働き方が多様化している昨今において、オンラインで社員同士がコミュニケーションを取る機会が増えています。オンラインでのコミュニケーションは、場所や時間を選ばず、少ない工数でやり取りできるので業務効率化に役立つのです。
しかし、オンラインコミュニケーションにはオフライン上のやりとりとは異なる弊害もあるため、独自の解決策を取る必要があります。そのため、社内のオンラインコミュニケーションにおける課題解決に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインコミュニケーションによる弊害とその解決策を中心に解説します。
- 社内でオンラインコミュニケーションがうまくできていない
- オンラインコミュニケーションの弊害と解決策を知りたい
- オンライン上でもスムーズにやり取りできるツールを探している
といった担当者の方は本記事を参考にすると、オンラインコミュニケーションの弊害とその解決策を理解できるので、社内のオンラインコミュニケーションによる問題を未然に防げます。
目次
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを通じたオンライン上でのコミュニケーションのことです。以下では、オンラインコミュニケーションの種類とメリットを解説します。オンラインコミュニケーションの詳細やメリットを知りたい方は必見です。
オンラインコミュニケーションの種類
オンラインコミュニケーションには、以下の3つの種類があります。
- テキストコミュニケーション
- ボイスコミュニケーション
- ビデオコミュニケーション
テキストコミュニケーションとは、メールやチャットなどを用いて文章を通じてやり取りするコミュニケーションのことです。相手の仕事を中断させずにやり取りできるため、ビジネスでも多く活用されています。
ボイスコミュニケーションとは、電話や音声チャットなどの、声を使ったコミュニケーションのことです。相手の声を通じて、細かな感情やニュアンスを把握できるため、リアルタイムできめ細やかなやり取りが可能です。
ビデオコミュニケーションとは、ビデオ通話を用いて相手の声と顔を見ながらやり取りするコミュニケーションのことです。相手の表情を見ながら話を進められるため、一番対面に近いコミュニケーション方法といえます。
以上のように、オンラインコミュニケーションには3つの種類があり、それぞれに特徴があるのです。
オンラインコミュニケーションのメリット
オンラインコミュニケーションには以下の3つのメリットがあります。
場所を選ばない
オンラインコミュニケーションのメリットとして、まず挙げられるのが場所を選ばずにやり取りできることです。インターネットとパソコンなどの情報機器があれば、どんな場所でもコミュニケーションを取れます。
たとえば、子育てや介護により自宅を離れられない人や、出張や商談に行っている人ともコミュニケーションが取れるのです。
情報共有がしやすい
情報共有がしやすいのもオンラインコミュニケーションのメリットです。対面だと同じ場所にメンバーを集める必要があるので手間がかかり、場所によって人数に制限があります。
しかし、オンラインコミュニケーションでは、大人数に情報を共有したい場合でも一斉にメールを送信できるため手間がかかりません。また、テキストだけでなく、資料や動画などのあらゆる形式で情報共有が可能です。
業務の効率化
オンラインコミュニケーションでは業務の効率化も期待できます。たとえば、会議や商談を対面で開催すると、移動や日程調整などに多くの時間を使ってしまいます。
しかし、オンラインコミュニケーションでは同じ場所にいなくてもやり取りができるため、移動や日程調整に使う時間を他の業務に充てられるので、業務を効率的に進められるのです。
オンラインコミュニケーションによる弊害とは
まずは、オンラインコミュニケーションによる弊害について解説します。オフライン上のやりとりとは異なる問題が発生するため、以下の弊害を把握しておく必要があります。
社員の帰属意識が低下する
オンラインコミュニケーションにより、社員の帰属意識が低下し、業務に対するモチベーションが低下する可能性があります。
常に顔を合わせて仕事をすれば、社員が会社に所属している実感が湧きやすいです。一方で、オンラインでは一人で仕事をするため、会社のために働いているという実感がイメージしにくいことが帰属意識の低下を招く原因です。
そのため、リモートワークでも、定期的なミーティングの設定など社員が会社のために働いていることを実感できる取り組みをする必要があります。
コミュニケーションが取りづらい
オンライン上のやりとりは対面に比べ、ハードルが高いと感じる人もいるため、コミュニケーションの機会が減る恐れがあります。
とくに、テキストでの情報共有は一方的になりがちなので、不明点を質問しにくい環境が生まれかねません。「こんなことを聞いていいのか」と迷ってしまい、徐々にコミュニケーションの頻度が減ってしまうのです。
コミュニケーションの頻度が少ないと社内の風通しが悪くなり、社員の定着率の低下にもつながるため、双方向のコミュニケーションが生まれやすい環境構築が求められます。
認識齟齬が発生する
オンラインのやりとりでは相手が共有内容を理解しているかが把握しづらく、認識齟齬が発生することがあります。
対面では、相手が内容を理解しているかをその場で確認できます。しかし、オンラインでは文面のみでやりとりをする場合が多く、正確に情報が伝えられているかわからないことが原因で、意見の食い違いが発生してしまうのです。
仮に、認識齟齬が発生したことに気づかず業務を進めてしまった場合、業務遂行に関わる大きなトラブルへと発展しかねません。したがって、相手が共有した内容を正しく理解しているか、やりとりのなかで定期的に確認する必要があります。
コミュニケーションツールの操作性が悪い
コミュニケーションツールの操作性が悪く、やりとりに工数がかかってしまう可能性があります。
たとえば、ツールを選定する際に「多機能で便利そうだから」という定性的な理由で導入してしまったことが原因で、社員が使いこなせず円滑にやりとりができないケースもあります。したがって、現場のITリテラシーに合わせたツール選定をしなければなりません。
ただし、気軽にやりとりできる「チャットツール」では共有した内容が流れてしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。そのため、「Stock」のように”情報を正しく蓄積しながらコミュニケーションができるツール”を使うのがトレンドです。
オンラインコミュニケーションの弊害の解決策
以下では、上記の弊害の解決策をご紹介します。以下の解決策から、自社で発生しているコミュニケーションの問題の解決に役立てましょう。
定期的にオンライン会議を開催する
社員の帰属意識を向上させるためには、定期的にオンライン会議を開催し、社員に会社の現状や方向性を周知するべきです。
オンライン会議では、業務に関わる情報共有だけでなく社員同士のコミュニケーションの場ともなるため、社員が会社への帰属意識を感じやすくなります。
また、上司や部下の縦の関係だけでなく部署やチームを横断した横の関係でも、オンライン会議は対面と同じコミュニケーション効果を発揮します。このように、オンライン会議によるコミュニケーションの活性化は風通しのいい社風を実現するので、社員の定着率の向上にもつながるのです。
稼働状況を共有する
業務の稼働状況を定期的に部署に共有する機会を設けることで、対面に比べて不明瞭な業務の進捗状況を可視化できます。
リモートワークでは対面と比べて進捗確認に工数がかかります。そのため、定期的に稼働状況を共有する機会を設けると、進捗確認に関わる必要以上のコミュニケーションコストをカットできます。
ただし、定例が「情報共有だけの会議」とならないように、必ず目的を設定しておくことを意識しましょう。
情報共有の方法をルール化する
情報共有の方法をルール化することで、認識齟齬の発生を未然に防げます。
たとえば、共有内容は箇条書きにして説明を付け加えるなどのフォーマットをあらかじめ決めておくと、情報共有の方法が属人化しません。
また、重要な内容については口頭でやりとりせず、テキストメッセージに残してあとから振り返れるようにしておけば、正確に漏れなく情報を共有しやすくなります。ただし、記載項目やタスクの設定などルール化するときは「誰でも瞬時にわかる方法」でなければならない点がポイントです。
コミュニケーションを取りやすいITツールを導入する
コミュニケーションを取りやすいITツールを導入すると、「オンラインによるコミュニケーション頻度の減少」という問題を解決できます。
一方、多機能なツールでは教育的コストがかかるだけでなく、社内文化として浸透せず形骸化してしまう可能性があります。したがって、ITリテラシーの高くない社員でも安心して使えるツールを導入すると、コミュニケーションの活性化ができます。
とはいえ、今日のトレンドであるチャットツールでは情報が流れてしまい、正しく情報を蓄積できません。情報が錯綜せず必要な情報をすぐに見つけられる状態を実現するには、誰でも簡単に使えて、確実に情報を蓄積できるツールが求められるのです。
オンラインコミュニケーションに最適なツール
以下ではオンラインコミュニケーションに最適なツールをご紹介します。
オンラインのやりとりにはメール、チャットツール、ビデオ通話が一般的です。対面と比べて工数が少なく、効率的な情報共有が実現します。
一方で、「情報が整理された状態で管理できない」というオンラインコミュニケーションの弊害があります。原因は、情報が流れていってしまい、「あとから確認しづらい」ことです。
したがって、オンラインコミュニケーションの弊害を解決しながら効率化するためには、非IT企業のメンバーでも簡単に使えるほどシンプル、かつ情報を正しく蓄積できる管理ツール「Stock」の利用一択です。
Stockの「ノート」には共有された情報を正しく蓄積でき、必要に応じてすぐに取り出せます。また、ほかのチャットツールとの大きな違いとして「メッセージ」はノートへの紐付けが可能なので、情報が錯綜せずにやりとりできる点が挙げられます。
情報共有・管理の弊害を最も簡単に解決できるツール【Stock】
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインでやり取りする時のポイント
オンラインでやり取りする時のポイントには、以下の2つがあります。
- 絵文字やスタンプを積極的に使う
- 簡潔に伝える
オンラインコミュニケーションでは、対面のやり取りよりも言葉のニュアンスや感情が分かりにくいです。そのため、絵文字やスタンプなどで自分の感情を伝えることが重要です。
また、ビデオや電話でやり取りする場合は、相手の発言に対するリアクションを徹底し、声の高さを普段より高くするとスムーズなコミュニケーションになります。
オンラインコミュニケーションでは、伝えたいことを簡潔にまとめる必要があります。とくに、テキストでは長くなりすぎると読みづらく、内容も冗長になりがちです。
そのため、オンラインコミュニケーションでは、簡潔に伝えることを意識する必要があるのです。たとえば、要件をまず先に述べると相手も理解しやすいです。
オンラインコミュニケーションでは相手の感情を読み取りづらいので、絵文字やスタンプを使用し簡潔に伝えることで、お互いに気持ちのいいコミュニケーションを取れるのです。
オンラインコミュニケーションによる弊害まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションによる弊害について解説しました。
オンラインのやりとりでは対面に比べると頻度が減るため、認識齟齬が発生する可能性があります。また、社員の帰属意識の低下を防ぐためにもオンライン会議などの対策をし、「顔を見ながらのやりとり」での情報共有が必要です。
とはいえ、オンラインコミュニケーションにおける弊害は、単に有名なツールや多機能なツールでは解消できません。必要なのは、社内の情報をまとめて管理でき、全社員がストレスなく使いこなせるツールなのです。
したがって、オンラインコミュニケーションで発生する弊害を解決しつつ、情報共有を効率化するなら、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるほどシンプルなStockが最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないオンラインコミュニケーションを行いましょう。
