近年、DX化の推進に伴って、スケジュールやワークフローを一か所に集約して管理できる「グループウェア」を導入する企業が増えています。
なかには、グループウェアの導入を検討する一方で「具体的に何ができるのか分からない」「費用に見合った効果が得られるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの概要から費用対効果、選び方やおすすめツールまで網羅的に解説します。
- グループウェアの仕組みや機能について知りたい
- 複数のグループウェアを比較して、自社に合うサービスを導入したい
- 選び方のポイントを押さえてグループウェアの導入を検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、グループウェアの基礎知識が身に付き、自社に最適なツールを選ぶ基準が得られます。
目次
グループウェアとは？
以下では、グループウェアの意味や種類についてご紹介します。「言葉は知っているが具体的に何をするサービスか知らない」「種類によってプランが分かれていて難しい」という方に向けてわかりやすく解説しているので必見です。
グループウェアの意味
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを通じて業務効率を高められるツールを指します。
部署やチームで作業をするのに最も重要なのは、円滑な情報共有です。グループウェアを導入すれば「チャット」や「ファイル共有」といった機能で、さまざまな情報をスムーズに共有できます。
また、ツールによっては経費精算や勤怠管理などの事務作業ができるものもあり、ビジネスのあらゆる場面で役立つのです。このように、グループウェアはチームで仕事をするには欠かせないものであり、情報共有の効率が格段に上がります。
グループウェアの種類
グループウェアは「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。
- クラウド型
- オンプレミス型
クラウド型グループウェアとは、他社のクラウドサーバーで運用するグループウェアを指します。月額で気軽に始められ、ネット環境さえあれば社外でも使える一方「自社の既存システムと連携できない場合が多い」というデメリットがあります。
オンプレミス型グループウェアとは、自社のサーバーで運用するグループウェアを指します。自社に合わせたカスタマイズができたり、サポート体制が充実したりしている一方で「初期費用が高い」「専門知識が必要」といった点がデメリットです。
以上の2種類のうち、自社に適した方を選びましょう。昨今はリモートワークの一般化に伴い、クラウド型のグループウェアが広く利用される傾向にあります。
グループウェアの機能とは？
グループウェアにはさまざまな機能が搭載されていますが、代表的なのは「チャット機能」「ToDo管理機能」「スケジュール管理機能」「ファイル共有機能」の4点です。
はじめてグループウェアを導入する企業は、これら4つの機能に過不足がないシンプルなツールを選びましょう。機能が不足していると別のツールを導入しなければならなくなり、逆に機能が多すぎると使いこなせず社内に浸透しない可能性があります。
たとえば、4つの機能に過不足がなく、かつすべての従業員が簡単に使いこなせる「Stock」は導入しやすいです。
グループウェアを導入するメリット・デメリット
以下では、グループウェアを導入するメリットとデメリットを2点ずつご紹介します。デメリットについては解消法も解説しているので必見です。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアを導入するメリットは以下の通りです。
- コミュニケーションが円滑になる
- 社内情報を一元管理できる
たとえば、チャット機能を活用すれば内線やメールでやりとりする手間を省けるので、仕事の連絡がスムーズになります。また、全社向けに情報を発信すれば、アナログの掲示物で発生しやすい”伝達漏れ”を未然に防げるのです。
業務に必要な資料、プロジェクトの進捗状況、メッセージのやりとりなどのさまざまな情報を一つのツール上で管理できます。その結果、複数ツールを運用する手間やコストが省けるのです。
以上のように、グループウェアの導入には、情報共有にかかる手間やコストを削減できるメリットがあります。
グループウェアを導入するデメリット
グループウェアを導入するデメリットは以下の通りです。
- 導入するだけでは意味がない
- 導入費用がかかる
導入して終わりではなく、使い方を従業員に教育しなければなりません。解決策としては、直感的に操作できるシンプルなツールを選ぶことが挙げられます。
選択するグループウェアによっては、月額利用料に加えて初期費用やオプション機能の追加などが発生し、費用が膨らみかねません。対策として、事前に料金プランを確認した上で、合計でどれほどの費用がかかるのか把握しておきましょう。
以上のように、グループウェアはツールによっては費用がかさんだり、教育に時間がかかったりする可能性があります。
したがって、必要な機能を過不足なく備えて、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようにデメリットを解消するポイントを抑えたツールを選択しましょう。
グループウェアの選び方
数多くのグループウェアから自社に適したものを絞り込むには、明確な選定基準を設けなければなりません。以下でご紹介する選び方を参考にして最適なツールを選びましょう。
料金から選ぶ
グループウェアを導入する際には、料金プランを比較検討しましょう。
クラウド型の場合は利用者数やストレージ容量によって料金が変わるので、事前に導入範囲を定めておくのが重要です。さらに、プランに応じてセキュリティの高さやサポート体制の充実度が変わるツールもあるので、料金と併せて確認しなければなりません。
また、一部のグループウェアは完全無料で使えますが、利用者数に制限があったり、スマホから使えなかったりしてビジネスに活用できないことがあるので注意しましょう。
操作性から選ぶ
機能や料金だけでなく、操作性にも焦点を当てましょう。
どれほど多機能なグループウェアを導入しても、社内に浸透しなければ形骸化してしまいます。非IT企業では従業員のITリテラシーにばらつきが生じやすいため、全員が快適に利用できる操作性の高いものを選ぶ必要があります。
たとえば、導入即日から誰でも使いこなせる「Stock」のようにシンプルなツールなら、ITリテラシーが低い従業員でも使いこなせます。
【無料あり】おすすめのグループウェア4選
以下では、おすすめのグループウェア4選をご紹介します。
各社から多くのグループウェアが提供されていますが、多機能なグループウェアを検討している場合は注意が必要です。多機能ゆえに慣れるまで時間がかかり、結果として従業員への教育コストがかさむうえ、社内に浸透しないまま放置されかねません。
つまり、「必要な機能に過不足がなく、簡単に使いこなせるツール」を選ばなければ費用対効果が小さくなってしまいます。
結論、費用対効果が大きいツールは、低コストではじめられて非IT企業でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは、メンバー間で共有したい情報を「ノート」に残し、各ノートに紐づいた「メッセージ」でコミュニケーションがとれます。さらに、進捗管理に役立つ「タスク」も搭載されているため、チームで利用するグループウェアに最適なのです。
最も費用対効果が高いツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
豊富な機能が搭載されたツール「desknet’s NEO」
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27の機能が標準搭載されている
- クラウド版とオンプレミス版が用意されている
予定管理、社内連絡、コミュニケーションといったビジネスに必要な機能が基本機能として搭載されているため、さまざまなシーンで活用できます。
提供者のデータセンターを利用する「クラウド版」と、自社サーバーでデータを管理する「オンプレミス版」の両方が用意されているため、自社の状況によって最適な方を選択できます。
desknet’s NEOの機能・使用感
- ポータル機能
- 拡張機能
ポータル機能では自社に必要な情報を一か所にまとめられます。たとえば、カレンダーのスケジュールやニュースなども一画面に載せられるので、自社サイトの作成を検討している方に最適です。
desknet’s NEOでは、基本機能に加えて「AppSuite」や「ChatLuck」といった拡張機能を利用することも可能です。※「AppSuite」とはクリック操作でアプリが作れる機能で、「ChatLuck」ではビジネスチャットとして利用できます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- データの復旧が難しい
- アプリ版とPC版で差がある
利用者都合（誤操作など）によってデータを削除してしまった場合、基本的に復旧ができません。
利用しているユーザーからは「アプリ版はPC版ほどメニューが充実していない」という口コミがあるため、アプリ版をメインで使いたい方は注意が必要です。（参考：ITreview）
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド版：400円/ユーザー/月（5ユーザーから契約可能）
- スモールライセンス（オンプレミス版）：5ユーザー39,800円～
- エンタープライズライセンス（オンプレミス版）：500,000円～
Google社が提供するツール「Google Workspace」
＜Google Workspaceの特徴＞
- 仕事に必要な機能が一通り入っている
- 独自のアドレスを作成できる
コミュニケーション機能の「Gmail」、スケジュール管理機能「Googleカレンダー」、ファイル管理機能の「Google Drive」など、仕事に必要な機能が一通りそろっています。
ビジネスに特化しており、会社の独自ドメインのメールアドレスを作成できます。
Google Workspaceの機能・使用感
- スライド
プレゼンテーションに使えるスライドを作る機能です。テンプレートも備わっているので、PowerPointに近い形でスライドを作成したい場合に便利です。
- フォーム
社内アンケートなどに使えるフォームを作成できます。作成したフォームは、Googleドライブに保存されるためGoogleドライブ上でも確認できる点がメリットです。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなりやすい
- Office製品との互換性が悪い
Google Workspaceは多機能なため、カレンダーやメールといった特定の機能しか使わない場合、持て余す機能が多くなり費用対効果が小さくなる可能性があります。
OfficeファイルをGoogle Workspace上で開くとGoogleアプリで開く仕様になっており、実際に一部のユーザーからは「Googleアプリへの誘導がきつい」との声も挙がっています。（参考：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
サイボウズの多機能なツール「Garoon」
Garoonの特徴
- 数万人単位での利用にも対応している
- 日本企業向けの機能が充実している
数万人での利用も可能になっているため、大規模企業での利用にも適しています。
社内申請や予定管理、タイムカードといった承認が必要な業務を始めとしたさまざまな機能が備わっています。
Garoonの機能・使用感
- スケジュール
- ワークフロー
社員全員のスケジュールを共有することが可能です。また、カレンダー形式なので、スケジュール機能上で会議の日程調整もできます。
フォームから経費を申請し、承認をできる機能です。稟議の進行状況をワークフロー上で確認可能なので、申請がどこまで進行しているかを把握しやすくなっています。
Garoonの注意点
- 利用人数が多いほど料金が安くなる
- パッケージ版とクラウド版で機能に違いがある
Garoonの料金プランは、利用人数が多いほど料金が安くなる仕様になっています。そのため、少人数の場合は1ユーザーあたりの利用料金が高くなる点に注意が必要です。
Garoonはパッケージ版（ソフトの買い切り）とクラウド版（月額利用）の2種類があります。しかし、ユーザーから「標準検索機能をクラウド版でも使いたい」という意見があることから、パッケージ版と機能に違いがある点に注意しましょう。（参考：ITreview）
Garoonの料金体系
Garoonには2種類の料金プランがあります。
＜クラウド版＞
| 月額 | |
|---|---|
| 〜300ユーザー |
845円/1ユーザー |
| 301〜1,000ユーザー |
800円/1ユーザー |
| 1,001ユーザー～ |
要問合せ |
＜パッケージ版＞
| 新規ユーザーライセンス | |
|---|---|
| 〜50ユーザー |
600,000円/50ユーザー |
| 51〜249ユーザー |
11,000円/1ユーザー |
| 250〜499ユーザー～ |
10,000円/1ユーザー |
| 500〜999ユーザー～ |
9,000円/1ユーザー |
| 1,000〜2,499ユーザー～ |
8,000円/1ユーザー |
| 2,500〜4,999ユーザー～ |
7,500円/1ユーザー |
| 5,000ユーザー～ |
要問合せ |
おすすめのグループウェア4選の比較表
| Stock【一番おすすめ】 | desknet’s NEO | Google Workspace | Garoon | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も費用対効果が高い |
豊富な機能が搭載されている |
Google社が提供している |
サイボウズの多機能なツール |
| 注意点 |
カレンダー機能や承認機能はない |
データの復旧が難しい |
費用対効果が小さくなりやすい |
利用人数が多いほど料金が安くなる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは400円/ユーザー/月～（※5ユーザーから契約可能） |
・無料プランなし
・有料プランは680円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは845円/ユーザー/月～（※クラウド版） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「Garoon」の詳細はこちら |
グループウェアで業務効率化を実現した事例
こちらの製造販売業社では、グループウェアの導入によって情報共有の効率を大きく改善させた実績があります。
グループウェア導入前は紙媒体で情報を共有しており、作業報告をはじめとする情報が上司へ集まるまでに時間がかかることが課題でした。
しかし、即座に情報共有できるツールによってタイムラグが解消し、さらに「必ず上長がリアルタイムで確認してくれていること」を強く実感することによって、現場から活発なレポーティングが上がってくるようになったのです。
また、スタッフの半数近くが50代以上でITツールへの強い抵抗感があったなか、シンプルで直感的に操作できるものを選んだことによって、スムーズに使い始められたことも成功要因の一つと言えます。
以上のように、グループウェア導入によって情報共有が迅速かつ活発になるのはもちろん、簡単に使えるものを選ぶことによって社内へ定着しやすくなるのです。
【必見！】グループウェアの費用対効果は？
以下では、グループウェアの費用対効果について解説します。「自社にとりいれる価値があるのか分からない」「具体的にどのようなコストがかかるのか知りたい」という担当者の方は必見です。
＜結論＞選び方によっては費用対効果が小さくなる
グループウェアの費用対効果は「従業員のITリテラシー」と「選んだツール」が噛み合っていない場合、小さくなることがあります。
たとえば、「ITに不慣れな従業員」が多くを占める非IT企業で「あらゆる機能が搭載された高価なツール」を導入した場合に起こりやすいです。このケースでは、結局使わない機能があったり使いこなせず放置されたりしかねません。
その結果、“せっかく高価なツールを導入したのに社内へ浸透せず、導入前と変わらない”という事態になってしまうのです。したがって、費用対効果を大きくするには、自社のITリテラシーに合わせたツールを選ばなければなりません。
グループウェアに必要なコスト
グループウェアに必要なコストは、主に”イニシャルコスト”と”ランニングコスト”の2つに分けられます。それぞれの特徴は以下の通りです。
- イニシャルコスト（導入にかかる費用）
- ランニングコスト（運用にかかる費用）
自社サーバーで運用するオンプレミス型ツールは、初期費用として数万～数十万円が必要なケースが多いです。一方、外部サーバーを利用するクラウド型ツールなら初期費用が不要なものが多く、イニシャルコストは初月分の月額利用料のみとなります。
主に、月額利用料がユーザー当たり数百円～数千円かかるケースがほとんどです。また、ツールの利用料以外にも”従業員の教育”や”既存システムとの入れ替え”にコストがかかる場合もあります。
通常、多機能・高機能なツールは費用が高いですが「結局使わない機能が多かった」「従業員が使いこなせるまでの教育コストがかさんだ」と費用対効果が小さくなるケースになりやすいので注意が必要です。
グループウェアの費用対効果やおすすめのツールまとめ
ここまで、グループウェアの費用対効果やおすすめのツールについてご紹介しました。
グループウェアの費用対効果は「従業員のITリテラシー」と「選んだツール」が噛み合っていない場合、小さくなる場合があります。
とくに、ITリテラシーが低い従業員のいる企業ほど、機能が多すぎる・高度すぎるゆえに使いこなせないケースに陥りやすいです。したがって、誰でも簡単に操作できるほどシンプルなツールを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、必要な機能に過不足がないため低コストで始められ、直感的に操作できるので費用対効果が高いツールです。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、チームの情報共有をスムーズにしましょう。
