法人においては、情報共有のために社外とファイル共有を行う機会が多くあります。そのため、業務をミスなく円滑に進めるには、安全かつ簡単なファイル共有方法を確立する必要があります。
しかし、いざファイル共有方法を改善しようと考えても、どのような方法が法人利用に適しているかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は社外へファイル共有する方法3選と、法人向けファイル共有サービス7選を選定ポイントを含めてご紹介します。
- 社外とのファイル共有が企業によって異なるので管理を簡単にしたい
- 社外とのファイル共有を安全かつ簡単に進める方法を知りたい
- 法人単位で安心して利用できるファイル共有サービスを選びたい
というは今回の記事を参考にすると、ビジネス利用に適したファイルの共有方法が分かり、社外とでもストレスなのないファイル共有が実現できます。
社外へファイル共有する際の方法3選
ここでは、社外へファイル共有を行う際の方法を3点ご紹介します。それぞれの方法におけるメリットやデメリットを把握し、社外への情報共有にふさわしい共有方法を導入しましょう。
(1)メールに添付する
1つ目はメールにファイルを添付する方法で、メリットとデメリットは以下の通りです。
- 送信後に内容の編集ができないので、送信した事実を確実に残せる
- 添付されたファイルを正しく管理しておかなければ、後から探すのに手間がかかる
- 動画のデータや大きな画像など容量の大きいデータは一括では送信できない
- ファイルを誤送信すると情報漏洩が起こるリスクがある
＜メリット＞
＜デメリット＞
メールはビジネスで多用されるツールで、情報とファイルをまとめて送信できる利点がありますが、社外との共有時にはファイルの大きさや送付先の確認に注意しなければなりません。
(2)SlackやLINEなどのチャットツールで送信する
2つ目はSlackやLINEをはじめとするチャットツールでの共有で、メリットとデメリットは以下の通りです。
- 文面なしでファイルが送れるため、共有の手間がかからない
- 一度に多くのチャットメンバーにファイルが送れる
- ほかのチャットのメッセージで流れてしまいファイルを探しにくい
- 共有されたどのファイルが最新版なのか分からなくなる
- チャットの話題が錯綜すると、ファイルに関連する情報と関係ない話題との区別がつかなくなる
＜メリット＞
＜デメリット＞
チャットは気軽に多くのメンバーに共有できることが利点ですが、社外との共有の際は、ファイルを見返せるように「チャットルームの区分け」や、検索性の向上のために「添付時の文言をルール化する」などの工夫が必要です。
(3)ファイル共有サービスを使う
3つ目はファイル共有サービスの利用で、メリットとデメリットは以下の通りです。
- データはネットワーク上で管理され、パソコンスマホ問わずどの機器からでもアクセスできる
- 複数人で利用でき、共同で作業が進めやすい
- ファイルのやりとりに特化しており、メモやメッセージのやりとりには別のツールを使う必要がある
＜メリット＞
＜デメリット＞
ファイル共有サービスはインターネット経由で複数人と場所を問わず確認できる利点がありますが、ファイルに関連するリアルタイムでのやりとりには機能不足であり、ほかのコミュニケーションツールと併用して利用する必要があります。
ただし、ファイルとメッセージが一元管理できる「Stock」のような情報共有ツールを活用すれば併用の負担は解消できるため、結論として社外とのやりとりにはファイル共有サービスの導入が最も有効だと言えます。
法人向けファイル共有サービスを比較する際の3つのポイント
以下では、ファイル共有サービスを比較する際のポイントについて解説します。下記ポイントを押さえてツールを検討することで、自社に最適なツールの導入ができます。
機能に過不足はないか
まずは、機能に過不足がないか確認しましょう。
サービスを導入しても使わない機能が多ければ持て余してしまい、逆に最低限の機能だけでは利用が不便になります。そのため、選定時には「社外とのファイル共有に必要な機能は基本利用に含まれるか、オプションなのか」を確認する必要があります。
たとえば、社外とファイル共有する際に「アクセスできる範囲が設定できるか」「ユーザーの管理ができるか」といった権限機能は重要です。適切な社外とのやりとりには、基本機能に組み込まれているかの確認が大切です。
使いやすい操作性か
ツールを導入する際は、使いやすさの確認も大切です。
法人向けサービスは多機能なものが多い反面、使いにくいために利用されなくなる可能性があります。社外メンバーとの共有に複雑なものを導入すると現場が使えず、情報共有が遅れて業務が進まなくなったり操作ミスによる情報漏洩が発生したりしてしまうのです。
したがって、ファイル共有サービスの選定時は「共有が簡単にできるか」「現場のメンバーが操作しやすいか」を比較しましょう。確認手段として、トライアルで実際に触れてみる方法も有効です。
ビジネス向けのサポートが備わっているか
法人利用時に重要なのは、ビジネス向けのサポートを含んでいるかの確認です。
具体的には、第三者からのハッキングや災害時のデータ損失を防げる機能が備わっていれば不測の事態が生じても顧客とのトラブルには発展しません。もし、第三者からの不正アクセスや誤削除が発生すれば大きな問題となり、企業としての信用低下や損害賠償の請求に至ります。
したがって、ビジネスでのファイル共有サービス利用時は、セキュリティの強固さやバックアップ体制がサポートとして整ったサービスを選びましょう。
関連記事： 【中小企業向け】クラウド型ファイルサーバーとは？
法人利用に最適なファイル共有サービス7選
以下では、法人利用に最適なファイル共有サービス7選をご紹介します。
社外とやりとりするファイルは社外秘情報を含むものであり、業務ミスを起こさないように取り扱いには注意が必要です。しかし、日々多くの連絡を社外と共有している企業がファイル共有を慎重に行いすぎると、対応に時間がかかりほかの業務に取りかかれません。
そこで、ファイル共有サービスを使えば、複数人で同時に資料を確認でき、更新を都度相手にメールや電話で伝える必要がなくなるため、対応時間の削減につながります。ただし、簡単に利用できる無料のものはセキュリティが不十分であったり、逆に複雑なものだと社員が利用しなくなったりする懸念があるのです。
したがって、法人向けのファイル共有サービスは「セキュリティやバックアップによる安全性の確保」と「シンプルな操作性」を満たしたものを選択しましょう。結論、非IT企業の65歳でも、直感的に使いこなせる安全な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはファイルとテキストを一緒に共有でき、簡単な「フォルダ」で情報整理が可能なため、ほかの情報と混在する事態を防げます。さらに、国際基準のセキュリティ要件も満たし「1営業日以内のサポート」もあるので安全性が確保されています。
【Stock】ファイル共有を最も簡単に効率化できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【GoogleDrive】Googleアカウントで利用できる
＜Google Driveの特徴＞
Google DriveはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できるファイル共有サービスです。Gmailを始めとするGoogleの各サービスとの連携が行えるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 通信環境に左右されやすい
- 共有先間違いによる情報漏洩リスクがある
通信環境が悪いと共有が不安定になりやすいです。
Google Driveでは簡単に共有ができる一方で、設定間違いによって情報漏洩が起こる可能性があります。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。それ以上の容量の利用にはGoogle Oneで追加容量を購入するか、有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
【Fileforce】高セキュリティなクラウドサービス
＜Fileforceの特徴＞
Fileforceは、あらゆるデバイスからファイル管理ができる法人向けクラウドストレージサービスです。ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されているためセキュリティ対策が万全なのが特徴です。
＜Fileforceの注意点＞
- 無料プランがない
- エラーが発生しやすい
30日間の無料トライアルのみで、以降の利用には必ず料金が発生します。
エラー表示が頻出するというユーザーの声があります。
＜Fileforceの料金体系＞
- Entry：1ユーザーあたり900円/月
- Unlimited-1：55,000円/月
- Unlimited-3：98,000円/月
- Unlimited-10：198,000円/月
- Unlimited-30：330,000/月
- Enterprise：要問合せ
10～50ユーザーまで利用可能なプランです。1ユーザーあたり10GBの容量が利用できます。
ユーザー数無制限で1TBまで利用できるプランです。
ユーザー数無制限で3TBまで利用できるプランです。
ユーザー数無制限で10TBまで利用できるプランです。
ユーザー数無制限で30TBまで利用できるプランです。
10ユーザーから利用できるプランです。必要量に応じたストレージの利用ができます。料金は問い合わせが必要です。
【PrimeDrive】法人向け特化のオンラインストレージ
＜PrimeDriveの特徴＞
PrimeDriveは、クラウド上での大容量ファイル共有が可能な、法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。管理機能が詳細に利用できるのが特徴です。
＜PrimeDriveの注意点＞
- 費用が高額
- ダウンロードリンクから確認する必要がある
一番安いプランでも、月額1.2万円〜のため、気軽な導入は困難です。
ファイルの確認には都度リンクからダウンロードする必要があります。
＜Primedriveの料金体系＞
- 1GB：12,000円/月
- 10GB：69,800円/月
- 100GB：180,000円/月
- 200GB以上：要問合せ
プランごとの人数制限がないため、必要な容量に合わせて導入する必要があります。いずれのプランでも最低契約数は1か月で、別途初期費用30,000円が発生します。
【desknet’s NEO】多業種対応の高機能グループウェア
＜desknet’s NEOの特徴＞
desknet’s NEOは、仕事の効率を上げて生産性が高められる高機能グループウェアです。あらゆる業種や規模に対応する機能があるのが特徴です。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- バックアップに手間がかかる
- 多機能すぎて使いこなせない場合がある
完全な形でバックアップを行うには、一時的にdesknet’s NEOのサービスを停止する必要があり、バックアップ中に情報の削除などが起こると復元できなくなってしまいます。
機能が多すぎるゆえにすべてを使いこなせないというユーザーの声があります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型：1ユーザーあたり月額440円〜（オプションは追加料金）
- スモールライセンス：5ユーザーあたり39,800円〜
- エンタープライズライセンス：500,000円〜
※300名～数万名までの大規模利用に対応したライセンス
ユーザー数や機能によって料金が変動するため、詳細な料金は問い合わせが必要です。
【J-MOTTO】低コストで導入できるグループウェア
＜J-MOTTOのポイント＞
J-MOTTOは、4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。グループウェア以外にWeb勤怠・Web給与明細機能が利用できるのが特徴です。
＜J-MOTTOの注意点＞
- 利用できる容量が少ない
- 他ツールとの連携機能が限られている
スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できず、多くの情報を蓄積するには向いていません
連携可能なツールが限られており、複数ツールとの併用には向きません。
＜J-MOTTOの料金体系＞
- ライトプラン：20,000円/年
- スタンダードプラン：30,000円/年
10ユーザー、100MBまで利用できるプランです。
20ユーザー、200MBまで利用できるプランです。
いずれのプランもユーザー数・利用容量が超過した場合、別途料金が発生します。
【サイボウズGaroon】大企業での利用にも最適
サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。管理機能が徹底しているため、大企業や大規模チームでも安心して利用できるのが特徴です。
＜サイボウズGaroonの注意点＞
- 1人あたりの利用料金が高い
- ツールの操作が難しい
クラウド版の場合、1人あたり845円/月〜となり、他のサービスに比べると高い印象です
ツール操作が難しく、数か月かかってようやく操作に慣れたというユーザーの声があります。
＜サイボウズGaroonの料金体系＞
- クラウド版：1ユーザーあたり845円～
- パッケージ版：50ユーザーまで600,000円～
※パッケージ版は50ユーザー以上になるとユーザー数によって1ユーザー当たりの料金が変動します。
法人利用に最適なファイル共有サービスまとめ
ここまで、法人利用に最適なファイル共有サービスと比較方法をご紹介してきました。
ビジネスでのファイル共有方法は「メール添付」「チャットツール」「ファイル共有サービス」の3つですが、アクセス性や複数人利用の観点からファイル共有サービスの利用が最適な方法だと言えます。サービス選定時には、ビジネス向けかつ使いやすいものを選ぶとファイル共有の負担が軽減されます。
ただし、サービスは「誰でも即日で使えるほどシンプルなもの」でなければなりません。ファイル共有は日々の業務と切り離せないだけに、共有に手間取ると無駄に時間を消費するので、ツールの複雑さが業務効率低下につながってしまうのです。
そこでたとえば、ファイル共有に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報共有ツールのStockを使いましょう。簡単にファイルが共有でき、実際に添付ファイルの確認によるストレスを解消している企業の事例もあります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して安心かつ安全に社外とのファイル共有を行いましょう。
