日々の業務情報を記録する日報を、毎回自作するのは手間と時間がかかり面倒です。そこで、昨今では、日報の作成・管理を効率化する「クラウド型日報管理システム」が注目されています。
 
クラウド型日報管理システムを運用すれば、時間や場所を問わずに日報業務ができます。しかし、クラウド型日報管理システムを導入したいが「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのクラウド型日報管理システム8選を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドシステムが見つかり、日報の作成・共有を効率化できるようになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

クラウド型日報管理システムとは

「クラウド型」の日報管理システムとは、企業がサーバーを持たなくても、インターネット経由で日報の作成・管理ができるサービスを指します。以下では、そもそも日報を運用する目的や、アプリの種類について解説します。

日報の目的

日報の目的は、業務の進捗を報告し、自己管理とチーム全体の業務の可視化をすることにあります。
 
具体的には、日々の業務内容を記録することで、上司や同僚が各メンバーの作業状況を正確に把握でき、早期の問題発見や対応が可能になります。また、自身の業務を振り返ることで、次の日の行動計画を立てやすくなり、結果的に作業時間の短縮につながります。
 
したがって、日報は個人と組織の両方にとって、重要な情報となるのです。

日報アプリの種類

日報アプリには目的によって以下のような種類に分かれています。
 
     
  • データベース特化型
  • 日報を作成することで自動的にデータベース化され、業務内容や進捗状況のデータを収集・分析できます。
     
  • コミュニケーション特化型
  • 社内のコミュニケーション活性化と情報共有が目的で、メッセージでのやりとりや進捗の共有ができます。
     
  • システム連携特化型
  • 社内の営業管理システムや顧客管理システムと連携でき、効率的に日報の作成・管理ができます。
     
  • 作業日報特化型
  • 日報業務に必要な機能が備わっており、簡単に日報の作成・管理ができます。
 
上記のような特徴を理解し、自社に合った日報アプリを導入しましょう。
 
関連記事: 無料の業務日報テンプレート8選!フォーマットの作成ポイントも解説


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
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クラウド型日報管理システムを活用するメリット3選

ここでは、クラウド型日報管理システムを活用するメリットを3つご紹介します。未だに紙やメールで日報を作成・共有している企業の方は必見です。

(1)情報共有がしやすい

オンライン上で日報を管理する1つ目のメリットは、情報共有がしやすくなることです。
 
クラウド型日報管理システムを使うと、オンライン上で日報を作成・共有できるので、外出先からスマホで記載できます。また、わざわざ手渡しする必要がないので、直接報告せずとも進捗共有が可能になり、時間短縮にもなります。
 
このように、オンラインで日報を管理すれば、情報共有の手間を大きく省けます。

(2)重複入力を防げる

オンライン上で日報を管理する2つ目のメリットは、重複入力を防止できることです。
 
手書きやWordで日報を作成していると、日報のデータを集計・分析したい場合に、別のシステムを併用しなければなりません。その結果、再入力の手間がかかるのはもちろん、データの重複や入力ミスのリスクも高まってしまいます。
 
しかし、クラウド型日報システムには、日報データの集計機能が備わっているものもあります。そのため、データの蓄積から活用が一か所でできるようになり、作業の重複を防ぎやすいのです。

(3)過去の日報をすぐに探し出せる

クラウド上で日報を管理する3つ目のメリットは、過去の日報をすぐに探し出せる点です。
 
紙やExcelファイルで日報を管理する場合は、ほかの資料に埋もれて目的の日報をすぐに探し出せません。しかし、クラウドシステムなら、「担当者名」や「日付」など条件を絞って検索をかけられるので、必要な情報を簡単に見つけられます。
 
このように、クラウド型のシステムを利用すれば、過去の日報を振り返りやすくなるのです。そのため、「ナレカン」のような精度の高い検索機能が備わっているクラウド型日報システムを導入して、目的の日報にすぐアクセスできる仕組みを整えましょう。
 
関連記事: 【例文あり】上司に評価される日報の書き方とは?注意点も解説!


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<無料あり>クラウド型日報管理システムのおすすめ8選

以下では、クラウド型日報管理システムのおすすめ8選をご紹介します。
 
日報をクラウド上で作成・共有すれば、時間や場所を問わず日報の作成・共有ができます。また、テンプレート機能が備わったツールを利用すれば、日報作成の手間をなくすことにもつながるのです。
 
一方で、日報には日々の業務やノウハウが記載されているので、過去の日報をすぐに探し出せるようにして業務に活かさなければなりません。そのため、日報を管理するツールには「高性能な検索機能」が備わっていることを重視して選びましょう。
 
結論、日報管理には、日報を含むあらゆる情報をまとめておけて、欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンでは、テキストや画像を残して、日報を簡単に作成・共有できます。また、“ヒット率100%”の超高精度な「キーワード検索」によって、蓄積した日報の中から、必要な情報をストレスなく確実に探し出せるのです。

【ナレカン】目的の日報をすぐに振り返れるシステム

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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【Stock】 無料から使える日報作成可能なクラウド型システム

Stockはナレカンと同じく、ノート形式で日報情報をストックできるツールです。
 
「Stock」の「ノート」に残した日報は、「フォルダ」を使ってカテゴリ別に振り分けられます。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」が紐づけられているため、日報の記載・提出漏れを防げるだけでなく、日報に関する質問やコメントも入り乱れません。
 
Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
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【日報くん】日報提出の手間を最小限に抑えるシステム

日報くんのトップページ

<日報くんの特徴>

  • マルチデバイスに対応している
  • PCやスマートフォンとインターネットの接続環境さえあれば、いつでもどこでも記入することができます。客先常駐や外回り営業が多い企業、複数の支店・店舗を展開する企業でも導入しやすいのがポイントです。
     
  • 作業ごとにメモを残せる
  • 作業ごとの稼働時間や業務内容ををメモする機能があります。作業が終わるごとにメモしておけば正確な稼働時間・内容を忘れる心配がなくなります。

<日報くんの機能・使用感>

  • 過去日報を複製できる
  • 過去に書いた日報を使いまわせる機能です。前日と同じ仕事をした場合に便利で、日報作成の手間を削減できます。
     
  • 3ステップで簡単に使える
  • ステップ1で日報作成画面を開き、ステップ2で参加中のプロジェクトを選択、ステップ3で「作業内容」と「時間」を記録するだけで日報を作成できます。操作が簡単な分、日報にかける時間を削減できます。

<業務管理システム日報くんの注意点>

  • 社風に合わない可能性がある
  • 社員一人ひとりの業務状況を詳細に管理するシステムなので、社員の人数が多い企業や社員に大きな裁量を与える社風の企業には、合わない可能性があります。
     
  • カスタマイズが難しい
  • ユーザーの中には、「”顧客対プロジェクト”に縛られないで、”部署対タスク”といった自由に設定した項目で集計がしたい」という声があります。(参考:ITreview

<業務管理システム日報くんの料金体系>

  • ミニマムプラン:990円/月(ユーザー数5人まで)
  • Sプラン:3,300円/月(ユーザー数60人まで)
  • Mプラン:5,280円/月(ユーザー数100人まで)
  • Lプラン:10,560円/月(ユーザー数200人まで)
 
関連記事: 【徹底解説】日報くんとは?特徴や料金、評判まで紹介


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
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【Salesforce】営業日報の一元化に便利なクラウドアプリ

Salesforceのトップページ

<Salesforceの特徴>

  • 顧客情報の一元管理できる
  • Salesforceでは顧客情報を一元管理できるため、部署問わず顧客データを中心に仕事を進めることが可能です。基本的には、「入力した顧客データや商談進捗」を日報情報として管理する形になります。
     
  • 導入目的に応じた製品選択
  • “顧客管理”や”売上の予測”といった導入目的に応じた製品を選べます。詳細は、Salesforce製品価格一覧で確認できます。

<Salesforceの機能・使用感>

  • AI機能
  • 一部のSalesforce製品にはAI機能が備わっています。顧客のニーズに合った営業プロセスをすぐに判断できるようになるため、営業業務の負担軽減につながる点がメリットです。
     
  • レポート機能
  • 顧客データや日報など、あらゆるデータを利用してグラフや表を作成することができます。したがって、最新のデータに基づいた営業に関する会議資料を簡単に作成できるのです。

<Salesforceの注意点>

  • メインは顧客管理機能
  • Salesforceは様々な機能があるため日報管理も可能ですが、メイン機能は顧客管理です。そのため、顧客管理を必要としない企業では機能を持て余してしまう可能性があります。
     
  • 検索してもヒットしない場合がある
  • ユーザーの中には、「検索性が乏しいです。文字が少し異なると、ヒットしない時があるため、検索性が向上するとより良いと思います」という声があります。(引用:ITreview

<Salesforceの料金体系>

以下は、「中小企業向けソリューション」の料金です。導入目的によって製品は異なるので、Salesforce製品価格一覧で確認しましょう。
 
  • Starter Suite:3,000円/ユーザー/月
  • Pro Suite:12,000円/ユーザー/月
  • Marketing Account Engagement:150,000円/月~
  • Sales Cloud Enterpriseエディション:19,800円/ユーザー/月~
  • Service Cloud Enterpriseエディション:19,800円/ユーザー/月~
 
関連記事: 【グループウェア】SHIRASAGI(シラサギ)とは?使い方や評判・料金まで紹介!


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【ハーモス勤怠(HRMOS勤怠)】日報・勤怠管理システム

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<ハーモス勤怠の特徴>

  • 日報機能を追加できる
  • ハーモス勤怠のメイン機能は勤怠管理ですが、1ユーザーにつき月額50円を追加すると日報機能を利用できます。さらに、30名以下で利用している場合は追加料金なしで日報機能を使えるのです。
     
  • オプションプランが豊富
  • 追加料金なしで「給与明細」や「年末調整」も管理できます。また、1ユーザーあたり100円の追加料金で「有給管理・届出申請ワークフロー」の機能が使えるなど、オプションで機能を拡張可能です。

<ハーモス勤怠の機能・使用感>

  • 打刻機能が多彩
  • ICカードやORコード、LINEを含む10個の打刻方法があります。打刻の手間を取り除き、出退勤時間を入力する時間を削減することが可能です。
     
  • 勤怠と連動して管理できる
  • 勤怠管理のデータと日報に入力されたデータを連動して管理できます。「日報で報告された作業時間が勤務時間に見合っていないケース」に気づきやすいため、テレワークでのサボりを防止できるのです。

<ハーモス勤怠の注意点>

  • 無料利用ではデータ保存期間制限がある
  • ハーモス勤怠は、30名以下であれば無料で利用できますが、無料利用の場合データ保存期間に1年という制限があります。
     
  • 不具合が起こる
  • 利用しているユーザーからは「バグなのか、たまに所定日数の表示などどこかしらがおかしなことになっていることがある」という声があります。(参考:ITreview

<ハーモス勤怠の料金体系>

  • 無料プラン:0円(ユーザー数1人~30人まで)
  • 有料プラン:100円/ユーザー/月~(ユーザー数31人以上)


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【NipoPlus】日報テンプレートを自作できるシステム

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<NipoPlusの特徴>

  • 項目を自由にカスタマイズできる
  • 入力必須を絞って記入ミスや漏れを削減したり、使える機能を制限して不要なボタンを減らしたりできるため、簡単な日報を短時間で記載・提出できます。そのため、日報記入の負担が少なく、習慣化しやすいです。
     
  • 日報データの集計分析ができる
  • 日報内の数値を集計して簡単にグラフを作成できるため、日報で報告された「営業の訪問件数」「成約数」などをデータ分析できます。

<NipoPlusの機能・使用感>

NipoPlusのテンプレート画面
  • テンプレートを登録できる
  • 自作した日報のテンプレートを登録しておくことで、会社のニーズに合った統一感のある日報を作成できます。また、部署ごとに報告する項目が異なる場合にも、テンプレート機能があると便利です。
     
  • PDF出力機能がある
  • 作成した日報をPDFに変換できます。また、出力前に余白やレイアウトの調整、項目のオン・オフも設定可能です。

<NipoPlusの注意点>

  • アプリでは匿名アカウントを利用できない
  • Web版では、匿名アカウントを使用して手軽に体験することができますが、Android版・iOS版では利用できないので注意が必要です。また、マルチデバイス機能は、正規アカウントに昇格させないと使用できません。(参考:NipoPlus 初心者ガイド
     
  • 無料プランには人数制限がある
  • NipoPlusの無料プランは、4人までしか利用できません。無料プランのまま5人以上の登録するとレポートを提出ができなくなるので、5人以上の利用では有料化は避けられません。

<NipoPlusの料金体系>

クレジット支払(自動更新)か銀行振込(請求書)かによって請求額が異なる点に注意しましょう。
 
  • 無料プラン:0円(4人以下)
  • GOLDプラン(自動更新有):180円/ユーザー/月(最低5人から)
  • GOLDプラン(自動更新無し・請求書払い):200円/ユーザー/月(最低5人から)


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【GRIDY】完全無料の業務日報管理システム

GRIDYのトップページ

<GRIDYの特徴>

  • すべての機能を無料で使える
  • 「レポート機能(日報)」の他に、「スケジュール機能」や「ファイル共有機能」「メッセージ機能」など22種類の機能すべて無料で利用できます。
     
  • 高いセキュリティ機能が備わっている
  • アクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、高いセキュリティが備わっています。また、アクセス権の管理もできるため、情報漏洩のリスクを減らせるのです。

<GRIDYの機能・使用感>

  • 機能が充実している
  • 社内業務の効率化を実現する機能が全て搭載されています。無料で利用できるため、利用目的が複数ある場合に最適です。
     
  • サポートがない
  • 無料版GRIDYには、電話やEメール、WEBフォームによる問い合わせ等の対応がないため、サポートを受けたいという方には不向きです。

<GRIDYの注意点>

  • 機能が多く混乱する可能性がある
  • 日報を含めて、業務の広範囲に関わる機能が搭載されています。しかし、「”メッセージ”と”メール”」、「”メモパッド”と”電話メモ”」などの使い分けがややこしいため、社員が混乱しないように注意が必要です。
     
  • メモパッドの公開設定の自由度が低い
  • 利用しているユーザーからは、「メモパッドの公開設定が、自分か組織名しかないので、自由度を上げてほしい」という声があります。(参考:ITトレンド

<GRIDYの料金体系>

  • すべての機能を無料で利用できます。
 
関連記事: GRIDY(グリッディ)とは?ログイン方法や評判・料金まで紹介


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【ワンズ営業日報】工事現場でも使えるクラウドシステム

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<ワンズ営業日報の特徴>

  • Excelと連携できる
  • クラウド上に集計したデータを、任意のExcelテンプレートに出力できます。そのため、システムを導入した後も、使い慣れたフォーマットで日報や資料を作成できるのです。
     
  • 画像を添付できる
  • 日報に画像を添付できるため、工事現場などで重宝します。さらに、添付された画像の検索もできるため、アクセス性も良いです。

<ワンズ営業日報の機能・使用感>

  • 自由にカスタマイズできる
  • 専門的な知識がなくても報告者の項目を簡単に作成できるため、自社に合わせた報告書にカスタマイズできます。ただし、項目を細かくしすぎると記入に時間がかかるので、注意が必要です。
     
  • スマホからも使いやすい
  • 専用のアプリはありませんが、スマートフォンでは報告書が縦長画面で表示されます。そのため、外出先から日報を記載・閲覧できるのです。

<ワンズ営業日報の注意点>

  • 使いこなすのが難しい恐れがある
  • 機能が多くカスタマイズ性が優れている一方で、ITに慣れていないメンバーが多いと、社内に浸透しない恐れがあります。
     
  • 予算に合わない可能性がある
  • 多くの機能を搭載していて便利な反面、ユーザーあたりの料金が比較的高額で予算に合わない可能性があります。使わない機能に料金がかかっていないか、見極める必要があるのです。

<ワンズ営業日報の料金体系>

  • 1,780円~/ユーザー/月(最低10ユーザーより)
  • ※別途初期費用が必要です。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの作業日報アプリ12選を比較!選定ポイントも解説


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【一覧表】クラウド型日報管理システムを徹底比較

以下は、おすすめのクラウド型日報管理システムを比較できる一覧表です。(左右にスクロールできます)
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 日報くん Salesforce ハーモス勤怠 NipoPlus GRIDY ワンズ営業日報
特徴
あらゆる情報と日報を簡単に管理・確認できるシステム
無料から使える日報作成可能なクラウド型システム
日報提出の手間を最小限に抑えるシステム
営業日報の一元化に便利なクラウドシステム
オプションで作業日報管理ができるシステム
日報テンプレートを自作できるサービス
完全無料の業務日報管理システム
工事現場でも使えるクラウドシステム
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
テンプレート機能
【〇】
【〇】
【〇】※過去日報の複製して編集可能
【〇】
【×】※前日の日報の一部をコピー可能
【〇】
【×】
【〇】
スマホで使える
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】※一部機能の制限あり
【〇】※専用アプリはない
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
5人以上での利用が前提
社員の業務状況を詳細に管理する点が、企業の規模や社風に合わない可能性がある
費用が高い
無料利用ではデータ保存期間制限がある
無料プランには人数制限がある
機能が多く混乱する可能性がある
予算に合わない可能性がある
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランなし
・有料プランは990円/月~
・無料プランなし
・有料プランは3,000円/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プランは100円/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは180円/ユーザー/月~
・無料
・無料プランなし
・有料プランは1,780円/ユーザー/月~
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「日報くん」の詳細はこちら
「Salesforce」の詳細はこちら
「ハーモス勤怠」の詳細はこちら
「NipoPlus」の詳細はこちら
「GRIDY」の詳細はこちら
「ワンズ営業日報」の詳細はこちら
 
以上のようにシステムによって、「特徴」や「注意点」、「料金体系」が異なるので、自社に合うものを選びましょう。たとえば、必要な機能に過不足なくシンプルな操作性のシステムなら、ストレスなく継続して使い続けられます。


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クラウド型日報管理システムの選定ポイント6選

ここでは、クラウド型日報管理システムの選定ポイントを6つ解説します。以下を押さえて、自社に最も最適なシステムを見つけましょう。

(1)目的に沿っているか

1つ目に、システムが自部署の目的に合っているか確認しましょう。
 
たとえば、「テレワーク時の業務内容を把握したい」「日報を共有することで、チーム全体の問題を早期発見したい」など、システムの導入目的は部署によって異なります。
 
システムの機能が目的と合っていなければ、「利用しない機能が多すぎて費用対効果が悪くなる」事態もあります。したがって、システムを導入するときは、自部署の目的に合うように、あらかじめ必要な機能や条件、目的を洗い出すことが大切です。

(2)業務フローとの整合性が取れているか

2つ目に、業務フローとの整合性が取れているかにも注目すべきです。
 
導入するシステムが自社の業務プロセスや社員の習慣に合わない場合、導入後に操作が煩雑になり、かえって負担が増える可能性があります。そのため、「既存の業務フローに、システムの利用をどのように組み込むか」を明確にして選定する点が重要です。
 
したがって、現状の業務フローを正しく把握し、導入後の運用まで想定して検討しましょう。

(3)セキュリティ対策が適切か

3つ目に、セキュリティ対策が適切かを判断しましょう。
 
日報には機密情報が含まれることが多いです。そのため、適切なセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶことが不可欠になります。
 
たとえば、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているかを基準に判断しましょう。高水準のセキュリティ対策で、企業の情報を確実に管理できるようになります。

(4)サポート体制があるか

4つ目に、サポート体制があるかも大切です。
 
システムに不具合が発生した場合や、新たな機能の追加が必要になった際に、迅速に対応してもらえるサポートがあるかどうかは、長期的な運用の安定に直結します。
 
また、社員への説明会を実施したり、運用方法の改善方法を提案したりする支援があると、導入負担を最小限に抑えられます。したがって、初期導入から運用まで、システムの定着に向けたサポート体制が備わっているシステムを選びましょう。

(5)スマホ・タブレットからも使えるか

5つ目に、あらゆる端末で使えるかも確かめるべきです。
 
PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えるシステムならば、移動中や出張先からでも日報を提出できるため、とくに外回りの多い営業担当者には便利です。また、建設現場などの作業報告においては、スマホから画像を簡単に添付できるかも重要になります。
 
このように、日報をスマホから送るケースを考慮して、「端末を問わず快適に使えること」も必須条件にしましょう。

(6)検索機能が高性能か

6つ目に、高性能な検索機能が備わっているか確認しましょう。
 
日報は日々蓄積されていくため、過去の日報から必要な情報を探すには時間と手間がかかります。そのため、とくに人数の多い大手~中堅企業が日報管理システムを運用するなら、検索機能の充実は欠かせない選定用件になるのです。
 
具体的には、「ナレカン」のように「超高性能な検索を備えたツール」を利用すれば、蓄積された過去の日報から必要な情報をすぐに見つけられます。
 
関連記事: 業務日報・日誌は廃止すべき?目的や最適な管理方法を紹介


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おすすめのクラウド型日報システムまとめ

ここまで、おすすめのクラウド型日報システム8選を中心にご紹介しました。
 
クラウド型日報システムで日報を管理すると、日報の作成・管理の手間が削減され、社内での情報共有が活発になります。一方で、日々蓄積される日報から重要な情報を探し出すことは容易ではなく、形骸化してしまう恐れもあります。
 
したがって、自社の日報管理システムには、「必要な情報の即アクセスできる検索機能が備わったツール」を選ぶべきです。
 
結論、自社の日報管理には、日報を含むあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく日報の作成・管理・提出ができる環境を整えましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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