業界・職種を問わず、仕事の抜け漏れを防ぐためには「タスク管理」が必要です。また、昨今では業務のデジタル化が進んでいる背景から、スマホのアプリでタスク管理をする企業も増えています。
一方、スマホでタスク管理できるアプリは多種多様なため「結局どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでタスク管理できるおすすめのアプリと選定ポイントを中心にご紹介します。
- アプリで効率的にタスク管理をしたい
- アプリを比較するにあたり、適切な選定ポイントが分からない
- スマホでも簡単にタスク管理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、スマホ利用に最適なアプリの選定基準が分かるほか、自社にマッチしたタスク管理アプリも見つかります。
目次
タスクとは
タスクは「スマホのタスク」と「仕事のタスク」の2つに分けられます。そこで、以下ではそれぞれの意味を詳細に解説します。
スマホのタスクとは
スマホのタスクとは、スマホで起動しているアプリを指します。スマホのタスクに関連する用語は以下の3つです。
- マルチタスク
- タスク切り替え
- タスクキル
アプリを一覧表示します（下図参照）。タスク切り替えやタスクキルができます。
起動中のアプリを簡単に切り替えます。アプリ一覧から探し出す必要はありません。
起動中のアプリを終了します。定期的にすればバッテリーの消費が抑えられます。
また、下図は社用スマホとして広く導入されているiPhoneで、タスクを表示する方法（マルチタスク）です。iPhoneX以前と以降で操作方法が異なるため、タスクが表示されない場合は参考にしましょう。
※Androidには画面下側に「タスクボタン」があるのでタップしましょう。しかし、タスクボタンがない機種もあるため、詳細は取扱説明書の確認が必要です。
iPhoneX以前の場合
上図のように、iPhoneX以前の端末を使っている場合は、ホームボタンを2回連続で押すとタスク（アプリ）が表示されます。また、画面を左右にスライドして任意のタスクをタップすればタスクを切り替えられるうえ、上部にスライドすればタスクを終了できます。
iPhoneX以降の場合
上図のように、iPhoneX以降の端末を使っている場合は、画面下部から中央にスライドするとタスク（アプリ）が表示されます。また、タスク切り替えやタスクキルの方法はiPhoneX以前と同様です。
仕事のタスクとは
仕事で使われる「タスク」は細かく分解した作業を指します。
つまり、タスクを一つひとつ処理すれば円滑に業務が進むだけでなく、結果的にチームの利益にもつながるのです。そして、タスクは適材適所へ割り振る必要があり、進捗状況も常に把握しなければなりません。
以上のように、納期遅れなどのトラブルを起こさないためにも、チームの仕事には確実なタスク管理が求められるのです。
【無料プランあり】スマホでのタスク管理に最適なアプリ
以下では、スマホでのタスク管理に最適なアプリをご紹介します。
スマホ向けのタスク管理アプリは、社外で使用する場面もあるため充実したセキュリティが必須条件です。たとえば、クレジットカード決済にも使われる暗号化方式で漏洩を防いだり、2段階認証で不正アクセスから情報を守ったりする機能があります。
加えて、チーム全員がストレスなくアプリを使いこなすためには「デバイスを問わず直感的に操作できるか」も判断しなければなりません。このようなアプリであれば、使い方をレクチャーする手間も省けます。
そのため、自社が選定すべきなのは、非IT企業の65歳の方が即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択になります。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるほか、ノートに紐づいた「タスク」で仕事の抜け漏れを防ぎます。また、ノートには「メッセージ」も紐づいているため、PCやスマホを問わずスムーズにタスクのやりとりができます。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
タスク管理アプリの選定ポイント3選
タスク管理アプリは多種多様であり、適切な選定には時間がかかります。そこで以下では、自社に合うタスク管理アプリを絞りこむための選定ポイントを解説します。
（1）マルチデバイスに対応するか
はじめに、マルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは「異なる端末間で、同一の情報・データを閲覧・編集できる仕様」です。つまり、時間・場所を問わずに情報へアクセスできるのです。
以上のように、マルチデバイス対応のアプリであれば「通勤中にスマホで編集した内容を会社のPCで確認する」といった活用もできます。
（2）タスクと情報を紐づけられるか
次に、タスクと情報を紐づけて管理できるかを確認しましょう。
タスクを処理するときには、タスクの詳細や書類、各種データなどの「関連情報」が不可欠です。しかし、社内サーバーやストレージアプリにファイル形式で保存していればタスクと情報を紐づけられず、逐一ファイルを開く手間もかかってしまいます。
一方、タスクと情報を紐づけられる「Stock」を使うと、資料を探し出す時間が省けるだけでなく、複数のアプリを併用する必要がないのでコストも削減できます。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
とくに、非IT企業の場合は、誰でも簡単に使えるタスク管理アプリでなければかえって業務の妨げになります。そして、最終的には誰も利用しなくなり「導入の決裁者をたてるために廃止できず、利用料だけを払い続ける状態」になりかねません。
以上のようなケースに陥らないためにも、必要な機能に過不足がないタスク管理アプリを選ぶべきです。
スマホでタスク管理する3つのメリット
スマホでタスク管理するメリットを正しく理解すれば「何の課題を改善できるか」「どのように社内展開させるべきか」のイメージが明確になります。そこで以下では、スマホでタスク管理する3つのメリットをご紹介します。
（1）Wi-Fiがない環境でも利用できる
モバイル通信に契約すれば、Wi-Fiがない環境でも利用できます。
PCはインターネットがない環境では使えないので、急にタスクを確認したいときに不便です。一方、通信会社と契約しているスマホは、Wi-Fiがない環境でもモバイル通信でタスク管理アプリを利用できます。
以上のように、スマホがあれば時間や場所を問わずタスク管理できるのです。そのため、移動中や出張先であっても仕事をストップさせる心配がありません。
（2）フリック入力でタスク管理できる
スマホはフリックで文字入力ができます。
スマホはPCよりも日常的に使うため、キーボード入力よりもフリック入力の方が使いやすいと感じる人も多いです。また、スマホは簡単に操作できるように設計されているので、PCよりも直感的に使いこなせるメリットもあります。
以上のように、スマホのフリック入力に慣れている場合には入力の負担を大きく省けます。また、スマホはキーボード入力への切り替えもできます。
（3）仕事に集中しやすくなる
最後に、仕事に集中しやすくなるメリットもあります。
スマホを活用すればPCの画面を切り替えずに、手元で簡単にタスク管理できます。そのため、「タスクを入力・修正するためだけにPCの業務をストップさせる手間」も解消されるのです。
以上のようにスマホでタスク管理をすれば、仕事のしやすさが格段に上がります。
スマホでタスク管理できるアプリまとめ
これまで、スマホのタスク管理におすすめのアプリや選定ポイント、メリットを中心にご紹介しました。
スマホ対応のタスク管理アプリは、”マルチデバイスに対応しているか”や”タスクと情報を紐づけられるか”を必ず確認します。以上の機能が備わっていれば、時間・場所を問わずに利用できるうえ目的の情報も瞬時に探し出せるからです。
ただし、アプリの操作が複雑であれば、ITに慣れていないメンバーが正しく使いこなせない恐れもあります。そのため、アプリを確実に社内へ浸透させるには「誰でも簡単に使えるか」も判断しなければなりません。
結論、スマホでタスク管理をするには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をスマホにインストールし、チームのタスク管理を効率化しましょう。
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