規程を加える」もしくは「就業規則と別でテレワーク勤務規程を作成する」があります。自社の運用に適した方法を選択しましょう。

ステップ4|ルール・規則を共有する

次に、就業規則などのルールを全社へ共有しましょう。
 
就業規則の一般的な共有方法は、紙の書類やPDFファイルです。しかし、在宅勤務のように新しい試みでは、改善点がでてきて規則を何度も変更するケースがあります。
 
そのため、紙やPDFでは変更のたびに書き直したりファイル化し直したりして、全従業員へ送る手間がかかります。また、古い情報はトラブルを招きかねません。
 
したがって、テレワークや在宅勤務のルール・規則を共有する方法としては「簡単に更新できるうえ、リアルタイムで変更が反映されるツール」が最適です。
 
たとえば、更新が瞬時に反映される「Stock」のようなツールなら、誰でも最新のルール・規則を参照できるのでトラブルの心配はありません。
 
関連記事: 【無料あり】在宅勤務に便利なおすすめのツール7選を徹底比較!


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【必見】テレワーク向けのルールを作る5つのポイント

テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する際には、以下の5つのポイントを押さえるとスムーズに社内に浸透させられます。

(1)チェックリストを用意する

一つ目のポイントは、検証項目チェックリストを用意することです。
 
検証項目チェックリストとは、テレワーク・在宅勤務を実施する企業のルールに抜け漏れがないように、対応が必要な項目をまとめたものです。総務省が提示している検証項目チェックリストをもとに、テレワークを推進しましょう。
 

(2)不利益や優遇がないか確認する

テレワーク勤務とオフィス勤務で格差がでないようにルールを定める必要があります。
 
従来のルールでテレワークを運用すれば、人事評価や経費、セキュリティなどのさまざまな面でオフィス勤務との格差が生まれます。逆に、テレワーク勤務を優遇したルール整備をすると、オフィス勤務の従業員が不満を感じる可能性もあるのです。
 
そのため、ルールを作成する際には、仕事をする場所によって不利益や優遇が起こっていないか注意しなければなりません。

(3)デジタル化する

テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、社内ルールのデジタル化をしましょう。
 
テレワーク・在宅勤務を実施すれば、実状に合わせたルール改訂が頻繁に必要になるので、簡単に更新できるデジタル媒体が重宝します。また、就業規則は法的な周知義務があるので、自宅で仕事をする従業員に届けるためにもデジタル化は必須なのです。
 
ただし、紙の資料として残したい場合もあります。デジタルとアナログの両方のルール・規則を作成したい場合は、ワンクリックでPDFに変換できるITツールを利用しましょう。

(4)在宅勤務の申請方法を決める

従業員がテレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法を定めましょう。
 
申請方法を明確にしなければ現場が混乱し、総務部が個別の対応に追われてしまいます。したがって、申請先や申請期間、必要書類などの申請方法を明示しなければなりません。
 
テレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法は忘れられがちなので注意が必要です。

(5)簡単にアクセスできる仕組みをつくる

最後に、作成したルールに誰でもアクセスできる仕組みをつくりましょう。
 
「テレワーク向けにルールを作ったが誰も見ていない」「ルールが多すぎて、欲しい情報がどこにあるか分からない」という状況では意味がありません。そのため、「誰でも簡単に閲覧できる場所」で管理し、必要な情報をすぐに得られる状態にしておきましょう。
 
たとえば、文書にメッセージを紐づけて周知できる機能や、キーワードによる検索で目的の情報をすぐに探し出せる機能を兼ね備えた「Stock」のようなツールを使うのも一つの方法です。
 
関連記事: 在宅勤務のメリットとデメリット7選!サボりは見える化する?


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社内ルールを一元管理できるおすすめのツール

以下では、社内ルールを一元管理できるおすすすめのツールをご紹介します。
 
就業規則や人事評価制度など、社内ルールにはさまざまな種類がありますが、一か所で管理しなければ探し出すのに手間がかかります。そのため、すべての情報をまとめて管理できるツールが不可欠です。
 
なかでも、社内ルールを「フォルダ」に分けて管理し、必要に応じて「検索」できるツールなら、さまざまなカテゴリが入り乱れて探しづらくなる心配がありません。また、ルールを社内に浸透させるために、誰もが簡単にアクセスできるツールを選びましょう。
 
結論、非IT企業の従業員でも使いこなせるツールは、社内規則・ルールなどのあらゆる情報をまとめて管理し、簡単にアクセスする機能を兼ね備えた「Stock」一択です。
 
Stockでは、カテゴリごとに「フォルダ」を作成し、フォルダごとの「ノート」に詳細を記載する簡単な操作でルール・規程を作成できます。また、テキストの更新や削除はリアルタイムで反映されるので、情報が行き違う心配もありません。

ルールの作成から共有まで完結するツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
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  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
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<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
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当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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<モデル>テレワーク就業規則の例

以下では、テレワーク就業規則に必要な項目例をご紹介します。
 
第1章 総則
 (在宅勤務の目的)
第1条 この規程は、〇〇株式会社(以下「会社」という。)の就業規則第〇条に‥
 
(在宅勤務の定義)
第2条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準ずる場所(会社指定の場所に限る。)において‥
 
(サテライトオフィス勤務の定義)
第2条 サテライトオフィス勤務とは、‥
 
第2章 在宅勤務の許可・利用
(在宅勤務の対象者)
第3条 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって‥
 
(在宅勤務の服務規律)
第4条 在宅勤務に従事するもの(以下「在宅勤務者」という。)は‥
 
第3章 在宅勤務時の労働時間等
(在宅勤務時の労働時間)
第5条 在宅勤務時の労働時間については、‥
 
(休憩時間)
第6条 在宅勤務者の休憩時間については、‥
 
第4章 在宅勤務時の勤務等
 
第5章 在宅勤務時の給与等
(安全衛生)
第18条 会社は、在宅勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため‥
 
 
本規程は、令和○年○月○日より施行する。
 
 
 
関連記事: 【テンプレート付き】在宅勤務の報告書に書くべき項目とポイントを紹介


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テレワークで必要な10のルール・規程

以下では、一般的にテレワーク・在宅勤務で必要とされている10のルール・規程をご紹介します。自社の状況と照らし合わせて、ルールの必要性を検討しましょう。
 
  1. 就業規則
  2. 労働賃金や就労時間、労働条件などの基本的な規則を定めているのが就業規則です。就業規則の改訂が必要であるにも関わらず、そのままテレワークを実施すると法的に罰則を受ける可能性もあるので注意しましょう。*
     
  3. 人事評価制度
  4. テレワークでは同じ空間で仕事をしないので、業務プロセスが評価されづらい傾向にあります。そのため、既存の規則でテレワーク勤務に不利益がある場合には、公平性を保った評価制度を設計しましょう。
     
  5. 労働時間
  6. 従業員の労働時間を適正に把握・管理するために、あらかじめ詳細に明示しておく必要があります。たとえば、始業・終業時間、深夜労働、休日労働など考慮すべき要素は多岐にわたります。
     
  7. 給与・手当・費用
  8. テレワーク勤務の金銭に関するルール・規則も整備しましょう。たとえば、テレワークに必要な経費負担に関して、会社がどこまで負担をするのかを決めておかなければトラブルの原因になります。
     
  9. 健康安全管理
  10. 従業員の心身の健康を守るために健康安全管理のルール・規則も必要です。健康診断の実施やストレスチェックなどの具体的な取り組みを盛り込みましょう。
     
  11. 労働災害
  12. テレワークでも従業員が怪我もしくは病気をした場合には、特定の条件を満たせば労働者災害保険が適用されます。労災にあたるか否かを判断するためにも、労働時間や労働場所を把握しておく必要があるのです。
     
  13. 出退勤管理
  14. テレワークでは従業員の勤務状況が把握しづらいので、出退勤管理を徹底する必要があります。そのため、打刻方法や休憩時の連絡などを詳細に定めておきましょう。
     
  15. 情報セキュリティ
  16. テレワークでは情報漏洩などのセキュリティリスクが高まります。そのため、個人端末の利用制限やデータの保存方法、文書の印刷・コピーなどのルールを具体的に示す必要があるのです。
     
  17. 連絡体制
  18. テレワークでは対面のコミュニケーションができないため、連絡方法に関するルール・規則を定める必要があります。「部下に上手く指示が伝わらない」「連絡が遅いので仕事が進まない」という課題を解消しましょう。
     
  19. 情報共有
  20. テレワークではビジネスの基本となる情報共有が停滞します。そのため、テレワークでも円滑な情報共有ができるように、書類の作成・管理・共有までの方法や流れを明文化しましょう。
以上のように、テレワーク・在宅勤務の導入で変化する労働環境に合わせて、それぞれの社内ルールの見直しが必要になるのです。
 


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テレワークに関するルールの事例

以下では、テレワークの人事評価制度とセキュリティ規則について、具体的な事例をご紹介します。「実際にどのような規則を作るのか知りたい」という方は必見です。

プロセスと多角的な視点を取り入れた「人事評価制度」

テレワーク・在宅勤務で課題となるのが人事評価制度です。
 
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が評価されづらい状況にあります。そのため、オフィス以外で働く従業員を正しく評価するルールを新たに定めなければ、労働環境が加味されないことに不満を感じる従業員も出てくるのです。
 
解決策としては、定期的な面談を設定して仕事の様子をヒアリングする「プロセス重視型の評価制度」や、上司だけでなく同期や部下からの評価も反映される「360°評価制度」を導入するのも一つの方法です。

ツールの導入基準を定めた「情報セキュリティ規則」

オフィス以外のネットワークで仕事をするテレワーク・在宅勤務では、情報のセキュリティリスクが高まります。
 
そのため、仕事で使えるツールの導入基準を定めた規則が必要不可欠です。たとえば、「国際セキュリティ資格を取得している」「すべての通信や情報が暗号化される」などの諸条件を設定しましょう。
 
また、第三者のアクセスを防ぐ「2段階認証」や、誰がログインをしたかを確認できる「アクセスログ」といった詳細な機能名までリストアップしておくと役立ちます。
 
関連記事: 在宅勤務で集中できない原因は?効率化のコツ8選!


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テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法まとめ

これまで、テレワーク・在宅勤務でルールを作成するためのステップやポイントを中心にご紹介しました。
 
テレワーク・在宅勤務でのトラブル未然に防ぐためには、ルールや規則を作って周知することが効果的です。とくに、社内への周知は法的な義務があるので、確実に共有して管理を徹底しなければなりません。
 
全員が離れて作業する環境では、デジタル媒体で作成してオンライン上で共有するのが最も効率的です。ただし、WordやPDFのようなファイル管理は探し出たり、変更を反映したりするのに手間がかかります。
 
結論、社内ルールを適切に管理するためには、情報共有ツール「Stock」のような、ITに詳しくない人でも目的の書類へすぐにアクセスできるツールが最適です。
 
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、社内ルールをはじめとしたあらゆる情報を簡単に作成・管理・共有できる仕組みを整備しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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