近年、紙媒体での管理方法を見直し、ITツールを用いて情報管理を効率化する企業が増えています。なかでも、さまざまな機能が備わっているグループウェアは、業務の効率化やコミュニケーションを促すツールとして注目されているのです。
たとえば、「Garoon（ガルーン）」はサイボウズ社の提供するグループウェアのひとつで、ビジネスに役立つ機能が複合しています。しかし、「Garoonが自社に適しているかわからず、導入に踏み切れない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Garoonの特徴や機能・ユーザーの声からサイボウズOfficeとの違いまでを網羅的に紹介します。
- Garoonの特徴や機能をもとに自社でも運用できるか検討したい
- Garoonの評判や口コミからユーザーのリアルな意見を知りたい
- 社内のコミュニケーションを円滑にするツールを探している
という方が本記事を参考にすると、Garoonの導入可否をさまざまな視点から検討可能なうえ、自社に適したツールか判断できます。
目次
Garoon(ガルーン)とは
ここでは、Garoonの概要を紹介します。Garoonがほかのグループウェアと違う点や主要機能を説明するので、導入を悩んでいる方は必見です。
Garoonとほかのグループウェアとの違い
Garoonとは、サイボウズ社の提供するサービスのひとつであり、幅広い業務を効率化するグループウェアです。
Garoonがほかのグループウェアと違う点として、クラウド型とパッケージ型の2種類があることが挙げられます。クラウド型は初期費用を抑えられたり、パッケージ型はサーバー管理を自社でできるメリットがあったりと、自社に合わせて形式を選べるのです。
また、掲示板やメール、メッセージなど「日本企業の情報共有に必要な機能」が集約されているのが特徴です。そのため、場面や用途に応じて、情報を共有する手段を柔軟に変更したいという方に適しています。
GaroonとサイボウズOfficeの違い
GaroonとサイボウズOfficeは、いずれもサイボウズ株式会社のグループウェアですが「想定規模」と「対応言語」に大きな違いがあります。
Garoonでは数万人での利用が可能な一方で、サイボウズOfficeは100人以下の組織向けに設計されています。また、GaroonはサイボウズOfficeよりも細かな権限設定に対応しているため、大規模企業はGaroon、中小企業はサイボウズOfficeが適切だと言えます。
さらに、両ツールは対応言語も異なります。サイボウズOfficeでは日本語のみ対応している一方、Garoonは日・英・簡・繁の4言語を扱えるので、言語や所在地の異なるメンバーとも利用しやすくなっているのです。
Garoonとkintone（キントーン）の違い
Garoonとkintoneは特性や使う場面が大きく異なります。
具体的には、Garoonは情報共有を効率化するグループウェアであるのに対して、kintoneは「案件管理」や「売上管理」などの特定業務をシステム化するプラットフォームになります。
さらに、Garoonは情報共有にフォーカスしているため全社員による運用を想定しています。一方、kintoneは全社に限らず、一部の部署や業務から運用できるように設計されているので、両者の過不足分を補うためにGaroonとkintoneを併用する企業が多いです。
Garoon(ガルーン)の使い方
以下では、Garoonの主な機能と使い方を紹介します。Garoonの実際の機能を確認し、自社のニーズに沿っているかを判断しましょう。
（1）スケジュールを管理機能
Garoonはメンバーのスケジュールを正確に管理することが可能です。
上記画像のように、各メンバーが自身の予定やタスクを登録すると、閲覧者は選択したメンバーのスケジュールを一覧で確かめられます。そのため、業務負荷が集中しているメンバーの可視化や、メンバーの空き時間の抽出に役立ちます。
また、予定ごとにコメントで会話ができるので、メールや他ツールを併用する手間なくやりとりが可能です。スケジュールのアクセス権は「閲覧」「変更」「追加」「削除」の4項目から詳細に決められます。
（2）情報共有機能
グループウェア（社内の情報共有を円滑化し、業務効率化に貢献するツール）であるGaroonには、情報共有に関する以下の3種類の機能が備わっています。
- メッセージ
- 掲示板
- スペース
宛先の人物のみ閲覧できるので、個人間の業務連絡やプライベートな内容のやりとりに適しています。
全社に向けて情報を発信できるため、社内イベントや社長メッセージに使えます。
部署内やチーム内での利用が想定された機能で、ToDoでメンバーのタスク管理にも使えます。
このようにGaroonは、共有内容や相手によって機能を選べる点が特徴です。また、Garoon内からメールも使えるので、社外の情報共有には「メール」を使い、社内共有は上記機能を用いるなどの使い分けも可能です。
（3）アクセス権現の管理機能
Garoonは、情報利用に対する権限を詳細に管理できます。
Garoonのアクセス権限は、ファイル共有時にフォルダ単位で運用権限を設定できます。閲覧・編集権限に加え、通知設定まで細かく設けられるので、情報を守りつつ確認漏れを防げます。
また、誰が・いつ・どのように情報を編集したかの履歴も確かめられ、更新ミスが生じた場合でも過去のファイルを復元可能です。そのため、誤操作などの、意図しない編集が生じてもデータを安全に保てるのです。
（4）ワークフローシステム
Garoonは、業務プロセスに合わせたフォームや申請経路をGUIで設計できます。
承認機能では、承認・確認が必要な申請データを一目で確認できます。受け取った通知は処理が終わるまで表示されるので、対応漏れを防止できます。
また、入力項目や申請経路があらかじめ設定された申請フォームもあるので、目的に合った申請フォームを選択するだけで簡単に申請が可能です。
（5）イントラネット構築
Garoonでは、社内のイントラや連絡網に合わせて「自社専用のポータル」構築できます。
「ドラッグ&ドロップによる設定」と「テンプレート機能」を活用すれば、管理工数や構築費用を抑えて、長く使えるポータルを簡単に作成できます。また、権限移譲やアクセス制限を使えば部署や拠点ごとのポータル管理も担当者に任せられるのです。
さらに、kintoneをはじめとした外部ツールとの連携もできるので、自由に活用の幅を広げられます。たとえば、Garoonの画面にkintoneで作成したグラフや資料を表示可能です。
Garoon(ガルーン)の価格一覧
Garoonにはクラウド版とパッケージ版の2種類の料金体系が用意されています。
＜クラウド版＞
＜パッケージ版＞
以下は、「新規基本ライセンス」の料金です。なお、新規基本ライセンスには、システム管理者向けのサポートや、ユーザー向けの便利な機能を受けられる「サービスライセンス1年分」が含まれています。
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜50ユーザー |
600,000円/50ユーザー |
| 51〜249ユーザー |
11,000円/1ユーザー |
| 250〜499ユーザー |
10,000円/1ユーザー |
| 500〜999ユーザー |
9,000円/1ユーザー |
| 1,000〜2,449ユーザー |
8,000円/1ユーザー |
| 2,500〜4,999ユーザー |
7,500円/1ユーザー |
| 5,000～ |
問い合わせが必要です |
ただし、2年以降もサービスライセンスを受ける場合には、別途「継続サービスライセンス」を購入する必要があります。料金詳細については、HPを確認しましょう。
参考：Garoonの料金プラン
Garoon（ガルーン）を利用するときの注意点とは？
Garoonには便利な機能が豊富に備わっていますが、導入するときは以下の点に注意が必要です。
- 検索機能が使いづらい
- シンプルな機能を求めている場合は不向き
ユーザーからは「メッセージが長くなると過去のものが埋もれていき、検索機能が無いため一つずつ遡らなければならない。 」との口コミが寄せられており、すぐに目的のファイルや情報を取り出しにくい点に注意です。（参考：ITトレンド）
Garoonは掲示板・ワークフロー・施設予約・ポータルといった多機能な機能が備わったツールです。そのため、「費用を抑えたい」「ITが苦手な社員が多く複雑なツールは使えない」ケースには不向きだと言えます。
以上のように、使いやすさを求める場合は、多機能なGaroonの利用が合わない可能性があります。そこで、直感的な操作性と検索機能を備えた「Stock」を使えば、自社の利用目的とも合いやすく、欲しい情報にもヒットしやすいです。
【必見】Garoon よりも簡単！タスク管理もできる情報共有ツール
以下では、社内のスムーズな情報共有を実現する方法を紹介します。
業務効率化を実現するには、社内のコミュニケーションを円滑にする必要があります。とくに、アナログな手法での情報共有は迅速に対応できないため、ツールの導入を検討しましょう。
しかし、Garoonなどの多機能なツールはITに不慣れな社員にとっては使いこなすのが難しく、導入しても運用が浸透しない恐れがあります。そのため、直感的な操作とシンプルな機能性を備えたツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を一元管理でき、ITに不慣れな65歳以上の方でも即日使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を書き込めば、事前に設定した任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」によって、やりとりが混ざったりタスクを見逃したりする事象がなくせるので、Garoonよりもシンプルな情報・タスク管理が実現します。
社内情報をスムーズに蓄積・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Garoon(ガルーン)の評判
ここでは、Garoonを実際に導入したユーザの声や評判を紹介します。第三者の客観的な評価を参考に、導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Garoonの良い口コミ・評判
はじめに、Garoonの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スケジュール管理がしやすい」「社内コミュニケーションを一元化できる」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2025年2月28日以前使用していた予定管理ツールでは、会議室が重複していても登録ができてしまう仕様であり、ダブルブッキングで困った！となることが稀に発生していた。Garoonに切り替えてからは、会議室重複登録ができないためそのようなことはなくなった。
桑村 岳彦、投稿日：2025年1月09日スケジュール管理がしやすい。あくまでも「入力者」のこまめさや正確さが基本となりますが、カレンダーがとても見易いためスケジュールの空き等の把握がしやすいし、入力も簡単！
非公開ユーザー、投稿日：2024年12月24日Garoonは、スケジュール管理や社内コミュニケーションが一元化できる点が非常に便利です。
非公開ユーザー、投稿日：2024年11月29日予定表や掲示板機能が使いやすく、部署間の情報共有がスムーズに行えます。通知機能のおかげで、重要な予定やタスクを見逃すことがなくなり、業務効率が大幅に向上しました。
Garoonの改善点に関する口コミ・評判
次に、Garoonの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「ほしい投稿にたどり着けない」「ほかのツールとの連携に弱い」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2025年3月14日格納されているファイルや、PDFの中身などを全文検索できる機能はあるが、あいまい検索やランク付けなどされていないため、大量に検索結果が出力されて実際にほしいファイルや投稿にたどり着かないことがある。
非公開ユーザー、投稿日：2024年12月24日オンプレ版を使用していますが、カスタマイズのサンプルがクラウド版でしか提供されていないことが残念です。
非公開ユーザー、投稿日：2024年11月29日他の外部ツールとの連携オプションが増えるとさらに利便性が向上すると思います。特に、GoogleカレンダーやSlackとの連携を強化してほしいです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年11月25日カレンダーにファイル添付ができないことは不便。メッセージ・スペース機能にあらかじめファイルを貼って、リンクさせる一手間がある。
Garoon(ガルーン)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Garoonの機能やサイボウズOfficeとの違いをはじめ、使い方や口コミまで幅広く解説しました。
Garoonは、幅広い業務に役立つ多機能なグループウェアです。一方、多機能だと企業によっては「ITに不慣れで使いこなせない」「使わない機能が多く、結果として費用対効果が低くなる」恐れがあるので、導入は慎重に判断しましょう。
とくに、中小企業ではチーム単位で情報共有したい場合、全社向けのGaroonでは利用目的以上の機能と情報量になり扱いづらくなりがちです。そのため、目的に合わせて過不足ない機能を備えたツールの選定がおすすめです。
したがって、導入すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、業務に関する情報をストレスなく管理しましょう。
