ビジネスにおいて、業務の成果で「メンバーごとの差」が生まれないように対策を立てることは重要です。そこで、仕事の手順を仕組み化すれば、業務を円滑に進められます。
 
しかし、仕事の仕組み化にどのように取り組めばよいか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、仕事を仕組み化する最適な方法が分かり、業務を継続的に維持できる体制を作れます。


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仕組み化とは

まずは、仕組み化の概要や、仕組み化を行うべき業務について紹介します。仕組み化の基本をおさえておきましょう。

仕組み化の概要

仕組み化は「業務のシステム化」と言い換えることができます。
 
仕組み化とは、誰が同じ業務を行ってもスムーズに遂行できるように、業務の手順やマニュアルを明確にすることです。仕組み化がなされていないと、メンバーによって手順が異なるため業務の質が違ったり、仕事量が特定のメンバーに偏ったりしてしまいます。
 
メンバーの業務の量や質を統一するためにも、業務の手順やマニュアルを明確にして、社内業務をシステム化する必要があるのです。

仕組み化を行うべき業務

仕組み化を行うべき業務を紹介します。
 
仕組み化を行うべき業務は、大きく分けて選択型と単純型の業務であり、それぞれどのような仕組み化が必要かが異なります。
 
<業務内容> <仕組み化>
選択型業務
いくつかの選択肢(パターン)から選んで遂行する業務
選択肢と選択基準を体系化する
単純型業務
誰がやっても同じ結果となる一定の業務
手順やコツを記す


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なぜ仕事の仕組み化が重要か

ここでは、仕事の仕組み化の重要性を解説します。仕組み化を進めると、チームの営業活動に欠かせない以下3点の効果が得られます。

(1)業務ミスを減らせる

仕事を仕組み化すると、業務ミスが削減されます。
 
業務で誤りや対応漏れが発生する場合、作業手順が明確化していないことが原因です。そこで、対応の流れや納品前のチェックを含めて仕事の進め方を明確に定めれば、誰が対応してもミスが起こりにくい体制を整えられるのです。
 
したがって、社内で業務ミスが頻発している企業は、「作業手順が適切か見直す」ところから仕組み化を始めましょう。

(2)ノウハウの属人化を防げる

ノウハウの属人化を防ぐ観点でも、仕事の仕組み化は有効です。
 
個人の経験値に依存した業務設計をしていると、ノウハウを持った社員に仕事が偏り負担が重くなってしまいます。さらに、急な休みや退職が生じた際に業務が停滞する恐れもあることから、ノウハウの属人化は必ず防ぐ必要があるのです。
 
そこで、仕事の仕組みを整えれば、新人社員でも対応可能な業務の幅が広がり、負担の分散が実現します。

(3)仕事の質を均一化できる

業務の手順を仕組み化すれば、仕事の質が均一化します。
 
とくに、複数人で取り組む仕事においては、仕事や顧客対応の質ばらつきがあると、結果として顧客満足度低下を招く可能性があります。そこで、仕組み化によって対応方法を統一すれば、メンバー間の仕事の質を揃えられるのです。
 
したがって、仕事の仕組み化は業務品質を保つ点において必要な取り組みだと言えます。


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仕組み化を行わないデメリット

仕組み化を行わないデメリットを2つ紹介します。
 
  • 不正やトラブルが生じやすい
  • 仕組み化を行わないと、”どのように業務を進めているのか”を把握するのが難しくなります。改ざんやごまかしなどの不正が生じていてもすぐに発見できず、トラブルに発展してしまう恐れがあるのです。
     
  • 引き継ぎが煩雑になる
  • 仕組み化を行わないことで、メンバーごとに業務手順が異なるため、引き継ぎの度に資料を作り直す必要が出てきてしまいます。
仕組み化を行わないことで、トラブルや引き継ぎの手間が生じてしまうことからも、仕事の仕組み化は大切な取り組みなのです。


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仕事を仕組み化するやり方とは

以下では、仕事を仕組み化するやり方を紹介します。適切な業務手順を定めるには、順を追って対応を進めることが重要です。

(1)業務フローを洗い出す

まずは、現状の業務フローを洗い出し、仕組み化したい業務がどのような流れになっているか確認します。
 
洗い出したときに、他部署も関わる業務フローが見つかったら、関係するメンバーを含めて作業を進める必要があります。そのため、自部署のみで完結する業務以外は単にフローを明らかにするだけでなく、業務改善の余地がないか話し合いましょう。
 
また、洗い出した業務フローは図式化して流れをまとめておくと対応順序が視覚的に分かりやすくなります。

(2)作業手順を明確化する

次に、業務フローに合わせて作業手順を明確化します。
 
同じ作業でもメンバーによって対応方法が異なれば、ノウハウの属人化を招く原因になります。そのため、「対応時に使っているツール」「操作手順」「作業時の情報の参照先」といった細かい粒度で作業の進め方を明確にしましょう
 
とくに、複数人で業務を行う部署は、作業手順をヒアリングするメンバーは2名以上とすると、基本的な作業の進め方を誤って認識するリスクを軽減できます。
 
現状の作業手順が判明したら、より短い時間でミスなく作業する手段がないか関係者で見直し、改めて作業手順を確定させましょう。見直しを実施する際は「何の目的で行っている業務か」を意識すると、適切な手法を判断しやすくなります。
 
関連記事: 【具体例あり】分かりやすい作業手順書の作り方や運用のコツを解説

(3)マニュアルを作成する

最後に、作業手順をマニュアル化します。
 
業務の進め方は口頭で共有するだけでは浸透しないうえ、聞き間違いにより誤って認識する可能性があります。そのため、マニュアルの作成は必須で行いましょう。
 
マニュアルは、5W1Hの要素を明確にし、従業員が理解しやすいように作成するのがポイントです。
 
When: いつからいつまでか(期日)     例)当月中に
Where: 完了した後の提出先(確認担当者)  例)部長に
Who: 誰がするのか(担当者)        例)マネージャーが
What: 何をするのか(業務内容)      例)売り上げ分析する
Why: 何のためにするのか(目的)      例)売り上げを正確に数値化するため
How: どのようにするのか(手順)      例)過去2か月分のデータを分析する
 
ただし、紙のマニュアルでは複数人での同時確認が困難です。そこで、「ナレカン」のようにノート型のITツールにマニュアルを作成すれば、時間や場所を問わず任意のタイミングで閲覧可能になります。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール8選!選び方も解説


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【重要】仕事の仕組みづくりのポイント

仕事の仕組みづくりのポイントを2つ紹介します。仕組み化を作っても、社内に活用されない場合があるので、ポイントを確認しましょう。

最新情報に更新する

仕事を仕組み化する際は、最新情報に更新することがポイントです。
 
最初に設計した業務フローも、実際に使用すると業務がスムーズに進められないケースがあります。また、新しい機械の導入などにより、新しい手順を追加しなければいけないケースが生じるのです。
 
このように、古い情報のままの仕組み化では、社内メンバーは活用しなくなってしまいます。そのため、常に業務フローやマニュアルを見直し、更新し続けることが大切です。

業務状況がすぐに分かるようにする

仕事を仕組み化する際は、業務状況がすぐに分かるようにすることがポイントです。
 
業務を進める仕組みを作っても、作業状況が不明瞭であれば、メンバーが決定した手順通りに進めているか判断できません。そのため、仕組み化の段階で「業務の情報を記録し、メンバー間で確認可能な環境」を整える必要があるのです。
 
したがって、社内の情報を共有する手段も併せて検討しましょう。ただし、メールやチャットなどのメッセージが流れていくツールを利用すると、見返すときにさかのぼる手間がかかるので、仕組み化の記録には「情報が蓄積されて目的の内容を探しやすいツール」の活用が適してます。


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仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール

以下では、仕事の仕組み化におすすめのツールをご紹介します。
 
仕事の仕組みづくりは、ブラックボックス化した業務内容を明らかにして、「業務ミスやノウハウの属人化防止」「仕事の質の均一化」のためにおこなう取り組みです。
 
しかし、作業手順をすぐに確認できなければ、社員は整えた仕組み通りに仕事を進められなくなります。したがって、いつでも社員がマニュアルを見返せる状況を作りましょう。
 
そこで、誰でも簡単に使えるITツール上に情報をまとめれば、社員が必要なタイミングですぐにマニュアルを確認できます。結論、仕組み化した業務手順の記録には、大企業でも全社員が使いこなせるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
 
ナレカンではノート形式で情報を残せるうえ、リアルタイムで任意のメンバーに共有可能です。また、情報ごとに「コメント(メッセージ)」を紐づけられるので、関連したフロー情報のやりとりができ、話題が錯綜しません。

情報の記録・共有が簡単なノート型ツール「ナレカン」

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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

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  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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仕組み化を成功させた企業の事例

株式会社SUPER ENGINEERのトップページ
 
 
業務機器メンテナンスサービス業の株式会社SUPER ENGINEERは、社内ナレッジツール「Stock」の導入により、”分からないことはツールで調べることで解決する”という仕組みを整えました。
 
SUPER ENGINEERでは、取り扱い機器といった社外秘の情報を、自社内で整備する必要がありました。しかし、チャットツールでは、あらゆる情報が流れてしまい、情報の管理ができなかったのです。
 
そこで、Stockを導入して、マニュアルや事務的情報の社内のあらゆる情報を「ノート」に記載して、フォルダで管理を始めました。その結果、社員対応にかける時間を4分の1に圧縮し、業務が効率化したのです。
 


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仕事を仕組み化する重要性まとめ

これまで、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介しました。
 
仕事の仕組みを構築すれば、「業務ミスや不正の防止」「仕事の質の均一化」につながります。具体的に取り組む際には、現状の業務フローを確認し最適な作業手順を定め、マニュアルを作成しましょう。
 
ただし、メンバーがマニュアルを確認しづらい環境であれば、仕組みが形骸化し業務に反映されません。そのため、仕事の仕組み化を進める前に、社内で最新情報を共有する体制を整える必要があるのです。
 
そこで、ITの知識に関係なく使いこなせる情報共有ツールの「ナレカン」を導入すれば、全社員がストレスなく利用できるので作った”仕事の仕組み”が浸透しやすくなります。
 
また、「ナレカン」にはノートに紐づいたコメント機能があるので、仕組み化のマニュアルだけでなくフロー情報のやり取りも「ナレカン」だけで完結します。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、仕事の仕組みを整えて継続的な業務体制を実現しましょう。


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関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?デメリットと作成方法も紹介
 
関連記事: 【事例あり】分かりやすい業務マニュアルの作り方!作成のコツも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。