近年、紙媒体での管理方法を見直し、ITツールを用いて情報管理を効率化する企業が増えています。なかでも、グループウェアは業務やコミュニケーションを促すツールとして注目されているのです。
たとえば、「Garoon」はサイボウズ社の提供するグループウェアのひとつで、ビジネスに役立つさまざまな機能が複合しています。しかし、自社に適しているかわからずに、導入に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Garoonの特徴や機能・ユーザーの声からサイボウズOfficeとの違いまでを網羅的に紹介します。
- Garoonの使い方や特徴について知りたい
- Garoonを利用するメリットや懸念点を踏まえて導入を検討したい
- 必要な情報をすぐに見つけられるように環境を整えたい
という方が本記事を参考にすると、Garoonの導入可否をさまざまな視点から検討可能なうえ、自社に適したツールか判断できます。
目次
Garoon(ガルーン)とは
ここでは、Garoonの概要を紹介します。Garoonがほかのグループウェアと違う点や主要機能を説明するので、導入を悩んでいる方は必見です。
Garoon(ガルーン)とほかのグループウェアとの違い
Garoonとは、サイボウズ社の提供するサービスのひとつであり、幅広い業務を効率化するグループウェアです。
Garoonがほかのグループウェアと違う点として、クラウド型とパッケージ型の2種類があることが挙げられます。クラウド型は初期費用を抑えられたり、パッケージ型はサーバー管理を自社でできるメリットがあったりと、自社に合わせて形式を選べるのです。
また、Garoonは操作画面をカスタマイズできるほか、グループごとにメッセージを送りあえる機能をはじめとした多機能なグループウェアになっています。したがって、さまざまな用途に使える柔軟なグループウェアを探している方に適しています。
Garoon(ガルーン)とサイボウズOfficeの違い
GaroonとサイボウズOfficeは、いずれもサイボウズ株式会社のグループウェアですが「想定規模」と「対応言語」に大きな違いがあります。
Garoonでは数万人での利用が可能な一方で、サイボウズOfficeは100人以下の組織向けに設計されています。また、GaroonはサイボウズOfficeよりも細かな権限設定に対応しているため、大規模企業はGaroon、中小企業はサイボウズOfficeが適切だと言えます。
さらに、両ツールは対応言語も異なります。サイボウズOfficeでは日本語のみ対応している一方、Garoonは日・英・簡・繁の4言語を扱えるので、言語や所在地の異なるメンバーとも利用しやすくなっているのです。
Garoon(ガルーン)の機能
Garoonは主に、下記3つの機能で構成されています。
- 情報共有
- スケジュール
- ワークフロー
「メッセージ」「掲示板」「スペース」といった手法で社内情報を共有します。また、「メール」では一般的なメールの送受信が可能です。
カレンダー形式で社員の予定を管理し、スムーズにスケジュールを調整します。また、「施設予約」機能と併用すれば、会議室や備品もスケジュールとともに登録できます。
社内申請を電子化し、迅速な承認を実現します。承認に使う申請フォームはサンプルが用意されており、ダウンロードすることが可能です。
このようにGaroonは、社内の情報共有を活発にする機能が豊富に搭載されています。
Garoon(ガルーン)の使い方
以下では、Garoonの主な機能と使い方を紹介します。Garoonの実際の機能を確認し、自社のニーズに沿っているかを判断しましょう。
メンバーのスケジュールを管理する
Garoonはメンバーのスケジュールを正確に管理することが可能です。
上記画像のように、各メンバーが自身の予定やタスクを登録すると、閲覧者は選択したメンバーのスケジュールを一覧で確かめられます。そのため、業務の集中しているメンバーの可視化や、メンバーの空き時間の抽出に役立ちます。
また、予定ごとにコメントで会話ができるので、メールや他ツールを併用する手間なくやりとりが可能です。スケジュールのアクセス権は「閲覧」「変更」「追加」「削除」の4項目から詳細に決められます。
情報共有機能で社内コミュニケーションを活発にする
グループウェア（社内の情報共有を円滑化し、業務効率化に貢献するツール）であるGaroonには、情報共有に関する以下の3種類の機能が備わっています。
- メッセージ
- 掲示板
- スペース
宛先の人物のみ閲覧でき、個人間の業務連絡やプライベートな内容のやりとりに適しています。
全社に向けて情報を発信できるため、社内イベントや社長メッセージに使えます。
部署内やチーム内での利用が想定された機能で、ToDoでメンバーのタスク管理も行えます。
このようにGaroonは、共有内容や相手によって機能を選べる点が特徴です。また、Garoon内からメールも使えるので、社外の情報共有には「メール」を使い、社内共有は上記機能を用いるなどの使い分けも可能です。
アクセス権限を詳細に管理し情報を保持する
Garoonは、情報利用に対する権限を詳細に管理できます。
Garoonのアクセス権限はファイル共有時にフォルダ単位で運用権限を設定できます。閲覧・編集権限に加え、通知設定まで細かく設けられるので、情報を守りつつ確認漏れを防げます。
また、誰が・いつ・どのように情報を編集したかの履歴も確かめられ、更新ミスが生じた場合でも過去のファイルを復元可能です。そのため、誤操作などの、意図しない編集が生じてもデータを安全に保てるのです。
ワークフローシステムとして活用する
Garoonは、業務プロセスに合わせたフォームや申請経路をGUIで設計できます。
承認機能では、承認・確認が必要な申請データを一目で確認できます。受け取った通知は処理が終わるまで表示されるので、対応漏れを防止することができます。
また、入力項目や申請経路があらかじめ設定された申請フォームもあるので、目的に合った申請フォームを選択するだけで簡単に申請が可能です。
Garoon(ガルーン)の価格一覧
Garoonにはクラウド版とパッケージ版の2種類の料金体系が用意されています。
＜クラウド版＞
＜パッケージ版＞
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜50ユーザー |
600,000円/50ユーザー |
| 51〜249ユーザー |
11,000円/1ユーザー |
| 250〜499ユーザー |
10,000円/1ユーザー |
| 500〜999ユーザー |
9,000円/1ユーザー |
| 1,000〜2,449ユーザー |
8,000円/1ユーザー |
| 2,500〜4,999ユーザー |
7,500円/1ユーザー |
| 5,000～ |
問い合わせが必要です |
2024年秋より、サイボウズのクラウドサービスにおける価格改定されたため、注意が必要です。
参考：Garoonの料金プラン
Garoonを利用する注意点とは？
Garoonを利用するときには、以下の点に注意が必要です。
- 通知が混ざる恐れがある
- シンプルな機能を求めている場合は不向き
ユーザーからは「スペース、掲示板など不要な通知が沢山届いてしまう」との口コミが寄せられており、通知が混ざる恐れがある点に注意が必要です。（参考：ITトレンド）
Garoonは掲示板・ワークフロー・施設予約・ポータルといった多機能な機能が備わったツールです。そのため、「費用を抑えたい」「ITが苦手な社員が多く複雑なツールは使えない」ケースには不向きだと言えます。
このように、利用用途によってはGaroonの利用が合わない可能性があります。とくに「メッセージ通知が混ざらないようにしたい」という方は、「ナレカン」のようにフォルダ単位で情報共有するメンバーを決められるツールを使うと運用しやすいと言えます。
【必見】大規模企業がスムーズな情報共有を実現するには
以下では、大規模企業がスムーズな情報共有を実現する方法を紹介します。
大規模企業がスムーズな情報共有を実現するには、「社内に散在するあらゆる情報を一元化できるツール」の導入が必要です。とくに、仕事を円滑に進めるうえでは、ノウハウや知識といった「ナレッジ」の管理が欠かせません。
一方で、一部署あたりの人数が多かったり全社の人数が100人～数万人だったりすると、ツールを使ってもさまざまな情報が錯綜して混乱を生みやすいのです。そこで、「目的の情報がすぐに見つけられる」ツールを使えば、大人数で利用しても目的の情報が探しやすく便利です。
ただし、操作が複雑だと全メンバーが使いこなせないので、直感的に使えるサービスを選びましょう。結論、大規模企業の情報共有には社内のナレッジを一元管理でき、必要な情報を簡単に探し出せるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に蓄積した情報は、高性能な「検索機能」で必要な情報をすぐに見つけることができます。さらに、記事には「メッセージ」が紐づけられるので、チャットツールのようにやりとりすることもできるのです。
メールを使える方ならすぐに使いこなせるほど簡単なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Garoon(ガルーン)の評判
ここでは、Garoonを実際に導入したユーザの声や評判を紹介します。第三者の客観的な評価を参考に、導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Garoon(ガルーン)の良い口コミ・評判
はじめに、Garoonの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スケジュール管理がしやすい」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2024年07月17日メッセージ機能で気軽にユーザー間でコミュニケーションを取ることができる。 複数のユーザー間でグループを組んで、全員に発信することや、特定の人にだけ発信することも可能。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月19日業務に当たる人がその日にどのような作業を行っているかが名前の検索で簡単に閲覧でき、全体管理がしやすい
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月9日会社でスケジュール管理で使っています。マイグループをたくさん作ってスケジュール調整を楽にできるところが一番いいところです。次に、カレンダーに吐き出して連携できるところがいいです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月09日必要な情報をガルーンで項目別に確認、共有でき、朝の打ち合わせ時間の短縮につながっています。スケジュール機能は個人間で情報をやりとりできます。
Garoon(ガルーン)の改善点に関する口コミ・評判
次に、Garoonの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「検索機能が不十分」「使っていない機能が多い」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2024年07月17日メッセージが長くなると、過去のものが埋もれていき、検索機能が無いため、一つずつ遡らなければならない。 そのため検索機能をつけてほしい。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月19日ポータル機能について。既にある形の中から作るのは楽だが、自由度がない。貼ったデータを見やすくしてほしい。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月19日トップページであらゆるページで飛べるようにか、かなり多くのボタンが配置されているが、使っていない機能も多いので利用者である程度カスタマイズできるとありがたい
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月09日以前にガルーンに投稿したタイトルが項目別にまとめられて、確認したい際にすぐに検索できたらと思うことがありました。
Garoon(ガルーン)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Garoonの機能やサイボウズOfficeとの違いをはじめ、使い方や口コミまで幅広く解説しました。
Garoonは、幅広い業務に役立つ多機能なグループウェアです。一方、多機能だと企業によっては「ITに不慣れで使いこなせない」「使わない機能が多く、結果として費用対効果が低くなる」恐れがあるので、導入は慎重に判断しましょう。
とくに、大規模企業で社内の情報共有にITツールを使う場合は、必要な情報をすぐに見つけ出せることが重要です。そこで、「蓄積したナレッジを超高精度検索できるツール」を選ぶと、膨大な量のナレッジからでも目的の情報をすぐに見つけることができ便利です。
したがって、大規模企業での情報共有ツールには社内に散在するナレッジを一元化し、蓄積したナレッジを超高精度検索できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、業務に関する情報をストレスなく管理しましょう。
