会議の内容を「議事録」へ適切にまとめれば、メンバーへ正確に情報共有でき、その後の意思決定もスムーズになります。そのため、体裁をフォーマットで統一させ、効率化を図るチームも多いです。
なかには、「議事録の形式に個人差があり、内容が分かりにくい」「見づらい議事録を書く社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい議事録を書くコツやフォーマットを中心にご紹介します。
- 社内で議事録の書き方を統一するためにフォーマットを使いたい
- フォーマットを使って見やすい議事録を書くコツをしりたい
- 議事録の作成を効率化できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、議事録の様式を統一するフォーマットが見つかり、社内への的確な情報共有ができるようになります。
目次
議事録を作成する目的とは
ここでは、議事録を作成する2つの目的をご紹介します。これまで、議事録を正確に書き残せていなかった方は必見です。
目的1｜会議の備忘録を残すため
議事録を作成する一番の目的は、会議の備忘録を残すことです。
仮に、会議内容を口頭で連絡していれば、情報が誤って伝わる恐れがあります。また、「言った・言わない」のトラブルにもなりかねません。
そこで、議事録で会議の備忘録を残せば、不参加の社員にも正確に決定事項を共有でき、あとから振り返りもしやすくなるのです。
目的2｜チームの相互理解を深めるため
次に、議事録にはチームの相互理解を深める目的もあります。
議事録があれば「会議でどのような課題が挙がったか」「どのような変更点があったか」などを詳細に見返せるので、メンバーごとに認識がズレる心配がありません。また、次の会議までのタスクがある場合でも、担当者が明記されていれば円滑にこなせるのです。
このように、議事録を作成すれば認識齟齬のリスクが減るだけでなく、業務もスムーズに進められるようになります。
関連記事： 会議における議事録の書き方とは？サンプルも紹介！
【例文あり】議事録フォーマットの基本項目
一般的に、議事録では以下の項目を記載します。
- 会議名/開始・終了日時/開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 補足事項
- 次回の議題
- 参考資料
上記の項目を踏まえたうえで、以下の例文のように、見やすく議事録を作成しましょう。
23/6/29木 企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
＜概要＞
・会議名；企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開始/終了日時：23/6/29木 13：00～14：00
・開催場所：本社会議室A
＜参加者＞
渡辺、石原、小橋、大道
＜会議の目的＞
・現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。
・前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい
・目標：研修終了後の匿名アンケートにて、研修を「理解できた」が8割以上、今後の施策に「積極的に協力したい」が6割以上
＜決定事項＞
1. Instagramアカウントの開設と運用
・無料で使えて、工数も少ない
・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう
・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある
2. オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある
・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる
＜補足事項＞
・スケジュールは添付のエクセルを参照
＜次回の課題＞
上記の決定事項について、チームを発足し具体的な担当者やタスクを決定する
上記のように、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使うと、内容が構造化されて分かりやすくなるのです。
無料で使える｜Word・Excelのフォーマット3選
ここでは、Word・Excelの議事録フォーマットを3つご紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録がすぐに作成できます。
【Word】ビジネス文書形式の議事録
- 表ではなくビジネス文書形式の議事録です。
- 議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えるのに役立ちます。
【Word】議題ごとに書き込める議事録
- 議題ごとに内容や決定事項をまとめられるため、複数の議題がある場合に便利です。
- 表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多い場合も安心です。
【Excel】記載の自由度が高い議事録
- 広い枠内に記載できるため、情報量や書き方の自由度が高いです。
- 「日時」「出席者」「次回予定」などを忘れずに記載できます。
【必見】見やすい議事録を作成するのに最適なツール
以下では、見やすい議事録を作成するのに最適なツールをご紹介します。
WordやExcelのフォーマットは簡単に議事録を作れる一方、ファイルをメール添付して共有する手間がかかります。また、WordやExcelを利用すると、会議のたびにファイルが増えていき、管理が負担になるのです。
そこで、議事録の作成から共有・管理まで全てを一元化できる「ITツール」が求められます。ITツールを活用すれば、メールを介さずに議事録を共有できるうえ、議事録ファイルを探す手間も省けます。
ただし、多機能なITツールでは社員が使えない恐れもあるため、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、すぐに利用できるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの議事録をストックできる「ノート」に、登録したフォーマットを簡単に呼び出せるうえ、メンバーへの共有もリアルタイムでできます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づいており、関連情報をやりとりしても話題が入り乱れません。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録をとるのが追いつかない？素早く作成するためのポイント
ここからは、議事録を素早く作成するためのポイントを紹介します。以下の2つを意識すれば、作成スピードの向上が期待できます。
- 装飾・記号を活用する
- 箇条書きで記載する
- 重要な数字・単語を優先する
文字だけではなく、重要な部分を装飾で目立たせたり、記号を使って階層構造を表したりすれば、整理しやすくなります。そのうえ、後から見返したときに会議の内容が理解しやすくなるのです。
進むスピードの早い会議では、一言一句書き出していては話についていけません。そのため、箇条書きで簡潔に書き出すことを意識しましょう。
記載する内容が多すぎる場合、重要な数字・単語を優先的に書き込みましょう。特に売上や予算といった数字は重要であるため、ミスなく確実に記録を残すことが求められます。
素早く議事録を作成できるようになれば、記載事項の抜け漏れが減るうえ、会議内容を迅速に社内で共有できます。
即実践！見やすい議事録を作成する5つのコツ
以下では、見やすい議事録を作成する5つのコツを解説します。議事録が見やすければ、読み手にストレスを与えず、内容も振り返りやすくなるので必見です。
コツ1｜事前準備を徹底する
はじめに、議事録を作成するときは、事前準備を徹底することが重要です。
具体的には、会議名や日時、場所といった”すでに決まっていること”を入力しておくと、当日に慌てて形式を整える必要がありません。また、開催目的や議題を事前に把握すれば、会議中にメモすべき内容へ集中できます。
このように、あらかじめ議事録のフォーマットを用意しておくことで、会話内容の記録漏れを防げるのです。
コツ2｜要点を中心にメモをとる
次に、会議中は要点を中心にメモをとりましょう。
発言内容を一言一句書き残すことは難しく、細かく記録するとかえって重要な内容を聞き逃す恐れがあります。そのため、会議中は「決定事項につながる要点」を中心にメモをとるべきなのです。
さらに、文章だけでは分かりにくい場合は、記号や図を活用すれば視認性を大幅に上げられます。
コツ3｜情報を過不足なく記載する
次に、議事録の情報は過不足なく記載することもコツです。
議事録の情報が不足していれば、認識齟齬のリスクが高まるのはもちろん、冗長な表現が多ければ内容が一目で伝わりません。その結果、読み手がストレスを感じて、議事録が読まれなくなってしまうのです。
したがって、「会議でどのような決定事項があったか」がすぐに分かるように、議事録は過不足なく記載すべきです。
コツ4｜5W1Hを意識する
次に、議事録では「5W1H」の意識も大切です。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
特に決定事項には、「○○さんが、○月○日までにPowerPointで資料を完成させる」「△△チームが、△月△日までに部長に答申する」など「だれが、いつまでに、どうやって、なにをするのか」を具体的に書きましょう。
上記の要素に抜け漏れがなければ、余計なコミュニケーションコストがかからず、認識のズレも防げます。
コツ5｜ITツールを活用する
最後に、ITツールの活用も不可欠です。
フォーマットを利用しても、紙の議事録では修正が重なると見づらくなり、共有にも時間がかかってしまいます。一方、議事録の作成から共有が一か所でできる「ITツール」であれば、修正をしても視認性を保てるうえに、フォーマットも瞬時に呼び出せるのです。
ただし、安易に多機能なITツールを選ぶと、デジタルに詳しくない社員は正しく使いこなせません。したがって、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」のようなツールを利用しましょう。
見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ
これまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心にご紹介しました。
事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の形式を統一できるうえに、「認識齟齬」や「決定事項への対応漏れ」の心配もありません。また、5W1Hを意識したり、情報を過不足なく記載したりすると、誰でも見やすい議事録を作れます。
ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、議事録の作成から管理までの負担を解消する”情報共有ツール”が必須なのです。
なかでも、必要な機能が過不足なく備わった情報共有ツール「Stock」であれば、シンプルなので非IT企業の65歳の方でもストレスなく利用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、見やすい議事録を迅速に作成・共有しましょう。
