適切な案件管理がされていない環境では、受注確度を高めたり、新規顧客獲得につながるノウハウを蓄積したりできません。そのため、まずは「案件の状況を管理できる体制」を整えることが重要です。
しかし、案件管理の方法には、ExcelやGoogleスプレッドシート、そのほかにもITツールが挙げられるため、「自社の課題を解決する最適な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelよりも案件管理に役立つおすすめツール9選と選定ポイントを中心に紹介します。
- Excelによる案件管理に限界を感じているためツールを導入したい
- おすすめの案件管理システムを機能・価格をもとに比較検討したい
- ITに不慣れでも社内情報を簡単に管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、案件管理の概要がわかるだけでなく、自社の運用に合った案件管理ツールが見つかります。
目次
案件管理とは
ここでは、案件管理の目的やメリット、管理すべき項目を解説します。以下の案件管理の基本事項を確実に押さえましょう。
案件管理の目的・必要性とは
案件管理の目的は「顧客情報」や「営業の進捗」を見える化することです。
案件に関わるすべての情報を一目で分かる状態にしておけば、適切なタイミングで、効果的なアプローチが可能になります。また、過去の案件が整理されていれば、同じような事案が起きた場合に役立てられるのです。
逆に、案件管理ができていない状態では、必要な情報を探す手間がかかるほか、誤った認識でアプローチを進める事態になりかねません。そのため、非効率的な状態を回避するためにも、1つ1つの案件を管理することが必要です。
案件管理のメリットとは
案件管理に取り組むと、以下の3つのメリットが得られます。
- 受注確度を高める
- 属人化を防ぐ
- 分析を次に活かす
先方の要望や課題、これまで実施したアプローチなど、あらゆる情報を管理することで的確な提案ができます。また、事前にヒアリングした内容を再度繰り返したり、別案件の資料を提示したりするミスも減らせます。
チームで案件管理をしなければ、担当者が異動したり退職したりしたときに、適切な対応ができなくなってしまいます。反対に、適切に案件管理をすれば、担当者が不在でも適切な対応ができるので、顧客満足度にも好影響を与えます。
案件ごとに成功要因や失敗要因を分析してまとめれば、一時的ではなく長期的な改善につながります。また、それらのノウハウは若手社員にかける教育コストの削減など、副次的な効果をもたらすのです。
適切な案件管理ができていない企業では、本来は獲得できるはずの顧客を取りこぼしていたり、これまでの経験が活かされていなかったりします。したがって、案件管理の仕組みが整備されていない企業は早急に対応しましょう。
案件管理の必須項目とは
案件管理では、案件に関するあらゆる情報を管理しなければなりません。以下は管理すべき項目の一覧です。
| ＜管理項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
案件名 |
件名を見ただけで、何の案件かを一目で分かるように記載します。 |
|
担当者名 |
誰がこの案件を担当しているのかを記載します。連絡先も追記しておけば、すぐにやりとりができます。 |
|
顧客の基本情報 |
「会社名・事業所名」「窓口担当の部署」「担当者名」などを記載します。 |
|
受注確度 |
受注確度を高い順にA→B→Cと記載します。誰が見てもすぐに重要度が判断できるように工夫しましょう。 |
|
ヒアリングメモ |
事前ヒアリングから得られた顧客の悩みや要望を記載します。同じ質問を繰り返さないように、抜け漏れなく書き残す必要があります。 |
|
受注予定金額/日程 |
業績予測のために受注予定の金額や日程を記載します。 |
以上の必須項目に加えて、自社の製品・サービスに合わせて、必要となる項目を追加しましょう。
案件管理表とは
案件管理表とは、社内で抱えている案件の進捗状況を表に記録したもので、営業やプロジェクトの管理で活用される場合が多いです。以下は、Excelで作成したプロジェクトの案件管理表になります。
案件管理を表にすることで視覚的に見やすくなり、未完了のタスクが洗い出せます。ただし、Excelはスマホから閲覧・編集するのが難しい点に注意が必要です。
案件管理と商談管理の違いとは
案件管理と商談管理の違いは、管理する情報の領域です。
案件管理は、「案件名や顧客の基本情報、営業の進捗状況など案件に関わる情報」を幅広く扱います。案件管理によって、受注するときの不手際を解消したり、営業の質を向上したりすることにつながります。
一方で、商談管理は「商談の担当者や進捗状況など商談に関する情報」を管理します。商談管理をすることで、商談成立までのプロセスを把握できるため、成約率の上昇に貢献します。
以上のように、案件管理と商談管理は、専門的に管理する情報の範囲が異なります。そのため、両者を適切に使い分けて、業務の質を向上していきましょう。
案件管理ツールの種類
案件管理をする企業のなかには、紙の資料を使っているケースも少なくありません。しかし、紙を使った方法では管理が面倒なうえ、担当者の負担が大きいので、以下のようなツールの導入を検討しましょう。
| ソフトウェア | 特徴 |
|---|---|
| Excel/Googleスプレッドシート |
カスタマイズ性の高い表計算ツール |
| SFA（営業支援）/CRM（顧客管理） |
顧客ごとに営業の進捗状況を可視化し、顧客対応を効率化するツール |
| 情報管理ツール |
社内情報を一元管理することに特化したツール |
しかし、「Excel」や「Googleスプレッドシート」は、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報を更新しづらい点がデメリットです。また、SFA/CRMは、進捗管理や既存顧客の管理に役立つものの、操作が複雑な傾向にあるので、ITに不慣れな方は使いこなせません。
そのため、昨今は、操作性がシンプルな「Stock」などのツールを使って案件管理をする企業も多いです。
案件管理にExcelを活用するデメリット
案件管理にエクセルを使うと、以下のようなデメリットが発生するため注意が必要です。
- 共有までに時間がかかる
- 情報へのアクセスしづらい
- 情報の更新が分かりづらい
ファイルを社内で共有する場合、外部のチャットツールやメール等を経由する必要があり、手間がかかります。また、ファイルをチャットやメールで共有するとほかのやりとりで流れてしまい、あとから探すのが面倒です。
Excelの特性上、ファイルの中身まで検索できないので、逐一ファイルを開いて確認しなければなりません。加えて、案件が増えるに連れてファイル数も増加するため「どこに、どの情報がまとめられているのか」分かりづらいと言えます。
Excelでは、情報を更新しても、メンバーが気づきづらいと言えます。そのため、新たな情報を追加したとしても、すぐに活用されない可能性があるのです。
営業では、最新情報にいつでもアクセスできる状況が求められることから、Excelの案件管理では不向きです。そのため、案件の作成・管理・共有がスムーズなITツールを導入しましょう。
案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリット
以下では、案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリットをご紹介します。とくに、これまでファイル管理をしていた企業は必見です。
（1）情報を一元管理できる
1つ目のメリットは、あらゆる情報を一か所で管理できる点です。
仮に、情報がバラバラに管理されていると「どのような対応をしたか」「次のやるべき対応は何か」がすぐに判断できません。一方、情報管理ツールであれば、メンバーが担当するすべての案件を一か所にまとめられるので、情報のアクセス性を高められます。
また、一部の情報管理ツールでは、高性能な検索機能を搭載しています。そのため、案件に関するキーワードで検索すれば、目的の情報を素早く見つけられるのです。
（2）常に最新情報を確認できる
2つ目のメリットは、常に最新の情報を確認することができる点です。
多くの案件管理ツールは、情報の更新を行った場合、編集内容がすぐに反映されます。そのため、誤って古い情報を参照するトラブルを防ぐことができます。
とくに、営業などの外出先から最新情報にアクセスする必要がある職種には、特に重宝される機能です。なかでも、クラウド型かつマルチデバイス対応のツールであれば、ネットがつながればスマホからでもすぐに情報を確認できるので、営業活動に役立ちます。
（3）引き継ぎが簡単になる
3つ目のメリットは、情報管理ツールがあれば、案件の引き継ぎが簡単になる点です。
たとえば、プロジェクトに途中参加したメンバーでも、これまでのやりとりやタスクを確認できるため、一から引き継ぎをする必要がありません。しかし、チャットツールだと情報が他の話題に埋もれてしまい、案件管理には不向きなので注意しましょう。
したがって、顧客管理には、企業別に「フォルダ」をつくりつつ、案件ごとにタグ付けや階層管理できる「Stock」のようなツールが最適です。
＜案件管理＞無料あり！社内の情報管理が効率化するツール6選
以下では、案件管理を効率化するおすすめのツール6選をご紹介します。
複数の案件を並行して管理するにはITツールが不可欠である一方、SFA/CRMなどの専用ツールは、多機能で複雑な傾向があります。とくに従業員がITツールに苦手意識があると、導入しても使いこなせない恐れがあるのです。
また、企業情報を効率的に業務へ生かすには、必要な情報をすぐに取り出せなければなりません。そこで、案件が増えても素早くアクセスできる状態で管理する必要があります。
結論、案件管理には、ITに不慣れでも即日使いこなせるほど簡単に営業情報を整理・アクセス可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には直感的に情報を書き残せるうえ、エリアごとにタグ付けしたり「フォルダ」を分けたりして管理すれば、必要な情報がすぐに見つかります。また、ノートに紐づく「タスク」を設定すれば、複数案件が並行していても対応漏れを防げます。
【Stock】最も簡単に案件や商談情報を管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Mazrica Sales】営業の案件管理を効率化できるツール
＜Mazrica Salesの特徴＞
- カンバン方式でのタスク管理
- 現場主義で営業活動を最適化する
各タスクをカードで管理するカンバン方式を採用しており、直感的に進捗を把握できます。
顧客、案件、行動、名刺などの全ての情報を一元管理し、現場主義で営業活動を支援します。
＜Mazrica Salesの機能・使用感＞
- 行動管理機能
- レポート機能
日々の行動を時系列で表示する機能で、チームメンバーの営業活動を簡単に把握できて便利です。
受注率や進捗率の分析など、必要なレポートが標準搭載されており、蓄積されたデータを今後の営業活動に役立てられます。
＜Mazrica Salesの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
- UIがわかりづらい
最も安価なプランでも 27,500円/月（〜5ユーザー）のため、1人あたりの単価が比較的高いと言えます。
ユーザーからは、「売上管理機能のグラフや案件完了の可視化がわかりづらい。」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Mazrica Salesの料金体系＞
- Starter：27,500円〜/月（〜5ユーザー）
- Growth：110,000円〜/月（〜10ユーザー）
- Enterprise：330,000円〜/月（〜20ユーザー）
【Zoho CRM】さまざまな機能で顧客管理できるツール
＜Zoho CRMの特徴＞
- 機能拡張の選択肢が豊富
- 入力項目のカスタマイズができる
電話連携やメルマガ配信など、業務を効率化するための機能拡張が揃っています。
ドラッグ＆ドロップで入力すべき項目を変更できるため、自社に合わせた管理が実現します。
＜Zoho CRMの機能・使用感＞
- 営業分析レポート機能
- カスタマイズ機能
CRMに登録された各見込み客・顧客のデータから必要な情報を自動で集計し、リアルタイムのデータを常に可視化することでスムーズな営業分析に役立ちます。
自社のビジネスに合わせてカスタマイズ可能なので、自社にとって使いやすい環境で業務を効率よく進めることができます。
＜Zoho CRMの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- 初期の項目と自社独自の項目が混ざる
Zoho CRMは多機能で自由度も高いゆえに、ITに詳しくない場合には上手く使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「標準のUIをもっと美しくしてほしい。初期の項目が多すぎて自社にあったものに絞らないと使いがってが悪い」という声があります。（引用：ITreview）
＜Zoho CRMの料金体系＞
- スタンダード：2,400円/ユーザー/月（月間契約）
- プロフェッショナル：4,200円/ユーザー/月（月間契約）
- エンタープライズ：6,000円/ユーザー/月（月間契約）
- アルティメット：7,800円/ユーザー/月（月間契約）
【Sansan】名刺管理にも使える案件管理ツール
＜Sansanの特徴＞
- 名刺情報から人物のつながりが見える
- 商談準備に役立つ
名刺情報がデータベース化されるので、関連性のある人物同士のつながりが把握しやすくなります。
Sansanで取得したデータは、SFAやCRMといった営業ツールに連携可能です。商談履歴を含めた企業情報をまとめやすく、商談準備のときにも役立ちます。
＜Sansanの機能・使用感＞
- 名刺管理機能
- データベースの管理機能
取り込んだ名刺情報をもとに、同一人物を名寄せしたり、人事異動の情報を通知したりできます。紙の名刺のスキャンだけでなく、デジタル名刺にも対応しているので、Web商談が多い場合でも役立ちます。
各企業の支店や動向をSansan上でまとめられるので、商談に活かせるツールを探している方に適しています。
＜Sansanの注意点＞
- 名刺以外の情報を管理するには上位プランの契約が前提
- 関係のない情報が送られることがある
Sansanで企業や営業活動に関する情報を管理するには、上位プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「極稀に全く関係のない会社の情報が送られてくることもあります。それらの精査がよりなされると、更に使いやすくなると感じます。」との声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Sansanの料金体系＞
Sansanを利用するには、初期費用+月額費用が必要です。
- LIte：要問合せ
- Standard：要問合せ
- Enterprise：要問合せ
【Kintone】業務アプリが自作できるツール
＜Knintoneの特徴＞
- アプリをカスタマイズできる
- データをグラフで可視化
Knintoneは、プログラミングの知識がない方も、自身でアプリをカスタマイズできるのが特徴のアプリです。たとえば、顧客管理や日報作成、交通費の申請など幅広い用途で使えます。
グラフ出力によって営業状況やメンバーの工数を把握できるため、業務の管理や状況の分析が可能になります。
＜Kintoneの機能・使用感＞
- 情報に紐づいたやり取り
- 拡張機能
顧客情報を管理するときは、情報に紐づけて案件やすべてのやり取りを残すことができます。
Kintone内の便利な機能はもちろん、電子契約サービスやファイル管理サービスなど外部のサービスとの連携も可能です。
＜Kintoneの注意点＞
- 大規模利用向け機能は最上位プランのみ
- 別画面への遷移がわかりづらい
Kintoneは大規模な企業向けに専用機能をリリースしています。ただし、最上位プランにしかないため注意が必要です。
ユーザーからは、「システム自体の支払い管理・請求書の確認画面への遷移が少々分かりにくいように思います。」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月（月額契約）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月額契約）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月額契約）
【Salesforce】世界シェアNo.1のCRMツール
＜Salesforceの特徴＞
- 業務に最適な製品が選べる
- AIがソリューションを提示
業種や部門別に製品が用意されており、自分に適したものを利用できます。
例えば、営業の場合、AIが案件に関するインサイトを読み取ったり、優先すべき商談を示すことで成約率を高めます。
＜Salesforceの機能・使用感＞
- 収益管理
- 顧客認知
CRMに組み込まれた収益管理ツールが見積もり作成から請求までまとめて管理し、営業と財務をつなげる単一のプラットフォームを実現しています。
Data Cloudでは、別々の製品やシステムに保存されたデータを連携・調整して顧客の全体像を作り出します。
＜Salesforceの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのに時間がかかる
- 長期間のデータ管理に向かない
Salesforceは、機能が豊富であるため、すべての機能を理解して使いこなせるようになるためには時間がかかります。また、昨今ではSlackとの連携も可能になったことで、便利な反面、より操作が複雑になる可能性があります。
ユーザーからは「データを十数年保持しようとするとコストがとても大きくなります。」といった意見がありました。（引用：ITreview）
＜Salesforceの料金体系＞
業種や必要な機能によって料金が変動するので、詳しくは問い合わせが必要です。
＜進捗管理＞案件状況をガントチャート形式で管理するシステム3選
ここでは、案件状況をガントチャート形式で管理できるシステムを3つご紹介します。ガントチャート機能が必須要件な方は、以下の内容を参考に検討しましょう。
【みんなでガント.com】ガントチャートを使った案件管理ツール
＜みんなでガント.comの特徴＞
- メールアドレスによる会員登録も不要
- 時間単位でガントチャートの作成が可能
会員登録をせず、すぐにガントチャートを作成できます。
30分単位のガントチャートも作成できるので、1日の詳細なスケジュールが可視化されます。
＜みんなでガント.comの機能・使用感＞
- ガントチャート機能
- Todo管理機能
プロジェクトスケジュールを帯状のグラフで視覚化できるので、それぞれの案件がどのステータスにあるのか一目で把握できて便利です。
メンバー単位からチーム単位までTodoを作成し管理できるので、案件に関するタスクを依頼したい場合に役立ちます。
＜みんなでガント.comの注意点＞
- 無料プランがない
- 案件に関するやりとりができない
30日間の無料期間はありますが、継続して利用するには1,800円以上のライセンスを購入しなければなりません。
メッセージ機能が備わっていないため、案件に関するやりとりには、ほかの連絡手段を介さなければなりません。
＜みんなでガント.comの料金体系＞
利用者の数や作成するガントチャートによって料金が異なります。
| プラン | トライアル | エントリー | ビジネスS | ビジネスM | ビジネスL |
|---|---|---|---|---|---|
| ガントチャート数 |
1 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
| ユーザー数 |
10人まで |
20人まで |
20人まで |
50人まで |
100人まで |
|
料金
（利用期間92日） |
1,800円 |
– |
– |
– |
– |
|
料金
（利用期間184日） |
– |
4,800円 |
9,600円 |
19,200円 |
38,400円 |
|
料金
（利用期間366日） |
– |
8,600円 |
17,600円 |
36,000円 |
72,000円 |
なお、ビジネスLを超えるユーザー数を希望する場合は、問合せが必要です。
【Brabio!】Excelの案件管理を共有できるツール
＜Brabio!の特徴＞
- メンバーの進捗を把握できる
- グループウェアとしても使える
複数の案件が同時進行しているときに、メンバーが何のタスクを抱えているかを把握できるため、進捗に応じた対応が可能です。
タスクのスケジュール表示やコメント機能など、ガントチャート作成サービスでありながらグループウェアとしての機能も兼ね備えています。
＜Brabio!の機能・使用感＞
- ガントチャート機能
- プロジェクト横断ビュー機能
ガントチャートが自動で作成され、達成率の表示やマイルストーンなどの機能でプロジェクト管理を最適化できます。
プロジェクトを跨いで進捗を確認できるので、誰がいつ何をやっているのかが一目で分かって便利です。
＜Brabio!の注意点＞
- 大規模なチームは有料プランが必要になる
- ガントチャート上でタスク管理できるとよい
無料プランの場合、「ユーザー5名・容量50MBまで」の制限があるため、ビジネスで活用するには有料プランへの移行が必要です。
利用しているユーザーからは「タスクの変更が1階層入らないとできないため、ガントチャート上で「完了」「着手中」「未着手」など少し決められると、スケジュールの把握や更新が早くなると思います。」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Brabio!の料金体系＞
- 無料プラン：0円（上限5ユーザー）
- エントリープラン
- ミッドレンジプラン
- エンタープライズプラン
プラン10：3,300円/月（上限10ユーザー）
プラン20：6,600円/月（上限20ユーザー）
プラン30：9,900円/月（上限30ユーザー）
プラン40：13,200円/月（上限40ユーザー）
プラン50：16,500円/月（上限50ユーザー）
プラン100：33,000円/月（上限100ユーザー）
プラン200：66,000円/月（上限200ユーザー）
プラン300：99,000円/月（上限300ユーザー）
要問い合わせ
【Backlog】Web開発の案件管理ができるツール
＜Backlogの特徴＞
- ガントチャートで進捗を把握できる
- タスクを「課題」として管理する
プロジェクトの進捗をガントチャート形式で可視化して、メンバーの状況を把握できるようにします。
Backlogでは、対応すべきタスクを「課題」と定義しています。課題には対応状況や担当者・タスクの期間などが記載可能です。
＜Backlogの機能・使用感＞
- プロジェクト管理機能
- Wiki機能
プロジェクトに課題を設定すると進捗を「未対応/処理中/処理済み/完了」の４つに振り分けることができるので、進捗を一目で分かるようにしたい場合に役立ちます。
社員のナレッジを蓄積・共有できる機能で、管理者はユーザーごとにアクセス権限を付けられるので便利です。
＜Backlogの注意点＞
- タスクを整理するのに手間がかかる
- セキュリティに不安がある
利用しているユーザーからは「不用意な課題が乱立してしまい、整理にする手間が生じる」「重複タスクや親子関係などが正しくないときに管理者に負荷がかかる」などの声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「社外との連携があるので、セキュリティの管理が難しい。」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月（月額契約）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月額契約）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月額契約）
- プラチナプラン：82,500円/月（月額契約）
＜一覧表＞案件管理におすすめのツール9選
以下は、これまでご紹介した案件管理におすすめのツール9選の一覧表です。（左右にスクロールできます。）
＜案件管理を効率化できるツール6選＞
| Stock【おすすめ】 | Mazrica Sales | Zoho CRM | Sansan | Kintone | Salesforce | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に案件や商談情報を管理できるツール |
営業の案件管理を効率化できるツール |
さまざまな機能で顧客管理できるツール |
グループウェアとしても活用できるツール |
業務アプリが自作できるツール |
世界シェアNo.1のCRMツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※外部のチャットツールとの連携は可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】※ただし、タブで分けることができる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
予算に合わない可能性がある |
海外製のツールのため分かりづらい箇所がある |
名刺以外の情報を管理するには上位プランの契約が前提 |
大規模利用向け機能は最上位プランのみ |
使いこなすのに時間がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは27,500円〜/月（〜5ユーザー） |
・無料プランなし
・有料プランは2,400円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問合せ |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/月～ |
ホームページにて要確認 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Mazrica Sales」の詳細はこちら |
「Zoho CRM」の詳細はこちら |
「Sansan」の詳細はこちら |
「Kintone」の詳細はこちら |
「Salesforce」の詳細はこちら |
＜案件状況がガントチャート形式で管理できるシステム3選＞
| みんなでガント.com | Brabio! | Backlog | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ガントチャートを使った案件管理ツール |
Excelの案件管理を共有できるツール |
Web開発の案件管理ができるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】※課題ごとにコメントを残せる |
| フォルダ機能 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
無料プランがない |
大規模なチームは有料プランが必要になる |
タスクを整理する手間がかかりやすい |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,800円（利用期間92日）～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月（上限10ユーザー）～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/月～ |
| 公式サイト |
「みんなでガント.com」の詳細はこちら |
「Brabio!」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
昨今では、人工知能の発展により、多くのツールでAIが導入されつつあります。しかし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、運用コストも高いので非IT企業では使いこなせない可能性があるため、必要な機能に過不足がないシンプルなものがおすすめです。
＜失敗しない＞案件管理ツールの選定ポイント5選
自社に合わないITツールは社内に浸透しないだけでなく、無駄な運用コストがかかります。そこで以下では、導入に失敗しないための案件管理ツールの選定ポイントを解説します。
（1）マルチデバイス対応か
はじめに、PCだけでなくスマホにも対応しているかを確認しましょう。
案件管理ツールはPC向けが多いですが、顧客訪問などで外出する機会が多い営業では、スマホで利用できるかは重要です。さらに、多機能ツールは機能が多い分、スマホで操作しづらい傾向もあるため、必要な機能に過不足がないかも選定ポイントになります。
したがって、社内だけでなく外出先でも操作できるように、クラウド型でマルチデバイスに対応した案件管理ツールを導入しましょう。
（2）導入までのハードルが低いか
次に、ツール導入までのハードルが低いかも重要なポイントです。
導入してすぐに活用できる状態でなければ、社内への浸透が遅れてしまいます。しかし、ツールによっては、初期費用がかかったり、セットアップに時間がかかったりする場合があるので注意しましょう。
そこで、複雑な初期設定がいらない導入して即日使えるツールがおすすめです。また、無料トライアルが可能な「Stock」などのツールを使えば、事前に機能や操作性を試せるので、自社での運用にマッチしているか確認できます。
（3）テンプレートで手間を省けるか
次に、テンプレート機能を備えているかを必ずチェックしましょう。
各案件に共通して記載が必要な事項は、あらかじめ必須項目を記載したテンプレートを使えば、一から作成する必要がなくなります。また、テンプレートを用意すれば、担当者によって様式や体裁が変わることもないため管理もしやすいのです。
自社独自のテンプレートをいくつも登録できるITツールであれば、ほかの業務にも横展開が可能なためおすすめです。
（4）誰でも簡単に使えるか
続いて、誰でも簡単に使えるかをチェックしましょう。
多機能ツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に使われなくなります。ツールが形骸化して、案件情報を個人で管理するようになると、顧客対応の履歴を共有できない恐れがあるのです。
そのため、部署や全社単位で利用するには、はじめて使うメンバーでも直感的に操作できるシンプルなITツールが最適な選択肢と言えます。
（5）案件ごとに情報を整理できるか
最後に、案件ごとにあらゆる情報を整理できるかを確認しましょう。
案件管理では、事前ヒアリングや提案資料だけでなく、担当者間のやりとりや業務依頼なども管理しなければなりません。そのため、複数のITツールを使いこなす必要がありますが、情報が分散してしまうので管理が複雑になります。
そこで、案件に関する情報を記事に残せるだけでなく、思いどおりの多階層で管理できる情報構造のツールであれば、案件ごとに情報の一元管理が実現するのです。
案件管理にツールを使うメリットとおすすめのシステムまとめ
ここまで、案件管理にExcelが向かない理由やおすすめのITツール9選、選定ポイントを中心にご紹介しました。
案件管理ツールは「ExcelやGoogleスプレッドシート」「SFA/CRM」「情報管理ツール」に分けられます。しかし、Excelは管理が煩雑で情報のアクセス性が低く、SFA/CRMは機能が複雑なため、メンバーが使いこなせないなどのデメリットがあります。
そこで、自社に必要な機能を過不足なく備え、ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるツールがおすすめです。加えて、案件ごとに社内の情報を取り出しやすく整理し、「誰がどのタスクをこなすべきか」などの作業進捗も管理できると業務も効率化します。
したがって、案件管理に最適なのは、企業ごとに案件情報を見やすく整理できるうえ、タスク管理も可能な情報管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、自社の案件管理を最適化しましょう。
関連記事： クラウドソーシングとは？依頼方法や注意点を解説
関連記事： 【アナログはNG？】名刺の効率的な整理方法とは？
