昨今は働き方改革の影響などもあり、仕事の進め方が従来と大きく変化しています。とくに、リモートワークは一般的な働き方になりつつあり、オフィスを持たずメンバーがフルリモートワークするケースも増えているのです。
しかし、なかには自社にリモートワークを導入したいものの、うまく運用に載せられず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークが難しい原因や対策を中心にご紹介します。
- リモートワークが導入できない原因が分からず困っている
- 自社でのリモートワーク導入を円滑に進めるコツを踏まえて取り組みたい
- 非IT企業でも取り組みやすいリモートワーク対策が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、リモートワークが難しい原因や、非IT企業でも実践できるリモートワークを始めるための対策が分かります。
目次
リモートワークが難しい原因とは？
リモートワークが実施できない企業には、いくつかの問題点が考えられます。そこで以下では、リモートワークが難しい原因を解説します。
対面前提の仕事である
顧客と対面する仕事の場合、リモートワークの実施は難易度が高いと言えます。
リモートワークでの勤務は、自社だけでなく顧客の勤務体制にも大きな影響を及ぼします。たとえば、リモートワーク中心の働き方になれば「FAXの送受信」「電話の応対」「顧客とのコミュニケーションの取り方」などに変化が生まれます。
したがって、自社の働き方を改善するだけでなく、顧客へ対応方法が変わった旨を説明したり、リモートワークへの理解を得る必要があるのです。
社外で働く環境が整っていない
オフィス以外で働く環境が整備されていなければ、リモートワークの実施は困難です。
リモートワークをするには、自宅やコワーキングスペースなどで勤務できる設備や空間を整える必要があります。たとえば、自宅でリモートワークを実施するには以下の対応が必要です。
- 業務に私用端末の利用を認めていない場合、業務用のPCやスマホの用意
- Wi-Fiルーターなどの通信機器の整備
- 家族に業務内容を見られないようにするための作業スペースの確保
- 電話応対をしても雑音が聞こえない静かな環境づくり
このように、リモートワーク実施にはオフィスと同等に働ける環境をつくることが欠かせません。したがって、リモートワーク開始時には設備投資に費用が掛かる点を踏まえ、リモートワークを可能にする補助制度などを設ける必要があるのです。
出社に比べてコミュニケーションが取りにくい
出社での勤務に比べてコミュニケーションが取りにくくなると、リモートワーク開始の取り組みが進みません。
オフィスで勤務していれば顔を合わせる機会が多く、すれ違ったときに立ち話をするといったコミュニケーションが取れます。一方で、対面でのコミュニケーションが当たり前になっている企業だと、リモートワークに切り替えたときに会話がなくなり、結果として業務が停滞する恐れがあるのです。
そのため、とくに対面での社内業務が多い非IT企業においては、遠隔でもコミュニケーションが取りやすい環境をつくってからリモートワークを始めることが重要です。
リモートワークに関する社内制度がない
リモートワークに関する社内制度がなければ、働く環境やコミュニケーション手段を確保していても実行できません。
社外での勤務を認めていない企業は、就業規則の整備から始める必要があります。具体的には、「業務用PCの持ち出しなどの情報セキュリティに関する規定」「社外で働く際の費用負担に関する規定」「人事評価に関する規定」などの制度をリモートワークでも適用可能な内容に改めましょう。
就業規則の変更の際は、厚生労働省が発行するテレワークモデル就業規則～作成の手引き～などのマニュアルを参考にすると、規則改定が進めやすくなります。
リモートワークを実施するための対策3つ
ここでは、リモートワークを実施するための対策を紹介します。以下の3つの対策を実行すると、導入が難しい原因の解消につながります。
ITツールを導入する
ITツールを導入すれば、リモートワーク中もコミュニケーションが取りやすくなります。
リモートワークを妨げる大きなの要因のひとつが「業務における連携が取れない」点です。連絡手段としてメールや電話を用いる方法もありますが、「メールだと形式に沿って文面を整える」「電話だと原則1対1でしか会話できない」デメリットがあります。
そこで、ITツールを活用すれば、メールのような定型的な挨拶不要でメッセージが送れるうえ、複数人とのコミュニケーションも容易です。
また、ITツールには業務の情報を記録・共有可能なサービスがあるので、仕事の情報を視覚的に共有する観点でも役立ちます。たとえば、「Stock」のようにメッセージ機能のついた情報共有ツールを使うと、進捗状況をチームで確認しやすいのです。
リモートワークに関する規定を設ける
リモートワークに関する規定を設ければ、社外で働く環境整備や社内制度が整っていない状況を改善できます。
メンバーが働く環境がオフィスから社外に変われば、情報漏えいや業務ミスの発生、設備不足による業務パフォーマンスの低下のリスクを伴います。したがって、オフィス外でも安全に、通常通りの品質で業務を行うには、リモートワーク規定の作成が不可欠なのです。
規定が整えば、メンバーに対するリモートワーク支援に必要な物品数や費用の概算も見積もりやすくなります。
社内メンバーへ情報共有の重要性を伝える
社内メンバーへ情報共有の重要性を伝えることは、リモートワーク下で業務を円滑に進める点で重要です。
メンバー同士が遠隔で働けば、直接顔を合わせる機会がなく、情報共有の頻度が減少します。チーム内での情報共有が不足すれば、ノウハウや顧客に関する対応状況が伝わらず、重大な業務ミスを引き起こしかねません。
そのため、リモートワークを始める際には、社内メンバーへ「情報共有が不足する業務上のリスク」を伝え、連携を密に取るように周知しましょう。
【必見】リモートワーク中でも仕事の連携が取りやすくなるツール
以下では、リモートワーク中でも仕事の連携が取りやすくなるツールをご紹介します。
オフィスでの勤務が主流だった企業がリモートワークを始めるには、社外でも問題なく業務が進められる環境づくりが不可欠です。とくに、対面で仕事をしなくなるので、出社時以上に「コミュニケーションを円滑に取れる」ことが前提として必要になります。
そこで、ITツールを導入するとメールや電話よりも簡単に連絡が取れるようになり、非対面で働いても仕事の連携に支障が出ないのです。しかし、機能が複雑なツールだとメンバーが使いこなせず、結果として情報共有が滞ってしまいます。
したがって、ITリテラシーに関係なく使えるほど簡単なツールを選びましょう。結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日運用を始められる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に記録した情報をリアルタイムで任意のメンバーに共有可能です。また、「メッセージ」「タスク」はノートに紐づけられるので、話題が混ざらずリモートワーク中でもコミュニケーションが取りやすくなります。
業務の情報を簡単にチームメンバーへ共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークが難しい原因や対策まとめ
これまで、リモートワークが難しい原因や対策を中心にご紹介しました。
リモートワークが難しい原因には、社外で働く環境や制度が整っていない点にあります。そこで、「ITツールを導入してコミュニケーションを促す」「規定を整える」「情報共有の重要性をメンバーへ伝える」対策を実行しましょう。
従来、対面で社内コミュニケーションをとっていた企業がリモートワークを始める場合は「メンバー間の情報連携を促す」対応が必要です。しかし、単に情報を共有するように教育をしても、連絡に手間がかかればメンバーが面倒に感じ、実行しません。
そこで、ノート・メッセージ・タスクの情報共有に過不足のない機能を備えた、シンプルなITツールの「Stock」を導入すると、誰でも簡単に使えるので連携を取るのに負担を感じにくいのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、リモートワーク中の業務連携を円滑化しましょう。
