働き方の変化により、オンラインで社員同士がコミュニケーションを行う機会も増えています。対面でのやりとりに比べ、少ない工数でやりとりが可能なオンラインコミュニケーションは業務効率化に役立ちます。
しかし、オンラインコミュニケーションにはオフライン上のやりとりとは異なる弊害もあるため、独自の解決策を取る必要があります。そのため、社内のオンラインコミュニケーションにおける課題解決に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインコミュニケーションによる弊害とその原因、解決策を中心に解説します。
- テレワークを行なっているが、社員同士のコミュニケーションに問題がある
- オンラインコミュニケーションの弊害を社員に共有し、問題を未然に防ぎたい
- オンライン上のやりとりの弊害を解決できるツールを導入したい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、オンラインコミュニケーションの弊害を事前に社内に共有しながら、認識齟齬などの問題の発生を未然に防止できます。
目次
オンラインコミュニケーションによる弊害と原因
まずは、オンラインコミュニケーションによる弊害と原因について解説します。オフライン上のやりとりとは異なる問題が発生するため、以下の弊害を把握しておく必要があります。
社員の帰属意識が低下する
オンラインコミュニケーションにより、社員の帰属意識が低下し、業務に対するモチベーションが低下する可能性があります。
対面に比べて社員への会社の方向性の共有が難しくなるだけでなく、社員が会社への要望を伝える機会も減少します。その結果、コミュニケーションが一方的になってしまうのです。
また、対面では常に顔合わせで仕事を行うため、社員が会社に所属している実感が湧きやすいです。しかし、オンラインでは一人で仕事を行うため会社のために働いているという実感がイメージしにくいことが帰属意識の低下を招く原因です。
そのため、リモートワークでも、社員が会社のために働いていることを実感できる取り組みを行わなければなりません。
コミュニケーションが起こりにくくなる
オンライン上のやりとりは対面に比べ気軽に行えないため、コミュニケーションの機会が減ってしまいます。
とくに、テキストでの情報共有は一方的になりがちなので、聞き手が質問がしにくい環境が生まれることに原因があります。そして、徐々にコミュニケーションの頻度すらも減ってしまいます。
コミュニケーションの頻度が少ないと社内の風通しが悪くなり、社員の定着率の低下にも繋がるため、双方向のコミュニケーションが生まれやすい環境構築が求められます。
認識齟齬が発生する
オンラインのやりとりでは相手が共有内容を理解しているかが把握しづらく、認識齟齬が発生することがあります。
対面では、相手が内容を理解しているかをその場で確認できます。しかし、オンラインでは文面のみでやりとりをする場合が多く、正確に情報が伝えられているかわからないことが原因で、意見の食い違いが発生してしまうのです。
仮に、認識齟齬が発生したことに気づかず業務を進めてしまった場合、業務遂行に関わる大きなトラブルへと発展しかねません。したがって、相手が共有した内容を正しく理解しているか、やりとりのなかで定期的に確認する必要があります。
コミュニケーションツールの操作性が悪い
コミュニケーションツールの操作性が悪く、やりとりに工数がかかってしまう可能性があります。
たとえば、ツールを選定する際に「多機能で便利そうだから」という定性的な理由で導入してしまったことが原因で、社員が使いこなせず円滑にやりとりができないケースもあります。したがって、現場のITリテラシーに合わせたツール選定をしなければなりません。
また、気軽にやりとりが行える「チャットツール」では共有した内容が流れてしまい、必要な情報をすぐに見つけられないケースが多いです。そのため、「Stock」のように”情報を正しく蓄積しながらコミュニケーションができるツール”を使うのがトレンドです。
オンラインコミュニケーションの弊害の解決策
以下では、上記の弊害の解決策をご紹介します。以下の解決策から、自社で発生しているコミュニケーションの問題の解決に役立てましょう。
定期的にオンライン会議を行う
社員の帰属意識を向上させるためには、定期的にオンライン会議を行い、社員に会社の現状や方向性を周知するべきです。
オンライン会議では、業務に関わる情報共有だけでなく社員同士のコミュニケーションの場ともなるため、社員が会社への帰属意識を感じやすくなります。
また、上司や部下の縦の関係だけでなく部署やチームを横断した横の関係でも、オンライン会議は対面と同じコミュニケーション効果を発揮します。このように、オンライン会議によるコミュニケーションの活性化は風通しのいい社風を実現するので、社員の定着率の向上にもつながるのです。
稼働状況を共有する
業務の稼働状況を定期的に部署に共有する機会を設けることで、対面に比べて不明瞭な業務の進捗状況を可視化できます。
リモートワークでは対面と比べて進捗確認に工数がかかります。そのため、定期的に稼働状況を共有する機会を設けると、進捗確認に関わる必要以上のコミュニケーションコストをカットできます。
ただし、定例が「情報共有だけの会議」とならないように、必ず目的を設定しておくことを意識しましょう。
情報共有の方法をルール化する
情報共有の方法をルール化することで、認識齟齬の発生を未然に防げます。
たとえば、共有内容は箇条書きにして説明を付け加えるなどのフォーマットをあらかじめ決めておくと、情報共有の方法が属人化しません。
また、重要な内容については文面で伝えるのではなく、オンライン会議を用いて直接やりとりを行うことで、正確に漏れなく情報を情報を共有しやすくなります。とはいえ、マッチする伝達方法は企業によって異なるので、ルール化する際は「誰でも瞬時にわかる方法」でなければならない点がポイントです。
コミュニケーションを取りやすいITツールを導入する
コミュニケーションを取りやすいITツールを導入すると、「オンラインによるコミュニケーション頻度の減少」という問題を解決できます。
一方、多機能なツールでは教育的コストがかかるだけでなく、社内文化として浸透せず形骸化してしまう可能性があります。したがって、ITリテラシーの高くない社員でも安心して使えるツールを導入すると、コミュニケーションの活性化ができます。
とはいえ、今日のトレンドであるチャットツールでは情報が流れてしまい、正しく情報を蓄積できません。情報が錯綜せず必要な情報をすぐに見つけられる状態を実現するには、誰でも簡単に使えて、確実に情報を蓄積できるツールが求められるのです。
オンラインコミュニケーションに最適なツール
以下ではオンラインコミュニケーションに最適なツールをご紹介します。
オンラインのやりとりにはメールやチャットツール、ビデオ通話が一般的です。対面と比べて工数が少なく、効率的な情報共有が行えます。
しかし、上記3つの方法に共通するのは「情報が整理された状態で管理できない」というデメリットがある点です。また、オンラインコミュニケーションの弊害も「情報が正しく扱われない」ことによる原因が主な理由なのです。
したがって、オンラインコミュニケーションの弊害を解決しながら効率化を行うためにも、非IT企業のメンバーでも簡単に使えるほどシンプル、かつ情報を正しく蓄積できる管理ツール：「Stock」の利用一択です。
Stockの「ノート」には共有された情報を正しく蓄積でき、必要に応じてすぐに取り出せます。また、「メッセージ」はノートへの紐付けが任意に選択可能なので、情報が錯綜せずにやりとりできる点がほかのチャットツールとの大きな違いです。
情報共有・管理の弊害を最も簡単に解決できるツール【Stock】
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインコミュニケーションによる弊害まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションによる弊害について解説しました。
オンラインのやりとりでは対面に比べると頻度が減るため、認識齟齬が発生する可能性があります。また、社員の帰属意識の低下を防ぐためにもオンライン会議などの対策をし、「顔を見ながらのやりとり」にて情報共有を行うことが必要です。
とはいえ、オンラインコミュニケーションにおける「情報に関わる弊害」は、有名なツールや多機能なツールでは解消できません。そこで、情報共有・管理に過不足ない機能が備わったツールを運用すると、ストレスなく全社に浸透し、弊害を排除させながら効率化できるのです。
たとえば、今回ご紹介した非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるほどシンプルなStockであれば、オンラインコミュニケーションで発生する弊害を解決しつつ、情報共有を効率化できます。
ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないオンラインコミュニケーションを行いましょう。
