社内FAQは、Excelを使って管理する方法もありますが、該当のファイルを開いて必要な情報を探す一連の流れに時間がかかります。そのため、ITツールで社内FAQを管理する企業も多いです。

しかし、「社内FAQツールを活用したいが、どのツールが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、おすすめの社内FAQツールや社内FAQの具体的な作成手順を中心にご紹介します。

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内FAQツールが見つかり、問い合わせ業務の負担を減らすことができるようになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
『非IT企業』向けの、AIナレッジツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
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<必見>社内FAQツール・システム選定ポイント3選

ここでは、社内FAQツール・システムの選定ポイントを紹介します。ツール・システムの導入を検討されている方は必見です。

(1)現場が迷わないシンプルさか

FAQツールを選ぶときは、機能の多さよりも、現場の担当者が迷わず使えるシンプルさを優先するようにしましょう。

選定担当者はITに詳しいため複雑な操作にも対応できますが、実際に日々使うのはITに詳しくない現場の担当者です。操作が複雑だと結局使われなくなり、システムが形骸化してしまいます。

選定時は、実際に現場の担当者に触ってもらい、マニュアルなしで操作ができるかを確認することをおすすめします。メモ感覚で直感的に使えるツールであれば、教育コストをかけずに全社展開できます。

(2)全員で知見を共有できるか

一部の担当者だけではなく、全員がノウハウを共有・アクセスできる仕組みを選ぶようにしましょう。

特定の担当者しか知らない対応方法がある場合、その担当者が休みの日には同じ質問に誰も答えられません。結果として、同じ内容の問い合わせが何度も発生し、対応の質にもばらつきが出てしまいます。

そのため、共有機能があることはもちろん、社内版の知恵袋のように気軽に質問し合える機能もあると、上司など目上の人に対する質問の心理的ハードルがぐっと下がり、社内情報の透明性を確保できます。

(3)あとから検索しやすいか

FAQツールは、情報を蓄積するだけでなく、必要なときにすぐ探し出せる検索性を備えている必要があります。

過去にチャットで解決した質問と同じ内容を再び聞かれても、検索性が悪ければ過去のやり取りを探し出せず、また一から回答し直すことになります。また、フォルダの階層が深いツールでも、3クリック以上かかると探すのをやめてしまう可能性が高いです。

つまり、ツール選定時には高精度なキーワード検索だけでなく、話しかけるような自然な言葉でも回答を探せるか、表記ゆれに対応できるかを確認しましょう。検索性の高さが、FAQツールが使われ続ける重要なポイントになります。


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<無料あり>社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選!

ここでは、社内に散在するあらゆる問い合わせや業務の手順を1箇所にまとめ、社員の自己解決を促せる仕組みをつくるITツールを紹介します。

日々、社内のあちこちで同じ質問が繰り返されている状態を放置すると、回答に追われる管理職やベテラン社員の時間が奪われ続けます。また、業務のノウハウが特定の担当者の頭の中にしか残っていない場合、その社員の異動や退職で、知見が完全に消失してしまうのです。

こうした事態を防ぐために、ExcelでFAQを作ったり社内チャットで共有したりしても、情報が増えるほど「どこに何があるかわからない」状態になり、結局は誰も使わなくなってしまいます。また、AIチャットボットを導入しても、設定が難しすぎて現場が使いこなせなかったり、データのメンテナンスに手間がかかったりして、自力運用には限界があります。

そこで、必要なのは、ITに詳しくないメンバーも迷わず使えて、日々の質問のやりとりから自然と情報を集約できる仕組みを備えたツールです。必要なマニュアルや過去の社内問い合わせに誰もがアクセスできるようになれば、社内の確認工数が減り、組織全体の業務スピードが向上します。

この条件に最も適しているのが、『非IT企業』向けに開発されたAIナレッジツール「ナレカン」です。「ナレカン」は、ITに不慣れな社員でも迷わず使えるシンプルな操作性でありながら、ナレッジの蓄積から検索までを一気通貫でカバーできるツールです。とくに質問と回答が蓄積されていく「社内知恵袋」を使用すると、日々の社内問い合わせがナレッジとして蓄積されていきます。


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【ナレカン】自作の社内FAQにより社員の自己解決を促せるツール

ナレカンのトップページ

 
「ナレカン」|『非IT企業』向けの、AIナレッジツール

https://www.stock-app.info/narekan/

ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
 
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
 
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジが組織に蓄積される】
    社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
  2. 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
    生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
  3. 【ナレッジ活用が現場に定着する】
    シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード

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【Stock】メールからの問い合わせの管理に適した情報管理ツール

「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える情報管理ツールです。

Stockでは、メールで届いた問い合わせ内容を「ノート」に転送できるほか、ノートごとに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。そのため、問い合わせへの回答漏れを防げるほか、ほかのメンバーと問い合わせに関するやりとりも可能です。

Stockのトップページ

 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん画像
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール
「会社全体が、『Stock(ストック)さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0

特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock(ストック)を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock(ストック)さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html


Stockの詳細はこちら

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【Tayori】社内FAQ作成に特化しているツール

Tayoriのトップページ画面

<Tayoriの特徴・使い方>

  • 生成AIにアシストを受けられる
  • 「カスタマーサポートAIアシスト機能」を活用することで、作成したい内容をもとに自動でFAQを作成できます。(参考:Tayori|カスタマーサポートAIアシスト機能
  • 簡単に導入できる
    初期費用不要で、導入できる点が特徴です。

<Tayoriがおすすめな企業>

  • 小規模〜中規模でカスタマーサポートを効率化したい企業
    Tayoriはフォーム、FAQ、アンケート、有人チャット、AIチャットボットを1つで揃えられる手軽さが強みです。専門知識不要・低コストで導入可能なため、スタートアップや中小企業、EC事業者などにおすすめです。
  • CS業務をシンプルに始めたい非IT企業
    ノーコードで簡単に運用でき、問い合わせの一元管理と自己解決を両立できます。そのため、まずは手軽に顧客接点を強化したいチームや、複数部署で軽くサポート業務を実施したい企業に適しています。

<Tayoriの注意点>

  • 顧客対応向け機能がメイン
    「FAQ機能」や「アンケート機能」は社内業務に活用できますが、メインの「問い合わせフォーム作成機能」は顧客対応への使用が想定されています。そのため、顧客接点をもたない部署では、使わない機能を持て余す可能性があるのです。
  • ステータス変更がやりにくい
  • 利用しているユーザーからは「個別の受信ページからでしかステータスが変更できないのが不便」という声が挙がっています。(参考:ITreview

<Tayoriの料金体系>

31名以上の利用を希望する場合は、問い合わせが必要です。

  • フリープラン:0円
  • スタータープラン:3,800円/月
  • プロフェッショナルプラン:11,980円/月
  • エンタープライズプラン:25,400円/月+初期費用50,000円


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【Zendesk】CSの解決策をデータベース化するシステム

Zendeskのトップページ画面

<Zendeskの特徴・使い方>

  • セルフサービス型のサポート
    セルフサービス型サポート機能によって、顧客が自己解決しやすい環境を提供できます。また、管理者は最新情報に更新できるので、企業側も使いやすいです。
  • 柔軟なFAQ作成
    社内FAQだけでなく、「顧客向け」「取引先向け」のFAQも作れるので、幅広い用途に役立ちます。

<Zendeskがおすすめな企業>

  • 顧客サポートの問い合わせ量が多い企業
    Zendeskはチケット管理、多チャネル(メール・チャット・電話・SNSなど)の一元管理、AI活用による自動化機能が強みです。通信・エネルギー企業、またはEC・小売業で日々大量の問い合わせが発生する企業におすすめです。
  • 成長中のSaaS・テック企業
    スタートアップから中規模のSaaS企業で、顧客体験(CX)を重視しつつサポートチームを効率的に運用したい場合に最適です。スケーラビリティが高く、セルフサービス(Guide)や分析機能でサポートコストを抑えながら事業拡大に対応できます。

<Zendeskの注意点>

  • 機能が複雑
    Zendeskは社内FAQ作成のほかに「分析機能」「自動化機能」なども備える多機能なツールなので、ITツールに慣れていないと使いこなせない可能性があります。
  • 検索精度が低い
  • ユーザーからは「特定の条件で絞り込むことが難しいことがあり、フィルタリングや検索の精度がもう少し細かく設定できると便利だと思います。」といった声があります。(参考:ITreview

<Zendeskの料金体系>

電話対応など、カスタマーサービスの利用料金は以下の通りです。

  • Support Team:$19/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Team:$55/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Professional:$115/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Enterprise + Copilot:要問い合わせ

メールやチャット、データなどの一元管理を目的とした利用料金は以下の通りです。

  • Suite Team:$29/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Growth:$59/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Professional:$99/ユーザー/月(月払い)
  • Suite Enterprise:要問い合わせ


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【ナレッジリング】コールセンター向けFAQ管理ツール

ナレッジリングのトップページ画面

<ナレッジリングの特徴・使い方>

  • キーワード分析
    よく検索されているキーワードを集計・分析することが可能です。分析結果は「社員の役に立つ記事」を増やすときの参考にできます。
  • ナレッジ評価ビュー
    ベーシックプランでは、ナレッジ評価ビューにて、記事の閲覧数・評価数などをランキング形式で確認できます。

<ナレッジリングがおすすめな企業>

  • コストパフォーマンスを重視する中堅・中小企業
    ナレッジリングは低価格で導入しやすく、社内のFAQ・ナレッジを簡単に一元管理できるクラウドFAQシステムです。担当者間の知識格差を解消したいコンタクトセンターやサポート部門を抱える企業におすすめです。
  • 社内ナレッジの共有と検索効率化を図りたい企業
    誰でも簡単にFAQを作成・更新でき、蓄積された知識を素早く引き出せます。ベテラン・新人問わず対応品質を平準化したいサービス業や、複数拠点を持つ企業などで活用事例が多く、導入ハードルの低さと運用しやすさが魅力です。

<ナレッジリングの注意点>

  • 初期費用がかかる
    有料プランは10万円前後の初期費用がかかるので、導入のハードルが高く、予算に合わない可能性があります。
  • 保存できる容量が少ない
    ベーシックプランは、使用できる容量は2GBと少なく、1GB超過ごとに3,000円/月の支払いが発生します。そのため、管理したいFAQが多い場合、料金プランの変更もしくはほかのツールへの乗り換えが必要になります。

<ナレッジリングの料金体系>

  • フリープラン:0円
  • ベーシックプラン:初期費用98,000円+9,800円/月+120円×ユーザー数
  • アドバンスプラン:初期費用120,000円+20,000円/月+150円×ユーザー数
  • エンタープライズプラン:初期費用150,000円~+50,000円/月~
  • 公開FAQプラン:初期費用150,000円~+50,000円/月~


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【SlimFAQ】ブログ感覚でFAQサイトを自作できるシステム

SlimFAQのトップページ画面

<SlimFAQの特徴>

  • カテゴリごとに質問をまとめられる
    あらかじめカテゴリを作成して、その中に質問と回答をまとめられます。
  • お問い合わせフォームがある
    顧客がFAQで質問の回答を見つけられない場合は、問い合わせフォームから連絡することが可能です。メッセージは直接メールに送信されます。

<SlimFAQがおすすめな企業>

  • ECサイトやWebサイト運営でシンプルなFAQを素早く作りたい企業
    SlimFAQは極めてシンプルで直感的なFAQ作成ツールです。Shopify連携が強く、画像挿入なども簡単。複雑な機能は不要で「とにかく手軽に美しいFAQページを公開したい」企業に向いています。
  • 低コストでFAQ運用をスタートしたい小規模チーム・企業
    無料プランもあり、無制限質問プランも手頃な価格。専門知識不要で素早く導入可能で、スタートアップや個人事業主、少人数のサポートチームが顧客向けFAQを効率的に管理したい場合に最適です。

<SlimFAQの注意点>

  • 「よくある質問」の設定は10個まで
    「よくある質問」の設定は、無料版では1個のみ、最上位プランでも最大10個までなので、多くのFAQは掲載できない点に注意しましょう。
  • 社内FAQの用途にはミスマッチの可能性がある
    SlimFAQは、Webサイトやアプリ上でのFAQ作成を前提に設計されているため、社内FAQの作成を主な目的とする場合には、合わない可能性があります。

<SlimFAQの料金体系>

  • FREE:$0
  • STANDARD:$9/月(月払い)
  • PRO:$25/月(月払い)


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【Docbase】システムに関するFAQが多い企業向けツール

Docbaseのトップページ画面

<Docbaseの特徴・使い方>

  • きれいなドキュメントを誰でも作成できる
    Markdown(マークダウン)に対応しているため、整理されたドキュメントを作成できます。Markdown記法には慣れが必要ですが、入力サポート機能があるため、比較的操作しやすいです。
  • 双方向エディターが可能
    「マークダウン」と「リッチテキスト」を同時に使えるので、切り替える手間がかかることなく、スムーズにテキストを編集できます。

<Docbaseがおすすめな企業>

  • 社内Wikiやナレッジ共有を気軽に始めたい企業
    DocBaseは「メモ」感覚で簡単にドキュメントを作成・共有できる社内Wikiツールです。検索性が高いため、情報が散在しやすく、属人化を解消したい企業に向いています。
  • 非IT企業や小規模チームで情報共有を効率化したい企業
    直感的な操作性とAI活用が可能で、誰でも書きやすく探しやすいのが強みです。エンジニア以外の部署でも使いやすく、業務マニュアルや議事録、ルール集約に活用されています。継続率99%の高さから、長く安定運用したい企業に適しています。

<Docbaseの注意点>

  • 初心者向けのサポートが充実していないときがある
  • ユーザーからは「使い方に関する”よくある質問”が機能を知った上での回答となっており、知らない人が見ても解決しづらい。」という声もあります。(引用:ITreview
  • 操作性に問題がある
  • ユーザーからは「共同作業していると、画面が入力している方に飛んだり、勝手にスクロールするためそこはとても難儀している。」という声もあります。(引用:ITreview

<Docbaseの料金体系>

  • パーソナル:550円/月(1ユーザー)
  • スタータープラン:1,320円/月(3ユーザー)
  • ベーシックプラン:4,950円/月(10ユーザー)
  • レギュラープラン:11,000円/月(30ユーザー)
  • ビジネスプラン:23,100円/月〜(100ユーザー~)


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【Qiita:Team】Q&AチャットボットをTeams内に作成するシステム

Qiita:Teamのトップページ画面

<Qiita:Teamの特徴・使い方>

  • Teamsで使えるQ&Aチャットボットを作成できる
    Teamsと連携すれば、AI搭載のQ&Aチャットボットを設置して「質問に適合する回答を自動返信する仕組み」を整えられます。
  • 小規模企業に費用対効果が高い
    全てのプランで「投稿数無制限」「容量30GB」「メールサポート」を利用できます。そのため、少数規模の企業にとって、とくに、費用対効果が高い傾向にあります。

<Qiita:Teamがおすすめな企業>

  • エンジニアや技術志向の強いチームを抱える企業
    Qiita:TeamはQiitaの社内版として、Markdownで気軽に技術記事・ナレッジを投稿・共有できるツールです。エンジニアの情報共有文化に馴染みやすく、開発部門やIT企業に特におすすめです。
  • 社内Wikiをシンプルに運用したいテック企業
    UIが直感的で初心者でも使いやすく、検索性も高いのが特徴です。スタートアップから中堅企業まで、技術情報をオープンに共有し、組織の透明性向上やナレッジの定着を図りたい企業に向いています。

<Qiita:Teamの注意点>

  • エンジニア向けのツール
    エンジニア向けツールなので、記事の作成はMarkdown記法の使用が基本です。入力補助機能もありますが、記載ルールを統一するのに苦労する場合もあります。
  • 情報が入り乱れやすい
    無制限で記事を投稿できるものの、テーマごとにフォルダを整理できないので、情報が入り乱れる恐れがあります。

<Qiita:Teamの料金体系>

  • Personal:500円/月(1人まで)
  • Micro:1,520円/月(3人まで)
  • Small:4,900円/月(7人まで)
  • Medium:7,050円/月(10人まで)
  • Large:15,300円/月(17人まで)
  • Extra:15,300円~(18人目以降+720円/人)


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<比較表>社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選

以下は、社内FAQを作成できるおすすめツール・システムの比較表です。料金や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロールできます)

ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Tayori Zendesk ナレッジリング SlimFAQ Docbase Qiita:Team
特徴 自作の社内FAQにより社員の自己解決を促せるツール メールからの問い合わせの管理に適した情報管理ツール 社内FAQ作成に特化しているツール CSの解決策をデータベース化するシステム コールセンター向けFAQ管理ツール ブログ感覚でFAQサイトを自作できるシステム システムに関するFAQが多い企業向けツール Q&AチャットボットをTeams内に作成するシステム
多機能型 or シンプル特化型 シンプル特化型で簡単(大手~中堅企業向け) シンプル特化型で簡単(中小規模の企業向け) 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能
リアルタイム共有重視 or ナレッジ蓄積重視 ナレッジ蓄積重視 ナレッジ蓄積重視 リアルタイム共有重視 リアルタイム共有重視 ナレッジ蓄積重視 ナレッジ蓄積重視 ナレッジ蓄積重視 ナレッジ蓄積重視
注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 顧客対応向け機能がメイン 検索精度が低い 初期費用がかかる 「よくある質問」は10個までしか設定できない 初心者向けのサポートが充実していない Markdown記法を使えるエンジニア向け
料金 ・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり650円/月〜
・無料プランあり
・有料プラン:3,800円/月~
・無料プランなし
・有料プラン:$19/ユーザー/月~
・無料プランなし
・有料プラン:初期費用98,000円+9,800円/月+120円/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プラン:$9/月~
・無料プランなし
・有料プラン:550円/月~
・無料プランなし
・有料プラン:500円/月~
公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら
「Tayori」の詳細はこちら
「Zendesk」の詳細はこちら
「ナレッジリング」の詳細はこちら
「SlimFAQ」の詳細はこちら
「Docbase」の詳細はこちら
「Qiita:Team」の詳細はこちら

社内FAQを作成するときは、やはり誰でも簡単に操作できるシンプルさを持ちつつ、社内FAQ及び関連する社内情報を蓄積・管理・共有できるシステムの導入を検討しましょう。


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社内FAQツール・システムの導入手順5ステップ

ここでは、社内FAQツール・システムの具体的な導入手順を5ステップで解説します。「社内FAQを導入したいが、どうやって進めればいいかわからない」方は必見です。

ステップ1:よくある質問の洗い出し

導入の第一歩は、すべての質問を網羅しようとせず、全体の8割を占める頻出質問10〜20問程度に絞って洗い出すことです。

最初から完璧な網羅を目指すと、洗い出し作業だけで時間がかかり、着手する前に挫折してしまいます。実際の問い合わせは一部の定型的な質問に偏っていることが多いため、まずはその頻出質問に絞ることで、早く運用をスタートできます。

過去のメールのログ、各部署が持つ既存マニュアルを見返すと、「パスワードを忘れた」「経費精算の締め切りはいつか」といった、繰り返し聞かれている質問が見つかります。これらを拾い出すだけで、最初の10〜20問は十分に集まります。

まずは過去のやり取りから頻出質問を10〜20問洗い出し、そこからFAQ作成をスタートすることをおすすめします。完璧を求めず、頻度の高いものから着手する姿勢が、挫折を防ぐ第一歩になります。

ステップ2:既存の問い合わせ内容の整理

洗い出した質問は、社員が検索しやすいカテゴリーに分類すると同時に、「誰に聞くべきか」という回答権限の所在まで整理する必要があります。

質問を人事・労務・総務といった大カテゴリーに分けたうえで、それぞれの質問について、最終的な回答権限を持つ部署や担当者を一覧表にまとめます。こうしておくと、FAQで解決しなかった場合に、どの部署へ報告すればよいかが一目で分かります。

このように、質問をカテゴリーに分類するだけでなく、質問ごとの回答権限者を一覧化しておくことで、後のツール選定や運用フローの土台になります。

ステップ3:ツールの選定

ツールは予算や機能の多さで選ぶのではなく、「欲しい情報がなかなか見つからない」「更新に手間がかかる」といった自社が抱える課題を解決できるかどうかを軸に取捨選択していきましょう。

ツールには「専用のFAQシステム」や「社内Wiki・ナレッジ共有ツール」など複数のタイプがあり、それぞれ得意分野が異なります。自社の課題を明確にしないまま選ぶと、機能が多すぎて全然使えないといったミスマッチが起こります。

検索性に課題がある場合は、表記ゆれに対応した検索機能を持つツールが適しています。また、更新の手間に課題がある場合は、担当者が直感的に更新できる管理画面を持つツールが適しています。

FAQシステムに関する課題は全社共通しているとは限りません。数ある中から、自社の合ったFAQツール・システムを選定するしましょう。

ステップ4:一部の部署でのテスト運用

いきなり全社公開するのではなく、まず一部の部署でテスト運用を実施し、改善を重ねてから展開することが重要です。

全社公開してから不具合や使いにくさが見つかると、その時点で「使われないツール」という印象がついてしまい、あとから挽回するのが難しくなります。小さく試して改善するプロセスを踏むことで、公開後の失敗を防げます。

この段階での修正が、全社公開後の定着率に影響するため、テスト運用の対象部署を絞り、検索ログやフィードバックをもとに改善を重ねるようにしましょう。

ステップ5:全社公開と継続的なアップデート

FAQは公開して終わりではなく、継続的に育てていくものだという運用マインドを社内で共有することが重要です。

社内報での周知や、問い合わせ窓口の入り口に「まずはFAQを確認」という導線を設けることで、認知を広げられます。あわせて、各FAQに「解決しましたか?」というアンケートを設置し、月1回程度、情報所有者へ 見直しの声かけを実施する仕組みを作ります。

この育て続ける姿勢が、FAQを使われ続けるツールにするため、公開後は、認知拡大の施策と、定期的なメンテナンス体制の両方を用意しておきましょう。

この5ステップを意識することで、社内FAQシステムが形骸化してしまうリスクを大きく下げることが可能です。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
『非IT企業』向けの、AIナレッジツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan/

社内FAQ作成ツール・システム8選と社内FAQの具体的な作成手順まとめ

ここまで、おすすめの社内FAQツールや社内FAQの具体的な作成手順を中心にご紹介してきました。

社内FAQツールがあれば蓄積された「ナレッジ」を見て自己解決できるようになるので、担当者・質問者いずれの負担の軽減につながります。また、問い合わせ数も減少するので、担当者が本来の業務に多くの時間を充てられるようになるのです。

ただし、蓄積したFAQには誰もが簡単にアクセスできるようにしておかなくてはなりません。そのため、検索スキルに依存することなく欲しい情報にストレスなくたどり着けるツールを選ぶ必要があるのです。

したがって、社内FAQを活用するには、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできる『ナレカン』が最適です。また、ナレカンのAIを活用した超高精度の「自然言語検索」は、表記揺れにも対応しているので、誰でも簡単に情報を見つけられるのです。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的な社内FAQを開設・運用しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
『非IT企業』向けの、AIナレッジツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan/

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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために『非IT企業』向けの、AIナレッジツール、「ナレカン」をαローンチ。
2026年、「ナレカン」を正式ローンチ。

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