経理業務では、決算書や仕訳書、現金出納帳など大量の書類を扱います。こうした書類は会社の損益を把握するのに不可欠なので、多くの企業では、紛失を防ぐために「ファイル管理」が求められています。
しかし、昨今では経理業務においても電子化が推奨されており、「経理書類の正しいファイリング方法が分からない」「アナログな管理方法のままで良いのか不安がある」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法を解説します。
- 経理書類を効率よくファイリングする方法が知りたい
- 領収書・請求書を取り出しやすく整理する方法を教えて欲しい
- アナログ管理から脱却し、安全に資料を保管したい
という方はこの記事を参考にすると、経理書類をファイリングするときのポイントが分かり、正しいファイル管理ができるようになります。
目次
経理書類の保管は義務？
経理書類は、種類によって「保管義務」があるため、担当者は適切に書類管理しなければいけません。具体的には、経理書類は、以下の期間で分けることができます。
| 書類の種類 | 保存期間 | 具体例 |
|---|---|---|
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決算関係の書類
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10年
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損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
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取引に関する帳簿
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7年
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仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など
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決算に際して作成された書類
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7年
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現金の収受、預貯金の預入、引出のときに作成された取引証憑
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取引証憑書類
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7年
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制空所、注文請負書、契約書、見積書、仕入伝票
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現金預金取引等関係の書類
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7年
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領収証、小切手控、預金通帳、借用証など
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ただし、決算関係書類や取引に関する帳簿に関しては、前々年度分の事業所得および不動産所得の金額が「300万円以下」の場合には、保管期間は5年となります。
また、法人・個人によっても、保管期間に差があるので、書類整理するときは確認を徹底しましょう。
領収書を効率よくファイリングする方法3選
ここでは、経理書類を効率よくファイリングする方法を解説します。
以下の方法を実践すれば、ファイリングがスムーズにできるだけでなく、あとから目的の書類を見つけやすくなるので必見です。
（1）「保管期間」と「種類」で分ける
まず、ファイリングで大切なのは、書類を「保管期間」と「種類」で分けることです。
経理書類のなかには、借用証書や借入金返済予定表、賃貸借契約書、業務委託契約書など、永久保管が必要なものもあります。一方で、年単位で保存が必要なものの、期間を過ぎれば不要となる書類もあるため、適度に整理していなければ書類は溜まっていってしまいます。
したがって、書類を管理するときは「種類」と「保管期間」で分類し、期間を越えた場合にはまとめて、整理・処分できる体制を整えておきましょう。
（2）インデックス（目次）を活用する
次に、インデックス（目次）を活用することも重要です。
各ファイルにインデックスを活用すれば、わざわざ中身を開かなくてもファイルの内容が分かります。そのため、情報を探し出す時間を減らせるのです。
また、必要に応じて項目数や並び順を調整したり、カテゴリ別に色分けしたりすると、視認性が高まるのでおすすめです。
（3）電子保存に切り替える
最後に、電子保存に切り替える方法です。
領収書は原本を画像として保管することが認められています。そのため、電子化すればオフィスの保管場所を縮小できるうえ、高セキュリティなツールで管理すれば紛失や情報漏えいのリスクも軽減できます。
このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は電子化して管理するのが最適です。とくに、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定可能な「ナレカン」なら大企業でも安全に運用できます。
請求書のファイリングで使える分類方法3選
ここでは、請求書をファイリングするときに有用な分類法を解説します。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に最適な方法を選択しましょう。
（1）取引先別に分ける
一つ目は、取引先ごとに分類するやり方です。
定期的に一つの取引先から請求がある場合は、ほかの書類と混ざらないようにすることが必要です。そこで、取引先ごとに分ければ、過去のやり取りも追いやすくなるので長期間の保存に適しています。
一方で、取引先の数だけファイリングを増やさなければならない点に注意が必要になります。加えて、お金の流れが見えづらく、月別・年別で把握したい場合には不向きです。
（2）請求月別に分ける
2つ目は、請求月別にファイリングする方法です。
月別に分類することで、お金の流れが把握しやすくなり、決められたフォーマットで体裁も整えやすいです。また、ファイル数も最小限に抑えられるため、ファイリングの手間もさほどかかりません。
ただし、複数の取引先からの請求書をまとめてしまうので、特定の情報を見つけるのは困難です。そのため、月別のファイルの中にさらに顧客別に順番を指定するなどの工夫をしましょう。
（3）支払月別に分ける
3つ目は、支払い月別に分類する方法です。
請求月別に分けるのと同様に、各月のお金の出入りを可視化できます。この分類方法は、請求月と支払月が異なる場合に有効なため、ファイリングするときは両者をセットに作成しておきましょう。
支払月別で分けても新たにファイルを追加する手間はありませんが、どの取引への支払いが完了したかわかりづらいため、順番を指定して探しやすい状態に整理することが重要です。
【整理術】経理情報を管理するときのコツ
ここでは、経理書類を管理するときのコツを解説します。以下のポイントを押さえて効率的にファイル管理しましょう。
コツ1｜ファイルを増やしすぎない
次に、ファイルを増やしすぎないことも、ファイリングのコツです。
ファイルの数が必要以上に多ければ、目的の情報がどこにあるか分からなくなったり、新しく管理スペースを確保したりする手間がかかります。また、書類の紛失リスクも高まってしまうのです。
したがって、「保存すべき書類・不要な書類」を的確に判断して、ファイルを増やしすぎないようにしましょう。
コツ2｜ITツールを活用する
最後に、ファイリングを最も効率化する方法として、ITツールが挙げられます。
ITツールを使えば、そもそも「書類をファイリングする手間」がかからず、業務負担が大幅に解消します。また、多くのITツールには「検索機能」が備わっており、キーワードを入力するだけで目的の資料へたどり着けるのです。
ただし、“有名だから”という理由だけで多機能なツールを導入すると、ITに不慣れな社員は使いこなすのが困難です。一方、「ナレカン」のようなツールは、個人の検索スキルを問わず情報にアクセス可能なうえ、直感的に操作ができます。
【担当者必見】経理書類のファイル管理に最適なITツール
以下では、経理書類のファイル管理が最も簡単にできるITツールをご紹介します。
経理書類は保管期限が義務付けられており、あとで活用することを前提にファイリングしておかなければなりません。しかし、手作業でのファイル管理は多大な時間がかかってしまう上、紙のままでは紛失するのリスクもあります。
そこで、ITツールを活用すれば、保管場所にも困ることなく、ファイリングによる負担を軽減できます。ただし、アクセス性に優れていないと、膨大な量から目的の情報を見つけるのに苦労してしまうため、「高精度の検索機能」が備わったツールを選ぶべきです。
結論、経理書類を含む社内の書類管理には、テキストやファイルなどのあらゆる情報を一元管理でき、必要な情報をすぐに取り出せるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、「記事」に経理書類の画像やデータを直接添付して管理し、カテゴリごとに「フォルダ」を分けできます。また、添付ファイルや画像内のテキスト文字から検索も可能なので、必要なときに素早くアクセスでき、業務をスムーズに進められます。
あらゆる情報を一元管理し、欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」
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社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
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シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
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経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法まとめ
ここまで、経理書類をファイル管理すべき理由や、効率的なファイリング方法を中心に解説しました。
経理書類は自社の損益を把握するうえで不可欠なので、適切にファイル管理して紛失を防がなければなりません。また、業務量の多い経理では、ファイリングの工数そのものを解消する”ITツール”を使うのが得策です。
ただし、ファイリングした書類情報が多くなると見つけ出したいデータを探すのが難しく、時間もかかってしまうため、「検索機能に優れているツール」を選びましょう。
つまり、経理書類のファイル管理に最適なのは、社内情報を一元管理してフォルダごとに分かりやすく整理でき、目的の情報へ即時にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でファイリングの手間を省き、経理書類をストレスなく管理しましょう。
