今日では、社内SNSやグループウェアを導入し、コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を図る企業が増えています。いずれも、従来の紙でのやりとりをなくして無駄なコストを削減し、上司や同僚と気軽にコミュニケーションをとれるツールです。
なかには、「社内SNSとグループウェアのどちらを導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内SNSとグループウェアの違いやそれぞれのメリット・デメリットを中心に解説します。
- ツールを使って、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を図りたい
- 自社の解決すべき課題に適したツールが、社内SNSかグループウェアか分からない
- 社内SNSとグループウェアのメリットとデメリットから、導入可否を判断したい
という方はこの記事を参考にすると、社内SNSとグループウェアの違いが分かり、自社の問題解決に適したツールを導入できます。
目次
社内SNS・グループウェアの違いとは
社内SNSとグループウェアの大きな違いは導入目的です。具体的には、以下のような違いがあります。
- 社内SNS
- グループウェア
社内コミュニケーションの活性化や目標の浸透、エンゲージメント(帰属意識)の向上
情報共有の可視化・迅速化による業務効率の向上
社内SNSを通じて社内のコミュニケーションが活性化すれば、職場環境の風通しが良くなったり、企業への帰属意識が高まったりします。
一方、グループウェアは部署を横断して使えるスケジュール管理などの機能が備わっており、全社での情報共有がスムーズになります。
このように、社内SNSとグループウェアは、それぞれ明確に異なる役割を持っているため、自社の課題解決にはいずれのツールが適しているか見極めなければなりません。
社内SNS・グループウェアの特徴
ここからは、社内SNSとグループウェアの特徴を紹介します。以下の内容を把握しておけば、自社の課題を解決するのに最適なツールを導入できます。
社内SNSの特徴
社内SNSの特徴として、以下4つの機能があります。多くの機能がコミュニケーションの活性化に特化しています。
- チャット機能：リアルタイムにコミュニケーションがとれる
- グループ機能：任意のメンバー同士でコミュニケーションがとれる
- コミュニティ機能：自由に好きなことを投稿し、共有できる
- アップロード機能：文書や動画を共有できる
チャット機能では個人間でのやりとりはもちろん、グループを作成し複数のメンバーで気軽にメッセージができます。テキスト以外にも画像、動画を送れるので、情報共有も簡単です。
グループウェアの特徴
グループウェアの特徴として、以下5つの機能があります。社内SNSとは異なり、業務効率の向上に特化しています。
- 電子メール機能：Web上で電子メールのやりとりができる
- スケジュール管理機能：個人やチームメンバーのスケジュールを共有できる
- 掲示板機能：全社向けやチームごとに情報を掲載できる
- ワークフロー機能：システム上で円滑に決裁や承認ができる
- タスク管理機能：個人やチームメンバーのタスクを管理・共有できる
グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、導入時には必要な機能が過不足なく備わっているかを確認する必要があります。
社内SNSのメリット・デメリット
ここからは、社内SNSのメリットとデメリットを解説します。以下の内容を把握したうえで、導入可否を判断しましょう。
社内SNSのメリット
社内SNSのメリットとしては、以下の2点が挙げられます。
- 気軽な情報共有ができる
- 部署やチームを超えたコミュニケーションが促進される
社内SNSでは、メールのような定型文も不要で気軽にコミュニケーションがとれます。
また、スマホからもアクセス可能なので、出先でも簡単に情報を確認できます。
業務連絡から雑談まで好きな内容を送信できるので、直接話す機会の少ない他部署のメンバーとも親交を深められます。
このように、社内SNSを使えば、活発なコミュニケーションが促進されるメリットがあります。ただし、運用のルールを定めておかなければ、情報が散らばる可能性がある点には注意しましょう。
社内SNSのデメリット
社内SNSのデメリットとして、以下の2点があります。
- 細かなニュアンスが伝わりにくい可能性がある
- 定着するまでに時間がかかる可能性がある
詳細な説明や事案の重大さは文章だけでは把握しきれないときがあるので、顧客からのクレーム対応など急を要する場合には、通話も交えて伝達する必要があります。
従来の情報共有の方法に慣れているメンバーが多い場合は、定着するまでに時間がかかる可能性があります。
このように、社内SNSには、詳細な説明が伝えられなかったり定着までに時間がかかるデメリットがあります。社内SNSを素早く浸透させたい場合には、「Stock」のように誰でも簡単に使えるツールを導入しましょう。
グループウェアのメリット・デメリット
以下では、グループウェアのメリットとデメリットを解説します。社内SNSのメリット・デメリットと比較したうえで、自社の課題を解決できるか検討しましょう。
グループウェアのメリット
グループウェアのメリットは以下の2点です。
- 情報共有の迅速化による業務効率の向上
- タスク管理が属人化しない
グループウェアの機能を使えば、迅速な情報共有が実現し、業務効率を向上できます。また、画像やファイルなどをツール上で共有できるのもポイントです。
各メンバーのタスクを可視化できるので、進捗状況を簡単に確認可能です。また、メンバーの業務負荷を均一にすることにも役立ちます。
このように、グループウェアを使えば、業務を円滑に進められるメリットがあります。
グループウェアのデメリット
グループウェアのデメリットは「高度なITリテラシーが要求される」ことです。
- 多機能なので教育コストがかかる
- 初期費用が高額なケースが多い
グループウェアは社内SNSと比べ豊富な機能を備えたツールが多く、運用にはITリテラシーが要求されます。そのため、ITに詳しくないメンバーにとって、グループウェアの機能を使いこなすには時間や教育コストがかかるのです。
グループウェアは機能が豊富なので、初期費用がかかりがちです。そして、自由にカスタマイズできる「オンプレミス型」を選んでしまうと、さらにコストがかかるので、今日では「クラウドツール」の利用が主流です。
また、使わない機能が多ければ、費用対効果も悪くなってしまいます。このように、グループウェアは使いこなすのが難しくコストがかかるので、即座に運用できる「機能に過不足のないツール」を検討するのがおすすめです。
社内SNS・グループウェアのデメリットをカバーするツール
以下では、社内SNS・グループウェアのデメリットをカバーするツールをご紹介します。
グループウェアは効率的な情報共有、社内SNSは気軽なコミュニケーションをとることを目的に使われます。そして、両者のデメリットとして共通しているのは「ITに慣れていないメンバーには浸透しにくい」点です。
とくに、初めてツールを導入する企業では「有名」「導入社数が多い」など、定性的な理由から多機能なツールを選ぶケースも少なくありません。しかし、多機能なツールは莫大な教育コストがかかり、社内の抵抗感が発生して使われなくなる可能性もあるのです。
したがって、「機能に過不足がなく、ITリテラシーを問わず使えるツール」を使いましょう。結論、自社に導入すべきツールは、情報共有に関する機能が過不足なく搭載され、65歳以上のメンバーでもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストはもちろんPDFや画像、動画も簡単に共有でき、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題が混ざらずにコミュニケーションがとれます。グループウェアや社内SNSの「難しさ」を排除している点が、ほかのツールにはない強みです。
誰でも簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
社内SNSとグループウェアの違いまとめ
これまで、社内SNSとグループウェアの違いやメリット・デメリットを中心に解説しました。社内SNSとグループウェアの違いは以下です。
- 社内SNS：コミュニケーション活性化を目的とし、気軽にやりとりができるツール
- グループウェア：情報共有の効率化を目的とし、社内SNSよりも多機能なツール
このように、社内SNSとグループウェアは導入目的が異なるので、課題解決には適切なツールを選択する必要があります。また、ツール選定の段階で、ITリテラシーの高くないメンバーがストレスなく利用できるツールに絞ると、スムーズに社内SNS・グループウェアを運用へ乗せられます。
結論、自社で導入すべきITツールはStockのように、非IT企業の社員でも簡単に使えて、社内SNSとグループウェアのデメリットを解消できるITツール一択です。現在、業界業種問わず150,000社以上が、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社員同士のコミュニケーションの活性化と情報共有の効率化を両立しましょう。
