議事録は、会議内容を正確に共有・蓄積し、意思決定を組織に残すために欠かせない重要な業務です。しかし、その作成方法やフォーマットが曖昧なまま運用されているケースも少なくありません。
「毎回ゼロから議事録を作成しており何を書けばよいか分からない」「フォーマットが統一されておらず抜け漏れが発生してしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、用途や組織に適した議事録フォーマットの選び方と、抜け漏れなく作成するためのポイントを中心にご紹介します。
- 議事録作成を任されたが、何を書けばよいか分からず悩んでいる若手社員
- 議事録のフォーマットが統一されず、課題を感じているチームリーダー
- 会議内容を正確に共有・蓄積したいが、活用されない議事録に悩むIT推進担当
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、用途に応じた最適な議事録フォーマットを選び、抜け漏れのない議事録を作成できるようになります。
目次
議事録フォーマットを統一すべき理由
議事録フォーマットを統一すべき理由は、組織の情報共有・意思決定に悪影響があるからです。
記載項目や粒度が担当者によって異なると、情報の抜け漏れや読みづらさが生じます。その結果、会議内容が正確に伝わらず、意思決定の質に悪影響を及ぼします。
たとえば、ある議事録では決定事項が明記されている一方で、別の議事録では議論内容しか記載されていない場合、後から確認した人が判断に必要な情報を得られません。さらに、毎回フォーマットが異なると、読み手が構造を理解するだけで時間がかかります。
そのため、議事録フォーマットを統一し、必要な情報を一定の形式で記録できる状態を整えることが重要です。
【選定基準表有】議事録フォーマットの選び方
以下では、議事録フォーマットの選び方を解説します。
会議の目的別（共有・意思決定・記録）
1つ目は、会議の目的に応じて選ぶ方法です。会議の目的によって必要な情報が異なるため、同じフォーマットを使い続けると情報の過不足が発生するためです。
| 目的 | 概要 | 記載すべき主な項目 | 適したシーン |
|---|---|---|---|
| 共有用 | 会議内容の要点を関係者に簡潔に伝える | 議題／要点／決定事項／TODO | 社内定例・情報共有会議 |
| 意思決定用 | 決定事項や結論、判断根拠を明確に残す | 決定事項／結論／判断理由／担当者／期限 | 経営会議・重要な意思決定を伴う会議 |
| 記録用 | 議論の経緯や背景まで詳細に残す | 議論内容／発言要旨／背景／検討プロセス | 検討会・振り返り・トラブル対応記録 |
議事録フォーマットを選定するときは、「共有用・意思決定用・記録用」のどれが該当するか確認しましょう。
利用シーン別（社内 / プロジェクト / 株主総会）
2つ目の手段は、利用シーンに応じて選ぶ方法です。議事録は、利用シーンに応じて構成を調整しなければ、必要な情報を確実に記載することが難しくなるためです。
| 利用シーン | 目的 | 記載すべき主な項目 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 社内会議 | 迅速な意思決定と情報共有 | 要点／決定事項／TODO | 簡潔さとスピードを重視する |
| プロジェクト管理 | タスク管理や進捗確認を兼ねる | 決定事項／担当者／期限／進捗状況 | 実行に必要な情報を明確にする |
| 株主総会 | 会議内容を株主に説明する資料として活用 | 議論内容／承認事項／決定事項 | 丁寧な表現と認識齟齬の防止を重視する |
議事録フォーマットを選定するときは、利用シーンが「社内会議・プロジェクト管理・株主総会」のどれが該当するか確認しましょう。
粒度別（要約 / 詳細）
3つ目の手段は、粒度に応じて選ぶ方法です。粒度が適切でない場合、「情報が不足して理解できない」・「冗長で読みづらい」という問題が発生するためです。
| 粒度 | 概要 | 記載すべき主な項目 | 適したシーン |
|---|---|---|---|
| 要約重視 | 重要なポイントのみを簡潔に整理 | 決定事項／TODO／要点 | 共有会議・短時間での情報把握が必要な場面 |
| 詳細重視 | 議論の背景や理由まで含めて記録 | 議論内容／背景／判断理由／補足情報 | 意思決定の検証・顧客共有・トラブル対応 |
議事録フォーマットを選定するときは、「要約重視・詳細重視」のどちらが該当するか確認しましょう。
【無料】用途別の議事録フォーマット例
社内｜シンプルな議事録フォーマット
こちらは、ビズ研が提供する議事録フォーマットです。議題ごとに「担当者」「件名」「内容」「決定事項」が用意されています。
プロジェクト管理｜意思決定に寄与できる議事録フォーマット
こちらは、Smartsheetが提供する議事録フォーマットです。決定事項・担当者・期限・進捗管理まで、1つのフォーマットで管理できます。
株主向け｜議案・承認・決定事項を記録する議事録フォーマット
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、株主総会の議事録フォーマットです。株主総会向けに特化したテンプレートであり、議案の例文が記載されているので、初心者の方でも「何をどのように書けばいいのか」が分かります。
読みやすい議事録の書き方のコツ
読みやすい議事録を作成するには、情報を整理し、誰が読んでもすぐに理解できる構造でまとめることが重要です。とくに、議事録は会議に参加していない人も確認するため、曖昧な表現や情報の抜け漏れがあると、正しく内容が伝わりません。
読みやすい議事録の書き方のコツは、以下の3つに集約されます。
- 決定事項と議論を分ける
- 5W1Hを意識する
- 結論から書く
決定事項と議論が混在していると、読み手が「何が決まったのか」を正確に把握できず、認識のズレや対応漏れが発生するためです。
「誰が・いつまでに・何をするのか」といった情報が欠けると、行動に移せない議事録になり、実務に活かせなくなるためです。
重要な結論が後ろにあると、読み手が最後まで読まなければ要点を理解できず、確認や判断に余計な時間がかかるためです。
また、テンプレート上で「決定事項」「TODO」を固定項目として用意しておくと、誰が作成しても抜け漏れを防げます。議事録を作成するときには、以上の3つのコツを意識し、誰でもすぐに内容を理解できる議事録を作成しましょう。
議事録作成をツールで効率化する方法
以下では、議事録作成をツールで効率化する方法について解説します。情報の蓄積や共有のスピードに限界を感じる方は必見です。
ChatGPTで議事録を作る方法と注意点
ChatGPTは、議事録作成の効率化に有効なツールです。
要約や文章整理を自動化できるため、作業時間を大幅に削減できます。ただし、入力情報の質に依存するため、ChatGPTが出力した内容の正確性には注意が必要です。
たとえば、会議メモや文字起こしデータを入力して要約させれば、短時間で議事録を作成できます。また、「決定事項・TODO・議論内容」など必ず記載したい項目をプロンプトとして事前に指定することで、抜け漏れない構成で出力させることができます。
そのため、ChatGPTを活用しつつ、重要な決定事項や表現の正確性は人間が確認しましょう。
音声認識・自動文字起こしツール
音声認識・自動文字起こしツールを活用すれば、議事録の記録精度と作成スピードに貢献できます。
手動でメモを取る場合、発言を聞きながら要点を整理する必要があるため、聞き漏れや書き漏れが発生しやすくなります。一方で、自動文字起こしを使えば会話内容をそのまま記録できるため、情報の抜け漏れを防ぐことが可能です。
たとえば、会議を録音してリアルタイムで文字起こしすれば、発言内容を後から正確に確認できます。さらに、そのテキストデータをもとに要約ツールやChatGPTを活用することで、短時間で整理された議事録を作成できます。
したがって、記録の正確性とスピードを両立させるために、音声認識・自動文字起こしツールを積極的に活用しましょう。
【おすすめ】テンプレ×ツールで仕組み化する
テンプレートと情報共有ツールを組み合わせることで、議事録作成と管理を仕組み化できます。
毎回ゼロから議事録を作成する場合、作業負担が大きくなるだけでなく、記載内容や粒度にばらつきが生じます。一方で、テンプレートを活用しつつツール上で管理することで、誰でも同じ形式で作成できます。
たとえば、必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」のような情報共有ツールでは、あらかじめ議事録テンプレートを登録しておき、ワンクリックで呼び出して入力するだけで議事録を作成できます。作成した議事録はノートとして蓄積され、フォルダで整理・検索できるため、過去の会議内容もすぐに参照可能です。
そのため、テンプレートとツールを組み合わせて運用することで、「作成・共有・蓄積・活用」まで一貫できる仕組みを構築しましょう。
フォーマット活用だけでは議事録はうまく管理できない理由
議事録はフォーマットを整えるだけでは、以下の課題が発生します。
- 情報が埋もれて検索しづらくなる
議事録がフォルダ内に蓄積されると、必要な情報を探すのに時間がかかり、過去の決定事項をすぐに確認できなくなります。 - 作成しても業務に活用されない
ファイルとして保存するだけでは共有やタスク管理と連携されず、意思決定や実務に活かされない状態になります。 - 最新版や更新履歴が分からなくなる
ファイルが複製されることでどれが最新か判断できず、誤った情報を参照するリスクが生じます。
そのため、議事録はフォーマットだけでなく、検索・共有・更新まで一元的に管理できる仕組みを整えることが重要です。
【必見】議事録を社内で適切に管理する方法
以下では、社内で議事録を効率よく管理・共有するのに適したツールをご紹介します。
多くの企業では、議事録は作成されるものの、ファイル管理やフォルダ保存だけでは情報が埋もれ、必要なときにすぐ参照できないことがあります。そのまま放置すると、意思決定や情報共有のスピードが遅くなり、メンバー間で認識のズレが生まれてしまいます。
ExcelやWordでの管理、メールや共有フォルダでの運用だけでは、最新版の把握や更新履歴の追跡が困難で、結局「作っただけの議事録」になりがちです。運用ルールや個人の努力だけで、常に最新かつ活用される議事録を維持するのは限界があります。
情報の埋もれや更新漏れを防ぎながら誰でも簡単に必要な議事録を確認・編集するには、議事録を業務フローの中で自然に蓄積・共有できるツールを導入するのが有効です。
こうした条件に最も当てはまるのが、テンプレートを活用して議事録を効率的に管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、社内会議・プロジェクト管理・顧客共有など用途ごとに最適化された議事録フォーマットを使えます。フォルダで整理しながら更新できるため、過去の決定事項を検索ですぐに確認することで、同じ議論の繰り返しを防ぎ、会議時間の短縮につながります。
テンプレートを活用して議事録を適切に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録フォーマットのまとめ
これまで、議事録フォーマットを統一すべき理由や議事録フォーマットの選び方、読みやすい議事録の書き方、ツールを使った効率化方法を中心にご紹介しました。
議事録は会議内容の正確な共有・蓄積と意思決定の質を高めるために欠かせません。そのためには、会議の目的や利用シーン、情報の粒度に応じて適切なフォーマットを選ぶことが重要です。また、ChatGPTや音声認識・文字起こしツールを活用することで、作業時間を大幅に削減し、抜け漏れなく議事録を作成できます。
さらに、テンプレートと情報共有ツールを組み合わせることで、議事録を作成すると同時に共有され、担当者に通知され、過去の会議内容も検索ですぐに確認できる状態を構築できます。これにより、担当者による作成のばらつきを防ぎ、過去の会議内容もすぐに確認できる状態を整えられます。
なかでも、議事録の作成・管理に最適なのは議事録テンプレートを活用して効率的に管理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰でも簡単に抜け漏れのない議事録を作成・共有し、社内の意思決定や情報共有をスムーズにしましょう。
