円滑な業務進行のために必要なスケジュール管理ですが、建築業など屋外での業務に携わる職種においては、とくに昨今デジタル化の波が来ています。
しかし、なぜ今スケジュール管理のデジタル化を進めるべきなのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建築業の現場でのスケジュール管理をデジタル化すべき理由やツールの選定ポイントを解説します。
- 現場のスケジュール管理をデジタル化すべき理由を知ったうえで取り組みたい
- スケジュール管理のデジタル化を考えているがツール選定に懸念がある
- スケジュール管理を”即日で”効率化できるITツールが知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、建築業でのスケジュール管理をデジタル化すべき理由を理解しながら、適切なツール選定により自社のスケジュール管理を効率化できます。
目次
建築業のスケジュール管理をデジタル化すべき5つの理由
以下では、建築業のスケジュール管理をデジタル化すべき理由を解説します。5つの理由を原因に、現在建築業ではアナログからの早急な脱却が求められています。
コスト削減につながるから
建築業でのスケジュール管理をデジタル化すべき一番の理由はコスト削減です。
スケジュール管理がツール以外で行われている場合、すべて手書きで行う必要がでてきます。また、ほかのメンバーのスケジュールを確認するにも、ホワイトボードなどの掲示を確認したり直接本人に聞いたりしなくてはなりません。
一方、スケジュール管理をデジタル化すると、ツールに入力するだけで登録が環境するため従来のように手書きする時間が削減されます。また、クラウドツールを活用すれば、リアルタイムで更新・共有ができるので、確認の手間も省けます。
作業品質が向上するから
スケジュール管理をデジタル化すると、作業品質の向上も見込めます。
デジタルツールでスケジュール管理を行うと、アナログな管理方法と比べてスケジュール状況の確認にかかる手間を減らせます。なぜならツールを開くだけで内容が確認でき「スケジュールがわからない」という事態を防げるからです。
そのため、こまめな状況確認がしやすくなり、よりスケジュールに沿った作業進捗が見込めます。結果として、従来に比べて作業品質が高い状態で業務が進められ、顧客満足度の向上にも大きく貢献します。
場所や時間を問わず確認できる
建築業でのスケジュール管理をデジタル化すると、場所や時間を問わずに確認できるようになります。
カレンダーや手帳で管理するアナログな方法でのスケジュール管理は、出先や現場などから内容の確認が行えません。スケジュール確認のために都度帰社するようでは非効率的です。
一方、スケジュール管理をデジタル化すると、タブレットやスマートフォンなどの端末を利用して場所や時間を問わずに確認が行えるようになります。
あらゆる情報を共有しやすい
デジタルツールでスケジュール管理を行うと、ほかのメンバーとの情報共有が行いやすくなります。
従来のアナログな方法では、社員それぞれの持つスケジュールのみしか把握できませんでした。「なぜそのスケジュールになったのか」や「スケジュールが変更になった理由は何か」といった情報は、別途確認する必要があったのです。
一方、スケジュール管理をデジタルツールで行うと、スケジュールの情報だけでなくそれに関連した内容も同時に共有できるようになります。
その結果、メンバー間での情報共有が円滑化し、業務効率の向上が見込めます。
加筆・修正の手間が少ない
スケジュール管理のデジタル化は、加筆・修正の手間を減らせます。
一度記載したスケジュールであっても、あとから変更になったり内容が追加になったりするケースは少なくはありません。しかし、紙ベースでのスケジュール管理では記載内容の修正が難しく、場合によっては新しいものに予定をすべて書きなおす必要が出てきます。
しかし、スケジュール管理をデジタル化しておけば、不要な箇所の削除や必要な箇所の加筆が簡単にできます。ツール上には修正した痕跡が残らないので、スケジュールが見づらくなることもありません。
現場のスケジュール管理ツールを選ぶ際のポイント3選
以下では、現場のスケジュール管理ツールを選ぶ際の3つのポイントを解説します。
現場に適したツール選定を実行するためにも、以下のポイントを確実に押さえておきましょう。
想定ユーザーに合っているか
まずは、自社がそのツールの想定するユーザーに適しているかどうかを確認しましょう。
スケジュール管理ツールでは、スモールチーム向け・大規模チーム向けといった人数想定から、高度な知識が必要なもの・逆に最小限の機能に絞られたものなど想定ユーザーに差があります。
想定ユーザーに適していないツールでは、導入後に機能面などでギャップが生じる恐れがあります。したがって、そのツールの想定しているユーザーと自社が沿っているかどうかを確認し、最適なツール選定を行いましょう。
必要な機能があるか
次に、導入を検討しているツールに、必要な機能があるかどうかを確認します。
まずは自社のスケジュール管理で必要な機能を洗い出し、ツールの持つ機能が解消できるかどうかを見極めましょう。このとき、注意すべきなのは自社の求める機能とツールの持つ機能に過不足がないことです。
機能が足りないのはもちろんですが、機能が多すぎて使わない機能があるというケースにも注意しなくてはなりません。必要以上の機能が搭載されているツールの場合、画面上に表示される情報が多くなり、利用者が使いづらさを感じる可能性があるからです。
少なすぎだけでなく多すぎる状況にも十分注意し、選定を進めましょう。
操作性に問題はないか
スケジュール管理ツール導入の際に忘れてはならないのが、操作性の確認です。
いくらスケジュール管理に特化したツールであっても、操作性が悪く頻繁にフリーズするような場合業務に支障をきたす恐れがあります。また、IT知識がなければ使いこなせないような高度なツールは、操作できない社員が出てしまうのです。
社内のひとりでもツールを使いこなせていなければ、スケジュール管理のデジタル化は成功とは言えません。場合によっては、アナログな方法しかできない社員のために、チーム全体が従来の方法に戻らなければならない可能性もあります。
したがって、導入前に操作性を十分確認し、実際に利用する現場社員にとって”操作が簡単か”を見極めなくてはなりません。
建築業でのスケジュール管理を最も簡単に効率化するITツール
以下では、建築業でのスケジュール管理に役立つITツールをご紹介します。
スケジュール管理を効率化するためには、ITツールを用いて各社員の「タスク」を可視化する必要があります。しかし、これまでアナログな手法で管理していたのを急に高度なツールに切り替えれば、社員が使いこなせずかえって従来の非効率な手法に戻ってしまう恐れもあるのです。
したがって、導入するツールが本当に自社社員のITリテラシーに沿っているかどうかの確認が大切です。とくに、建築業では従業員が高齢化しているという現状もあるため、説明がなくても使える、直感的な操作に優れたツールかどうかが選定の鍵となります。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、直感的な操作で使いこなせるので、これまでITツールを使ってこなかったというひとにも馴染みやすい情報共有ツールです。
Stockの「ノート」に直接スケジュールを記載するだけでメンバーそれぞれのスケジュール管理ができ、「タスク」を利用すればより詳細な業務管理も行えます。また、「タスク」にはリマインダー機能もあるので、業務の実行漏れも防げます。
ITリテラシーの低い企業でも情報を簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
建築業でスケジュール管理をすべき理由のまとめ
ここまで、建築業の現場のスケジュール管理にデジタル化が必要な理由やツールの選定ポイントを解説しました。
個々の業務負荷が高い建築業において、アナログなスケジュール管理は多大な手間がかかるうえ、メンバー間での共有が活性化しないデメリットがあります。したがって、デジタル化による業務改善を行い、スケジュール管理業務の効率化を進めなくてはなりません。
しかし、デジタル化を急ぐ一方で、ツール選定には十分な時間をかける必要があります。導入したツールが使われずに終わる事態を防ぐためにも、必要とする機能が過不足なく存在し、社員のリテラシーに沿ったツール選定を行いましょう。また、ツールの操作方法の学習が不要なツールを選ぶと、社員の負担を最小限にしたうえで業務改善ができます。
たとえば、今回ご紹介したStockは、スケジュール管理に役立つ「ノート」「タスク」「メッセージ」の過不足のない機能を備え、説明不要で使える情報共有ツールです。非IT企業を中心とした120,000社以上で、スケジュール管理のデジタル化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社のスケジュール管理をデジタル化させましょう。
