タスク管理やプロジェクト管理において、進捗率を可視化することは、業務の遅れやボトルネックを早期に把握するために重要です。中でも、柔軟にデータベースを構築できる、タスク・プロジェクト管理ツール「Notion」は多くの企業で活用されています。
一方で、「Notionで進捗率を出したいが計算方法が分からない」「設定が複雑でうまく運用できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionで進捗率を管理する方法や具体的な設定手順、運用のコツを中心にご紹介します。
- Notionでタスク管理をしているが、進捗率の出し方が分からない現場メンバー
- Notionで進捗管理の仕組みを作ったが運用が続かず、困っているPM
- Notionは設定が複雑で、使いこなせていないプロジェクトリーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Notionでの進捗率の出し方や運用のポイントを理解でき、自社に合った進捗管理の仕組みをスムーズに構築できるようになります。
目次
Notionで進捗管理をするメリット
Notionで進捗管理をする最大の利点は、タスク・情報・ドキュメントを1つのワークスペースに集約でき、状況をひと目で把握できる点にあります。
データベース機能を使えば、担当者・期限などを自由に組み合わせて管理でき、プロジェクトの全体像と細部を同時に追えます。また、コメントや更新履歴が自動で残るため、チーム内での共有や確認がスムーズになり、抜け漏れを防ぎやすくなるのです。
Notionでは、こうした一元管理の仕組みによって、進捗の可視化とスムーズなチームの連携を促せるのです。
【画像付き】Notionで進捗率を出す3つの方法
以下では、Notionで進捗率を出す3つの方法を詳しく解説します。自社でやりやすい方法を選んで実践してみましょう。
チェックボックスで進捗率を出す
1つ目に、「チェックボックスで進捗率を出す」方法が挙げられます。この方法は、プロジェクト全体のタスクの進捗率を把握したい場合におすすめです。
まずはタスク管理用のページを作成し、「＋」ボタンをクリックしてデータベースの中から「テーブルビュー」を選択します。
次に「＋」ボタンをクリックしてプロパティの中から「チェックボックス」を選択し、プロパティ名を「完了」などに設定します。
次に、「完了」の列の一番上をクリックし、「計算」→「割合」→「チェックありの割合」を選択します。これらの作業により、「完了タスク数 ÷ 全タスク数」＝進捗率が表示されるようになります。
数値入力で進捗率を管理する
2つ目に、「数値入力で進捗率を管理する」方法が挙げられます。この方法は、タスクごとの進捗率を管理したい場合におすすめです。
先ほどと同様にデータベースの中から「テーブルビュー」を選択した後、「＋」ボタンをクリックしてプロパティの中から「数値」を選択し、プロパティ名を「進捗率」などに設定します。
次に、「進捗率」の列の一番上をクリックし、「プロパティを編集」→「数値の形式」→「パーセント」を選択します。これらの作業により、タスクごとの進捗率を手動で入力できるようになります。
リレーション＋ロールアップで自動化する
3つ目に、「リレーション＋ロールアップで自動化する」方法が挙げられます。この方法は、複数のプロジェクトを同時進行している場合におすすめです。
まずはプロジェクト用データベース（DB）とサブタスク用DBを作成して「テーブルビュー」をそれぞれ設定しておきます。サブタスク用DBの方では、プロパティから「チェックボックス」を作成しましょう。
次に2つのDBを繋げるために、サブタスク用DBのプロパティの中から「リレーション」を選択し「リレーション対象」にプロジェクト用DBを設定します。このとき、サブタスク用DBに入力しているタスクがどのプロジェクトに該当するのかも選択しておきます。
次にプロジェクト用DBのプロパティの中から「ロールアップ」を選択して編集します。このとき、上図のように「リレーション」「ターゲットプロパティ」「計算」をそれぞれ設定します。
ここまでの手順が完了すれば、サブタスク用DB内のチェックボックスの完了数を反映して、プロジェクトごとのタスクの進捗率が自動で計算・表示されるようになります。
Notionで進捗率を見やすくするコツ
以下では、Notionで進捗率を見やすくするコツをご紹介します。以下の内容を参考にすれば、進捗率の視認性を高めれられ、タスクの抜け漏れを防げます。
バー表示で直感的に把握できるようにする
Notionでは「進捗率」プロパティの表示形式を「バー」に変更することで、数値だけでなく視覚的に進み具合を把握できます。
進捗率の列をクリックし「表示形式（Format）」から「バー（Bar）」を選択すると、各タスクやプロジェクトの進捗が横棒グラフとして表示されます。これにより、数値を読み取らなくても進捗が一目で判断でき、チーム内での認識ズレも起こりにくくなります。
結果として、進捗確認のスピードと正確性が向上し、日々のプロジェクト管理がより直感的かつ効率的におこなえるようになります。
ステータスと組み合わせて管理する
Notionでは進捗率に加えて「ステータス」プロパティを組み合わせることで、作業の状態と進み具合を同時に把握できます。
「未着手・進行中・完了」などのステータス列を追加し、進捗率と並べて管理することで、「進行中だが進捗が低いタスク」といったズレを可視化できます。これにより、数値だけでは分からない業務の停滞や更新漏れを発見できるのです。
これにより、タスクの状況と進捗の整合性が保たれ、プロジェクト全体の管理精度が向上します。
フィルター・ビューで進捗を管理する
Notionではフィルターやビューを活用することで、目的に応じて進捗状況を整理し、必要な情報だけを効率的に把握できます。
「ステータスが進行中のみ表示」などのフィルターを設定し、テーブル・ボードといったビューを使い分けることで、遅れているタスクや優先的に対応すべき業務を一目で確認できます。これにより、状況に応じた的確な意思決定がしやすくなるのです。
結果として、情報の見落としを防ぎながら進捗管理の精度とスピードを高めることにつながります。
Notionでの進捗管理が失敗する理由
以下では、Notionでの進捗管理が失敗する理由を3つ解説します。Notionを導入したものの、うまく活用できていない方は必見です。
入力項目が多すぎる
Notionでの進捗管理がうまくいかない理由の1つ目は、入力項目を増やしすぎて運用が複雑化してしまうことです。
項目が多いと入力に時間がかかり、更新が負担になって次第に記入されなくなります。また、情報量が増えすぎると本当に確認すべきポイントが埋もれ、重要なタスクの期限を見落としてしまうなどのリスクが生じてしまうのです。
そのため、必要最小限の項目に絞り、無理なく続けられる設計にすることが重要です。
スマホでの操作性が悪い
Notionでの進捗管理がうまくいかない理由の2つ目は、スマホでの操作性がPCに比べて劣ってしまうことです。
スマホは画面が小さく入力がしづらいため、外出先やスキマ時間での更新が負担になり、情報を最新の状態に保てません。また、操作に手間がかかると「後で入力しよう」という先送りが増え、リアルタイム性が失われて進捗管理の精度が下がります。
そのため、スマホでも無理なく更新できる運用設計や入力項目の最適化が欠かせません。
別途チャットツールが必要になる
Notionでの進捗管理がうまくいかない理由の3つ目は、コミュニケーションの多くを別途チャットツールに頼らざるを得ず、情報が分断されやすくなることです。
タスクの相談がNotionでは完結しないため、実際のやり取りはSlackやTeamsに流れてしまいます。その結果、情報が複数のツールに散らばることで、どこに何があるかを探す手間が増え、進捗管理の正確性やスピードが下がってしまうのです。
そのため、チャットや進捗管理、資料管理が1つのツール内で完結できるような環境を整えましょう。とくに、シンプルな操作性であらゆる情報を一元管理できるツール「Stock」は、進捗管理に最適といえます。
【お悩み解消】Notionよりも簡単に進捗管理できるツール
以下では、Notionよりも簡単に進捗管理できるツールをご紹介します。
Notionで進捗率を管理すると、運用が複雑なため進捗の更新が形骸化してしまいます。さらに、進捗管理が属人化することで、「誰も全体の進捗を正確に把握できない」状態になり、業務の遅延や抜け漏れの原因にもなります。
Notionは柔軟に設計できる一方で、リレーションやロールアップなどを組み合わせるほど設定が複雑になり、非ITメンバーには扱いづらくなります。その結果、「仕組みは作ったが誰も使わない」という状態に陥りやすいのが実情です。
つまり、「複雑な設定が必要なNotionを使い続ける」のではなく、「誰でも簡単に進捗を確認・共有できる仕組みを取り入れる」のがおすすめです。
この条件に最も当てはまるのが、タスク管理と情報共有をシンプルに一元化できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストに加えて表も挿入可能なため、簡単に進捗を可視化できます。また、作成したノートはメンバーへ瞬時に共有されるため、チームでの進捗管理が実現します。
シンプルな操作性で誰でも簡単に進捗管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notionで進捗管理する方法まとめ
これまで、Notionで進捗率を出す方法や、Notionでの進捗管理が失敗する理由を中心にご紹介しました。
Notionでは、チェックボックスを使ったシンプルな方法から、リレーションとロールアップを活用した自動化まで、運用レベルに応じて進捗管理の方法を選べます。一方で、設定が複雑で、進捗管理に別途チャットツールが必要になるといった課題もあります。
そのため、進捗管理を定着させるには、「迷わず使える操作性」と「情報が分散しない仕組み」を備えたツールが不可欠です。とくに、タスク管理・コミュニケーションが分断されず、シンプルに運用可能な環境では、進捗管理と業務効率化を同時に実現できます。
これらの条件に最適なのが、シンプルな操作でタスク・情報・やりとりを一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、進捗状況を誰でも直感的に把握できる状態を実現しましょう。
