学習塾には、授業の進捗管理や講師の勤怠管理など、管理すべき情報が多いです。そこで、情報管理に「ITツール」を活用すれば、目的の資料を探すのに時間がかかったり、管理に場所が取られたりする問題を解消できます。
しかし、「ITツールの導入経験がないため、どれが最適か分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選を中心にご紹介します。
- 情報管理がアナログのため、業務に時間がかかっている
- 無数のツールがあるなかで、自社にマッチしたものを選定したい
- ITが苦手でもすぐに使える学習塾向けのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールを見つけられ、情報管理のストレスを解消できるようになります。
目次
学習塾が抱える3つの課題
ここでは、学習塾が抱える3つの課題を解説します。以下に当てはまる学習塾は、早急に管理体制の見直しが必要です。
課題1｜スケジュール管理
はじめに、学習塾の課題として挙げられるのがスケジュール管理です。
講師のシフト管理や教室の空き状況など、学習塾の運営には詳細なスケジュール管理が不可欠です。仮に、講師の不在を把握していなければ、生徒や保護者からの信頼を失いかねません。
そこで、より正確に講師や生徒の予定を管理するには「スケジュール管理ツール」の導入がおすすめです。スケジュール管理ツールを使えば「何人の講師が出勤しているのか」や「どの時間に、どの教室が使われているか」を簡単に確かめられます。
課題2｜情報管理
次に、生徒の情報管理も学習塾が抱える大きな課題です。
学習塾で管理すべき情報は、日々の出欠状況から学習成績まで多岐に渡るので、適切な管理とすぐにアクセスできる仕組みが必須です。しかし、生徒情報を紙で管理している場合は、書類が増えると目的の情報を探し出すのに苦労します。
そこで、ITツールを導入すればすべての資料を一カ所に集約できるほか、検索機能を使えば必要な情報を即座に見つけられます。また、紙での情報管理にありがちな「誰がどこにファイルを格納したのか分からない問題」も解消されるのです。
なかでも、すべての情報を簡単に残せる「ノート」があり、ノートをカテゴリごとに「フォルダ」で分けられる「Stock」であれば、情報が入り乱れる心配もありません。
課題3｜売上管理
最後に、学習塾では煩雑な売上管理も大きな課題になっています。
売り上げを算出するときは月謝を間違えないようにエクセルに入力する必要があり、ミスがないように何度も見直しをしなければならないので負担がかかります。
そこで、入力した情報をもとに自動で売上が算出される「月謝管理ツール」を使えば、計算のミスや負担を解消できます。また、なかには口座の入金データから月謝を自動入力するものもあるため、入力の工数さえ省けるのです。
【脱エクセル】学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選
以下では、学習塾の課題を解決するおすすめのツールを3つご紹介します。
学習塾で扱う情報は多岐に渡るので、紙媒体では書類が入り乱れる恐れがあります。また、WordやExcelなどで管理すると、バージョン管理に手間がかかったり共有に別のツールが必要だったりするので非効率です。
そのため、紙やExcelのストレスを解消するには、すべての情報を一元化できる”ITツール”が欠かせません。ただし、なかにはITが苦手な講師もいるため「全員がすぐに使えるほどシンプルなITツール」を導入すべきです。
結論、学習塾の情報管理に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」には、授業報告書や面談の議事録といった情報を簡単に残せるうえ、講師にリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えばやりとりが入り乱れず、実際に学習塾での業務効率化を実現しているのです。
【Stock】学習塾の情報管理に最適なツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【wagaco】学習塾のスケジュール管理に役立つツール
＜wagacoの特徴＞
- 塾と保護者の双方の悩みを解決する
- 保護者とのコミュニケーションができる
スケジュール管理の一元化だけでなく、保護者向けに入退室や成績の開示もできるなど、塾と保護者の双方の悩みを解決します。
チャット機能が備わっているので、保護者とリアルタイムでやりとりできます。
＜wagacoの料金体系＞
- 月額利用料金：4,980円/教室
保守管理費用が別途10,000円かかります。
【月謝管理 for スクール】学習塾の月謝管理を効率化するツール
＜月謝管理 for スクールの特徴＞
- 授業料明細が自動で作成される
- 金額を入力する手間がかからない
月謝管理一覧表をもとに、授業料明細が宛名付きで自動作成されます。
入金データの自動入力機能があるため、業務の手間を大幅にカットできます。
＜月謝管理 for スクールの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
＜比較表＞学習塾の課題を解決できるツール一覧
ここでは、学習塾の課題を解決できるツールを一覧でご紹介します。以下の表をもとに最適なツールを選定しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | wagaco | 月謝管理 for スクール | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
学習塾の情報管理に最適なツール |
学習塾のスケジュール管理に役立つツール |
学習塾の月謝管理を効率化するツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・有料
・月額料金：4,980円/教室 |
・有料
・詳細は要問い合わせ |
上記のツールのうち、とくに無料プランのある「Stock」であれば、コストをかけずに使い勝手を試せるうえにシンプルな操作で情報管理ができます。
学習塾のツールで残しておくべき5つの記録とは
ここでは、学習塾のツールで残しておくべき5つの記録をご紹介します。ツールを使えば、学習塾における以下の情報を簡単に残せるようになります。
（1）授業管理
はじめに、授業管理では「どこまで授業が進んだのか」「次回の授業はどこからか」「理解度はどれくらいか」といった記録を残します。
しかし、各講師が担当する授業を一つひとつ紙で管理するのは、記載や修正に時間がかかるので面倒です。また、Excelやスプレッドシートを利用するのも一つの方法ですが、バージョン管理をサボると最新版がどれなのか分からなくなってしまいます。
一方、ツールを使えば面倒なバージョン管理が不要なうえ、授業の進捗を分かりやすく可視化できるので紙やExcelのストレスが解消されます。
（2）授業報告書（授業記録）
次に、学習塾では授業報告書の記録も大切です。
たとえば、複数人の講師で授業を担当している場合、ひとりでも授業報告を怠ると次の講師への引き継ぎが上手くできません。その結果、一貫性のない授業になってしまうケースもあります。
授業報告をしない講師がいる原因は、作成が面倒というシンプルな理由です。そこで、授業報告書のテンプレートを登録して入力の手間を減らし、共有もリアルタイムでできる「Stock」を使うと、より確実に授業報告を促せます。
（3）生徒の状態
次に、生徒の状態も学習塾には重要な情報です。
「生徒の様子はどうか」や「成績が良かった理由は何か」などは、コミュニケーションをとらなければ分かりません。しかし、アナログな情報管理では、生徒が不在のときは逐一電話やメールをする手間がかかります。
しかし、ツールを使えば都合の良い時間にコミュニケーションがとれるうえ、メールのようにCcやBccを付ける必要もありません。このように気軽な情報共有ができれば、生徒の些細な変化にも気づきやすくなるのです。
（4）成績管理
次に、より質の高い授業を提供するためには、生徒の成績管理も大切です。成績管理をすれば生徒の苦手分野・得意分野が明確になります。
しかし、生徒の数が多いほど成績管理は大変になるので、成績を記録した書類は「フォルダ」で入り乱れないようにしましょう。生徒名のフォルダを作成して関連資料もまとめておけば、生徒一人ひとりの状態が可視化されます。
そこで、「生徒ごとのフォルダを分かりやすく一元管理できるツール」を使えば、目的のフォルダの管理場所が見つからない心配もありません。
（5）面談の議事録
最後に、定期的に実施される保護者や生徒との面談も重要な記録です。
一般的に、面談では生徒の成績推移や今後の計画を共有するため、これまでの学習記録が欠かせません。そこで、「あらゆる情報を確実に残せるツール」があれば安心です。
さらに、キーワードを検索するだけで情報を探し出せる「検索機能」を備えたツールであれば、過去の資料がすぐに見つかるので面談もスムーズに進みます。
学習塾の課題を解消するのにおすすめのツールまとめ
これまで、学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選を中心に解説しました。
学習塾では生徒や講師の情報を大量に扱うので、紙媒体での管理では情報が入り乱れる恐れがあります。また、WordやExcelでは定期的にバージョン管理をしたり、共有するのに別のツールを使う手間がかかったりして面倒です。
そのため、学習塾の情報管理をより効率化するには、あらゆる情報を円滑に蓄積・共有できる”ITツール”が必須です。ただし、ITに詳しくない講師がいる場合も考慮すると「誰でもストレスなく使えるシンプルなITツール」でなければなりません。
結論、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使いこなせる「Stock」が、学習塾に最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で学習塾の情報管理を効率化し、業務の負担を軽減しましょう。
