グループウェアには多様な機能があり、活用すれば業務を効率的に進められるようになります。そして、弁護士業界においても、グループウェアの活用によって業務負荷の削減に取り組む事務所も増えています。
 
しかし、弁護士業においてグループウェアをなぜ導入すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、弁護士がグループウェアを導入するメリットやデメリット、弁護士業における導入事例について解説します。
 
  • 弁護士業でグループウェアを導入するか迷っている
  • 弁護士業でのグループウェアに必要な機能が知りたい
  • 同業他社の成功事例を元に、自社ではどのような取り組みができるか検討したい
という方は今回の記事を参考にすると、弁護士がグループウェアを導入するメリット・デメリットが分かり、他社事例をもとに最適なグループウェアを導入できます。


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弁護士がグループウェアを利用するメリットとは

ここからは、弁護士がグループウェアを利用するメリットを解説します。以下のメリットを周知しておかなければ、従業員がグループウェアの利用に対する抵抗感を持つ可能性があるので注意しましょう。

業務効率が上がる

弁護士業でグループウェアを導入すれば、業務効率が上がることがメリットです。
 
クライアントとの打ち合わせや裁判所への出廷など、弁護士は外出を伴う業務も多くあります。そのため、オフィス内でしか作業ができない状態では、外出先からオフィスに戻る手間がかかり非効率です。
 
そこで、グループウェアを導入すれば、データの共有やタスク設定・スケジュール管理などの業務を、社外から進められるようになります。オフィスに戻る手間と時間が省けるうえに、空いた時間を有効活用できるので、業務効率化の実現につながります。

情報を確認しやすくなる

弁護士業でグループウェアを活用すれば、情報を確認しやすくなります。
 
情報を紙媒体で管理している場合、知りたい情報を探すのには時間がかかります。さらに、特定のキーワードに関する情報の場所がすぐに分からないため、膨大な数の資料からひとつずつ該当のデータを探さなければなりません。
 
しかし、グループウェアで情報を管理していれば、情報をまとめやすくなるだけでなく、検索機能を利用して必要な情報へ即座にアクセスできます。このように、情報へのアクセス性が高まり、確認に手間がかからなくなることがグループウェアのメリットです。


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弁護士がグループウェアを利用するデメリットとは

弁護士業でのグループウェア導入にはメリットがある一方、デメリットも存在します。そこで以下では、弁護士がグループウェアを使うデメリットと対策を解説します。

情報漏えいのリスクがある

弁護士業でグループウェアを使うデメリットは、情報漏えいのリスクがあることです。
 
グループウェアに蓄積されたデータは、すべてインターネット上に保管されるため、セキュリティ対策が強固でないツールでは、情報漏えいのリスクがあるのです。したがって、ツールの選定時に「セキュリティが強固か」は十分に確認しなくてはなりません。
 
また、情報の公開範囲を適切に設定したり、グループウェアを開いたままで端末を放置しないなどのルールを定めたりして、外部に情報が漏れないような対策をとることも重要です。

浸透するまでに時間がかかる

グループウェアの導入は、浸透するまでに時間がかかるのもデメリットです。
 
社内のITリテラシーには差があるので、グループウェアによっては、社内で浸透し、業務で活用されるまでに時間がかかるケースもあります。また、操作が複雑なグループウェアでは、導入しても社員に使われない可能性が高いのです。
 
そのため、「Stock」のように教育コストがかからないほどシンプルで、士業の導入実績も豊富なグループウェアを使い「社内へ浸透しない」事態を防ぐ必要があります。


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弁護士業でのグループウェアで必要な機能

ここからは、弁護士業でのグループウェアで必要な機能を解説します。弁護士業においては、以下の機能が必須です。
 
機能 利用例
タスク管理機能
抱えているタスクの可視化や優先順位付け
コミュニケーション機能
タスクに対する指示出しや依頼など、細かな情報共有
フォルダ機能
顧客情報や問い合わせ履歴など、業務情報の整理・保管
このように、グループウェアを選ぶときには、業務を効率よく進められる機能がついているか必ず確認しましょう。


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弁護士の業務効率化実現に役立つおすすめのツール

以下では、弁護士の業務効率化実現に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
常に業務に追われている弁護士業において、生産性高く業務を効率的に進めるにはグループウェアをはじめとしたITツールの導入は不可欠です。しかし、選定時には、ツールが自社にとって最適か十分に見極めなくてはなりません。
 
とくに、「機能が多いから」「有名だから」などの定性的な判断を軸にツールを選んでしまうと、社員が使いこなせず次第に放置される可能性があります。したがって、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
 
結論、自社で導入すべきグループウェアは、「ノート」「タスク」「メッセージ」の機能に過不足がなく、士業での情報共有・管理を効率化できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に蓄積した業務情報は、直感的な「フォルダ」で管理されるので、必要な情報を見つけやすくなります。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、話題が混ざることなくやりとりできる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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弁護士業におけるグループウェアの活用事例3選

以下では、弁護士業におけるグループウェアの活用事例を解説します。他社の事例を参考にして、自社での取り組みを成功させましょう。

弁護士法人千里みなみ法律事務所

千里みなみ法律事務所の画像
 
 
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、従来利用していたITツールのサービス停止に伴い、新規ツールを探していました。そして、同社が導入を決めたのは情報共有ツール「Stock」です。
 
シンプルな操作で情報共有が実現するStockを導入したことで、同社では従来のサービスよりもスピーディーに業務が進むようになりました。さらに、Stockはスマートフォンからも簡単に操作できるため、裁判所をはじめとした外出が多い弁護士業でも、ストレスを感じずに利用しています。
 
また、同社では、Stockを見れば過去の類似案件の対応事例を即座に確認できる状況を構築しており「新人教育」のコスト削減にも成功しています。
 

かけはし法律事務所

かけはし法律事務所の画像
 
 
かけはし法律事務所では、不在時の伝言の不便さなどに課題を感じ、グループウェアの導入を検討していました。しかし、弁護士向けグループウェアなどさまざまなツールを検討するもコストに見合わず、ツール選定は難航していました。
 
そのような状況下で、同社はサイボウズ Officeの導入を決めました。サイボウズ Officeにはスケジュール管理機能だけでなく、顧客管理や事件管理ができるデータベース機能があったため、導入の決め手になりました。
 
グループウェアの導入により、同社では情報を単なるデータで終わらせるのではなく、マーケティングの素材として活用できるシステムを構築しました。
 

小沢・秋山法律事務所

小沢・秋山法律事務所の画像
 
 
小沢・秋山法律事務所では、弁護士のスケジュール管理が非効率であることに課題を感じていました。
 
そこで、同社はグループウェアであるJ-MOTTOの導入に踏み切りました。J-MOTTOによってスケジュールを一元管理することで、弁護士のスケジュールがすぐに把握できるようになり、弁護士間でのスケジュール調整にも大きく貢献したのです。
 
さらに、設備予約もJ-MOTTO内で管理した結果、共有設備の利用状況が把握しやすくなり、業務効率が向上しました。
 


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弁護士がグループウェアを利用するメリットまとめ

ここまで、弁護士がグループウェアを利用するメリットやデメリット・弁護士のグループウェアで必要な機能を解説しました。
 
弁護士がグループウェアを導入すれば、情報を確認しやすくなったり、業務効率を上げられたりするメリットがあります。しかし、多機能なツールでは、社員が使いこなせないうえに、操作ミスによって情報の誤削除などのトラブルが起きる可能性もあるのです。
 
そのため、弁護士業で使えるグループウェアに不可欠な「タスク」「メッセージ」「フォルダ」の機能が揃っているかを基準にツールを選びましょう。
 
結論、弁護士業のグループウェアとして最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるうえ、士業の情報管理に必須の機能が過不足なく揃ったStock一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の業務効率化を成功させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。