仕事をする上で、報告・相談・連絡といったコミュニケーションは欠かせません。しかし、自身の意見や認識が意図した通りに伝わないこともあります。
そのため、「相手と認識齟齬が生じてしまい、仕事が円滑に進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、認識齟齬を使用するときの注意点やスムーズに意思疎通ができる方法を中心にご紹介します。
- 認識齟齬と相違の使い分けができない
- 齟齬を使用するときの注意点を知りたい
- 認識齟齬をなくしてストレスなく意思疎通を図る方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、相手との認識に齟齬が生じることなく、意見をやりとりできるようになります
目次
認識齟齬とは
認識齟齬とは、関係者各々の言動や見解にずれが生じてしまい、意見の食い違いが起こることを指します。
「齟齬」とは「そご」と読み、ビジネスシーンでは口頭ではなく、手紙やメールなどの文章で使われるのが一般的です。また、齟齬は当事者間で食い違いが起きている場面や、相手に対して認識の間違いを遠回しに伝える場面で使用されます。
このように、齟齬は二者間での食い違いにより、物事が円滑に進まないシーンで使用される言葉になります。
【例文あり】齟齬と相違との違いとは
相違とは、2つのものに明確な違いがあり、一致していない状況を指します。
たとえば、カフェでチーズケーキを頼んだのにイチゴタルトが提供された場合、注文内容に「相違」があります。一方、会議で決定した内容について後日確認をとったところ、相手と自身の認識が異なっていた場合、「齟齬」が生じています。
このように「齟齬」が相手と意見が食い違うことであるのに対し、「相違」は2つの事柄に明確な違いがあることを意味します。
齟齬を使うときの2つの注意点
齟齬を使用するときの注意点を2つご紹介します。以下の内容を知らないままでは、相手との関係悪化につながる危険があるため、よく理解しておきましょう。
（1）目上の人には使用を避ける
齟齬は、目上の人には使わないようにしましょう。
ビジネスシーンでも良く使用される「齟齬が生じる」という言葉は、相手を非難する意味合いも含まれています。相手に不快感を与えないためにも「齟齬」という言葉は使用せずに、言い換えて相手に伝えるのが賢明です。
以上のことから、目上の人に悪い印象を与えないためにも、齟齬を使用するのは避けましょう。
（2）自分に責任があるときは使用しない
自分に責任があるときは、齟齬という言葉は使用しません。
「齟齬がある」という表現は、意見の食い違いを指すだけでなく、相手に認識が間違っていると指摘する意味も込められています。そのため、自分に非がある場合は用いるべきではありません。
以上から、すれ違いが生じた原因が自分にあるときは、素直に非を認めて謝罪した上で、解決策を話し合いましょう。
認識齟齬なく意思疎通するための方法
認識齟齬なく意思疎通をする方法を解説します。取引先とのトラブルを防止するためにも理解しておきましょう。
（1）コミュニケーションをとる
認識齟齬を防いで意思疎通を図るには、日常的なコミュニケーションが必要不可欠です。
普段から円滑なコミュニケーションを心がけて、相手との関係性を良好に保っておくことで、ネガティブな推測の飛躍防止につながります。また、こまめに意見交換することで「認識」のすり合わせがしやすくなります。
以上の点から、活発なコミュニケーションは認識齟齬を防止して、相手との良好な意思疎通に役立ちます。
（2）事実と推測を分ける
事実と推論を分けて考えるのも、認識齟齬なく意思疎通を図るために有効な手段です。
相手の発言をうけて解釈をする段階で、推測を事実として捉えていないかを整理します。そうすると、推測によって相手の意見を間違って解釈してしまっている可能性に気がつきやすくなります。
そのため、推測で理由を決めつけることはせずに、事実と推測を正しく整理するのが認識齟齬を防ぐのに効果的です。
（3）情報を残せる仕組みをつくる
情報を残せる仕組みを確立するのも、認識齟齬を減らす方法のひとつです。
口頭でのやりとりは、伝え忘れや聞き漏らしにより、認識に齟齬が生じる可能性が高いです。そのため、情報は議事録やメモとして記録して、いつでも振り返りができる仕組みを作りましょう。
たとえば、伝達ミスをなくして齟齬が生じるのを防ぐには、情報を簡単にノートにストックできる「Stock」といったITツールが最適です。
【これで解決】認識齟齬を防ぐのに最適なツール
以下では、認識齟齬を防ぐのに最適なツールをご紹介します。
ビジネスで認識齟齬があると、発注ミスが発生したり、仕事の工数が増えてしまう危険があります。そのため、認識齟齬が発生しないよう、認識のすり合わせはもちろん、普段からのコミュニケーションが大切です。
しかし、チャットツールでは記載した内容はすべて流れていき、多くの話題が入り乱れてしまいます。よって、情報をノートにストックし、必要な情報をすぐに探しだせるツールが最適です。
結論、認識齟齬を防ぐのに最適なツールは、情報を驚くほど簡単に「ノート」に書き残せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載された情報はリアルタイムで共有ができます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使えば、話題が混ざることなくコミュニケーションでき、作業の”やった・やっていない”といった認識齟齬の防止に役立ちます。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
認識齟齬を防ぐ方法まとめ
これまで「齟齬」の適切な使い方や注意点、認識齟齬なく意思疎通をする方法を中心にご紹介しました。
ビジネスシーンでの認識齟齬は、品質の低下やプロジェクトの遅延を引き起こす可能性が高まり、円滑なビジネスの推進を妨げる恐れがあります。そのため、活発なコミュニケーションと情報を残す仕組みを確立させることが大切です。
しかし、多機能で複雑な仕組みでは、使われずに放置されてしまう可能性が高いため、誰もが直観的に使えるツールにしましょう。
結論、認識齟齬を防ぐのに役立つツールは、非IT企業の65歳以上でも説明なしに使える情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、認識齟齬を減らし、相手とのスムーズな意思疎通を図りましょう。
