近年、紙媒体での管理方法を見直し、ITツールを用いて情報管理を効率化する企業が増えています。なかでも、グループウェアは業務やコミュニケーションを促すツールとして注目されているのです。
たとえば、「Garoon」はサイボウズ社の提供するグループウェアのひとつで、ビジネスに役立つさまざまな機能が複合しています。しかし、自社に適しているかわからずに、導入に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Garoonの特徴や機能・ユーザーの声からサイボウズOfficeとの違いまでを網羅的に紹介します。
- 煩雑な情報管理を効率化したい
- Garoonを利用するメリットや懸念点を踏まえて導入を検討したい
- 必要な情報をすぐに見つけられるように環境を整えたい
という方が本記事を参考にすると、Garoonの導入可否をさまざまな視点から検討可能なうえ、自社に適したツールか判断できます。
目次
Garoon(ガルーン)とは
ここでは、Garoonの概要を紹介します。Garoonがほかのグループウェアと違う点や主要機能を説明するので、導入を悩んでいる方は必見です。
Garoon(ガルーン)とほかのグループウェアとの違い
Garoonとは、サイボウズ社の提供するサービスのひとつであり、幅広い業務を効率化するグループウェアです。
Garoonがほかのグループウェアと違う点として、クラウド型とパッケージ型の2種類があることが挙げられます。クラウド型は初期費用を抑えられたり、パッケージ型はサーバー管理を自社でできるメリットがあったりと、自社に合わせて形式を選べるのです。
また、Garoonは操作画面をカスタマイズできるほか、グループごとにメッセージを送りあえる機能をはじめとした多機能なグループウェアになっています。したがって、さまざまな用途に使える柔軟なグループウェアを探している方に適しています。
Garoon(ガルーン)とサイボウズOfficeの違い
GaroonとサイボウズOfficeは、いずれもサイボウズ株式会社のグループウェアですが「想定規模」と「対応言語」に大きな違いがあります。
Garoonでは数万人での利用が可能な一方で、サイボウズOfficeは100人以下の組織向けに設計されています。また、GaroonはサイボウズOfficeよりも細かな権限設定に対応しているため、大規模企業はGaroon、中小企業はサイボウズOfficeが適切だと言えます。
さらに、両ツールは対応言語も異なります。サイボウズOfficeでは日本語のみ対応している一方、Garoonは日・英・簡・繁の4言語を扱えるので、言語や所在地の異なるメンバーとも利用しやすくなっているのです。
Garoon(ガルーン)の機能
Garoonは主に、下記3つの機能で構成されています。
- 情報共有
- スケジュール
- ワークフロー
「メッセージ」「掲示板」「スペース」といった手法で社内情報を共有します。また、「メール」では一般的なメールの送受信が可能です。
カレンダー形式で社員の予定を管理し、スムーズにスケジュールを調整します。また、「施設予約」機能と併用すれば、会議室や備品もスケジュールとともに登録できます。
社内申請を電子化し、迅速な承認を実現します。承認に使う申請フォームはサンプルが用意されており、ダウンロードすることが可能です。
このようにGaroonは、社内の情報共有を活発にする機能が豊富に搭載されています。
Garoon(ガルーン)の使い方
以下では、Garoonの主な機能と使い方を紹介します。Garoonの実際の機能を確認し、自社のニーズに沿っているかを判断しましょう。
メンバーのスケジュールを管理する
Garoonはメンバーのスケジュールを正確に管理することが可能です。
上記画像のように、各メンバーが自身の予定やタスクを登録すると、閲覧者は選択したメンバーのスケジュールを一覧で確かめられます。そのため、業務の集中しているメンバーの可視化や、メンバーの空き時間の抽出に役立ちます。
また、予定ごとにコメントで会話ができるので、メールや他ツールを併用する手間なくやりとりが可能です。スケジュールのアクセス権は「閲覧」「変更」「追加」「削除」の4項目から詳細に決められます。
情報共有機能で社内コミュニケーションを活発にする
グループウェア（社内の情報共有を円滑化し、業務効率化に貢献するツール）であるGaroonには、情報共有に関する以下の3種類の機能が備わっています。
- メッセージ
- 掲示板
- スペース
宛先の人物のみ閲覧でき、個人間の業務連絡やプライベートな内容のやりとりに適しています。
全社に向けて情報を発信できるため、社内イベントや社長メッセージに使えます。
部署内やチーム内での利用が想定された機能で、ToDoでメンバーのタスク管理も行えます。
このようにGaroonは、共有内容や相手によって機能を選べる点が特徴です。また、Garoon内からメールも使えるので、社外の情報共有には「メール」を使い、社内共有は上記機能を用いるなどの使い分けも可能です。
アクセス権限を詳細に管理し情報を保持する
Garoonは、情報利用に対する権限を詳細に管理できます。
Garoonのアクセス権限はファイル共有時にフォルダ単位で運用権限を設定できます。閲覧・編集権限に加え、通知設定まで細かく設けられるので、情報を守りつつ確認漏れを防げます。
また、誰が・いつ・どのように情報を編集したかの履歴も確かめられ、更新ミスが乗じた場合でも過去のファイルを復元可能です。そのため、誤操作などの、意図しない編集が生じてもデータを安全に保てるのです。
Garoon(ガルーン)の料金プラン一覧
Garoonにはクラウド版とパッケージ版の2種類の料金体系が用意されています。
＜クラウド版＞
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜300ユーザー |
・月額：845円/1ユーザー
・年額：9,935円/1ユーザー |
| 301〜1,000ユーザー |
・月額：800円/1ユーザー
・年額：9,405円/1ユーザー |
| 1,001～ユーザー |
問い合わせが必要です |
＜パッケージ版＞
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜50ユーザー |
600,000円/50ユーザー |
| 51〜249ユーザー |
11,000円/1ユーザー |
| 250〜499ユーザー |
10,000円/1ユーザー |
| 500〜999ユーザー |
9,000円/1ユーザー |
| 1,000〜2,449ユーザー |
8,000円/1ユーザー |
| 2,500〜4,999ユーザー |
7,500円/1ユーザー |
| 5,000～ |
問い合わせが必要です |
Garoonには、メールアドレスや企業名の登録で利用できる30日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずは実際の使用感を確かめ、導入後のミスマッチを防ぎましょう。
参照：Garoonの料金プラン
シンプルな操作性で業務を効率化するITツール
以下では、シンプルな操作性で業務を効率化するITツールを紹介します。
Garoonは、機密性の高い情報共有や幅広い業務を効率化する多くの機能に加え、自社に合わせてカスタマイズ可能な点が特徴です。したがって、ITの知識が豊富なメンバーが多い企業に適していると言えます。
一方で、多機能なツールは操作が複雑になりやすく、非IT企業が導入すると全メンバーが確実に運用できない恐れがあります。さらに、自社のニーズに合わない機能が多いと、料金に対して利用する機能が少なくなり、費用対効果が低下してしまうのです。
そのため、導入したシステムを形骸化させず長期運用するには、誰でも確実に使いこなせるツールを選びましょう。結論、社内の情報共有非IT企業に勤める65歳以上の社員でも、即日で運用できるほどシンプルなツール：「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を蓄積し「フォルダ」で整理すれば、必要な情報を即座に見つけ出せます。さらに、「メッセージ」や「タスク」を紐づければ、チャットツールのように情報やタスクが流れず確実に管理できるのです。
過不足の無い機能で円滑な情報共有を実現するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Garoon(ガルーン)の評判
ここでは、Garoonを実際に導入したユーザの声や評判を紹介します。第三者の客観的な評価を参考に、導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Garoon(ガルーン)の良い口コミ・評判
はじめに、Garoonの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「機能が豊富」「拡張性が高い」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年07月12日社内外メール、スケジュール管理、掲示板など、業務を行う上で必要なツールが揃っています。個人的にはスペースが便利で、案件毎メンバーを選んでディスカッション/ファイル共有できるのが良い点だと感じています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月30日・ポータル機能で、トップページをタブで切り替える事が出来ます。管理者作成のポータルもあれば自分好みで自分専用に作成する事が出来ます。頻繁に確認する必要がある同部署や上長などのスケジュールだけのポータル、よく予約する会議室や備品だけのポータル、スケジュールやメッセージなどよく使う機能をまとめたポータルなど自分専用に出来ますでの、効率がよく重宝しています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月27日他社のグループウェアから乗り換えたが、他システムとの連携など、拡張性は高い。一方で、パッケージソフト特有の融通が利かない面（例：一部の機能はカスタマイズ不可など）もあり、その点に目を瞑れば使い勝手が良い。また全国的に利用ユーザがいて、数多くの好例を参照できる点が良い。
Garoon(ガルーン)の改善点に関する口コミ・評判
次に、Garoonの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スマホ対応が不充分」「決裁機能が欲しい」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年07月12日社内情シスの問題かもしれませんが、①スケジュール登録時の繰り返し設定にもう少し様々なパターンを設けてほしい②スケジュール登録をもう少し直感的にできるようにしてほしい③メール検索時の検索期間を「いつ以前」「何年前まで」など細かな設定ができるようにしてほしいを改善してもらえたらと思います。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月25日とにかくスマホ対応の充実だと思います。Googleカレンダーなど、他のツールとの連携も弱いので（使いこなせていないだけでしたら申し訳ないですが）、 PCがない環境に置かれると途端に使用難易度が上がります。 細かいことを言うと、スペースや稟議で、件数が増えてくると管理が難しくなります。 タグ付けやグルーピングなどの管理方法がもう少し充実されると良いかもしれません。 また通知の管理をしっかり行わないと通知機能が形骸化する点も、マメな正確でない利用者にはやや難があります。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月24日・アウトルックやTeamsのように、在籍・不在が色でわかるようになると、スケジュール確認のためにもっとわかりやすいと思いました。 ・ホーム画面のデザインは使い始めて以来一度も増えたことがないので、定期的に新しいものが増えるとうれしいです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月17日他のカレンダーとのカレンダー連携が広く簡単にできるといいと思います。 現状、出力してそれをGoogleカレンダーに手動でインポートしているのでそこが改善されるといいと思います。 また、アプリの提供はありがたいが確認をする程度であれば特に支障はないのですが、登録となると何か不便がある（施設登録など）
Garoon(ガルーン)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Garoonの機能やサイボウズOfficeとの違いをはじめ、使い方や口コミまで幅広く解説しました。
Garoonは、幅広い業務に役立つ多機能なグループウェアです。一方、多機能だと企業によっては「ITに不慣れで使いこなせない」「使わない機能が多く、結果として費用対効果が低くなる」恐れがあるので、導入は慎重に判断しましょう。
とくに、社内の情報共有にITツールを使う場合は、全メンバーが使いこなせることが大前提です。そこで、「機能に過不足がなく利用が簡単なツール」を選ぶと、操作方法を覚える時間がかからず、スムーズに運用に乗せられます。
したがって、「ノート・メッセージ・タスク」の情報共有に過不足の無い機能が備わったシンプルなツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務に関する情報をストレスなく管理しましょう。
