経理業務では、決算書や仕訳書、現金出納帳など大量の書類を扱います。こうした書類は会社の損益を把握するのに不可欠なので、多くの企業では、紛失を防ぐために「ファイル管理」が求められています。
 
しかし、経理書類の正しいファイリング方法が分からず、ファイル管理に不安がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法を解説します。
 
  • 経理書類のファイリングが煩雑なので、効率的なやり方を知りたい
  • 経理書類を適切にファイル管理して、あとから探しやすくしたい
  • ファイル管理が誰でも簡単にできる方法を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、経理書類をファイリングするときのポイントが分かり、正しいファイル管理ができるようになります。


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経理書類をファイル管理すべき理由とは

経理書類をファイル管理すべきなのは、会社の損益を正確に把握するためです。
 
経理では「予定通りに資金が運用されているか」を確認するために、過去の帳簿を見直したり、探したりする場面が多いです。そこで、万が一正しくファイル管理されていなければ、書類が入り乱れたり紛失したりする事態にもなりかねません。
 
その結果、会社の損益を把握できずに経営判断も遅れてしまいます。したがって、必要な情報をすぐに確認できるように、経理書類はファイル管理すべきなのです。


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経理書類を効率よくファイリングする方法4選

ここでは、経理書類を効率よくファイリングする方法を4つ解説します。
 
以下の方法を実践すれば、ファイリングがスムーズにできるだけでなく、あとから目的の書類を見つけやすくなるので必見です。

(1)「時間軸」と「種類」で分ける

はじめに、ファイリングで大切なのは、書類を「時間軸」と「種類」で分けることです。一般的に、経理書類は以下の4つに分類されます。
 
  • 決算期とは無関係な書類
  • 税務署への届出書類の控えや議事録、契約書、借用書など、決算期に関係なく都度作成する書類です。
     
  • 10年保存が必要な書類
  • 決算書や仕訳書、総勘定元帳、現金出納帳など、決算が終わったタイミングで作成する書類です。
     
  • 決算期単位で保存する書類
  • 領収書や通帳コピー、クレジットカード明細、各種請求書など、決算期ごとに新しく作成する書類です。
     
  • 年単位で保存する書類
  • 年末調整や給与関係などの書類です。
上記のように分類してファイリングをすれば、適切なタイミングですぐに必要な書類を取り出せるので、業務が遅れる心配もありません。

(2)インデックス(目次)を活用する

次に、インデックス(目次)を活用することも重要です。
 
各ファイルにインデックスを活用すれば、わざわざ中身を開かなくてもファイルの内容が分かります。そのため、情報を探し出す時間を減らせるのです。
 
また、必要に応じて項目数や並び順を調整したり、カテゴリ別に色分けしたりすると、視認性が高まるのでおすすめです。

(3)ファイルを増やしすぎない

次に、ファイルを増やしすぎないことも、ファイリングのコツです。
 
ファイルの数が必要以上に多ければ、目的の情報がどこにあるか分からなくなったり、新しく管理スペースを確保したりする手間がかかります。また、書類の紛失リスクも高まってしまうのです。
 
したがって、「保存すべき書類・不要な書類」を的確に判断して、ファイルを増やしすぎないようにしましょう。

(4)ITツールを活用する

最後に、ファイリングを最も効率化する方法として、ITツールが挙げられます。
 
ITツールを使えば、そもそも「書類をファイリングする手間」がかからず、業務負担が大幅に解消します。また、多くのITツールには”検索機能”が備わっており、キーワードを入力するだけで、目的の資料へたどり着けるのです。
 
ただし、”便利そうだから”という理由だけで多機能なITツールを選定すると、社員によっては使いこなせない恐れもあるため注意です。一方、必要な機能に過不足のない「Stock」であれば、シンプルなのでITが苦手な人でも簡単にファイル管理できます。


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【担当者必見】経理書類のファイル管理が最も簡単にできるITツール

以下では、経理書類のファイル管理が最も簡単にできるITツールをご紹介します。
 
経理書類を分かりやすく管理するには、各書類をカテゴリごとにファイリングする必要があります。しかし、手作業でのファイル管理では多大な時間がかかってしまうため、管理の負担を大きく省ける「ITツール」を利用しましょう。
 
ITツールがあれば、そもそもファイリングする必要がないうえに、”検索機能”によって目的の情報も瞬時に探し出せるのです。ただし、多機能なITツールは操作が複雑なので、デジタルが苦手な社員は快適に使えません。
 
したがって、「チーム全員がストレスなく使える簡単なITツール」が求められます。つまり、必要な機能が過不足なく揃っていてシンプルな「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」に残した情報は、種類別に「フォルダ」で振り分けられるので、書類が一切入り乱れません。また、「検索機能」にキーワードを入力すると、ノートタイトルやファイル名で絞り込みができ、わずかな工数で必要な資料にたどり着けます。

非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

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経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法まとめ

ここまで、経理書類をファイル管理すべき理由や、効率的なファイリング方法を中心に解説しました。
 
経理書類は自社の損益を把握するうえで不可欠なので、適切にファイル管理して紛失を防がなければなりません。また、業務量の多い経理では、ファイリングの工数そのものを解消する”ITツール”を使いましょう。
 
ただし、多機能なITツールでは、操作が複雑で社員が使いこなせない恐れもあります。したがって、「誰でも説明なしで利用できるか」を必須条件にすべきなのです。
 
つまり、経理書類のファイル管理に最適なのは、非IT企業の65歳の方でも、情報を分かりやすく簡単に残せる「Stock」一択です。Stockは非IT企業を中心に200,000社以上で導入されており、情報管理の効率化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイリングの手間を省き、経理書類をストレスなく管理しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。