昨今、企業のIT化やDX化に伴い、クラウドサービスで業務を進めて情報共有や進捗管理などを効率化している企業が増加傾向にあります。とくに、最も利用されているサービスは初心者でも簡単に扱える「SaaS」というクラウドサービスです。
一方で、IT初心者が多い社内でも業務効率の向上を実現したいが、SaaSの概要やクラウドとの違いが分からず、どれを導入したらいいか分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SaaSの特徴や種類、クラウドなどとの違いを中心にご紹介します。
- IT初心者が多くアナログでの業務に課題を感じている
- SaaSだけでなくPaaSやIaaS、クラウドとの違いを詳しく知りたい
- 社内のIT化に伴い情報管理などを簡単にできるSaaSサービスを探している
という方はこの記事を参考にすると、SaaSの特徴や違いについて理解しながら、自社に最適なSaaSサービスを選定できます。
SaaSとは
SaaSは大きく2種類に分類でき、それぞれ「ホリゾンタル SaaS」「バーティカル SaaS」と呼ばれています。以下では、SaaSの2つの種類を中心に解説していきます。
SaaSの概要
SaaSは「Software as a Service」の略で、サースと呼ばれます。
SaaSでは、今までパッケージソフトとして販売されていたサービスが、クラウドサービスとして提供されます。ユーザーはインターネットを経由して、該当のソフトウェアを利用します。
SaaSの特徴として、インターネットがあればどこでもアクセスできる点が挙げられます。自身の端末にソフトウェアをインストールする必要がなく、気軽に利用できる点がポイントです。
また、複数のユーザーが同時に閲覧・編集できます。インターネット上に情報が保存されるので、常に最新の状態に保たれるというメリットもあるのです。
SaaSの種類
以下では、ホリゾンタルSaaSとバーティカルSaaSの違いをご紹介します。
- ホリゾンタルSaaS
- バーティカルSaaS
ホリゾンタルSaaSは、特定の「職種」向けに作られているSaaSサービスを指します。そのため、経理部には財務会計サービス、人事部には人事給与サービスのように業界・業種に関係なくどのような企業でも使用できます。
バーティカルSaaSは、特定の「業界・業種」に特化した機能をもつSaaSサービスを指します。Vertical SaaSは小売業界や飲食業界など特定の業界・業種に特化した機能があらかじめ備わっているので、詳細なカスタマイズの必要がなくすぐに使い始められます。
以上のような違いがあり、SaaSサービスを活用するには自社の属する業界はもちろん「どの業務にどのような課題があるか」を明確にできていなければなりません。
PaaS・IaaS・Cloudとの違い
ここでは、PaaS・IaaS・Cloudの違いをご紹介します。以下の画像は、SaaSとPaaS・IaaSの違いを表したものです。
SaaSとPaaS・IaaSの主な違いは、アプリケーション、ミドルウェア、OS（オペレーションシステム）、サーバーの4つにおける利用者が自由に管理できる範囲の差を指します。
PaaSとSaaSの違い
PaaSとは「Platform as a Service」の略語です。
サーバーやハードウェア、OSやデータベースなどアプリケーション開発に必要なプラットフォームをインターネットを経由して提供するサービスです。
PaaSの代表例としては、Googleの提供するアプリケーション開発のプラットフォームである「Google App Engine」や、Microsoftの提供する「Microsoft Azure」などがあります。
PaaSとSaaSの違いは、PaaSは開発が必要な点です。PaaSを利用するには、開発言語に関する知識が求められるので非IT企業には適していません。
IaaSとSaaSの違い
IaaSは「Infrastructure as a Service」の略語です。IaaSではユーザーに以下のサービスを提供します。
- サーバー
- ストレージ
- ネットワーク
オンプレミス型（サーバーやインフラの構築が必要なサービス）と比べ、サーバー構築や保守管理に割くリソースを抑えられる点がメリットです。
IaaSは、自社の業務に合わせた自由度の高い開発が可能なので、自社に開発に関する専門知識を持った担当者がいることで初めて活用できます。そのため、エンジニアが在籍していない非IT企業の場合、SaaSが最適です。
CloudとSaaSの違い
クラウドとは、クラウド・コンピューティングの略で、インターネット経由でユーザーにサービスを提供する形態を指します。
SaaSはクラウドの一部として扱われており、クラウドサービスは以下のように、SaaS・IaaS・PaaSに分類できるのです。
SaaSの代表的な4つのツール
以下では、SaaSの代表的な4つのツールをご紹介します。自社の課題を洗い出し、以下のツールのうち、どのツールであれば問題を解決できるかを明らかにしましょう。
（1）ビジネスチャットツール
一つ目は、チームメンバーとのやりとりに使われる「ビジネスチャットツール」です。
ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にやりとりができるので、情報共有のスピードが向上するメリットがあります。
たとえば、ビジネスチャットツールの代表例としてはSlackやLINE WORKS、Chatwork、Microsoft Teamsなどが挙げられます。
社内の情報共有に課題があったり、社員同士のコミュニケーションが活発でなかったりする場合、ビジネスチャットツールを導入すれば解決できるケースがあります。
（2）オンラインストレージツール
オンラインストレージツールを利用すれば、あらゆる情報をクラウド上に保存できます。
資料をチームメンバー間で共有する際、メールで送信したり、わざわざUSBメモリに保存したりする必要がなくなります。クラウド上にある資料は、アクセス権があれば誰でも簡単に閲覧・編集ができるので、情報が社内に散在しません。
オンラインストレージツールの代表例としては、DropboxやGoogle Driveなどが挙げられます。
社内の情報が正しく管理されていないなどの問題がある場合は、オンラインストレージツールを導入すれば課題を解決できるケースがあります。
（3）プロジェクト/タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールは、進捗状況を可視化します。
リモートワークなどで同じ場所にいない社員のタスクであっても、ツール上で簡単に確認可能なので、進捗確認にかかる工数を削減できるのがメリットです。
プロジェクト・タスク管理ツールの代表例として、BacklogやTrello、Asanaなどがあります。
チームメンバーの進捗確認に時間がかかっている場合、タスク管理ツールを導入すれば、わざわざ確認せずとも一目でチームメンバーのタスクを確認できるようになるのです。
（4）情報共有ツール
情報共有ツールは、情報の管理から共有までできるツールです。
情報共有ツールに社内の情報を保管しておくことで、必要なときに情報を即座に取り出せるようになります。また、ツールに保管しておけば、共有に手間もかかりません。
たとえば、情報共有ツールの代表例として、非IT企業の社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルな「Stock」が挙げられます。
資料とメッセージが紐づいていれば、情報が入り乱れることなくやりとりができます。そのため「話題になっている資料が保存されている場所が分からない」といった課題を解決可能です。
【必見】チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツール
以下では、チームの情報を最も簡単に残せるSaaSサービスをご紹介します。
SaaSサービスは、システムやサーバーの構築・開発が必要なくインストールするだけで使い始められます。また、非IT企業のように専門的な知識を持つ社員がいない場合でも、手軽に利用できるサービスもあります。
一方、SaaSにありがちな多機能なサービスを導入すると、操作が難しく社員が使えるまで時間がかかってしまうことがあるのです。そのため、まずは社内の情報管理といった、取り組みやすく効率化しやすい課題を「誰でも簡単に使える情報共有ツール」を使って解消しましょう。
したがって、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるほどシンプルで、社内の情報を確実に管理できる「Stock」のようなサービスであれば、情報管理にかかるストレスを解消可能です。
Stockは、「ノート」に記載した内容がリアルタイムで共有されるので、社内の情報共有におけるラグや認識齟齬の課題を解決します。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づくので、テーマごとにやりとりやタスク管理もできる点が大きな特徴です。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
SaaSの3つの特徴
ここでは、SaaSの特徴を3つご紹介します。業務効率化に成功している企業は、以下3点の特徴を全社で理解しており、最大限にSaaSサービスを活用できているのです。
（1）どこからでもアクセスできる
場所や時間に関係なく、どこからでもアクセスできます。
SaaSサービスは、多くの場合Webを経由するため、インターネット環境さえあれば簡単にサービスを利用可能です。
たとえば、SaaSであれば在宅勤務やサテライトオフィス（企業の本社や本拠地とは別に設置された小規模オフィス）での勤務の際にも、社員自身の端末から業務ができるようになるのです。
また、多様な働き方を実現できるだけでなく、オフィスコストの削減にもつながります。
（2）データをクラウド上に保存できる
社内のあらゆる情報をクラウドに保存しておけます。
大容量のファイルや業務情報を格納しておけば、すぐに確認・共有できるので資料を探す手間や時間の削減が可能です。
また、情報のストックだけでなく、検索や分類ができるサービスであれば、クラウド上で社内の情報をすべて管理可能です。そのため、資料保管のための物理的な場所の必要性や、経年劣化による情報の読み間違いなどの心配もありません。
したがって、紙などのアナログ管理よりも、該当の情報へスピーディーにアクセスできるようになるのです。
（3）複数人で情報の管理や編集ができる
部署やチームなど、複数人での業務が円滑にできるようになります。
SaaSはインターネット上でサービスが提供されているので、複数人での同時利用ができます。それゆえ「ほかの社員が利用していたら使えない」状況がなく、資料の同時編集や作業内容のリアルタイム反映が可能なため、業務の連携がしやすくなるのです。
たとえば、SaaSを利用するとほかの拠点や社外との打ち合わせの際に「ビデオ通話」「資料の掲示・共有」「チャット」などを社員自身のパソコンやスマホで完結させられるので、専用機器の購入や設置が必要ありません。
したがって、リモートワークや他拠点のメンバーとも同時に業務を進められます。
SaaSのまとめ
ここまで、SaaSの特徴や種類、そして、PaaS、IaaS、Cloudとの違いを中心にご紹介してきました。確認しておきたいSaaSの特徴は以下の3つになります。
- 場所や時間を問わないので多様な働き方を実現できる
- データをクラウド上で管理できるため資料を探す手間や時間の削減が可能
- 複数人での同時利用ができるので業務連携がしやすくなる
SaaSはPaaSやIaaSのように環境構築が必要なく、初心者でもすぐにサービスを利用できるのです。一方、業務をすべてIT化したいという理由から多機能なサービスを導入してしまうと、社員がサービスを使いこなせず浸透しないリスクがあります。
そのため、社内のIT化を実現するには「情報管理」など、取り組みやすい課題からはじめることが重要なのです。そこで、即日で使いこなせるほどシンプルな情報管理ツールのStockを使えば、社内情報を簡単に一元管理できます。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」のようなSaaSサービスで情報管理を効率化し、社内のIT化を実現しましょう。
