業務をスムーズに進めるうえで、マニュアルの整備は欠かせません。近年では紙のマニュアルから脱却し、検索性や更新性に優れた「マニュアルの電子化」に取り組む企業が増えています。
しかし、実際には「マニュアルを電子化したいが、何から始めればよいか分からない」「電子化しても運用が定着するか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを電子化するメリット・デメリットや具体的な方法、スムーズに運用するためのポイントを中心にご紹介します。
- 紙のマニュアルが散在し、最新版がどれか分からず混乱している管理職
- マニュアルが古い情報のまま運用されており、業務ミスが発生している部門責任者
- マニュアルを電子化したいが、どのように運用すればよいか分からない意思決定者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、マニュアルを電子化する方法について理解できるだけでなく、自社にあったマニュアルの運用方法を見つけられます。
目次
なぜ今マニュアルの電子化が必要なのか
以下では、なぜ今マニュアルの電子化が必要なのか解説します。
紙管理では最新版が分からなくなる
マニュアルの電子化が必要な理由の1つ目は、紙管理では最新版が分からなくなるためです。
マニュアルは作成して終わりではなく、定期的に更新する必要があります。しかし、紙のマニュアルでは、更新時に上書きができないため、修正や差し替えに手間がかかります。
その結果、古い情報と新しい情報が混在し、どれが最新版なのか分からなくなってしまいます。最新版が分からないと、誤って古いマニュアルを参照してしまい、業務ミスにつながる可能性があります。
更新内容が現場に共有されにくい
紙のマニュアルは、更新のたびに印刷・配布が必要になるため、現場へ最新情報を共有するまでに時間がかかります。
とくに、複数拠点や出先の社員がいる場合、古いマニュアルが使われ続けてしまい、対応品質に差が出るケースもあります。
そのため、マニュアルはリアルタイムで共有・更新できる状態にすることが重要です。
古いマニュアルによる業務ミスが起きる
マニュアルの電子化が必要な理由の3つ目は、古いマニュアルによる業務ミスが起きるためです。
紙のマニュアルでは、更新のたびに差し替えが必要になるため、古いマニュアルが残ってしまうことがあります。その結果、現場ではどのバージョンを参照すべきか分からず、古いマニュアルに基づいて業務を進めてしまい、業務ミスにつながる恐れがあります。
とくに手順やルールが頻繁に変わる現場では、情報のズレが直接品質低下につながるため、最新情報をすぐ共有できる環境が求められます。
マニュアルを電子化する方法
以下では、マニュアルを電子化する代表的な方法と、それぞれの特徴を解説します。電子化を進める際は、「データ化しやすさ」だけでなく、「更新しやすさ」や「管理しやすさ」も考慮することが重要です。
紙をスキャンしてPDF化する
1つ目は、紙のマニュアルをスキャンしてPDF化する方法です。既存のマニュアルをそのままデータ化できるため、新たに内容を作り直す必要がなく、短期間で電子化を進められます。
また、複合機やスキャナー、スマホアプリを使えば簡単にPDF化できるため、低コストで導入しやすい点もメリットです。紙の印刷・配布が不要になることで、保管スペースや印刷コストの削減にもつながります。
一方で、PDFは内容を直接更新しづらいため、更新頻度が高いマニュアルには向いていません。そのため、「まずは紙を電子化したい」という場合に適した方法です。
WordやExcelで作り直す
2つ目は、WordやExcelでマニュアルを作り直す方法です。
WordやExcelは、自社に合わせてレイアウトやテンプレートを柔軟に調整できるため、「マニュアルの内容を整理しながら電子化したい」場合に向いています。また、図表や手順を自由に編集できるため、業務内容に合わせたマニュアルを作成しやすい点も特徴です。
一方で、WordやExcelは運用ルールを決めていないと、ファイルが増えて管理が煩雑になりやすい点に注意が必要です。そのため、最新版を管理しやすい環境を整えることが重要です。
マニュアル管理ツールを活用する
3つ目は、マニュアル管理ツールを活用する方法です。マニュアル管理ツールを使えば、作成・更新・共有までを一元管理できるため、「どのファイルが最新版か分からない」といった状態を防ぎやすくなります。
また、検索機能を使って必要な情報をすぐに見つけられるため、「電子化したのに探せない」といった問題も起こりにくくなります。
そこで、マニュアルの電子化には、「Stock」のように、情報をリアルタイムで共有・更新できるツールを活用するのがおすすめです。
マニュアルを電子化するときのポイント
以下では、マニュアルを電子化するときに押さえるべきポイントをご紹介します。
マニュアルは、紙をデータ化しただけでは定着しません。マニュアルを電子化する際は、「どうデータ化するか」だけでなく、「どう管理・運用するか」まで考慮することが重要です。
最新版を1つに統一する
1つ目のポイントは、最新版を1つに統一することです。マニュアルは更新頻度が高いため、複数のファイルが存在すると、どれが最新情報なのか分からなくなりやすいです。
とくに、PDFやWordファイルをメールやフォルダで共有している場合、「修正版」「最終版」など似た名前のファイルが増え、古いマニュアルが現場に残ってしまうケースがあります。
そのため、検索しやすく管理し、誰でも同じ情報を参照できる状態にすることが重要です。
更新ルールを決める
2つ目のポイントは、更新ルールを決めることです。マニュアルは作成して終わりではなく、業務フローやルール変更に合わせて定期的に更新する必要があります。
しかし、更新担当者や見直しタイミングを決めていないと、内容が古いまま放置されてしまい、現場で誤った情報が使われる恐れがあります。
そのため、「毎月1日は内容を見直す」など、あらかじめ更新ルールを決めておくことが重要です。
検索しやすく管理する
3つ目のポイントは、必要な情報へすぐアクセスできる状態にすることです。マニュアルを電子化しても、必要な情報をすぐに探せなければ、結局「誰かに聞いた方が早い」状態になってしまいます。
とくに、部署ごとにPDFやWordファイルを保存している場合、「どこにあるか分からない」「検索しても見つからない」といった問題が起こりやすくなります。
そのため、タイトルやキーワードで検索できる環境を整え、必要なマニュアルへすぐアクセスできる状態にすることが重要です。
最初からすべて電子化しない
4つ目のポイントは、最初からすべて電子化しないことです。一度に大量のマニュアルを電子化すると、古い情報や不要な資料までそのまま移行してしまう可能性があります。
また、情報量が増えすぎると、必要な情報を探しにくくなり、電子化後の管理負担も大きくなります。
そのため、まずは使用頻度の高いマニュアルから整理し、段階的に電子化を進めることが重要です。
マニュアルを電子化するデメリット・注意点
マニュアルを電子化すると、情報共有や検索がしやすくなる一方で、運用ルールを整備していないと、かえって管理が煩雑になるケースがあります。
そのため、単に紙をデータ化するだけでなく、「どう更新・管理するか」まで含めて運用体制を整えることが重要です。
古いマニュアルが残りやすい
マニュアルを電子化しても、更新ルールが整備されていないと、古いファイルが残り続けることがあります。
とくに、PDFやWordファイルを複数人で管理している場合、「どれが最新版か分からない」といった状態になりやすく、
そのため、電子化後は最新版を一元管理できる環境を整えることが重要です。
導入・運用に手間がかかる
既存の紙マニュアルが大量にある場合、電子化の過程で内容の整理や移行作業に時間と労力がかかります。
また、情報を整理しないまま電子化すると、不要なファイルまで増えてしまい、管理が複雑になるケースもあります。
そのため、使用頻度の高いマニュアルから優先的に整理し、段階的に電子化を進めることが重要です。
システム障害やセキュリティリスクがある
電子マニュアルをクラウド上で管理する場合、システム障害によって一時的にアクセスできなくなる可能性があります。
また、セキュリティ対策が不十分な環境で管理すると、情報漏えいにつながる恐れもあります。
そのため、電子マニュアルは、高セキュリティ下で安全に管理できるツールを選ぶことが重要です。
マニュアルの電子化・管理に役立つツール
以下では、マニュアルの電子化・管理に役立つツールを紹介します。
マニュアルを電子化すると、必要な情報が見つけやすくなったり、管理コストを削減できたりします。しかし、せっかく電子化しても、その後の管理方法が適切でないと、結果的に現場で活用されなくなる恐れがあります。
たとえば、更新フローのルールが整備されていないと、古い内容が残り続けてしまい、誤ったマニュアルを参照して業務ミスが発生する恐れがあります。また、保存場所がバラバラになると、どれが正しい情報なのか分からなくなるといった事態も招きかねません。
このような事態を防ぐためには、「古いマニュアルが残らないこと」と「最新情報をすぐ共有できること」を満たしたツールを導入することが重要です。
こうした条件を満たすのが、マニュアルの作成・更新・共有を一元管理できるツール「Stock」です。Stockは、「ノート」に直接情報を書き込むだけで簡単にマニュアルを電子化できるほか、Word・Excel・PDFファイルや画像もまとめて管理できます。
あらゆる文書の電子化・管理までまとめてできるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの導入によりマニュアルの電子化に成功した事例
株式会社知床第一ホテルでは、電子マニュアルの管理と業務連絡に「Stock」を活用しています。
株式会社知床第一ホテルでは、紙のマニュアルの共有時の印刷の手間を感じていました。また、口頭・チャットツールでの情報共有では、どこまで共有したかが不明確で重要な情報が流れてしまう点に課題を感じてたのです。
そこで、「情報を簡単に残せるツール」の導入を検討し、シンプルで誰でも使いやすく、情報が流れていかないStockを導入しました。
その結果、「ノート」に記入した情報はリアルタイムで共有できるようになり、共有時の手間やコストが省けました。さらに、「ノート」で情報を共有することで、情報が流れていかず蓄積されるようになったのです。
マニュアルを電子化する方法まとめ
これまで、電子マニュアルの作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
マニュアルは、単に紙をデータ化するだけでは定着しません。更新ルールや管理方法が整っていないと、「古いマニュアルが残る」「必要な情報を探せない」といった問題が発生する恐れがあります。
そのため、マニュアルを電子化する際は、「最新版を維持しやすいこと」「誰でも簡単に更新・共有できること」を重視して管理環境を整えることが重要です。
なかでも、マニュアルを電子化・運用するには、電子化・高度な検索が誰でも簡単で、高いセキュリティで安全に情報を管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルの電子化からスムーズな運用まで実現しましょう。
