日々の業務情報を記録する日報を、毎回自作するのは手間と時間がかかり面倒です。そこで、昨今では、日報の作成・管理を効率化する「クラウド型日報管理システム」が注目されています。
クラウド型日報管理システムを運用すれば、時間や場所を問わずに日報業務ができます。しかし、クラウド型日報管理システムを導入したいが「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型日報管理システム8選を中心にご紹介します。
- 日報アプリを選ぶときのポイントを教えてほしい
- おすすめの日報ツールを比較し、自社に最適なものを見つけたい
- スマホでも簡単に使えて、無料から導入できる日報ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドシステムが見つかり、日報の作成・共有を効率化できるようになります。
目次
クラウド型日報管理システムとは
「クラウド型」の日報管理システムとは、企業がサーバーを持たなくても、インターネット経由で日報の作成・管理ができるサービスを指します。以下では、そもそも日報を運用する目的や、アプリの種類について解説します。
日報の目的
日報の目的は、業務の進捗を報告し、自己管理とチーム全体の業務の可視化をすることにあります。
具体的には、日々の業務内容を記録することで、上司や同僚が各メンバーの作業状況を正確に把握でき、早期の問題発見や対応が可能になります。また、自身の業務を振り返ることで、次の日の行動計画を立てやすくなり、結果的に作業時間の短縮につながります。
したがって、日報は個人と組織の両方にとって、重要な情報となるのです。
日報アプリの種類
日報アプリは、目的によって以下のような種類に分かれています。
- データベース特化型
- コミュニケーション特化型
- システム連携特化型
- 作業日報特化型
日報を作成することで自動的にデータベース化され、業務内容や進捗状況のデータを収集・分析できます。
社内のコミュニケーション活性化と情報共有が目的で、メッセージでのやりとりや進捗の共有ができます。
社内の営業管理システムや顧客管理システムと連携でき、効率的に日報の作成・管理ができます。
日報業務に必要な機能が備わっており、簡単に日報の作成・管理ができます。
上記のような特徴を理解し、自社に合った日報アプリを導入しましょう。
クラウド型日報管理システムを活用するメリット3選
ここでは、クラウド型日報管理システムを活用するメリットを3つご紹介します。未だに紙やメールで日報を作成・共有している企業の方は必見です。
（1）情報共有がしやすい
オンライン上で日報を管理する1つ目のメリットは、情報共有がしやすくなることです。
クラウド型日報管理システムを使うと、オンライン上で日報を作成・共有できるので、外出先からスマホで記載できます。また、わざわざ手渡しする必要がないので、直接報告せずとも進捗共有が可能になり、時間短縮にもなります。
このように、オンラインで日報を管理すれば、情報共有の手間を大きく省けます。
（2）重複入力を防げる
オンライン上で日報を管理する2つ目のメリットは、重複入力を防止できることです。
手書きやWordで日報を作成していると、日報のデータを集計・分析したい場合に、別のシステムを併用しなければなりません。その結果、再入力の手間がかかるのはもちろん、データの重複や入力ミスのリスクも高まってしまいます。
しかし、クラウド型日報システムには、日報データの集計機能が備わっているものもあります。そのため、データの蓄積から活用が一か所でできるようになり、作業の重複を防ぎやすいのです。
（3）過去の日報をすぐに探し出せる
クラウド上で日報を管理する3つ目のメリットは、過去の日報をすぐに探し出せる点です。
紙やExcelファイルで日報を管理する場合は、ほかの資料に埋もれて目的の日報をすぐに探し出せません。しかし、クラウドシステムなら、「担当者名」や「日付」など条件を絞って検索をかけられるので、必要な情報を簡単に見つけられます。
このように、クラウド型のシステムを利用すれば、過去の日報を振り返りやすくなるのです。そのため、「Stock」のような精度の高い検索機能が備わっているクラウド型日報システムを導入して、目的の日報にすぐアクセスできる仕組みを整えましょう。
＜無料あり＞クラウド型日報管理システムのおすすめ7選
以下では、無料から導入できるクラウド型日報管理システム7選を紹介します。
日報をクラウド上で作成・共有すれば、時間や場所を問わず日報の作成・共有ができます。また、テンプレート機能が備わったツールを利用すれば、日報作成の手間をなくすことにもつながるのです。
ただし、単純に日報を作成できるだけのアプリでは、効率化できる業務の範囲が限られてしまいます。そのため、日報を起点にタスク管理したり、コミュニケーションを活性化したりできるアプリがおすすめです。
結論、日報管理には、あらゆる情報をまとめて残すことができ、必要な機能に過不足のないツール「Stock」が最適です。
Stockでは「ノート」に、わずかな工数でテンプレートを呼び起こせるので、テキストを入力していくだけで簡単に日報がつくれます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すれば、翌日に対応すべき業務のやり忘れを防げるほか、上司から部下への声かけも完結できます。
【Stock】 無料から使える日報作成可能なクラウド型システム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【日報くん】日報提出の手間を最小限に抑えるシステム
＜日報くんの特徴＞
- マルチデバイスに対応している
- 作業ごとにメモを残せる
PCやスマートフォンとインターネットの接続環境さえあれば、いつでもどこでも記入することができます。客先常駐や外回り営業が多い企業、複数の支店・店舗を展開する企業でも導入しやすいのがポイントです。
作業ごとの稼働時間や業務内容をメモする機能があります。作業が終わるごとにメモしておけば正確な稼働時間・内容を忘れる心配がなくなります。
＜日報くんの機能・使用感＞
- 3ステップで簡単に使える
- 利益率の概算もできる
ステップ1で日報作成画面を開き、ステップ2で参加中のプロジェクトを選択、ステップ3で「作業内容」と「時間」を記録するだけで日報を作成できます。操作が簡単な分、日報にかける時間を削減できます。
予算と時間単価を登録しておくことで、稼働時間に応じたコストを算出できます。利益率の概算も可能なので、効果的な予算配分や戦略的な意思決定に役立ちます。
＜業務管理システム日報くんの注意点＞
- 閲覧権限を設定できない
- カスタマイズが難しい
立場に応じて「管理者」「社員」「パートナー」の3種類に権限を設定できます。しかし、いずれも閲覧権限の設定はできないため、書き込む内容に配慮しなければなりません。
ユーザーの中には、「”顧客対プロジェクト”に縛られないで、”部署対タスク”といった自由に設定した項目で集計がしたい」という声があります。（参考：ITreview）
＜業務管理システム日報くんの料金体系＞
- ミニマムプラン：990円/月（ユーザー数5人まで）
- Sプラン：3,300円/月（ユーザー数60人まで）
- Mプラン：5,280円/月（ユーザー数100人まで）
- Lプラン：10,560円/月（ユーザー数200人まで）
【Salesforce】営業日報の一元化に便利なクラウドアプリ
＜Salesforceの特徴＞
- 顧客情報の一元管理できる
- 導入目的に応じた製品選択
Salesforceでは顧客情報を一元管理できるため、部署問わず顧客データを中心に仕事を進めることが可能です。基本的には、「入力した顧客データや商談進捗」を日報情報として管理する形になります。
“顧客管理”や”売上の予測”といった導入目的に応じた製品を選べます。詳細は、Salesforce製品価格一覧で確認できます。
＜Salesforceの機能・使用感＞
- AI機能
- レポート機能
一部のSalesforce製品にはAI機能が備わっています。顧客のニーズに合った営業プロセスをすぐに判断できるようになるため、営業業務の負担軽減につながる点がメリットです。
顧客データや日報など、あらゆるデータを利用してグラフや表を作成することができます。したがって、最新のデータに基づいた営業に関する会議資料を簡単に作成できるのです。
＜Salesforceの注意点＞
- メインは顧客管理機能
- 検索してもヒットしない場合がある
Salesforceは様々な機能があるため日報管理も可能ですが、メイン機能は顧客管理です。そのため、顧客管理を必要としない企業では機能を持て余してしまう可能性があります。
ユーザーの中には、「検索性が乏しいです。文字が少し異なると、ヒットしない時があるため、検索性が向上するとより良いと思います」という声があります。（引用：ITreview）
＜Salesforceの料金体系＞
以下は、「中小企業向けソリューション」の料金です。導入目的によって製品は異なるので、Salesforce製品価格一覧で確認しましょう。
- Starter Suite：3,000円/ユーザー/月
- Pro Suite：12,000円/ユーザー/月
【ハーモス日報（HRMOS日報）】日報・勤怠管理システム
＜ハーモス日報の特徴＞
- スマホ方に日報を作成できる
- 勤怠と連動して管理できる
社員は、各自のID・パスワードでスマホからログインし、日報報告できるので、外回りや現場作業が多い企業におすすめです。
「HRMOS勤怠」と併用すれば、打刻した1日の稼働時間と、日報で報告した業務時間の実績差を計算できます。そのため、作業時間の乖離を防げるので、適切なリソース配分が可能になります。
＜ハーモス日報の機能・使用感＞
- プロジェクト単位で稼働時間を報告できる
- 日報データをもとに業務を可視化できる
- ほかのツールとの併用が必要になる
- 口コミが少ない
- 無料プラン：0円（ユーザー数1人～30人まで）
- 有料プラン：50円/ユーザー/月～（ユーザー数31人以上）
- 項目を自由にカスタマイズできる
- 日報データの集計分析ができる
- テンプレートを登録できる
- PDF出力機能がある
- アプリでは匿名アカウントを利用できない
- 無料プランには人数制限がある
- 無料プラン：0円（4人以下）
- GOLDプラン（自動更新有）：180円/ユーザー/月（最低5人から）
- GOLDプラン（自動更新無し・請求書払い）：200円/ユーザー/月（最低5人から）
- すべての機能を無料で使える
- 高いセキュリティ機能が備わっている
- 機能が充実している
- サポートがない
- 機能が多く混乱する可能性がある
- メモパッドの公開設定の自由度が低い
- すべての機能を無料で利用できます。
- Excelと連携できる
- 画像を添付できる
- 自由にカスタマイズできる
- スマホからも使いやすい
- 使いこなすのが難しい恐れがある
- 費用対効果が下がる可能性がある
- 1,780円～/ユーザー/月（最低10ユーザーより）
「取引先・プロジェクト・業務」ごとに、詳細と稼働時間を記入して、日報を作成できます。そのため、どの業務をメインに進めたのかが、一目では把握しやすいです。
日報データをもとに、各社員がどの案件でどのくらい稼働しているのかを把握できます。そのため、社員の動きが見えづらいテレワーク中の”サボり防止”に役立ちます。
＜ハーモス日報の注意点＞
ハーモス日報はシンプルなアプリであるため、タスク機能は搭載されていません。一方、ビジネスでは、日報を起点に翌日の対応業務を設定するケースが多いので、ほかのツールとの併用が必要になります。
現時点では、ハーモス日報の口コミは確認できていません。そのため、実際のユーザーの声を参考に導入を決めたい、という方は要注意です。
＜ハーモス日報の料金体系＞
【NipoPlus】日報テンプレートを自作できるシステム
＜NipoPlusの特徴＞
入力必須を絞って記入ミスや漏れを削減したり、使える機能を制限して不要なボタンを減らしたりできるため、簡単な日報を短時間で記載・提出できます。そのため、日報記入の負担が少なく、習慣化しやすいです。
日報内の数値を集計して簡単にグラフを作成できるため、日報で報告された「営業の訪問件数」「成約数」などをデータ分析できます。
＜NipoPlusの機能・使用感＞
自作した日報のテンプレートを登録しておくことで、会社のニーズに合った統一感のある日報を作成できます。また、部署ごとに報告する項目が異なる場合にも、テンプレート機能があると便利です。
作成した日報をPDFに変換できます。また、出力前に余白やレイアウトの調整、項目のオン・オフも設定可能です。
＜NipoPlusの注意点＞
Web版では、匿名アカウントを使用して手軽に体験することができますが、Android版・iOS版では利用できないので注意が必要です。また、マルチデバイス機能は、正規アカウントに昇格させないと使用できません。（参考：NipoPlus 初心者ガイド）
NipoPlusの無料プランは、4人までしか利用できません。無料プランのまま5人以上の登録するとレポートを提出ができなくなるので、5人以上の利用では有料化は避けられません。
＜NipoPlusの料金体系＞
クレジット支払（自動更新）か銀行振込（請求書）かによって請求額が異なる点に注意しましょう。
【GRIDY】完全無料の業務日報管理システム
＜GRIDYの特徴＞
「レポート機能（日報）」の他に、「スケジュール機能」や「ファイル共有機能」「メッセージ機能」など22種類の機能すべて無料で利用できます。
アクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、高いセキュリティが備わっています。また、アクセス権の管理もできるため、情報漏洩のリスクを減らせるのです。
＜GRIDYの機能・使用感＞
社内業務の効率化を実現する機能が全て搭載されています。無料で利用できるため、利用目的が複数ある場合に最適です。
無料版GRIDYには、電話やEメール、WEBフォームによる問い合わせ等の対応がないため、サポートを受けたいという方には不向きです。
＜GRIDYの注意点＞
日報を含めて、業務の広範囲に関わる機能が搭載されています。しかし、「”メッセージ”と”メール”」、「”メモパッド”と”電話メモ”」などの使い分けがややこしいため、社員が混乱しないように注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「メモパッドの公開設定が、自分か組織名しかないので、自由度を上げてほしい」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYの料金体系＞
【ワンズ営業日報】工事現場でも使えるクラウドシステム
＜ワンズ営業日報の特徴＞
クラウド上に集計したデータを、任意のExcelテンプレートに出力できます。そのため、システム導入後も、使い慣れたフォーマットで日報や資料の作成が可能です。
日報に画像を添付できるため、工事現場などで重宝します。さらに、添付された画像の検索もできるため、アクセス性も良いです。
＜ワンズ営業日報の機能・使用感＞
専門的な知識がなくても報告者の項目を簡単に作成できるため、自社に合わせた報告書にカスタマイズできます。ただし、項目を細かくしすぎると記入に時間がかかるので、注意が必要です。
専用のアプリはありませんが、スマートフォンでは報告書が縦長画面で表示されます。そのため、外出先から日報を記載・閲覧できるのです。
＜ワンズ営業日報の注意点＞
日報を作成できるだけでなく、スケジュール管理や顧客マスタ管理なども可能です。ただし、ITに慣れていないメンバーが多いと、社内に浸透しない恐れがあります。
多くの機能を搭載していて便利な反面、ユーザーあたりの料金が比較的高額になる恐れがあります。使わない機能があると費用対効果が下がるので注意しましょう。
＜ワンズ営業日報の料金体系＞
※別途初期費用が必要です。
【一覧表】クラウド型日報管理システムを徹底比較
以下は、おすすめのクラウド型日報管理システムを比較できる一覧表です。（左右にスクロールできます）
| Stock【おすすめ】 | 日報くん | Salesforce | ハーモス勤怠 | NipoPlus | GRIDY | ワンズ営業日報 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
無料から使える日報作成可能なクラウド型システム |
日報提出の手間を最小限に抑えるシステム |
営業日報の一元化に便利なクラウドシステム |
オプションで作業日報管理ができるシステム |
日報テンプレートを自作できるサービス |
完全無料の業務日報管理システム |
工事現場でも使えるクラウドシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】※過去日報の複製して編集可能 |
【〇】 |
【×】※前日の日報の一部をコピー可能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| スマホで使える |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※一部機能の制限あり |
【〇】※専用アプリはない |
| 注意点 |
5人以上での利用が前提 |
社閲覧権限を設定できない |
メインは顧客管理機能 |
ほかのツールとの併用が必要になる |
無料プランには人数制限がある |
機能が多く混乱する可能性がある |
費用対効果が下がる可能性がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは990円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは3,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは50円/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは180円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは1,780円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「日報くん」の詳細はこちら |
「Salesforce」の詳細はこちら |
「ハーモス日報」の詳細はこちら |
「NipoPlus」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「ワンズ営業日報」の詳細はこちら |
以上のようにシステムによって、「特徴」や「注意点」、「料金体系」が異なるので、自社に合うものを選びましょう。たとえば、必要な機能に過不足なくシンプルな操作性のシステムなら、ストレスなく継続して使い続けられます。
クラウド型日報管理システムの選定ポイント6選
ここでは、クラウド型日報管理システムの選定ポイントを6つ解説します。以下を押さえて、自社に最も最適なシステムを見つけましょう。
（1）シンプルに操作できるか
1つ目に、シンプルに操作できるかは重要です。
日報は毎日作成していくものなので、操作が複雑なアプリでは社員が面倒に感じてしまい、次第に形骸化した日報しか提出されなくなってしまいます。また、ITツールに不慣れなメンバーが多い場合には、そもそも導入する段階で頓挫する恐れもあるのです。
したがって、システムを導入するときは、導入担当者だけでなく、現場のメンバー全員が直感的に操作できるかを確認しましょう。
（2）業務改善につながるか
2つ目に、業務改善につながるかという点です。
日報を作成するメリットとして、1日の作業を振り返ることで、翌日の業務の優先順位を立てやすくなる点が挙げられます。しかし、頭のなかだけで覚えておこうとすると時間が経つに連れて忘れてしまい、対応漏れが起こりかねません。
つまり、”日報を作成して終わり”ではなく、対応漏れが起こらないようにタスクとして管理することで、業務改善につながるのです。日報の作成だけでなく、タスク管理もできる「Stock」のようなアプリであれば、翌日や翌週に対応すべき業務も確実に拾えます。
（3）セキュリティ対策が適切か
3つ目に、セキュリティ対策が適切かを判断しましょう。
日報には機密情報が含まれる場合が多いです。そのため、適切なセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶことが不可欠になります。
たとえば、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているかを基準に判断しましょう。高水準のセキュリティ対策で、企業の情報を確実に管理できるようになります。
（5）スマホ・タブレットからも使えるか
5つ目に、あらゆる端末で使えるかも確かめるべきです。
PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えるシステムならば、移動中や出張先からでも日報を提出できるため、とくに外回りの多い営業担当者には便利です。また、建設現場などの作業報告においては、スマホから画像を簡単に添付できるかも重要になります。
このように、日報をスマホから送るケースを考慮して、「端末を問わず快適に使えること」も必須条件にしましょう。
（5）古い日報も残しておけるか
5つ目に、古い日報も残しておけるかも確認しましょう。
日報に残す情報やデータは、企業にとって情報資産になり得るため、適切に管理していかなければ必要なときにすぐに振り返れません。とはいえ、古い日報をいつまでも残しておくと、容量を圧迫してしまい、PCやスマホの挙動が遅くなってしまいます。
そこで、”削除はしたくないが、残しておきたいデータ”をアーカイブ保存しておける「Stock」であれば、デバイスの挙動への影響は最小限に抑えられます。ただし、古い情報は適度に削除し整理していくべきなので、社内でルールを設けておくことが大切です。
おすすめのクラウド型日報システムまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型日報システム8選を中心にご紹介しました。
クラウド型日報システムで日報を管理すると、日報の作成・管理の手間が削減され、社内での情報共有が活発になります。一方で、日々蓄積される日報から重要な情報を探し出すことは容易ではなく、形骸化してしまう恐れもあります。
したがって、自社の日報管理システムには、「必要な機能に過不足なく、検索性に優れたツール」を選ぶべきです。
結論、自社の日報管理には、日報を含むあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで振り返れるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく日報の作成・管理・提出ができる環境を整えましょう。
