業務で発生する文書は保管期間が設けられていたり、あとから見直す可能性があったりするため、整理して適切に管理する必要があります。
 
しかし、「そもそも書類の保存方法が社内で統一されておらず、どこに何があるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、文書管理に必要なルールの作り方やポイントを中心に解説します。
 
  • 社内文書をまとめて管理したいが時間がない
  • 文書管理に関するルールを設けて、個人で管理している状況をなくしたい
  • 目的の文書が見つからないことが多いので、何とか対策したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理ルールの作り方やポイントが分かるだけでなく、自社に最適な管理方法も見つかります。


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なぜ文書管理ルールが必要なのか

以下では、ビジネスにおいて文書管理ルールが必要な理由を3つ解説します。運用目的と照らし合わせながらチェックしましょう。
 
  • 業務を効率化するため
  • 文書管理をしなければならない理由のひとつは業務の効率化です。文書が整理されていない状態では、探し出すのに手間がかかり、業務に支障が出る可能性があります。
     
    たとえば、文書をカテゴリごとに分けて細分化しておけば、資料が必要な業務がスムーズに進められます。
     
  • ナレッジを活用するため
  • 文書管理のルールを定めていないと、チーム全体で情報管理する仕組みができず、ナレッジ(知識・経験)が属人化してしまいます。
     
    ナレッジが属人化している企業では、社員の異動や退職に伴って業務が上手く回らなくなったり、生産性が低下したりと悪影響を及ぼすのです。
     
  • 紛失などによるリスクの軽減のため
  • 文書が保管されている場所がすぐに分からない状態では、重要な書類を誤廃棄したり紛失したりする可能性が高いです。社内文書には個人情報などの機密情報もあるので、可能な限りリスクを軽減する必要があります。
     
    たとえば、文書の誤破棄や紛失を防ぐためには、書類の保存場所や保存期間が明確に分かるように管理しましょう。
以上のように、文書管理のルールを適切に設定すれば、短期的なメリットから長期的なメリットまで得られるため、すべての企業に求められるアクションだと言えます。
 
関連記事: 【文書管理とは?】メリットや運用のコツ、おすすめのツールを解説!
 
関連記事: 【必見】文書管理マニュアルの作り方!注意すべきポイントも紹介


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文書管理のルールを決める前にやるべきこと

以下では、文書管理ルールを策定する前にやるべきことを解説します。あとから改定したり作り直したりする必要がないように、事前に確認しましょう。

各部署の書類を把握する

はじめに、各部署で管理されている書類を把握しましょう。
 
社内すべての書類をはじめから管理しようとすると、時間がかかるうえに混乱が生じる恐れがあります。そのため、部署単位で「どのような書類が管理されているのか」を把握することから着手すべきです。

管理対象の文書を特定する

部署ごとに管理されている文書が把握できたら、管理対象となる文書を特定します。具体的には、以下の4種類に分けられます。
 
  • 法定保存文書
  • 契約書などの交渉経緯の記録文書
  • 業務品質に関わるマニュアル
  • 会社の知的財産権に関わる文書
文書管理ルールを作成する際には、公的に定められた保存期限も重要な要素となるため併せて確認しましょう。
 
関連記事: 社内で管理すべき文書の保存期間とは?注意点やおすすめの管理手法も解説

保存文書の所在を明確にする

文書をどこに保存するのかを明確に定めましょう。文書の所在が不明瞭だと、すぐに探し出せず業務に支障が出たり、誤廃棄や紛失のリスクが高まったりするのです。
 
紙文書をファイリングで管理する場合は、ラベルを活用して「どこに、何の書類があるのか」が分かるように整理します。しかし、書類が増えるにしたがって、さらに細かく分類しなければすぐに探し出せなくなるのです。
 
一方、検索機能が搭載されている「Stock」のようなITツールを使えば、誰でも簡単に文書のタイトルやタグで検索をして、すぐに目的の文書を見つけらます。そのため、文書管理規程やガイドラインなどのルールブックに管理場所を記す必要がありません。
 
関連記事: なぜ文書管理が失敗するのか|正しい方法やおすすめのツールも解説
 
関連記事: 【おすすめ5選】中小企業・零細企業に導入すべき文書管理システムとは


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文書管理におけるルールの作り方

以下では、文書管理におけるルールの作り方を解説します。これまでルールを定めていなかった場合でも、3ステップで分かりやすいので必見です。

ステップ1|文書の分類方法を決める

はじめに、文書の分類方法を決定しましょう。一般的に採用される分類方法には「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の2つがあります。
 
  • ワリツケ式
  • ワリツケ式とは、文書を「大分類→中分類→小分類」とカテゴリ分けしていく方法です。大分類では広義のカテゴリを設けて、中分類→小分類の順でさらに細分化します。
     
    トップダウンで文書を分類しているため、チーム全体で同じ管理体系となり、管理や共有がしやすくなるのが特徴です。
     
  • ツミアゲ式
  • ツミアゲ式は、文書を「小分類→中分類→大分類」とカテゴリ分けしていく方法です。現場に合わせた細かな小分類で文書を分けて、小分類をまとめて中分類を、中分類をまとめて大分類を作成します。
     
    現場の実情に合わせて文書管理する方法なので、分類体系と実務との差が少なく混乱しないメリットがあります。
それぞれの管理方法に特徴があるため、自社の環境にマッチする方法を採用しましょう。

ステップ2|文書管理台帳を用意する

次に、文書管理台帳を用意します。
 
文書管理台帳とは、文書の内容や所在などをまとめて記載したものです。文書管理台帳に記載すべき項目としては、以下が挙げられます。
 
  • 文書分類
  • 文書名
  • 文書保管場所
  • 作成者
  • 作成日
  • 保管期間
  • 保管期間満了日
エクセルで作成する方法もありますが、更新や追加のたびにファイルを探して開くのは面倒です。ストレスなく文書管理台帳を管理したい場合には、わずかな操作で目的の文書にアクセスできる「Stock」のようなツールが適しています。

ステップ3|権限を設定する

最後に、アクセス権に関するルールも設定して、管理体制を確立させましょう。
 
役職ごとに「閲覧できる文書」や「編集できる文書」を制限しなければ、文書の紛失や誤破棄を防げません。アナログな管理であればキャビネットに鍵をかけたり、デジタルな管理であればアクセス権限を設定したりして、セキュアな環境をつくります。
 
関連記事: 文書管理におけるワークフローとは?システム導入のメリット・デメリットを解説
 
関連記事: 【フリーあり】業務を効率化する文書管理ソフト5選!選び方も紹介


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チームの文書管理を円滑にする3つのポイント

ここでは、文書管理を円滑に進めるポイントを解説します。実際の文書管理で失敗しないために、以下の3つのポイントを押さえましょう。

(1)文書管理の必要性を周知する

一つ目のポイントは、「自社で文書管理をすべき理由」を社内に周知することです。
 
文書管理をしないリスクが周知されなければ、ルールを無視して独自で文書管理する社員が増えてしまい「どこに、何の文書が保存されているか」が分からなくなります。
 
そのため、文書管理ルールを守ることのメリットや重要性を、それぞれの方法で周知し続けることが大切です。

(2)6つのライフサイクルで章立てする

次に、文書管理ルールは「ライフサイクル」ごとに作成しましょう。文書管理のライフサイクルとは、文書が発生してからのプロセスを指します。

文書のライフサイクルのイメージ図

フェーズ(段階) 詳細
発生
社内で文書を作成したり、社外からメールで文書を受け取ったりする段階です。発生段階の文書は、基本的に担当者が管理している状態になります。
伝達
個人で管理している文書を、部署や社内へ共有する段階です。ただし、メールやチャットで共有すると重要な文書が流れてしまうので、蓄積できるITツールを利用します。
活用
文書をもとに議論や稟議、契約などの業務を進める段階です。活用を促すためには、目的の文書へ簡単にアクセスできる環境が必須になります。
保管
直近で使わない文書のなかで重要度が高いものを、すぐに取り出せるように整理しておく段階です。個人に管理を任せると情報が属人化するため、社内で共通の管理ルールを定めます。
廃棄
保存期間が終了した文書を処分する段階です。不要になった文書を放置しておくと、重要な文書が埋もれてしまうだけでなく、紛失による情報漏洩の恐れもあります。
保存
法的な保存期間が設けられている文書を中心に、目立たない場所に格納する段階です。半永久的に保存しなければならない文書もあるため、物理的な保存場所がない場合にはITツールも検討します。
以上のように、文書管理にはライフサイクルがあるため、それぞれの段階に求められるアクションを正しく理解したうえで、文書管理ルールを設定しましょう。

(3)ITツールを導入する

三つ目のポイントは、ツールを導入することです。
 
エクセルで文書管理をする場合、更新のたびにフォルダからファイルを見つけて開かなければなりません。一方、わずかな操作で目的の文書にたどり着けるITツールは、本文検索はもちろん「タイトル」や「タグ」で絞り込みできるので、従来の管理よりも簡単です。
 
また、過去のバージョンを復元できる「編集履歴」を備えるITツールであれば、エクセルのようにコピーを増やしてバージョン管理する必要がなくなります。以上のように、これまで文書管理に感じていた不満やストレスが、ITツールで一気に解消されるのです。
 
関連記事: 文書管理システムを徹底比較!ツールを選ぶ時のポイントとは?
 
関連記事: 【無料あり】クラウド型文書管理システム5選!選び方も紹介


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【担当者は必見】文書管理の悩みを解消するおすすめのツール

以下では、文書管理の悩みを解消するおすすめのツールをご紹介します。
 
適切に文書管理できていない原因は「文書の共有にメールやチャットを利用していること」です。メールやチャットであれば、文書に関するやりとりがそのままできるので便利ですが、共有された文書はほかのメールやメッセージで流れてしまいます。
 
そのため、文書管理をするどころか、社内情報が至るところに分散している状況になってしまうのです。つまり、これからの文書管理には『ドキュメントを残せる「ノート」に、メンバーとやりとりができる「メッセージ」が紐づいているITツール』が必要です。
 
したがって、今後導入すべき文書管理ツールは、あらゆる文書が流れないように蓄積できるうえに、円滑なコミュニケーションもとれる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」と「メッセージ」は紐づいているため、案件や企画書、マニュアルごとに情報を整理できます。また、Stockは非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルなので、これまでアナログ管理をしていたチームも運用できるのです。

あらゆる情報を一か所で管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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文書管理ルールの作り方やポイントまとめ

ここまで、文書管理ルールの作り方やポイントを中心に解説しました。
 
社内文書をストレージ(サーバー)に保存して、メールやチャットで共有する管理方法では「最新の情報はどれなのか」が分かりません。また、チャットやメールで共有された文書は、ほかのメッセージやメールで流れてしまうので、あとから探すのが面倒です。
 
そのため、これからの文書管理には「大切な文書が流れないように蓄積でき、さらにメンバーとやりとりもできるITツール」が必要になります。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、あらゆる文書をすぐに見つけられるように「ノート」へストックし、ノートに紐づく「メッセージ」でスムーズなやりとりが可能なので、業界・業種問わずに広く活躍できるITツールです。
 
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