多くの企業で、誰でも同じように業務を進められるよう、マニュアル作成に取り組むことが増えています。
しかし、「見やすいマニュアルの作り方が分からない」「見やすくしたのに現場で活用されない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを見やすくしようとして失敗する理由や正しいマニュアル作成の考え方を中心に紹介します。
- 現場で活発に活用されるマニュアルを作りたい
- 見やすくするだけではダメな理由を知りたい
- 作成したマニュアルを、現場で簡単に共有・管理できるツールを知りたい
という方は本記事を参考にすると、現場でマニュアルが使われないという悩みを即解決できます。
目次
見やすくしようとして失敗する3つのパターン
ここでは、見やすくしようとして失敗する3つのパターンを紹介します。自社が典型的な失敗パターンに当てはまっていないか、確認しましょう。
（1）情報を整理しすぎて逆に探せない
情報を綺麗に整理しすぎると、かえって探せないマニュアルになります。
たとえば、「業務別→作業別→詳細別→ケース別」といったように細かく分類されたマニュアルは、一見すると整理されているように見えます。しかし実際には「この作業はどこだ？」と迷い、目的の情報に辿り着くまでに時間がかかります。
その結果、現場では探すぐらいなら人に聞いた方が早いと判断され、マニュアルは使われなくなります。
（2）完璧に作ろうとして更新されない
マニュアルを完璧に作ろうとすると、更新されにくくなります。
なぜなら、完成度を高めようとするほど、少しの修正であっても手間や時間がかかるようになり、更新が後回しにされてしまうからです。たとえば、体裁を整え、図解も入れ込んだマニュアルは、最初こそ完成度が高く見えます。
しかし、いざ業務フローが少し変わっただけでも「全体を直さないと」となり、更新が後回しになります。その結果、気づいた時には内容が古くて使えないマニュアルがどんどん積み重なってしまうのです。
（3）PDF・資料化して「読むもの」になっている
マニュアルをPDFやスライドの資料として作成すると、現場ではほとんど使われなくなってしまいます。
なぜなら、これらの形式は「読むこと」には向いていますが、現場で作業しながら「必要な情報をすぐ探すこと」には向いていないからです。現場で、50ページあるPDFマニュアルから該当するページをスクロールして探すのは大きな手間です。
結果として、開くのが面倒・探すのが大変という理由で使われなくなり、最終的には誰も参照しない資料になります。
マニュアルが見やすさだけでは不十分な理由
ここでは、マニュアルが見やすさだけでは不十分な理由を紹介します。見やすさを意識して改善したにも関わらずマニュアルが活用されなかった方は必見です。
（1）読む前提の設計になっている
多くのマニュアルは「読めば理解できる」という前提で作られており、それが使われない原因になっています。
なぜなら、現場のスタッフは日々の業務に追われており、マニュアルをじっくりと読む時間はないからです。たとえば、手順や背景が長文で丁寧に説明されたマニュアルがあっても、業務中に困った現場スタッフが最初から読み直すことはほぼありません。
現場で求められているのは、困ったその瞬間に確認して、すぐに次の行動に移れるマニュアルです。そのため、マニュアルは読むものではなく、見た瞬間に次の行動が分かるものに設計する必要があります。
（2）検索できない構造になっている
必要な情報をすぐに検索できないマニュアルは、それだけで使われなくなってしまいます。
現場では、最短で答えに辿り着けるかが最優先であり、探す手間がある時点で使う価値がなくなります。たとえば、PDFやフォルダ階層に保存されたマニュアルは、「どこにあるのか」「どのファイルか」を探す必要があります。
このような時点で現場は、「人に聞く」「自己判断でする」という行動に切り替わり、マニュアルは形骸化します。
（3）更新されない運用になっている
更新されないマニュアルは、どれだけ見やすくても価値がありません。
なぜなら、日々の業務内容は少しずつ変わるため、情報が古くなると「この手順は本当に正しいのだろうか」という不信感が現場に生まれ、誰も使わなくなるからです。そして、人間関係と同じく、一度失った信頼は簡単には戻りません。
だからこそ、マニュアルは作成段階から「誰でもすぐその場で更新できる仕組み」とセットで設計することが不可欠です。
見る人が「迷わない」マニュアルを作成する方法
ここでは、見る人が迷わないマニュアルを作成する方法を紹介します。迷わないための発想・方法を知りたい方は必見です。
（1）読む前提ではなく「使う前提」に変える
マニュアルは「読む前提」ではなく、「使う前提」で設計しなければ機能しません。
たとえば、業務手順を長文で説明しているマニュアルは、理解できるものの、現場では使われません。一方で「①ログイン→②○○をクリック…」といった短い手順で書かれているものは、見ながら作業でき、その場で役立ちます。
したがって、マニュアルは読む資料ではなく、作業中に横に置いて使うツールとして設計することが重要です。また、チェックリスト形式にすると、「今どこまで作業が終わったか」が一目で分かるため、ミスの防止に役立ちます。
（2）1画面・1情報で判断できる状態を作る
1画面で1つの判断ができる状態にすることで、マニュアルは一気に使われるようになります。
人は1度に多くの情報を処理できません。「1ページに複数の手順・注意点・補足点」が詰め込まれているマニュアルは視線が迷い、必要な情報をすぐに見つけらません。一方、「1ページ＝1手順」などに分けると、開いた瞬間に何をすればいいか明確です。
したがって、情報を増やすのではなく、情報を絞ることで、初めて迷わないマニュアルへと変化するのです。
（3）「探す時間」をゼロの設計にする
マニュアルの価値は「必要な情報にどれだけ早く情報に辿り着けるか」で決まるため、探す時間をゼロにする設計が重要です。
たとえば、「フォルダを開く→ファイルを探す→ページをめくる」という導線があるだけで、すでに使われない原因になります。一方で、キーワード検索ですぐ該当手順が表示される仕組みであれば、迷わず使われ続けます。
さらに、「タグ付け」や「よく使う手順の固定表示」などを取り入れることで、探す行為自体を無くすことができます。このように、マニュアルを定着させるには、誰でも必要な情報をすぐ検索・閲覧できる仕組みを整えることが重要です。
見やすさより「使われる仕組み」を作る解決策
ここでは、「見やすいマニュアルを作っても読まれない」という悩みを解決する方法を紹介します。
今のままマニュアルの「見やすさ」だけを改善し続けても、結局読まれず、業務は属人化したままになります。結果として、教育コストが増え続け、同じミスや質問が繰り返される状態から抜け出せません。
PowerPointやPDFでどれだけ綺麗に整えても、「探せない・更新されない・使われない」という問題は解決しません。これらは読むための資料であり、現場で使うための仕組みではないからです。
そこで重要なのが、複雑な操作をすることなく、誰もが作業しながら自然にマニュアルを確認・更新できる仕組みを作ることです。キーワードを入力するだけで、知りたい手順が即見つかる環境があれば、現場のスタッフも迷わずマニュアルを頼るようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、誰でも簡単に情報を残せて、目的の情報をすぐに見つけられるツール「Stock」です。Stockは「ノート」に文字や写真をシンプルにまとめるだけでマニュアルが作れるほか、ノートの内容はリアルタイムで共有されるため、いつでも最新の情報を見返せるようになります。
誰でも簡単に使われるマニュアルを作れるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見やすいマニュアルが読まれない原因と解決策まとめ
ここまで、マニュアルを見やすくしようとして失敗する理由や正しいマニュアル作成の考え方を中心に解説しました。
現場のスタッフが求めているのは、綺麗なデザインの資料ではなく、「今やりたい作業の手順がすぐに見つかること」です。どれだけ時間をかけて見栄えを良くしても、探すのに手間がかかるマニュアルでは、次第に誰からも見られなくなってしまいます。
そこで、キーワード検索ですぐ必要な情報にアクセスでき、現場社員目線のITツールを導入する必要があります。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でもすぐに必要な情報にたどり着き、シンプルで迷わず使えるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、現場社員に使われるマニュアル作成に取り組みましょう。
