社内SNSとグループウェアの違いとは？導入目的やデメリットを比較

今日では、”社内SNSツール”や”グループウェア”を導入し、情報共有の活性化や業務の効率化を図る企業が増えています。いずれも、従来の紙でのやりとりをなくして無駄なコストを削減し、上司や同僚と気軽にコミュニケーションをとれるツールです。

 

しかし、なかには「社内SNSとグループウェアのどちらを導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、社内SNSとグループウェアの違いや導入目的、デメリットを中心に解説します。

 

という方はこの記事を参考にすると、社内SNSとグループウェアの違いが分かり、自社の問題解決に適したツールを導入できます。

社内SNSとグループウェアの大きな違いは導入目的です。具体的には、以下のような違いがあります。

 

社内SNSを通じて社内のコミュニケーションが活性化すれば、職場環境の風通しが良くなったり、企業への帰属意識が高まったりします。一方、グループウェアは部署を横断して使えるスケジュール管理などの機能が備わっており、全社での業務効率が改善されます。

 

このように、社内SNSとグループウェアは、それぞれ明確に異なる役割を持っているため、自社の課題解決にはいずれのツールが適しているか見極めなければなりません。

ここからは、社内SNSとグループウェアの特徴をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、自社の課題を解決するのに最適なツールを導入できます。

社内SNSの特徴として、以下4つの機能があります。多くの機能がコミュニケーションの活性化に特化しています。

 

チャット機能	リアルタイムにコミュニケーションがとれる
グループ機能	任意のメンバー同士でコミュニケーションがとれる
コミュニティ機能	自由に好きなことを投稿し、共有できる
アップロード機能	文書や動画を共有できる

チャット機能では個人間でのやりとりはもちろん、グループを作成し複数のメンバーで気軽にメッセージができます。テキスト以外にも画像、動画を送れるので、情報共有も簡単です。

グループウェアの特徴として、以下5つの機能があります。社内SNSとは異なり、業務効率の向上に特化しています。

 

情報共有機能	電子メールやチャットを使って、ほかのメンバーとやりとりができる
スケジュール管理機能	個人やチームメンバーのスケジュールを共有できる
掲示板機能	全社向けやチームごとに情報を掲載できる
ワークフロー機能	システム上で円滑に決裁や承認ができる
タスク管理機能	個人やチームメンバーのタスクを管理・共有できる

グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、導入時には必要な機能が過不足なく備わっているかを確認する必要があります。

ここからは、社内SNSのメリットとデメリットを解説します。以下の内容を把握したうえで、導入可否を判断しましょう。

社内SNSのメリットとしては、以下の2点が挙げられます。

 

• 気軽な情報共有ができる
社内SNSでは、メールのような定型文も不要で気軽にコミュニケーションがとれます。 また、スマホからもアクセス可能なので、出先でも簡単に情報を確認できます。
 
• 部署やチームを超えたコミュニケーションが促進される
業務連絡から雑談まで好きな内容を送信できるので、直接話す機会の少ない他部署のメンバーとも親交を深められます。

 

このように、社内SNSを使えば、活発なコミュニケーションが促進されるメリットがあります。ただし、運用のルールを定めておかなければ、情報が散乱したり、一部のメンバーだけが利用している状態になったりする可能性がある点に注意しましょう。

社内SNSのデメリットとして、以下の2点があります。

 

• 細かなニュアンスが伝わりにくい可能性がある
詳細な説明や事案の重大さは文章だけでは把握しきれないときがあるので、顧客からのクレーム対応などの急を要する場合には、通話も交えて伝達する必要があります。
 
• 定着するまでに時間がかかる可能性がある
従来の情報共有の方法に慣れているメンバーが多い場合は、定着するまでに時間がかかる可能性があります。とくに、「投稿をする」という作業にはハードルを感じやすく、一部のメンバー間でしか活用されない恐れがあります。

 

このように、社内SNSには、詳細な説明が伝えられなかったり定着までに時間がかかったりするデメリットがあります。そのため、社内SNSを素早く浸透させたい場合には、「Stock」のように誰でも簡単に使えるツールを導入しましょう。

以下では、グループウェアのメリットとデメリットを解説します。社内SNSのメリット・デメリットと比較したうえで、自社の課題を解決できるか検討しましょう。

グループウェアのメリットは以下の2点です。

 

• 必要に応じて使い分けられる
情報を共有するにしても「メール・チャット・掲示板」のように機能が備わっているので、場面に応じて使い分けられます。また、「ファイル管理」に特化した機能があれば、画像やファイルの共有もスムーズになります。
 
• 費用対効果が高い
グループウェアには、情報共有機能のほか、タスク管理機能やフロー機能など、全く異なる機能も一つのツールで完結します。そのため、全ての機能を使いこなせすことで、費用対効果が高いと感じやすいのです。

 

このように、グループウェアを使えば、業務を円滑に進められるメリットがあります。

グループウェアのデメリットには、「教育コストがかかる」「初期費用が高額」という2点が挙げられます。

 

• 多機能なので教育コストがかかる
グループウェアは社内SNSと比べ豊富な機能を備えたツールが多く、運用にはITリテラシーが要求されます。そのため、ITに詳しくないメンバーにとって、グループウェアの機能を使いこなすには時間や教育コストがかかるのです。
 
• 初期費用が高額なケースが多い
グループウェアは機能が豊富なので、初期費用がかかりがちです。そして、自由にカスタマイズできる「オンプレミス型」を選んでしまうと、さらにコストがかかるので、今日では「クラウドツール」の利用が主流です。

 

また、便利だと思っても、実際に使わない機能が多ければ、費用対効果も悪くなってしまいます。このように、グループウェアは使いこなすのが難しくコストがかかるので、即座に運用を開始できる「機能に過不足のないITツール」を検討するのがおすすめです。

以下は、社内SNSとグループウェアの違いをまとめた比較表です。どちらを導入すべきか分からない方は必見です。

 

 

以上のように、社内SNSとグループウェアには、情報共有を効率化したり、業務を円滑に進めたりするのに役立ちます。ただし、両者ともに”社内に浸透するのに時間がかかる”点に注意しなければなりません。

以下では、社内SNS・グループウェアのデメリットをカバーするツールをご紹介します。

 

グループウェアは効率的な情報共有、社内SNSは気軽なコミュニケーションをとることを目的に使われます。そして、両者のデメリットとして共通しているのは「ITに慣れていないメンバーには浸透しにくい」点です。

 

とくに、初めてツールを導入する企業では「有名」「導入社数が多い」などの理由から多機能なツールを選ぶケースも少なくありません。しかし、多機能なツールでは、一部のメンバーしか使いこなせず、社内に上手く浸透しない恐れがあるのです。

 

結論、自社に導入すべきツールは、情報共有に関する機能が過不足なく搭載され、65歳以上のメンバーでもすぐに使えるツール「Stock」一択です。

 

Stockの「ノート」は、テキストはもちろんPDFや画像、動画も簡単に共有でき、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題が混ざらずにコミュニケーションがとれます。グループウェアや社内SNSの「難しさ」を排除している点が、ほかのツールにはない強みです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

これまで、社内SNSとグループウェアの違いやメリット・デメリットを中心に解説しました。社内SNSとグループウェアには、以下のような導入目的の違いがあります。

 

このように、自社の課題を解決するために、適切なツールを選択する必要があります。また、ツール選定の段階で、ITリテラシーの高くないメンバーがストレスなく利用できるツールに絞ると、スムーズに社内SNS・グループウェアを運用へ乗せられます。

 

結論、自社で導入すべきなのは、非IT企業の社員でも簡単に使えて、社内SNSとグループウェアのデメリットを解消できるITツール「Stock」一択です。

 

ぜひ「Stock」を導入し、社員同士のコミュニケーションの活性化と情報共有の効率化を両立しましょう。