仕事の抜け漏れを防ぐためには「タスク管理」が必要です。タスク管理は職業・職種を問わず、あらゆる仕事で必須の要素と言えます。
昨今では業務のデジタル化が急がれており、これまでタスク管理をしていた紙やホワイトボードから「タスク管理ツール」への移行が進んでいます。とくに、常に携帯するスマホから利用するタスク管理ツールは、時間や場所を問わずに使えるので重宝されています。
一方で、スマホでタスク管理できるツールは多種多様なので、「結局どのタスク管理ツールが一番自社に合うのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでタスク管理できるおすすめのツール3選を中心にご紹介します。
- すべてのツールを比較する時間はないので、厳選されたなかから検討したい
- タスク管理ツールを並べられても判断できないので、選定ポイントを知りたい
- 運用中のツールが使いづらいので誰でも簡単に使えるタスク管理ツールが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社の社員がスマホから簡単にタスク管理できるツールが見つかります。
タスクとは
「タスク」という用語には主に2つの意味があります。そこで以下では、一般的に使われる「タスク」の意味などを中心にご紹介します。
(1)スマホにおけるタスクとは
スマホにおける「タスク」とは起動中のアプリを指す用語です。タスクを表示させる機能は「マルチタスク」と言われています。
そして、アプリを切り替えることを「タスク切り替え(画面切り替え)」、アプリを終了することを「タスクキル」と言います。タスク切り替えをすれば起動中のアプリがすぐに開け、タスクキルをすればバッテリーの消費を抑えられます。
そこで以下では、社用スマホとしても広く導入されているiPhoneでタスクの表示方法(マルチタスク)をご紹介します。iPhoneX以前と以降で操作方法が異なるので、「タスクが表示されない」とお困りの方は参考にしましょう。
iPhoneX以前の場合
iPhoneX以前の端末を利用している場合、ホームボタンを2回連続で押すことでタスク(アプリ)が表示されます。
タスク切り替えは画面を左右にスライドさせて、任意のタスクをタップするだけです。また、タスクを終了させる場合には、任意のタスクを画面上部にスライドしましょう。
iPhoneX以降の場合
iPhoneX以降の端末を利用している場合、画面下部から中央に向かってスライドすることでタスク(アプリ)が表示されます。
タスク切り替えは画面を左右にスライドさせて、任意のタスクをタップするだけです。また、タスクを終了させる場合には、任意のタスクを画面上部にスライドしましょう。
(2)仕事におけるタスクとは
仕事で使われる「タスク」は業務を可能な限り細かく分類した作業を指す用語です。
つまり、タスクを一つひとつ処理することで業務が進み、結果的にチームの利益につながるのです。そして、上司は適切にタスクを部下に割り振る必要があり、常に進捗状況を把握しておく必要があります。
そのため、チームのトップに求められるのは「タスク管理」です。タスク管理ができていないチームは納期に遅れるなどの重大なリスクを背負って仕事することになります。
スマホでタスク管理できるおすすめのツール3選
以下では、スマホでタスク管理できるおすすめのツール3選をご紹介します。
スマホで利用できるタスク管理ツールを選定する際には「小さな画面でも使いやすいか」を確認しましょう。PC利用を前提とするタスク管理ツールの場合、スマホ版では操作しにくい場合が多いのです。
とくに、細かな機能が豊富の場合、操作が複雑となるうえ誤動作も発生しやすくなります。ビジネスでは時間がないなか、このようなミスが多発すると非効率となるので、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えているシンプルなタスク管理ツール「Stock」が最適と言えます。
導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、デジタルが苦手な人でも説明なしに操作できるほどシンプルです。Stockは非IT企業でも簡単に使いこなせるように設計されているので、スマホからもスムーズにタスク管理ができます。
【Stock】誰でも簡単にタスク管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Todoist】リスト形式でタスク管理するツール
Todoistの特徴
- リスト形式でタスク管理する
- 連携機能が豊富
Todoistではタスクを一覧表示するリスト形式でタスク管理できるので、タスクのやり忘れを防げます。
時間管理や自動化、プロジェクトマネジメントまで幅広い連携機能が利用できます。
Todoistの注意点
- 背景情報は管理できない
- 無料プランはリマインダーが使えない
Todoistにストックできる情報量には限りがあるので、タスクと背景情報をまとめて保存する活用法は使えません。
Todoistの無料プランではタスクのやり忘れを防止するリマインダー機能が利用できないので、タスクの抜け漏れが許されない仕事には向きません。
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/月(月間払い)
- ビジネス：888円/ユーザー/月(月間払い)
- 非営利団体向けのディスカウントプランは、ビジネスプランの50%OFFです。
【Google ToDo リスト】連携機能が充実しているツール
Google ToDo リストの特徴
- あらゆる端末からアクセスできる
- ほかのGoogleツールと連携できる
Googleアカウントを所有していればiPhoneやAndroid、Windows、Macなどのあらゆる端末から利用できます。
Googleカレンダーにタスクを表示したり、Gmailで受信したメールをタスクに設定したりできます。
Google ToDo リストの注意点
- ビジネス利用は難しい
- タスクを一覧表示できない
タスクをほかの人と共有したり担当者に割り振ったりできないので、頻繁に進捗確認する必要があるビジネスには不向きと言えます。
Google ToDo リストではタスクは「リスト」を活用して分類しますが、リストを横断してすべてのタスクを表示する方法がありません。
Google ToDo リストの料金体系
- Google ToDo リストは無料ですべての機能を使えます。
タスク管理ツールの3つの選定ポイント
これまでスマホでタスク管理できるおすすめのツールをご紹介しましたが、さらに自社に合うタスク管理ツールを絞りこむ場合には以下の3つの選定ポイントを活用しましょう。
マルチデバイスに対応する
はじめに、マルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは「異なる端末でも同一の情報・データを閲覧・編集できること」を指します。つまり、通勤中にスマホで編集したタスクを、会社のパソコンで確認するような活用法ができます。
また、マルチデバイス対応のタスク管理アプリを活用すれば「仕事に関係していることでも職場でスマホを操作するのは気が引ける。」という心配がなくなります。さらに、チームのマネジメントをする場合には、パソコンの大画面の方が一目で全体を把握できるというメリットもあります。
以上のように、マルチデバイス対応のタスク管理ツールを導入すれば業務効率が向上するだけでなく、さまざまなメリットが得られるのです。
タスクと情報を紐づけられる
次に、タスクと情報を紐づけて一緒に管理できるかを確認しましょう。
タスクを処理するためには背景情報や書類、各種データなどの「情報」が必要になります。そのため、多くの企業ではタスクに関する情報を社内サーバーやストレージツールにファイル形式で保存しています。
しかし、タスクと一緒に管理できないので「フォルダからファイルを探し出して、クリックして開いて、該当箇所を探して、編集したら保存して」という面倒な手間が必要です。
一方で、「タスク」と「情報」を紐づけられるツールを導入すれば資料を探す無駄な時間が削減され、さらに別のツールを併用する必要がないのでコスト削減にもなります。
誰でも簡単に使いこなせる
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
とくに、非IT企業は誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツールを導入しなければ、かえって社員の業務の妨げになります。そして、次第に誰も利用しなくなるがツール導入の決裁者をたてるために廃止できず、高い運用費を支払続けることになるのです。
そのため、無計画に多機能なタスク管理ツールを導入するのではなく、必要な機能を過不足なく搭載するシンプルなツールを選びましょう。
たとえば、タスク管理ツール「Stock」のように非IT企業の65歳以上の社員でも説明なしで操作できるほど使い勝手が良いツールが最適です。
スマホでタスク管理をするメリット
スマホでタスク管理するメリットを正しく理解すれば「自社の課題をどのように改善できるか」、「どのように社内展開させるのが適切か」などのイメージが明確になります。そこで以下では、スマホでタスク管理する3つのメリットをご紹介します。
Wi-Fiがない環境でも利用できる
社用スマホを活用すれば、Wi-Fiがない環境でもタスク管理できます。
チームでタスク共有している場合、インターネットが使えない環境ではタスクが確認できないので仕事に支障が出ます。一方で、通信会社と契約しているスマホはWi-Fiがない環境でもモバイル通信を使えばアクセスができます。
そのため、取引先への移動中でもタスク管理ツール活用して、時間や場所を問わず仕事ができます。Wi-Fiがある場所を探す必要がないので不要なストレスも感じません。
フリック入力でタスク管理できる
スマホではフリック入力で文字が打ち込めます。
スマホの利用シーンが増えた背景からも、キーボードよりもフリックの方が使いやすいと感じる人もいます。また、プライベートでも利用するスマホはタスク管理ツールをPCよりも直感的に使いこなせる可能性があります。
以上のように、スマホのフリック入力に慣れている場合には大きなメリットです。また、スマホはキーボード入力への切り替えもできます。
PCで作業をしながらスマホでタスク管理できる
PCで仕事をしながらスマホでタスクの編集・確認ができます。
スマホを活用すれば、仕事の画面を切り替えずに簡単に手元でタスクの確認ができます。そのため、目の前の業務に集中できるようになり、デスクトップには最低限の情報だけを表示すれば良いので仕事がしやすくなります。
以上のように、スマホだけでなくPCと併用できるタスク管理ツールを導入すれば、仕事のしやすさが格段に上がるのです。
スマホでタスク管理できるおすすめのツール3選まとめ
これまでスマホでタスク管理できるおすすめのツール3選や選定ポイントを中心にご紹介しました。以下は、自社に合うタスク管理ツールを選ぶための3つの選定ポイントです。
- マルチデバイスに対応する
- タスクと情報を紐づけられる
- 誰でも簡単に使いこなせる
スマホだけでなくPCからも利用できるマルチデバイス対応のツールを導入すれば、2つの端末を併用して効率的に仕事を進められます。
たとえば、iPhoneやAndroid、Windows、Macなどのあらゆる端末から利用できるStockは、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えているので使い勝手が良くシンプルなタスク管理ツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をスマホにインストールして試験的に運用してみましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
