日々の業務において発生する文書を適切に管理する「文書管理」。昨今では、その重要性が多くの企業で認識されており、さまざまなルールやシステムを取り入れ積極的に取り組んでいる企業が増えてきています。
 
しかし、「文書管理に取り組んではいるものの、いまいち効果が発揮できない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
 
そこで、今回の記事では、文書管理のルール作りのコツから成功に導くためのポイントについて解説します。

  1. なぜ文書管理を行うべきなのかがわからない
  2. 文書管理を行ってはいるものの運用が上手く行かず、当初の目的を達成できていないと感じる
  3. 文書管理をどのようなステップで進めていけばいいのかわからない
とお悩みの方は、今回の記事を参考にすることで、より効果的な文書管理のルール作りが行えるようになります。
 


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なぜ文書管理が必要なのか

まずは、なぜ文書管理が必要とされるのか改めて見ていきましょう。必要性を再確認しておくと、全社で文書管理に対する共通認識を持って取り組むことができます。

業務を効率化するため

文書管理が必要とされる一番の理由は、業務を効率的に行うためです。
 
業務を行ううえで、書類が必要となる瞬間は多くありますが、こうした場合に「どの書類がどの場所にあるのか」がわからないと、書類を探すために膨大な時間がかかってしまいます。
 
そのため、文書の種類にごとに文書を適切にまとめて保管し、すぐに取り出せるようにしておくことが必要となります。適切な文書の保管は、検索性が向上し、業務効率を向上させることができるでしょう。

紛失などによるリスクの軽減のため

2つ目の理由は、書類紛失のリスクを下げるためです。
 
書類のなかには、個人情報や機密情報が記載されているものも数多くあります。万が一、このような書類が流出してしまえば、場合によっては損害賠償が請求される事態となりかねません。
 
こうしたリスクを防ぐためにも、個人情報や秘匿情報が記載されているような重要な書類は適切に管理することが求められています。


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関連記事: 文書管理規定と文書管理マニュアルの違いや作り方を徹底解説!

文書管理のルール決めのポイントとは

文書管理を行ううえで、ルール決めは大きな役割を持ちます。しかし、ゼロからルールを定めるには膨大な労力と時間がかかるため、ウェブ上にある汎用的なルールをそのまま利用しているという企業も存在します。
 
しかし、こうした汎用的なルールはその企業特有の経営課題や業務上の課題と関係がないために、いわゆる形だけのルールとなってしまいがちです。
 
実際に活用できるルールを決めるためには、やはり自分たちでゼロから作ることが必要です。ここでは、ルール決めを行う上でのポイントについてご紹介します。

保存文書の種類の特定

管理すべき文書は業務処理の過程から発生するため、まずは各部署の業務を把握することが大切です。
 
業務内容が把握できたら、その中から①法定保存文書、②契約書等の交渉経緯の記録文書、③業務品質に関わるマニュアルや処理結果の証跡となるもの、④会社の知的財産権に関わるものをピックアップします。
 
どのような文書を保存したらいいのかわからないという場合は、「この文書がないことでどのような事態が起こり得るのか」を具体的にイメージしながら考えることで、保存すべき文書がわかるようになります。
 
保存された文書は、民法での消滅時効の考えを参考に保存期間を定めましょう。例えば、民法において一般的な契約であれば、「権利が行使できる時から10年間」または「権利が行使できることを知った時から5年間」のどちらかが到来した時点で消滅時効が完成するとされています。
 
そのため、契約書の保管期限は契約終了から5年もしくは10年に設定するのが望ましいです。
 
保存種類と保存期間を決めたら、それぞれを一覧表として社内に共有していきます。これによって、適切な文書が適切な期間に保存できるようになります。

保存文書の所在の把握

文書がないということは、さまざまな証拠が残せないことにも繋がるため、組織にとっては大きなリスクが生じかねない問題です。
 
例えば、訴訟などで文書の開示を求められた際、文書が存在していなければ故意による廃棄だと裁判官が判断する恐れがあります。例え所定の手続き通り廃棄していたとしても、そのプロセスの記録がなければ、証拠隠滅だと考えられてしまう場合もあります。
 
確実な物証として残しておくためにも、保存キャビネットの番号などといった文書の所在情報などを帳簿や管理システム上に記載しておきましょう。
 
さらに、1つ1つの文書をきちんと管理し、作成から保管・廃棄までの一連の流れを記載する台帳を作成し、証拠として保管することが大切です。

権限の付与

文書に対して誰がどのような処理を行い、それを誰が確認するのかが明確でなければ、文書管理の品質を保持することは難しいでしょう。
 
そのため、管理体制の構築が必要となります。具体的には、まずは文書管理の担当部門に統括責任者を、各部には管理責任者を置き体系化することをおすすめします。
 
これらの体系下で、一般の従業員が実務者として文書管理を行うと、正しい管理が行われるようになります。それぞれが行うべき内容については、文書管理規定を作成し文書化しておきましょう。


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関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!

ルール決めに迷ったときは?

ルール決めの重要性についてご理解いただけたでしょうか。
しかし、実際に自分で文書管理の運用ルールを決めようと考えると、どのように決めていけばいいのかわからないという方もいるかと思います。
 
ここでは、ルール決めに迷った場合のルールの作り方についてご紹介します。

ルールをより具体的にする

ルール決めに迷ったときは、まずはそのルールを出来る限り具体的なものにしていきましょう。
 
ルールの内容が抽象的であったり、複数の解釈ができるような内容であれば、実務者が各々の理解によって文書管理を行い、結果として品質が下がりかねないからです。
 
そのため、紙書類のファイリングの仕方から、文書所在を管理する文書管理台帳の作成・更新方法、さらに保存期間を超えた文書の廃棄方法などについて、社内のどの部署でも同じ手順で管理ができるようにその内容を文書化しましょう。

運用可能な範囲で決める

ルールは具体的であるべきですが、守れないほど細かなルールを設定するのは現実的だと言えません。そのため、業務現場の繁忙度と、実際に文書管理に割くことができるリソースをイメージし、その中で簡略する点と必ず実施すべき点のメリハリをつけてルールを設定しましょう。
 
また、この時実施すべき点が社内リソースでは賄いきれないという場合には、外部の専門家に一任するという手段もあります。
 
実際に、文書管理が厳格な欧米企業でも、文書管理はレコードセンターという専門の部署が行うというケースも存在します。文書管理はどうしても作業量が多くなってしまう傾向があるため、集約して効率的に行うことがおすすめです。


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関連記事: 文書管理システムを徹底比較!ツールを選ぶ時のポイントとは?

文書管理を進めるための3ステップとは

それでは、実際に文書管理の進め方について、見ていきましょう。ここでは、大きくわけて3つのステップで、文書管理を進める方法をご紹介します。

文書の分類方法を決める

まずは、文書の分類方法を決めていきます。よく使われる文書の分類方法として、ワリツケ式とツミアゲ式の2つがあります。

ワリツケ式

ワリツケ式は、文書管理者が組織内の業務分析を行ったうえで、分類のルールを定め、大分類→中分類→小分類というように上から下へと仕事を分類していく方法です。
 
大分類ではざっくりとカテゴリーを分け、中分類→小分類へと進んでいくごとにカテゴリー内の情報を細分化していきます。
 
ワリツケ式は、組織全体で同じ分類体系となるため、円滑な情報共有に繋がるほか、社内異動があった場合でも異動先でルールを覚えなおす必要がないというメリットがあります。
 
しかしその一方で、実務担当者の希望する分類形態と実務に差が生じやすく、運用が難しいという点があります。また、組織的な取り組みとなるために、強制感があり、現場からの反発を買うこともあるでしょう。
 

ツミアゲ式

ツミアゲ式は、実務者が文書を現場のニーズに応じて細かく分類し、小分類→中分類→大分類というように下から上へとグループをまとめていく方法です。
 
ツミアゲ式では、現場のニーズを反映させたルールに則り分類を行うため、文書の分類体系と実務に差が生じにくく、また部署ごとに行えるため即効性が高く融通が利きやすいというメリットがあります。
 
しかし、あくまでも各部署で取り組む方法のため、部署を超えた情報共有が難しいことに加えて、実務担当者が分類のルールを正しく理解しておく必要があるという点があります。

文書管理の仕組みをつくる

文書の分類が終わったら、管理の仕組みを作っていきましょう。効果的に文書管理を行うためには、管理台帳の作成が必要不可欠です。管理台帳に記載すべき項目としては、以下のものが挙げられます。
  1. 文書分類
  2. 文書名
  3. 文書保管場所
  4. 作成者
  5. 作成日
  6. 保管期間
  7. 保管期間満了日
  8.  
    文書管理台帳は、必要な文書を迅速に取り出せることが最も重要なので、「文書分類」や「文書保管場所」は必ず明記し、誰でもすぐに該当の文書が探せるようにしておくことが大切です。

    文書を収納する

    文書の分類と管理の仕組みができたら、いよいよ文書を収納していきます。紙文書と電子文書で収納の仕方が異なるため、注意しましょう。

    紙文書の収納

    紙文書を収納する場合には、文書活用のしやすさを念頭に置いて収納を行う必要があります。発生量が多く、案件ごとに保管する必要のある文書はフォルダーに、マニュアルや規定などの文書や、保存を目的とし差し替えが不要な文書はバインダーに保管するのがおすすめです。
     
    保管室内をブロックに分け、各キャビネットにそれぞれ番号を振り、段数ごとに管理、さらにフォルダーやバインダーにも番号を振れば、「どのブロックのどのキャビネットの何段目のどのフォルダー」に該当の文書が入っているのかが一目でわかるようになります。

    電子文書の収納

    電子文書の場合は、社内の共有サーバーや文書管理ツールの中に文書を保存していきます。電子文書の種類や年度、部署などにフォルダを分類して収納していきましょう。
     
    電子文書の場合、紙の文書と異なり、サーバーまたはツール上でキーワードによる検索がかけられるため、詳細な管理台帳を作成する必要がありません。しかし、一方で分かりやすいフォルダ名やファイル名を設定しておかなければ、だんだんと検索性が低くなってしまいかねません。
     
    そのため、紙の文書の時のような文書の配列作業は必要ありませんが、ネーミングやフォルダー体系などのルールの整備を行う必要があります。


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    関連記事: 簡単に使えるドキュメント管理ツール8選!もうどこにあるか迷わない!

    文書管理を成功させるためのポイント

    では、文書管理を成功させるためにはどのようなポイントに注意すればいいのでしょうか。

    文書管理の必要性を周知する

    文書管理は社内の特定の人物のみが行う業務ではなく、社内全体が当事者意識を持って取り組むべき業務です。そのため、「何なぜ文書管理が必要なのか」ということを社内に周知する必要があります。
     
    文書管理は、面倒くさい作業だと捉えられてしまうケースが多いため、このように前もってその重要性を説くことが、従業員の意識改革へと繋がるのです。
     
    社内全体が当事者意識を持って文書管理を行うと、より適切な管理が行えるようになるでしょう。

    管理する文書を整理する

    文書管理を成功させるためのもう1つのポイントは、管理する文書を整理することです。
     
    社内にある文書の中には、廃棄可能な文書も混在しています。そのためいきなり全てを保存しようとは考えず、まずは必要な文書と廃棄可能な文書に分けて整理していきましょう。
     
    整理を行ってから文書管理を進めていくと、保存スペースの削減のほか、不要なものがなくなった結果として該当の文書が探しやすくなるというメリットがあります。

    ツールの導入

    「探している文書にすぐアクセスできる」という文書管理の目的を簡単に実現したいなら、ツールを導入するという方法もあります。
     
    紙媒体の文書を電子化して保存することで、キーワードによる検索が行えるようになります。
     
    ツールの導入を行う場合、まずは電子化できる文書とできない文書を確認し、コストに応じた電子化プロジェクトを検討しましょう。


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    関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!

    文書管理をさらに効果的に運用する方法

    前項でも述べたように、文書管理を成功に導くにはツールの導入・活用がキーとなります。ペーパーレス化が促進されている現在、文書管理を改めて進めていこうと考えるのであれば、ツールの導入からはじめることがおすすめです。
     
    今回ご紹介するStockは、現在80,000社以上の企業に導入されている文書管理ツールです。
     
    「チームの情報を最も簡単に残せるツール」であるStockを導入することで、社内にあるさまざまな文書を管理できるほか、マニュアル作成やナレッジの蓄積などもツール内で行うことができます。
     
    蓄積した情報はチーム内であれば簡単に共有ができ、さらに情報に関するコミュニケーションやタスク設定もツール内で行えるため、文書管理から日常業務におけるさまざまなお悩みを一挙に解決できるツールだと言えます。

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    Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
     
    また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

    <Stockをおすすめするポイント>

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    文書管理のルール作りやポイントまとめ

    これまで文書管理の必要性やルール作りのポイント、社内での進め方などについて解説してきました。
     
    文書管理は一度行えばそれで終わりというものではなく、継続して行い企業の資産として文書や情報を蓄積していく必要があります。文書管理を継続して行うためにも管理にかかる労力を軽減し、社内の誰もがルールを遵守することが重要です。
     
    また、文書管理自体を効率化させることはもちろん、社内で決めたルールをマニュアルとして、全社員が見られるように情報共有しなければいけません。一方、このような情報共有におけるストレスは、ITツールの導入によって解決します。
     
    導入によって例えば、アナログで管理していた文書やマニュアルがツール上で一元管理・共有できるようになります。そのため、社員が誰でも使えるように操作性と検索性が高く、かつシンプルに操作できるツールの導入が必須と言えるでしょう。
     
    本記事でご紹介したツールのStockは、非IT企業でもすぐに使えるシンプルさに特化し、導入したその日から業務効率化が実現できます。
     
    Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して文書管理の運用コスト削減・業務ストレスを解消しましょう。
     
    関連記事: 文書管理の重要性とは?文書管理の具体的な方法も解説!
     
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