社内に散在するファイルは、ファイル共有サービスで一元管理すると、安全かつ効率的にファイル共有が行えるうえ、企業のナレッジとしても活用できます。そのため、アナログな管理方法からファイル共有サービスでの管理に切り替える企業が増えてきています。
 
しかし、いざサービスを導入しようと考えても、昨今ではさまざまなベンダーからサービスがリリースされているために、どのサービスを選べばいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は社内外で使える、法人利用が可能なファイル共有サービス7選とファイル共有の方法、サービスの比較ポイントをご紹介します。
 
  • 社内外でのファイル共有に課題を感じている
  • 自社に最適なファイル共有サービスの選び方が知りたい
  • 法人利用ができるおすすめのファイル共有サービスが知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社に最適なファイル共有サービスの導入が可能になります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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法人利用に最適なファイル共有サービス7選

以下では社内外どちらでも活躍する、法人利用に最適なファイル共有サービス7選をご紹介します。
 
ファイル共有サービスにはさまざまな種類があるため、選ぶ際には「ファイル共有の何を効率化したいのか」にフォーカスを当てて選ぶ必要があります。
 
しかし、一言にファイル共有と言っても「ファイルの保存管理」「ファイルの活用」「ファイルのやりとり」と内容は多岐に渡ります。場合によっては、ファイル共有に関連する1つの目的に絞るのは難しいこともあるでしょう。
 
こうした際に、解決したい目的ごとにツールを変えるのはコストと作業効率の点から考えて最適な方法だとは言えません。課題が複数あるという場合には、ファイル作成・保存・共有のすべてが一元化できるツールの導入を行いましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」は、ファイル管理に関連するすべての業務の効率化が実現できるツールです。
 
ノートにはファイルだけでなくテキストも記載できるので、関連情報の保存が行えます。さらに、ノートにはメッセージも紐づけられるため、ファイルの共有連絡や不明点に関するやりとりもツール内ですべて完結できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
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【GoogleDrive】Googleアカウントで利用できる

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<Google Driveの特徴>

Google DriveはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できるファイル共有サービスです。Gmailを始めとするGoogleの各サービスとの連携が行えるのが特徴です。

<Google Driveの注意点>

  • 通信環境に左右されやすい
  • 通信環境が悪いと共有が不安定になりやすいです。
     
  • 共有先間違いによる情報漏洩リスクがある
  • Google Driveでは簡単に共有ができる一方で、設定間違いによって情報漏洩が起こる可能性があります。

<Google Driveの料金体系>

Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。それ以上の容量の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
 

【Fileforce】高セキュリティなクラウドサービス

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<Fileforceの特徴>

Fileforceは、あらゆるデバイスからファイル管理ができる法人向けクラウドストレージサービスです。ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されているためセキュリティ対策が万全なのが特徴です。

<Fileforceの注意点>

  • 無料プランがない
  • 30日間の無料トライアルのみで、以降の利用には必ず料金が発生します。
  • エラーが発生しやすい
  • エラー表示が頻出するというユーザーの声があります。

<Fileforceの料金体系>

  • Entry:1ユーザーあたり900円/月
  • 10~500ユーザーまで利用可能なプランです。1ユーザーあたり30GBの容量が利用できます。
  • Unlimited-1:50,000円/月
  • ユーザー数無制限に1TBまで利用できるプランです。
  • Unlimited-3:90,000円/月
  • ユーザー数無制限に3TBまで利用できるプランです。
  • Unlimited-10:180,000円/月
  • ユーザー数無制限に10TBまで利用できるプランです。
  • Unlimited-30:300,000/月
  • ユーザー数無制限に30TBまで利用できるプランです。
  • Enterprise:要問合せ
  • 10ユーザーから利用できるプランです。必要量に応じたストレージの利用ができます。料金は問い合わせが必要です。

【PrimeDrive】法人向け特化のオンラインストレージ

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<PrimeDriveの特徴>

PrimeDriveは、クラウド上での大容量ファイル共有が可能な、法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。管理機能が詳細に利用できるのが特徴です。

<PrimeDriveの注意点>

  • 費用が高額
  • 一番安いプランでも、月額1.2万円〜のため、気軽な導入は難しいです。
  • ファイルのプレビュー機能がない
  • ファイルのプレビュー機能がないため、確認の際には都度ダウンロードの必要があります。

<Primedriveの料金体系>

  • 1GB:12,000円
  • 10GB:69,800円
  • 100GB:180,000円
  • 200GB以上:要問合せ
プランごとの人数制限がないため、必要な容量に合わせて導入する必要があります。
どのプランでも最低契約数は1か月で、別途初期費用30,000円が発生します。
 

【desknet’s NEO】多業種対応の高機能グループウェア

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<desknet’s NEOの特徴>

desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性が高められる高機能グループウェアです。あらゆる業種や規模に対応する機能があるのが特徴です。

<desknet’s NEOの注意点>

  • バックアップ機能がない
  • バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます
  • 多機能すぎて使いこなせない場合がある
  • 機能が多すぎるゆえにすべてを使いこなせないというユーザーの声があります。

<desknet’s NEOの料金体系>

  • クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
  • パッケージ型:5ユーザーあたり43,780円〜
ユーザー数や機能によって料金が変動するため、詳細な料金は問い合わせが必要です。
 

【J-MOTTO】低コストで導入できるグループウェア

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<J-MOTTOのポイント>

J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。グループウェア以外にWeb勤怠・Web給与明細機能が利用できるのが特徴です。

<J-MOTTOの注意点>

  • 利用できる容量が少ない
  • スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません
  • 他ツールとの連携機能がない
  • 他ツールとの連携機能がないため、複数ツールとの併用には向きません。

<J-MOTTOの料金体系>

  • ライトプラン:20,000円/年
  • 10ユーザー、100MBまで利用できるプランです。
  • スタンダードプラン:30,000円/年
  • 20ユーザー、200MBまで利用できるプランです。
どちらのプランもユーザー数・利用容量が超過した場合、別途料金が発生します。
 

【サイボウズGaroon】大企業での利用にも最適

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サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。管理機能が徹底しているため、大企業や大規模チームでも安心して利用できるのが特徴です。

<サイボウズGaroonの注意点>

  • 1人あたりの利用料金が高い
  • クラウド版の場合、1人あたり845円/月〜となるため、他のサービスに比べると高い印象です
  • ツールの操作が難しい
  • ツール操作が難しく、数か月かかってようやく操作に慣れたというユーザーの声があります。

<サイボウズGaroonの料金体系>

  • クラウド版:1ユーザーあたり845円~
  • パッケージ版:50ユーザーまで600,000円~


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ファイル共有にはどのような方法があるか?

以下では、ファイル共有を行う際の方法について解説します。それぞれの方法ごとのメリット・デメリットを把握し、自社ではどの方法を取り入れるべきか検討しましょう。

メールに添付する

1つ目はメールにファイルを添付する方法です。
 
ビジネスにおいてメールは連絡の基本ツールとして利用する傾向が多いため、メールへの添付は連絡と一緒に添付ファイルも共有できるというメリットがあります。
 
しかし、添付されたファイルは正しく管理しておかないと、後から探すのに手間がかかるというデメリットがあります。
 
また、動画のデータや大きな画像など容量の大きいデータは一括では送信できないうえ、万が一ファイルを誤送信してしまえば情報漏洩が起こりかねません。

SlackやLINEなどのチャットツールで送信する

2つ目はSlackやLINEをはじめとするチャットツールでの送信です。
 
昨今ではプライベート・ビジネスともにコミュニケーションの基盤がチャットツールに代わりつつあるので、チャットツールは馴染み深い共有手段だというひとも多いでしょう。
 
チャットツールでのファイル共有はメールへの添付以上に気軽にできるうえ、一度で多くの人に一斉に共有できるというメリットがあります。
 
しかし、その一方でチャットツールでのファイル共有は、ツールの性質上その情報が流れやすくなります。そのため、後から見返すことができなかったり、どのファイルが最新版なのかが分からなくなったりする場合があります。

ファイル共有サービスを使う

3つ目がファイル共有サービスの利用です。
 
ファイル共有サービスを利用すると、データはすべてクラウドでの管理になるため、どこからでもアクセスできるだけでなく、共同作業も円滑になります。
 
一方、ファイル共有サービスは、あくまでファイルの管理に特化するツールなので、ファイルに関するメモを残したい場合や、メッセージのやり取りをしたいという場合には向いていません。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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ファイル共有サービスを比較する際のポイント

以下では、ファイル共有サービスを比較する際のポイントについて解説します。下記ポイントを押さえてツールを検討することで、自社に最適なツールの導入が行えます。

目的

ファイル共有する目的によって選ぶサービスは異なるので、ツールの比較に入る前にまずは導入する目的を明確にしましょう。
 
たとえば、ファイル保管がメインであれば、オンラインストレージサービスを利用する必要があり、ファイルの送信がメインであれば、転送サービスの利用が必要です。
 
目的に合わないツールを導入してしまえば、ファイル共有を効率化できません。自社での「ファイルに関連する業務」のうちどこに課題があるのかを確認しましょう。

使いやすさ

ツールを導入する際は使いやすさの確認も大切です。
 
法人向けのサービスは高機能なものが多く、それゆえに使いづらかったり、使い方が分からず利用されなくなったりする場合があります。
 
したがって、共有のしやすさでの比較はもちろん、操作のしやすさという面での比較も大事です。とくに、実際に利用する現場での操作性には気を配り、現場での利用に即したツールであるかまでを見極めましょう。

管理機能の有無

多くの法人向けのサービスには、ファイルに対する管理機能が付いています。しかし、サービスによっては管理機能の種類が異なるため、導入の際には確認が必要です。
 
「アクセスできる範囲が設定できるか」「ユーザーの管理ができるか」などの権限機能は利用頻度も高いため、検討しているツールに付属しているかどうかはもちろん、オプションとして利用できる機能なのかまで見ておきましょう。
 
関連記事: ファイルサーバーをクラウド化してもっと業務を効率化しよう!


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法人利用に最適なファイル共有サービスまとめ

ここまで、法人利用に最適なファイル共有サービスと比較方法をご紹介してきました。
 
ファイル共有は日々の業務とは切り離せないものであり、作業効率をあげて安全にファイル共有を行うには、ファイル共有サービスの導入が必要不可欠です。
 
しかし、「教育体制が適切ではない」という要因からサービスの費用対効果が悪くなるケースが多いため、サービスを導入する際には教育体制の完備が重要になります。とはいえ、教育体制の問題は導入するサービスに「教育コストがかからなければ」即座に解消できます。
 
たとえば、現在導入社数が100,000社を超えるツールである情報共有ツールStockであれば、誰でも説明なしに使いこなせるほど簡単なため、そもそも教育体制を構築しなおす必要がありません
 
さらに、万が一不明点があればサポートに連絡すれば1営業日以内に返信がくるため、管理者が仕様を確認せずともすぐに疑問が解消できます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で安心かつ安全にファイル共有を行いましょう。
 
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