顧客カルテの電子化は「作業負担の軽減」や「管理の効率化」に役立ちます。なかでも、Excelは電子カルテの作成・管理に多く使われるツールであり、導入・運用にあたってのハードルが比較的低いです。
しかし、「Excelで上手くカルテ管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelでカルテを作成するメリットや注意点、おすすめのテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelで作成したカルテの体裁が、メンバーによってばらついている
- Excelテンプレートを使って、カルテの書き方を統一したい
- カルテの作成だけでなく、管理にかかるストレスも解消したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelでのカルテ作成を効率化するテンプレートが分かるほか、管理面での負担も解消できるようになります。
目次
Excelでカルテを作成するメリットとは
ここでは、Excelでカルテを作成する2つのメリットをご紹介します。カルテの作成・管理が円滑にできなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
操作の教育にかかる負担を省ける
Excelでカルテを作成するメリットには、操作の教育にかかる負担を省ける点が挙げられます。
Excelは操作が比較的簡単なため、文書全般の作成・管理に使われています。したがって、使い方を教えるうえで必要以上の負担がかからず、後任のメンバーへもスムーズにカルテ業務を引き継げます。
このように、Excelには教育にかかるコスト・工数を抑えながらカルテを作成できる利便性があります。その結果、ほかの業務へ空いた時間を充てられるのです。
計算の負担を省ける
計算の負担を省けるのも、Excelでカルテを作成するメリットです。
Excelには、あらゆる計算を自動化する機能が備わっています。したがって、数値入力のような面倒なプロセスを省きながら、計算ミスも防げるのです。
ただし、Excelの計算機能は多岐に渡り、正しい知識がなければ使用する計算機能やセルへの誤入力が発生してしまいます。そのため、事前に社内でExcel講習を実施して、データの計算ミスが起こらないようにしましょう。
Excelでカルテを作成するときの注意点
ここでは、Excelでカルテを作成する際の注意点を3つご紹介します。Excelによるカルテ管理の不備を解消するには、以下の点を押さえましょう。
アクセス権限を設定する
Excelでカルテを作成するときには、アクセス権限の設定が必要です。
アクセス権限を設定すれば、カルテの情報を閲覧できるメンバーが制限されます。そのため、外部のメンバーへ顧客情報が漏れる事態を防げるのです。
ただし、万が一アクセス権限の設定範囲を誤ってしまうと、カルテ情報の悪用につながりかねません。したがって、アクセス権限を範囲するときは細心の注意を払いましょう。
バックアップをとる
バックアップをとることも、Excelでカルテを作るときに注意すべき点です。
仮に、システムに不具合が発生してフリーズした場合は、バックアップを確保していなければ編集記録が失われる恐れがあります。また、ファイルの保存状態によっては、最悪データの修復・復元が不可能となってしまうケースもあるのです。
したがって、Excelでカルテを作成するときはバックアップを必ずとり、データを常に復元できるようにしましょう。
共同作業には適していない
Excelは共同作業に適さない点にも注意が必要です。
複数人での同時閲覧・同時編集をExcelでする場合、Microsoft 365のサブスクリプションに加入しなければなりません。また、買い切り版のExcelでは、作業完了の旨を共有するときにはメールやチャットツールで連絡する必要があって面倒です。
このように、Excelは共同作業に不向きであり、カルテの共有にも手間がかかってしまうのです。一方、「Stock」などのITツールを使えば、顧客カルテを「ノート」に残しつつ、リアルタイムで社内へ共有できます。
無料で使える!顧客カルテのExcelテンプレート5選
以下では、顧客カルテの無料Excelテンプレートを5つご紹介します。テンプレートを導入し、カルテ作成の負担軽減・様式の統一を図りましょう。
(1)顧客管理向け|楽しもう Office
こちらは、「楽しもう Office」のカルテに関するテンプレートです。
顧客管理表の無料テンプレートのほかに、テンプレートの使い方マニュアルもダウンロードできるので、初心者の方でも使いやすいです。
(2)顧客管理向け|[文書]テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」の顧客カルテに関するテンプレートです。
「見込み度」や「営業等履歴」の項目があるため、営業や販売業務における顧客管理に役立ちます。さらに、項目をカスタマイズすることで、美容院やサロンでも活用できます。
(3)サロン向け|Nagomi
こちらは「Nagomi」のカルテに関するテンプレートです。
カウンセリングシートのテンプレートを無料でダウンロードできます。ただし、ダウンロードするには氏名・メールアドレスの入力が必要です。
(4)美容室向け|テンプレート祭り
こちらは「テンプレート祭り」の顧客カルテに関するテンプレートです。
顧客への施術や会話の内容を記入する項目があるため、顧客の好みや髪質などの情報を、ほかのスタッフに詳しく共有できます。
(5)医療向け|Smartsheet(スマートシート)
こちらは「Smartsheet(スマートシート)」のカルテに関するテンプレートです。
医療経過を詳細に残したり、注意事項を記載したりできます。ただし、継続的な利用には有料プランに加入する必要があるので注意しましょう。
【必見】Excelよりも効率的にカルテを作成・管理できるツール
以下では、Excelよりも効率的にカルテを作成・管理するツールをご紹介します。
Excelは一般的に使われているツールのため、教育の負担が少なかったり、計算がスムーズにできたりするメリットがあります。しかし、カルテを確認するたびにファイルを開く工数がかかるうえ、共有に別のツールを使わなければならない点が不便です。
そこで、カルテの作成・共有が一か所で完結する「ITツール」を導入すると、Excelよりも簡単にカルテ管理ができます。ただし、多機能すぎるツールではメンバーが使いこなせず放置してしまい、社内で浸透しません。
したがって、「社員全員がすぐに使いこなせるツール」を選びましょう。結論、非IT企業の社員でも、即日でカルテの作成・管理ができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したカルテは、任意のメンバーへ瞬時に共有されるので、Excelのように更新ファイルを逐一メールで送る手間を省けます。また、ノートでは「テンプレート」の登録・呼び出しが簡単にできるため、カルテの作成負担が一切かかりません。
最も簡単に顧客カルテをストックできるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
Excelでカルテを作成するメリットやテンプレートまとめ
これまで、Excelでカルテを作成するメリットや注意点、おすすめのテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelは多くの企業で利用されるツールであり、操作の教育に負担がかからず、計算もスムーズにできるメリットがあります。しかし、Excelでは共同作業の難しさから管理が属人化しやすいうえ、内容確認のたびにファイルを開く工数もかかって面倒です。
また、テンプレートを活用するとカルテの作成時間短縮にもなりますが、カルテは作成後の「管理」も適切でなければなりません。そのため、円滑にカルテを管理するには、情報の蓄積・共有を一元化する「ITツール」が必須です。
ただし、多機能なツールではメンバーが利用方法を覚えるまでに時間がかかり、運用をはじめられません。したがって、自社のカルテ管理には、ITに不慣れな65歳の方でも、即日で使えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、カルテの作成だけでなく共有・管理のストレスも解消しましょう。