日々の業務情報を記録する日報を、毎回自作するのは手間と時間がかかり面倒です。そこで、昨今では、日報の作成・管理を効率化する「クラウド型日報管理システム」が注目されています。
クラウド型日報システムを運用すれば、時間や場所を問わずに日報業務ができます。しかし、「クラウド型日報システムは種類が多いため、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型日報管理システム8選を中心にご紹介します。
- 選定ポイントを把握し、自社に合う日報システムを見つけたい
- 厳選されたクラウド型日報管理システムのなかから、比較検討したい
- ITに詳しくなくても簡単に使える日報システムを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドシステムが見つかり、日報の作成・共有を効率化できるようになります。
目次
クラウド型日報システムとは
「クラウド型」とは、企業がサーバーを持たなくても、インターネット経由でアプリ利用できるサービスを指します。したがって、クラウド型日報システムとは、オンライン上で日報機能を利用できるサービスであり、主に以下の3つの特徴です。
- 時間や場所を選ばずに日報を記入・確認できる
- メンテナンスはすべてベンダー（サービスの提供元）が負担する
- サーバーの設置が不要
上記のように、クラウド型日報管理システムを使えば、費用・運用コストを抑えつつ効率的な日報業務が実現するのです。
クラウド型日報管理システムの3つの選定ポイント
ここでは、クラウド型日報管理システムの選定ポイントを3つ解説します。以下を押さえて、自社に最も最適なシステムを見つけましょう。
（1）目的に沿っているか
まずは、システムが自部署の目的に合っているか確認しましょう。
たとえば、「テレワーク時の業務内容を把握したい」「日報を共有することで、社員のモチベーションを上げたい」など、システムの導入目的は部署によって異なります。
そのため、システムの機能が目的と合っていなければ、「利用しない機能が多すぎて費用対効果が悪くなる」事態もあります。したがって、システムを導入するときは、自部署の目的に合うように、あらかじめ必要な機能や条件、目的を洗い出すことが大切です。
（2）マルチデバイス対応か
次に、あらゆる端末で使えるかにも注目すべきです。
PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えるシステムならば、移動中や出張先からでも日報を提出できるため、とくに外回りの多い営業担当者には便利です。また、建設現場などの作業報告においては、スマホから画像を簡単に添付できるかも重要になります。
このように、日報をスマホから送るケースを考慮して、「端末を問わず快適に使えること」も必須条件にしましょう。
（3）操作がシンプルか
最後に、システムをシンプルに操作できることも大切です。
「幅広い用途に使えそうだから」という理由だけで多機能なシステムを導入すると、ITツールに不慣れな人が、正しく操作できない恐れがあります。その結果、日報の提出スピードや質がばらつくだけでなく、最終的にシステムが利用されなくなってしまうのです。
したがって、自社で導入すべきなのは「全員が負担なく使えるシンプルなシステム」だと言えます。たとえば、必要な機能が過不足なく揃った「ナレカン」は、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルなので、すぐに使い始められます。
【無料あり】クラウド型日報システムのおすすめ8選
以下では、クラウド型日報システムのおすすめ8選をご紹介します。
日報をクラウド上で作成・共有すれば、時間や場所を問わず情報へアクセス可能なうえに、目的の日報を探し出す手間も省けます。一方、多機能なシステムは使いづらく、日報管理がかえって負担になりかねません。
とくに、日報の作成は日々繰り返される作業のため「誰でもストレスなく使えるシステム」を導入して効率化するべきです。また、操作がシンプルかつサポート体制が整ってるサービスであれば、従業員が多い企業でもすぐに浸透します。
結論、自社の日報管理に最適なのは、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、日報を記録した「記事」を多階層の「フォルダ」でメンバーごとに整理できるため、情報がちらばりません。また、ナレカンでは、圧倒的なクオリティの「初期導入支援サポート」を提供しているので、担当者の方の負担も最小限に抑えられます。
【ナレカン】社内のナレッジと日報を一元管理できるシステム
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に使えるクラウド型日報システム
Stockはナレカンと同じく、ノート形式で日報情報をストックできるツールです。
「Stock」の「ノート」に残した日報は、「フォルダ」を使ってカテゴリ別に振り分けられます。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」が紐づけられているため、日報の記載・提出漏れを防げるだけでなく、日報に関する質問やコメントも入り乱れません。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【日報くん】日報提出の手間を最小限に抑えるシステム
＜業務管理システム日報くんの特徴＞
- テレワーク中の稼働時間を集計する
- 作業履歴の詳細内容を見られる
作業開始から終了までの時間を登録することで、テレワーク中の稼働状況が分かります。さらに、業務効率の変化を分析すれば、テレワークへの適性も把握できます。
システム上に作業履歴が残るため、一日の業務の流れを遡って見られます。また、作業履歴をもとに作業報告書を自動で作成できるので、上長への報告書作成の時間を短縮できます。
<日報くんの機能・使用感>
- 繰り返し作成ができる
- ３ステップで簡単に使える
「繰り返し生成」をすれば決まったタイミングで作業報告書を作成できるため、業務報告書の作成頻度が高い営業担当やマネージャー職が利用しやすいです。
ステップ１で日報作成画面を開き、ステップ２で参加中のプロジェクトを選択、ステップ３で「作業内容」と「時間」を記録するだけで日報を作成できます。操作が簡単な分、日報にかける時間を削減できます。
＜業務管理システム日報くんの注意点＞
- 社風に合わない可能性がある
社員一人ひとりの業務状況を詳細に管理するシステムなので、社員の人数が多い企業や社員に大きな裁量を与える社風の企業には、合わない可能性があります。
＜業務管理システム日報くんの料金体系＞
- ミニマムプラン：825円/月（ユーザー数1～5人まで）
- Sプラン：2,750円/月（ユーザー数1～60人まで）
- Mプラン：4,400円/月（ユーザー数61～100人まで）
- Lプラン：8,800円/月（ユーザー数101～200人まで）
関連記事： 日報くんとは？特徴や料金、評判まで紹介
【SHIRASAGI】オープンソースのクラウドシステム
＜SHIRASAGIの特徴＞
- 基本機能を無料で使える
- 大規模組織に対応している
オープンソースのため、すべての基本機能を無料で利用できます。クラウド管理システムの使用感を知りたい方にはおすすめです。
大学や病院など数千人規模の組織での運用が本格化しており、ユーザーの声をもとにより使いやすいシステムとして進化しているため、大規模な組織におすすめです。
＜SHIRASAGIの機能・使用感＞
- 柔軟性が高い
- ワークフローを作成できる
ほかのシステムと連携したり、独自のカスタマイズを加えることで日報の管理ができます。ただし、インストールや機能のカスタマイズにおいてコードを書く必要があるため、プログラミングの知識が必要です。
日報の共有だけでなく、交通費や出張などの申請から承認までを自動化する「ワークフロー」の仕組みを作れます。自社のフローに合わせてカスタマイズできますが、ITツールに不慣れな場合、操作が難しく感じる恐れがあります。
＜SHIRASAGIの注意点＞
- サポートは有料
- セキュリティの脆弱性に要注意
設定や操作に関する質問をしたり、不具合への対応を受けたりするには、年額120,000円の「シラサギサポートサービス」に加入しなければなりません。
公式サイトでは、過去にセキュリティに関する脆弱性が報告されています。そのため、導入するときは「セキュリティ対策は万全か」を社内で十分に確認しましょう。
＜SHIRASAGIの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【ハーモス勤怠】オプションで日報管理ができるシステム
＜ハーモス勤怠の特徴＞
- 日報機能を追加できる
- オプションプランが豊富
ハーモス勤怠のメイン機能は勤怠管理ですが、1ユーザーにつき月額50円を追加すると日報機能を利用できます。さらに、30名以下で利用している場合は追加料金なしで日報機能を使えるのです。
追加料金なしで「給与明細」や「年末調整」も管理できます。また、1ユーザーあたり100円の追加料金で「有給管理・届出申請ワークフロー」の機能が使えるなど、オプションで機能を拡張できるのです。
＜ハーモス勤怠の機能・使用感＞
- 勤怠と連動して管理できる
- 勤怠管理がメイン機能になる
勤怠管理のデータと日報に入力されたデータを連動して管理できます。「日報で報告された作業時間が勤務時間に見合っていないケース」に気づきやすいため、テレワークでのサボりを防止できるのです。
サーモスでは日報作成も可能ですが、勤怠管理がメインのアプリです。そのため、「各社員の進捗報告」「上司から部下へのフィードバック」に注力したい場合にはミスマッチの可能性があります。
＜ハーモス勤怠の注意点＞
- 無料利用ではサポートを受けられない
- 日時勤怠の設定が面倒
ハーモス勤怠は、30名以下であれば無料で利用できますが、無料利用の場合メールサポートを受けられません。不明点がでてきても、マニュアルを読んで解決する必要があります。
利用しているユーザーからは「毎週この曜日はテレワーク、などと勤務形態が定まっている日もあるので、日時勤怠のページから、任意の曜日など、複数の日程を一度に編集できたら便利なのになと思う」という声があります。（引用：ITreview）
＜ハーモス勤怠の料金体系＞
- 無料プラン：0円（ユーザー数1人～30人まで）
- 有料プラン：100円/ユーザー/月～（ユーザー数31人以上）
【NipoPlus】日報テンプレートを自由に作れるシステム
＜NipoPlusの特徴＞
- 項目を自由にカスタマイズできる
- 日報データの集計分析ができる
入力必須を絞って記入ミスを削減したり、使える機能を制限して不要なボタンを減らしたりできるため、簡単な日報を短時間で記載・提出できます。そのため、日報記入の負担が少なく、習慣化しやすいです。
日報内の数値を集計して簡単にグラフを作成できるため、日報で報告された「営業の訪問件数」「成約数」などをデータ分析できます。
＜nipoplusの機能・使用感＞
- テンプレートを登録できる
- PDF出力機能がある
自作した日報のテンプレートを登録しておくことで、会社の特色に合った統一感のある日報を作成できます。また、部署ごとに報告する項目が異なる場合にはテンプレート機能があると便利です。
アプリで作成した日報をPDFに変換できます。また、出力前に余白やレイアウトの調整、項目のオン・オフも設定可能です。
＜NipoPlusの注意点＞
- 通知に気づかない恐れがある
NipoPlusの通知は、メールの通知設定を登録するかアプリを起動しなければ確認できないため、通知に気づくのが遅れる場合もあります。
＜NipoPlusの料金体系＞
クレジット支払（自動更新）か銀行振込（請求書）かによって請求額が異なる点に注意しましょう。
- 無料プラン：0円
- GOLDプラン（自動更新有）：180円/ユーザー/月（最低5人から）
- GOLDプラン（請求書）：200円/ユーザー/月（最低5人から）
【GRIDY】完全無料の日報管理システム
＜GRIDYの特徴＞
- すべての機能を無料で使える
- 高いセキュリティ機能が備わっている
「レポート機能（日報）」の他に、「タイムカード機能」や「ファイル共有機能」「メッセージ機能」などをすべて無料で利用できます。
アクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、高いセキュリティが備わっています。また、アクセス権の管理もできるため、情報漏洩のリスクを減らせるのです。
＜GRIDYの機能・使用感＞
- 機能が充実している
- サポートがない
社内業務の効率化を実現する機能が全て搭載されており、無料で利用できるため、利用目的が複数ある場合に最適です。
無料版Gridyには、電話やEメール、WEBフォームによる問い合わせ等の対応がないため、サポートを受けたいという方には不向きです。
＜GRIDYの注意点＞
- 機能が多く使いこなせない可能性がある
- 添付ファイルをスマホでは開けない
日報を含めて、業務の広範囲に関わる22個の機能が搭載されています。しかし、「”メッセージ”と”メール”」、「”メモパッド”と”電話メモ”」などの使い分けがややこしいため、社員が混乱しないように注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「PDFファイル等の添付されたデータを開きたいとき、パソコンなら開けますが、携帯電話では開けません。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【ワンズ営業日報】豊富な機能を備えるクラウドシステム
＜ワンズ営業日報の特徴＞
- Excelと連携できる
- 画像を添付できる
クラウド上に集計したデータを、任意のExcelテンプレートに出力できます。そのため、システムを導入した後も、使い慣れたフォーマットで日報や資料を作成できるのです。
日報に画像を添付できるため、工事現場などで重宝します。さらに、添付された画像の検索もできるため、アクセス性も良いです。
＜ワンズ営業日報の機能・使用感＞
- 自由にカスタマイズできる
- スマホからも使いやすい
専門的な知識がなくても報告者の項目を簡単に作成できるため、自社に合わせた報告書にカスタマイズできます。ただし、項目を細かくしすぎると記入に時間がかかるので、注意が必要です。
専用のアプリはありませんが、スマートフォンでは報告書が縦長画面で表示されます。そのため、外出先から日報を記載・閲覧できるのです。
＜ワンズ営業日報の注意点＞
- 使いこなすのが難しい恐れがある
- 予算に合わない可能性がある
簡単な日報の作成だけでなく、「店舗巡回のレポート」や「営業の商談記録」なども残せます。しかし、一部の社員しか使用しない機能となるため、費用対効果が低くなる恐れがあります。
多くの機能を搭載していて便利な反面、ユーザーあたりの料金が比較的高額で予算に合わない可能性があります。使わない機能に料金がかかっていないか見極める必要があるのです。
＜ワンズ営業日報の料金体系＞
- 3,600円～/ユーザー/月
【一覧表】クラウド型日報システムを徹底比較
以下は、おすすめのクラウド型日報システムを比較できる一覧表です。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | 日報くん | SHIRASAGI | ハーモス勤怠 | NipoPlus | GRIDY | ワンズ営業日報 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のナレッジと日報を一元管理できるシステム |
最も簡単に使えるクラウド型日報システム |
日報提出の手間を最小限に抑えるシステム |
オープンソースのクラウドシステム |
オプションで日報管理ができるシステム |
日報テンプレートを自由に作れるシステム |
完全無料の日報管理システム |
豊富な機能を備えるクラウドシステム |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】※ただし、HTMLで作成が必要 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| スマホで使える |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
勤怠管理機能や集計機能などは備えていない |
機能がシンプルなので、打刻の機能は備えていない |
社員の業務状況を詳細に管理する点が、社風に合わない可能性がある |
サポートを受けるには年額120,000円が必要 |
勤怠管理がメイン機能になるため、日報の作成・管理にはミスマッチな恐れがある |
通知に気づかない恐れがある |
機能が多く使いこなせない可能性がある |
予算に合わない可能性がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは825円/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは100円/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは180円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは3,600円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「日報くん」の詳細はこちら |
「SHIRASAGI」の詳細はこちら |
「ハーモス勤怠」の詳細はこちら |
「NipoPlus」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「ワンズ営業日報」の詳細はこちら |
以上のようにシステムによって、「特徴」や「注意点」、「料金体系」が異なるので、自社に合うものを選びましょう。たとえば、必要な機能に過不足なくシンプルな操作性のシステムなら、ストレスなく継続して使い続けられます。
クラウド上で日報を管理する3つのメリット
ここでは、クラウド上で日報を管理するメリットを3つご紹介します。未だに紙やメールで日報を作成・共有している企業の方は必見です。
（1）情報共有がしやすい
クラウド上で日報を管理する1つ目のメリットは、情報共有がしやすくなることです。
クラウド型日報管理システムを使うと、オンライン上で日報を作成・共有できるので、外出先からスマホで記載できます。また、わざわざ手渡しする必要がないので、社内にいるときでも進捗共有がスムーズになるのです。
このように、クラウドで日報を管理すれば、情報共有の手間を大きく省けます。
（2）重複入力を防げる
クラウド上で日報を管理する2つ目のメリットは、重複入力を防止できることです。
手書きやWordで日報を作成していると、日報のデータを集計・分析したい場合に、別のシステムを併用しなければなりません。その結果、再入力の手間がかかるのはもちろん、データの重複や入力ミスのリスクも高まってしまいます。
しかし、クラウド型日報システムには、日報データの集計機能が備わっているものもあります。そのため、データの蓄積から活用が一か所でできるようになり、作業の重複を防ぎやすいのです。
（3）過去の日報をすぐに探し出せる
クラウド上で日報を管理する3つ目のメリットは、過去の日報をすぐに探し出せる点です。
紙やExcelファイルで日報を管理する場合は、ほかの資料に埋もれて目的の日報をすぐに探し出せません。しかし、クラウドシステムなら、「担当者名」や「日付」など条件を絞って検索をかけられるので、必要な情報を簡単に見つけられます。
このように、紙での日報管理をやめることで、過去の日報を振り返りやすくなるのです。クラウド型日報システムを導入するときには、精度の高い検索システムが搭載されているものを選びましょう。
おすすめのクラウド型日報システムまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型日報システム8選を中心にご紹介しました。
クラウド型日報システムで日報を管理すると、やりとりが円滑になったり、過去の情報を見つけやすくなったりする効果が得られます。しかし、社員が操作にストレスを感じれば、日報を適切に管理できず、最終的に利用されなくなってしまうのです。
したがって、自社の日報管理システムには、多機能で複雑なものではなく「誰でも簡単に日報を作成・共有・管理できるツール」を選ぶべきです。
結論、自社の日報管理には、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルで操作が簡単な「ナレカン」が最適だと言えます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく日報の作成・管理・提出ができる環境を整えましょう。
