デスクワーク以外の業務も多々抱えている建築業従事者にとって、ToDo管理は日々の業務を効率的に進めるのに必要不可欠です。
しかし、なぜ建築業でToDo管理をしなければならないのか、十分に理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建築業でToDo管理をする意味から陥りやすい失敗・おすすめの管理ツールまでを解説します。
- 建築業でのToDo管理をすべき理由を理解したうえで、自社の業務改善に取り組みたい
- ToDo管理を行う上で陥りやすい失敗がどこにあるのかを学び、成功に役立てたい
- 建設業でのToDo管理に最適なITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、建築業でのToDo管理の重要性を理解したうえで、自社でのToDo管理を成功に導けるようになります。
目次
建築業でのToDO管理をする意味とは
以下では、建築業でのToDo管理を行う意味について解説します。
建設業でのToDo管理を徹底すると、以下のような課題が解決できるようになります。
やるべき業務が可視化できる
建設業でのToDo管理は、やるべき業務の可視化に繋がります。
建設業での業務は現場と会社の行き来を繰り返すことが多く、さらにそれぞれの場所で処理すべき業務も多岐に渡ります。こうした状況下において、タスクの適切な管理が行われてなければ処理漏れに繋がり、作業関係者に迷惑をかける恐れもあります。
一方、行わなければならないタスクがすべてToDoとして適切に管理されていれば、処理漏れが防げるようになります。結果として、円滑な業務進行が実現するのです。
優先順位がつけやすくなる
ToDo管理を行うと、業務の優先順位がつけやすくなります。
優先順位がついていない状態で業務に取り組むと、今行うべきタスクと後から行えばよいタスクが混在して処理されることになります。その結果、当日処理すべきタスクが残ったままとなり、納期遅れが発生するリスクが高まります。
一方、ToDo管理が適切に行われていれば、優先度の高いものから順に処理できるようになります。つまり、現場と会社など処理すべき場所の異なるタスクも優先度順に並ぶため、必要なタスクを必要なタイミングで適切に進められるのです。
業務の全体量が把握できる
ToDo管理を行うと、業務の全体量が把握できます。
建設業では慢性的な人材不足に陥っており、社員ひとりひとりに課される業務負荷も重くなる傾向になります。しかし、その一方で個人の抱える業務の全体量が可視化されづらいという問題があります。
あまりにも多くの作業が発生する一方、今何が行われているのかが把握できず、すべての作業が後追いになるケースが起こりやすいのです。こうした背景には、適切な情報共有ができておらず、社員間はもちろん個人も現状が分かっていない点に原因があります。
しかし、ToDo管理の徹底を行えば、自分が今どれほどの業務を抱えており、どこまで完了したのかが可視化されます。そのため担当者本人は今後のスケジュールが立てやすくなり、管理者は部下の正確な現状把握によって適切なマネジメントが可能になります。
ToDo管理で陥りやすい失敗とは
以下では、ToDo管理において陥りやすい失敗を解説します。建設業でのToDo管理を成功させるためにも、以下のポイントに注意して取り組んでいきましょう。
ToDo管理を感覚的に進めてしまう
ToDo管理でよくある失敗が、ToDo管理を感覚的に進めてしまうことです。
明確なルールを事前に定めておかなければ「現場作業の忙しさによってToDo管理をやらなくても良い」とリスト管理を後回しにしやすくなります。また、こうした状況ではタスクの振り返り改善を図れず、結果としてToDoリストがただの備忘録と化してしまうのです。
正しい管理のためには、適切な入力と内容の確認が必要不可欠です。明確なルール化をしてToDo管理を行うのはもちろん、手作業での管理では手間がかかるならば、管理の手間を最大限に省いたツールでの運用をおすすめします。
複数のツールを併用しすぎる
ToDo管理を行う際は、ツールを一本化しましょう。
昨今ではさまざまなベンダーからToDo管理に役立つツールがリリースされており、それぞれ機能にも差があります。そのため、絞り切れないからといって複数の管理ツールを利用するような運用では、かえってToDo管理が煩雑化する原因になります。
したがって、ToDo管理に利用するツールは一本化し、情報の散在を防ぎましょう。とくに、既存ツールに重複する機能があったり、社員間の利用度に大きな差があったりする場合は、複雑なツールでの運用を取りやめて「シンプルなツールへ乗り換えること」も手法のひとつです。
ToDo管理自体が目的になってしまう
ToDo管理自体を目的にしてしまうのも、管理における失敗例です。
ToDo管理は円滑に進めばストレス解消や業務の効率的な進捗が期待できます。しかし、たとえば目的が「ToDo管理による業務効率化」であっても、ToDoを作成し完了することのみにフォーカスすると適切なToDo管理が実現せず、形骸化する可能性もあがってしまうのです。
このように、ToDo管理へ取り組んだものの管理自体が頓挫するような結果に陥りかねません。したがって、タスク管理そのものを目的にせず、タスク管理によってどのような業務改善を行いたいのかを明確にしたうえで取り組みましょう。
建築業でのToDo管理に役立つおすすめのツール
以下では、建築業でのToDo管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
ToDo管理を効率的に進めるにはITツールの導入が必要不可欠です。これまで個人に属人化していたタスクも、ITツールを用いて管理を行えば、都度手書きで書いたり状況を上長やメンバーに連絡したりせずとも、簡単に登録・共有できるようになるからです。
しかし、現場と会社両方でToDo管理をしなければならない以上、利用するツールはマルチデバイス対応である必要があります。また、ITツールを導入しても利用されない自体は避けるべきなので、必ず「現場のITリテラシーにマッチするツール」を使いましょう。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」のようにマルチデバイス対応、かつ非IT企業のToDo管理が効率化できる情報共有ツールの利用一択です。
「タスク」を利用して日々のToDoを登録し管理すれば、処理漏れを防ぎながら業務遂行が実現します。さらに、「タスク」は「ノート」に紐づけられるので、タスクの詳細な内容も紐づけて管理できます。
ITリテラシーに関係なく社内外で情報共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
建築業でToDo管理をする意味と陥りやすい失敗まとめ
ここまで、建築業でのToDo管理をする意味と陥りやすい失敗を解説しました。
現場と会社の行き来が日常的にあり、かつそれぞれの現場でのタスクに追われる建築業において、ToDo管理はやるべき業務を優先立てて処理するのに必要不可欠です。しかし、いざToDo管理を実行しようと考えても、明確なルール設定なしに管理を行ったり複数ツールでの管理を行ったりすると、かえって業務効率が低下する原因ともなります。
したがって、ITツールを使ってToDo管理を行うのに適切な環境を構築しましょう。しかし、ツールが自社のリテラシーに適したものかどうかを見極めなければならないので、「教育コストが不要なほど直感的に操作できるツール」を選ぶのがおすすめです。
たとえば今回ご紹介したStockは、直感的な操作で誰でも説明なしに使いはじめられる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在120,000社以上の企業に導入されており、チームでのToDo管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社でのToDo管理を効率化しましょう。
