議事録を作成すると、会議の内容を社内外のメンバーへ共有できるうえ、備忘録として後から振り返るときにも役立ちます。そのため、ビジネスにおいて、議事録の作成を求められるシーンは多いです。
一方で、「議事録の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の書き方のコツやWord/Excelフォーマットを紹介します。
- 見やすい議事録の書き方のコツを確認したい
- フォーマットを活用して、議事録を簡単に作成したい
- 議事録の作成だけでなく、管理・共有も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい議事録のフォーマットが見つかるだけでなく、作成後の共有・管理を効率化する方法も分かります。
目次
議事録を作成する目的とは
議事録を作成する主な目的として、以下の3点が挙げられます。
- 会議の内容を共有するため
- 認識を統一するため
- 備忘録として残すため
議事録を作成すると、会議に参加していないメンバーへ「議論の内容」や「決定事項」を共有できます。議事録には会議の概要が簡潔にまとめられているので、口頭よりも正確に会議の内容を伝えられるのです。
議事録があれば、「会議でどのような課題が挙がったか」「次回までのタスクは何か」が明確になり、参加者間の認識を統一できます。また、口頭の情報共有で起きがちな、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながるのです。
議事録を作成すれば、備忘録として後から振り返りやすくなります。また、議事録に記載された社員の知識やノウハウは、今後の業務に活用できる情報資産となるので、適切に管理する必要があるのです。
このように、議事録を作成すると、口頭よりも正確に会議の内容を共有できるうえ、社内のノウハウやナレッジとなり、今後の業務にも役立ちます。したがって、会議や打ち合わせを実施するときは、議事録を忘れずに作成しましょう。
議事録のメモが追いつかない!素早く書くための事前準備
以下の事前準備をしておくと、議事録を素早く作成できるようになります。
- 文字起こしアプリをインストールする
- 議事録のフォーマットを用意する
文字起こしアプリを使うと、議論の内容が自動でテキスト化されて、議事録をスムーズに作成できます。また、「議論が早すぎてメモが取れない」といった場合でも、文字起こしの内容が残るので、後から簡単に見返すことが可能です。
フォーマットを用意しておけば、体裁を整える手間がなくなり、スムーズにメモを取れます。さらに、書くべき内容が明確になるため、必要情報の抜け漏れも防止できるのです。
以上の事前準備をしておくことで、初心者の方でも円滑に議事録を作れます。とくに、社内で共通のフォーマットを用意しておけば、議事録の体裁を統一でき、作成者ごとに記載内容がばらつくこともありません。
議事録に記載するべき項目
以下の項目を入れると、必要な情報がそろった議事録を作成することができます。
項目 | 概要 |
---|---|
会議の基本情報 | 日時、開催場所、参加者、欠席者、議長、書記 |
議題 | 会議で話す項目、アジェンダ |
議論の内容 | 会議内容の要約、決定に至るまでの経緯、賛成意見や反対意見 |
決定事項 | 会議で決まったこと |
アクションプラン | 誰が何をいつまでに実行するのか |
次回の会議 | 次会議の日時、議題 |
その他 | 添付資料、参考資料、注意事項 |
以上の項目は、議事録に必須の項目です。そのため、会議の内容に応じて、必要な情報は適宜追加するようにしましょう。
無料|見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選
ここでは、Word・Excelの議事録フォーマットを7つ紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録をすぐに作成できます。
【Word】シンプルな議事録フォーマット

- ビジネス文書形式のシンプルな議事録です。
- 議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えられます。
【Word】表形式の議事録フォーマット

- 議題ごとに内容や決定事項をまとめられるため、複数の議題がある場合に便利です。
- 表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多い場合も利用できます。
【Word】社外向け議事録に使えるフォーマット

- 会議の概要を大まかに記載でき、社外向けの議事録としても使えます。
- 自由にカスタマイズ可能なので、用途に合わせて適宜項目を追加できます。
【Word】打ち合わせメモに便利な議事録フォーマット

- 本フォーマットを印刷しておくと、打ち合わせ時に手書きでメモを取れます。
- 打ち合わせ内容を記録する表の「行の高さ」「罫線の種類」などは、自由にカスタマイズ可能です。
【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録

- タイトルを書き換えれば、定時・臨時いずれの株主総会にも使えます。
- 「出席者」「議長」「議事録作成者」といった『会社法施行規則 第72条』で法定されている株主総会議事録の記載事項を、抜け漏れなく記入できます。
【Excel】自由に書き込める議事録フォーマット

- 広い枠内に記載できるため、情報量や書き方の自由度が高いです。
- 「日時」「議題」などの基本項目に加え、「次回予定」も漏れなく記載できます。
【Excel】議事と宿題を記入できる議事録フォーマット

- 宿題の欄があるので「誰が何をいつまでにやるのか」を明確に記載できます。
- 会議で配布した参考資料を添付して、分かりやすい議事録を作成できます。
関連記事: 会議における議事録の書き方とは?サンプルも紹介!
議事録作成にはWord・Excelのどっちを使うべき?
議事録作成にWord・Excelのいずれを使うべきかは、場面によって異なります。
Wordは、白紙のシートに自由に文字を入力できるので、文章中心で詳細に記載する議事録を作成したいときに便利です。一方、Excelには枠線が設けられているので、大まかな内容を簡潔にまとめたいときに適しています。
したがって、用途に合わせてWordとExcelを使い分けましょう。ただし、WordとExcelは、いずれも「共有にはメールやチャットで都度送信する手間がかかる」「ファイルが増えると管理が煩雑になる」といったデメリットがあるので注意が必要です。
とくに、議事録は企業の”機密情報”や社員の”ノウハウ”が記載されるので、WordやExcelではなく、「作成後も適切に共有・管理できるツール」を選ぶべきなのです。
最も簡単に議事録を作成・管理できるツール
以下では、Word/Excelよりも簡単に議事録を作成・管理できるツールを紹介します。
見やすい議事録を手軽に作成したい人は「テンプレート機能を備えたツール」を導入しましょう。テンプレート機能を使えば、予め設定した議事録のフォーマットをWordやExcelよりも素早く呼び出せて、体裁の整った議事録を作成できます。
しかし、議事録にはその後のTodoも記載するので、会議後にも見返す点も考慮しなくてはいけません。そこで、あとから振り返るときにも必要な情報にすぐにアクセスできるように、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが大切です。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは、テンプレート機能を備えているうえ、超高精度の検索が可能なノート型情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、予め作成したフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、ヒット率100%の「超高精度検索」によって欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、議事録の作成・管理がひとつのツールで完結するのです。
フォーマットで素早く議事録を作成できるツール「ナレカン」

「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
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- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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即実践!議事録の書き方のコツとは
以下では、見やすい議事録を作成するコツを3つ紹介します。読み手に正確に情報を伝えるためにも、以下の項目を意識しましょう。
コツ1|5W2Hを意識する
1つ目のコツは、「5W2H」を意識することです。5W2Hとは、以下の7項目を指します。
- When(いつ)
- Where(どこで)
- Who(誰が)
- What(何を)
- Why(なぜ)
- How(どのように)
- How much(どのくらい)
上記を意識することで、必要な情報を正確に読み手に伝えられます。また、議事録に記載すべき内容が明確になるので、作成者側もスムーズに議事録を書けるようになるのです。
コツ2|簡潔に分かりやすくまとめる
2つ目のコツは、簡潔に分かりやすくまとめることです。
発言内容を一言一句書き残すことは難しいほか、冗長な文章は読み手にとってストレスとなります。したがって、会議中は「決定事項につながる要点」「今後必要となるタスク」を中心にメモをとり、簡潔に議事録にまとめましょう。
さらに、文章だけでは表現が難しい場合は、記号や図を活用することで視覚的に分かりやすい議事録になります。
コツ3|社内で共通のフォーマットを使う
3つ目のコツは、社内で共有のフォーマットを使うことです。
議事録の作成者によって項目が違ったり、情報量にばらつきがあったりすると、読み手の混乱を招く恐れがあります。そこで、社内で共通のフォーマットを用意しておけば、議事録の書式を統一でき、後から振り返るときも見やすいです。
たとえば、テンプレートを自作できる「ナレカン」を使えば、自社に合ったテンプレートを作成して、数クリックで呼び起こせます。
見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ
ここまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心に紹介しました。
事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の書式を統一できるうえ、「認識のズレ」や「情報の抜け漏れ」を防げます。また、見やすい議事録にするためには、5W2Hを意識したり、箇条書きで簡潔にまとめたりすることも重要です。
ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると、「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、”議事録の作成から管理までの負担を解消するツール”が必須なのです。
結論、議事録の作成に最適なのは、議事録の作成・共有・管理を一元化するノート型ツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、記事ごとにやりとり可能な「コメント」があるので、会議についてのやりとりも一か所で完結します。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、議事録の悩みを解消しましょう。