【ツール4選】採用管理システムATSとは？選定ポイントも紹介！

近年、採用プロセスのすべての工程で活用できるATS（採用管理システム）を社内に導入する企業が増加しています。ATSには「採用のスピードを速められる」などのメリットがあり、採用担当者の負担軽減にもつながるのです。

しかし、ATSは多くの種類があり、自社に適合したシステムを選択するには時間がかかります。そのため「自社に適したATSの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ATSの概要や注意点、おすすめのATSを中心に紹介します。

自社に合ったATSを導入し、必要な人材をスムーズに採用したい
ATSを活用して、多くの業務を抱える採用担当者の負担を軽減したい
選考が属人化している状況なので、採用業務を社内で共有できる環境を整えたい

という方はこの記事を参考にすれば、自社に適したシステム選びのポイントを押さえたうえでATSを比較検討できます。

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1 ATS（採用管理システム）とは
2 ATS（採用管理システム）を使うことで得られる5つのメリットとは
3 ATS（採用管理システム）の3つの注意点
4 ATS（採用管理システム）の比較ポイント
5 おすすめのATS（採用管理システム）4選
6 【担当者必見】企業の採用活動を根幹から支えるツール
- 6.1 最も簡単に採用管理に関わる情報を管理できるツール「Stock」
7 おすすめのATS（採用管理システム）まとめ

ATS（採用管理システム）とは

ATS（応募者管理システム）とは、Applicant Tracking Systemの略称であり、採用業務に関する情報をまとめて管理するシステムを指します。

採用業務に関する情報とは、求人情報・履歴書データ・面接評価・内定通知などが挙げられます。また、ATSでは求人ページを作成したり、一人ひとりの先行状況を確認したりする機能が備わっており、企業の採用業務を一元管理できるのです。

したがって、ATSは、情報を探す手間がかからないため、人事・採用業務の負担を軽減させる効果があります。

ATS（採用管理システム）を使うことで得られる5つのメリットとは

ここではATSによって得られる5つのメリットを解説します。ATSをスムーズに浸透させるには、事前に以下のメリットを社内で共有しましょう。

メリット1:採用にかかる業務負荷の削減

採用に関わるすべての情報をATS上で管理すれば、必要な情報はATSにアクセスするだけで確認できるので情報を探す手間がかかりません。その結果、業務がスムーズに進むようになり、採用にかかる作業負荷が削減されます。

メリット2:応募者を増やす施策検討のしやすさ

求人サイトと連携できるATSを導入すれば、スマートフォンやタブレットでも見やすい求人広告の作成が可能になります。そのため、応募者を増やす施策のPDCAサイクルが回しやすくなるのです。

メリット3:採用における課題の把握

応募経路ごとに候補者の選考結果を管理できるATSを利用すると、採用業務の現状や課題が明らかになります。改善点が把握できれば、次年度以降は多くの採用者を輩出した応募経路のみを利用する、などの柔軟な対応が可能になるのです。

メリット4:採用情報の社内共有のしやすさ

採用情報がまとまっていれば社内の関係者に共有しやすくなり、担当者の面接が円滑化します。また、採用フローが可視化されるので、自社の採用活動の進行状況がひと目で把握可能です。

メリット5:人事・採用担当のミスの軽減

ATSは、ExcelやWordのようにファイルごとで保存するのではなくすべての採用情報をシステム内に集約して管理します。そのため、ExcelやWordの問題点である「同時編集できない」「データが更新されない」ことで起こる人的ミスを防げるのです。

このように、ATSを導入すると「採用スピードの遅さ」や「採用担当者にかかる業務負荷」の解決につながります。

ATS（採用管理システム）の3つの注意点

以下では、ATSの3つの注意点について解説します。デメリットも理解したうえで導入しなければ、社内でシステムが活用されない事態に陥りかねません。

コストがかかる

ATS（採用管理システム）の導入はコストがかかる点に注意しましょう。

ATSのなかには、採用ページを自動で作成するものもあります。自動作成機能を使えば、採用担当者が多大な時間を要さずに洗練された採用ページへのスピーディな準備が可能なのです。

しかし、機能が豊富なATSの多くは料金が高額となっています。そこで、中小企業においては機能に過不足のないツールを導入すると、低コストで運用できます。

活用されない恐れがある

ATS（採用管理システム）を導入しても、社内で活用されない恐れがある点に注意しましょう。

ATSは集客から応募者とのやりとりまで、採用活動のすべての過程で活用できるシステムです。一方で、豊富な機能が備わっていても使い方が分からなければ十分に活用されないので、利用方法に関する教育の実施が不可欠です。

しかし、採用担当者は新卒採用に加えて中途採用も担当するなど常に多くの業務を抱えなければなりません。そこで、すぐに操作をマスターできる使いやすいシステムを導入すれば、使い方を覚える時間をかけずに即日運用を始められます。

業務フローが変わることで負担がかかる

ATS（採用管理システム）の導入は業務フローに変化をもたらし、社員に負担がかかってしまう点に注意しましょう。

ATSを導入する際は、業務フローをシステムに合わせて再構築する必要があります。また、「業務フローの再構築」は社員が慣れ親しんだ業務フローから変更しなければならないため、ATSの導入時に社員は新たな業務を覚える負担を強いられます。

このように、ATSの導入は社員に負担がかかるので、事前にATSのメリットを社内に共有し、社内の理解を得たうえで導入を進めていきましょう。

ATS（採用管理システム）の比較ポイント

ここでは、ATS（採用管理システム）を選ぶ3つのポイントを解説します。ATSの導入に失敗しないためには、以下のポイントに沿ってシステムを選定する必要があるのです。

自社の課題をシステムで解決できるか

ATSによって得意な領域が異なるので、「自社の課題を解決できるか」という視点に立つのが大切です。そこで、以下では課題別の選び方を紹介します。

集客が課題のケース

集客が課題の場合、企業採用サイト制作機能・求人検索エンジンに特化したATSを選びましょう。企業情報が多くの人の目に留まれば母集団が形成しやすくなるので、採用活動がスムーズに進みます。

求人管理が課題のケース

求人管理が課題の場合、過去のやりとりの記録や今後の予定を簡単に共有・通知できるATSが最適です。管理職・現場社員などの人事部以外の社員が採用活動に参加する際も、情報共有が容易になります。

応募者管理が課題のケース

応募者管理が課題の場合「多様な募集職種でも一元管理が可能」「応募者ごとに連絡手段が選択可能」なシステムを選びましょう。たとえば、新卒採用の募集職種が多くて管理が困難なケースや、応募者とのやり取りでの伝達ミスの発生を防ぐのに役立ちます。

先行分析が課題のケース

先行分析が課題の場合、応募状況をリアルタイムで明確にし、蓄積したデータから採用課題が発見できるシステムが適しています。たとえば、「採用業務の改善点が分からない」「人材の優先順位が定まっていない」ケースに効果的です。

このように、企業の課題ごとで適合するシステムが異なるので、自社の採用業務においてどのような課題があるのかを明確にし、課題解決につながるATSを選定しましょう。

推奨される企業規模と自社が一致しているか

ATSを選ぶ際には、推奨されている企業規模と自社が一致しているかを確認しましょう。

各システムに適した企業規模はそれぞれ異なります。大企業向けのATSを中小企業が導入しても、不要な機能が多くかえって使いづらくなる恐れがあるのです。

そのため、導入前にATSが想定している利用シーンを確認し、自社に適したものを選択することで、自社に合わないATSの導入を回避しましょう。

使いやすいか

ATSを導入する際には、システムの使いやすさの確認が不可欠です。

応募者の選考状況を管理できるATSには、多様な機能が備わっています。したがって、ATSを社内に導入するまえに使い方を周知し、多様な機能を社員が使いこなせるようにしなければなりません。

しかし、採用担当者は面接の日程が立て込み多忙な場合が多く、自由な時間を確保が困難です。そのため、使い方を社員に覚えさせずとも導入即日からすべての社員が活用できる使いやすいシステムを選ぶとすぐに運用が始められます。

【担当者必見】企業の採用活動を根幹から支えるツール

以下では、企業の採用活動を根幹から支えるツールを紹介します。

高機能なATSを用いても、教育コストや業務フローの変更などの注意点を正しく把握してから導入しなければ、費用対効果が得られないままツールを使い続ける事態に陥ってしまいます。

そこで、押さえるべき要素は、採用活動に関わる応募者の「情報」です。すべての採用フローの根幹に必要な「情報」を一元管理し、共有やアクセス性を向上させるだけでも採用フローの効率化が見込めるのです。

したがって、誰でも使える「シンプルなITツール」を導入・運用するだけで採用活動の効率化が実現します。結論、情報共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」であれば、社内のITリテラシーを問わず採用フローのストレスを解消します。

Stockの「ノート」に書き込んだ情報はリアルタイムで任意の担当者へスムーズに共有できるうえ、「フォルダ」を使えば適切に整理されます。また「メッセージ」がノートに紐づいているので、情報が混ざらずに採用情報に関する質問・確認のやりとりが可能になります。

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