【無料】顧客カルテのExcelテンプレート6選！自作カルテの作り方も紹介

顧客一人ひとりの情報や対応履歴をまとめた「顧客カルテ」は、営業・店舗運営・サロンなどの業種でに欠かせないツールです。近年は、担当者による対応のばらつきを防ぎ、サービスの質を高める手段として、顧客カルテを整備する企業が増えています。

「顧客カルテのテンプレートを探している」「顧客カルテを作ってみたものの、活用しきれていない」と考える方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Excelを使った顧客カルテの作り方・顧客カルテのExcelテンプレート・Excelでカルテを管理するメリット・デメリットを中心にご紹介します。

この記事でわかること

• Excelによるカルテ作成は、自由に項目やレイアウトをカスタマイズできます。一方、テンプレートは、カルテ作成の手間を省け社内で様式を統一できます。
• Excelによるカルテ管理は、複数人での共有や共同編集に課題があります。「過去のカルテを探すのに時間がかかる」という失敗も起きがちです。
• カルテは「作成する」だけでなく、日々の対応内容をチームで記録・共有し、後から必要な情報をすぐ確認できる環境で管理することが欠かせません。

【自作】Excelを使った顧客カルテの作り方

Excelで顧客管理表を作る手順は以下の通りです。

1．はじめに、記載項目を決めて、情報を入力します。

2．次に、表にしたい範囲を選択して、ホームタブから [テーブルとして書式設定] をクリックします。

3．最後に、好きな表のデザインを選ぶとデータがリスト化されて、顧客管理表が完成します。

以上のように顧客情報をリスト化すると、名前順で並び替えたり、項目で絞り込んで顧客情報を探したりできるようになります。ただし、Excelは記載するデータ量が増えると、動作が重くなりやすい点に注意が必要です。

【無料】顧客カルテのExcelテンプレート・フォーマット6選

以下では、顧客カルテの無料Excelテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを使うと、カルテを一から作成する手間を省けるうえ、社内で様式を統一できて便利です。

顧客管理向け｜一覧で管理できるテンプレート

こちらは、「楽しもう Office」が提供する顧客管理表のテンプレートです。

顧客の名前、住所、担当者といった基本情報を、見やすい表形式で管理できます。使い方のマニュアルも付いているので、Excelに慣れていない方でも安心して利用できます。

一覧で管理できるテンプレートの詳細はこちら

顧客管理向け｜顧客ごとに管理できるテンプレート

こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する顧客管理台帳のテンプレートです。

名前などの基本情報に加え、「見込み度」や「営業等履歴」の項目があるので、顧客情報を詳細に記載できます。さらに、項目は自由にカスタマイズできるので、美容院やサロンでも使えるのです。

顧客ごとに管理できるテンプレートの詳細はこちら

設備管理向け｜点検や清掃予定を記入できる設備カルテのテンプレート

こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する設備管理の月間作業予定表のテンプレートです。

設備点検や清掃の日時、備考欄があるので、いつ、どんなトラブルが起きたのかがすぐに分かります。これにより、設備の状況を時系列でひと目で把握できます。

点検や清掃予定を記入できる設備カルテのテンプレートの詳細はこちら

サロン向け｜ヒアリング項目が設定されているテンプレート

こちらは、「Nagomi」が提供するサロン向けカルテのテンプレートです。

カウンセリングシート形式で、サロン運営に役立つ顧客情報を詳細に管理できます。ただし、ダウンロードするには氏名・メールアドレスの入力が必要です。

ヒアリング項目が設定されているテンプレートの詳細はこちら

美容室向け｜詳細な施術内容を管理できるテンプレート

こちらは、「テンプレート祭り」が提供する美容室カルテのテンプレートです。

過去の「施術内容」や「お客様との会話」を記録できるので、次回の接客に活かせます。また、スタッフ間で情報共有も可能なため、担当者が変わっても、スムーズな対応ができるのです。

ただし、会話内容など詳細な情報を残しても、検索機能の不十分なツールでは知りたい内容を検索してもヒットしない可能性があります。そこで、「Stock」のように高度な検索機能を備えたツールを選びましょう。

施術内容を管理できるテンプレートの詳細はこちら

医療向け｜患者ごとの情報を管理できるテンプレート

こちらは、「Smartsheet」が提供する医療カルテのテンプレートです。

患者の「検査内容」や「病歴」「アレルギー」などの基本情報をまとめて記載できます。ただし、独自のレイアウトが使用されているため、項目のカスタマイズなどがしづらい点に注意が必要です。

患者ごとの情報を管理できるテンプレートの詳細はこちら

Excelのカルテ管理でよくある失敗

以下では、Excelのカルテ管理でよくある失敗を3つ紹介します。

担当者ごとに情報の書き方が変わる

1つ目は、担当者ごとに情報の書き方が変わることです。

Excelは自由に入力できる反面、入力のルールを強制する仕組みがありません。日付を「2026/10/2」「令和8年10月2日」「10月2日」のように担当者ごとに異なる形式で入力すると、日付での並べ替えや絞り込みが正しく機能しないのです。

したがって、入力形式の統一ルールを定め、プルダウン(入力規則)で選択肢を限定することが、記載のばらつきを防ぐために必要です。

過去のカルテを探すのに時間がかかる

2つ目は、過去のカルテを探すのに時間がかかることです。

実務においてExcelでは、患者さまごとにファイルを作成する運用や、1つのファイルにシートを増やしていく運用が多く見られます。しかし、患者さまの人数が増えるほど、目的のファイルやシートにたどり着くまでの手間が大きくなります。

また、1つのファイルに100枚以上のシートがあると、目的のシートを探すだけで数分かかり、診察前の確認に支障をきたします。したがって、ファイル名の付け方を統一し、患者さまの一覧表からリンクで開ける仕組みを整えることが重要です。

更新した最新情報が分からなくなる

3つ目は、更新した最新情報が分からなくなることです。

Excelのファイルは、コピーして別名保存できるため、同じ患者さまのカルテが複数存在する状態になりやすいです。また、複数人が同じファイルを同時に編集すると、後から保存した内容で上書きされ、先に入力した内容が消えてしまうこともあります。

そこで、ファイルの保存場所を1か所に限定し、更新日と更新者を記録する欄をカルテ内に設けましょう。どのファイルが最新で誰がいつ変更したのかを確認できます。

Excelでカルテを管理するメリット・デメリット

Excelでカルテを管理するメリット・デメリットを表で整理しました。

Excelでカルテを管理すると、項目やレイアウトを自由にカスタマイズでき、計算や集計も自動化できます。一方で、複数人での共有や共同編集、バックアップ、スマホでの閲覧には手間がかかるため、運用方法を事前に決めておかなければなりません。

カルテ管理にExcelが向く・向かないケース

カルテ管理にExcelが向く・向かないケースを、表に整理しました。

Excelは、少人数でシンプルにカルテを管理したい場合や、項目を自由にカスタマイズしたい場合に向いています。一方で、顧客数が多い場合や複数人で頻繁に情報を共有・更新する場合は、「Stock」のようなITツールの導入も検討しましょう。

【必見】Excelよりも効率的にカルテを作成・管理できるツール

以下では、Excelよりもカルテを効率的に作成・管理できるツールをご紹介します。

Excelでカルテを作成しても、記録が増えるにつれてファイルやシートが複雑になり、過去の対応履歴や最新の情報を探すのに時間がかかります。また、担当者ごとに記録方法が異なると、必要な情報を確認するたびに本人へ聞き直す必要もあるのです。

Excelは表形式でカルテを作成するには便利ですが、記録を継続的に蓄積したり、複数人で共有したりする用途では、ファイルの増加や更新管理が負担になりやすいといえます。

そのため、カルテは「作成する」だけでなく、日々の対応内容をチームで記録・共有し、後から必要な情報をすぐ確認できる環境で管理することが欠かせません。こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作性で、カルテの作成・管理・共有を一元化できるツール「Stock」です。

Stockの「ノート」では、表やテンプレートを活用してカルテを作成できるうえ、任意のメンバーに即共有されます。また、顧客ごとに「フォルダ」を分けて管理できるほか、高度な検索機能によって過去の記録も必要なときに確認できるため、カルテの情報や対応履歴をチームで共有しながら蓄積できるのです。

最も簡単に電子カルテを検索・管理できるアプリ「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

「Stock」でカルテを作成するポイント

Stockでは、顧客ごとに「ノート」をきって、カルテを作成できます。

上記のようにあらかじめ登録したテンプレートを簡単に呼び起せるため、手間なくカルテの作成が可能です。

実際にカルテを作成すると上記のようになります。テキストだけでなく、画像やファイルも添付できるため、より詳細なカルテを簡単につくれます。

さらに、担当者で「グルーピング」し、顧客ごとに「フォルダ」を分けて管理すれば、情報が混ざることもありません。

【番外編】Excelでテンプレートを出す方法

以下では、Excelでテンプレートを使用する方法を説明します。

1．まず、テンプレートとして利用したい資料をテンプレート化します。エクセルファイルを開き[ファイル]→[テンプレートとして保存]をクリックします。

2．ファイル形式を[Excelテンプレート]にして[保存]をクリックします。

3．次回以降シートを開いたら、[フォルダ]→[テンプレートから新規作成]を選択すると、保存したテンプレートをシート上に出すことができます。

また、Excelの[新規作成]から、Officeのテンプレートを利用することも可能です。

顧客カルテのExcelテンプレート・作り方まとめ

これまで、Excelを使った顧客カルテの作り方・顧客カルテのExcelテンプレート・Excelでカルテを管理するメリット・デメリットを中心にご紹介しました。

Excelは多くの企業で利用されており、操作の教育に負担がかからず、計算もスムーズにできるメリットがあります。しかし、共有するには別途ツールを使う必要があるうえ、管理が煩雑化しやすいことは否めません。

そのため、カルテの作成・共有・管理を一元化できるツールを導入しましょう。自作したテンプレートを保存できるツールだと、カルテ作成に時間がかかりません。

なかでも、自社のカルテ管理に最適なのは、テンプレート機能をもち、カルテの作成から管理までするのに過不足ない機能を備えたツール「Stock」です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、電子カルテを効率的に管理しましょう。