ファイル共有にクラウドストレージを使うと、メールよりもスピーディーかつ確実です。そこで、ユーザー数が無制限で使える「Fileforce（ファイルフォース）」というビジネス向けのクラウドストレージサービスを導入する企業が増えています。
一方、「Fileforceで何ができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Fileforceの機能や使い方、料金、評判を中心に解説します。
- Fileforceで何ができるのかを知りたい
- 口コミを確認して、Fileforceを利用しているユーザーの声を参考にしたい
- ファイル管理に悩んでいるので解消できる方法を教えてほしい
という方がこの記事を参考にすれば、Fileforceのことが隅々までわかるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法も見つかります。
目次
Fileforce（ファイルフォース）とは
Fileforce（ファイルフォース）とは、ファイルフォース株式会社提供する企業向けの国産クラウドストレージサービスです。以下では、Fileforceの特徴や基本機能を解説します。
「Fileforce」と「他のクラウドストレージ」の違い
Fileforceは3,000社以上に導入されているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージとは、オンライン上でファイルの共有や保管をするためのサービスを指します。
Fileforceの特徴は、親しみやすいUI（デザイン）である点です。他のクラウドストレージは違い、下図のように社内ストレージに似た画面になっています。
そのため、多機能なオンラインストレージよりも、Fileforceは使い勝手が良いと言えます。
Fileforceの基本機能
Fileforceの機能には、以下のようなものがあります。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
ファイル共有 |
ドラッグ＆ドロップでファイルを保存して、他ユーザーへ共有できます。ファイルを格納するフォルダは、共有範囲ごとに色分されます。 |
|
オンライン編集 |
Fileforce内のファイルは、ダウンロードせずに直接編集できます。ExcelやWordなど、Officeファイルの編集もスムーズです。 |
|
バージョンファイル管理 |
ファイルを上書き保存すると、変更前のファイルがバージョンファイルとして自動保存されます。バージョンファイルはいつでも「確認・入れ替え・別名保存」できるため、ファイルの更新ミスに対処できます。 |
|
検索 |
必要なファイルを探すための検索機能です。「保存日・更新者・拡張子」など、いくつかの絞り込み条件が用意されています。 |
|
ログ＆レポート |
ユーザーの操作ログや履歴を確認できます。ログはCSVファイルとしてダウンロード可能です。 |
|
アクセス権限管理 |
20以上の項目を組み合わせて、細かい権限の設定ができます。権限の設定はセキュリティ管理だけではなく、ファイルの整理にも役立ちます。 |
Fileforceは以上の基本機能に加えて、マルチデバイス対応になっています。ブラウザだけでなくスマホでもファイル管理ができるのです。
Fileforceの便利な使い方
以下では、Fileforceの機能を使った便利な使い方を紹介します。使い方を確認して、自社の業務に役立てられるか検討しましょう。
オンライン編集
FileforceはMicrosoft 365と連携しているので、WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルを、オンライン編集できます。また、複数人での同時編集も可能です。
オンライン編集機能を使うと、ダウンロードや再アップロードの必要がないため、スピーディーにファイルを編集できます。また、「オンライン編集のみ許可」に権限設定することで、ファイルの不要な持ち出しを防げるのです。
利用にはMicrosoftの商用ライセンスの契約が必要ですが、チームの情報管理や共同作業に役立つ機能と言えます。
バージョンファイル
Fileforceの特徴のひとつに、「バージョンファイル機能」があります。
具体的には、ファイルを上書き保存するたびに保存前のデータが「バージョンファイル」として自動保存されて、右クリックでいつでも「確認」「入れ替え」「別名保存」「ダウンロード」できます。
バージョンファイル機能により、ファイルの更新ミスや誤った加筆修正に対処しやすくなるのです。また、作業内容の履歴や編集者をいつでも確認できるので、作業進捗の確認にも役立ちます。
ただし、ファイルの復元や別名保存は慎重におこなわないと、編集すべきファイルが分からなくなったり、同じような内容のファイルがいたずらに増えたりするので注意が必要です。
全文検索
Fileforceの上位プランに加入すると、オプションとしてファイル内の文字列を検索できる「全文検索機能」を付けられます。また、同オプションは「取引年月日」や「取引金額」などの、電子帳簿保存法に定められている属性情報での検索にも対応しています。
Fileforceはデフォルトの検索機能でも「更新日」「保存社名」「拡張子」など多くの条件で絞りこんで検索できます。そのため、機能をうまく組み合わせることで、必要なファイルを素早く見つけられるのです。
アクセス権限管理
Fileforceでは20以上の細かい権限を組み合わせて、厳密な権限管理ができます。
権限の組み合わせは「役員用アクセス権限」「一般社員用アクセス権限」など名前をつけて管理できます。細かい権限管理により、情報管理のセキュリティを上げるだけでなく、ファイルの誤移動や削除などの操作ミスの防止にも役立つのです。
一方で、権限を細かく分けすぎると「誰にどの権限を与えたか分からなくなった」などの問題が起こる点に注意が必要です。機能が充実しているために、かえって権限管理にかかる業務負担が増えてしまうのです。
Fileforceの料金プラン比較表
Fileforceではストレージ容量などに応じて、基本の6プランが用意されています。以下は、プラン比較表です。
※表は左右にスクロールできます。
| Small Business | Unlimited-1 | Unlimited-3 | Unlimited-10 | Unlimited-30 | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ユーザー数 |
10ID～50ID |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
10ID～ |
| 基本ストレージ容量 |
10GB/ユーザー |
1TB |
3TB |
10TB |
30TB |
要問い合わせ |
| 月額料金 |
900円/1ID |
55,000円 |
98,000円 |
198,000円 |
330,000円 |
要問い合わせ |
| おすすめの企業規模 |
50名未満 |
50〜300名 |
300～500名 |
500～1,000名 |
1,000名以上 |
要問い合わせ |
いずれのプランも初期費用はかからないので、目的や規模に応じて適切なプランを選択しましょう。
これで解消！Fileforceの5つの疑問
以下は、Fileforceの機能や使い方に関する5つのQ＆Aです。
- Fileforceにログインする方法は？
- Fileforceの初期費用はいくらか？
- Fileforceの機能は何があるか？
- Fileforceのメリットとは？
- Fileforceでバージョン管理はできる？
Fileforceにログインできない方は、ログインページにアクセスするとログイン画面が出るので、ログイン名とパスワードを入力しましょう。
Fileforceの初期費用は、すべてのプランで0円です。
バージョンファイル管理や検索機能、ログ＆レポート機能、コメント機能など、ファイル管理に関する機能が豊富に備わっています。
Fileforceのメリットは、OS（オペレーションシステム）は問わずにWebブラウザでファイル編集できることです。PCに直接ダウンロードせずに使えます。
Fileforceでバージョン管理ができます。ファイルを上書き保存して同期すれば、自動的にバージョンファイルが保存される仕様です。
Fileforceについて具体的に分からないことがあれば、公式サイトを参照しましょう。
Fileforceの口コミ・評判
以下では、Fileforceを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。
利用者の声を聞くことで、自社での導入時のイメージを掴みましょう。
※こちらの口コミ・評判はITreview ＞ Fileforceより引用しております。
Fileforceの良い口コミ・評判
まずは、Fileforceに関する良い口コミ・評判をご紹介します。
実際に利用しているユーザーからは、「データ復旧」や「データへのアクセス性」に対する評価の声が多く挙がっています。
非公開ユーザー 投稿日：2023年07月05日Fileforceを導入してすぐのころFileforce内のファイルがフォルダ毎消えてしまったことがあった。しかしアクションログを検索したところ、新入社員がフォルダを別の場所に移動してしまったことが分かりすぐに復旧できた。また別の社員が誤って内容を全部消してしまったファイルを上書き保存してしまったときはファイルのバージョン管理から簡単に復旧できた。
非公開ユーザー 投稿日：2023年08月23日・テレワークが定着した環境下において、自宅、出張先など どこでも業務に必要なファイルをアクセス可能・クラウドサービス化により、オンプレサーバの管理負担が低下
非公開ユーザー 投稿日：2023年07月19日利用していたオンプレファイルサーバでは、ファイルの復元は管理者側でバックアップデータから行う必要があったが、ファイルフォースではユーザ側で削除したファイルや、間違えて更新したファイルの復元が行え、管理者の負担を減らすことが出来た。
Fileforceの改善点に関する口コミ・評判
良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在します。
実際に利用しているユーザーからは、「DriveがMacに対応していないこと」や「機能の名称」に対する不満が多く寄せられています。
非公開ユーザー 投稿日：2023年02月24日・ウェブ版UIにおいて、下位フォルダの表示方法がやや分かりづらいです。・DriveがMacOSにも対応していると嬉しいです。
非公開ユーザー 投稿日：2022年11月25日Windowsのローカルドライブとして認識してくれるアプリがあるが、Macに対応していないのが残念。Macユーザーはブラウザでアクセスするだけなので、ぜひアップデートでMacにも対応してくれると嬉しいです。
非公開ユーザー 投稿日：2023年07月31日マイリストという機能があるが、この意味が最初わかりにくかったです。例えば「選択中のファイル」などの名前にした方が一般的だと思います。
Fileforceを利用する注意点
Fileforceを利用する注意点は以下の3つです。
- サポートが不十分
- スマホアプリの使い勝手が悪い
- 初心者では使いこなせない
利用ユーザーからは『操作方法のサポートがない』『導入後に不具合だらけでデータ移行等が進まず何度も問い合わせをすると「もうやめてくれ」と言われた』という口コミが寄せられています。（引用：SaaSLOG）
利用ユーザーからは『iOSやAndroid等のモバイル端末のアプリの機能を充実させてほしい』という口コミが寄せられています。（引用：ITreview）
利用ユーザーからは『PCが苦手な人が多いため、周知に時間がかかった』という口コミが寄せられています。（引用：SaaSLOG）
以上のことからも、Fileforceの導入する場合には、利用ユーザーの声を参考にして慎重に検討しましょう。
ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリ
以下では、Fileforceのデメリットをカバーするおすすめのアプリをご紹介します。
Fileforceはファイル管理の機能が豊富に備わっていますが、それゆえにIT初心者にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。そのため、誰でも簡単に情報管理したい場合には、必要な機能に過不足がないシンプルなアプリが必要です。
また、そもそも社内情報をファイルで管理すると、ファイルをわざわざ開かなければ中身が確認できないので不便に感じます。そのため、ストレスなく簡単に社内情報を管理したい企業には「あらゆる情報を保存できるノート型ツール」が最適です。
結論、企業の情報管理に必須なのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、さまざまなファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に添付できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、チャットアプリのように話題が入り乱れることがありません。
ファイル共有と管理が最も簡単できるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Fileforceの使い方・料金プラン・評判まとめ
ここまで、Fileforceの使い方や料金プラン、評判を中心に解説しました。
Fileforceはファイルを一元化できる便利なツールですが、口コミでは「使い方を周知するのに時間がかかった」という声が寄せられています。そのため、簡単に情報管理ができるようにしたい場合には、必要な機能に過不足がないアプリを導入すべきです。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせるシンプルなアプリです。非IT企業を中心に150,000社以上の企業に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報管理・共有がスムーズにできる環境をつくりましょう。
