会議の内容を「議事録」へ適切にまとめれば、メンバーへ正確に情報を共有でき、その後の意思決定もスムーズになります。そのため、体裁をフォーマットで統一させ、効率化を図るチームも多いです。
 
しかし、フォーマットを活用して議事録を作成したいが、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見やすい議事録のフォーマット・書き方のコツを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したフォーマットが見つかるだけでなく、議事録の作成から管理までのコツを知ることができ、社内へ的確な情報共有ができるようになります。


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議事録を作成する目的とは

ここでは、議事録を作成する2つの目的をご紹介します。これまで、議事録を正確に書き残せていなかった方は必見です。

目的1|会議の備忘録を残すため

議事録を作成する一番の目的は、会議の備忘録を残すことです。
 
仮に、会議内容を口頭で連絡していれば、情報が誤って伝わる恐れがあります。また、「言った・言わない」のトラブルにもなりかねません。
 
そこで、議事録で会議の備忘録を残せば、不参加の社員にも正確に決定事項を共有でき、あとから振り返りもしやすくなるのです。

目的2|チームの相互理解を深めるため

次に、議事録にはチームの相互理解を深める目的もあります。
 
議事録があれば「会議でどのような課題が挙がったか」「どのような変更点があったか」などを詳細に見返せるので、メンバーごとに認識がズレる心配がありません。また、次の会議までのタスクがある場合でも、担当者が明記されていれば円滑にこなせるのです。
 
このように、議事録を作成すれば認識齟齬のリスクが減るだけでなく、業務もスムーズに進められるようになります。
 
関連記事: 会議における議事録の書き方とは?サンプルも紹介!


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議事録フォーマットの重要性

議事録を作成するときは、社内で統一されたフォーマットを用意することが重要です。
 
議事録を毎回一から作成していては、その都度多くの手間や時間がかかってしまいます。また、作成者によって形式が属人化して、人によって記載項目や内容に差が出てしまうのです。
 
そのような事態を防ぐためにも、社内で統一の議事録フォーマットを用意しておきましょう。自社に適した項目が記載されたフォーマットを事前に用意しておけば、作成の手間や属人化による見辛さが解消し、議事録作成を効率的に進められます。


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【例文あり】議事録フォーマットの基本項目

一般的に、議事録では以下の項目を記載します。
 
  • 会議名/開始・終了日時/開催場所
  • 参加者
  • 会議の目的
  • 決定事項
  • 補足事項
  • 次回の議題
  • 参考資料
上記の項目を踏まえたうえで、以下の例文のように、見やすく議事録を作成しましょう。
 
 
23/6/29木 企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
 
<概要>
・会議名;企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開始/終了日時:23/6/29木 13:00~14:00
・開催場所:本社会議室A
 
<参加者>
渡辺、石原、小橋、大道
 
<会議の目的>
・現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。
・前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい
 
・目標:研修終了後の匿名アンケートにて、研修を「理解できた」が8割以上、今後の施策に「積極的に協力したい」が6割以上
 
<決定事項>
1. Instagramアカウントの開設と運用
・無料で使えて、工数も少ない
・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう
・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある
 
2. オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある
・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる
 
<補足事項>
・スケジュールは添付のエクセルを参照
 
<次回の課題>
上記の決定事項について、チームを発足し具体的な担当者やタスクを決定する
 
 
上記のように、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使うと、内容が構造化されて分かりやすくなるのです。
 
関連記事: 【例文あり】議事録とは?分かりやすい書き方見本や目的も解説!
 
関連記事: 【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは?


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無料|見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート6選

ここでは、Word・Excelの議事録フォーマットを6つご紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録をすぐに作成できます。

【Word】ビジネス文書形式の議事録

ビジネス文書形式の議事録の画像
 
  • 表ではなくビジネス文書形式の議事録です。
  • 議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えるのに役立ちます。

【Word】議題ごとに書き込める議事録

議題ごとに書き込める議事録の画像
 
  • 議題ごとに内容や決定事項をまとめられるため、複数の議題がある場合に便利です。
  • 表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多い場合も安心です。

【Word】社内外で使える打ち合わせ議事録

社内外で使える打ち合わせ議事録の画像
 
  • 本フォーマットを印刷しておくと、打ち合わせ時に手書きでメモを取れます。
  • 打ち合わせ内容を記録する表の「行の高さ」「罫線の種類」などは、自由にカスタマイズできます。

【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録

定時・臨時で使える株主総会議事録の画像
 
  • タイトルを書き換えれば、定時・臨時のいずれの株主総会にも使えます。
  • 「出席者」「議長」「議事録作成者」といった『会社法施行規則 第72条』で法定されている株主総会議事録の記載事項を、抜け漏れなく記入できます。
  •  

【Excel】記載の自由度が高い議事録

記載の自由度が高い議事録の画像
 
  • 広い枠内に記載できるため、情報量や書き方の自由度が高いです。
  • 「日時」「出席者」「次回予定」などを忘れずに記載できます。

【Excel】議事と宿題を記入できる議事録

議事と宿題を記入できる議事録の画像
 
  • 宿題の欄があるので「誰が何をいつまでにやるのか」を明確に記載できます。
  • 会議で配布した参考資料を添付して、分かりやすい議事録を作成できます。
 
関連記事: 無料あり|iPhone/Windows対応の議事録作成アプリ8選


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Word/Excelよりも簡単に議事録を作成・管理・共有できるツール

以下では、Word/Excelよりも簡単に議事録を作成・管理・共有できるツールをご紹介します。
 
WordやExcelのフォーマットを利用すると、簡単に議事録の体裁を整えられます。一方、「ファイルをメール添付して共有する手間がかかる」「会議のたびにファイルが増えて管理が負担になる」というデメリットもあるので注意が必要です。
 
そこで、「ノート形式で情報を残せるITツール」を使って、議事録の作成から共有・管理まで全てを一元化しましょう。ITツールを活用すれば、メールを介さずに議事録を共有できるうえ、Excelのように都度ファイルを開いて中身を確認する手間もなくなります。
 
ただし、多機能なITツールでは社員が使えない恐れもあるため、”機能に過不足がなく操作が簡単なツール”を導入する点が重要です。結論、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば、誰でも導入したその日から議事録を作成できる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事(ノート)」には、テキストを書き込むだけで簡単に議事録を作成しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、作成した議事録を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び出して使い回せる点が特徴です。

フォーマットを活用して議事録を作成できるツール「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

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議事録をとるのが追いつかない?素早く作成するためのポイント

ここからは、議事録を素早く作成するためのポイントを紹介します。以下の2つを意識すれば、作成スピードの向上が期待できます。
 
  • 装飾・記号を活用する
  • 文字だけではなく、重要な部分を装飾で目立たせたり、記号を使って階層構造を表したりしましょう。情報を整理できるうえ、後から見返したときに会議の内容を理解しやすくなります。
     
  • 箇条書きで記載する
  • 進むスピードの早い会議では、一言一句書き出していては話についていけません。そのため、箇条書きで簡潔に書き出すことを意識しましょう。
     
  • 重要な数字・単語を優先する
  • 記載する内容が多すぎる場合、重要な数字・単語を優先的に書き込みましょう。特に売上や予算といった数字は重要なので、ミスなく確実に記録を残すことが求められます。
素早く議事録を作成できるようになれば、記載事項の抜け漏れが減るうえ、会議内容を迅速に社内で共有できます。


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即実践!議事録の書き方のコツとは

以下では、見やすい議事録を作成する5つのコツを解説します。議事録が見やすければ、読み手にストレスを与えず、内容も振り返りやすくなるので必見です。

コツ1|事前準備を徹底する

はじめに、議事録を作成するときは、事前準備を徹底することが重要です。
 
具体的には、会議名や日時、場所といった”すでに決まっていること”を入力しておくと、当日に慌てて形式を整える必要がありません。また、開催目的や議題を事前に把握すれば、会議中にメモすべき内容へ集中できます。
 
このように、あらかじめ議事録のフォーマットを用意しておくことで、会話内容の記録漏れを防げるのです。

コツ2|要点を中心にメモをとる

次に、会議中は要点を中心にメモをとりましょう。
 
発言内容を一言一句書き残すことは難しく、細かく記録するとかえって重要な内容を聞き逃す恐れがあります。そのため、会議中は「決定事項につながる要点」を中心にメモをとるべきなのです。
 
さらに、文章だけでは分かりにくい場合は、記号や図を活用すれば視認性を大幅に上げられます。

コツ3|情報を過不足なく記載する

次に、議事録の情報は過不足なく記載することもコツです。
 
議事録の情報が不足していれば、認識齟齬のリスクが高まる一方で、冗長な表現が多ければ内容が一目で伝わりません。その結果、読み手がストレスを感じて、議事録が読まれなくなってしまうのです。
 
したがって、「会議でどのような決定事項があったか」がすぐに分かるように、議事録は過不足なく記載すべきです。
 
関連記事: 「すごい」と言われる議事録の取り方は?フォーマットや作成例も紹介!

コツ4|5W1Hを意識する

次に、議事録では「5W1H」の意識も大切です。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
 
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
特に決定事項には、「○○さんが、○月○日までにPowerPointで資料を完成させる」「△△チームが、△月△日までに部長に答申する」など「だれが、いつまでに、どうやって、なにをするのか」を具体的に書きましょう。
 
上記の要素に抜け漏れがなければ、余計なコミュニケーションコストがかからず、認識のズレも防げます。

コツ5|ITツールで管理する

最後に、議事録の管理はITツールで行うことをおすすめします。
 
せっかく見やすい議事録を作成しても、中身を確認するのに手間がかかる管理方法では意味がありません。例えばExcelやWordのようなファイル形式だと、中身を確認するために目的のファイルを探し出し、いちいち開いて確認する必要があります。
 
そのため、ノート形式で議事録を作成し、管理まで一元化できるITツールの導入がおすすめです。例えば、「多階層のフォルダ管理」や「高性能な検索機能」の備わった「ナレカン」なら、会議数の多い大企業の議事録管理にも貢献します。


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見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ

これまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心にご紹介しました。
 
事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の形式を統一できるうえに、「認識齟齬」や「決定事項への対応漏れ」の心配もありません。また、5W1Hを意識したり、情報を過不足なく記載したりすると、誰でも見やすい議事録を作れます。
 
ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると、「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、”議事録の作成から管理までの負担を解消するツール”が必須なのです。
 
なかでも、必要な機能が過不足なく備わったシンプルな使い勝手のツール『ナレカン』であれば、誰でも導入したその日から使いこなせます。ナレカンでは、議事録に紐づけて「コメント」ができるので、会議についてやりとりしても話題が入り乱れません。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、見やすい議事録を迅速に作成・共有しましょう。


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関連記事: 【無料あり】AIを活用できるおすすめの議事録自動作成ツール5選!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。