日々の業務情報を記録する日報を、毎回自作するのは手間と時間がかかり面倒です。そこで、昨今では、日報の作成・管理を効率化する「クラウド型日報管理システム」が注目されています。
クラウド型日報システムを運用すれば、時間や場所を問わずに日報業務ができます。しかし、「クラウド型日報システムは多岐に渡るため、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型日報システム7選を中心にご紹介します。
- アナログな日報管理から、早急にクラウドへ移行したい
- クラウド型日報管理システムを選ぶうえで、重要なポイントを知りたい
- 初心者でも簡単に使えるものを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドシステムが見つかり、日報の作成・共有を効率化できるようになります。
目次
クラウド型日報システムとは
クラウド型日報システムとは、オンライン上で日報機能を利用できるサービスです。主に、以下の3つの特徴があります。
- 時間や場所を選ばずに利用できる
- メンテナンスはすべてベンダー（サービスの提供元）が負担する
- サーバーの設置が不要
上記のように、クラウド型日報管理システムを使えば、費用・運用コストを抑えつつ効率的な日報業務が実現するのです。
【無料あり】クラウド型日報システムのおすすめ7選
以下では、クラウド型日報システムのおすすめ7選をご紹介します。
日報をクラウド上で作成・共有すれば、時間や場所を問わず情報へアクセス可能なうえに、目的の日報を探し出す手間も省けます。一方、多機能なシステムは使いづらく、日報管理がかえって負担になりかねません。
そこで、日報業務を効率化するには「誰でもストレスなく使えるシステム」を導入すべきなのです。システムの操作がシンプルであれば、使い方を教える必要もなくなります。
結論、自社の日報管理に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、ITに不慣れな65歳の方でも説明なしで利用できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した日報は、直感的な「フォルダ」でカテゴリ別に振り分けられます。また、ノートには「タスク」が紐づけられるため、話題が入り乱れることなく、日報の記載・提出漏れも防げるようになります。
【Stock】最も簡単に使えるクラウド型日報システム
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【日報くん】日報提出の手間を最小限に抑えるシステム
＜業務管理システム日報くんの特徴＞
- テレワーク中の稼働時間を集計する
- 作業履歴の詳細内容を見られる
作業開始から終了までの時間を登録することで、テレワーク中の稼働状況が分かります。さらに、業務効率の変化を分析すれば、テレワークへの適性も把握できます。
システム上に作業履歴が残るため、一日の業務の流れを遡って見られます。また、作業報告書が自動で作成できるので、顧客への情報共有にも役立ちます。
<日報くんの機能・使用感>
- 繰り返し作成ができる
- ３ステップで簡単に使える
繰り返し生成をすれば決まったタイミングで作業報告書を作成できるため、業務報告書の作成頻度が高い場合に便利です。
ステップ１で日報作成画面に、ステップ２で顧客・プロジェクトを選択、ステップ３で時間と作業内容を記録するだけで日報を作成できます。
＜業務管理システム日報くんの注意点＞
- 社風に合わない可能性がある
社員一人ひとりの業務状況を詳細に管理するシステムなので、社員に大きな裁量を与える社風の企業には、合わない可能性があります。
＜業務管理システム日報くんの料金体系＞
- Sプラン：2,750円/月（ユーザー数1～60人まで/年間契約）
- Mプラン：4,400円/月（ユーザー数61～100人まで/年間契約）
- Lプラン：8,800円/月（ユーザー数101～200人まで/年間契約）
関連記事： 日報くんとは？使い方や料金、評判まで紹介
【SHIRASAGI】オープンソースのクラウドシステム
＜SHIRASAGIの特徴＞
- 基本機能を無料で使える
- 大規模組織に対応している
オープンソースのため、すべての基本機能を無料で利用できます。
大学や病院など数千人規模の組織での運用が本格化しており、ユーザーの声をもとにより使いやすいシステムとして進化しているため、大規模な組織におすすめです。
＜SHIRASAGIの機能・使用感＞
- 柔軟性が高い
- 他システムと連携できる
ほかのシステムと連携したり、独自のカスタマイズを加えたりと柔軟に使えます。
シラサギは他のシステムと容易に連携できるため、より業務を効率化できます。
＜SHIRASAGIの注意点＞
- サポートは有料
設定や操作に関する質問をしたり、不具合への対応を受けたりするには、年額120,000円の「シラサギサポートサービス」に加入しなければなりません。
＜SHIRASAGIの料金体系＞
- 詳細は問い合わせが必要です。
【BeWorks】情報をスムーズに活用できる日報管理システム
＜BeWorksの特徴＞
- 活発なコミュニケーションを図れる
- 機能が充実している
日報へのコメント機能があるため、コミュニケーションの活性化につながります。
スケジュール機能やタスク管理機能、チャット機能など、情報共有に役立つ機能が多く搭載されています。
＜BeWorksの機能・使用感＞
- ITの推進に役立つ
- 情報を一元管理する
BeWorksを導入すればテレワークや日報電子化が実現できるため、ITを取り入れて業務を効率化したい企業に適しています。
業務日報から勤怠管理まであらゆる情報をBeWorksのみで管理できるため、業務を可視化し、社内での情報共有のスピードを大幅にアップできます。
＜BeWorksの注意点＞
- 費用対効果が低くなる可能性がある
多機能ゆえに、日報管理だけをしたい場合や機能を使いこなせない場合は、費用対効果が低くなる可能性もあります。
＜BeWorksの料金体系＞
- 初期費用：無料
- ライセンス料：1,100円/ユーザー/月
- 基本料金：5,500円/契約/月
- 導入指導：要問合せ
【NipoPlus】日報テンプレートを自由に作れるシステム
＜NipoPlusの特徴＞
- テンプレートを利用できる
- PDF出力機能がある
日報のテンプレートが用意されており、統一感のある日報を作成できます。たとえば、工事現場での進捗記録や、営業記録などはテンプレートを使用すると時間をかけずに毎日の情報を記録しておけます。
アプリで作成した日報をPDFに変換できます。また、出力前に余白やレイアウトの調整も可能です。
＜nipoplusの機能・使用感＞
- サポート機能が充実している
- 日報データの集計分析ができる
入力必須を指定して記入ミスを削減したり、使える機能を制限して不要なボタンを減らしたりできるため、ITに不慣れな人が多い企業に適しています。
日報内の数値を集計して簡単にグラフを作成できるため、視覚的にデータを分析できます。
＜NipoPlusの注意点＞
- 通知に気づかない恐れがある
NipoPlusの通知は、メールの通知設定を登録するかアプリを起動しなければ確認できないため、通知に気づくのが遅れる場合もあります。
＜NipoPlusの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：180円/ユーザー/月（最低5人から）
【GRIDY】完全無料の日報管理システム
＜GRIDYの特徴＞
- すべての機能を無料で使える
- 高いセキュリティ機能が備わっている
タイムカード機能や設備予約機能、メッセージ機能をすべて無料で利用できます。
アクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、高いセキュリティが備わっています。
＜GRIDYの機能・使用感＞
- 機能が充実している
- サポートがない
社内業務の効率化を実現する機能が全て搭載されており、無料で利用できるため、利用目的が複数ある場合に最適です。
無料版Gridyには、電話やEメール、WEBフォームによる問い合わせ等の対応がないため、サポートを受けたいという方には不向きです。
＜GRIDYの注意点＞
- 機能が多く使いこなせない可能性がある
- メッセージを同時送信できない
多くの機能が搭載されているので、ITに詳しくない場合は、使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「メッセージを送信する際、送信相手先をグループ化して、１度に複数人宛てに同時送信できるようにして欲しい。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【ワンズ営業日報】豊富な機能を備えるクラウドシステム
＜ワンズ営業日報の特徴＞
- Excelと連携できる
- 画像を添付できる
クラウド上に集計したデータを、任意のExcelテンプレートに出力できます。そのため、使い慣れたフォーマットを崩すことがありません。
日報に画像を添付できるため、工事現場などで重宝します。
＜ワンズ営業日報の機能・使用感＞
- 自由にカスタマイズできる
- 自由にカスタマイズできる
専門的な知識がなくても報告者の項目を簡単に作成できるため、自社に合わせた報告書にカスタマイズできます。
専門的な知識がなくても報告者の項目を簡単に作成できるため、自社に合わせた報告書にカスタマイズできます。
＜ワンズ営業日報の注意点＞
- 使いこなすのが難しい恐れがある
多機能ゆえに、使いこなすまでに時間がかかる恐れがあります。
＜ワンズ営業日報の料金体系＞
- 3,600円～/月/ユーザー
【一覧表】クラウド型日報システムを徹底比較
以下は、おすすめのクラウド型日報システムを比較できる一覧表です。
| Stock【一番おすすめ】 | 日報くん | SHIRASAGI | BeWorks | NipoPlus | GRIDY | ワンズ営業日報 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使えるクラウド型日報システム |
日報提出の手間を最小限に抑えるシステム |
オープンソースのクラウドシステム |
営業日報にも活用できるクラウドシステム |
日報テンプレートを自由に作れるシステム |
完全無料の日報管理システム |
豊富な機能を備えるクラウドシステム |
| 注意点 |
情報の記録・共有がメインになっている |
社風に合わない可能性がある |
サポートを受けるには年額120,000円が必要 |
費用対効果が低くなる可能性がある |
通知に気づかない恐れがある |
メッセージを同時送信できない |
使いこなすのが難しい恐れがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは2,750円/月～ |
詳細は問い合わせが必要です |
・無料プランなし
・ライセンス料は1,100円/月～
・基本料は5,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは900円/月～ |
・無料で利用できます |
・無料プランなし
・有料プランは3,600円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「日報くん」の詳細はこちら |
「SHIRASAGI」の詳細はこちら |
「BeWorks」の詳細はこちら |
「NipoPlus」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「ワンズ営業日報」の詳細はこちら |
以上のようにシステムによって、特徴や注意点、料金体系が異なるで、確実に自社に浸透するものを選定しましょう。たとえば、必要な機能に過不足なくシンプルな操作性のシステムなら、ストレスなく継続して使い続けられます。
クラウド上で日報を管理する3つのメリット
ここでは、クラウド上で日報を管理するメリットを3つご紹介します。未だに紙やメールで日報を作成・共有している企業の方は必見です。
（1）情報共有がしやすい
1つ目のメリットは、情報共有がしやすくなることです。
クラウド型日報管理システムを使うと、オンライン上で日報を作成・共有できるので、外出先でも安心です。また、わざわざ手渡しする必要もなくなり、進捗の把握がスムーズになります。
このように、クラウドで日報を管理すれば、情報共有の時間を大きく省けるのです。
（2）重複入力を防げる
2つ目のメリットは、重複入力を防止できることです。
手書きやWordで日報を作成していると、日報のデータを集計・分析したい場合は、別のシステムを併用しなければなりません。その結果、再入力の手間がかかるのはもちろん、重複入力のリスクも高まってしまいます。
しかし、クラウド型日報システムには、日報データの集計機能が備わっているものもあります。そのため、データの蓄積から活用が一か所でできるようになり、作業の重複を防ぎやすくなるのです。
（3）過去の日報をすぐに探し出せる
3つ目のメリットは、過去の日報をすぐに探し出せることです。
紙やExcelファイルで日報を管理する場合は、ほかの資料に埋もれて、目的の日報がすぐに振り返れません。しかし、クラウドシステムであれば、担当者名や日付けごとに簡単に整理できるので、必要な情報が見つけやすくなるのです。
また、多くのクラウドシステムには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで日報を探し出せるのも強みです。
クラウド型日報管理システムにおける3つの注意点
ここでは、クラウド型日報管理システムにおける3つの注意点を解説します。以下を押さえなければ、システムが放置される原因になってしまうので、必ず確認しましょう。
（1）目的に沿っているか
まずは、システムが自部署の目的に合っているか注意しましょう。
たとえば、「活発なコミュニケーションを促したい」「ファイル管理を効率化したい」など、システムの導入目的は部署によって異なります。
そのため、システムの機能が目的と合っていなければ、利用しない機能が多すぎて、費用対効果を得られない恐れもあるのです。したがって、システムを導入するときは、自部署の目的に合うように、あらかじめ必要な機能や条件を洗い出すことが大切です。
（2）マルチデバイス対応か
次に、あらゆる端末で使えるかにも注意すべきです。
PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えるシステムであれば、移動中や出張先からでも日報を提出できます。そのため、とくに外回りの多い営業担当者には便利です。
ただし、なかにはスマホからでは操作しづらいシステムもあるので「端末を問わず快適に使えること」も必須条件にしましょう。
（3）操作がシンプルか
最後に、システムの操作がシンプルであることも大切です。
「幅広い用途に使えそうだから」という理由だけで、多機能なシステムを導入すると、ITが苦手な人は正しく操作できない恐れがあります。その結果、日報の提出スピードや質がばらつくだけでなく、最終的にシステムが利用されなくなってしまうのです。
したがって、自社で導入すべきなのは「全員が負担なく使えるシンプルなシステム」だと言えます。たとえば、必要な機能が過不足なく揃った「Stock」は、非IT企業の65歳の方が即日で利用できるほど簡単です。
おすすめのクラウド型日報システムまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型日報システム7選を中心にご紹介しました。
クラウド型日報システムで日報を管理すると、やりとりが円滑になったり、過去の情報を見つけやすくなったりする効果が得られます。しかし、社員が操作にストレスを感じれば、日報を適切に管理できず、最終的に利用されなくなってしまうのです。
したがって、システムを選定するときは、多機能で複雑なものではなく「誰でも簡単に日報を作成・共有・管理できるか」で判断すべきです。
結論、自社の日報管理には、非IT企業の65歳の方でも、即日で使いこなせるクラウドシステムの「Stock」が最適だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で円滑な日報業務を実現しましょう。
