グループウェアとは、社内で円滑に情報共有したり、コミュニケーションを活性化させたりするための機能が搭載されたソフトウェアを指します。近年、業務効率化の観点から多くの企業が注目するグループウェアは、銀行業界でも導入する動きが進んでいます。
そこで、「グループウェアを導入するにあたり、押さえておくべきポイントを知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、銀行でグループウェアを運用する3つのポイントと導入事例を中心に解説します。
- グループウェアを導入するメリットを押さえて、導入可否を決めたい
- 簡単かつセキュアなグループウェアを導入したい
- 成功事例を参考に、効果的な運用をしたい
という方は今回の記事を参考にすると、銀行がグループウェアを利用するメリットや注意点を押さえられるので、効果的な運用ができます。
目次
銀行業におけるグループウェアの運用に成功した事例
はじめに、グループウェアを導入した銀行の成功事例を紹介します。以下の事例を参考に、当行に導入したあとの運用イメージを掴みましょう。
住信SBIネット銀行
住信SBIネット銀行は、インターネットバンキングを提供する銀行です。
同行では、部署の垣根を超えたプロジェクトが多数あるため、メンバー間での情報共有が欠かせません。しかし、従来の情報共有ツールは使い勝手が悪くストレスでした。
そこで、同行は「desknet’s NEO」の導入に踏み切ったのです。まずは、従来はメールでしていた業務連絡を「ポータル画面」に掲載することで、「送る・受け取る」かたちだった情報を「自分から見に行く」かたちに変えました。
その結果、メールを一斉送信する手間が大幅にカットできただけでなく、相手が重要な情報を見落とすことも少なくなり、業務効率が上がりました。
北國銀行
株式会社北國銀行は、金沢市を本拠地とする北陸地方の代表的な金融機関です。
同行では、銀行業務における生産性の向上のために、ITインフラの導入が必須だと考えていました。そこで同行は、ペーパーレス化による業務改善に取り組もうと「POWER EGG」の導入したのです。
まずは、POWER EGGの「ワークフロー機能」を使って、申請・報告・回覧はすべて完全電子化・ペーパレス化を目指しました。その結果、業務処理がスムーズに進むようになり、業務効率化の実現と同時に、コストダウンにもつながりました。
神奈川銀行
株式会社 神奈川銀行は、神奈川県横浜市に本店を置く第二地方銀行です。
同行では、顧客にサービスを提供するスピードを改善するためには、社内の連絡や情報共有の促進から進めていくべきだとして「ガルーン2」を導入しました。
「ガルーン2」により、社内の連絡や情報共有がスピーディかつ正確なものへと改善されたのです。さらに、紙の書類で管理していた事務規定集もグループウェアに取り込むことで、確認や更新の手間を削減させています。
銀行でグループウェアを導入するときの3つのポイント
ここでは、銀行でグループウェアを導入するときの3つのポイントを紹介します。以下のポイントを押さえておくことで、導入効果をより実感できます。
（1）業務プロセスを見直す
まずは、業務プロセスの見直しを並行して進めましょう。
グループウェアを導入したところで、業務上に無駄があれば導入の効果を最大限に発揮できません。そのため、ツールの導入だけでなく、不要なプロセスがないか十分に確認する必要があります。
たとえば、グループウェアでペーパーレス化を進める場合、社内文書の洗い出しをして、不要な文書を削除しましょう。そして、紙書類をデータ化すれば、資料が必要になったときに「不要なファイルが多くて、該当のデータが見つからない」という事態を防げます。
以上のように、すべての書類をグループウェアに保存するのではなく、残すべき情報かを見極める必要があるのです。
（2）簡単に使えるかをチェックする
次に、職員が簡単に使えるかをチェックしましょう。
従来、紙書類やメールで仕事をしていたのにも関わらず、いきなり多機能なグループウェアに移管する場合、現場に浸透するまで時間がかかります。そのため、誰でもすぐに使いこなせるシンプルなツールかをチェックする必要があるのです。
（3）強固なセキュリティがあるかを確認する
最後に、強固なセキュリティがあるかを漏れなく確認しましょう。
銀行のように貨幣を主に扱う仕事の場合、顧客との信頼関係のうえで成り立っていると言っても過言ではありません。万が一、顧客情報が漏洩して顧客の信用を失えば、大きな損失となるのです。
そのため、顧客の重要な情報をやりとりする場合には、メールやチャットではなく、セキュリティの高いツールを使いましょう。たとえば、国際規定の資格を取得している「Stock」は安全性の高いツールなので安心です。
【必見】銀行業務に最適なおすすめのツール
ここでは、銀行業務に最適なおすすめのツールを紹介します。
現在でも、紙書類で情報の管理・共有をしているケースも少なくありません。しかし、バインダーなどで書類管理をすると「どこに保存されているか分からない」「誰が書類を持っているのか把握できない」という事態になります。
また、メールでのやりとりは次々と溜まってしまうので、重要な連絡を見落としたり、やりとりを遡ったりするので不便です。そのため、「紙やメールよりも簡単に管理・共有ができるツール」を使いましょう。
したがって、当行が導入すべきなのは、高度なセキュリティを備えており、情報の管理・共有が一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には簡単に情報を残すことができ、ノートは「ファイル」で分けられるので入り乱れることがありません。また、ファイルごとにアクセス権を設定できるので、特定の職員だけで共有することも可能です。
セキュアな環境で簡単に情報共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
銀行でグループウェアを導入する3つのメリット
以下では、銀行でグループウェアを導入する3つのメリットを紹介します。最適なグループウェアを導入できている銀行は、これらのメリットを得られているのです。
（1）情報に簡単にアクセスできる
1つ目に、情報に簡単にアクセスできることが挙げられます。
社内情報が至るところに保存されていると、どこに目的の資料があるのか見つけ出すのに一苦労です。一方、グループウェアに情報を集約しておけば、瞬時に「どこに、何があるのか」を把握できるようになります。
加えて、スマホやタブレットでも使えるツールであれば、営業先でも情報へ簡単にアクセスできるので、わざわざ資料を持ち運ぶ必要もありません。
（2）情報共有の手間が減る
2つ目のメリットは、情報共有の手間が減ることが挙げられます。
ほかの職員とやりとりするときには、メールが使われることが多いです。しかし、こまめに中身を確認しなければ、重要な情報が不要なメールに埋もれてしまう可能性が高く、過去のやりとりを遡るのも面倒だと言えます。
そのため、「情報が流れることなくストックできるノート型のツール」を使いましょう。たとえば、「ノート」に情報をストックでき、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりできる「Stock」であれば、メールのような煩わしさがありません。
（3）ペーパーレス化を推進できる
3つ目のメリットは、ペーパーレス化を推進できることです。
仕事で紙を頻繁に使う企業では、印刷や紙のコストだけでなく、書類を整理する管理コストもかかります。また、誰かが書類を持ち出している間は使うことができないうえに、経年劣化してしまうなどの欠点もあるのです。
以上のように、紙の書類管理は利点よりも欠点の方が多いので、早急にグループウェアに移管しましょう。ただし、「誰でも簡単に使えるツール」でなければ現場に馴染まないので、必要な機能に過不足がないかをチェックすべきです。
銀行でグループウェアを導入するメリットやポイントまとめ
ここまで、銀行でグループウェアを導入するメリットやポイント、成功事例を中心に紹介しました。
情報へのアクセス性を良くしたり、情報共有の手間をなくしたりできることから、銀行でのグループウェアの導入が求められます。しかし、アナログ管理だった現場に、操作が難しいツールを導入しても、使いこなせないので注意が保必要です。
また、顧客情報を取り扱う職場では、強固なセキュリティであるグループウェアが必須です。そのため、「誰でも使える操作性と強固なセキュリティを兼ね備えたツール」を選びましょう。
結論、銀行のグループウェアとして導入すべきなのは、セキュリティの国際規格を取得しており、非IT企業の65歳の方でも即日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報の管理・共有にかかる手間を軽減しましょう。
