ファイル共有にクラウドストレージを使うと、メールよりもスピーディーかつ確実です。そこで、ユーザー数が無制限で使える「Fileforce（ファイルフォース）」というビジネス向けのクラウドストレージサービスを導入する企業が増えています。
一方、「Fileforceを導入したいが、何ができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Fileforceの機能や使い方、料金、評判を中心に解説します。
- Fileforceの特徴や使い方について知りたい
- Fileforceの口コミや評判を確認して、自社に合うか検討したい
- 簡単にファイル管理ができるツールを探している
という方がこの記事を参考にすれば、Fileforceのことが隅々までわかるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法も見つかります。
目次
Fileforce（ファイルフォース）とは
Fileforce（ファイルフォース）とは、ファイルフォース株式会社提供する企業向けの国産クラウドストレージサービスです。以下では、Fileforceの特徴や基本機能を解説します。
「Fileforce」と「他のクラウドストレージ」の違い
Fileforceは23,000社以上に導入されているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージとは、オンライン上でファイルの共有や保管をするためのサービスを指します。
Fileforceの特徴は、親しみやすいUI（デザイン）である点です。他のクラウドストレージとは違い、下図のように社内ストレージに似た画面になっています。
そのため、多機能なオンラインストレージよりも、Fileforceは使い勝手が良いと言えます。
Fileforceの基本機能
Fileforceの主な機能をユーザーと管理者向けに分けて紹介します。
＜ユーザー向け＞
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
ファイル共有 |
ドラッグ＆ドロップでファイルを保存して、他ユーザーへ共有できます。ファイルを格納するフォルダは、共有範囲ごとに色分けされます。 |
|
オンライン編集 |
Fileforce内のファイルは、ダウンロードせずに直接編集できます。ExcelやWordなど、Officeファイルの編集もスムーズです。 |
|
バージョンファイル管理 |
ファイルを上書き保存すると、変更前のファイルがバージョンファイルとして自動保存されます。バージョンファイルはいつでも「確認・入れ替え・別名保存」できるため、ファイルの更新ミスに対処できます。 |
|
検索 |
必要なファイルを探すための検索機能です。「保存日・更新者・拡張子」など、いくつかの絞り込み条件が用意されています。 |
|
マルチデバイス対応 |
PCだけでなくスマホからでも利用できるので、場所や時間に関係なく目的の情報にアクセスが可能です。 |
＜管理者向け＞
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
アクセス権限管理 |
20以上の項目を組み合わせて、細かい権限の設定ができます。権限の設定はセキュリティ管理だけではなく、ファイルの整理にも役立ちます。 |
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ログ＆レポート |
ユーザーの操作ログや履歴・管理タスクを確認できます。ワンクリックで一覧表示に切り替えられるので、全体俯瞰や個別管理に便利です。 |
|
サブ管理者 |
管理者権限を部分的に一般ユーザに委譲できるため、タスク・フォルダの管理者を柔軟に設定できます。 |
|
CSVファイルでのユーザ一括編集 |
管理コンソールから、CSVファイルのアップロードによるユーザの一括登録・編集が可能です。また、都度の個別の登録・修正にも対応できます。 |
|
シングルサインオン |
ユーザはFileforceのIDやパスワードを入力しなくてもワンストップでログインできます。ユーザのログイン効率化と繁雑なID管理が不要となる点がメリットです。 |
Fileforceは以上の主な機能に加えて、ランサムウェア対策機能が備わっています。不審なプロセスを自動検知したり、検知したプロセスにより更新されたファイルを特定して自動復旧したりできるのです。
【2024年8月最新】Fileforceの新機能
Fileforceには2024年5月より、保存したドキュメントやファイルを起点にワークフローを実行できる「TaskFlow™」機能が備わりました。
具体的には、Fileforce上で保存したファイルやドキュメントに関わる「申請・承認」「確認・レビュー」などの様々なタスクを、簡単にワークフローに乗せることができます。
この機能により、日々の業務で発生するタスクやワークフローをFileforce上で実行することが可能になったのです。
Fileforceの便利な使い方
以下では、Fileforceの便利な使い方を紹介します。使い方を確認して、自社の業務に役立てられるか検討しましょう。
オンライン編集
FileforceはMicrosoft 365と連携しているので、WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルを選択すると、そのまま参照（プレビュー）と直接編集ができます。また、更新された内容はFileforce上のファイルデータに反映・保存されます。
オンライン編集機能を使うと、ダウンロードや再アップロードの必要がないため、スピーディーにファイルを編集できます。また、「オンライン編集のみ許可」に権限設定することで、ファイルの不要な持ち出しを防げるのです。
利用にはMicrosoftの商用ライセンスの契約が必要ですが、チームの情報管理や共同作業に役立つ機能と言えます。
フォルダツリー
Fileforceの特徴のひとつに、「フォルダツリー」があります。
具体的には、ユーザがアクセス可能なフォルダのみを表示し、全社共有フォルダは黄色、社内・社外メンバとのファイル共有をするプロジェクトフォルダはピンク色のアイコンで表示されるなどわかりやすいデザインになっています。
さらに、ユーザ個人だけのファイル保存領域として青色のパーソナルフォルダや、その配下でさらに他のメンバとファイル共有をするフォルダは緑色といったように、共有範囲が分かりやすく見える化します。
フォルダアイコンの色でファイル共有範囲を直感的に認識できるため、保存や共有時のミスを防ぐことができるのです。
全文検索
Fileforceの上位プランに加入すると、オプションとしてファイル内の文字列を検索できる「全文検索機能」を付けられます。また、同オプションは「取引年月日」や「取引金額」などの、電子帳簿保存法に定められている属性情報での検索にも対応しています。
Fileforceはデフォルトの検索機能でも「更新日」「保存社名」「拡張子」など多くの条件で絞りこんで検索できます。そのため、機能をうまく組み合わせることで、必要なファイルを素早く見つけられるのです。
アクセス権限管理
Fileforceでは20以上の細かい権限を組み合わせて、厳密な権限管理ができます。
権限の組み合わせは「役員用アクセス権限」「一般社員用アクセス権限」など名前をつけて管理できます。細かい権限管理により、情報管理のセキュリティを上げるだけでなく、ファイルの誤移動や削除などの操作ミスの防止にも役立つのです。
一方で、権限を細かく分けすぎると「誰にどの権限を与えたか分からなくなった」などの問題が起こる点に注意が必要です。機能が充実しているために、かえって権限管理にかかる業務負担が増えてしまうのです。
Fileforceの活用例
Fileforceの活用例として、たとえば以下の3点が挙げられます。
- マニュアル共有
- プロジェクト業務
- 面談資料の作成・共有
1つ目は、マニュアル共有です。WordやPower Pointで作成したマニュアルをFileforceで保存して共有すれば、マニュアルをメンバーに確認してもらえます。
2つ目は、プロジェクト業務です。Fileforceには、共同編集機能が備わっているため、1つのファイルを複数人で確認したり議論しながら、オンライン共同編集ができます。
3つ目は、面談の資料作成・共有です。Fileforceには、社外ユーザのアクセス権限設定機能があります。そのため、Fileforceで編集した面談資料を社外とも共有して、スムーズにアクセスするのに便利です。
このように、Fileforceはファイルの管理や共有に便利です。ただし、簡単なテキストでも都度ファイルに入力する手間がかかるため、「ファイルだけでなくテキスト情報も簡単に管理したい」という場合には「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
＜比較表あり＞Fileforceの料金プランとストレージ容量
Fileforceではストレージ容量などに応じて、基本の6プランが用意されています。以下は、プラン比較表です。
※表は左右にスクロールできます。
| Small Business | Unlimited-1 | Unlimited-3 | Unlimited-10 | Unlimited-30 | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ユーザー数 |
10ID～50ID |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
10ID～ |
| 基本ストレージ容量 |
10GB/ユーザー |
1TB |
3TB |
10TB |
30TB |
要問い合わせ |
| 月額料金 |
900円/1ID |
55,000円 |
98,000円 |
198,000円 |
330,000円 |
要問い合わせ |
| おすすめの企業規模 |
50名未満 |
50〜300名 |
300～500名 |
500～1,000名 |
1,000名以上 |
要問い合わせ |
なお、2024年10月1日(火)より、料金プランが改定され価格が上がるため注意が必要です。
これで解消！Fileforceの5つの疑問
以下は、Fileforceの機能や使い方に関する5つのQ＆Aです。
- Fileforceにログインする方法は？
- Fileforceの初期費用はいくらか？
- Fileforceの機能は何があるか？
- Fileforceのメリットとは？
- Fileforceでバージョン管理はできる？
Fileforceにログインできない方は、ログインページにアクセスするとログイン画面が出るので、ログイン名とパスワードを入力しましょう。
Fileforceの初期費用は、すべてのプランで0円です。
バージョンファイル管理や検索機能、ログ＆レポート機能、コメント機能など、ファイル管理に特化した機能が豊富に備わっています。
Fileforceのメリットは、OS（オペレーションシステム）を問わずにWebブラウザでファイル編集できることです。PCに直接ダウンロードせずに使えます。
Fileforceでバージョン管理ができます。ファイルを上書き保存して同期すれば、自動的にバージョンファイルが保存される仕様です。
Fileforceについて具体的に分からないことがあれば、Fileforceの問い合わせページから確認しましょう。
ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリ
以下では、ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリをご紹介します。
Fileforceはファイル管理の機能が豊富に備わっていますが、多機能ゆえに使いこなすのが難しい可能性があります。そのため、社員のITスキルにばらつきのある企業で情報管理したい場合には、簡単にファイル管理ができるツールが必要です。
また、そもそもファイル管理ツールは「ほかのデータと混ざって見つけにくい」「共有にメールを使う手間がかかる」デメリットがあります。したがって、ファイル管理の煩雑さを解消するには、「あらゆる社内情報がすぐに見つかるツール」を使うべきです。
結論、社内の情報管理に必須なのは、あらゆる情報を簡単に一元管理し、すぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」にはテキストやファイルを添付して、あらゆる情報を簡単に共有できます。また、AIによる「ファイルの要約」機能や、会話するように質問する「自然言語検索」もあるので、ファイルの情報を簡単に確認できます。
ファイル共有と管理が最も簡単できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報を残せるノート（記事）
- フォルダ機能
ナレカンには、ファイルやテキストだけでなく、画像や動画を残せるノート（記事）があります。また、ノート（記事）に紐づいたコメント機能もあり、情報が混ざることなくフロー情報も残せるのが特徴です。
保存した情報をフォルダで整理する機能があります。自社の用途に応じて整理できるので、目的の情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。
Fileforceの口コミ・評判
以下では、Fileforceを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。
利用者の声を聞くことで、自社での導入時のイメージを掴みましょう。
※こちらの口コミ・評判はITreview ＞ Fileforceより引用しております。
Fileforceの良い口コミ・評判
まずは、Fileforceに関する良い口コミ・評判をご紹介します。
実際に利用しているユーザーからは、「安全にファイル共有できる」や「迷うことなく使える」などの声が多く挙がっています。
早坂 遊羽 投稿日：2024年07月23日・ウェブブラウザ・エクスプローラどちらでも使えて、社内のメンバーに使ってもらいやすい・ピンポイントで容量の大きいファイルを共有したい、かつ共有先との共有フォルダがない場合でも、安全にファイル共有できる
非公開ユーザー 投稿日：2024年07月16日・利便性が良い・FileForceDriveを利用することでエクスプローラライクなUIとなり、ユーザーは迷うことなく使える
非公開ユーザー 投稿日：2024年07月11日ファイル共有用に当社で導入されています。Win端末ではストレスなくアクセスができるようです。Mac端末では入れず困っています。
Fileforceの改善点に関する口コミ・評判
良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在します。
実際に利用しているユーザーからは、「全文検索機能を通常プランで使いたい」や「管理画面の機能不足」などの声が寄せられています。
早坂 遊羽 投稿日：2024年07月23日ファイル内文書も含めた全文検索機能はオプションになっていますが、もし今後Unlimitedの通常プランでも使えるようになるならありがたいです。
非公開ユーザー 投稿日：2024年07月16日管理画面に基本的な機能が備わっていない。 特にゴミ箱の機能が弱い。
非公開ユーザー 投稿日：2024年07月11日mac端末からはファイルアドレスにアクセスできず、Web版から辿って行く必要があり、不便です。Win端末はリンクからスムーズにアクセスできるようです。
このように、Fileforceは全文検索機能がオプションである点や、一部の端末で使い勝手が悪い点に注意が必要です。
Fileforceの使い方・料金プラン・評判まとめ
ここまで、Fileforceの使い方や料金プラン、評判を中心に解説しました。
Fileforceはファイルを一元化できる便利なツールですが、口コミでは「全文検索機能を通常プランで利用できるようにしてほしい」という声が寄せられています。そのため、簡単に情報管理ができるようにしたい場合には、一元化した情報を簡単に検索できるツールを導入するべきです。
結論、必要な情報を高精度で検索できるアプリ「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理・共有がスムーズにできる環境をつくりましょう。
