電話対応をメモしておくと、伝言内容を正確に共有して、スムーズに取り次ぎができます。また、対応記録を適切に管理すれば、過去の履歴を把握して、問い合わせに対する「重複対応」や「返信漏れ」を防げるのです。
しかし、「電話対応記録の作成に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話対応記録で使える無料テンプレート8選を中心に解説します。
- 自社に合う電話対応記録のテンプレートを探している
- 電話対応記録の書き方やメモすべき内容がわからない
- 電話対応記録を簡単に作成できるツールを知りたい
という方は本記事を参考にすると、テンプレートを使用して簡単に電話対応記録を作れるほか、作成後の共有・管理に最適な方法も見つかります。
目次
【無料】 電話対応記録で使えるテンプレート8選
以下では、無料で使える電話記録のテンプレートを8種類ご紹介します。テンプレートを活用すると、項目を一から考える手間がなくなり、効率よくメモを作成できるのです。
【Excel】伝言メモのテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する「伝言メモ」の無料テンプレートです。
チェックボックスで要点を簡単に伝えられるほか、伝言内容を詳細に記載できるので、読み手にとって分かりやすい記録を作成できます。1ページにつきメモが4面あるため、管理がしやすいのもポイントです。
【Excel】苦情対応記録のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する「苦情対応記録」の無料テンプレートです。
一般的な記入項目が設定されているため、幅広い業種で利用できます。また、対応状況を「済み」「進行中」「未定」から選択して、進捗も共有できます。
【Excel】会話追跡のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する「会話追跡」の無料テンプレートです。
開始・終了時刻を記入して、着信通話と発信通話を記録します。また、一行おきに背景色が設定されているため、大きな表でも見やすいデザインです。
【Excel】問い合わせ管理のテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する「問い合わせ管理表」の無料テンプレートです。
問い合わせの管理に必要な項目が揃っており、コールセンターにおける対応履歴の記入にも使えます。また、各項目が色分けされているため、視覚的に分かりやすい管理表を作れるのです。
【Excel】シンプルな電話メモのテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話メモ」の無料テンプレートです。
チェックボックスで必要最低限の伝言内容を記載できるテンプレートで、シンプルな記録を作成できます。また、4色から選べる仕様なので、電話の「重要度」や「問い合わせ内容」に応じて色分けすると便利です。
【PDF】口頭（電話）記録用紙のテンプレート
こちらは、LibreOfficeが提供する「口頭（電話）記録用紙」の無料テンプレートです。
用件と処理伺を、罫線に縛られず自由に記載できるほか、押印欄があるため誰が確認したのかを一目で把握できます。ただし、PDFは直接編集できないので、紙に印刷したりタブレットを使ったりして書き込む必要があります。
【Word】かわいい電話の伝言メモのテンプレート
こちらは、楽しもうOfficeが提供する「かわいい電話の伝言メモ」のテンプレートです。
桜やうぐいすのかわいいイラスト入りの伝言メモで、メモを書く側も貰う側も気分が上がります。また、チェックボックスの記入のみで、必要な情報を端的に伝えられるので、実用性が高いと言えます。
【Word】電話取り次ぎメモのテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話取り次ぎメモ」の無料テンプレートです。
取り次ぎ事項を箇条書きでシンプルにまとめられます。また、項目は自由に追加・修正できるほか、記載スペースも調整可能なので、用途に合ったテンプレートを作れるのです。
このように、ExcelやWordではテンプレートを活用できる一方、管理は煩雑になり「目的のファイルが見つからない」事態が起きやすいです。そこで、「ナレカン」のようなツールで管理して、必要な情報をすぐに見つけ出せるようにしましょう。
電話対応でメモしておくべき基本的な内容5つ
電話対応のときに最低限記録が必要なのは、以下5つの内容です。
- 電話を受けた日付や時刻
- 相手の名前や電話番号などの基本情報
- 電話の内容・要件
- 電話を受けた担当者の名前
- 電話内容を伝えるべき担当者の名前
上記に加えて、折り返しやメールといった次の行動が必要なときには、必ず対応記録に残して担当者につなぎましょう。
【必見】電話対応記録の作成に最適なツール
以下では、電話対応記録の作成・管理に最適なツールをご紹介します。
ExcelやWordで電話対応記録を作成すると、似たようなファイル名が乱立し、管理が煩雑化する恐れがあります。また、複数ファイルの中から特定の人の電話対応記録を見つけるのに手間がかかるため、素早く対応できません。
そこで、「検索機能に優れた情報管理ツール」を導入すれば、膨大な数の電話対応記録の中でも瞬時に必要な記録が得られます。結果、連絡の抜け漏れや電話口での「言った言わない」によるトラブル回避につながるのです。
結論、電話対応記録の作成には、“平均0.2秒”“ヒット率100%”の超高度な検索機能が備わった情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」として作成された電話対応記録は、顧客や相手ごとにフォルダ分けして管理ができます。また、AIが搭載された「ファイル内検索」を使うと、過去の電話記録から欲しい情報が即座にヒットするので、電話対応の品質が向上します。
電話記録を社内で確実に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜見本あり＞見やすい電話対応記録の書き方とは
ここでは、ナレカンを使った電話対応記録の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい電話記録を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。項目を「太字」、記入欄を「箇条書き」にすると、一目で分かりやすいです。
- 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、電話対応記録のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って問い合わせ内容を記載すれば、電話対応記録の完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい電話対応記録を簡単に作れます。また、電話対応記録に紐づけてメッセージのやりとりができるので、受電後の素早い連携が実現します。
電話対応記録をデジタル化するメリットとは
ここでは、電話対応記録をデジタル化するメリットを解説します。以下のメリットにより、紙ではなくデジタルで電話記録を管理する企業が増えています。
（1）紛失のリスクを防止できる
電話対応記録をデジタル化すると、紛失のリスクを防止できます。
紙のメモとは異なり、デジタルでは紛失や破損のリスクが低いので、情報を安心して扱えます。また、セキュリティの高いツールで作成すれば、メモを閲覧できるメンバーを制限して、情報漏えいも防げるのです。
電話記録には電話番号などの個人情報も記載するので、デジタル化して確実に管理しましょう。
（2）テンプレートを活用できる
電話対応記録のデジタル化には、テンプレートを活用できるメリットもあります。
紙の場合、テンプレートの使用には印刷の手間がかかりますが、デジタルであればテンプレートに直接書き込んで効率よく電話記録を作成できます。なお、テンプレートを選ぶうえでは、用途に合った項目や記入スペースがあるかを確認しましょう。
たとえば、テンプレートを簡単に自作できる「ナレカン」を使えば、自社に最適なフォーマットで電話対応記録を作れるのです。
（3）電話対応の経緯が確認できる
デジタル化された電話記録であれば、検索機能などで電話対応の経緯をすぐに確認できます。
紙の電話記録の場合、同一人物から電話が来ても、過去の電話記録を探すのに時間がかかってしまいます。しかし、デジタルの電子記録であれば、電話番号や人名から「誰への電話なのか」や「折り返し前にどういうやりとりがされたか」を即座に見つけられます。
そのため、検索性の高いITツールで電話記録を管理すると、よりスムーズで高品質な問い合わせ対応が実現します。
（4）伝言の共有がスムーズ
電話対応記録をデジタル化すれば、伝言の共有がスムーズになります。
紙媒体とは異なり、共有にメールなどの他ツールを併用する必要がないため、情報の交換スピードが格段に上がります。そのため、担当者が不在であっても、最小限のタイムラグで電話内容を取り次げるのです。
また、パソコンだけでなくスマホアプリにも対応したツールであると、出先でも気軽に電話の伝言が確認できます。このように、電話対応業務を円滑に遂行する上で、デジタル化は必須なのです。
電話対応記録のExcel・PDFテンプレートまとめ
ここまで、電話対応記録で使える無料テンプレート8選を中心に解説しました。
電話対応記録の作成にテンプレートを活用すると、簡単に作成できるうえ、一から項目を記載する手間が省けます。しかし、紙やExcel、Wordで作成した電話対応記録を共有するには、メールを介す必要があり、時間と手間がかかります。
そこで、「リアルタイムで情報共有できるツール」を使えば、電話対応後すぐに情報共有ができ、顧客対応が滞りません。また、検索性に優れたものであれば、膨大な電話対応記録の中から必要な情報を取り出せるのです。
結論、電話記録の作成・管理には、作成した電話話対応記録を即座に共有・発見できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、電話対応記録をスムーズに作成しましょう。
