タスク管理というと個人が行うものと考えがちですが、昨今ではチーム単位や会社単位でのタスク管理が注目を集めています。製造業においても、製品に関わる材料や在庫などのチェックをはじめとした業務を「タスク」として管理し共有する必要があります。
しかし、製造業においてはなぜタスク管理を行うべきか、なぜ共有すべきかがよくわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業でのタスク管理が重要な理由と、タスク管理の手段を解説します。
- 製造業におけるタスク管理の重要性が浸透していないので改善したい
- タスク管理の手段を学び、自社ではどの方法を取り入れるべきか検討したい
- 製造業でのタスク管理に役立つおすすめのITツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、製造業でタスク管理を行うべき理由を理解したうえで、自社でのタスク管理を効率的に進められるようになります。
目次
製造業でのタスク管理が重要な理由
まずは、製造業でのタスク管理が重要な理由を解説します。以下の認識が浸透していない場合は、タスク管理を推し進める前に以下の認識を現場と担当者間で統一させておく必要があります。
現場での業務効率化実現のため
製造業でのタスク管理が重要な一番の理由は、現場での業務効率化実現です。
製造業ではチームでの業務進捗が必要であり、前段階の工程の完了を待ってから作業に取り掛かるという業務進行が日常茶飯事です。
こうした環境のなかで十分なタスク管理がされていないと、作業の遅れや漏れが発生する原因になります。仮に一部分の遅れであっても、後続する業務が多ければそれに伴い遅延は拡大していきます。
したがって、タスク管理によってやるべき業務を適切に把握し、納期遅れが発生しないよう管理する必要があるのです。
品質向上のため
タスク管理の徹底は、品質向上にも貢献します。
タスク管理が行われていない状況では、社員やチームが現在どれだけのタスクを抱えているかを管理者は把握できません。これでは、新しく発生したタスクの割り振りを適切に行えず、業務負荷が不均衡になりかねません。
特定のチームや社員にのみ、実際に処理できる以上のタスクが負荷され続ける状況は、社員に不公平感を抱かせる原因になります。モチベーションが低下すれば、作業品質の低下も考えられるでしょう。したがって、タスク管理を徹底し、業務負荷が均衡するように調整しなくてはなりません。
徹底した管理によって、働きやすい環境が整えられていれば結果として、従業員満足度や作業品質を高めながら業務が可能になります。
製造業でのタスク管理で用いられる4つの手段
以下では、製造業でのタスク管理で用いられる4つの手段を解説します。いずれの方法にもメリットとデメリットがあるので、自社ではどの方法を用いて管理するかを十分検討しましょう。
「カンバン方式」の利用
「カンバン方式」とは、トヨタ自動車が生産管理を目的に導入したタスク管理手法です。
「カンバン方式」のタスク管理では、タスクを「カンバン」に記載し、ボードに付箋を貼るように並べていきます。並べられた「カンバン」は、それぞれを「未着手」「進行中」「完了済み」といったリストに振り分け、進行状況が変わるたびに張替えを行います。
「カンバン方式」は、タスクを記載するカードと、それを貼るホワイトボードのようなスペースさえあれば取り組めるため、導入までのコストが低いのがメリットです。
しかし、前後にどのようなタスクがあるのかが把握しにくい以上スケジュール管理が難しく、タスクの重要度や業務負荷が見えにくいというデメリットもあります。また、タスクだけが数多く作成された結果、その後の管理がされないというケースもあるのです。
したがって、「カンバン方式」でタスク管理を行う際はタスクごとの粒度を揃えた均衡化や、別途スケジュール管理を導入するなどの工夫が必要です。
ToDoリストの利用
ToDoリストを利用したタスク管理では、業務を以下の3つに分類して書き出します。
- 具体的である
- 進捗が図れる
- 達成可能である
ひとつでも欠けている内容があれば、いつまでもリストが残り続けることになるので注意しましょう。
次に、書き出したタスクそれぞれに期限を設定し、緊急度や重要度に応じて処理する順番を設定します。あとは、リストを優先度の高い順から処理していくだけで、漏れなくタスクを進捗できるようになります。
しかし、ToDoリストでのタスク管理では、難しいタスクが残りやすいというデメリットもあります。リスト上に難しい業務が常に残っているままだと、業務遂行時にストレスを感じやすいため、タスクを細分化し処理難易度の易化を心がけましょう。
ガントチャートの利用
ガントチャートでのタスク管理では、タスクや作業を縦軸に、カレンダーを横軸に記載します。そして、タスクや作業に必要とされる予定日数を検討し、それを元に横軸に作業スケジュールを作っていきます。
ガントチャートではタスクの内容と工程を一度で確認できるため、全体の状況が掴みやすく、計画時点からスケジュールの妥当性が確認できるのが特徴です。
しかし、仕様上前後関係が掴みにくいうえ、細かな仕様変更が頻発するような場合、頻繁にガントチャートの組みなおしが必要です。したがって、タスク同士の関係確認ができるような工夫を行わなくてはなりません。
ITツールによる管理
昨今注目を浴びているのが、ITツールによるタスク管理です。
ツールに搭載された機能を用いてタスク管理を行うことで、タスクをリアルタイムで更新できるうえ、共有にも手間がかかりません。さらに、「Stock」のように、ツールによっては情報蓄積やファイル管理機能も搭載されています。
このようなツールを選定すれば、タスク処理に必要な情報が一元管理され、より業務を効率的に進められるようになります。
しかし、ツールによって利用できる機能や手法には差があるため、自社でのタスク管理で抱える課題や必要な機能などを十分検討し、導入しなくてはなりません。
製造業でのタスク管理を効率化するおすすめのツール
以下では、製造業でのタスク管理を効率化するおすすめのツールをご紹介します。
ITツールでのタスク管理を行う際は、タスクの有無だけでなく「処理に必要な情報もまとめて管理できるか」が重要です。なぜなら、タスクの管理だけしかできないツールを選定すると、その処理に必要な情報は共有を受けたり探したりする必要があるからです。
タスク管理をより効率化するためにも、導入するツールはタスクの管理だけでなく、関連する情報もまとめて一元化させるものを選びましょう。ただし、タスクが乱立して管理できなくなる事態を防ぐため、タスク管理そのものがシンプルにできるツールが必須です。
たとえば今回ご紹介する「Stock」は、タスクはもちろん関連する情報もまとめて管理可能な、非IT企業でも効率的にタスク・工程管理ができる情報共有ツールです。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルの添付ができ、かつ「タスク」を紐づけられるので、必要な情報とタスクがセットで確認可能になります。さらに「ノート」に業務の工程を記載しておけば、前後関係が曖昧にならず、効率的にタスクを進められます。
非IT企業でも効率的にタスク・工程管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
製造業でのタスク管理が必要な理由まとめ
ここまで、製造業でのタスク管理が必要な理由とタスク管理の手法を解説しました。
現場での業務効率化実現や品質向上のためにも、製造業でのタスク管理は欠かせません。タスク管理にはさまざまな手法がある一方で、共有の手間や効率性、確認できる情報量を考えるとタスク管理は「ITツールの利用一択」です。
しかし、ツール選定時には、そのツールが本当に自社のITリテラシーに沿っているかの検討が必要です。万が一自社に合わないツールを選定してしまえば、社内浸透が阻まれタスク管理が実行できません。したがって、操作性には十分配慮し、社員全員が使いこなせるツールを導入しましょう。
たとえば今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの差に左右されず直感的に使える操作性の情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在200,000社以上に導入され、タスク管理をはじめとする情報共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って自社のタスク管理を効率化させましょう。
