Dropbox（ドロップボックス）は、クラウド上で情報管理する「オンラインストレージ」の代表的なサービスで、多くのユーザーに利用されています。
しかし、利用者の中には、「Dropboxを使った情報管理に不便さを感じている」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Dropboxの代わりに無料でも使える類似サービスを中心にご紹介します。
- Dropboxが自社に合わないと感じている
- Dropboxに代わるサービスを探している
- 最も簡単にファイルを管理・共有できるツールを使いたい
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxのデメリットを解消する代替ツールが見つかり、ファイル管理・共有を効率化できます。
目次
Dropboxの問題点
Dropboxの主な問題点として、以下の2点が挙げられます。
- 無料プランの容量が小さい
- 動作が重い場合がある
無料プランの場合、利用できるストレージ容量は「2GB」までに制限されます。また、有料プランも「1,500円/月（月払い）～」と比較的高価な価格帯であるため、ほかのツールへの乗り換えを検討するユーザーは少なくありません。
実際に利用するユーザーからは、「容量が増えるとパソコンが重くなる」「ファイル検索の動作が重い」といった声が多く見受けられます。（参考：ITreview）
以上の理由から、Dropboxの利用にストレスを感じている方は、別ツールへの移行を検討しましょう。
【無料あり】Dropboxの代わりになる類似サービス3選
以下では、Dropboxの代替におすすめのオンラインストレージを3つご紹介します。それぞれの特徴と注意点を確認し、自社に合ったサービスを探しましょう。
Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
- 無料で15GBまで利用できる
- 他のGoogleアプリと連携できる
Googleアカウントを保持していれば、無料で「15GB」まで利用可能です。
ドキュメントやスプレッドシートなどの他のGoogleアプリと連携して、ほかのユーザーとリアルタイムで共同編集できます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- 検索機能が充実している
- 重要なファイルを目立たせられる
ファイルの「種類」「最終更新日時」「作成者」などの項目ごとに絞り込んで検索できるので、目的のファイルを見つけやすいです。
ファイルに「スター」をつけて強調できます。スターが付いたファイルのみを表示することも可能なので、よく使うファイルや重要なファイルへすばやくアクセスしたいときに便利です。
＜Google Driveの注意点＞
- 容量が別のGoogleツールと合算される
- ファイルの整理が面倒
1つのGoogleアカウントでの使用容量は、Google Driveだけでなく、GmailとGoogleフォトで使用している容量も合算されます。そのため、すぐに容量制限に達してしまう恐れがあります。
実際のユーザーからは、「ファイルが増えると、フォルダ管理が複雑になってしまう」という意見がありました。（参考：ITreview）
Google Driveの料金体系
- 個人向け：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
MEGA
＜MEGAの特徴＞
- 無料で20GBまで利用できる
- 非ユーザーともファイル共有できる
無料で利用できるストレージは「20GB」で、オンラインストレージのなかでも比較的大きい容量です。
MEGAのアカウントを持たない非ユーザーにも簡単にファイルを共有できます。
＜MEGAの機能・使用感＞
- ファイルを見分けやすい
- チームメンバーを招待してチャットができる
ファイルの一覧を見たときに文字だけでなく、画像も一緒に表示されるので、一目でファイルの内容を判別しやすいです。
一対一でやりとりする個別チャットのほか、グループチャットを作成して、複数人でやりとりすることが可能です。そのため、社内のコミュ二ケーションツールとしても活用できます。
＜MEGAの注意点＞
- パスワードを忘れるとデータが失われる場合がある
- ファイルを読み込むのに時間がかかる
MEGAでは、パスワードでファイルのアクセスを制限するので、パスワードを忘れてしまった場合ファイルを閲覧できなくなる恐れがあります。
ユーザーからは「ファイルをダウンロードするときやアップロードするときに時間がかかりすぎる」という意見があります。（参考：ITreview）
＜MEGAの料金体系＞
MEGAは全プランユーロで請求があるため注意が必要です。
個人利用
- 無料プラン：0円
- Pro I：€9.99（約1,619円）/月
- Pro II：€19.99（約3,239円）/月
- Pro III：€29.99（約4,859円）/月
ビジネス利用（3ユーザー～）
- ビジネス：€15.00（約2,430円）/月～
InfiniCLOUD
＜InfiniCLOUDの特徴＞
- 無料で20GBまで利用できる
- 紹介ボーナスがある
新規アカウントを作成することで、「20GB」まで無料で利用できます。
InfiniCLOUDをほかのユーザーに紹介すると、紹介をした側と紹介を受けた側の両者にボーナス容量がプレゼントされます。
＜InfiniCLOUDの機能・使用感＞
- ファイルの情報を一目で把握できる
- 並べ替えが可能
ファイル名や形式、サイズ、更新日を一覧で確認できるので、目的のファイルを見つけやすいです。
「サイズ」「種類」などをクリックすると、瞬時に並べ替え可能で、ファイルを整理したいときに便利です。
＜InfiniCLOUDの注意点＞
- セキュリティに懸念が残る
- 活用方法が分かりづらい
InfiniCLOUDでは、ユーザーごとのアクセス権限設定が出来ず、「合言葉」で閲覧制限を付ける仕様となっています。そのため、合言葉さえ分かれば、誰でも簡単にアクセスできてしまうのです。
一部のユーザーからは「活用方法の記載の場所が分かりづらい」「便利な使い方をより多く掲載してほしい」といった声があります。（参考：ITreview）
＜InfiniCLOUDの料金体系＞
- 無料アカウント：0円
- 有料アカウント（300GB）：880円/月
- 有料アカウント（3TB）：1,320円/月
- 有料アカウント（10TB）：4,400円/月
＜比較表＞Dropboxのおすすめ代替アプリ一覧
以下の表は、Dropboxの代替先として使えるオンラインストレージ一覧です。（※左右にスクロール可）
| Google Drive | MEGA | InfiniCLOUD | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
他のGoogleアプリと連携できる |
非ユーザーともファイル共有できる |
紹介ボーナスがある |
|
ユーザーごとの
アクセス権限設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| チャット機能 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
Google Driveの容量にGmailも含まれる |
パスワードを忘れるとデータが失われる恐れがある |
セキュリティに懸念が残る |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは816円/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは€9.99（約1,619円）/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは880円/月～ |
| 公式サイト |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「MEGA」の詳細はこちら |
「InfiniCLOUD」の詳細はこちら |
このように、ツールによって特徴は異なりますが、ビジネスで利用する場合には「セキュリティの高さ」を重視すべきです。したがって、”フォルダ”ごとに細かにアクセス制限をかけられる「ナレカン」のような情報管理ツールを選びましょう。
【注意】オンラインストレージを使い続けるデメリット
オンラインストレージを利用し続けるデメリットとして、「ファイル形式でしか情報を残せない」「情報へのアクセス性が低い」といった点が挙げられます。
DropboxやGoogle Driveなどのオンラインストレージでは、ExcelやWord、PowerPointなどのファイル形式しか情報を管理できません。そのため、ファイル以外の情報を残すには、ほかのツールとの併用が必要です。
また、ファイルが増えるにつれて、「似た名前のファイルが多く、一つひとつファイルを開いて中身を確認しなければならない」といった面倒も起きやすいです。
以上のことから、今日ではオンラインストレージではなく、”ノート形式”で情報管理できるツールを導入する企業が増えています。
【代替先はこれ】面倒なファイル管理から解放されるアプリ
以下では、面倒なファイル管理から解放されるアプリをご紹介します。
Dropboxをはじめとしたオンラインストレージは、ファイル管理に特化しているため、ファイル以外の情報は残せません。また、そもそもファイル形式での情報管理は、「似た名前のファイルが乱立する」「情報を探すのに時間がかかる」といった欠点があります。
そこで、「ファイルだけでなく、あらゆる情報を簡単に確認・管理できるノート形式のアプリ」を導入しましょう。業務に関する情報が一か所にまとまるうえ、整理や検索の機能が充実したサービスを選べば、見たいデータがすぐに探し出せます。
結論、ファイルの管理に最適なのは、ノート形式であらゆる情報を残せて、多階層の”フォルダ”で見やすく整理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を残せるうえ、超高精度の「検索機能」で即座に必要な情報にたどり着けます。また、記事の編集/閲覧権限は詳細に設定可能なので、社内の機密情報も安心して扱えます。
欲しい情報にすぐにアクセスできるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの使用例
ナレカンの「ファイル要約機能」を使うと、任意のファイルをアップロードするだけで、AIが内容を自動で要約します。
上記画像のように、ファイルの「要約」と「重要ポイント」がAIによって自動で抽出されます。そのため、ファイルの内容をすぐに把握でき、一つひとつファイルを開いて確認する手間が無くなるのです。
Dropboxの代わりになるオンラインストレージまとめ
これまで、Dropboxの問題点や、代替アプリを中心にご紹介しました。
Dropboxは「無料版の容量が小さい」「動作が重い」といった欠点があり、ツールの乗り換えを検討する方は少なくありません。しかし、そもそもファイル形式での情報管理は、ファイル以外の情報を扱えないうえ、管理が煩雑になりやすいのです。
したがって、Dropboxの代替には、オンラインストレージではなく、「ノート形式の情報管理ツール」を選びましょう。また、ビジネスで利用するうえでは、「高度なセキュリティ」も重視すべきです。
結論、Dropboxの代替に最適なのは、国際レベルのセキュリティ基準を満たした、ノート型ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル管理・共有を効率化しましょう。
