テレワークでは社員の業務の様子を確認できないため、テレワーク中の社員がさぼっていても対応できないケースがあります。しかし、業務効率を下げないためにも、社員がさぼらないように対策しなければなりません。
しかし、監視ツールを利用してテレワークの様子を確認するなどの過度な対策は、社員の仕事に対するモチベーションを低下させてしまいます。テレワーク中の社員がさぼらないようにする方法がわからず、悩む担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワーク中の社員がさぼる4つの原因と解決策を中心に解説します。
- 社員がテレワーク中に集中して業務を行っているか懸念がある
- テレワーク中に社員がさぼらないような方法を知り、業務効率を上げたい
- オンラインのやりとりを活性化させ、社員の仕事へのモチベーションを向上させたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、社員がテレワークでさぼらない方法を理解しながら、テレワークにおける業務効率化を図れます。
目次
テレワークでさぼりが発生する原因
ここでは、テレワークでサボりが発生する原因について解説します。
テレワークに関する調査では、実際にテレワーク経験のある社員の4分の3が業務中に業務外のことをした経験があると回答しています。さらに、半数近くがテレワーク中に業務外の外出や仮眠をしたことがあると回答しています。
したがって、以下の原因を把握し、テレワークを行う企業すべてが「出社時とは異なる、テレワークで社員がさぼらないような仕組み」を導入しなければなりません。
業務に集中できる環境が整っていない
出社時には社員全員が同じ空間で業務を行うため業務に集中しやすい環境ですが、テレワークでは自宅で業務を行うので業務に集中できない可能性があります。
自宅で仕事をしていると、業務に関係のないものが目に入ってしまい、仕事への集中力が下がります。たとえば、業務時間中にも家事を行なっているケースが挙げられます。
また、チームで業務を行なっていても視覚的に確認できない場合は業務を行なっている実感が湧かず、オンとオフが切り替えられない場合もあるのです。
社員一人ひとりの仕事の役割が明確でない
社員一人ひとりの仕事の役割を明確にしなければ、社員が自発的に業務に取り組まなくなり、業務時間中にさぼるようになります。
逆に、チームメンバーごとに業務を割り振らなければ、一人ひとりに定められた仕事量が明確となりません。そのため、仕事に対する責任感が薄まって「他の人がやってくれるだろう」と考えるようになり、さぼるようになってしまうのです。
また、業務管理をしていなければ、誰がどの仕事をやっているかが把握しづらく、手が空いている人を見つけることは困難です。仮に、手が空いた社員がいたとしても、次の指示が出されるまで暇を潰しているというケースも考えられるのです。
仕事内容が適切に評価されていない
仕事内容が適切に評価されていないと社員の仕事に対するモチベーションが低下し、さぼりにつながります。
人事評価の基準としては、仕事に対する姿勢等の数値化できない部分で測る「定性評価」と、具体的な数値で測る「定量評価」があります。定量評価は営業成績などの目に見える評価である一方、定性評価は社員が仕事に真摯に取り組めているかの判断で決まります。
とくに、テレワークでは業務場所が社員ごとに異なるので、定性評価がしにくいという特徴があるのです。
そのため、テレワークでは上司が部下のことを見る機会が少なく、部下からしても適切に評価されているかがわかりづらいので、仕事へのモチベーションを維持しづらくなってしまうことも原因のひとつです。
情報共有がうまくできていない
テレワークにおける情報共有の方法が適切でない場合、社員の仕事に対してのモチベーション低下につながってしまい、さぼりが発生することがあります。
とくに、業務の指示出しが遅れた場合は社員にタスクのない時間を過ごさせてしまい、この待機時間がさぼりにつながるからです。
テレワークの情報共有にはメールやチャットツールを用いる方法が一般的です。しかし、メールは宛先確認や文言チェックなどの工数がかかり、社員が面倒に感じるケースがあります。また、チャットツールは情報が流れ必要な情報が即座に取り出せません。
いずれの方法でも、情報共有に工数がかかると業務の遅れにつながるため、情報共有の方法やルールを確立しておかなければならないのです。
テレワークのさぼりの解決策
以下では、テレワークのさぼりの解決策について解説します。テレワークのさぼりを防止するためにも、以下の解決策を理解しながら自社のテレワークの方法を考慮する必要があります。
進捗報告や成果物の提出を義務づける
定期的な進捗報告や成果物の提出を義務づけることで、社員のさぼりを防止するだけでなく、決められた基準の業務効率を見込めます。
たとえば、進捗報告を実施すると、社員一人ひとりが目標達成のために責任感を持って業務に取り組みやすくなります。ほかにも、1日のタスクをあらかじめ設定しておくと、タスクの完了率で社員が仕事をしているか確認できます。
また、目標設定をすると、社員が目標を達成するためのタスク管理をするように促せます。そして、社員はメリハリを持って業務に取り組めるようになるので、さぼりを防止できるようになります。
仕事の割り振りの方法を変える
テレワーク下における社員のさぼりの防止方法としては、仕事の割り振りの仕方を変える方法もあります。たとえば「メンバーシップ型」から「ジョブ型」に変更する方法があり、それぞれ割り振りの説明は以下になります。
- メンバーシップ型：人員を集め大きな目標に向かって各社員が連携して取り組む
- ジョブ型：特定の仕事に対して適切な人材を当てはめる
そして、テレワークにおいてはジョブ型が適しています。ジョブ型で仕事を割り振ると、各社員の目標や作業内容が明確になるため、仕事に対しての責任感により自発的に取り組む姿勢が生まれるのです。
定量評価を重視する
定性評価ではなく定量評価を行うと、業務実績が自身の評価に直結するため、社員が仕事に集中して取り組むようになります。
オフラインでは定性評価と定量評価の両方を測れますが、テレワークで定性評価を測るのは困難です。仮に、定性評価を重視した評価基準をテレワーク下に当てはめた場合、数値の評価が反映されることはないと社員が考え、さぼりに直結してしまうのです。
したがって、テレワークを行ううえでは評価方法の変更が求められます。働き方の変化によって適切な評価基準をとると、社員のさぼりを防止しながら、業務へのエンゲージメントも向上させられるのです。
ツールを導入して情報共有を行う
テレワークの情報共有にツールを用いると、情報共有だけでなく社員への指示出しも円滑に行えるようになり、社員がさぼらないようにできます。
しかし、ツールが使いにくいと社員間の情報共有に支障が出て、認識齟齬につながる場合があります。たとえば、業務の指示を出したつもりでも、社員がツールを使いこなせないために指示が伝わっていなかったというケースもあるのです。
したがって、テレワークの情報共有に利用するツールには「Stock」のような、「全社でストレスなく使えるツールか」を基準に選ぶ必要があります。
テレワーク中のさぼりを防ぎ業務を効率化できるツール
以下では、テレワーク中のさぼりを防ぎ業務を効率化できるツールをご紹介します。
テレワーク中のさぼりの原因は、社員のタスク管理やコミュニケーションが失敗しているケースが多いです。とくに、業務の割り振りをメンバーシップ型で行なっている場合には各社員の仕事の範囲が曖昧になり、さぼりが発生しやすくなってしまいます。
そこで、タスクやコミュニケーションの「情報」を管理するITツールを使うと、さぼりを防止しながら業務効率化も同時に実現できます。
ただし、「便利そうで多機能」という定性的な理由でツールを導入すると、使いこなせない社員が出る可能性があります。該当の社員がツールを使えなければ「指示が出されていない」と誤って認識してしまうケースがあるのです。
結論、テレワーク下のさぼりを解消するのに最適なツールは教育コストが不要で、タスク管理・情報共有もシンプルに行える情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ情報を正しく蓄積でき、「メッセージ」はノートと紐付けられるので情報の錯綜がなく、認識齟齬を発生させません。また、「タスク」を使うと業務を一元管理できるので、社員がさぼらず自発的に業務に取り組める環境が自然と構築されます。
テレワークにおける情報共有を最も効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
テレワーク中の社員がさぼる原因と解決策まとめ
ここまでテレワーク中の社員がさぼる原因と解決策について解説しました。
テレワーク中の社員がさぼる原因としては、会社で解決すべき問題か社員自身で解決すべき問題かの2つがあります。とくに、会社で解決すべき問題は人事評価や業務の分配方法をテレワークに適した形に改善するのがおすすめです。
また、社員自身のタスク管理の問題や情報共有の問題は、簡単にタスク管理や情報共有ができるITツールが必須です。ただし、シンプルなツールでなければ抵抗感やストレスが発生し、かえってさぼりの原因となる点に注意しなければなりません。
そのため、「Stock」のように、テレワーク下の情報管理・共有が即日で運用を始められるほどシンプルなツールが必須です。難しくて使えないツールとは異なり、さぼらず時間を効率的に使えるような機能が過不足なく備わっています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、テレワークにおける情報共有・タスク管理を効率化させ、社員の仕事へのモチベーションを向上させましょう。
